Một số biện pháp trong công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS thiết ống

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HĨA

PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BÁ THƯỚC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU
TRỮ Ở TRƯỜNG THCS THIẾT ỐNG

Người thực hiện: Hoàng Ngọc Hải
Chức vụ: Nhân viên
Đơn vị công tác: Trường THCS Thiết Ống
SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư

Mục lục

THANH HÓA NĂM 2021


MỤC LỤC
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.
2.1.
2.2.
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3

2.3.
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.

2.3.4.
2.3.5.
2.3.6.
2.4.

Mở đầu
Lý do chọn đề tài
Mục đích nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu
Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
Cơ sở lý luận
Thực trạng vấn đề
Khái quát về tình hình nhà trường
Thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Thiết
Ống trước năm học 2019-2020
Nguyên nhân hạn chế, tồn tại
Các giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư – lưu
trữ tại trường THCS Thiết Ống
Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư – lưu trữ
Giải pháp 2: Tham mưu với BGH nhà trường trong việc nâng
cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của
công tác văn thư – lưu trữ
Giải pháp 3: Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường tăng

cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn
thư, lưu trữ
Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ
Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác
văn thư, lưu trữ
Giải pháp 6: Lập hồ sơ theo quy định; Trình tự lập hồ sơ theo
quy định để theo dõi
Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo
dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường

3.

Kết luận, kiến nghị

3.1.
3.2.

Kết luận
Kiến nghị
Tài liệu tham khảo

Trang
1
1
1
2
2
2
2

3
3
4
5
6
6
6

7
7
8
8
17
19
19
20


1

1. Mở đầu
1.1 Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực từ công việc
chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền đến đến việc soạn thảo, lưu
trữ, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó vai trị của cơng tác văn thư – lưu
trữ tại các nhà trường là vơ cùng cần thiết góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng đang là mục tiêu chính của
nhà nước ta hiện nay về cải cách nền hành chính.
Sau khi nghiên cứu Thơng tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22 tháng 8 năm
2018 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định

chất lượng giáo dục và công nhận Đạt chuẩn Quốc gia đối với trường trung học cơ
sở, trường trung học phổ thơng và trường phổ thơng có nhiều cấp [1]. Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ [2]; Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ [3]; Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác Văn thư
[4]; Kế hoạch số 60/PGDĐT ngày 01/03/2021 của Trưởng phịng GD&ĐT về
Cơng tác Văn thư - Lưu trữ ngành Giáo dục huyện Bá Thước. Tôi nhận thấy đây là
việc khó khăn đối với trường chúng tơi. Trong những khó khăn đó có việc thiết lập
hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định. Đây là cơng
việc địi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng
loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả.
Trong q trình làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ, tơi mới thấy hết những khó
khăn, trở ngại trong q trình làm cơng việc này. Thực tế việc giao, nhận văn bản,
công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ cơng, sắp xếp khơng khoa học. Số
lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất
là một vấn đề không dễ dàng.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi với chức năng nhiệm vụ là nhân
viên Thiết bị - Thư viện kiêm nhiệm công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường, luôn
luôn tư duy, trăn trở suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc hàng
ngày đạt kết quả cao, sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và thuận
lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia. Chính vì vậy bản thân tơi đã mạnh
dạn chọn đề tài “Một số giải pháp trong công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường
THCS Thiết Ống” để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, sắp xếp hồ sơ lưu
trữ trong nhà trường với mục tiêu trường đạt chuẩn Quốc gia.
1.2 Mục đích nghiên cứu
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia.
Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể
thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó địi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân
bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.

Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là
giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn


2

chấp hành chỉ đạo của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện và có mối quan hệ với
các cơ quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
hay giải quyết cơng việc, địi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính
Văn thư - Lưu trữ. Do đó để đảm bảo thơng suốt trong giải quyết cơng việc cần
phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan
trọng nhất là cơng tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà
trường phải thực hiện.
Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên bản thân của
cán bộ văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm,
vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó
thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì cơng việc lúc nào cũng trơi chảy và
đạt hiệu quả cao.
1.3. Đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp trong công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường THCS Thiết
Ống đạt chuẩn Quốc gia.
1.4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát, nghiên cứu, khảo sát thực tế.
Phương pháp đối chiếu, phân tích.
Phương pháp thống kê, tổng hợp.
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công
tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn

bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,
quản lý và sử dụng con dấu. Trong q trình thực hiện các nội dung cơng việc công
tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các u cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí
mật, hiện đại.
Cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Cơng tác lưu trữ bao gồm
những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu
lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác
lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một
sự việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong q trình giải
quyết cơng việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình cơng tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp
cho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian


3

được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công
việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải
được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan
trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý
hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định,
như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành cơng việc khơng bị lãng qn, giảm
bớt phiền hà cho người thực hiện công việc.
2.2. Thực trạng của vấn đề.
2.2.1. Khái quát về tình hình nhà trường
- Trường THCS Thiết Ống ở trên địa bàn Phố Đồng Tâm 1, xã Thiết Ống,

huyện Bá Thước, có diện tích 7.703m2. Trường được thành lập năm 1963. Sau nhiều
lần đổi tên, sáp nhập, ngày 27/10/1994 thực hiện theo Quyết định số
2074/TCUBTH về việc tách và mở trường năm học 1994-1995 của Chủ tịch
UBND tỉnh Thanh Hóa, nhà trường mang tên: Trường THCS Thiết Ống.
- Trường THCS Thiết Ống là đơn vị có số lượng học sinh đơng nhất trên địa
bàn huyện. Năm học 2019-2020, tổng số học sinh 443 em: Lớp 6 (3 lớp):128 HS;
Lớp 7 (3 lớp): 116 HS; Lớp 8 (3 lớp): 105; Lớp 9 (3 lớp): 94 HS
- Đội ngũ CB, GV, NV nhà trường năm học 2019-2020, tổng số CB, GV, NV
là 23 đồng chí: Trong đó: QL: 02; GV văn hóa + Tổng PTĐ: 19; Nhân viên: 2 (Kế
toán 1; thiết bị: 1); CB, GV, NV có trình độ đại học: 21 đồng chí.
- Trường THCS Thiết Ống là một trong những đơn vị có truyền thống dạy
tốt và học tốt của huyện nhà, từ năm học 2011- 2012 đến nay, nhà trường liên tục
đạt danh hiệu trường tiên tiến cấp huyện; Được UBND tỉnh tặng bằng khen. Mỗi
năm có từ 02 đến 06 giáo viên giỏi, CSTĐ cấp huyện; 30 đến 75 học sinh đạt giải
HSG các cấp và cơ bản luôn đứng trong tốp 4 đơn vị dẫn đầu về chất lượng bồi
dưỡng học sinh giỏi cấp cụm và cấp huyện.
- Điều kiện CSVC năm học 2019-2020: Phòng học 14 phòng; nhà hiệu bộ: 3
phòng; thư viện: 3 phòng nhà tạm; nhà học bộ mơn: Chưa có. Đồ dùng dạy học: 1
bộ tạm đủ cho việc giảng dạy 4 khối lớp.
2.2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Thiết Ống trước
năm học 2019-2020
- Nhà trường chưa có nhân viên Văn thư - Lưu trữ, công việc do nhân viên
Thiết bị-Thư viện của trường kiêm nhiệm, trong đó cịn thêm công tác Y tế trường
học, nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế.

Bảng: 1


4

2015-2016
trở về trước

Đối tượng

2016-2017 2017-2018 2018-2019

2019-2020

1. Nhân viên văn thư

0

0

0

0

0

2. GV, NV kiêm nhiệm

0

1

1

1

1

- Do nhân viên làm công tác kiêm nhiệm, khơng có chun mơn, nghiệp vụ
nên việc cập nhật thơng tin, trình bày văn bản cịn sai thể thức, về quy cách; nội
dung văn bản không rõ ràng.
- Tư tưởng giải quyết xong công việc là hết trách nhiệm, không cần phải lập
hồ sơ, quản lý. Nhiều văn bản, tài liệu được hình thành cịn tồn tại ở một số cá
nhân, còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chun mơn hoặc khơng lưu giữ đầy đủ dẫn
đến tình trạng: Khi cần tra cứu thì khơng có hoặc mất nhiều thời gian.
- Do hệ thống phòng chức năng xuống cấp, hàng năm đơn vị luôn phải sửa
chữa, nâng cấp, nên mỗi lần thi công đơn vị lại di chuyển hồ sơ, sổ sách rất nhiều
lần nên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.
- Công tác văn thư, lưu trữ trước năm học 2019-2020 chưa các các cấp quản
lý và giáo viên, nhân viên trong nhà trường chưa thực sự quan tâm, nhất là ở các tổ
chuyên môn.
Bảng: 2
Nhận thức của CBGV,
và tổ chun mơn về
cơng tác văn thư lưu
trữ.

