Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




NGUYỄN THỊ THÙY LINH



NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN
ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ
HIỆN NAY



LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ











Hà Nội – 2011


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




NGUYỄN THỊ THÙY LINH


NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN
ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC
LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY




Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60 32 24





Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Liên Hương

Hà Nội - 2011









MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
3
LỜI NÓI ĐẦU
5

5

7

7


10

10

11

13
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU
CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001
15

15
1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document)
15
1.1.2. Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic document)
16
1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
18
1.1.4. Đặc điểm của tài liệu điện tử
22
 
27
1.2.1. Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử
27
1.2.2. Nội dung của quản lý tài liệu điện tử
28
1.2.3. Tổ chức lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
31
1.2.4. Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan đến tài liệu điện tử
33

1.2.5. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử ở
Việt Nam hiện nay
38

50
1.3.1. Giới thiệu về tổ chức ISO
50
1.3.2. Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489
51
1.3.3. Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử
56
1.3.4. Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử tại các Lưu trữ lịch sử.
58
CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở
NƯỚC TA HIỆN NAY
63


64
2.1.1. Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu
64
2.1.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ điện tử
75


97

2.2.1. Báo cáo các quá trình quản lý tài liệu điện tử
97
2.2.2. Kiểm tra, giám sát quá trình quản lý tài liệu điện tử
97
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG ISO 15489 VÀO
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
101

101
3.1.1. Xác định phạm vi áp dụng
101
3.1.2. Xây dựng chính sách và xác định trách nhiệm
102
3.1.3. Xây dựng kế hoạch
104
3.1.4. Triển khai thực hiện
106
3.1.5 Kiểm tra đánh giá
107
3.1.6. Đào tạo
107

109
3.2.1. Xây dựng hệ thống thuật ngữ và từ vựng
109
3.2.2. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học về việc áp dụng ISO vào
ngành lưu trữ nói chung và ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử
nói riêng
110


110
ài

112

113

114


115

116

116
KẾT LUẬN
119
TÀI LIỆU THAM KHẢO
121
PHỤ LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT




ICA
International Council of Archives

CSDL

ISO
International Standards Organization
LAN
Local Area Network
TCVN

TLĐT

TLLTĐT

TTLTQG

VPTW
T

LỜI NÓI ĐẦU


1. Lí do chọn đề tài



  


Trong x 
, quá trình 


  
 - 
 






 Úc, 


  
 




Tính

 
:2001




- 














 Nghiên cứu áp dụng
tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

2. Mục tiêu của đề tài








3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề





-  

- sách







- 
12-

- 

 

 








- 
kin- 

 



 



- 

- Công


Những nghiên cứu về tài liệu điện tử tại Việt Nam 
2011


4. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài


  


 



5. Nguồn tư liệu tham khảo

sau:
- 


- 



5 


- 


- 
- 
 
- - 

- -

…);


6. Phương pháp nghiên cứu


             


Phương pháp phân tích và tổng hợp


phương pháp sử liệu học



5 

phương pháp khảo sát tài liệu

phương pháp hệ thống, chúng tôi 


5 phỏng vấn trực tiếp  tâm,


 
phương pháp so sánh 




Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp logic

- 
7. Bố cục của đề tài

chính n
Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489

guyên

Chương 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử
tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay.

5 




Chương 3: Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài
liệu điện tử










  





Hà Nội .






CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO
15489:2001












1.1. Khái niệm Tài liệu điện tử
1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document)





mang tin khác.

gia Australia (Standards Australia, AS-ISO 15489, 2001, Part 1) : ''Tài liệu là thông tin được
ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị''. 
m
Tài liệu là thông tin ghi lại dưới bất kỳ hình thức thể chất hoặc đặc trưng nào. Tài
liệu có thể hoặc không gắn với định nghĩa về hồ sơ
Tài liệu là thông tin ghi chép, lưu
trữ trên một phương tiện vật chất, mà có thể được giải thích/hiểu trong một ngữ cảnh ứng
dụng và được coi là một đơn vị”.
    
