Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
****************************

NGUYỄN THỊ TRÚC TIÊU

HỒN THIỆN CƠNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG
TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG
THUỘC KHỐI NGÀNH GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SỸ
CHUYÊN NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN

Thành phố Hồ Chí Minh – năm 2011


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
****************************

NGUYỄN THỊ TRÚC TIÊU

HỒN THIỆN CƠNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG THUỘC KHỐI NGÀNH
GIAO THÔNG VẬN TẢI TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Khoa học Thư viện
Mã số: 60.32.20

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN THỊ THƯ

Thành phố Hồ Chí Minh – năm 2011


LỜI CẢM ƠN
Nhân dịp bản luận văn được hoàn thành, tôi xin gửi lời cảm ơn đến tất cả
quý thầy cơ, bạn bè đồng nghiệp và gia đình đã nhiệt tình giúp đỡ, động viên
tơi trong suốt q trình thực hiện luận văn.
Lời đầu tiên, xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến cô TS.
Nguyễn Thị Thư đã tận tình hướng dẫn, định hướng nghiên cứu và có nhiều ý
kiến góp ý vơ cùng q báu giúp tơi hồn thành luận văn.
Xin chân thành cảm ơn BGH, Giám đốc Trung Tâm Thông tin – Thư viện
và các anh chị em đồng nghiệp trường Cao đẳng Giao thông vận tải III - nơi
tôi công tác, đã tạo điều kiện thuận lợi về thời gian giúp tơi hồn thành luận
văn.
Xin chân thành cảm ơn thư viện các trường nơi tơi khảo sát đã nhiệt tình
giúp đỡ trong q trình khảo sát thu thập thơng tin.
Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình tơi, những người luôn
động viên tôi trong suốt thời gian qua…
Và dù đã rất cố gắng nhưng luận văn chắc chắn sẽ khơng tránh khỏi
những thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp q báu của q thầy cơ và
các anh chị em đồng nghiệp.
Xin chân thành cám ơn!

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 3 năm 2011
Tác giả
Nguyễn Thị Trúc Tiêu

MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TRONG CÁC THƯ VIỆN – TRUNG TÂM THÔNG TIN.............................. 9
1.1. Khái niệm “Xử lý nội dung tài liệu”........................................................... 9
1.2. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động xử lý nội dung tài liệu .......................... 10
1.2.1. Đối với người dùng tin .......................................................................... 10
1.2.2. Đối với các TV – TTTT ........................................................................ 10
1.3. Các phương pháp xử lý nội dung tài liệu ................................................... 12
1.3.1. Phân loại tài liệu (Classification) ........................................................... 12
1.3.2. Biên mục chủ đề (Subject Heading) ...................................................... 31
1.3.3. Định từ khóa (Indexing) ........................................................................ 42
1.3.4. Tóm tắt tài liệu (Abstracting) ................................................................ 48
1.3.5. Dẫn giải tài liệu (Annotating) ................................................................ 50
1.3.6. Tổng luận (Review of…, Advances in…, Progress in…) ...................... 53
1.4. Yêu cầu trong xử lý nội dung tài liệu ......................................................... 55
1.4.1. Đối với người xử lý nội dung tài liệu..................................................... 55
1.4.2. Đối với sản phẩm .................................................................................. 56
1.5. Tiêu chuẩn hóa trong cơng tác xử lý nội dung tài liệu............................... 57
1.5.1. Khái niệm “Tiêu chuẩn hóa” ................................................................. 57
1.5.2. Ý nghĩa của tiêu chuẩn hóa trong hoạt động thơng tin – thư viện .......... 57
1.5.3. Các loại tiêu chuẩn trong xử lý nội dung tài liệu ................................... 58

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU


TẠI THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG THUỘC KHỐI NGÀNH GIAO

THÔNG
VẬN TẢI TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ............................ 64
2.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của các thư viện.................... 64
2.1.1. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học giao thông vận tải
–
Cơ sở II ........................................................................................................... 64
2.1.2. Thư viện Trường Đại học giao thông vận tải Tp. Hồ Chí Minh ............. 67
2.1.3. Trung tâm Thơng tin – Thư viện trường Cao đẳng Giao thông vận
tải III .............................................................................................................. 70
2.1.4. Thư viện Trường Cao đẳng Giao thông vận tải Tp. Hồ Chí Minh .......... 73
2.2. Hoạt động xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc khối
ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ...................... 75
2.2.1. Khảo sát các phương pháp xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các
trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh ................................................................................................... 75
2.2.2. Khảo sát chất lượng sản phẩm xử lý nội dung tài liệu tại thư viện
các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh ......................................................................................................... 84
2.3. Nhận xét, đánh giá hoạt động xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các
trường thuộc khối ngành giao thơng vận tải trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh ..................................................................................................... 103
2.3.1. Ưu điểm............................................................................................... 103
2.3.2. Nhược điểm ......................................................................................... 104
2.3.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 105

Chương 3: HỒN THIỆN CƠNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU


TẠI THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG THUỘC KHỐI NGÀNH GIAO
THÔNG VẬN TẢI TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .......... 107

3.1. Cơ sở phát triển hoạt động thư viện các trường thuộc khối ngành
giao
thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ....................................... 107
3.1.1. Quy hoạch mạng lưới các trường đại học, cao đẳng Việt Nam giai
đoạn 2001 – 2010 .......................................................................................... 107
3.1.2. Quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và
định hướng đến năm 2020 ............................................................................. 108
3.1.3. Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học ............ 111
3.2. Định hướng phát triển công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện
các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh ..................................................................................................... 113
3.2.1. Khai thác triệt để nội dung vốn tài liệu của các thư viện ...................... 113
3.2.2. Thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin ........................ 115
3.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện
các trường thuộc khối ngành giao thơng vận tải trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh ..................................................................................................... 116
3.3.1. Biên soạn bộ từ khóa và bộ tiêu đề chủ đề chuyên ngành giao thông
vận tải ........................................................................................................... 116
3.3.2. Kiểm tra, chỉnh lý các sản phẩm xử lý nội dung tài liệu đã có ............. 118
3.3.3. Tạo lập các sản phẩm xử lý nội dung tài liệu chuyên sâu, tổng
hợp ................................................................................................................ 120
3.3.4. Nâng cao trình độ cho cán bộ xử lý nội dung tài liệu, đặc biệt là kiến
thức chun ngành giao thơng vận tải và trình độ ngoại ngữ ......................... 122
3.3.5. Phối hợp, hợp tác hoạt động xử lý nội dung tài liệu giữa các thư viện
thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh..... 124


3.3.6. Tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm về kinh nghiệm xử lý nội dung
tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải........................................................ 125
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 127

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 129
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
AACR2

: Anglo – American Cataloguing Rules – Quy tắc biên mục
Anh – Mỹ.

BBK

: Bibliotechno Bibliograficheskaja Klassifikacija – Phân loại
thư viện thư mục.

DDC

: Dewey Decimal Classification – Khung phân loại thập phân
Dewey.

IFLA

: The International Federation of Library Associations and
Institutions – Liên hiệp các hội và cơ quan thư viện quốc tế.

ISO

: International Standard Organization – Tổ chức tiêu chuẩn
quốc tế.

LCSH

: Library of Congress Subject Headings – Bảng tiêu đề chủ đề
của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ.

MARC21

: Machine Readable Cataloging – Biên mục đọc máy.

RAMEAU :

Répertoire

d’Autorité

Matière

Encyclopédique

et

Alphabétique Unifié – Danh mục các chủ đề có kiểm sốt
mang tính bách khoa và được sắp xếp theo chữ cái.
TCVN

: Tiêu chuẩn Việt Nam.

TV – TTTT : Thư viện – Trung tâm thông tin.
UDC

: Universal Decimal Classification – Khung phân loại thập
tiến quốc tế.

UNESCO

: United Nations Educational, Scientific and Cultural
Organization – Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên
hiệp quốc.


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn hoá là tổng hoà những giá trị vật chất và tinh thần của con người.
Hoạt động văn hố nói chung và hoạt động thư viện nói riêng bị chi phối bởi
cơ sở hạ tầng của xã hội, bởi những điều kiện phát triển kinh tế – xã hội.
Những biến đổi căn bản của điều kiện kinh tế – xã hội sớm hay muộn sẽ dẫn
đến sự biến đổi căn bản của văn hố nói chung và sự nghiệp thư viện nói
riêng.
Là một thiết chế văn hóa ổn định, thư viện đã góp phần khơng nhỏ trong
việc nâng cao dân trí, phát triển sản xuất, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học –
kỹ thuật trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước.
Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ
thông tin và truyền thơng đã đưa lồi người từng bước tiến dần đến kỷ nguyên
thông tin, đồng thời đưa các thư viện trên thế giới nói chung và các thư viện
Việt Nam nói riêng tiến đến bước ngoặc phát triển mới.
Các mạng máy tính và truyền thơng phát triển mạnh mẽ giúp việc trao đổi,
cung cấp tri thức và thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi và nhu cầu con
người cũng ngày càng phong phú, đa dạng. Vì vậy, việc thỏa mãn nhu cầu

