Nghiên cứu hoàn thiện công tác quản lý vật tư chủ yếu của nhà máy lọc hoá dầu dung quất

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

NGUYỄN THÀNH SÂM

NGHIÊN CỨU HỒN THIỆN CƠNG TÁC
QUẢN LÝ VẬT TƯ CHỦ YẾU CỦA NHÀ MÁY
LỌC DẦU DUNG QUẤT

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

NGUYỄN THÀNH SÂM

NGHIÊN CỨU HỒN THIỆN CƠNG TÁC
QUẢN LÝ VẬT TƯ CHỦ YẾU CỦA NHÀ MÁY
LỌC DẦU DUNG QUẤT

Ngành : Quản lý kinh tế
Mã số : 60340410

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS.TS Ngơ Thế Bính

HÀ NỘI - 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả
nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ
cơng trình nào khác.
Các số liệu, tài liệu sử dụng cho luận văn này đều có nguồn gốc rõ
ràng, được thu thập từ các nguồn thực tế, được công bố trên các báo cáo của
cơ quan nhà nước, của Cơng ty TNHH một thành viên Lọc-Hóa dầu Bình
Sơn, được đăng tải trên các tạp chí chuyên nghành, sách báo, tài liệu giảng
dạy, internet …
Tôi xin chịu trách nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2013
Tác giả

Nguyễn Thành Sâm


MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Danh mục chữ viết tắt
Mục lục
Danh mục các bảng
Danh mục các hình
Chương 1: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ
CHO CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP ................................. 5
1.1. Tổng quan lý thuyết về quản lý vật tư trong doanh nghiệp ............................ 5

1.1.1. Khái niệm về vật tư và nội dung của quản lý vật tư ................................ 5
1.1.2. Khái niệm, nội dung về quản lý vật tư trong doanh nghiệp ..................... 5
1.1.3. Phân loại vật tư .................................................................................... 10
1.1.4. Phương pháp quản lý vật tư .................................................................. 14
1.1.5. Các chỉ tiêu đánh giá thực trạng công tác quản lý vật tư ....................... 29
1.1.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến thực trạng quản lý vật tư ........................... 30
1.2. Tổng quan thực tiễn quản lý vật tư trong doanh nghiệp ............................... 34
1.2.1. Thực trạng quản lý vật tư trong các doanh nghiệp ở Việt Nam ............. 34
1.2.2. Bài học kinh nghiệm về quản lý vật tư trong các doanh nghiệp ở một số
nước trên thế giới .......................................................................................... 35
Kết luận chương 1 ................................................................................................. 37
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ CHỦ YẾU TẠI
NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT .................................................................. 39
2.1. Giới thiệu chung về NMLD Dung Quất và công tác quản lý vật tư chủ yếu tại
NMLD Dung Quất ............................................................................................ 39
2.1.1. Giới thiệu về NMLD Dung Quất và Công ty TNHH MTV Lọc-Hóa dầu
Bình Sơn ....................................................................................................... 39
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty .............................................. 41
2.1.3. Sơ đồ công nghệ của NMLD Dung Quất .............................................. 44


2.1.4. Sơ đồ tổ chức của Công ty ................................................................... 48
2.1.5. Công tác quản lý vật tư chủ yếu tại NMLD Dung Quất ........................ 49
2.2. Phân tích thực trạng quản lý vật tư chủ yếu tại NMLD Dung Quất.............. 53
2.2.1. Quy mô HPXT/VTK ............................................................................ 54
2.2.2. Quản lý dự trữ ...................................................................................... 54
2.2.3. Công tác xây dựng mức vật tư.............................................................. 57
2.2.4. Công tác kế hoạch cung ứng ................................................................ 59
2.2.5. Công tác tổ chức cung ứng ................................................................... 59
2.3. Đánh giá chung về công tác quản lý vật tư chủ yếu tại NMLD Dung Quất .. 62

2.3.1. Mặt tốt và những nguyên nhân chủ yếu ................................................ 62
2.3.2. Mặt yếu kém và những nguyên nhân chủ yếu ....................................... 63
Kết luận chương 2 ................................................................................................. 65
Chương 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ CHỦ
YẾU TẠI NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT ................................................. 67
3.1. Mục tiêu và nhiệm vụ của công tác quản lý vật tư chủ yếu trong giai đoạn
2014-1016 ......................................................................................................... 67
3.2. Lựa chọn giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư chủ yếu ................... 67
3.3. Giải pháp cho công tác quản lý vật tư chủ yếu trong giai đoạn 2014-2016 .. 68
3.3.1. Đề xuất điều chỉnh lại bộ định mức lưu kho HPXT/VTK ..................... 68
3.3.2. Đề xuất thay đổi chính sách mua và sử dụng vật tư .............................. 77
3.3.3. Đề xuất xây dựng lại chính sách đãi ngộ hợp lý hơn ............................ 78
3.3.4. Đề xuất thành lập bộ phận tối ưu hóa tiêu hao vật tư trong sản xuất ..... 79
3.3.5. Đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư ................. 79
3.3.6. Đề xuất cải tiến thủ tục nội bộ .............................................................. 80
3.3.7. Đề xuất tăng số người trong công tác điều độ HPXT/VTK................... 80
Kết luận chương 3 ................................................................................................. 81
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