15489, 
 [54,tr.8] (Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'')
 
ác 


 

trì 

khái
:2001, TCVN 7420:2004.
1.1.2. Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document)








  thì v






“Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao
gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số
hóa (digitalised)”  “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu
điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp
tỉnh”,  [29, tr.26]
Hai là, “Mỗi khi bàn về thuật ngữ TLĐT cần phải lưu ý là tài liệu điện tử trước hết phải
là tài liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng máy nào cũng là tài liệu
điện tử. Sự phát triển công nghệ thông tin trong những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài
liệu đọc bằng máy” với đặc tính cơ bản của nó là thuận lợi để đọc bằng máy trở nên không
còn khả năng tồn tại. Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc
được nhờ máy quét. Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những
loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ
vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy.” - 
  “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử” 
[14, tr.9]

t



 và Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số
(digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-
digital) và các tài liệu số hoá (digitalised).
1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử





/2011
. Tuy





 
 
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị ở các mức độ khác nhau
về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lưu trữ trong môi trường
điện tử thuộc sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân.” – Vũ Thị Phụng - ,
“Một vài quan niệm về tài liệu điện tử5, tr.9]



 
-1,

- 


-  t
 


- 

 


   

.






ISO 15489- 

* Tính xác thực

- 
- 
- 
          





* Tính tin cậy



 


* Tính toàn vẹn






* Tính khả dụng


 

công









 [54, tr.13]

1.1.4. Đặc điểm tài liệu điện tử



 v
- 




. T

đặc điểm về cách biểu diễn thông tin.

 

--Z (a-


 


 


  
01000001
  

 d  "kích


không gian 

 

 
 

Thứ hai là đặc điểm kết nối nội dung và phương tiện mang tin.




 


 





 


Đặc điểm thứ ba là siêu dữ liệu của tài liệu điện tử (metadata).







u:
 
 
 
        
   -
ISO  23081, 




      thì : s           
 thông tin  tài        
      thông tin p 1
  
 thông tin  
  
  

  
iêu   
  tài nguyên  thông tin 

    


 : 
   




 

 
 nguyên

 
 
  
chung.
 





 




1.2. Quản lý tài liệu điện tử
1.2.1. Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử
“trông coi, giữ gìn và theo dõi việc gì” như quản lý
hồ sơ, tài liệu…  [65, tr.1363]

     



thiên nhiên




   
 




















1.2.2. Nội dung của quản lý tài liệu điện tử
    






b) 





 













 


- 
hành 



-  






Hình 1.1 – Mô hình hóa thuyết vòng đời của tài liệu





chuyên môn khác, 






1.2.3. Tổ chức lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo
của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nướcLưu trữ lịch sử là tổ chức lưu trữ
công có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ
lưu trữ cơ quan và từ các nguồn tài liệu khác [42, tr.2]


Điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ

1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê [26,tr.2]



    -         

 
 



                
Theo -
 thì

Giú

 



- 
- 
- 

- 
- 



1.2.4. Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan tới tài liệu điện tử


* :
- 




 

cáo trên môi 

- 
h

“Giao dịch điện tử là giao dịch có sử dụng thông điệp dữ liệu được
thực hiện bằng phương tiện điện tử” 
là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện
điện tử”
: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì
thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” và “Thông điệp dữ liệu có giá trị
như văn bản. Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì
thông điệp dữ liệu đó được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp
dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết”
“Thông điệp dữ liệu có giá trị
như bản gốc”       “Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng
cứ…Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách
thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính

toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp
khác”
“Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc
thông tin phải được lưu trữ thì những chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó cũng có thể được
lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu” .

“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,
âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách
logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận
sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”



“Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký
thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được
sử dụng để ký thông điệp dữ liệu” hay “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần
được đóng dấu của tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được coi là đáp
ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của tổ chức đáp ứng các điều kiện
quy định tại Điều 24 của Luật này và chữ ký điện tử được chứng thực.” [23, tr.7]
- 
- 
 
 nói chung và cho công tác

* :
-       -       

- -CP ngày 23-02-
tài chính.
- -CP ngày 08-3-

ngân hàng.
- -

- -TTg ngày 06/10/200

* 
: