Chinh ly tai lieu luu tru

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.11 MB, 104 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

CHỈNH LÝ

TÀI LIỆU LƯU

TRỮ

GV. Nguyễn Duy Vĩnh
0987.510.560

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số
34/2001/PL-UBTVQH10)

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia2001.

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc chỉnh lý tài liệu hành chính.

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

BỐ CỤC BÀI GIẢNG

I. Khái niệm, mục

đích, yêu cầu và

nguyên tắc chỉnh lý.

II. Quy trình chỉnh lý

tài liệu lưu trữ.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và

nguyên tắc chỉnh lý

1. Khái niệm

2. Mục đích

3. Yêu cầu

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

1. Khái niệm:

Chỉnh lý tài liệu

là tổ chức lại tài

liệu theo một phương án phân loại

khoa học, trong đó tiến hành chỉnh

sửa hồn thiện, phục hồi hoặc lập mới

sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới

hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra

cứu đối với phông hoặc khối tài liệu

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

2. Mục đích:

- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của

phông hoặc khối phông tài liệu đưa ra chỉnh

lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi

cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác,

sử dụng tài liệu;

- Loại ra những tài liệu hết giá trị để

tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu

quản sử dụng kho tàng và

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

3. Yêu cầu:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

- Phân loại và lập thành hồ sơ hồn chỉnh;

- Xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ,

cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ

cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra

để tiêu huỷ.

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

4. Nguyên tắc chỉnh lý:

- Khơng phân tán phông lưu trữ;

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Tài liệu của phông nào phải được chỉnh lý và

sắp xếp riêng.

- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tơn trọng sự hình

- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn trọng sự hình

thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công

thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết cơng

việc; sự liên hệ lơgíc và lịch sử của tài liệu;

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được

hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu.

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

Trách nhiệm

Trách nhiệm Các bước Các bước thực hiệnthực hiện Tài liệu liên quanTài liệu liên quan

1. Giao nhận tài liệu

2. Vận chuyển tài liệu về địa
điểm chỉnh lý

4. Khảo sát và biên soạn các văn
bản hướng dẫn

5. Phân loại tài liệu theo
Hướng dẫn phân loại

6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS
kết hợp XĐGTTL

Lưu trữ viên TC B1

BM-CLTLG-01

3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên chính B2

BM-CLTLG-02
BM-CLTLG-03
BM-CLTLG-04
BM-CLTLG-05

BM-CLTLG-05
Lưu trữ viên B4

Lưu trữ viên B3 BM-CLTLG-04BM-CLTLG-05
Lưu trữ viên B3

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Trách nhiệm

Trách nhiệm Các bước Các bước thực hiệnthực hiện Tài liệu liên quanTài liệu liên quan

9. Hệ thống hóa phiếu tin theo
phương án đã chọn

9. Hệ thống hóa phiếu tin theo

phương án đã chọn

10. Hệ thống hóa hồ sơ theo
phiếu tin

Lưu trữ viên TC B4

11. Biên mục hồ sơ

Lưu trữ viên B4

Lưu trữ viên TC B1,

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên B5

Lưu trữ viên TC B2

Hồ sơ, bìa hố sơ
Lưu trữ viên TC B1

BM-CLTLG-05

BM-CLTLG-06

Hồ sơ

12. Kiểm tra, chỉnh sửa
việc biên muc

Hồ sơ

Chỉnh sửa,

Hồn chình Chưa đạt

Đạt

Hồ sơ

13. Đánh số chính thức cho hồ sơ

13. Đánh số chính thức cho hồ sơ BM-CLTLG-06Hồ sơ

14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim
kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

Trách nhiệm

Trách nhiệm thực hiện thực hiệnCác bướcCác bước Tài liệu liên quanTài liệu liên quan

16. Viết nhãn hộp

17. Vận chuyển tài liệu vào kho
và xếp lên giá

19. Nhập phiếu tin vào CSDL

Lưu trữ viên TC B1

BM-CLTLG-07

18. Giao, nhận tài liệu

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B2

Lưu trữ viên chính B2

Lưu trữ viên B3 20. Kiểm tra, việc nhập 
Phiếu tin

Chỉnh sửa,

Hồn chình Chưa đạt

Đạt

Lưu trữ viên chính B2,

Lưu trữ viên TC B4

***

BM-CLTLG-01

21. Lập mục lục hồ sơ

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13></div>
(14)<div class='page_container' data-page=14></div>
(15)<div class='page_container' data-page=15></div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

