Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

------

TRỊNH HỮU LỰC

HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

------

TRỊNH HỮU LỰC

HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU

Chuyên ngành

: Kế toán – Kiểm toán

Mã số

: 60340301
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. PHẠM VĂN DƯỢC

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2014


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả luận văn xin cam đoan rằng:
- Dữ liệu thu thập là trung thực, hợp lý.
- Các lập luận, phân tích, đánh giá hồn tồn xuất phát từ quan điểm cá nhân,
được hình thành trên cơ sở nghiên cứu của tác giả.
- Tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan này.
Tác giả luận văn

Trịnh Hữu Lực


MỤC LỤC
TRANG BÌA PHỤ
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG

THƠNG TIN KẾ TỐN DOANH NGHIỆP ....................................................... 7
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kế toán Doanh nghiệp: ............................. 7
1.1.1. Các quan điểm về kế toán: ......................................................................... 7
1.1.2. Bản chất, vai trị của kế tốn: ..................................................................... 9
1.1.3. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán: .............. 11
1.2. Những vấn đề chung về hệ thống thơng tin kế tốn Doanh Nghiệp: .......... 12
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế tốn: ................................................. 12
1.2.2. Cấu trúc hệ thống thơng tin kế toán: ......................................................... 13
1.2.3. Các yếu tố chi phối hệ thống thơng tin kế tốn: ........................................ 20
1.3. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong Doanh nghiệp: .......................... 22
1.3.1. Cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn: ............................................ 22
1.3.2. Tổ chức nhân sự:...................................................................................... 25
1.3.3. Công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán: .......................................... 26
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................................................... 29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC
LIÊU..................................................................................................................... 31


2.1. Tổng quan về các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ................... 31
2.1.1. Tình hình phát triển:................................................................................. 31
2.1.2. Sơ lược vấn đề tin học hóa cơng tác kế toán tại các doanh nghiệp: ........... 34
2.2. Một số quy định của pháp luật về việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào
cơng tác kế tốn tại Việt Nam: ............................................................................ 35
2.3. Tổng quan về các phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam: ... 37
2.4. Thực trạng cơng tác tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn tại các Doanh
nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu: ..................................................................... 40
2.4.1. Tổng quan quy trình khảo sát: .................................................................. 40
2.4.2. Cơng tác triển khai thiết kế hay lựa chọn phần mềm kế tốn: ................... 41
2.4.3. Đặc tính kỹ thuật của phần mềm và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp

phần mềm: ......................................................................................................... 44
2.4.4. Giao diện phần mềm: ............................................................................... 48
2.4.5. Hệ thống, nghiệp vụ của phần mềm: ........................................................ 53
2.4.6. Kiểm soát nội bộ: ..................................................................................... 58
2.4.7. Mức độ thỏa mãn của người dùng đối với phần mềm kế toán: .................. 62
2.5. Nhận xét về thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các
doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ........................................................ 65
2.5.1. Ưu điểm: .................................................................................................. 65
2.5.2. Nhược điểm và nguyên nhân: ................................................................... 66
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 .................................................................................... 68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ
CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN .................................................................................................. 70
TỈNH BẠC LIÊU................................................................................................. 70
3.1. Quan điểm hoàn thiện: ................................................................................. 70


3.1.1. Quan điểm về sự tuân thủ:........................................................................ 70
3.1.2. Quan điểm về tính hữu hiệu của phần mềm kế tốn: ................................ 70
3.1.3. Quan điểm về sự an tồn, bảo mật thơng tin kế tốn: ............................... 71
3.1.4. Quan điểm về tính tương xứng: ................................................................ 72
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các
Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ........................................................ 72
3.2.1. Giải pháp cho quy trình lựa chọn phần mềm kế tốn: ............................... 72
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm sốt trong mơi trường
phần mềm: ......................................................................................................... 80
3.3. Một số kiến nghị hỗ trợ nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế
toán: ..................................................................................................................... 87
3.3.1. Đối với Nhà nước: ................................................................................... 87
3.3.2. Đối với doanh nghiệp: .............................................................................. 88

3.3.3. Đối với nhà cung cấp phần mềm: ............................................................. 89
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................... 90
KẾT LUẬN .......................................................................................................... 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

APB:

Accounting Principles Board

CSDL:

Cơ sở dữ liệu

ERP:

Enterprise Resource Planning

MTV:

Một thành viên

TNHH:

Trách nhiệm hữu hạn

XD:

Xây dựng


DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH

Bảng 2.1: Giá trị tài sản cố định của các doanh nghiệp qua các năm ...................... 32
Bảng 2.2: Giá trị và cơ cấu sản xuất theo khu vực kinh tế ...................................... 33
Bảng 2.3: Các phần mềm kế toán đang sử dụng tại các doanh nghiệp .................... 42
Bảng 2.4: Đánh giá của người dùng về giao diện phần mềm .................................. 48
Bảng 2.5: Mức độ thỏa mãn của người dùng đối với việc sử dụng phần mềm ........ 62
Bảng 3.1: Minh họa kết quả về tình hình nhận thức rủi ro...................................... 82
Bảng 3.2: Bảng đánh giá chức năng kiểm soát của phần mềm ............................... 84
Bảng 3.3: Minh họa việc triển khai các hoạt động kiểm soát.................................. 85
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp ............................. 31
Biểu đồ 2.2: Quyền quyết định sử dụng phần mềm ................................................ 41
Biểu đồ 2.3: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu các phần mềm sử dụng ............................... 45
Biểu đồ 2.4: Thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố ..................................... 47
Biểu đồ 2.5: Việc phân cấp sử dụng phần mềm ..................................................... 59
Sơ đồ 3.1: Minh họa sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu......................................... 76
Hình 2.1: Một phần giao diện làm việc của phần mềm MISA SME.NET .............. 50
Hình 2.2: Giao diện tùy biến Kiểu và cỡ chữ của MISA SME.NET ....................... 51
Hình 2.3: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Mua hàng trong MISA SME.NET
2012 ...................................................................................................................... 51
Hình 2.4: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Bán hàng trong MISA SME.NET
2012 ...................................................................................................................... 52


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, cùng với sự phức tạp dần của các hoạt động kinh tế, chất lượng
hệ thống thơng tin kế tốn lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, nó ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Chính vì thế, việc một doanh
nghiệp tiếp cận, thiết lập một hệ thống quản lý tài chính kế tốn nhanh, mạnh,
cung cấp một cách chính xác và kịp thời thơng tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra
các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vơ cùng cần thiết.
Song song với sự phức tạp dần của các hoạt động kinh tế, Công nghệ
Thông tin phát triển không ngừng và đang trở thành một công cụ không thể thiếu
trong các hoạt động kinh tế. Trong đó, chúng ta khơng thể khơng nhắc đến vai trị
của các phần mềm kế tốn. Những phần mềm kế tốn này khơng những mang lại
sự hiệu quả, chính xác mà qua đó còn giúp chúng ta tiết kiệm được một khối
lượng lớn thời gian, đáp ứng tính kịp thời của thơng tin kế toán.
Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm kế tốn này làm sao để nó mang
lại cho doanh nghiệp những lợi ích vừa nói trên khơng phải là điều dễ dàng. Nhất
là khi trên thị trường hiện tại có vơ số phần mềm kế tốn đang được mua bán
hàng ngày với những lĩnh vực, quy mô và chất lượng vô cùng khác biệt. Tất
nhiên chúng ta không thể nào chọn một cách ngẫu nhiên một phần mềm nào đó
và áp dụng vào doanh nghiệp. Với gần 1.000 doanh nghiệp đang hoạt động trên
địa bàn tỉnh Bạc Liêu (Cục Thống kê tỉnh Bạc Liêu), sẽ thật sự hữu ích nếu có
một đánh giá cụ thể về cơng tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh
nghiệp trên địa bàn, để từ đó các nhà quản lý có những giải pháp, định hướng
hồn thiện tốt hơn cơng tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp
của mình. Và đây cũng chính là vấn đề mà tác giả luận văn đề cập thơng qua đề
tài “Hồn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh
nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu”.

2

2. Các nghiên cứu có liên quan:
Bài nghiên cứu Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng
phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam của tác giả Trần Phước năm 2007.
Trong bài nghiên cứu này, tác giả đã dùng các phương pháp thống kê, so sánh, phân
tích và tổng hợp để đánh giá số liệu thu thập từ 15 doanh nghiệp sản xuất phần mềm
và 250 doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán. Kết quả
của bài nghiên cứu này cho chúng ta một cái nhìn tổng quan về ưu và nhược điểm
của phần mềm sản xuất trong nước cũng như nước ngồi và thực trạng sử dụng
phần mềm kế tốn tại các doanh nghiệp Việt Nam. Mốt số kết quả nổi bật về việc sử
dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp như: 1) Hầu như các doanh nghiệp
thường giao cơng việc lựa chọn phần mềm cho kế tốn trưởng; 2) 67% các doanh
nghiệp chọn mua phần mềm đóng gói trên cơ sở đã có sử dụng tại các doanh nghiệp
trước đây; 3) Hơn 50% người dùng đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm chưa đạt.
Cuối cùng tác giả để xuất một số giải pháp để nâng cao tính hiệu quả trong việc sản
xuất và sử dụng phần mềm kế tốn.
Bài nghiên cứu Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng
nghệ thơng tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam của
tác giả Nguyễn Đăng Huy vào năm 2011. Tác giả bài nghiên cứu sử dụng phương
pháp điều tra, thu thập số liệu, phỏng vấn các đối tượng là các chuyên gia, nhà quản
lý, nhân viên kế toán đang làm việc tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu
tại Việt Nam. Từ đó thực hiện tổng hợp, phân tích, so sánh và tổng hợp để đánh giá
số liệu trên. Trong kết quả bài nghiên cứu, có một phần tác giả nêu lên thực trạng
việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Việt Nam. Đó là việc 1) Ban giám đốc đứng ngồi cơng tác lựa chọn phần mềm kế
tốn sử dụng tại doanh nghiệp, và công việc này thường giao cho kế toán trưởng; 2)
Hầu như các doanh nghiệp lựa chọn lựa sử dụng phần mềm trong nước sản xuất do
phù hợp với luật pháp và dễ sử dụng cũng như bảo trì. Cuối cùng tác giả cũng đưa
những giải pháp để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng

công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam.


3

Bài nghiên cứu How to select the Right Accounting Software của J. Carlton
Collins. Được xuất bản trong một tạp chí kế toán ở New York năm 1999, bài nghiên
cứu của Collins chỉ ra cách làm thế nào để chọn được một phần mềm kế toán hiệu
quả. Trong bài nghiên cứu này, tác giả thực hiện phân tích, đánh giá các phần mềm
kế tốn ở nhiều góc độ khác nhau. Kết quả của bài nghiên cứu là tác giả cung cấp
những tiêu chí cụ thể để làm sao doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm kế toán
phù hợp nhất. Những tiêu chí cụ thể là: (1) Khả năng hoạt động được trên nền Web
(vì ơng cho rằng Internet đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong nền thương
mại quốc tế); (2) Linh hoạt trong ngôn ngữ và hỗ trợ chế độ hạch tốn đa tiền tệ (Lý
do là vì các nền kinh tế thế giới ngày nay hoạt động không biên giới); (3) Dễ dàng
sử dụng; và cuối cùng là (4) Giá cả. Tất nhiên ông khẳng định, không có sự cố định
trong những tiêu chí cho tất cả các doanh nghiệp mà sẽ có sự vận dụng theo những
cách khác nhau các tiêu chí này tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động kinh
doanh của từng doanh nghiệp.
Bài nghiên cứu The adoption of Computerized Accounting System in Small
Medium Enterprises in Melaka, Malaysia của Hoshino và cộng sự vào năm 2012.
Bài nghiên cứu này nhằm phân tích tình hình tin học hóa cơng tác kế tốn tại các
doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Melaka – Malaysia, từ đó nhận định các nhân tố ảnh
hưởng thúc đẩy các doanh nghiệp thực hiện công việc này. Để làm được việc này,
tác giả thực hiện khảo sát, thu thập ý kiến của các Giám đốc điều hành (CEO) của
các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại 3 quận của Melaka. Những thơng tin thu thập được
mã hóa và phân tích thơng qua các kỹ thuật như: thống kê mô tả, hồi quy tuyến tính,
hệ số tương quan Pearson, phân tích phương sai. Kết quả của bài nghiên cứu cho
thấy: (1) tỷ lệ tin học hóa trong cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở
Melaka là cao (hơn 80%); (2) Việc nhận thức được lợi ích của việc tin học hóa cơng

tác kế tốn là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến động lực tin học hóa cơng tác kế
tốn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.


4

Bài nghiên cứu Determinates of Accounting Software Choice: An
Empirical Approach của Muhrtala và Ogundeji vào năm 2014. Mục tiêu của bài
nghiên cứu này là xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm
kế toán. Tác giả dùng mơ hình của Abu-Musa để thực hiện kiểm định 5 nhân tố:
(1) Khả năng hoạt động của phần mềm, (2) Đặc tính thương mại của phần mềm,
(3) Đặc tính kỹ thuật của phần mềm, (4) Mức độ bảo mật của phần mềm và (5)
Chiến lược kinh doanh của công ty sử dụng phần mềm. Tác giả thực hiện khảo
sát trên 200 cơng ty niêm yết trên sàn chứng khốn Nigeria. Kết quả cuối cùng
cho thấy thiên hướng lựa chọn phần mềm tại các doanh nghiệp khảo sát là dựa
vào (1) Khả năng hoạt động của phần mềm (Hỗ trợ các loại báo cáo, Có nhiều
Module, Quy trình xử lý, Lỗi trong q trình xử lý…); (2) Đặc tính thương mai
của phần mềm (Hỗ trợ thương mại điện tử, Giá cả phần mềm, Chi phí bảo trì…);
và (3) Mức độ bảo mật của phần mềm (Phân quyền sử dụng; An tồn giao dịch
thương mại điện tử…)
Nhìn chung, với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật hiện đại cùng vấn đề
tồn cầu hóa nền kinh tế thế giới thì việc tin học hóa cơng tác quản lý nói chung
và cơng tác kế tốn nói riêng là một xu thế tất yếu. Hịa chung với xu thế đó, các
nhà nghiên cứu ở những hồn cảnh khác nhau ln đặt ra những vấn đề nghiên
cứu khác nhau. Dù phạm vi, phương pháp hay phương diện nghiên cứu có khác
nhau thì mục đích duy nhất và cuối cùng mà các nhà nghiên cứu hướng đến vẫn
là đưa ra được các biện pháp để đánh giá, từ đó hồn thiện và nâng cao hiệu quả
tổ chức sử dụng các công cụ này. Và bài nghiên cứu này cũng hướng đến mục
đích như thế.
3. Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu tổng quát của bài nghiên cứu là hồn thiện cơng tác tổ chức sử
dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.
Trong đó, bài nghiên cứu nhắm đến những mục tiêu cụ thể sau:
- Hình thành cơ sở lý luận để thực hiện đánh giá, phân tích các thơng tin
thu thập từ thực tế trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn.


5

- Thu thập thơng tin và thực hiện phân tích về thực trạng công tác tổ chức
sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.
- Cuối cùng, dựa trên cơ sở lý luận và thực trạng đã phân tích, tác giả đề
xuất và kiến nghị một các giải pháp để nâng cao hiệu quả cơng tác tổ chức sử
dụng phần mềm kế tốn tại các doanh nghiệp này.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu mà tác giả luận văn sử dụng:
- Phỏng vấn và quan sát là 2 phương pháp tác giả luận văn sử dụng để thu
thập các số liệu cần thiết, đặc biệt là thông tin trong được thiết kế trong bảng câu
hỏi khảo sát.
- Với lượng thông tin đã thu thập, tác giả sử dụng 2 phương pháp thống kê
và mô tả để làm rõ vấn đề.
- Cùng với đó là sử dụng so sánh, phân tích, tổng hợp để đánh giá những
vấn đề đó để đưa ra những nhận định và phân tích hợp lý nhất (Ưu điểm, nhược
điểm, nguyên nhân).
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng: Các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán; Các phần mềm
kế toán đang được sử dụng tại các doanh nghiệp trên địa bàn; và công tác tổ chức
sử dụng các phần mềm kế tốn đó.
- Phạm vi: Các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
6. Đóng góp của đề tài:

Làm rõ được thực trạng của cơng tác tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn
tại các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
Có các giải pháp thiết thực để góp phần hồn thiện và nâng cao hiệu quả
của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn
tỉnh Bạc Liêu.
7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:


6

Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán và hệ thống thơng tin kế tốn
Doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn tại các
Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức sử dụng
phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.


7

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN
VÀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
DOANH NGHIỆP
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kế toán Doanh nghiệp:
1.1.1. Các quan điểm về kế toán:
Luca Pacioli – một nhà toán học vĩ đại người Ý có nhiều đóng góp cho
ngành kế tốn thế giới – đã đưa ra một khái niệm kế toán hướng đến phương pháp
trong cuốn “Chú giải về tài khoản và các bút tốn” mà theo đó có 3 điều kiện cần
thiết cho bất cứ ai muốn kinh doanh: thứ nhất là phải có tiền; thứ hai, người chủ

doanh nghiệp phải có khả năng tính tốn nhanh và đồng thời biết lập sổ sách kế
toán; và điều kiện cuối cùng là phải có khả năng tổ chức cơng việc một cách khoa
học, linh động nhằm đảm bảo tiến độ hoạt động kinh doanh (Luca Pacioli, 1494).
Theo Sokolov, một chuyên gia hàng đầu về kế tốn tại Nga thì kế tốn là
ngơn ngữ của các ký hiệu cũng như quy ước sử dụng và được tạo ra với mục đích
làm thay thế các đối tượng thực tế bằng các ký hiệu hay biểu tượng, cho phép phản
ánh một cách trung thực hoạt động kinh doanh cùng các kết quả của hoạt động kinh
doanh đó. Ơng cũng đưa ra hai quan điểm xét trên hai khía canh. Xét về khía cạnh
lý thuyết, kế tốn chính là khoa học về bản chất cũng như cấu trúc các sự kiện diễn
ra trong cuộc sống, trong hoạt động kinh doanh của con người. Nhiêm vụ của kế
toán là phản ánh nội dung của các quá trình hoạt động kinh doanh cũng như mối
liên hệ giữa các phạm trù luật pháp và phạm trù kinh tế trong q trình hoạt động
kinh doanh đó (Sokolov, 1991).
Theo Ronals J. Thacker, quan điểm về kế toán cũng được xét trên hai khía
cạnh. Đối với khía cạnh sử dụng thơng tin kế tốn thì kế tốn là một phương pháp
cung cấp thơng tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và đánh giá hoạt động của mọi
tổ chức. Đối với khía cạnh hoạt động của những người làm cơng tác kế tốn: Quan
điểm này dựa trên cơng việc của một người làm kế toán. Trong kế toán, kết quả hoạt


8

động kinh tế của một doanh nghiệp được thu thập, phân tích, đo lường, sắp xếp, ghi
chép, tóm tắt và phản ánh dưới dạng thông tin (Thacker, 1994)
Trong thông báo số 4 (Accounting Principles Board Statement No. 4) của
Ủy ban nguyên tắc kế toán Mỹ (APB), kế toán được xem là một dịch vụ. Chức năng
của nó là cung cấp thông tin định lượng được các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thơng
tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế.
Tại Việt Nam, quan điểm về kế toán qua các giai đoạn của cũng có sự khác
nhau. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, bản chất của kế toán được nhận định:

“Kế toán xã hội chủ nghĩa là cơng việc tính tốn, ghi chép, phản ánh bằng con số
một cách liên tục, toàn diện và hệ thống các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động
kinh tế, qua đó mà giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước; tình hình bảo
vệ tài sản xã hội chủ nghĩa.”
Theo Điều 1, Chương 1 trong Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước được Hội
đồng Bộ trưởng ban hành năm 1989 ghi rõ: “kế tốn là cơng việc ghi chép, tính tốn
bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình
thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình
và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước
cũng như của từng tổ chức xí nghiệp.”
Theo Điều 4, Chương 1 của Luật kế toán Việt Nam 2003, “Kế toán là việc
thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính dưới hình
thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.”
Từ các quan điểm trên, ta thấy rằng hầu hết những quan điểm trước đây về
kế toán thường chú trọng đến các nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của kế tốn đó là ghi
chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên ngày nay,
định nghĩa hiện đại về kế toán rộng hơn, kế tốn trở thành một hệ thống thơng tin
cung cấp thơng tin định lượng. Chính vì thế, người làm kế tốn ngày nay không chỉ
quan tâm đến việc giữ sổ sách mà phải chú trọng đến toàn bộ hoạt động bao gồm


9

việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề; hướng sự quan tâm của lãnh đạo
đến những điều cần lưu tâm, đánh giá và duyệt xét các hoạt động của doanh nghiệp.
Hay người làm kế toán ngày nay phải chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những
người sử dụng thơng tin kế tốn, dù những người sử dụng này ở trong hay ngoài
đơn vị kinh doanh.
1.1.2. Bản chất, vai trị của kế tốn:
Bản chất của kế tốn:

Từ những quan điểm khác nhau, bản chất của kế toán cũng được hiểu theo
rất nhiều hướng khác nhau. Nếu xem xét kế tốn ở góc độ khoa học thì kế tốn là
một hệ thống thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá
trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế, tài chính của một tổ chức cụ
thể. Nhưng nếu xem xét kế tốn ở góc độ nghệ thuật thì kế tốn được hiểu là một
nghệ thuật tính tốn và ghi chép những hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh liên
quan đến các đơn vị thông qua việc quan sát, đo lường nhằm cung cấp một cách
tồn diện các thơng tin về tình hình và kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của
đơn vị.
Trần Phước cho rằng kế tốn như là một thứ ngơn ngữ trong đó chúng ta có
thể vận dụng thứ ngơn ngữ này để phục vụ cho việc ghi chép và lập báo cáo kế tốn
về các hoạt động kinh tế thơng qua các ký hiệu riêng như ghi “Nợ”, ghi “Có” và vận
dụng các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập các báo cáo kế tốn. Và
chính ơng cũng cho rằng những tiến bộ vượt bậc của cuộc cách mạng khoa học kỹ
thuật đang làm cho bản chất của kế toán phải có sự nhìn nhận lại. Với sự đột phá
của khoa học cơng nghệ, kế tốn ngày nay khơng chỉ đơn thuần là hoạt động ghi
chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo thơng tin nữa mà kế tốn đã trở thành một hệ
thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thơng tin về tài chính của
một tổ chức hay một doanh nghiệp, nghĩa là thông tin đã được số hóa dưới góc độ
này (Trần Phước, 2007).


10

Như vậy, bản chất của kế tốn sẽ có sự khác biệt nếu đặt dưới các góc độ
khác nhau, cịn khác như thế nào và ra sao thì tùy thuộc vào mức độ phát triển của
xã hội nói chung và yêu cầu của con người trong xã hội đó nói riêng. Tất nhiên đó
chỉ là sự khác biệt ở cách thức mà con người nhận thức nó, đến cuối cùng thì kế
tốn vẫn là cái gì đó (ở đây ta có thể dùng nhiều tên gọi khác nhau) để cung cấp và
đánh giá thơng tin.

Vai trị của kế tốn:
Kế tốn là một công cụ hữu hiệu để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu giám
sát, quản lý của các bên có liên quan. Ta có thể xét qua các bên có liên quan để hiểu
rõ hơn vai trị của kế toán:
- Các nhà quản trị doanh nghiệp: Các cấp độ quản trị khác nhau trong doanh
nghiệp là những trực tiếp điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Chính kế tốn
cung cấp cho họ một nguồn thơng tin hữu ích mà từ đó các cấp quản trị có cơ sở để
ra quyết định, xây dựng tầm nhìn và chiến lược cho doanh nghiệp của mình.
- Chủ sở hữu: là những người có quyền sở hữu với vốn hoạt động của doanh
nghiệp, họ quan tâm đến lợi ích sinh ra đối với những gì mình bỏ ra. Cho nên thơng
qua việc xem xét thơng tin trên báo cáo mà kế tốn cung cấp là một cơ sở để họ có
thể đánh giá tình hình sức khỏe doanh nghiệp cũng như năng lực trách nhiệm của
các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp.
- Cơ quan nhà nước: Dựa trên các báo cáo tài chính, cơ quan thuế sẽ có cơ sở
để kiểm tra, đảm bảo các doanh nghiệp nộp đủ và đúng số thuế phải nộp. Các nhà
hoạch định chính sách cũng xem những con số trên những báo cáo này để làm cơ sở
cho việc điều chỉnh cũng như ban hành chính sách mới, đảm bảo sự hợp lý trong
việc quản lý cũng như thúc đẩy khả năng phát triển của các doanh nghiệp.
Chúng ta vẫn có thể nói về vai trị của kế tốn cho nhiều bên liên quan nữa,
hoặc xét ở các lĩnh vực khác nhau nữa. Nói như thế để chúng ta nhận thấy được vai


11

trị to lớn của kế tốn, nó đóng vai trị gần như không thể thiếu trong các hoạt động
kinh tế, quản lý, điều hành của doanh nghiệp và nhà nước.
1.1.3. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán:
Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin dùng để chứng minh cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ là
khởi điểm của cơng tác kế tốn, là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán, tạo điều kiện

cho việc phản ánh và cung cấp thơng tin kế tốn một cách khách quan và chính xác.
Vì thế việc tổ chức hệ thống chứng từ phải phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn
thơng tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng.
Sổ sách kế tốn là hệ thống tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ
tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo
trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi đơn vị kế tốn chỉ có một hệ
thống sổ sách kế tốn chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh
nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và yêu cầu quản lý tại
doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết, đảm
bảo cho việc thông tin được phân loại, tổng hợp, xử lý một cách nhanh chóng và
chính xác.
Báo cáo kế tốn là một vật mang tin dùng để cung cấp thông tin kế toán đã
qua xử lý cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Thường có 2 loại báo cáo kế tốn:
- Báo cáo kế tốn tài chính là hệ thống báo cáo có tính chất khn mẫu, có
nhiệm vụ cung cấp các thơng tin về tình hình kinh tế, tài chính và các vấn đề có liên
quan đến doanh nghiệp hiện nay cho các đối tượng quản lý, cơ quan thuế, ngân
hàng.


12

- Báo cáo kế toán quản trị là một hệ thống các báo cáo do các nhà quản trị tại
doanh nghiệp đặt ra theo nhu cầu quản lý của mình, vì thế hình thức loại báo cáo
này mang tính linh hoạt, khơng mang tính khn mẫu.
Tóm lại, dù là phục vụ mục tiêu, đối tượng khác nhau nhưng yêu cầu đối với
việc tổ chức hệ thống báo cáo nói chung phải phản ánh được toàn diện các mặt hoạt
động của đơn vị và là cơ sở chính xác để đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị.
1.2. Những vấn đề chung về hệ thống thơng tin kế tốn Doanh Nghiệp:

1.2.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn:
Để hiểu rõ ràng hơn thế nào là một hệ thống thơng tin kế tốn, chúng ta lần
lượt đi qua ý nghĩa của 3 cụm từ: Hệ thống (System), Thông tin (Information) và Kế
toán (Accounting).
Đối với thuật ngữ Kế toán, chúng ta đã nói rất nhiều đến thuật ngữ này ở
phần quan điểm về kế tốn phía trên. Ở đây chúng ta tạm thời nhắc lại và xem thuật
ngữ này như là một ngơn ngữ trong kinh doanh, ở đó thứ ngôn ngữ này sẽ cung cấp
cho các đối tượng sử dụng khác nhau một cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn
ra tại đơn vị kinh doanh.
Theo Romney và Steinbart thì thuật ngữ Hệ thống có nghĩa là một nhóm các
phần tử (thành phần) có liên quan, tác động lẫn nhau nhằm đạt một mục tiêu nào đó.
Và hầu hết các hệ thống thì được hình thành từ các hệ thống nhỏ hơn, cứ mỗi hệ
thống nhỏ mang một chức năng riêng biệt để phục vụ cho hệ thống lớn hơn
(Romney and Steinbart, 2012). Ví dụ như cứ mỗi Khoa, Phòng ban trong một
Trường Đại học là một hệ thống nhỏ (phụ) mang một chức năng riêng để phục vụ
cho chức năng, nhiệm vụ chung của Trường (mà ở đây được xem là một hệ thống
lớn hơn).
Còn thuật ngữ Thông tin được xem là những dữ liệu (Data) đã được phân
loại và xử lý để cung cấp phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.


13

Trong đó, dữ liệu được thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý trong quá trình hoạt
động kinh doanh, và có nhiều loại dữ liệu khác nhau mà kế tốn cần thu thập, tùy
theo tính chất của từng loại nghiệp vụ. Chẳng hạn, khi thực hiện hoạt động bán
hàng, kế toán cần thu thập dữ liệu về mặt hàng bán, số lượng bán, đơn giá, người
bán và người mua …
Từ những sự giải thích từng thuật ngữ một ở trên, ta có thể đưa ra một khái
niệm chung về Hệ thống thơng tin kế tốn như sau: Hệ thống thơng tin kế tốn là

một cấu trúc (nhiều thành phần) mà các đơn vị kinh doanh dùng để tập hợp và xử lý
các dữ liệu tài chính để cung cấp thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Trần
Phước cho rằng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường hiện đại ngày nay
chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trị của cơng
nghệ thơng tin là chủ đạo với hệ thống kế tốn. Chính sự giao thoa giữa hai lĩnh vực
này tạo ra đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế tốn và cũng chính nó làm
thay đổi ln những quan điểm truyền thống (Trần Phước, 2007). Chẳng hạn người
kế tốn ngày nay khơng những phải học phương pháp hạch tốn (thuộc lĩnh vực kế
tốn) mà cịn phải trang bị cho mình những kiến thức về máy tính và sử dụng máy
tính (lĩnh vực thuộc hệ thống cơng nghệ thông tin). Trên thực tế, các nhà quản lý
luôn luôn muốn tìm ra những giải pháp tối ưu trong việc xây dựng Hệ thống thơng
tin kế tốn để làm sao độ chính xác và mức sẵn sàng của thơng tin được cung cấp từ
hệ thống này luôn đạt ở mức cao nhất.
1.2.2. Cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn:
Như đã trình bày ở trên, hệ thống thơng tin kế toán bao gồm nhiều thành
phần kết hợp với nhau. Và khi nhắc đến các thành phần trong cấu trúc của một hệ
thống thơng tin kế tốn, người ta thường nói đến sáu thành phần chính: Con người
(People), Quy trình xử lý (Procedures), Dữ liệu (Data), Phần mềm (Software), Hạ
tầng công nghệ thơng tin (Information technology infrastructure) và Kiểm sốt nội
bộ (Internal controls). Chúng ta sẽ lần lượt điểm qua những thành phần này.


14

Con người
Thành phần con người trong một hệ thống thông tin kế tốn đơn giản đó là
những người sử dụng hệ thống đó. Đó có thể là nhân viên kế tốn, là những nhà tư
vấn, là những nhà phân tích kinh doanh, những nhà quản lý, điều hành hay các kiểm
tốn viên. Và chính hệ thống thơng tin kế tốn sẽ đóng vai trị là cầu nối giúp con
người ở các bộ phận khác nhau có thể làm việc cùng nhau một cách dễ dàng. Chẳng

hạn khi bộ phận bán hàng thực hiện một giao dịch với khách hàng, bộ phận bán
hàng thu thập tồn bộ thơng tin khách hàng lên đơn hàng trên hệ thống. Từ đây, bộ
phận kế tốn sẽ có thơng tin để lập hóa đơn, ghi nhận các khoản doanh thu hay bộ
phận giao hàng cũng có những thơng tin để thực hiện giao hàng; cuối cùng, hệ
thống tạo ra những báo cáo bán hàng cho các cấp quản lý…
Với một hệ thống thông tin kế tốn được thiết kế hồn hảo, bất kỳ ai trong
đơn vị đều có thể cùng truy cập vào cùng một hệ thống và nhận cùng một loại thông
tin, tất nhiên với điều kiện là phải được cấp quyền truy cập. Cũng với hệ thống này,
việc cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài khi cần thiết trở nên đơn giản
hơn bao giờ hết. Những nhà tư vấn có thể dùng thông tin từ một hệ thống thông tin
kế tốn để phân tích sự hiệu quả trong cấu trúc giá bán của công ty thông qua những
dữ liệu về giá, doanh số và lợi nhuận. Hay các kiểm toán viên có thể dựa trên những
dữ liệu trên hệ thống để đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ, sức khỏe tài chính
của một cơng ty. Tóm lại, hệ thống thơng tin kế tốn ln được thiết kế để hướng
đến việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng nó.
Quy trình xử lý:
Quy trình xử lý của một hệ thống thơng tin kế tốn là các phương pháp mà hệ
thống này dùng để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra cho người sử
dụng.
Quy trình xử lý này được bắt đâu khi ghi nhận thơng tin đầu vào, đó có thể là
thơng tin đầu vào từ bên trong (các nhân viên kế toán) hoặc có thể là thơng tin đầu


