Một số biện pháp quản ý công tác văn thư, lưu trữ ở trường đại học quảng nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

HUỲNH THỊ THANH QUYÊN

MỘT SỐ BIỆN PHÁP
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

VINH - 2010

1


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

HUỲNH THỊ THANH QUYÊN

MỘT SỐ BIỆN PHÁP
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC
Chuyên ngành: Quản lý giáo dục
Mã số:
60.14.05
Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS Nguyễn Thị Hường

2


VINH - 2010

LỜI CẢM ƠN

Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Thị Hường,
người cô đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi trong suốt q trình tiến hành
nghiên cứu cho đến lúc đề tài được Hội đồng khoa học nghiệm thu.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Lãnh đạo trường Đại học Vinh,
khoa Sau đại học đã quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện cho tơi trong thời gian
học tập và hồn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Quảng
Nam, các CB-VC của trường, đặc biệt là gia đình đã tạo mọi điều kiện
thuận lợi và động viên tơi trong q trình học tập nghiên cứu và hồn
thành tốt luận văn.
Dù đã có nhiều cố gắng trong q trình thực hiện đề tài, song khơng
thể tránh khỏi những thiếu sót, tơi rất mong nhận được sự góp ý, trao đổi
của q thầy, cơ giáo và các bạn đồng nghiệp.

Vinh, tháng 10 năm 2010
Tác giả

Huỳnh Thị Thanh Quyên

3

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU……………………………………………………………………1
1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………….1
2. Mục đích của việc nghiên cứu…………………………………………….2
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu………………………………………2
4. Giả thuyết khoa học……………………………………………………….3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………… 3
6. Phương pháp nghiên cứu………………………………………………….3
7. Những đóng góp của luận văn…………………………………………….4
8. Cấu trúc luận văn………………………………………………………….4
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU…………...5
1.1.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề…………………………………………… 5

1.2.

Một số khái niệm cơ bản của đề tài……………………………………..9

1.2.1. Văn thư, lưu trữ……………………………………………………….9
1.2.1.1 Văn thư………………………………………………………………9
1.2.1.2. Lưu trữ……………………………………………………………..13
1.2.2. Quản lý và quản lý giáo dục…………………………………………14
1.2.2.1. Quản lý…………………………………………………………….14
1.2.2.2. Quản lý giáo dục………………………………………………… 16
1.2.2.3. Các chức năng quản lý…………………………………………….17
1.2.2.4. Quản lý Nhà nước…………………………………………………19

4

1.2.2.5. Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư………………………… 19
1.2.2.6. Quản lý Nhà nước về công tác Lưu trữ……………………………20
1.2.3. Biện pháp quản lý cơng tác VTLT………………………………… 21
1.3. Vị trí vai trị của cơng tác VTLT ở trường ĐH……………………… 21
1.4. Quản lý công tác VTLT ở trường ĐH…………………………………22
1.4.1. Mục tiêu quản lý công tác VTLT ở trường ĐH……………………..22
1.4.2. Nội dung quản lý công tác VTLT ở trường ĐH……………………..23
1.4.2.1. Quản lý công tác xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác
VTLT, tập huấn, triển khai các văn bản của Trung ương và tỉnh………23
1.4.2.2. Quản lý công tác tổ chức và cán bộ………………………………..23
1.4.2.3. Quản lý nguồn lực tài chính và CSVC phục vụ cơng tác VTLT…..23
1.4.2.4. Quản lý việc chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng trong công tác
VTLT……………………………………………………………………….24
1.4.3. Phương pháp và hình thức quản lý cơng tác VTLT ở trường ĐH… 24
Kết luận chương 1………………………………………………………….26
Chương 2. CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU………27
2.1. Khái quát về trường ĐH Quảng Nam………………………………….27
2.1.1. Vài nét về lịch sử trường ĐH Quảng Nam…………………………..27
2.1.2. Cơ cấu hiện nay của trường………………………………………….29
2.1.3. Về đội ngũ CB-VC…………………………………………………..30
2.1.4. Về học sinh – sinh viên…………………………………………… 30
2.2. Thực trạng về công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam……………..30
2.2.1. Nhận thức về tầm quan trọng của công tác VTLT…………………..30
2.2.2. Việc thực hiện công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam…………..32