Bước 4. Khảo sát và biên soạn

các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

- Yêu cầu 
khảo sát 
tài liệu

Th
àn
h p
hầ
n t

ài liệu

phơng; i gian

Tình tr

ạng củ

a phôn

g hoặc

khối t

ài liệu

đưa ra

chỉnh lý

Tình trạn

g cơng cụ
thống kê,

Khối lượng
tài liệu đư

a ra chỉnh lý

Nội d
ung

của

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

- Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý

cần xây dựng:

+ Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);

+ Lịch sử đơn vị hình thành thành phông,
lịch sử phông (BM-CLTL-03);

+ Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
(BM-CLTL-04);

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

- Thu thËp, bỉ sung tµi liƯu

Ngn thu thập

Thủ

tr ởng Đơn vị Cá nhân

Ng ời
về h u

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20></div>
(21)<div class='page_container' data-page=21>

Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ,
tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm

theo trình tự sau:

Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn

Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành
các nhóm vừa

Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành

Bước 1

Bước 2

</div>
(22)<div class='page_container' data-page=22>

- Đối với phương án Thời gian –

Cơ cấu tổ chức

+ Đầu tiên

toàn bộ TL

của phơng được phân chia

ra các nhóm lớn theo

</div>
(23)<div class='page_container' data-page=23>

Ví dụ: Tài liệu của Cơng ty truyền hình

cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo

phương án TG-CCTC nhóm lớn đầu tiên sẽ

đước phân chia theo từng năm:

A. NĂM 2001

B. NĂM 2002

C. NĂM 2003

D. NĂM 2004

…

</div>
(24)<div class='page_container' data-page=24>

+ Tiếp đó TL

trong từng

năm

</div>
(25)<div class='page_container' data-page=25>

D. NĂM 2004

I. Phịng Hành chính - Tổ chức

II. Phịng Tài Chính - Kế tốn

III. Phịng Tổng Khống chế

IV. Phòng Kinh doanh

V. Phòng Kế hoạch Đầu tư

VI. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 1

VII. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 2

VIII. Phịng Truyền dẫn và Phát sóng

IX. Phòng Quảng cáo

X.Phòng Kinh doanh Internet

XI. Phịng Tạp chí và WebsiteXI. Phịng Tạp chí và Website

</div>
(26)<div class='page_container' data-page=26>

+ TL

của t ng

ừ

phịng, ban

được

phân theo caùc

m t

ặ

</div>
(27)<div class='page_container' data-page=27>

D. NĂM 2004

1. Phịng Hành chính - Tổ

1. Phòng Hành chính - Tổ

chức

1. Hành chính tổng hợp

2. Tổ chức

</div>
(28)<div class='page_container' data-page=28>

+ Tài liệu trong

từng

mặt hoạt động của

các phòng, ban tiếp tục

được phân chia ra

</div>
(29)<div class='page_container' data-page=29>

D. NĂM 2004

I. Phịng Hành chính - Tổ chức

1. Hành chính tổng hợp

a. Tài liệu chung về công tác hành chính

b. Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp
c. Hội nghị- lễ hội.

d. Thi ñua

e. Văn thư Lưu trữ

1.2. Tổ chức:

</div>
(30)<div class='page_container' data-page=30>

+ Tài liệu trong

từng

lĩnh vực

nhỏ

tiếp tục được

chia ra thành các

</div>
(31)<div class='page_container' data-page=31>

IV. NĂM 2004

1. Phịng Hành chính - Tổ chức

1.1. Hành chính tổng hợp
1.2. Tổ chức

…

c . Tổ chức cán bộ

* Tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển
điều động, nghỉ hưu, thôi việc

* Đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên

* Lao động, tiền lương
* Khen thưởng, kỷ luật

</div>
(32)<div class='page_container' data-page=32>

+

Cuối cùng, tài

liệu từ

lĩnh vực nhỏ

hơn

được phân chia

ra thành

hồ sơ

theo

</div>
(33)<div class='page_container' data-page=33>

D. NĂM

2004

I. Phịng Hành chính - Tổ chức

1. Hành chính tổng hợp
2. Tổ chức

…

c) Tổ chức cán bộ

- Hồ sơ khen thưởng cán bộ,
nhân viên năm 2004.

</div>
(34)<div class='page_container' data-page=34>

- Đối với phương án thời gian –

Mặt hoạt động

+

Tài liệu của phông

được phân chia ra các

nhóm lớn đầu tiên theo

</div>
(35)<div class='page_container' data-page=35>

Ví dụ: Tài liệu của Công ty Bitexco được 
Ví dụ: Tài liệu của Công ty Bitexco được

phân chia theo từng năm hoạt động
phân chia theo từng năm hoạt động

NĂM 2000
NĂM 2000
NĂM 2001 
NĂM 2001 
NĂM 2002 
NĂM 2002 
NĂM 2003
NĂM 2003

…
…

</div>
(36)<div class='page_container' data-page=36>

+

Tiếp theo, tài

liệu trong từng

năm

được chia theo các

mặt hoạt động

của

</div>
(37)<div class='page_container' data-page=37>

NĂM 2000
NĂM 2000

I.

I. HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰHÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ
II.

II. TÀI CHÍNH – KẾ TỐNTÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

III. QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH

IV. KINH DOANH

V. MARKETING

VI. PHÁP LÝ

VII. CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VIII. QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

</div>
(38)<div class='page_container' data-page=38></div>
(39)<div class='page_container' data-page=39>

NĂM 2000

II. TÀI CHÍNH – KẾ TỐN 
1. Tài chính

</div>
(40)<div class='page_container' data-page=40>

+ Ti p theo t

ế

ài

liệu trong các

lĩnh vực nhỏ

được phân chia

</div>
(41)<div class='page_container' data-page=41>

NĂM 2000

II.

II. TÀI CHÍNH – KẾ TỐNTÀI CHÍNH – KẾ TỐN
1. Tài chính…

1. Tài chính…

2. Kế tốn

2.1. Quy định chung về tài chính – kế tốn

2.2. Dự tốn thi ngân sách, quyết toán ngân

2.2. Dự toán thi ngân sách, quyết toán ngân

sách

2.3. Tài liệu có liên quan đến đến thu, chi cho

hoạt động của công ty

2.4.

2.4. CácCác chứng từ kế tốn chứng từ kế toán

2.5.

2.5. Kiểm kê Kiểm kê và thanh lývà thanh lý tài sản tài sản

2.6. Các loại sổ sách kế toán tổng hợp

</div>
(42)<div class='page_container' data-page=42>

+

Tài liệu trong

l nh

ĩ

</div>
(43)<div class='page_container' data-page=43>

NĂM 2000
NĂM 2000

II.

II. TÀI CHÍNH – KẾ TỐNTÀI CHÍNH – KẾ TỐN

2. Kế tốn

…

2.5.

2.5. Kiểm kê Kiểm kê và thanh lývà thanh lý tài sản tài sản

a) Kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản

</div>
(44)<div class='page_container' data-page=44>

+

Cuối cùng, tài

liệu từ

lĩnh vực nhỏ

nhất

được phân chia

ra thành

hồ sơ, tập

</div>
(45)<div class='page_container' data-page=45>

NĂM 2000

II. TÀI CHÍNH – KẾ TỐN 
2. Kế tốn

…

2.5. Kiểm kê và thanh lý tài sản

a) Kiểm kê tài sản

- Tập biên bản kiểm kê tài sản cố định
định kỳ hàng năm của công ty

- Hồ sơ về việc điều chuyển, bàn giao tài
sản cố định

</div>
(46)<div class='page_container' data-page=46>

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn 
thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài

liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với
tài liệu chưa được lập
hồ sơ

</div>
(47)<div class='page_container' data-page=47>

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu

được lập hồ sơ

* Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu
thành hồ sơ

* Biên soạn tiêu đề hồ sơ

* Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài
liệu trùng thừa

* Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

</div>
(48)<div class='page_container' data-page=48>

* Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ

yếu thành hồ sơ

-

- Đặc trưng “vấn đề”: Đặc trưng “vấn đề”: các VB, TL có các VB, TL có

tên gọi khác nhau của nhiều CQ,TC khác nhau

nhưng ND của VB, TL ấy phản ánh về một vấn

đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian

nhất định có thể lập 1 hồ sơ.

Đặc trưng này thường được vận dụng

để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên

đề, vấn đề, sự việc.

</div>
(49)<div class='page_container' data-page=49>

Ví dụ

Ví dụ 1: Tập tài liệu

Ví dụ 1: Tập tài liệu Hướng dẫn về kiểm Hướng dẫn về kiểm

định chất lượng giáo dục

định chất lượng giáo dục năm 2008 năm 2008

Ví dụ 2: Hồ sơ

Ví dụ 2: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công Hội nghị tổng kết công 
tác năm học 2007-2008

tác năm học 2007-2008 của Trường của Trường

PTCS Sông Đà.

</div>
(50)<div class='page_container' data-page=50>

- Đặc trưng “tên gọi”:Đặc trưng “tên gọi”: tên gọi ở đây là tên gọi ở đây là

tên của từng loại văn bản như Quyết định, kế

hoạch, báo cáo, tờ trình… Những VB có cùng

tên gọi

tên gọi của cùng một của cùng một tác giả tác giả trong khoảng trong khoảng

thời gian

thời gian nhất định (quý, 6 tháng, 1 năm) có nhất định (quý, 6 tháng, 1 năm) có
thể lập 1 hồ sơ.

thể lập 1 hồ sơ.

</div>
(51)<div class='page_container' data-page=51>

Ví dụ:

Tập

Tập Báo cáo Báo cáo quý I của Trường PTCS quý I của Trường PTCS

Sông Đà năm 2008.

</div>
(52)<div class='page_container' data-page=52>

- Đặc trưng “tác giả”:

- Đặc trưng “tác giả”: Tác giả ở đây là Tác giả ở đây là

cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản.

Các VB có tên gọi khác nhau, nội dung khác

nhau của cùng 1 tác giả, có thể lập 1 hồ sơ.

</div>
(53)<div class='page_container' data-page=53>

Ví dụ:

Tập Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn…

của

của Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung

ương

</div>
(54)<div class='page_container' data-page=54>

- Đặc trưng “cơ quan giao dịch”:

- Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: VB VB

của này giao dịch với cơ quan khác trong

khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ

thể có thể lập 1 hồ sơ.

Ví dụ: Tập cơng văn trao đổi giữa

Ví dụ: Tập cơng văn trao đổi giữa Trường Trường

ĐHKHXH&NV TP. Hồ Chí Minh

ĐHKHXH&NV TP. Hồ Chí Minh với với Trung Trung 
tâm Giáo dục Thường xuyên Tỉnh Vĩnh

tâm Giáo dục Thường xuyên Tỉnh Vĩnh

Long

Long về việc mở lớp Bồi dưỡng chứng chỉ đại về việc mở lớp Bồi dưỡng chứng chỉ đại
học văn thư lưu trữ năm 2010

</div>
(55)<div class='page_container' data-page=55>

-- Đặc trưng “địa dư”: Đặc trưng “địa dư”: Địa dư là phạm vi Địa dư là phạm vi

của các đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố,

huyện, quận, xã, phường…hoặc phạm vi chỉ

chung cho cho các, miền, khu vực…

Những VB có tên loại giống nhau, được

cơ quan, tổ chức giới hạn bởi 1 phạm vi địa dư,

sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định,

có thể lập một hồ sơ.

</div>
(56)<div class='page_container' data-page=56>

Ví dụ:

Tập Báo cáo tháng đầu năm của Sở Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn

nghiệp và Phát triển nông thôn các tỉnh các tỉnh

đồng bằng sông Cửu Long

đồng bằng sông Cửu Long về tình hình về tình hình
đạ ơn phá hoại lúa 6 tháng đầu năm 2010.

</div>
(57)<div class='page_container' data-page=57>

- Đặc trưng “thời gian”

- Đặc trưng “thời gian”: là thời gian giới hạn : là thời gian giới hạn

năm, tháng của vấn đề, sự việc, vụ việc mà nội

dung VB đề cập đến hoặc thời gian ban hành VB.

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp

những VB được ban hành trong một khoảng thời

gian nhất định vào một hồ sơ hoặc tập hợp

những VB có nội dung cùng đề cập đến một sự

việc (một vấn đề) trong một khoảng thời gian

nhất định vào một hồ sơ.

</div>
(58)<div class='page_container' data-page=58>

Ví dụ:

Tập Báo cáo sơ kết công tác

Tập Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng 6 tháng

đầu năm 2010

đầu năm 2010 của các ban, đảng uỷ trực của các ban, đảng uỷ trực

thuộc Thành uỷ Cần Thơ.

Tập lưu văn bản đi của Trường PTCS

Sông Đà

</div>
(59)<div class='page_container' data-page=59>

* Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề
hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác

</div>
(60)<div class='page_container' data-page=60>

+ Tên loại văn bản - nội dung - thời

gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là

chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác
thường kỳ của cơ quan.

Ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác
năm 2005 của Trường Cao đẳng sư phạm
Tây Ninh.

</div>
(61)<div class='page_container' data-page=61>

+ Tên loại văn bản - tác giả - nội

dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ

sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo
chuyên đề.

Ví dụ:

</div>
(62)<div class='page_container' data-page=62>

+ Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông

tư, công văn v.v...) - thời gian - tác giả:

áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản
đi của cơ quan.

Ví dụ:

</div>
(63)<div class='page_container' data-page=63>

+ Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội
dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ 
quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp
dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.

Ví dụ:

· Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm
2005 của Trường Cao đẳng sư phạm Tây
Ninh ngày 15/01/2006.

</div>
(64)<div class='page_container' data-page=64>

+ Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời 
gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc mà
văn bản về quá trình giải quyết cơng việc
cịn lưu được khá đầy đủ.

Ví dụ:

· Hồ sơ về sự cố cơng trình Ký túc xá A
tại của Trường Cao đẳng sư phạm Tây Ninh
ngày 02/5/2005.

</div>
(65)<div class='page_container' data-page=65>

+ Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với

hồ sơ nhân sự.

Ví dụ:

</div>
(66)<div class='page_container' data-page=66>

* Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại

bỏ tài liệu trùng thừa

- Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản:
đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ
yếu là tên loại văn bản.

- Theo thời gian diễn biến của hội nghị, 
hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải quyết 
công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ
việc.

</div>
(67)<div class='page_container' data-page=67>

d) Xác định thời hạn bảo quản cho

hồ sơ

</div>
(68)<div class='page_container' data-page=68>

* Xác định tiêu đề, lý do loại đối

với tài liệu hết giá trị

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong
mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ
những văn bản, tài liệu hết giá trị.

</div>
(69)<div class='page_container' data-page=69>

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã
được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

</div>
(70)<div class='page_container' data-page=70>

Bước 7. Biên mục phiếu tin

- Phiếu tin là biểu ghi tổng hợp các thông tin
về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.

- Tác dụng của phiếu tin:

+ Nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý
và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá.

+ Thay thế cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ
của phông.

</div>
(71)<div class='page_container' data-page=71>

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ 
sơ và việc biên mục phiếu tin

- Căn cứ vào Hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ và phiếu tin kiểm tra kiểm tra việc lập hồ
sơ và biên mục phiếu tin.

- Nếu việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin
chưa đạt yêu cầu cần thực hiện lại.

</div>
(72)<div class='page_container' data-page=72>

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin

theo phương án phân loại

Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi

nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ trong

từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi

nhóm lớn và các nhóm lớn trong phơng theo

nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo

phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ

tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

</div>
(73)<div class='page_container' data-page=73>

Bước 10. Hệ thống hoá hồ

sơ theo phiếu tin

</div>
(74)<div class='page_container' data-page=74>

Bước 11. Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ

b) Viết mục lục văn

bản

c) Viết chứng từ kết

thúc

d) Viết bìa hồ sơ.

</div>
(75)<div class='page_container' data-page=75>

a) Đánh số tờ

Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh
số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ
cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Số tờ được đánh bằng chữ số Ảrập vào góc phải

phía trên của tờ tài liệu.

Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại
ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi
đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó
và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau.
Ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số

</div>
(76)<div class='page_container' data-page=76>

b) Viết mục lục văn bản

Mục lục văn bản

là bản thống kê các

</div>
(77)<div class='page_container' data-page=77>

Mẫu mục lục văn bản

Số TT

Số TT Số, ký Số, ký 
hiệu văn 
hiệu văn 
bản
bản
Ngày 
Ngày 
tháng 
tháng 
văn bản
văn bản
Tác giả 
Tác giả 
văn bản

văn bản Trích yếu nội 
Trích yếu nội

dung văn bản

dung văn bản Tờ số

Tờ số Ghi Ghi 
chú

chuù

(1)

(1) (2)(2) (3)(3) (4)(4) (5)(5) (6)(6) (7)(7)

(1cm)

</div>
(78)<div class='page_container' data-page=78>

MỤC LỤC VĂN BẢN

Số

TT

TT ký hiệu ký hiệu Số và Số và 
của VB
của VB
Thời gian 
Thời gian 
ban hành 
ban hành 
VB
VB
Tác giả 
Tác giả

của VB

của VB Trích yếu nội dung VBTrích yếu nội dung VB Tờ sốTờ số GhGhi i 
ch

ch

ú

01 970/KH-
970/KH-XHNV

XHNV 28/11/200828/11/2008 Trường ĐH KHXH&NTrường ĐH KHXH&N

Kế hoạch Tổ chức Hội nghị

cán bộ công chức năm 2008

01-03

02 976/CT-
976/CT-XHNV

XHNV 25/12/200825/12/2008 NtNt Chương trình Hội nghị Chương trình Hội nghị 0404

03 978/BC-
978/BC-AS

AS 25/12/200825/12/2008 NtNt Báo cáo tổng kết hoạt động năm 2008 Báo cáo tổng kết hoạt động năm 2008 05-0705-07

04 980/BC-
980/BC-XHNV

XHNV 25/12/200825/12/2008 NtNt Báo cáo Tổng kết hoạt động cơng đồn năm 2008Báo cáo Tổng kết hoạt động cơng đồn năm 2008 08-0908-09

</div>
(79)<div class='page_container' data-page=79>

c) Viết chứng từ kết thúc

Chứng từ kết thúc là bản ghi chép

</div>
(80)<div class='page_container' data-page=80>

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Đơn vị bảo quản có:…...tờ (viết bằng chữ…………),

đánh số liên tục từ số ….đến số…, trong đó có…số trùng

là số….và ….số nhảy là số….

Mục lục văn bản có:………..tờ

Đặc điểm tài liệu: (Mức độ đầy đủ, giá trị pháp
lý, tình trạng vật lý, tài liệu phim ảnh có trong hồ sơ…)
địa danh, ngày tháng năm

Người lập hồ sơ

</div>
(81)<div class='page_container' data-page=81>

d) Viết bìa hồ sơ

-

- Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các
thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điều

thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điều

kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.

- Bìa hồ sơ được trình bày theo Bìa hồ sơ được trình bày theo Tiêu Tiêu
chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ”

chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ”

được ban hành kèm theo Quyết định số

62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu

trữ Nhà nước.

</div>
(82)<div class='page_container' data-page=82>

Cấu tạo bìa hồ sơ

560mm
33
0
m
m

Ph
ần
 g
ấp
 c
ạn
h
Ph
ần
 g
ấp
 g
áy

</div>
(83)<div class='page_container' data-page=83>

TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC

Ký hiệu thông tin:………..

Số: 01/HCTC…...VT

HỒ SƠ

Tập văn bản c hỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tao về
công tác tuyển sinh năm học 2008-2009

Từ ngày: 20/02/2009 đến ngày 30/10/2009

Gồm: 45 tờ

</div>
(84)<div class='page_container' data-page=84>

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh

sửa việc biên mục hồ sơ

</div>
(85)<div class='page_container' data-page=85>

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ 
vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa

hồ sơ

- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho
tồn bộ hồ sơ của phơng hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ
sơ.

- Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn
phông:

+ Đối với những phông hoặc khối tài liệu được
chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;

</div>
(86)<div class='page_container' data-page=86>

Ví dụ: ghi số hồ sơ cho cơ quan từ năm

2001 đến năm 2003

- Năm 2001

- Năm 2001: 01; 02; 03;…100.: 01; 02; 03;…100.

- Năm 2002

- Năm 2002: 101; 102; 103;…250.: 101; 102; 103;…250.

- Năm 2003

</div>
(87)<div class='page_container' data-page=87>

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim 
kẹp, làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

- Vệ sinh tài liệu

- Tháo bỏ ghim kẹp
- Làm phẳng tài liệu

</div>
(88)<div class='page_container' data-page=88>

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

- Xếp theo thứ tự các hồ sơ đã được hệ
thống hố và đánh số.

- Không xếp quá ít hồ sơ trong một hộp vì
sẽ tốn hộp, tài liệu trong hộp bị xô lệch.

- Không xếp quá chặt vì khi lấy sẽ khó và

tài liệu dễ bị hư hỏng.

</div>
(89)<div class='page_container' data-page=89>

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp

PHÔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP
SAIGON TOURIST

NĂM 2001

01

Gồm:……ĐVBQ

Từ số…..đến số…..

PHƠNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP
SAIGON TOURIST

NĂM 2001

02

Gồm:……ĐVBQ

</div>
(90)<div class='page_container' data-page=90>

Bước 17. Vận chuyển tài liệu

vào kho và xếp lên giá

- Tài liệu sau khi được chỉnh lý cần được
vận chuyển vào kho và xếp lên giá.

- Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá phải
dễ thấy, dễ lấy, theo từng loại tài liệu.

</div>
(91)<div class='page_container' data-page=91>

Bước 18. Bàn giao tài liệu

</div>
(92)<div class='page_container' data-page=92>

Bước 19. Nhập phiếu tin vào

cơ sở dữ liệu

</div>
(93)<div class='page_container' data-page=93>

Bước 20. Kiểm tra việc nhập phiếu tin

Đối chiếu cơ sở dữ liệu với phiếu tin,

nếu phiếu tin chưa đạt yêu cầu thì chỉnh sửa

nếu phiếu tin chưa đạt u cầu thì chỉnh sửa

hồn chỉnh.

</div>
(94)<div class='page_container' data-page=94>

Bước 21. Lập Mục lục hồ sơ

</div>
(95)<div class='page_container' data-page=95>

Thành phần của Mục lục hồ sơ



Tờ bìa *



 Tờ nhan đề *Tờ nhan đề *



 Tờ mục lục *Tờ mục lục *



 Lời nói đầu *Lời nói đầu *



 Bảng chữ viết tắt *Bảng chữ viết tắt *



 Bảng kê các hồ sơ *Bảng kê các hồ sơ *



</div>
(96)<div class='page_container' data-page=96>

UỶ BAN NHÂN DÂN TÌNH ĐỒNG NAI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI

MỤC LỤC HỒ SƠ

Phơng: Uỷ ban nhân dân tỉnh 
Đồng Nai

Từ năm:1998 đến năm:2000

CỤC VĂN THƯ VAØ LƯU TRỮ NHAØ NƯỚC
TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU

TRỮ TRUNG ƯƠNG II

MỤC LỤC HỒ SƠ

Phơng: Trường Trung học Văn 
thư Lưu trữ Trung ương II

Từ năm:2000 đến năm:2004

-

</div>
(97)<div class='page_container' data-page=97>

CỤC VĂN THƯ VAØ LƯU TRỮ NHAØ NƯỚC

TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ 
TRUNG ƯƠNG II

MUÏC LỤC HỒ SƠ

Phơng: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ 
 Trung ương II

Từ hồ sơ 206 đến hồ sơ số 920

UỶ BÂN NHÂN DÂN QUẬN 12
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND

KHO LƯU TRỮ

MỤC LỤC HỒ SƠ

Phông: Uỷ ban nhân dân quận 12

Từ hồ sơ 1500 đến hồ sơ số 2000

- Tờ nhan đề

</div>
(98)<div class='page_container' data-page=98>

- Bảng kê tiêu đề hồ sơ bao gồm

6 cột:

+ Hộp số
+ Hồ sơ số

+ Tiêu đề hồ sơ

+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc
+ Số lượng tờ

</div>
(99)<div class='page_container' data-page=99>

Mẫu phần thống kê tiêu đề hồ sơ

CẶP
CẶP
HỘP
HỘP
SỐ
SỐ
HỒ

HỒ 
SƠ SỐ

SƠ SỐ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ

TIÊU ĐỀ HỒ SƠ

(ĐƠN VỊ BẢO QUẢN)

(ĐƠN VỊ BẢO QUẢN) NGÀY

NGÀY

THÁNG BẮT

ĐẦU VÀ KẾT

THÚC
THÚC
SỐ 
SỐ 
LƯỢNG
LƯỢNG
TỜ
TỜ
GHI

GHI 
CHÚ
CHÚ
1

</div>
(100)<div class='page_container' data-page=100>

HỘP
SỐ

HỒ SƠ 
SỐ

TIÊU ĐỀ HỒ SƠ
(ĐƠN VỊ BẢO QUẢN)