Khơng cần
thiết

Ít cần thiết

SL

%

SL

%

SL

%

SL

%

1. Đối với CBGV, NV

1

4,4%

5

21,7%

11

47,8%

6

26,1%

2. Đối với tổ CM (2 tổ)

0

0

1

50%

1

50%

0

0

Cần thiết

Rất cần thiết

Kết quả thống kê bảng 2 cho thấy: Một bộ phận tương đối đông CBGV, NV
chưa thấy được vai trị, tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ (26,1%); 50%
tổ chuyên môn chưa coi công tác văn thư, lưu trữ và cần thiết.
- Các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ
chưa đáp ứng.
Bảng: 3
CSVC và điều kiện làm việc

2016-2017

2017-2018

2018-2019

2019-2020

1. Máy tính cho NV văn thư

0

0

0

0

2. Nhà kho

0

0

0

1

3. Phòng làm việc

0

0

0

0

4. Bàn ghế làm việc của NV

0

0

0

1 bộ

5. Tủ đựng

0

0

0

1

Khơng đủ

Tạm đủ

6. Văn phịng phẩm.....

Đủ sử dụng Đủ sử dụng


5

- Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:
Bảng: 4

Nội dung công việc

Mức độ hoàn thành – Xếp loại (XS, Tốt, Khá TB,Yếu)
2016-2017

2017-2018

2018-2019

2019-2020

1. Nhận thức của CBGV, NV về
công tác văn thư, lưu trữ

Yếu

TB

Khá

Khá

2. Xây dựng kế hoạch, tham
mưu

TB

TB

Khá

Tốt

3. Soạn thảo, ban hành VB

Yếu

TB

Khá

Tốt

4. Quản lý VB đi và đến

TB

TB

Khá

Tốt

5. Lập hồ sơ và tạo lập danh
mục

Yếu

TB

Khá

Tốt

6. Thu thập, giao nhận VB, tài
liệu lưu trữ

Yếu

Yếu

TB

Khá

7. Sao lưu VB, tài liệu và lưu trữ

TB

TB

Khá

Tốt

8. Bảo quản, thống kê

TB

TB

Khá

Tốt

9. Kiểm kê, kiểm tra, đánh giá

TB

TB

Khá

Tốt

10. Quản lý và sử dụng con dấu

Khá

Khá

Tốt

Tốt

11. Xếp loại công tác văn thư và
thành tích

TB

TB

Khá

Tốt

2.2.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế:
- Nhà trường chưa chú trọng nhiều đến việc xây dựng kế hoạch, chưa chỉ
đạo sâu sát các tổ, nhóm chuyên môn trong việc lưu trữ hồ sơ hàng năm.
- Đại đa số giáo viên nhà trường vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các
nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu
tư đúng như yêu cầu của công tác này.
- Việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế.
- Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể đến những nguyên nhân
khách quan như:
+ Kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ và chế độ chính sách đối với nhân
viên kiêm nhiệm công tác Văn thư, lưu trữ chưa có.

+ Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa được tổ chức
thường xun. Nếu tổ chức thì số lượng lại q đơng, trong thời gian ngắn nên
không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu...
- Về cơ sở vật chất phục vụ cho cơng tác lưu trữ cịn thiếu nhiều: Máy tính
bàn đã lâu vì vậy khơng đáp ứng được việc soạn thảo và khơng tương thích với các


6

phần mềm mới hiện nay, thiếu tủ đựng lưu trữ. Phịng kho dành riêng cho lưu trữ
hàng năm khơng có. Chưa đẩy mạnh được hiệu quả trong việc sử dụng Công nghệ
thông tin vào dạy học cũng như công tác lưu trữ tại các tổ, nhóm, chun mơn.
- Lãnh đạo nhà trường chưa chú trọng nhiều đến công tác kiểm tra, giám sát,
các bộ phận còn lỏng lẻo trong việc lưu trữ tài liệu hàng năm.
- Công tác xây dựng kế hoạch chưa cụ thể về trình tự lưu trữ, lập hồ sơ lưu
theo 5 tiêu chuẩn của thông tư 08/2018/BGDĐT chưa được lãnh đạo nhà trường
quan tâm đúng mức.
- Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính
khác; tất cả các phịng ban đều lập hồ sơ theo cơng việc mình làm, cuối năm lại
nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng
ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng
sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có
liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời gian,
từng cơng việc. Khi cơng việc kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ sơ của
việc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu.
2.3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư, lưu trữ
tại trường THCS Thiết Ống
2.3.1. Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ
Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một chu trình. Mọi

hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch.
Trên cơ sở các văn bản của UBND huyện và Phòng GD&ĐT, hàng năm nhà
trường đã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp
với điều kiện thực tế của nhà trường. Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ đạo
thuộc trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị, song đó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ.
Muốn cho các văn bản đó trở thành hiện thực tôi đã tổ chức triển khai thực hiện
như sau:
- Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan,
đưa văn bản lên Email, nhóm Zalo, Messenger của các tổ chuyển mơn và cá nhân
kiêm nhiệm cơng tác đó.
- Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai,
hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện. Kiểm tra việc thực hiện của
các bộ phận, cá nhân liên quan.
2.3.2. Giải pháp 2: Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường trong việc
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác
văn thư, lưu trữ
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư, lưu
trữ bằng nhiều hình thức, tăng cường cơng tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc
cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại huyện, tại trường, khuyến khích tự
học tập bồi dưỡng.


7

Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên mơn nghịêp vụ cần phải bổ
túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn, có chính
sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm
việc của cán bộ, nhân viên trong trường.
Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhận
thức và thời gian thực hiện của từng đối tượng, giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích

cực trong lao động cho GVNV.
- Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác
văn thư, lưu trữ: Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà
trường đã bố trí thêm giáo viên hỗ trợ quản lý khâu văn bản đến và văn bản đi.
Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên
có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ. Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân
viên văn thư, các đối tượng liên quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu
lưu các mẫu văn bản chuẩn trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảo
sau.
- Xác định rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho từng đối tượng, từng
bộ phận, tổ Chun mơn, tổ Văn phịng.
2.3.3. Giải pháp 3. Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường tăng
cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu
trữ
- Là một trường lớn trong huyện vì vậy số công văn, hồ sơ tương đối nhiều
cần được bảo quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho cơng tác này cịn nhiều hạn
chế chưa có tính thống nhất, để khắc phục nhược điểm trên, nhà trường đã yêu cầu
các bộ phận, cá nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản tại
phịng làm việc của tổ chuyên môn và đến cuối năm học nộp cho bộ phận lưu trữ.
- Các hồ sơ hình thành trong hoạt động hàng ngày được kẹp trong từng bìa
hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liệu lưu đã được quy định.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ nhà trường đã
có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết như máy tính,
giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, cặp tài liệu... Tham mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ
sơ đáp ứng được yêu cầu địi hỏi cho cơng tác này.
2.3.4. Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ
- Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đang đề cập đến ở
đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các
thiết bị, trong đó có máy tính điện tử.

- Sử dụng cơng nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của
nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành
chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách


8

nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp
thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ cơng cuộc cải cách hành chính.
2.3.5. Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn
thư, lưu trữ
Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số
biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công
văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài liệu được
lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnh
cho phù hợp.
Qua công tác kiểm tra đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời
khắc phục. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những
tài liệu nào khơng cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ
được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt. Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi
phải thật khách quan, có làm vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư,
lưu trữ.
Các tổ Chuyên môn, bộ phận trong Trường cần phải coi trọng công tác Văn
thư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao, đảm bảo thơng tin của Trường được giữ bí mật, an toàn.
2.3.6. Giải pháp 6: Lập hồ sơ theo quy định, trình tự lập hồ sơ theo quy
định để theo dõi, lưu hồ sơ minh chứng 5 tiêu chuẩn theo thông tư
18/2018/TT-BGDĐT.
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm

đến hết 31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày
01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định …
theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp
hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
- Theo Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22/08/2018 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và
công nhận Đạt chuẩn Quốc gia đối với trường trung học cơ sở, trường trung học
phổ thơng và trường phổ thơng có nhiều cấp học; về các tiêu chuẩn quản lý nhà
trường quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì trong đó nhân viên văn thư phải
thiết lập một số loại hồ sơ và nên sắp xếp như sau:


9

TT

THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Mã số
Tên hồ sơ
Ghi chú
Chi

Chung

1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

01
02

19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

30
31

09

32
33
34
35

03
04

05
06
07
08

10
11
12
13
14
15
16

tiết

TIÊU CHUẨN I: HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG
01 Sổ đăng bộ

02a Sổ gọi tên ghi điểm
02b Sổ gọi tên ghi điểm
02c Sổ gọi tên ghi điểm
03a Sổ ghi đầu bài
03b Sổ ghi đầu bài
03c Sổ ghi đầu bài
04a Học bạ K9
04b Học bạ K8
04c Học bạ K7
04d Học bạ K6
05 Sổ quản lý văn bằng chứng chỉ
06 Hồ sơ phổ cập
07a Sổ nghị quyết
07b Biên bản họp HĐ GD 3 năm
08a Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên.
08b Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên
08c Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên
08d Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên
09a Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh
09b Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh
09c Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh
10a Sổ lưu công văn đến và đi
10b Sổ lưu công văn đến và đi
10c Sổ lưu cơng văn đến và đi
11 Sổ quản lí tài sản
12 Sổ quản lí tài chính
13 Sổ vàng của giáo viên và học sinh
14a Kế hoạch công tác hàng năm
14b BB họp thi đua
14c BB họp hội đồng

15 QĐ khen thưởng về cơng tác quản lí
Hồ sơ chi bộ
16a1 Kế hoạch công tác
16a2 Kế hoạch công tác
16a3 Kế hoạch công tác
16b1 Biên bản sinh hoạt

2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2021
2018-2022
2019-2023
2020-2024
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2020

2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2018


10

TT

THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Mã số
Tên hồ sơ
Ghi chú
Chi

Chung

36
37
38
39
40

41
42

tiết

16b2
16b3
16c
16d
16e1
16e2
16e3
17

43
44
45
46
47
48
49

17a
17b
17c
17d
17e
17g
17f
18

50
51
52
53
54
55
56

18a
18b
18c
18d
18e
18g
18f
19

57
58

19a
19b
20

59
60
61
62
63

64
65

20a1
20a2
20a3
20b1
20b2
20b3
20c
21

66
67
68

21a
21b
21c

Biên bản sinh hoạt
Biên bản sinh hoạt
Sổ nghị quyết
Sổ đảng viên
QĐ công nhận danh hiệu
QĐ công nhận danh hiệu
QĐ công nhận danh hiệu
Hồ sơ cơng đồn
Kế hoạch cơng tác Cơng đoàn
Báo cáo hoạt động Công đoàn

Biên bản sinh hoạt Công đoàn
QĐ công nhận danh hiệu
Kế hoạch nữ công
Báo cáo công tác nữ công
Sổ đoàn viên công đoàn
Hồ sơ đội
Kế hoạch công tác hàng năm
Biên bản sinh hoạt
Báo cáo hoạt động đội
QĐ công nhận danh hiệu
Biên bản giao ban
KH hoạt động chữ thập đỏ
Báo cáo chữ thập đỏ
Ban kiểm tra nội bộ trường
Kế hoạch công tác
Báo cáo kết quả kiểm tra nội bộ trường
Hồ sơ tổ chuyên môn
Kế hoạch công tác tổ tự nhiên
Biên bản sinh hoạt tổ tự nhiên
Báo cáo hoạt động của tổ tự nhiên
Kế hoạch công tác tổ xã hội
Biên bản sinh hoạt tổ xã hội
Báo cáo hoạt động của tổ xã hội
Quyết định công nhận danh hiệu tổ
Hồ sơ tổ hành chính
Kế hoạch cơng tác
Biên bản sinh hoạt tổ hành chính
Báo cáo hoạt động của tổ hành chính

2018-2019

2019-2020
2017-2020
2017-2018
2018-2019
2019-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020

2017-2020


11

TT

THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Mã số
Tên hồ sơ
Ghi chú
Chi

Chung

69

70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81

80
83
84
85
86
87
88
89

tiết

21d Quyết định công nhận danh hiệu tổ
TIÊU CHUẨN II - HỒ SƠ CÁN BỘ
GIÁO VIÊN - NHÂN VIÊN
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên
22
22a Hồ sơ cán bộ giáo viên tổ tự nhiên
22b Hồ sơ cán bộ giáo viên tổ xã hội
22c Hồ sơ cán bộ nhân viên tổ hành chính
22d Hồ sơ CB-GV-NV nhà trường
22e Danh sách CB-GV-NV nhà trường
23
23 Quyết định xếp loại CBQL của các cấp QLGD
24
24 Quy chế thực hiện dân chủ của đơn vị
TIÊU CHUẨN III: HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC
25
25 Báo cáo tổng kết năm học
Hồ sơ hoạt động ngoài giờ lên lớp
26

26a Kế hoạch hoạt động ngoài giờ lên lớp
26b Báo cáo hoạt động ngoài giờ lên lớp
27
Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên
27a Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên
27b Báo cáo tổng kết công tác BDGV
28
Hồ sơ hoạt động chuyên môn
28a Các kế hoạch hoạt động chuyên môn
28b Báo cáo tổng kết hoạt động chuyên môn
29
Hồ sơ về chuyên đề đổi mới PPGD
29a Kế hoạch triển khai chuyên đề đổi mới PPGD
29b Báo cáo triển khai chuyên đề đổi mới PPGD
30
Hồ sơ dạy hướng nghiệp
30a Kế hoạch dạy hướng nghiệp
30b Báo cáo công tác dạy hướng nghiệp
31
Hồ sơ các cuộc vận động, các phong trào thi đua
31a KH hưởng ứng cuộc vận động "Nói khơng…..
Trong GD"
31b Kế hoạch hoạt động kỉ niệm các ngày lễ lớn trong
năm
32

90
91
33

Hồ sơ phổ cập THCS
32a Kế hoạch phổ cập GDTHCS
32b Báo cáo phổ cập GDTHCS
Hồ sơ dạy bồi dưỡng + phụ đạo

2017-2020

2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020

2018-2020
2018-2020


12

TT

THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Mã số
Tên hồ sơ
Ghi chú
Chi

Chung

92
93
94
95
96

34
35
36

97
98
99
100
101
37
102
103
104
105

106
107
108
109
110
111
112
113
114

38

39
115
116
117

tiết

33a Kế hoạch dạy bồi dưỡng + phụ đạo
33b Báo cáo công tác dạy bồi dưỡng + phụ đạo
34a Hồ sơ hoạt động chuyên môn
34b Quyết định phân công chuyên môn
35 Hồ sơ trường học thân thiện
TIÊU CHUẨN IV - HỒ SƠ CƠ SỞ VẬT CHẤT
VÀ THIẾT BỊ
Hồ sơ của phịng thí nghiệm và thực hành
36a Nội quy của phịng thí nghiệm, thực hành, phịng
vi tính
36b Kế hoạch mua sắm trang thiết bị

36c Sổ theo dõi nhập thiết bị, đồ dùng dạy học hàng
năm
36d Báo cáo công tác mua sắm TTB-ĐDDH
36e Sổ theo dõi sử dụng thiết bị dạy học
Hồ sơ thư viện
37a Nội quy thư viện nhà trường
37b Sổ tổng quát
37c Sổ đăng kí cá biệt
37d Sổ theo dõi nhập sách báo thư viện
37e Sổ theo dõi mượn sách - báo của giáo viên
37g Sổ theo dõi mượn sách - báo của học sinh
37f Biên bản kiểm tra công nhận và QĐ công nhận TV
chuẩn
Hồ sơ y tế
38a Kế hoạch y tế học đường
38b Sổ theo dõi cấp thuốc hằng năm
38c Sổ theo dõi nhập thuốc hàng năm
38d Sổ theo dõi khám chữa bệnh thường xuyên
38e Y bạ, BHYT của CBGV và HS
Hồ sơ thể chất
39a Kế hoạch giáo dục phát triển thể chất
39b Báo cáo tổng kết công tác GD thể chất trong nhà
trường
39c KH ngoại khoá TDTT - Tổ chức HKPĐ hàng năm

2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020

2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2020

2017-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020
2016-2020
2017-2020
2017-2020
2017-2020


13

TT

THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Mã số

Tên hồ sơ
Ghi chú
Chi

Chung

118
119
120
121
122
123
124
125
126
127

128

tiết

và bồi dưỡng HS năng khiếu
TIÊU CHUẨN V - CÔNG TÁC XÃ HỘI HỐ GIÁO DỤC
Cơng tác xã hội hố giáo dục
40
40a Kế hoạch + báo cáo cơng tác xã hội hố giáo dục 2017-2020
40b Kế hoạch hội phụ huynh
2017-2020
40c Kế hoạch huy động bảo quản cơ vật chất
2017-2020

40d Báo cáo kết quả huy động các nguồn lực XD
2017-2020
CSVC
41
41a Biên bản đại hội giáo dục
2017-2020
41b Biên bản hội nghị CB viên chức
2017-2020
41c Biên bản hội đồng giáo dục
2017-2020
41d Biên bản làm việc với hội cha mẹ học sinh
2017-2020
41e Biên bản họp phụ huynh
2017-2020
41f Biên bản nhận - bàn giao học sinh với địa phương 2017-2020
trong hè
HỒ SƠ CHUNG
42

42a Biên bản tự kiểm tra và đề nghị xét công nhận
trường chuẩn của cấp quản lí

129

42b Báo cáo q trình thực hiện các tiêu chuẩn

130
131

42c Các loại biên bản và phiếu kiểm tra

42d Sơ đồ quy hoạch của Nhà trường

Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa
học tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính
xác và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một
cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thốt tài liệu. Do đó, những năm gần đây bộ
máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt
đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp
phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và của ngành trong thời gian qua.


14

Buổi làm việc của đồn kiểm tra cơng nhận
trường THCS Thiết Ống đạt chuẩn quốc gia
Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh do nhân viên văn thư nhà trường chịu
trách nhiệm quản lý dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có:
* Học bạ:
Đối với cơng tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức
quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học
bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho
GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn
thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn
phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ
nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký
nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin
nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ.
Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.

- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết
trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có


15

gì thiếu sót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên
quan để xử lý.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ
vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số
lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin. Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu
lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm.
Lưu hồ sơ học sinh.
* Sổ đăng bộ
Đây là công việc quan trọng trong cơng tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh
giá q trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường sổ
đăng bộ chỉ là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thơi nhưng trong tiêu
chuẩn 4 sổ đăng bộ mới là một phần quan trọng trong quá trình đào tạo, chất lượng
giáo dục của nhà trường trong một khóa học.
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập
hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch
sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn
lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu… Đây là kết quả của q trình đào
tạo để làm cơng tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn.
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời
cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt.

+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
* Sổ quản lý việc cấp phát bằng
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được
lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên
rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp
cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra,
kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.


16

* Hồ sơ Cán bộ công chức
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất
của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hoàn cảnh kinh tế,
phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội… Được
sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tơi quản lý mảng này, nó địi hỏi phải có tính thống
nhất ,khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thơng tin, hồ sơ quản lý, sử
dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng
cấp bản tự kiểm điểm, q trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá
cơng chức hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét
đánh giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
Quá trình lưu trữ:

- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.
- Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực
hiện theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý
hồ sơ CBCC.
- Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo ngun tắc dễ nhìn thấy; khơng
thất lạc hồ sơ khi quản lí.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tơi cịn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS
trên máy vi tính,dựa vào chương trình này tơi cập nhật thường xuyên những thay
đổi của mỗi giáoviên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,quá
trình đào tạo.Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu.
Tử quản lí hồ sơ cán bộ công chức
* Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường ln hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời
cũng thường xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ
quản, hoặc chính quyền các cấp vv…Nên hình thành thêm các hồ sơ mang tính
cơng vụ( Hồ Sơ cơng việc) để dễ quản lý công việc đây là hồ sơ minh chứng để
xây dựng trường chuẩn quốc gia.

Tủ hồ sơ công tác văn thư - lưu trữ trường THCS Thiết Ống


17

2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với
bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
Qua quá trình triển khai thực hiện trong 2 năm học, công tác văn thư, lưu trữ
của trường THCS Thiết Ống đã đạt được một số kết quả sau: Nhận thức của cán bộ
quản lý, giáo viên nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nâng lên rõ rệt.
Kết quả đạt được:
Bảng: 5

Mức độ hoàn thành
– Xếp loại (XS, Tốt, Khá
Nội dung công việc

TB,Yếu)

2020-2021

Ghi chú

Mức độ
so với năm gần
nhất ở bảng 4

1. Nhận thức của CBGV, NV về
công tác văn thư, lưu trữ
2. Xây dựng kế hoạch, tham mưu
3. Soạn thảo, ban hành VB
4. Quản lý VB đi và đến
5. Lập hồ sơ và tạo lập danh mục
6. Thu thập, giao nhận VB, tài liệu
lưu trữ
7. Sao lưu VB, tài liệu và lưu trữ
8. Bảo quản, thống kê
9. Kiểm kê, kiểm tra, đánh giá
10. Quản lý và sử dụng con dấu
11. Xếp loại cơng tác văn thư và
thành tích

Tốt

Tăng

Xuất sắc
Xuất sắc
Xuất sắc
Xuất sắc
Xuất sắc

Tăng
Tăng
Tăng
Tăng
Tăng

Tốt
Tốt
Xuất sắc
Xuất sắc
HTXS NV

Bằng
Bằng
Tăng
Tăng
Tăng

Đề nghị Chủ tịch
huyện tặng giấy
khen

Qua kết quả bảng 5 so với bảng 4 cho thấy: Công tác văn thư, lưu trữ tại đơn
vị có sự chuyển biến tích cực, tất cả các mặt cơng tác đều có kết quả tốt, đều tăng:
- CBGV, NV có nhận thức tốt về vai trị và tầm quan trọng của công tác văn
thư lưu trữ.
- Công tác xây dựng kế hoạch, tham mưu được nhân viên phụ trách và cán
bộ giáo viên thực hiện có hiệu quả.
- Kỹ năng soạn thảo, ban hành văn bản của nhân viên phụ trách và soạn thảo
văn bản của CBGVNV có bước tiến bộ rõ rệt về phơng chữ, kỹ thuật thể thức trình
bày, nội dung văn bản.
- Cơng tác quản lý văn bản đi và đến được thực hiện khoa học.
- Công tác lập hồ sơ và tạo lập danh mục hồ sơ; thu thập, giao nhận VB, tài
liệu; Sao lưu; bảo quản, thống kê đều được khoa học, chính xác.
- Cơng tác kiểm kê, kiểm tra đánh giá được lãnh đạo nhà trường, các tổ
chuyên môn và nhân viên phụ trách thực hiện theo kế hoạch một cách nghiêm túc.


18

- Việc bảo mật, bảo quản hồ sơ, con dấu thực hiện nghiêm túc đúng quy
định.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được bổ
sung kịp thời. Tất cả các nội dung nhiệm vụ đều tăng. Công tác văn thư lưu trữ ở
đơn vị đã góp phần vào thành tích chung của tập thể: Nhà trường đã được công
nhận là trường đạt kiểm định chất lượng mức độ 2 và chuẩn quốc gia cấp độ 1; bản
thân nhân viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ được chủ tịch UBND huyện tặng
giấy khen: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

3. Kết luận, kiến nghị
3.1. Kết luận

19

Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân
tôi, ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp
cho cán bộ quản lý sắp xếp cơng việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra
cứu dễ dàng; khơng bỏ qn, bỏ sót cơng việc, nâng cao chất lượng trong cơng
tác dạy và học. Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực
hiện trong thời gian qua, đồng thời bổ xung những điểm cịn thiếu để hoàn thiện,
Tơi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực
thì đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây
dựng cho mình kế hoạch thực hiện cơng việc một cách chính xác, theo dõi cơng
việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời tôi đã
phổ biến hướng dẫn cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ như tổ trưởng
chuyên mơn, trưởng các đoàn thể cách hình thành hồ sơ cơng việc. Chính vì vậy
mà ở các tổ chun mơn hoặc tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ
tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực
hiện công việc lập hồ sơ cho từng công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà
trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thận. Và quan trọng nhất là công
tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
Cơng tác văn thư – lưu trữ đóng góp một vai trị quan trọng là nguồn cung
cấp thơng tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng
vấn đề theo một q trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ “xây
dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời
gian qua cơng tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ
được các nguồn thơng tin đi - đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng
được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, Thực hiện thắng lợi các
nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.

Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hố - hiện đại hố,
thời kỳ Cơng nghệ thơng tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc trong
đó có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính khơng thể chủ động thay thế con
người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con người quyết
định thời gian tổ chức sắp xếp cơng việc cho mình.Trong q trình cơng tác, bản
thân tơi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia thì
trước hết phải chú trọng là khâu hình thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hồ sơ
công việc, công văn giấy tờ được sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở
trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh
nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính
của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đặc
biệt là trong việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
3.2. Kiến nghị:
3.2.1. Đối với nhà trường


20

- Tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền về sự cần thiết của công tác văn thư
- lưu trữ, nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc.
- Cần quan tâm nhiều hơn nữa trong công tác lưu trữ tại đơn vị, tuyên truyền
nhiều hơn về tầm quan trọng về công tác lưu trữ.
- Lãnh đạo nhà trường cần tham mưu, phối hợp với các cấp có thẩm quyền,
bổ sung cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ và chi trả một phần hỗ trợ cho
nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc tại đơn vị.
3.2.2. Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo và UBND huyện
- Theo định kỳ 3 năm một lần tổ chức các lớp tập huấn về công tác Văn thư,
lưu trữ, để giáo viên, nhân viên kiêm nhiệm có thời gian trao đổi, nâng cao kiến
thức, kỹ năng phục vụ cho công tác lưu trữ tại đơn vị.

- Cần quan tâm hơn nữa việc bổ sung cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ
tại các đơn vị nhà trường một cách tốt nhất.
3.2.3. Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo
- Tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện biên chế nhân viên trong đó có nhân
viên làm cơng tác văn thư theo thông tư số 16/2017/TT-BGD ĐT ngày 12/7/2017
thông tư hướng dẫn danh mục khung vị trí việc làm và định mức số lượng người
làm việc trong các cơ sở giáo dục phổ thông công lập. (Nếu thực hiện theo quyết
định 3185 của UBND tỉnh thì đơn vị sẽ thiếu nhân viên văn thư).
Trên đây là “Một số biện pháp trong công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường
THCS Thiết Ống” mà tôi đã thực hiện được trong quá trình cơng tác thực tế tại đơn
vị trong việc xây dựng Trường THCS Thiết Ống đạt chuẩn quốc gia. Tuy nhiên
những giải pháp mà tôi đã thực hiện trên đây chắc chắn cịn nhiều hạn chế mà bản
thân tơi chưa nhận ra được. Rất mong nhận được sự góp ý của Hội đồng khoa học
các cấp, để tơi có nhiều giải pháp hay hơn nữa, góp phần nâng cao chất lượng giáo
dục, cũng như công tác lưu trữ hàng năm trong các nhà trường được tốt hơn.
XÁC NHẬN CỦA
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Bá Thước, ngày 18 tháng 5 năm 2021
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết,
khơng sao chép nội dung của người khác.
NGƯỜI VIẾT

Hoàng Ngọc Hải
Hà Văn Chinh

Tài liệu tham khảo:


21

1. Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22 tháng 8 năm 2018 của Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định chất lượng
giáo dục và công nhận Đạt chuẩn Quốc gia đối với trường trung học cơ sở, trường
trung học phổ thông và trường phổ thơng có nhiều cấp;
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ;
3. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
4. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về Cơng tác Văn thư.