thông tin của người dùng tin là vấn đề luôn được quan tâm ở các TV – TTTT.
Trong hoạt động thông tin – thư viện, xử lý nội dung tài liệu là phản ánh
nội dung tài liệu để tạo ra các điểm truy cập theo nội dung nhằm giúp người
sử dụng tìm kiếm tài liệu, thơng tin bằng các phương tiện tra cứu truyền thống
lẫn hiện đại. Nhưng thực tế cho thấy, công tác xử lý nội dung tài liệu tại các
TV – TTTT vẫn còn nhiều bất cập và thư viện các trường thuộc khối ngành
giao thơng vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh cũng không ngoại lệ.


2

Trong nhiều năm qua, hoạt động thông tin – thư viện của thư viện các
trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh đã có những đóng góp khơng nhỏ trong cơng tác hỗ trợ giáo dục và đào
tạo nguồn nhân lực cho ngành giao thơng vận tải trên cả nước nói chung và
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Tuy nhiên, xét về mặt chuyên
môn nghiệp vụ, hoạt động xử lý nội dung tài liệu tại các thư viện này chưa có
sự thống nhất, chất lượng các sản phẩm xử lý nội dung tài liệu chưa cao, chưa
đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người sử dụng và làm hạn chế khả năng
phổ biến thông tin trong các thư viện này.
Mặt khác, vấn đề chuẩn hóa đã và đang được cộng đồng thư viện Việt
Nam quan tâm đáng kể và xem đó là điều kiện tiên quyết để các thư viện Việt
Nam hội nhập và phát triển. Vì vậy, hoàn thiện hoạt động xử lý nội dung tài
liệu là một trong những tiền đề quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho ngành
thư viện Việt Nam thực hiện mục tiêu chuẩn hóa và hội nhập.
Thư viện các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn
thành phố Hồ Chí Minh là một bộ phận của hệ thống thư viện cả nước, chuẩn
hóa hoạt động xử lý nội dung tài liệu của các thư viện này sẽ tạo tiền đề tiến
đến chuẩn hóa hoạt động xử lý nội dung tài liệu trong tồn hệ thống. Vì vậy,
vấn đề đặt ra cho các thư viện này là làm thế nào để thống nhất hoạt động xử

lý nội dung tài liệu, nâng cao chất lượng các sản phẩm xử lý nội dung tài liệu
trên cơ sở khoa học và thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ người sử
dụng, đi đến sự thống nhất trong hoạt động xử lý nội dung, tạo tiền đề giúp
các thư viện Việt Nam nhanh chóng thực hiện mục tiêu chuẩn hóa.
Và đó cũng chính là lý do tơi chọn đề tài “Hồn thiện công tác xử lý nội
dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt
nghiệp của mình.


3

2. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu lịch sử nghiên cứu đề tài, cho thấy đã có một số cơng trình
nghiên cứu liên quan đến cơng tác xử lý nội dung tài liệu, như:
- “Nghiên cứu về phương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp dụng
ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề ở Việt Nam” – đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả
Vũ Dương Thúy Ngà năm 1994. Đề tài nghiên cứu về phương pháp định chủ
đề tài liệu nói chung và triển vọng áp dụng các ngơn ngữ tìm tin theo chủ đề
trên phạm vi cả nước.
- Luận văn thạc sỹ với đề tài “Nghiên cứu đặc điểm định chủ đề tài liệu
liên quan đến chủ tịch Hồ Chí Minh tại Bảo tàng Hồ Chí Minh” của tác giả
Chu Minh Phương năm 2006. Đề tài nghiên cứu hoạt động định chủ đề tài
liệu liên quan đến Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Bảo tàng Hồ Chí Minh.
- Đề tài “Khung phân loại thập phân Dewey và khả năng áp dụng ở Việt
Nam” – luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Đào năm 2002. Nghiên cứu
tổng quan về khung phân loại thập phân Dewey, những ưu điểm và hạn chế;
đánh giá những thuận lợi và khó khăn về khả năng áp dụng khung phân loại
này.
- Đề tài “Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân

loại tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học quốc gia Hà Nội” – luận văn
thạc sỹ của tác giả Trương Thị Kim Thanh năm 2000. Đề tài nghiên cứu các
khung phân loại và việc ứng dụng các khung phân loại này trong công tác
phân loại tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống và hiện đại
tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học quốc gia Hà Nội.
- “Khảo sát việc sử dụng ngơn ngữ từ khóa tại Thư viện quốc gia Việt
Nam” – đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân năm 2002.
Nghiên cứu việc sử dụng ngơn ngữ từ khóa trong các cơ sở dữ liệu chính hiện


4

có của Thư viện quốc gia Việt Nam qua hai khía cạnh cơ bản là mơ tả tài liệu
và tìm tin.
Ngồi ra, cịn có một số bài viết liên quan đăng trên các tạp chí chuyên
ngành, như:
- “Một số vấn đề cần chú ý trong việc ghép ký hiệu khi sử dụng Khung
phân loại thập phân Dewey” – Vũ Dương Thúy Ngà (2007)
- “Những căn cứ khi tóm tắt văn bản sách, bài báo – tạp chí” – Nguyễn
Hữu Viêm (2007)
- “Để hướng tới sự chuẩn hóa trong cơng tác xử lý tài liệu và biên mục
trong các thư viện ở Việt Nam” – Vũ Dương Thúy Ngà (2008)
- “Thực trạng định từ khóa và tiêu đề chủ đề trong các cơ quan thông tin –
thư viện Việt Nam hiện nay” – Nguyễn Thị Đào (2009)
- “Khảo cứu và đánh giá về các bộ từ khóa và từ điển từ khóa được sử
dụng trong định từ khóa tài liệu ở Việt Nam hiện nay” – Vũ Dương Thúy Ngà
(2010)
- “Bàn về hệ thống phân loại bài tóm tắt” – Nguyễn Thị Kim Loan
(2010);…
Tuy nhiên, chưa có bài viết hay đề tài nào nghiên cứu đầy đủ các phương

pháp xử lý nội dung tài liệu mà chỉ nghiên cứu một hoặc một số phương pháp,
một khía cạnh vấn đề. Song, những nghiên cứu trên cũng có ý nghĩa nhất định
trong quá trình tìm hiểu về đề tài thực hiện luận văn.
Vì vậy, đề tài “Hồn thiện cơng tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện
các trường thuộc khối ngành giao thơng vận tải trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh” là đề tài hồn tồn mới khơng trùng lặp với đề tài nào.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu chính của luận văn là phân
tích, đánh giá hoạt động xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc


5

khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó đề
xuất các giải pháp hoàn thiện, thống nhất trong xử lý nội dung tài liệu nhằm
từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động tại thư viện các trường thuộc khối
ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, góp phần nâng
cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực của các trường thuộc khối ngành giao
thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn là tìm hiểu cơng
tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc khối ngành giao thông
vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; đánh giá thực trạng và đề ra các
giải pháp hoàn thiện.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là tồn bộ cơng tác xử lý nội
dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư

viện các trường Đại học Giao thông vận tải – Cơ sở II, Đại học Giao thông
vận tải Tp. Hồ Chí Minh, Cao đẳng Giao thơng vận tải III và Cao đẳng Giao
thơng vận tải Tp. Hồ Chí Minh.

5. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong quá
trình thực hiện đề tài là:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tìm
hiểu về lịch sử nghiên cứu liên quan đến đề tài; cơ sở lý thuyết liên quan đến
đề tài; những kết quả nghiên cứu của các đồng nghiệp; chủ trương, đường lối,
chính sách của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến đề
tài,…


6

Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: Khảo sát thực tế tại các thư viện để
tìm các tài liệu đã được xác định ký hiệu phân loại, tiêu đề chủ đề,… làm dẫn
chứng cho các phương pháp xử lý nội dung.
Phương pháp điều tra bảng hỏi: Phương pháp này được sử dụng để thu
thập thông tin về các thư viện, như: đội ngũ cán bộ, nguồn lực thông tin, đối
tượng phục vụ, cơ sở vật chất và hoạt động xử lý nội dung tài liệu.
Phương pháp trao đổi phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ thư viện các trường
được khảo sát về các vấn đề xoay quanh hoạt động xử lý nội dung tài liệu và
trao đổi qua điện thoại với cán bộ thư viện các trường khác ngoài các trường
được khảo sát một số nội dung, như: sử dụng khung phân loại, bộ tiêu đề chủ
đề nào,...
Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng để so sánh các sản
phẩm xử lý nội dung tài liệu giữa các thư viện, như: ký hiệu phân loại, tiêu đề

chủ đề,…

6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học: Đề tài góp phần bổ sung lý luận về công tác xử lý nội
dung tài liệu trong các TV – TTTT.
Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đưa ra các giải pháp mang tính chất thiết thực
nhằm hồn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các trường thuộc
khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ
sở đó, thư viện các trường thuộc các hệ thống khác nhau có thể tham khảo
nhằm hồn thiện cơng tác xử lý nội dung tài liệu cho thư viện mình, đồng thời
tạo điều kiện thuận lợi cho ngành thư viện Việt Nam nhanh chóng thực hiện
mục tiêu chuẩn hóa.
Ngồi ra, luận văn cũng có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho sinh viên
ngành thư viện – thông tin học.


7

7. Hướng tiếp cận tư liệu để thực hiện đề tài
Luận văn tiếp cận tư liệu theo hai hướng:
Nghiên cứu tài liệu, giáo trình: Các tài liệu được sử dụng để thực hiện đề
tài bao gồm:
- Sách, giáo trình chuyên ngành thư viện – thông tin
- Các bài báo, tạp chí, báo cáo khoa học liên quan đến cơng tác xử lý nội
dung tài liệu.
- Các luận văn sau đại học với các đề tài liên quan đến công tác xử lý nội
dung tài liệu.
Khảo sát thu thập thông tin: Thông tin được thu thập từ thư viện các
trường: Đại học Giao thông vận tải – Cơ sở II, Đại học Giao thơng vận tải Tp.
Hồ Chí Minh, Cao đẳng Giao thông vận tải III và Cao đẳng Giao thông vận

tải Tp. Hồ Chí Minh.

8. Kết cấu của luận văn
Ngồi phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo luận văn gồm 3
chương:
Chương 1: Cơ cở lý luận về xử lý nội dung tài liệu trong các thư viện –
trung tâm thơng tin
Chương này trình bày khái niệm về xử lý nội dung tài liệu; ý nghĩa, mục
đích của hoạt động xử lý nội dung tài liệu đối với người dùng tin và các TV –
TTTT; các phương pháp xử lý nội dung tài liệu, như: phân loại, biên mục chủ
đề, định từ khóa, tóm tắt, dẫn giải, tổng luận; các yêu cầu trong xử lý nội dung
tài liệu và tiêu chuẩn hóa trong cơng tác xử lý nội dung tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các
trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh.


8

Trình bày thực trạng cơng tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các
trường thuộc khối ngành giao thơng vận tải trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh và nêu nhận xét, đánh giá về công tác xử lý nội dung tài liệu tại các thư
viện này.
Chương 3: Hồn thiện cơng tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện các
trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh.
Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện cơng tác xử lý nội dung tài
liệu tại thư viện các trường thuộc khối ngành giao thông vận tải trên địa bàn
thành phố Hồ Chí Minh.

9

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TRONG CÁC THƯ VIỆN – TRUNG TÂM THÔNG TIN
1.1. Khái niệm “Xử lý nội dung tài liệu”
Xử lý tài liệu là một khâu quan trọng không thể thiếu trong hoạt động
thông tin – thư viện nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của thư
viện.
Xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức tài liệu (cịn gọi là mơ tả hình thức
tài liệu) và xử lý nội dung tài liệu (cịn gọi là mơ tả nội dung tài liệu).
Theo tài liệu của một số tác giả [4], [7], có thể có những cách phát biểu
khác nhau về xử lý nội dung tài liệu như sau:
- Xử lý nội dung tài liệu là một tập hợp các công đoạn gồm phân loại,
đánh chỉ số, tóm tắt,…
- Xử lý nội dung tài liệu là q trình phân tích các đặc trưng nội dung tài
liệu và trình bày một cách cơ đọng nhất các đặc trưng đó bằng ngơn
ngữ tự do hoặc ngơn ngữ có kiểm sốt.
- Xử lý nội dung tài liệu bao gồm việc tìm hiểu nội dung của tài liệu và
chuyển những nội dung ấy sang ngôn ngữ ngắn gọn, thuận tiện cho việc
lưu trữ và tìm kiếm thơng tin.
Tóm lại, xử lý nội dung tài liệu là những hoạt động nhằm tạo ra các sản
phẩm phản ánh nội dung tài liệu. Phân loại sẽ tạo ra ký hiệu phân loại, biên
mục chủ đề tạo ra tiêu đề chủ đề, định từ khóa tạo ra các từ khóa,…
Hoạt động xử lý nội dung tài liệu có thể được thực hiện ở nhiều cơ quan
khác nhau, như: thư viện, trung tâm thông tin, cơ quan lưu trữ tài liệu, cơ


10

quan xuất bản phát hành tài liệu hoặc ở các cá nhân có liên quan đến tài liệu
như các nhà nghiên cứu,…
1.2. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động xử lý nội dung tài liệu
1.2.1. Đối với người dùng tin
- Giúp người dùng tin có thể tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung, như:
tìm theo mơn loại, theo chủ đề hoặc từ khóa,… Đây là cách tìm phổ
biến vì người dùng tin thường khơng nhớ chính xác tên tài liệu hoặc
tên tác giả.
- Thông qua sản phẩm của hoạt động xử lý nội dung tài liệu như chủ
đề, bài tóm tắt,… người dùng tin có thể nắm được nội dung của tài
liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu, từ đó lựa chọn tài liệu chính xác,
phù hợp với nhu cầu hơn là tìm theo dấu hiệu hình thức như tên tác
giả, tên tài liệu, năm xuất bản,…
- Bài tóm tắt thơng tin cung cấp đầy đủ thơng tin của tài liệu gốc giúp
người dùng tin tiết kiệm được thời gian đọc, từ đó khắc phục được
hiện tượng “bùng nổ thông tin”, “khủng hoảng thông tin”.
- Xử lý nội dung tài liệu cung cấp cho người sử dụng thông tin đã được
tinh chế, thơng tin có chất lượng cao (khơng cịn thơng tin thừa, trùng
lặp) mang tính chất tổng hợp (bài tổng luận).
1.2.2. Đối với các TV – TTTT
Trước hết, các TV – TTTT xử lý nội dung tài liệu nhằm mục đích tổ chức
vốn tài liệu theo nội dung, như: tổ chức vốn tài liệu theo môn loại, theo chủ
đề,… Mặc dù, tổ chức vốn tài liệu theo nội dung có một số hạn chế, như:
chiếm nhiều diện tích kho, trong từng mơn loại hay chủ đề phải chừa chỗ cho
các tài liệu mới, kho tài liệu nhìn không được đẹp mắt,…Tuy nhiên, tổ chức
vốn tài liệu theo nội dung vẫn là phương pháp được nhiều TV – TTTT lựa
chọn, vì:

11

- Là điều kiện thuận lợi để tổ chức kho mở, phục vụ người sử dụng tự
chọn tài liệu trong kho phù hợp với nhu cầu.
- Cán bộ thư viện và người sử dụng dễ dàng nắm bắt được thành phần
và nội dung vốn tài liệu.
- Có thể mở rộng phạm vi đọc, nội dung đọc cho người sử dụng với
những tài liệu có cùng nội dung được xếp gần nhau.
Một mục đích quan trọng khơng thể phủ nhận của việc xử lý nội dung tài
liệu trong các TV – TTTT là để xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin (cả
truyền thống lẫn hiện đại).
Trong hệ thống mục lục truyền thống của thư viện, hai loại mục lục quan
trọng là mục lục môn loại và mục lục chủ đề đều cần phải xử lý nội dung tài
liệu (phân loại, biên mục chủ đề) mới xây dựng được.
Trong hệ thống mục lục hiện đại, tự động để xây dựng các trường, như:
trường môn loại (082), trường chủ đề (650), trường từ khóa (650), trường tóm
tắt (520) cần phải xử lý nội dung tài liệu bằng nhiều phương pháp khác nhau.
Với việc xử lý nội dung tài liệu bằng nhiều phương pháp sẽ tạo cho người
dùng tin có nhiều điểm truy cập khác nhau, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thơng
tin, tài liệu đa dạng.
Để phổ biến thông tin, khai thác nội dung vốn tài liệu thư viện, chủ động
thông tin cho người dùng tin, các TV – TTTT cũng xử lý nội dung tài liệu để
tạo lập các sản phẩm thơng tin như tài liệu thư mục, tạp chí tóm tắt, tổng luận.
Những sản phẩm này không chỉ phục vụ trong TV – TTTT mà cịn có thể
phục vụ cho người dùng tin ngồi xã hội. Bên cạnh đó, với chức năng thơng
tin, các TV – TTTT cịn thường xun tóm tắt, tổng quan thơng tin, tài liệu về
những vấn đề có tính thời sự để phổ biến nhanh chóng, kịp thời cho người sử
dụng.

12

1.3. Các phương pháp xử lý nội dung tài liệu
1.3.1. Phân loại tài liệu (Classification)
1.3.1.1 Khái niệm
Phân loại là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong các ngành khoa học và
trong đời sống xã hội, là sự phân chia các sự vật và hiện tượng ra thành từng
loại hoặc nhóm có những đặc tính chung giống nhau.
Có thể dựa vào nhiều dấu hiệu khác nhau để phân chia hoạt động phân
loại.
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của phân loại có phân loại chính và phân
loại bổ trợ.
Phân loại chính (Fundamental Classification) là phân loại có tính chất
quyết định trong việc phân chia các đối tượng phân loại.
Phân loại bổ trợ (Auxiliary Classification) là phân loại bổ sung cho phân
loại chính và có tác dụng giúp dễ dàng phát hiện một cá thể nào đó trong một
tập hợp cá thể cùng loại và thuộc phân loại nhân tạo.
Dựa vào phạm vi phân loại có phân loại khoa học và phân loại thư viện.
Phân loại khoa học (Classification of science) là phân loại, sắp xếp các
khoa học thành từng lĩnh vực dựa trên cơ sở nội dung và đối tượng nghiên
cứu của các khoa học đó.
Phân loại thư viện hay cịn gọi là phân loại tài liệu, là sự phân chia và sắp
xếp các tài liệu trong TV – TTTT theo từng môn loại tri thức phản ánh nội
dung của tài liệu.
Kết quả của quá trình phân loại tài liệu là Ký hiệu phân loại. Ký hiệu phân
loại là dấu hiệu quy ước hoặc tập hợp các dấu hiệu quy ước dùng biểu đạt cho
những khái niệm cụ thể và dùng ghi lại kết quả của quá trình phân loại.
Ký hiệu phân loại là đặc trưng của nội dung tài liệu, thơng qua ký hiệu
phân loại có thể biết được nội dung khái quát hay chi tiết của tài liệu.

13

Để xác định được ký hiệu phân loại, cán bộ xử lý phải dựa vào một hoặc
một số khung phân loại (còn gọi là bảng phân loại).
Khung phân loại là cơng cụ tổ chức tri thức, trong đó liệt kê các mơn
ngành tri thức từ nhóm lớn đến nhóm nhỏ, sắp xếp theo một trình tự logic
khoa học và kèm theo mỗi nội dung hoặc khái niệm là ký hiệu phân loại.
Các khung phân loại được xây dựng dựa trên quan hệ cấp bậc giữa các
thuật ngữ, mỗi thuật ngữ có một vị trí xác định và được biểu diễn bằng một
chỉ số. Chỉ số có thể là số, chữ cái hoặc kết hợp giữa số và chữ cái và được sử
dụng thay thế cho các thuật ngữ. Khung phân loại là ngôn ngữ tư liệu tiền kết
hợp.
Quan hệ đẳng cấp là mối quan hệ giữa các lớp khởi đầu và các lớp phái
sinh, là mối quan hệ giữa cái chung với cái riêng, từ tổng quát đến cụ thể,
giúp ngôn ngữ phân loại phản ánh các môn ngành tri thức theo cấp bậc.
Là ngơn ngữ tiền kết hợp vì ký hiệu phân loại là chỉ số có sẵn mà cán bộ
xử lý lựa chọn trong khung phân loại thư viện sử dụng nhằm thể hiện chính
xác nội dung của tài liệu. Người sử dụng sẽ sử dụng các ký hiệu phân loại
được định sẵn này để tìm tài liệu.
Như vậy, với đặc trưng của mối quan hệ đẳng cấp và tính tiền kết hợp,
ngơn ngữ phân loại phản ánh vốn tài liệu theo hệ thống các môn ngành tri
thức và có tính logic chặt chẽ, hệ thống hóa cao; đáp ứng nhu cầu tìm tin theo
chuyên ngành, tìm kiếm thông tin theo môn loại.
1.3.1.2. Ý nghĩa công tác phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là phương pháp phổ biến trong hầu hết các TV – TTTT.

 Đối với người sử dụng tài liệu
- Phân loại tài liệu là phân loại các lĩnh vực tri thức, giúp người sử dụng
tìm được những tài liệu có cùng mơn loại một cách đầy đủ, tập trung.