NGÀY THÁNG 
BẮT ĐẦU VAØ

KẾT THÚC
SỐ 
SỐ 
LƯỢNG
LƯỢNG
TỜ
TỜ
GHI 
CHÚ
50

A. ĐAØO TẠO

I. QUẢN LÝ CHUNG VỀ ĐAØO TẠO

1 . Văn bản chung của nhà nước

501 - Tập tài liệu chỉ đạo của nhà nước về công

tác đào tạo, năm 2004 10/01/2004 đến 30/12/2004 25

2 . Xây dựng và quản lý chương trình 
khung và mơn học

502 - Tập tài liệu về việc xây dựng kế hoạch đào tạo của
Trường TH Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng II, năm
2004

25/01/2004 đến
30/3/2004 35

51

II. ĐÀO TẠO CHÍNH QUY
1 . Tuyển sinh

503 - Hồ sơ tuyển sinh của Trường TH Lưu trữ và

Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004 10/6 đến 30/10 năm 2004 20

</div>
(101)<div class='page_container' data-page=101></div>
(102)<div class='page_container' data-page=102>

Bước 22. Xử lý tài liệu loạ

i

- Sắp xếp, bó gói,

thống kê danh mục tài
liệu loại (BM-CLTLG-08)

- Viết thuyết minh tài
liệu loại *

</div>
(103)<div class='page_container' data-page=103>

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn chỉnh và bàn
giao hồ sơ phông

- Viết báo cáo tổng
kết chỉnh lý

</div>
(104)<div class='page_container' data-page=104>

Trân trọng cảm ơn!

</div>

Chinh ly tai lieu luu tru

<b>NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ</b>

<b>CHỈNH LÝ </b>

<b>TÀI LIỆU LƯU </b>

<b>TRỮ</b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO</b>

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO</b>

BỐ CỤC BÀI GIẢNG

<b>I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và </b>

<b>nguyên tắc chỉnh lý</b>

1. Khái niệm

2. Mục đích

3. Yêu cầu

<b>1. Khái niệm:</b>

<b>Chỉnh lý tài liệu</b>

<b>Chỉnh lý tài liệu</b>

là tổ chức lại tài

là tổ chức lại tài

liệu theo một phương án phân loại

liệu theo một phương án phân loại

khoa học, trong đó tiến hành chỉnh

khoa học, trong đó tiến hành chỉnh

sửa hồn thiện, phục hồi hoặc lập mới

sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới

hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra

cứu đối với phông hoặc khối tài liệu

<b>2. Mục đích:</b>

<b>3. Yêu cầu:</b>

<b>4. Nguyên tắc chỉnh lý:</b>

<b>4. Nguyên tắc chỉnh lý:</b>

<b>II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ</b>

<b>Bước 4. Khảo sát và biên soạn </b>

<b>các văn bản hướng dẫn chỉnh lý</b>

- Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý

- Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý

cần xây dựng:

cần xây dựng:

- Thu thËp, bỉ sung tµi liƯu

- Thu thËp, bỉ sung tµi liƯu

<b>- Đối với phương án Thời gian – </b>

<b>Cơ cấu tổ chức</b>

<b>+ Đầu tiên</b>

+ Tiếp đó TL

trong từng

<b>năm</b>

+ TL

của t ng

ừ

<b>phịng, ban</b>

được

phân theo caùc

<b>m t </b>

<b>ặ</b>

<b>D. NĂM 2004</b>

<b>D. NĂM 2004</b>

<b>1. Phịng Hành chính - Tổ </b>

<b>1. Phòng Hành chính - Tổ </b>

<b>chức</b>

<b>chức</b>

+ Tài liệu trong

<b>từng </b>

<b>mặt hoạt động của </b>

các phòng, ban tiếp tục

được phân chia ra

<b>D. NĂM 2004</b>

+ Tài liệu trong

từng

<b>lĩnh vực </b>

<b>nhỏ</b>

tiếp tục được

chia ra thành các

<b>IV. NĂM 2004</b>

<b>+</b>

<b>Cuối cùng, tài </b>

<b>liệu từ </b>

<b>lĩnh vực nhỏ </b>

<b>hơn</b>