Tài liệu Bài toán giám sát nhân viên sử dụng Internet pdf

Bài toán giám sát nhân viên
sử dụng Internet
Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát
hoạt động của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các
tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ
làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ
nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải làm như vậy.
Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải
đối mặt. Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như
“spyware” - đang trở nên hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các
thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi
không đúng mực của nhân viên trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông
tin mang tính cạnh tranh,....
Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến
quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng,
công ty can thiệp quá sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả
công việc của họ sẽ giảm sút và có thể những nhân viên tốt sẽ ra đi,
thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.
Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào?
Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh
giá sơ bộ và một vài chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân
viên liên quan tới internet.
Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra
đời của một loạt các phần mềm giám sát
Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây
cho thấy tại Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra
hộp thư điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên
toàn thế giới là khoảng 12%. Vì vậy, số lượng các công ty tiến hành
giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của các nhân viên cũng gia
tăng nhanh chóng. Không ít công ty đã phải sàng lọc và khoá các trang
web không thích hợp.

Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an
ninh mà phần lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet
trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các
công ty buộc phải cho phép nhân viên truy cập Internet tốc độ cao.
Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều tác hại đã phát sinh. Và
các công ty buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân viên
truy cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc cá
nhân khác thông qua Internet và e-mail.
Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa
dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm
Websense Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo
yêu cầu. Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản
phẩm phổ biến để kiểm tra e-mail.
Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám
sát mọi e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản tài liệu được gửi
đi/nhận về, cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có
cài đặt phần mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình
ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa ngôn ngữ.
Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive
Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các công ty,
còn lại là các cơ quan chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám
sát chồng.
Đạt được một sự cân bằng thích hợp
Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều
công ty hiện nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên,
“nhưng họ sẽ phải thông báo với các nhân viên về những điều họ làm
và giải thích lý do tại sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu
tại hãng Jupiter Research, cho biết.
“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động
nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”,

Gartenberg nói, “Song, về phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải
giám sát theo một cách thích hợp nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý
khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối với mình”.
Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt
Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị
giám sát nhân viên nào, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan
tâm hay đơn thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc
giám sát nhân viên chỉ vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ
không phải là lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những lý do đúng đắn
có thể là: an ninh và an toàn cho nhân viên, các vấn đề liên quan tới
quấy rối tình dục, hoặc những mối quan ngại liên quan tới gian lận, gián
điệp,...
- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công
ty công ty nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính
độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là
những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty
của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân nhân viên thông qua các
đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm sóc vật nuôi, chăm
sóc con trẻ,..., bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành một
phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá
nhân.
Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ
theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:
1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía
các nhân viên
Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và
những thông tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số
nhà quản lý khác. (Ví dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng
trăm bản báo cáo khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail

của người yêu cầu).
Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế
hoạch giám sát là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những
lợi ích cụ thể, chẳng hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức
độ an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những
rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng
mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông
báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một vụ
kiện tụng sau đó.
2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể
được chấp nhận
Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được.
Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định,
chẳng hạn như trang web khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những
trang web tuyển dụng khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều
này với các nhân viên.
“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”,
Meany cho biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao
cho phù hợp nhất với yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ
các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng
dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không thích hợp. Các nhân
viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.
Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể
nhiều nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được
mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều
này.
3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân
viên
Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm
ngoài giờ, bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt

động cá nhân trong giờ làm việc.
Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối
với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất
định thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn.
4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư
Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những
hoạt động vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã tuyển dụng không chuẩn
xác.
Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu
có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu lý lịch để gửi tới một công ty
khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những
thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn
chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy
rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích hợp, hay thậm chí là an
ninh của cả quốc gia.
Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân
viên có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chẳng hạn như có thể là
bằng chứng chống lại công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có
liên quan.
5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy
Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang
trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm
nhân viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất
dễ dàng để giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát -
hơn là những người bạn không thể tin cậy.
Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến
hành giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được
những kết quả tích cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ
những gian lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp,
mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc

của các nhân viên.
(Theo BWP)