5


2.2.2.1. Công tác Văn thư………………………………………………… 33

2.2.2.2. Công tác Lưu trữ…………………………………………………..46
2.3. Thực trạng quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam………..52
2.3.1. Về công tác xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác VTLT,
tập huấn, triển khai các văn bản của Trung ương và tỉnh.................52
2.3.2. Về công tác tổ chức và cán bộ.............................................................53
2.3.3. Quản lý nguồn lực tài chính và CSVC phục vụ cơng tác VTLT.........54
2.3.4. Quản lý việc chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng trong công tác VTLT...55
2.4. Đánh giá chung về thực trạng quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng
Nam từ khi thành lập đến nay............................................................56
2.4.1. Mặt mạnh.............................................................................................56
2.4.2. Mặt hạn chế.........................................................................................57
2.4.3. Những thuận lợi cơ bản.......................................................................58
2.4.4. Những khó khăn chủ yếu.....................................................................58
Kết luận chương 2.........................................................................................58
Chương 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC VTLT Ở TRƯỜNG ĐẠI
HỌC QUẢNG NAM...........................................................................60
3.1. Nguyên tắc xây dựng các biện pháp.......................................................60
3.1.1. Đảm bảo tính mục tiêu........................................................................60
3.1.2. Đảm bảo tính thực tiễn........................................................................60
3.1.3. Đảm bảo tỉnh khả thi...........................................................................60
3.1.4. Đảm bảo tính hiệu quả........................................................................61
3.2. Các biện pháp.........................................................................................61

6


3.2.1. Nâng cao nhận thức cho CBQL và QB-VC về tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ................................................................................62
3.2.2. Xây dựng hoàn chỉnh các hệ thống văn bản và qui trình thực hiện về cơng tác
VTLT trong nhà trường..................................................................63

3.2.3. Tổ chức cho cán bộ, viên chức thảo luận và nắm vững về qui chế, qui trình
thực hiện cơng tác VTLT......................................................................66
3.2.4. Lập kế hoạch đánh giá công tác VTLT một cách thường xuyên, tự
giác................................................................................................................67
3.2.5. Tổ chức chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, tạo nên sự thống nhất giữa các phòng,
khoa, tổ chun mơn và đồn thể của nhà trường trong việc thực hiện cơng tác
VTLT..............................................................................................69
3.2.6. Tăng cường nguồn lực tài chính và CSVC phục vụ công tác
VTLT.............................................................................................................70
3.2.7. Nâng cao năng lực tham gia công tác VTLT trong đội ngũ CB-VC và năng
lực quản lý công tác VTLT cho CBQL................................................72
3.2.8. Tạo động lực cho công tác VTLT và quản lý công tác VTLT............72
3.2.9. Mối quan hệ giữa các biện pháp..........................................................73
3.3. Khảo nghiệm về tính cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp: (lấy ý kiến của
CB-VC)...........................................................................................74
Kết luận chương 3.........................................................................................76
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................78
1. Kết luận.....................................................................................................78
2. Kiến nghị...................................................................................................78
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................82

7


PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
1- CB-VC:

Cán bộ - Viên chức.

2- CBQL:

Cán bộ quản lý.

3- CĐ:

Cao đẳng.

4- CNH:

Công nghiệp hóa.

5- CSVC:

Cơ sở vật chất.

6- ĐH:

Đại học.

7- GD-ĐT:

Giáo dục và đào tạo.

8- HĐH:

Hiện đại hóa.

9- NSNN:

Ngân sách Nhà nước.

10- TC-HC:

Tổ chức – Hành chính.

11- UBND:

Ủy ban Nhân dân.

8


12- VTLT:

Văn thư – Lưu trữ.

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Cơng VTLT có vai trị rất quan trọng trong cơng cuộc xây dựng và bảo vệ
đất nước. Nói đến cơng tác VTLT thì khơng một thể chế Nhà nước nào có thể xem
nhẹ vai trị của nó. Bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức chính trị, tổ chức xã hội
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế…cho dù hoạt động ở lĩnh vực nào, tầm cỡ đến đâu thì
hoạt động của cơ quan, tổ chức đó cũng đều liên quan đến cơng tác VTLT. Cơng
tác VTLT có vị trí rất quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ
quan, tổ chức đó. Chính vì thế, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết
sức quan tâm đến công tác này, cụ thể trong những năm gần đây, nhiều văn bản
pháp quy về công tác VTLT làm cơ sở cho việc tổ chức và hồn thiện hệ thống
quản lý nhà nước về cơng tác VTLT đã được ban hành để chấn chỉnh, chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác VTLT từ Trung ương đến địa phương, góp phần quan trọng

vào việc phát triển kinh tế xã hội, nâng cao các giá trị lịch sử, văn hóa của mỗi địa
phương, đất nước và bảo vệ an ninh chủ quyền quốc gia, nhằm đáp ứng yêu cầu
công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trong q trình hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, cơng tác VTLT
giữ vai trò rất quan trọng, đây là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt động đồng
bộ, hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ
chức. Thực hiện tốt công tác VTLT không những phục vụ đắc lực cho công tác
lãnh đạo, chỉ đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thơng
tin q giá hình thành trong hoạt động của cơ quan, góp phần giải quyết cơng việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

9


Trường ĐH Quảng Nam từ khi thành lập đến nay rất chú trọng về công tác
VTLT và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi
hoạt động của nhà trường. Vì thế, cơng tác VTLT của nhà trường đã đi vào nề nếp.
Tuy vậy, cơng tác này vẫn cịn một số hạn chế nhất định. Cụ thể là chưa thật sự
hướng tới việc quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả các thông tin tài liệu lưu trữ.
Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhà kho bảo quản tài liệu cịn thiếu. Việc
ứng dụng tin học trong cơng tác VTLT cịn chậm cải tiến. Cơng tác lưu trữ nói
chung mới chỉ dừng lại ở việc bảo quản, chưa quản lý tập trung và thống nhất tài
liệu lưu trữ. Công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu chưa được tiến
hành đồng bộ với công tác thu thập, đội ngũ cán bộ chuyên môn ở nhiều đơn vị cơ
sở còn thiếu và chưa nắm vững về thể thức và thủ tục văn bản, lưu trữ còn bị phân
tán, thất lạc và khơng tìm thấy tài liệu khi cần tra cứu…
Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường công
tác VTLT, đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho
hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của trường và các nhu cầu chính đáng khác
cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp để thay đổi cách quản lý cơng tác VTLT

của nhà trường đảm bảo tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực
tế trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở
trường Đại học Quảng Nam”. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu
thực trạng công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam để đề xuất một số biện pháp
quản lý cơng tác VTLT ở trường.
2. Mục đích nghiên cứu.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề xuất các biện pháp quản lý
nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam.
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu.
3.1. Khách thể nghiên cứu.

10


Công tác quản lý VTLT ở trường ĐH.
3.2. Đối tượng nghiên cứu.
Một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam.
4. Giả thuyết khoa học.
Công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam trong thời gian qua đã đạt những
kết quả nhất định, song vẫn còn một số hạn chế. Vì thế, nếu đề xuất được các biện
pháp quản lý phù hợp với thực tiễn, thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác
VTLT, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường.
5. Nhiệm vụ và phạm vi nghiên cứu.
5.1. Nhiệm vụ nghiên cứu:
5.1.1. Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về công tác VTLT nói chung và quản lý
cơng tác VTLT ở trường ĐH.
5.1.2. Tìm hiểu thực trạng việc quản lý cơng tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam.
5.1.3. Đề xuất một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng Nam.
5.2. Phạm vi nghiên cứu.
Đề tài nghiên cứu công tác quản lý hoạt động VTLT ở trường ĐH Quảng

Nam từ năm 2006 đến nay.
6. Các phương pháp nghiên cứu.
6.1. Các phương pháp nghiên cứu lý luận: Phân tích và nghiên cứu tổng hợp, khái
quát hóa các tài liệu có liên quan: Tổng hợp các quan điểm đường lối giáo dục của
Đảng và Nhà nước, các phạm trù khái niệm liên quan đến công tác VTLT.
6.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn.
6.2.1. Điều tra, khảo sát thực tế: Xây dựng phiếu trưng cầu ý kiến: Phiếu trưng cầu
ý kiến được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu.
6.2.2. Tổng kết kinh nghiệm giáo dục: Nghiên cứu kết quả qua các cuộc hội nghị,
hội thảo về cơng tác VTLT trong và ngồi nhà trường.

11


6.2.3. Lấy ý kiến chuyên gia: Phỏng vấn và ghi nhận ý kiến của cán bộ quản lý
ngành GD-ĐT, lãnh đạo các phịng, khoa, tổ chun mơn thuộc trường ĐH Quảng
Nam về công tác VTLT.
6.2.4. Khảo nghiệm sư phạm.
6.3. Phương pháp thống kê tốn học: sử dụng một số cơng thức thống kê toán học
để xử lý và kiểm định kết quả nghiên cứu.
7. Những đóng góp của đề tài.
Vấn đề này chưa được các trường CĐ và ĐH quan tâm nghiên cứu, và đây là
lần đầu tiên đề tài này được tiến hành nghiên cứu ở trường ĐH Quảng Nam nhằm
đề ra biện pháp có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả việc quản lý
công tác VTLT.
8. Cấu trúc luận văn.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục nghiên
cứu, Luận văn có ba chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận của đề tài nghiên cứu.
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý hoạt động VTLT ở trường ĐH

Quảng Nam.
Chương 3. Một số biện pháp quản lý công tác VTLT ở trường ĐH Quảng
Nam.

12


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Công tác VTLT gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các
cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức một phần
phụ thuộc vào cơng tác VTLT làm tốt hay khơng tốt. Cũng chính vì điều đó mà
cơng tác VTLT trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn.
Đặc biệt, trong cơng cuộc cải cách nền hành chính nhà nước nhằm phục vụ sự
nghiệp phát triển và đổi mới toàn diện của đất nước, trọng tâm là cải cách kinh tế,
tăng cường quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với nền kinh tế thị trường theo định
hướng xã hội chủ nghĩa, đẩy mạnh CNH, HĐH đất nước; công tác VTLT là một
trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Nói đến cơng tác này, có rất nhiều ý
kiến của các nhà nghiên cứu và các văn bản chỉ đạo của Đảng, Chính phủ đề cập.
Trong bài viết “thà ít mà tốt”, Lê-Nin viết “Ở nước ta sự dũng cảm về lý luận
trong những cơng cuộc kiến thiết có tính chất chung đã song song tồn tại với một
sự do dự lạ lùng trước mỗi công cuộc cải cách hành chính nhỏ nhặt nhất…Những
nguyên lý chung về hành chính một khi được vận dụng vào thực tiễn sẽ đưa lại
những kết quả không ngờ” [19]. Ý kiến này cho ta thấy sự do dự ấy có là do trình
độ hạn chế và tự bằng lòng vốn kinh nghiệm đã có cũng như vai trị của cơng tác
hành chính.

13

Từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay, Nhà nước ta luôn coi trọng
công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ (mà nay gọi chung là công tác
VTLT).
Ngay từ đầu mới thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa, Chủ tịch Hồ
Chí Minh đã ký sắc lệnh số 49/SL ngày 12 tháng 10 năm 1945, trong đó qui định
các cơng văn, cơng điện, phiếu trát, đơn từ...phải có tiêu ngữ “Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa – năm thứ nhất”. Ngày 02 tháng 11 năm 1957, Thủ tướng Chính phủ đã
ký Nghị định số 527/TTg ban hành bản Điều lệ qui định chế độ chung về công tác
công văn giấy tờ ở các cơ quan. Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ ra
Nghị định số 142/CP, ban hành Điều lệ về công tác Công văn giấy tờ và công tác
Lưu trữ (thay thế Nghị định số 527/TTg) [24, 25].
Sau một thời gian thực hiện chính sách đổi mới dưới sự lãnh đạo của Đảng,
đất nước ta đã có nhiều biến đổi quan trọng. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu,
bao cấp đất nước chuyển sang thực hiện kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ
chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Trong bối cảnh đó, hệ thống văn bản
pháp luật của nước ta cũng dần được bổ sung và hồn thiện. Đối với cơng tác
VTLT Nhà nước ta cũng đã ban hành thêm nhiều văn bản nhằm tiếp tục thể chế
hóa các hoạt động trong lĩnh vực này.
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội khóa 10 thơng
qua ngày 12 tháng 11 năm 1996 là sự kiện rất quan trọng trong lĩnh vực ban hành
văn bản. Cho đến nay, đã có Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và qui định chi tiết thi hành
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Ngoài ra, các cơ quan Nhà nước như Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Bộ Nội
vụ, Văn phịng Chính phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước cũng đã ban hành một số văn bản
mới hướng dẫn về cơng tác VTLT, có thể liệt kê như sau:

14

Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban thường
vụ Quốc hội về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban thường
vụ Quốc hội về Lưu trữ Quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác
văn thư.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ qui định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Thông tư số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an – Ban TCCBCP
về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 23/7/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường và phát huy tài liệu lưu trữ.
Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác VTLT.
Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác VTLT.
Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/3/2009 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT
về ban hành Qui chế tổ chức hoạt động công tác văn thư.
Công văn số 437/BGDĐT-VP ngày 26/01/2010 của Bộ GD-ĐT về việc
phương hướng nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2010.
Công văn số 260/VTLTNN-NVTW ngày 06/5/2005 của Cục VTLT Nhà
nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác VTLT.

15

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục VTLT Nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục VTLT Nhà nước
về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 của Bộ Nội vụ về việc chế độ
phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với CB-VC ngành lưu trữ.
Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục VTLT Nhà nước
về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng.
Những văn bản trên là cơ sở pháp lý để điều chỉnh các hoạt động VTLT
trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân, xây dựng và ban
hành văn bản đúng pháp luật, đúng thẩm quyền được Nhà nước qui định.
Thế kỷ 20 đã chứng kiến một sự “bùng nổ thông tin” có thể được xem như
một phần của cuộc cách mạng công nghiệp liên tục. Từ thế kỷ 17 đã có hàng loạt
cuộc cách mạng liên quan đến những lĩnh vực khác nhau của hoạt động kinh tế. Sự
gia tăng khơng thể lường trước về u cầu và tính sẵn có của thơng tin trong thế kỷ
này là khía cạnh mới nhất của những phát triển này. Người ta cho rằng trong thế
giới thương mại, cơng nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là tài nguyên quan
trọng nhất hiện có. Do đó, các ngành sử học đánh giá sự đóng góp của “giấy” vào
mức sống ngày càng cao cùng với những tiến bộ của hoạt động kinh tế có thể được
chứng tỏ là đúng khi liên hệ đến “cuộc cách mạng thông tin”. [41].
Trong những năm gần đây do cơng tác hành chính cịn nhiều bất cập, Đại hội
VI Đảng ta đã khẳng định. “Phải đổi mới tư duy, đổi mới tổ chức cán bộ, đổi mới
phong cách làm việc. Đổi mới phong cách làm việc là một trong những yêu cầu rất
quan trọng, rất cấp bách trong giai đoạn hiện nay. Và muốn vậy phải đổi mới công
tác hành chính-văn phịng các cơ quan Nhà nước”.

16

Tiếp đến Nghị quyết TW VIII nêu rõ cải cách hành chính hướng tới mục
tiêu: gần dân, gần cấp dưới, gần cơ sở. Tập trung trách nhiệm, trật tự, kỷ cương. Cơ
cấu bộ máy gọn nhẹ vận hành thông suốt. Đội ngũ cán bộ cơng chức có kiến thức
kỹ năng, kỹ xảo, có phẩm chất đạo đức.
Như vậy, qua mấy chục năm xây dựng và phát triển dưới chế độ mới, công
tác VTLT ở nước ta đã từng bước được thể chế hóa. Những qui định pháp lý trong
các lĩnh vực này ngày càng cụ thể hơn, với những văn bản có giá trị pháp lý ngày
càng cao hơn. Mặc dù còn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để giải quyết tốt
hơn, song những gì chúng ta đã làm được trong lĩnh vực thể chế hóa cơng tác
VTLT là rất quan trọng và khá căn bản. Trong quá trình đổi mới của đất nước, dưới
sự lãnh đạo của Đảng, chúng ta tin tưởng rằng các hoạt động VTLT ngày càng phát
triển mạnh hơn, đóng góp được nhiều hơn vào công cuộc xây dựng xã hội mới, giữ
cho được các thế hệ mai sau những di sản văn hóa quý giá của dân tộc.
Từ những vấn đề đã nghiên cứu, chúng tơi chưa thấy có tác giả nào đi sâu
vào nghiên cứu các giải pháp để quản lý trong lĩnh vực VTLT, đặc biệt là chưa đưa
ra được các giải pháp quản lý công tác VTLT ở một trường Đại học cụ thể.
1.2. Một số khái niệm cơ bản của đề tài.
1.2.1. Văn thư, lưu trữ.
1.2.1.1. Văn thư
Trước đây trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác ban hành và xử
lý văn bản đều sử dụng thuật ngữ “công văn giấy tờ” mà ngày nay ta quen gọi là
cơng tác VTLT, vì vậy trước khi đưa ra những khái niệm văn bản, chúng tôi đề cập
đến phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin này với tên đã được sử dụng:
Theo Điều 1 bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ
ban hành theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ: Cơng
văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà

17

nước. Cơng văn, giấy tờ của cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng để công bố,
truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, để báo cáo,
thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để ghi chép các kinh
nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết [2]
Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan tổ chức.
Có nhiều cách định nghĩa về văn bản khác nhau, sau đây chúng tôi xin đưa ra
một số định nghĩa về văn bản:
Theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học xuất bản năm 1992: Văn
bản là bản viết hoặc bản in, mang nội dung là những gì cần được lưu lại làm bằng
[42, 1078]
Văn bản là một phương tiện ghi tin trên một loại vật liệu nhất định, bằng một
ngôn ngữ cụ thể theo một phong cách ngôn ngữ nhất định để truyền đạt, trao đổi
thông tin.
Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu, ngơn ngữ, có giá trị pháp lý.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, văn bản là cơng văn giấy tờ hình thành trong hoạt
động của cơ quan như: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định,
Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Thống kê, Kế hoạch... [3, 87]
Vật mang tin: đối tượng vật chất dùng để ghi và lưu giữ thông tin. Vật liệu
để làm ra vật mang tin có thể là gỗ, da, đất đá, lá cây, vải, giấy, các vật liệu hữu cơ
và tổng hợp để chế tạo các loại băng từ, đĩa cơ, đĩa quang hay các loại bộ nhớ khác
nhau, bộ não người. Vật mang tin không tách rời khỏi thông tin nó đang mang và
truyền tải. Có thể liết kê các dạng thường gặp của vật mang tin:
- Văn bản hiện hành ở các cơ quan và tài liệu lưu trữ.
- Sách báo, tạp chí và các loại ấn phẩm.
- Các băng nghe, nhìn.
- Các bộ nhớ của các phương tiện tính tốn hay xử lý thơng tin.

18

Tài liệu là vật mang tin, trên đó ghi cố định thông tin và được xem như một
đối tượng xử lý trong q trình xử lý thơng tin và tư liệu.
PGS.TS luật học Nguyễn Đăng Dung cho rằng, văn bản là bằng chứng chứng
tỏ sự liên tục của cơ quan Nhà nước, sự liên tục của chính quyền Nhà nước; đồng
thời văn bản còn là phương tiện quan trọng hợp thức các hành vi của cơ quan Nhà
nước. Văn bản là hình thức, là phương tiện ghi nhận hay chính thức hóa mọi hành
vi của Nhà nước, từ lúc Nhà nước được khai sinh cho đến lúc nó mất đi. Văn bản
ln là phương tiện thơng tin chính thức của cơ quan Nhà nước, của tổ chức xã hội
và của cá nhân [32, 13].
PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đưa ra nhìn nhận: văn bản nói chung là một
phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất
định. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động quản lý và lãnh đạo nói
chung (sau đây gọi tắt là văn bản quản lý) là phương tiện quan trọng để ghi lại và
truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thơng tin cần thiết hình thành trong quá
trình quản lý của các cơ quan. Các hệ thống cơ quan quản lý từ trung ương đến địa
phương đề sử dụng các văn bản như là cơ sở pháp lý quan trọng và đều ban hành
các văn bản với nhiều thể loại thích hợp để phục vụ cho hoạt động của cơ quan
mình. Nói cách khác, văn bản là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho
quản lý , nó phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan, giúp ta thấy được sản
phẩm của loại đặc thù này. Văn bản là một trong những phương tiện (công cụ)
không thể thiếu được trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của tất các các
cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội [17,17].
Theo chúng tôi, xét ở nghĩa rộng, văn bản là phương tiện ghi tin bằng một ký
hiệu hay một ngôn ngữ nhất định và là phương tiện truyền đạt thông tin từ chủ thể
này sang chủ thể khác. Nếu giải thích theo nghĩa của từ Hán – Việt, thì văn là
những chữ có nghĩa, bản là tấm, là miếng, những chữ có nghĩa được viết lên một

19

tấm, một miếng vật liệu gì đó thì gọi là văn bản. Theo nghĩa hẹp, văn bản là những
công văn giấy tờ được hình thành và sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân [12]
Văn bản hành chính là loại văn bản được viết theo phong cách ngơn ngữ
hành chính công vụ dùng làm phương tiện giao tiếp và truyền đạt thơng tin trong
lĩnh vực hành chính của các cơ quan và trong giao tiếp của cơng dân có liên quan
đến lĩnh vực hành chính nói chung.
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước ban hành
để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. [12]
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối
tượng có liên quan.
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan, tổ
chức, qua đường bưu điện hay những tài liệu quan trọng do cá nhân trực tiếp mang
từ hội nghị về hoặc gửi trực tiếp.
Văn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan hoặc đơn vị trong cơ quan
ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ
và để trao đổi công việc. [14]
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung,
nơi nhận.v.v.vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy
vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức. [13]

20