15

vào từ bên ngoài (người mua hàng đặt hàng qua mạng internet). Tất nhiên, người
thiết lập quy trình phải tính tốn làm sao để cho q trình thu thập thơng tin đầu vào
đạt hiệu quả cao, có nghĩa là thơng tin được thu thập không quá thừa hoặc quá thiếu,
điều này sẽ dẫn đến nguy cơ cung cấp thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng
khơng hữu ích. Và với trình độ khoa học cơng nghệ ngày nay, việc chúng ta sử dụng

các phương tiện kỹ thuật trong quá trình thu thập dữ liệu là điều nên làm nhưng làm
sao kết hợp được các thiết bị phần cứng với các phần mềm kế tốn chun dụng vẫn
cịn là một thách thức không nhỏ cho các nhà quản lý.
Khi kết thúc việc nhận thông tin đầu vào, tiếp tục là quá trình lưu trữ – xử lý
– lưu trữ của hệ thống. Để lưu trữ được thông tin, một hệ thống thơng tin kế tốn
phải có hệ thống cơ sở dữ liệu được lập trình sẵn. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có
cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên các vật mang tin, có thể thỏa mãn đồng
thời nhiều người sử dụng. Hệ thống này giữ vai trị chính yếu trong một hệ thống
thơng tin kế toán. Yêu cầu quan trọng được đặt ra ở đây là làm sao chúng ta có thể
tổ chức, lựa chọn phương pháp lưu trữ tối ưu nhất, ít tốn kém nhất nhưng vẫn phải
đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp. Phải làm sao
thông tin được cung cấp từ hệ thống cơ sở dữ liệu này phải đạt một tiêu chuẩn nhất
định, bao quát được vấn đề (thể hiện được quá khứ, hiện tại và dự báo được tương
lai).
Kết thúc quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn là việc cung cấp
thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Đó là những báo cáo tài chính (cho đối
tượng bên ngoai) hay báo cáo kế toán quản trị (cho đối tượng bên trong) theo những
mẫu biểu được xác lập trước. Với sự phát triển của khoa học cơng nghệ, hệ thống
thơng tin kế tốn bằng thủ cơng dần được thay thế bởi hệ thống thông tin kế tốn
được tin học hóa. Điều này đồng nghĩa, những báo cáo bằng số hóa sẽ dần thay thế
những báo cáo giấy. Điều quan trọng là chúng ta lựa chọn công cụ như thế nào để
phục vụ tạo ra những báo cáo này, tất nhiên phần mềm kế toán vẫn là công cụ được
sử dụng nhiều nhất.


16

Dữ liệu:
Dữ liệu là những thông tin trên chứng từ (Đơn hàng, Hóa đơn, Phiếu thu,
Phiếu chi, Phiếu nhập xuất kho, Bảng lương…) được thu thập, ghi chép, lưu trữ và

xử lý bởi một hệ thống thơng tin. Nó đóng vai trị là những thơng tin đầu vào cho
quy trình xử lý mà chúng ta vừa nói đến ở trên. Tùy thuộc vào bản chất của hoạt
động kinh doanh mà chúng ta có những loại dữ liệu khác nhau, dữ liệu nào trong
q trình hoạt động kinh doanh có liên quan đến tài chính của doanh nghiệp đều
được thu thập lên hệ thống thơng tin kế tốn.
Phần mềm:
Phần mềm trong một hệ thống thơng tin kế tốn là một chương trình máy
tính được dùng để lưu trữ, phân tích và xử lý dữ liệu tài chính của một doanh
nghiệp. Kể từ khi hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng dần được thay thế bởi hệ
thống thơng tin kế tốn tin học hóa thì phần mềm đã trở thành một cơng cụ khơng
thể thiếu.
Thật ra có rất nhiều phần mềm khác nhau đang được sử dụng trong các hệ
thống thông tin kế tốn ở các doanh nghiệp có quy mơ và bản chất khác nhau (Phần
mềm giải pháp kinh doanh, phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP)).
Nhưng trong phạm vi của luận văn này, chúng ta sẽ coi phần mềm trong hệ thống
thơng tin kế tốn là phần mềm kế tốn.
Quy trình hoạt động của phần mềm kế tốn đi theo trình tự sau: Các chứng từ
phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh được nhân viên kế tốn phân loại
sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính
dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Từ các mẫu tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu
này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó chuyển dữ liệu vào các sổ chi tiết
hay sổ cái. Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting) thì dữ liệu
được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu. Còn nếu phần mềm xử lý kết


17

chuyển theo lơ (batch posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xác nhận của người sử
dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu.

Khi chúng ta sử dụng phần mềm kế toán, một số ưu việt mà chúng ta có được
là:
- Tính chính xác: Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì
tồn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và
thời gian tiêu tốn cho việc này là điều không hề dễ chịu. Trong khi đó, với sự hỗ trợ
của phần mềm, nhân viên kế tốn có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc
chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo.
- Tính hiệu quả: Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thơng tin chính xác là sức
mạnh, ai có thơng tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.
Với khả năng cung cấp thơng tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế tốn giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn,
chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, cơng tác kế tốn thủ cơng địi hỏi cần
nhiều nhân sự làm kế tốn, trong khi phần mềm kế tốn do tự động hóa hồn tồn
các cơng đoạn tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được
nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh
nghiệp.
- Tính cộng tác: Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các
phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,… cho tới lương, tài sản cố định và cho
phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế tốn.
Như vậy, trong mơi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số
liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra
một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh
nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.