BSR

: Cơng ty TNHH MTV Lọc-Hóa dầu Bình Sơn

HPXT

: Hóa phẩm xúc tác

NMLD

: Nhà máy lọc dầu

Phòng ĐĐSX

: Phòng Điều độ sản xuất

Phịng SX

: Phịng Sản xuất

Phịng TCKT

: Phịng Tài chính kế tốn

Phịng TMTT

: Phịng Thương mại thị trường

Phịng VTư

: Phịng Vật tư

TSNH

: Tài sản ngắn hạn

VTK

: Vật tư khác


DANH MỤC CÁC BẢNG
STT

Tên bảng

Trang

Bảng 2.1: Cơ cấu sản phẩm của BSR ..................................................................... 41
Bảng 2.2: Danh mục các HPXT/VTK chủ yếu tại BSR.......................................... 53
Bảng 2.3: Giá trị HPXT/VTK ................................................................................ 54
Bảng 2.4: Năng lực kho chứa................................................................................. 55
Bảng 2.5: Hệ số tận dụng năng lực kho chứa HPXT/VTK ..................................... 55
Bảng 2.6: Theo dõi dự trữ các HPXT/VTK ........................................................... 57
Bảng 2.7: Theo dõi mức tiêu hao các HPXT/VTK ................................................. 58
Bảng 2.8: Theo dõi tồn kho HPXT/VTK năm 2012 ............................................... 59
Bảng 2.9: Hệ số nhịp nhàng cung ứng năm 2012 ................................................... 60
Bảng 2.10: Hệ số đồng bộ vật tư ............................................................................ 60
Bảng 2.11: Hệ số đảm bảo chủng loại vật tư .......................................................... 61
Bảng 2.12: Theo dõi giá trị lưu kho hằng tháng tại BSR ........................................ 63
Bảng 3.1: Điều chỉnh mức lưu kho tối thiểu các HPXT/VTK tiêu thụ thường xuyên . 70
Bảng 3.2: Áp dụng mơ hình tính tốn tiêu biểu cho trường hợp xúc tác RFCC ...... 74

Bảng 3.3: Tổng hợp thay đổi định mức cho các đề xuất cho vật tư chủ yếu ........... 76


DANH MỤC CÁC HÌNH
STT

Tên hình

Trang

Hình 1.1: Sơ đồ quản lý và sử dụng vật tư ............................................................... 8
Hình 1.2: Mơ hình Wilson ..................................................................................... 16
Hình 1.3: Mơ hình dự trữ chuyển dần dần ............................................................. 17
Hình 1.4: Mơ hình giá hàng thay đổi theo khối lượng hàng mua ............................ 18
Hình 1.5: Mơ hình tổng chi phí .............................................................................. 19
Hình 1.6: Trường hợp S1 < S(1)............................................................................... 20
Hình 1.7: Trường hợp S(1) < S1 .............................................................................. 20
Hình 1.8: Trường hợp D0(S(0)) < D1(S1) ................................................................. 21
Hình 1.9: Mơ hình dự trữ bảo hiểm ....................................................................... 26
Hình 2.1: Bản đồ vị trí nhà máy ............................................................................. 40
Hình 2.2: Sơ đồ cơng nghệ nhà máy ...................................................................... 44
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức Cơng ty BSR ................................................................... 48
Hình 3.1: Thay đổi dự trữ khi tiêu thụ tăng lên ...................................................... 71


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Vật tư trong doanh nghiệp công nghiệp là bộ phận của tư liệu sản xuất, được

sử dụng trong tồn bộ q trình hoạt động để tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp,
bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và dụng cụ.
Quản lý vật tư là một chức năng tổng hợp, gồm các công tác: lập kế hoạch
nhu cầu, tổ chức cung ứng, tổ chức dữ trữ và kiểm soát vật tư từ khi xác định nhu
cầu, lập kế hoạch mua sắm cho đến khi đưa vào sử dụng hay sản xuất. Quản lý vật
tư có mục tiêu là bảo đảm cho sản xuất liên tục, nhịp nhàng đồng thời tối thiểu chi
phí vật tư trong giá thành đơn vị sản phẩm, góp phần tạo ra hiệu quả chung của
doanh nghiệp. Công cụ chủ yếu của quản lý vật tư trong hầu hết các công tác nêu
trên là hệ thống mức tiêu hao và dự trữ vật tư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư, ngay từ khi mới
đưa vào vận hành thương mại, Công ty TNHH MTV Lọc-Hóa dầu Bình Sơn (BSR)
là đơn vị chủ quản của NMLD Dung Quất đã triển khai xây dựng và áp dụng công
tác quản lý vật tư nêu trên dựa theo một hệ thống định mức Kinh tế-Kỹ thuật. Hệ
thống này được nhà thầu EMC thuộc Viện nghiên cứu Dầu khí xây dựng, bao gồm
7 bộ định mức, trong đó có bộ định mức lưu kho mã số 07-LK chuyên về công tác
quản lý vật tư chủ yếu phục vụ sản xuất hằng ngày của Nhà máy mà cụ thể là quản
lý 145 loại hóa phẩm xúc tác (HPXT) và 9 loại vật tư khác (VTK) phục vụ sản xuất.
Dựa trên các số liệu thống kê trong năm đầu tiên vận hành sản xuất, bộ định
mức bước đầu đã xây dựng được các định mức về khối lượng dự trữ bảo hiểm, khối
lượng cho một lần đặt hàng, khối lượng lưu kho tối đa và thời điểm đặt hàng cho
từng hạng mục vật tư nhằm mục đích tối thiểu hóa chi phí lưu kho các loại vật tư
chủ yếu này. Bộ định mức được xây dựng dựa theo mô hình tuyến tính với các điều
kiện ràng buộc về dung tích kho và được tính tốn bằng cơng cụ hỗ trợ Lingo.
Vì bộ định mức lưu kho này đã được xây dựng cách đây 2 năm, khi mà Nhà máy
vừa xây dựng xong và mới đưa vào hoạt động, do đó cịn có một số hạn chế sau:


2
 Các số liệu thống kê để xây dựng định mức lúc đó chưa hồn chỉnh, chưa
đại diện do Nhà máy mới được đưa vào hoạt động, công tác vận hành chưa được ổn

định, mức tiêu hao các vật tư còn dao động với biên độ rộng;
 Nhà máy chưa vận hành hết công suất theo thiết kế, dẫn đến mức tiêu hao
các vật tư còn thấp so với khi Nhà máy vận hành ở 100-105% công suất thiết kế
như hiện nay;
 Thiếu nhiều thông tin đầu vào để làm cơ sở tính tốn như: mức độ ảnh
hưởng của chất lượng dầu thô đối với mức tiêu hao vật tư, thời gian mua hàng, đơn
giá vận chuyển, tầm quan trọng của từng loại vật tư đối với sản xuất (để phân
nhóm) .v.v.
Hiện nay, tính chất dầu thơ thay đổi theo chiều hướng bất lợi dẫn đến nhu cầu
của một số vật tư thay đổi mạnh, đồng thời Nhà máy vận hành ở công suất cao (100105% công suất thiết kế) cũng kéo theo nhu cầu sử dụng vật tư nhiều hơn. Do đó, yêu
cầu đặt ra là phải phát triển và hồn thiện lại cơng tác quản lý vật tư chủ yếu cho phù
hợp với tình hình hiện tại của Nhà máy, tối ưu hóa chi phí lưu kho, nhưng phải đảm
bảo chuẩn bị đủ vật tư chủ yếu cho Nhà máy vận hành liên tục, ổn định và hiệu quả,
đem lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty. Về lý thuyết quản lý vật tư, đặc biệt là
phương pháp xây dựng mức vật tư đã được đề cập trong giáo trình [03], nhưng những
nghiên cứu áp dụng cho NMLD Dung Quất kiểu như Nhà thầu EMC thuộc Viện Dầu
Khí thì chỉ mới lần đầu, và đến nay đã bộc lộ những hạn chế đã nêu.
Tất cả những điều trình bày trên cho thấy đề tài nghiên cứu hoàn thiện công
tác quản lý vật tư chủ yếu của Nhà máy lọc dầu Dung Quất là hết sức cấp thiết cả về
lý luận và thực tiễn.

2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu chủ yếu là xây dựng cơ sở khoa học cho những giải
pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư chủ yếu của NMLD Dung Quất, đáp ứng
với nhiệm vụ phát triển của Công ty trong thời gian tới. Cụ thể là cần phải hoàn
thiện lại các định mức về: khối lượng dự trữ, khối lượng cho một lần đặt hàng, khối
lượng lưu kho tối đa, thời điểm đặt hàng và hình thức mua hàng cho từng hạng mục


3

vật tư nhằm mục đích tối thiểu hóa chi phí lưu kho nhưng vẫn đảm bảo không làm
gián đoạn sản xuất do thiếu hụt vật tư.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Các giải pháp liên quan đến các công tác quản lý vật tư: quản lý dự trữ (kho),
lập kế hoạch mua vật tư chủ yếu mà cụ thể là 145 loại hóa phẩm xúc tác và 9 loại
vật tư chủ yếu khác (HPXT/VTK) phục vụ sản xuất giai đoạn 2014-2016.
Phạm vi nghiên cứu: là các thông tin về quản lý vật tư trong doanh nghiệp
công nghiệp nói chung, chủ yếu là ở NMLD Dung Quất, giúp ích cho việc phân tích
và đề xuất giải pháp, gắn với thời gian 2010-2016.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Tổng quan các cơng trình nghiên cứu đã cơng bố về quản lý vật tư trong
doanh nghiệp, nhằm khẳng định tính cấp thiết về lý luận và thực tiễn của đề tài, tạo
tiền đề cho phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý vật tư chủ
yếu NMLD Dung Quất;
Phân tích thực trạng cơng tác quản lý vật tư chủ yếu phục vụ sản xuất ở
NMLD Dung Quất giai đoạn 2010-2012;
Nghiên cứu đưa ra các giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý vật tư chủ
yếu phục vụ sản xuất hằng ngày tại NMLD Dung Quất đáp ứng nhiệm vụ phát triển
của Công ty trong giai đoạn 2014-2016.

5. Phương pháp nghiên cứu
Số liệu: sử dụng số liệu thống kê trong giai đoạn 2010-2013 để làm cơ sở
phát triển và hồn thiện cơng tác quản lý vật tư chủ yếu phục vụ sản xuất;
Phương pháp: nghiên cứu lựa chọn các mơ hình điều khiển dự trữ mà đặc
biệt là mơ hình Wilson (EOQ), kỹ thuật phân tích ABC, kỹ thuật phân tích SDE…,
đồng thời kế thừa và phát triển mơ hình đang áp dụng trong bộ định mức hiện tại để
đề xuất các giải pháp quản lý vật tư chủ yếu phục vụ sản xuất phù hợp hơn với

nhiệm vụ phát triển của Công ty;
Sử dụng các phần mềm tuyến tính để tính tốn tối ưu.


4

6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
 Ý nghĩa khoa học
Đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư chủ yếu phục vụ sản
xuất hằng ngày tại NMLD Dung Quất chi tiết hơn và thực tế hơn;
Đề xuất lại bộ định mức lưu kho HPXT/VTK;
Lập mơ hình sao cho dễ dàng cập nhật và điều chỉnh định mức hằng năm.
 Ý nghĩa thực tiễn
Đưa ra các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý HPXT/VTK phục vụ sản
xuất hằng ngày tại NMLD Dung Quất cho phù hợp với nhiệm vụ phát triển của
Công ty;
Tập trung nghiên cứu và xây dựng lại bộ định mức lưu kho HPXT/VTK
nhằm đảm bảo HPXT/VTK được lưu trữ trong giới hạn tối ưu nhất để giảm thiểu
chi phí lưu kho mà vẫn đảm bảo dự trữ đủ HPXT/VTK cho Nhà máy vận hành liên
tục, ổn định và hiệu quả.

7. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và 3 chương, luận văn được
trình bày trong 83 trang, 16 bảng biểu, 13 hình vẽ.
Chương 1: Tổng quan lý thuyết và thực tiễn về quản lý vật tư cho các doanh
nghiệp sản xuất công nghiệp;
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý vật tư chủ yếu tại Nhà máy lọc dầu
Dung Quất;
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư chủ yếu tại NMLD
Dung Quất.

Các kiến thức áp dụng để nghiên cứu và hồn thiện cơng tác quản lý vật tư
chủ yếu của Nhà máy được tập hợp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, tuy nhiên vẫn
chưa thể nói là hoàn thiện hay kinh tế nhất được, tác giả rất mong nhận được nhiều
góp ý của các thầy cơ, độc giả để có thể đưa ra các giải pháp hồn thiện hơn.


5

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ
CHO CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP
1.1. Tổng quan lý thuyết về quản lý vật tư trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm về vật tư và nội dung của quản lý vật tư
Theo giáo trình [2], vật tư trong doanh nghiệp công nghiệp là bộ phận của tư
liệu sản xuất, được sử dụng trong tồn bộ q trình hoạt động để tạo ra sản phẩm của
doanh nghiệp, bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và dụng cụ.
Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều
loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những chủng loại hàng
hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú. Để sản xuất ra các sản
phẩm hàng hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Cho dù là một vật tư
nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới
chất lượng sản phẩm.
Vật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá
trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của lao
động, vật tư bị tiêu hao tồn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra
hình thái vật chất của sản phẩm. Vật tư là yếu tố đầu tiên của quy trình sản xuất,
nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy trình sản
xuất trong mỗi doanh nghiệp.

1.1.2. Khái niệm, nội dung về quản lý vật tư trong doanh nghiệp

a. Khái niệm quản lý vật tư
Trong các giáo trình [9], [2] cịn thiếu các định nghĩa đầy đủ về quản lý vật
tư. Theo học viên, Quản lý vật tư là hệ thống các nhiệm vụ về định mức, lập kế
hoạch cung ứng, tổ chức quá trình cung ứng và dự trữ, thống kê phân tích sử dụng
vật tư, kiểm tra kiểm sốt sử dụng vật tư…
Nói cách khác, quản lý vật tư là một chức năng tổng hợp, gồm các công tác:
xây dựng và quản lý mức, lập kế hoạch nhu cầu, tổ chức cung ứng, tổ chức và kiểm
sốt dữ trữ …, có nội dung cụ thể được trình bày sau đây.


6

b. Nội dung quản lý vật tư
 Xây dựng và quản lý các mức vật tư:
Theo công dụng mức vật tư được chia ra các loại:
 Mức tiêu hao trong q trình cơng nghệ: là mức tiêu thụ tối đa trong quá
trình sản xuất để tạo ra một đơn vị sản phẩm. Mức tiêu hao này được sử dụng để
kiểm sốt chi phí trong sản xuất, tính tốn giá thành sản phẩm, làm cơ sở để xác
định nhu cầu vật tư;
 Mức tiêu hao trong quá trình cung cấp: là mức hao hụt tối đa (nếu có) có
thể chấp nhận được. Mức này thường được sử dụng để kiểm soát hao hụt trong quá
trình cung cấp;
 Mức dự trữ: là các mức tối thiểu và tối đa để dự trữ vật tư đảm bảo cung
ứng cho sản xuất. Các mức này được sử dụng để kiểm sốt chi phí dự trữ vật tư,
thiết bị, nguyên vật liệu.
Quản lý các mức vật tư là tổng thể các công tác theo dõi, thống kê, phân tích
chất lượng mức áp dụng, sửa đổi bổ sung mức cho phù hợp với sự thay đổi của điều
kiện sản xuất.
 Lập kế hoạch nhu cầu:
Căn cứ vào các phương pháp dự đoán nhu cầu sử dụng của vật tư, bộ phận

lập kế hoạch vật tư sẽ đưa ra kế hoạch để mua vật tư. Các nội dung trong công tác
lập kế hoạch nhu cầu bao gồm:
 Xác định danh mục vật tư cần mua trong giai đoạn cần lập kế hoạch,
thường là mỗi năm 1 lần;
 Dự đoán nhu cầu sử dụng cho cả năm;
 Xây dựng nguồn kinh phí hằng năm.
Các phương pháp dự đốn nhu cầu có thể là:
 Dựa theo nhu cầu của năm trước;
 Dựa theo định mức tiêu hao và kế hoạch của năm kế tiếp;
 Các phương pháp thống kê, hiệu chỉnh, dự phòng .v.v.
 Tổ chức cung ứng:


7
Căn cứ vào nhu cầu đã được xác lập cho cả năm, bộ phận cung ứng sẽ phối
hợp với bộ phận lập kế hoạch và các bộ phận khác liên quan để triển khai mua hàng.
Có nhiều hình thức triển khai mua hàng, cụ thể như sau:
 Ký hợp đồng nguyên tắc cho cả năm về khối lượng, đơn giá, thời gian
giao hàng. Trên cơ sở nhu cầu sử dụng hằng tháng, hằng quý, bộ phận lập kế hoạch
sẽ phối hợp với bộ phận mua hàng phát hành các đơn hàng nhỏ dựa theo các nội
dung của hợp đồng nguyên tắc để mua hàng;
 Dựa trên kế hoạch sản xuất chi tiết hằng quý, hằng tháng, bộ phận lập kế
hoạch tiến hành bóc tách khối lượng vật tư để mua hằng quý, hằng tháng theo các
đơn hàng riêng lẽ;
 Triển khai mua theo nhu cầu phát sinh thực tế .v.v.
Yêu cầu đặt ra là:
 Bộ phận lập kế hoạch phải đề xuất kế hoạch và hình thức mua hàng phù
hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Xác định được các thông số tối ưu về
khối lượng cho một lần đặt hàng, khối lượng dự trữ an toàn, thời điểm mua hàng để
đảm bảo tối ưu hóa chi phí lưu kho. Thông thường các thông số này đã được quy

định theo định mức lưu kho vật tư;
 Bộ phận mua hàng phải tham mưu và triển khai các hình thức mua hàng
phù hợp, đảm bảo thuận tiện trong công tác mua hàng, tiết kiệm thời gian, nhân lực,
chi phí, đáp ứng nhanh tiến độ sản xuất.
 Tổ chức dữ trữ, kiểm soát, bảo quản và cấp phát vật tư:
Đây là giai đoạn vật tư đã được mua về kho, bộ phận quản lý kho phải tiến
hành tiếp nhận, kiểm tra, nghiệm thu, nhập kho, bảo quản và cấp phát cho sản xuất.
Các cơng tác chính trong giai đoạn này bao gồm:
 Giao nhận: vật tư nhận về phải đảm bảo đúng chủng loại, đúng số lượng,
đạt chất lượng;
 Bảo quản: công tác bảo quản, lưu kho phải đảm bảo an tồn, phịng chống
cháy nổ, vật tư khơng bị hư hỏng, mất phẩm chất;


8
 Cấp phát: công tác này thông thường thực hiện theo nhu cầu sử dụng thực
tế của sản xuất, phụ thuộc nhiều vào kế hoạch sản xuất chi tiết của doanh nghiệp.
Công tác quản lý sổ sách được thực hiện cẩn thận trong giai đoạn này, bộ
phận quản lý vật tư phải phối hợp với bộ phận kế toán để quản lý các số liệu sau
một cách chính xác:
 Thẻ kho;
 Bảng báo cáo Xuất-Nhập-Tồn;
 Kiểm kê định kỳ.
Bộ phận kế
hoạch
- Lập kế hoạch
nhu cầu

Bộ phận sản
xuất

- Sử dụng vật tư

Bộ phận kế
tốn
- Sổ sách, chi
phí, giá thành

Bộ phận mua
hàng
- Tổ chức cung
ứng

Kho vật tư
- Dự trữ, kiểm
soát, bảo quản,
cấp phát vật tư
(nguồn:BSR).

Hình 1.1: Sơ đồ quản lý và sử dụng vật tư
Theo dõi sử dụng vật tư:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất chi tiết, bộ phận sản xuất sẽ yêu cầu bộ phận
kho cấp phát vật tư đảm bảo tiến độ sản xuất.
Các tiêu hao vật tư thực tế sẽ được báo về bộ phận lập kế hoạch để theo dõi
và lập kế hoạch mới, điều chỉnh kế hoạch cũ nếu có thay đổi lớn .v.v.


9
Sơ đồ trao đổi thông tin giữa các bộ phận quản lý và sử dụng vật tư được
mô tả tại Hình 1.1.
Xét về phương diện kinh tế, quản lý vật tư là phải đảm bảo cung ứng đủ vật

tư cho hoạt động sản xuất đồng thời phải đảm bảo tối thiểu hóa chi phí đầu tư vào
các loại vật tư này phù hợp với tình hình kinh tế của doanh nghiệp cũng như năng
lực của kho chứa hiện có.
Để có được vật tư dự trữ tại kho, doanh nghiệp phải trải qua nhiều khâu, từ
việc làm thủ tục giấy tờ cho đến việc vận chuyển, giao nhận, nhập kho, bảo quản và
đưa vào sử dụng. Tất cả các khâu này đều gắn liền với những chi phí nhất định, ta
gọi đó là chi phí tạo ra dự trữ.
Chi phí tạo ra dự trữ được xem xét đến ở đây là tồn bộ các chi phí liên quan
trực tiếp hay gián tiếp phát sinh từ lúc bắt đầu mua bán vật tư cho tới khi đưa vật tư
vào sản xuất và có tính đến tổn thất do thiếu thừa dự trữ.
Tổng chi phí tạo ra dự trữ bao gồm những chi phí sau đây:
 Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng ở đây được hiểu là các chi phí cố định cho một lần đặt hàng
như: giấy tờ, hóa đơn, điện thoại, giao dịch, tiếp nhận, kiểm kê, thực hiện các thủ
tục nội bộ .v.v. Nó khơng phụ thuộc vào số lượng hàng hóa đặt mua và được xem
như khơng đổi theo các lần đặt hàng.
 Chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng thơng thường bao gồm: chi phí hàng hóa, đóng gói, vận
chuyển, bảo hiểm .v.v. để nhà cung ứng thực hiện để giao hàng tại một địa điểm
quy định trước. Chi phí này phụ thuộc vào khối lượng mỗi lần đặt mua.
 Chi phí bảo quản dự trữ
Loại chi phí này bao gồm: thuế sử dụng đất làm kho, tiền thuê kho (nếu có),
hao hụt do dự trữ, chi phí bảo quản, chi phí sử dụng vốn lưu kho .v.v. Mức chi phí
này tỷ lệ thuận với lượng vốn đầu tư.
 Chi phí do thiếu hụt dự trữ
Đây là trường hợp kho hết hàng, không đủ nguyên vật liệu để cung cấp cho


