Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản - GV. Nguyễn Trung Tín

MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG
TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

GIẢNG VIÊN
NGUYỄN TRUNG TÍN

1


1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN
• 1.1. Khái niệm văn bản
* Khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp
Văn bản là các tài liệu, giấy tờ…được
hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp (hay cịn
gọi là tổ chức). Bao gồm các chỉ thị,
thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án
công tác, báo cáo, đơn từ…
2


* Khái niệm văn bản theo nghĩa rộng
• Văn bản là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu hay ghi bằng ngơn
ngữ. Ví dụ bia đá, câu đối, chúc
thư, tác phẩm văn học nghệ thuật,
cơng trình khoa học kỹ thuật, công
văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi
âm…ở các cơ quan doanh nghiệp.
3

1.2. Khái niệm văn bản quản lý
nhà nước
• Văn bản quản lý nhà nước là những quyết
định và thông tin quản lý thành văn (được
văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục,
hình thức nhất định và được nhà nước đảm
bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý
nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà
nước với các tổ chức và công dân.

4


• Các văn bản hình thành trong
quản lý là phương tiện quan
trọng để ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý hoặc
các thơng tin cần thiết hình
thành trong q trình quản lý
của các cơ quan.
5


• Văn bản quản lý nhà nước thể hiện
ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan
nhà nước đối với cấp dưới. Đó là

hình thức cụ thể hóa pháp luật; là
phương tiện để điều chỉnh những
quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản
lý của nhà nước.
6


1.2.1. Nhìn chung các văn bản quản lý thường
mang một số yếu tố nổi bật sau đây trong nội
dung của chúng

• - Yếu

tố pháp lý;
• - Yếu tố quản lý lãnh đạo;
• - Yếu tố kinh tế - xã hội;
• - Yếu tố văn hóa – lịch sử.
7


1.2.2. Phân biệt văn bản quản lý nhà
nước và các loại tài liệu, văn bản khác
• Một trong những đặc trưng nổi bật của văn
bản quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng
trong q trình quản lý nhà nước.
• Các văn bản quản lý nhà nước mang tính
quyền lực nhà nước.
• Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng,
được quy định bởi các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền. Sự hình thành các văn bản quản

lý nhà nước được thực hiện theo một quy
trình xác định.
8


1.2.3. Căn cứ vào chức năng của văn bản
pháp quy trong quản lý nhà nước, người
ta còn chia ra hai loại văn bản:
• - Văn bản quy phạm pháp luật:
• Là văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành, chứa đựng các
quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi
đối tượng và được lặp đi lặp lại nhiều
lần, áp dụng trên quy mơ tồn quốc
hoặc từng địa phương.

9


• - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng
pháp luật)
• Chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng
do cơ quan nhà nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình để giải quyết
những vụ việc cụ thể đối với những đối
tượng cụ thể….
10

1.2.4. Hình thức
• Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến
pháp, luật, nghị quyết.
• Văn bản do Uỷ ban Thường vụ Quốc
hội ban hành: Pháp lệnh, nghị quyết.
• Văn bản do Chủ tịch nước ban hành:
Lệnh, Quyết định.
• Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị
quyết, Nghị định; Quyết định, chỉ thị
của Thủ tướng.
11


• Văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ: Quyết định, chỉ thị,
thơng tư.
• Văn bản do Hội đồng thẩm phán Toà án
nhân dân tối cao. Quyết định, chỉ thị,
thơng tư của Chánh án Tồ án nhân
dân tối cao, của Viện trưởng Viện Kiểm
sát nhân dân tối cao.
12


• Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền, giữa các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền với các tổ
chức chính
• Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban
hành nghị quyết và quyết định, chỉ thị để thi

hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc
hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành
còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cùng cấp.
13


1.3. Văn bản hành chính
• 1.3.1.Khái niệm
• Văn bản hành chính được sử dụng thường
xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay
các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các
thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác
hay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụ
các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác,
phối hợp với nhau cùng giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức.

14


• Văn bản hành chính vừa có ý
nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa
thực tiễn trong quản lý nhà
nước, quản lý kinh tế - xã hội.

15

Hệ thống văn bản hành chính
bao gồm các loại:
- Văn bản hành chính cá biệt;
- Văn bản hành chính thơng
thường có tên gọi;
- Văn bản hành chính thơng
thường khơng có tên gọi.

16


1.3.2. Hình thức
* Văn bản hành chính thơng thường có tên gọi:

• - Thơng báo: là loại văn bản dùng
để thông tin về những nội dung và
kết quả hoạt động của các cơ
quan, tổ chức hoặc truyền đạt kịp
thời các văn bản pháp quy quan
trọng của các cơ quan có thẩm
quyền tới các đối tượng liên quan.
17


• - Thông cáo: là loại văn bản dùng
để công bố một sự kiện quan trọng
về đối nội, đối ngoại của của Quốc
hội, hoặc Chính phủ, đơi khi cịn
được dùng để cơng bố một quyết
định, chỉ thị, quan trọng có tính

mệnh lệnh.
18


• - Chương trình: Là hình thức văn bản
dùng để trình bày dự kiến về những
hoạt động trong một thời gian nhất
định.
• - Kế hoạch cơng tác (đề án cơng tác):
Là hình thức văn bản nhằm trình bày
có hệ thống dự kiến về một công việc
trong một thời gian nhất định
19


• - Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đề
xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê
chuẩn về một chủ trương hoạt động,
một phương án công tác, một cơng
trình xây dựng, một chính sách, chế
độ…và chỉ khi có sự phê chuẩn của
cấp trên thì cơ quan trình báo mới
được tiến hành triển khai nội dung đã
trình.
20


- Báo cáo:
• là loại văn bản hành chính có tính chất
tổng hợp các thơng tin trong phạm vi

hoạt động tác nghiệp hoặc các mối
quan hệ của chủ thể để báo cáo với cấp
trên hoặc thông tin cho các chủ thể
khác theo các chủ đề, các yêu cầu định
trước nhằm phục vụ các yêu cầu tổng
kết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình,
cơng nhận hoặc làm căn cứ để ban
hành một văn bản pháp quy cần thiết.
21


•
•
•
•
•
•

Báo cáo thường có bốn loại:
Báo cáo sơ kết,
tổng kết định kỳ,
báo cáo bất thường,
báo cáo chuyên đề,
báo cáo trước hội nghị, đại hội.
22


• - Biên bản: là loại văn bản ghi
chép lại đầy đủ tồn bộ thơng
tin về các sự kiện thực tế xảy

ra trong các hoạt động quản lý,
giao dịch, hợp đồng.. và các
hoạt động khác có tính pháp lý.
23


Biên bản bao gồm
• Biên bản bàn giao, tiếp nhận cơng tác;
• Biên bản ghi chép các sự việc đã xảy
ra để làm căn cứ cho những quyết định
xử lý thích hợp;
• Biên bản hội nghị;
• Biên bản hợp đồng.

24


- Hợp đồng:
• Là hình thức văn bản dùng để ghi lại
kết quả đã được thỏa thuận giữa các
cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá
nhân về một việc nào đó, trong đó ghi
rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký
hợp đồng phải thực hiện và các biện
pháp xử lý khi các bên không thực hiện
hợp đồng.
25