10
sản xuất gây gián đoạn sản xuất, hoặc không đủ sản phẩm để giao cho khách hàng

gây mất uy tín đối với khách hàng… Loại chi phí này tùy thuộc vào từng tình huống
nhất định và rất khó xác định.
Phần lớn các trường hợp ta không thể xác định được loại chi phí này, ví dụ như:
lợi nhuận mất đi do khách hàng không tin tưởng vào khả năng cung cấp của doanh
nghiệp và đi tìm các nhà cung ứng khác; Các ảnh hưởng đến khả năng quốc phịng hay
tính mạng con người khi thiếu hụt nguồn cung ứng hậu cần trong quân đội.
Trong một vài tình huống nhất định, chúng ta cũng có thể xác định được loại
chi phí này, ví dụ như: thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất gây gián đoạn sản xuất,
giảm lợi nhuận, trong trường hợp này doanh nghiệp có thể xoay xở được nếu có
nguồn ngun vật liệu bên ngồi với giá cao song vẫn đáp ứng được tiến độ sản
xuất, giảm thiểu thiệt hại do gián đoạn sản xuất thì doanh nghiệp cũng có thể xem
xét mua nguồn nguyên vật liệu này để duy trì tiến độ sản xuất và kế hoạch cung
ứng. Chi phí mua hàng giá cao này có thể đánh giá được.
Trên đây là các chi phí chủ yếu mà bất cứ doanh nghiệp nào muốn tồn tại để
phải đầu tư quan tâm sát sao.

1.1.3. Phân loại vật tư
Phân loại vật tư là chia tổng thể vật tư trong doanh nghiệp ra các nhóm
(loại), căn cứ vào những đặc điểm nhất định, phục vụ cho những mục đích cụ thể
của quản lý. Theo giáo trình [9], sách [12] và trang web [16] thì có các cách phân
loại vật tư như sau:

a. Phân loại theo công dụng
 Vật tư là tư liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản
xuất, bao gồm:
 Các máy móc, thiết bị sản xuất;
 Các phương tiện vận chuyển;
 Các thiết bị truyền dẫn năng lượng;
 Các thiết bị dùng cho quản lý;
 Các phụ tùng thay thế .v.v.

11
Theo học viên, vật tư với tư cách là tư liệu lao động được xem xét trong cách
phân loại này chỉ là những tư liệu lao động giá trị thấp hoặc thời gian sử dụng dưới
1 năm, theo chuẩn của Bộ Tài Chính.
 Vật tư là đối tượng lao động: bao gồm những yếu tố sau:
 Nguyên- vật liệu;
 Nhiên liệu;
 Năng lượng;
 Hóa phẩm, xúc tác, bao bì;
 Bán thành phẩm mua ngoài v.v.
Theo học viên, cần phân biệt nguyên liệu và vật liệu: nguyên liệu là những
sản phẩm mua từ doanh nghiệp khai thác, chưa qua chế biến ví dụ như dầu thơ, than
đá, cát sỏi…; Cịn vật liệu là sản phẩm mua từ các doanh nghiệp chế biến: sắt thép,
gạch, hóa phẩm, chất xúc tác…

b. Phân loại theo vai trò tạo ra sản phẩm
Theo cách phân loại này, người ta chia ra thành nguyên vật liệu chính và
nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên cách hiểu “chính”, “phụ” trong thực tiễn có thể khác
nhau. Theo học viên, cần hiểu:
 Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau q trình gia cơng sẽ
trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm;
 Nguyên vật liệu phụ: là những vật tư không trực tiếp cấu thành sản phẩm
nhưng lại khơng thể khơng có hoặc thiếu trong sản xuất. Nó đóng vai trị là chất đốt
cung cấp năng lượng cho q trình cơng nghệ, chất xúc tác, chất trang trí, được sử
dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm bảo đảm sản phẩm có chất lượng định
trước. Như vậy, nhiên liệu (chất đốt) thực chất là một loại vật liệu phụ. Tuy nhiên
nó có các tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu
thơng thường. Trong lĩnh vực quản lý chi phí giá thành tuỳ theo từng doanh nghiệp

mà có thể tách nhiên liệu làm khoản mục riêng hay coi nhiên liệu là ngun vật liệu
phụ. Theo học viên, “chính” hay “phụ” ln gắn với q trình cơng nghệ nhất định,
vì “chính” với quá trình này nhưng lại là “phụ” đối với quá trình kia. Trong luận


12
văn này chỉ xem xét các vật tư phục vụ cho q trình cơng nghệ tạo ra xăng dầu
thương phẩm.

c. Phân loại theo tầm quan trọng của vật tư
Tùy vào chức năng và mức độ tổn thất nếu xảy ra thiếu hụt mà người ta chia ra:
 Vật tư sống cịn: đây là loại vật tư khơng thể thiếu hụt trong bất kỳ tình
huống nào;
 Vật tư chủ yếu: loại vật tư này có thể chấp nhận thiếu hụt trong một thời
gian ngắn;
 Vật tư thông dụng: thiếu hụt loại vật tư này khơng gây ảnh hưởng gì nhiều
tuy nhiên nó lại chiếm nhiều nguồn lực, do đó doanh nghiệp phải kiểm soát nghiêm
ngặt loại vật tư này.

d. Phân chia theo mức độ sẵn có
 Vật tư khan hiếm: đây là loại vật tư có độ khan hiếm cao, ít có hoặc độc
quyền trên thị trường, được doanh nghiệp quản lý nghiêm ngặt ở mức cao nhất, dự
trữ luôn luôn cao để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp;
 Vật tư khó mua: đây là loại vật tư giao dịch có phần khó khăn trên thị
trường do độc quyền hay do vị trí địa lý xa xơi…, tuy nhiên vẫn có thể mua được,
doanh nghiệp phải chuẩn bị đủ dự trữ để dùng;
 Vật tư sẵn có: loại này có sẵn trên thị trường và dễ mua, doanh nghiệp chỉ
cần lưu trữ ở mức tối thiểu.

e. Phân loại theo phương pháp A-B-C

Kỹ thuật phân tích này dựa trên nguyên tắc Pareto, nhà kinh tế học người
Italia vào thế kỷ 19. Theo đó, tồn bộ hàng dự trữ được chia thành 3 nhóm A, B, C
tương ứng với giá trị hằng năm của chúng.
 Nhóm A: bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hằng năm cao nhất,
chiếm khoảng 70-80% tổng giá trị hàng dự trữ. Nhưng về mặt số lượng thì thường
chỉ chiếm khoảng 15% tổng số hàng dự trữ;
 Đối với nhóm này, doanh nghiệp cần phải:


13
 Kiểm sốt thường xun và nghiêm ngặt để có những phản ứng kịp thời
với nhu cầu sử dụng;
 Ước tính nhu cầu cần chắc chắn để tránh quá thiếu hoặc quá thừa dự trữ;
 Giữ mức dự trữ thấp do chi phí dự trữ cao;
 Được quản lý bởi cấp lãnh đạo cao nhất vì có chi phí cao.
 Nhóm B: bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hằng năm ở mức trung
bình, từ 15% đến 25% tổng giá trị hàng dự trữ. Nhưng về số lượng, nhóm này
chiếm khoảng 30-35% tổng số hàng dự trữ;
 Đối với nhóm này, doanh nghiệp cần phải:
 Kiểm sốt ở mức vừa phải;
 Mua theo nhu cầu chắc chắn để tránh quá thiếu hoặc quá thừa dự trữ;
 Giữ mức dự trữ vừa phải;
 Được quản lý bởi cấp lãnh đạo cấp trung.
 Nhóm C: bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hằng năm nhỏ, chỉ
bằng 5% tổng giá trị hàng dự trữ. Tuy nhiên, lượng hàng dự trữ thuộc nhóm C lại
chiếm tỷ trọng lớn nhất, có thể lên tới 55% tổng số hàng dự trữ.
 Đối với nhóm này, doanh nghiệp cần phải:
 Kiểm soát chỉ ở mức tương đối;
 Mua dựa trên ước tính nhu cầu sử dụng;
 Giữ mức dự trữ cao.

Kỹ thuật phân tích A-B-C thường được các doanh nghiệp áp dụng vì:
 Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần nhiều hơn nhóm C, do đó
phải được ưu tiên đầu tư thích đáng;
 Cần kiểm sốt chặt chẽ về mặt số lượng đối với các loại hàng thuộc nhóm
A và thường xun thiết lập những báo cáo chính xác tình hình dự trữ thuộc nhóm
này nhằm đảm bảo khả năng an tồn trong q trình sản xuất kinh doanh.
Khi tiến hành dự báo nhu cầu vật tư, có thể áp dụng các phương pháp khác
nhau cho những nhóm hàng khơng giống nhau. Trong đó, nhóm A cần được dự báo
cẩn thận hơn các nhóm khác.


14
Tóm tại, có rất nhiều cách để phân loại vật tư đã được nêu trong các giáo
trình. Nhưng theo học viên, các tiêu chí (đặc điểm) để nhận dạng các loại vật tư
trong các cách đều thiếu rõ ràng, khiến thiếu các loại, khó phân biệt các loại với
nhau. Ví dụ trong cách phân loại kiểu c, nếu có loại “vật tư chủ yếu” thì phải có loại
vật tư “vật tư khơng chủ yếu”; Nếu có loại “vật tư thơng dụng” thì phải có loại “vật
tư khơng thơng dụng”. Vật tư chủ yếu cần được hiểu bao gồm các đặc điểm dùng
thường xuyên với tỷ trọng lớn về vật chất cũng như giá trị hoặc khó khăn phức tạp
trong cung cấp (xa, khan hiếm…). Đối với NMLD Dung Quất, vật tư chủ yếu chính
là 10 loại hóa phẩm xúc tác có các đặc điểm như trên cũng như các vật tư như bao
đóng gói sản phẩm hạt nhựa Polypropylene (PP), màng phủ kiện sản phẩm PP,
pallet… Trong luận văn, học viên sử dụng khái niệm này để giải quyết các nhiệm
vụ đã đề ra.

1.1.4. Phương pháp quản lý vật tư
Khái niệm phương pháp quản lý vật tư hầu như chưa được nêu trong các giáo
trình. Nhưng theo nghĩa chung của phương pháp quản lý, thì học viên cho rằng: đó
là tổng thể của những quan điểm, mơ hình tốn, thơng tin, công cụ xử lý thông tin,
kỹ năng chuyên môn … cho phép giải quyết từng nhiệm vụ của quản lý vật tư.

Với định nghĩa đó, phương pháp quản lý vật tư là một khái niệm rộng, nhiều
đặc trưng. Tuy nhiên, theo học viên đặc trưng quan trọng nhất để phân biệt các
phương pháp quản lý vật tư là mô hình tốn.
Mơ hình tốn là hệ thống những phương trình và bất đẳng thức mô tả mục
tiêu và các điều kiện ràng buộc, cho phép xác định các thông số phục vụ cho quá
trình quản lý vật tư, như: mức tiêu hao, mức dự trữ, lượng mua tối ưu, lượng dự trữ
tối ưu, thời điểm mua tối ưu…
Như vậy mô hình tốn là cơ sở cho việc ra những quyết định mang tính định
lượng mà tất cả các nhiệm vụ quản lý phải hướng tới, trong đó có quản lý vật tư.
Mơ hình tốn cũng phản ánh căn cứ khoa học ở những cấp độ và điều kiện khác
nhau đòi hỏi người quản lý phải lựa chọn, cũng như hoàn thiện trong xử lý các
thông tin đầu vào và bản thân mơ hình. Những mơ hình tốn của lý thuyết ngày nay


15
càng có điều kiện áp dụng cũng như hồn thiện nhờ những thành tựu của công nghệ
thông tin. Với những lý do đó, trong luận văn này học viên xem phương pháp quản
lý vật tư căn cứ theo đặc trưng mơ hình tốn (sau đây gọi tắt là “mơ hình”) áp dụng
trong nhiệm vụ lập kế hoạch cung ứng và quản lý dự trữ.
Theo tài liệu giáo khoa [10] thì có các mơ hình tiêu biểu sau đây:

a. Mơ hình dự trữ Wilson
Mơ hình này chấp nhận giả thiết nhu cầu hằng năm đối với loại hình dự trữ
được xác định trước và không đổi, cường độ tiêu thụ dự trữ (nhu cầu) trong một đơn
vị thời gian cũng không đổi, khơng có sự thiếu hụt dự trữ, các lơ hàng được vận
chuyển một lần và đơn giá dự trữ không phụ thuộc vào số lượng đặt hàng đồng thời
giữ nguyên trong 1 năm. Trong trường hợp này người ta chỉ quan tâm đến chi phí
đặt hàng và chi phí bảo quản.
Ký hiệu:
Q

: số lượng dự trữ cần sử dụng trong một năm;

S

: số lượng dự trữ cho 1 lần đặt hàng;

S*

: số lượng dự trữ tối ưu cho 1 lần đặt hàng;

C

: đơn giá dự trữ (không thay đổi theo số lượng đặt mua và cố
định trong 1 năm;

I

: hệ số chi phí bảo quản;

N

: số lần đặt hàng trong 1 năm;

D

: tổng chi phí tạo ra dự trữ;

A

: chi phí cố định cho 1 lần đặt hàng;

L

: thời gian vận chuyển hàng;

B

: điểm đặt hàng;

Z

: mức dự trữ trung bình trong kho ứng với khối lượng đặt hàng
tối ưu.

Theo mơ hình Wilson hay cịn gọi là mơ hình điểm đặt hằng kinh tế
(EOQ) thì khối lượng tối ưu cho một lần đặt hàng được tính như sau:


16

∗

2

=

(1.1)

Số lượng đơn hàng cần thực hiện trong 1 năm là:

∗

=

∗

=

(1.2)

2

Mức dự trữ trung bình trong kho ứng với khối lượng đặt hàng tối ưu là:
∗

=

2

=

(1.3)

2

Tổng chi phí cực tiểu ứng với khối lượng đặt hàng tối ưu là:
∗

=

∗

+

2

=

2

(1.4)

Trong thực tế việc đặt hàng và chuyên chở sẽ mất một thời gian nhất định, do
đó đơn hàng phải được đặt trước khi mức dự trữ trong kho xuống bằng 0. Như vậy
điểm đặt hàng sẽ được tính như sau:
=

=

∗ ∗

(1.5)

Mơ hình Wilson có dạng như Hình 1.2.
Giá trị
D
ICS/2

AQ/S
0

S

Hình 1.2: Mơ hình Wilson
Theo học viên, đây là mơ hình cơ bản nhất để xác định khối lượng hàng đặt
mua hợp lý sao cho mức chi phí lưu kho là nhỏ nhất mà vẫn đảm bảo cung ứng đủ
vật tư. Tuy nhiên trong thực tế sản xuất không phải lúc nào cũng hội đủ các yếu tố
thuận lợi như phần giả thuyết đặt ra ở trên. Do đó, để áp dụng mơ hình này, doanh


17
nghiệp cần phải tính tốn thêm đến các u tố ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư thực tế
và có biện pháp dự phịng hợp lý.

b. Mơ hình dự trữ chuyển dần dần
Tiếp tục phát triển mơ hình bài tốn nêu trên, nhưng giả sử các lô hàng được
vận chuyển dần dần cùng với quá trình tiêu thụ dự trữ. Giả sử công suất của nhà
máy là Ψ mỗi năm, nhu cầu cố định hằng năm vẫn là Q. Rõ ràng hệ thống kho chỉ
hoạt động khi Ψ >Q.
Ta cần xác định khối lượng dự trữ tối ưu S* sao cho tổng chi phí tạo ra dự trữ
là nhỏ nhất. Giá trị S* tối ưu được xác định theo công thức sau:
∗

Ψ
Ψ−Q

2

=

(1.6)

Số lần đặt hàng tối ưu là:
∗

=

(1.7)

∗

Điểm đặt hàng là:
=

=

∗ ∗

(1.8)

Mơ hình trữ chuyển dần dần có dạng như Hình 1.3.
Sản phẩm
Đường cung cấp

(1 −

)
Ψ
Thời gian
Td

Tp
t

Đường tiêu thụ

Hình 1.3: Mơ hình dự trữ chuyển dần
dần