14

- Phân loại tài liệu là phân loại nhất tuyến giúp người sử dụng tài liệu
tiếp cận nội dung tài liệu một cách có trình tự logic khoa học và giúp
hiểu biết về nội dung tài liệu một cách hệ thống.
- Thông qua trật tự của các môn loại, người sử dụng tài liệu có thể lựa
chọn tài liệu thay thế để thỏa mãn nhu cầu thơng tin và có thể mở rộng
phạm vi tìm kiếm thơng tin, tìm kiếm tài liệu.

 Đối với các TV - TTTT
- Trong công tác bổ sung, công tác phân loại và sản phẩm là mục lục
phân loại giúp người làm công tác bổ sung nắm được thành phần nội
dung vốn tài liệu, từ đó xây dựng chính sách bổ sung hợp lý.
- Trong công tác tổ chức kho, phân loại tài liệu để sắp xếp các tài liệu
theo môn loại tri thức. Đây là phương pháp phổ biến nhất, đặc biệt là tổ
chức kho phục vụ tự chọn tài liệu cho người dùng tin.
- Công tác phân loại tài liệu và công tác phục vụ có mối quan hệ hỗ
tương với nhau. Phân loại tài liệu chính xác sẽ giúp cơng tác phục vụ
đáp ứng chính xác nhu cầu của người sử dụng. Ngược lại, công tác
phục vụ sẽ kiểm tra và phát hiện những sai xót của cơng tác phân loại
tài liệu, từ đó giúp cơng tác phân loại tài liệu được hoàn thiện hơn.
- Trong triển lãm, trưng bày tài liệu, phân loại tài liệu là phương pháp
thường được sử dụng để sắp xếp tài liệu theo môn loại.
- Trong công tác biên soạn thư mục, ký hiệu phân loại là cơ sở để hệ
thống hóa các tài liệu trong thư mục, như: thư mục quốc gia, thư mục
thông báo tài liệu mới.
- Ngồi ra, trong cơng tác báo cáo thống kê, cán bộ thư viện thường
thống kê tài liệu theo môn loại để báo cáo.

1.3.1.3. Giới thiệu một số Khung phân loại được sử dụng ở Việt Nam


15

 Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification),
viết tắt là DDC
Tác giả của DDC là nhà thư viện học nổi tiếng người Mỹ Mevil Dewey, đã
thực hiện ý tưởng sử dụng 10 chữ số Ả rập từ 0 đến 9 để biểu thị chủ đề tài
liệu, đồng thời chia nhỏ tri thức ra 10 môn loại, mỗi môn loại có 10 lớp con
và 10 lớp con được chia nhỏ ra 10 lớp con kế tiếp.
DDC ra đời năm 1876 với tên gọi “A Classification and Subject Index for
Cataloguing and Arranging the Books and the Pamphlets of a Library” gồm
10 lớp chính với 1.000 đề mục.
Năm 1932, khung phân loại này được xuất bản lần thứ 13 và chính thức
mang tên DDC.
Năm 1971, DDC được xuất bản lần thứ 18 với bước tiến khổng lồ là đưa
vào 5 bảng phụ trợ để mở rộng ký hiệu phân loại và được xuất bản thành 3
tập, gồm: Tập 1: Lời giới thiệu; Tập 2: Bảng phân loại; Tập 3: Bảng tra liên
quan.
Xuất bản lần thứ 20 vào năm 1989, DDC gồm 4 tập và từ đó trở đi các ấn
bản của DDC đều gồm 4 tập.
Đến năm 1996, DDC được xuất bản lần thứ 21 (gọi là DDC 21) cũng gồm
4 tập, hơn 4.000 trang với 23.000 đề mục.
Năm 2003, DDC được xuất bản lần thứ 22 (gọi là DDC 22) là ấn bản rút
gọn lần thứ 14 (ấn bản mới nhất).
DDC được thường xuyên cập nhật và sửa đổi bởi một hội đồng biên tập
nằm trong Tiểu ban phân loại thập phân (Decimal Classification Division) của
Thư viện quốc hội Mỹ. Các nhà biên tập sẽ đề xuất những thay đổi hoặc mở
rộng khung phân loại với Ủy ban chính sách biên tập khung phân loại thập

phân (Decimal Classification Editorial Policy Committe) để được xem xét và
chấp thuận sửa đổi.


16

DDC đã được sử dụng rất phổ biến tại các thư viện công cộng và chuyên
ngành khắp nơi trên thế giới. Tại Việt Nam, từ sau năm 1990 đến nay, theo xu
hướng mở rộng và hội nhập, DDC được khuyến khích sử dụng tại các hệ
thống thư viện cơng cộng và hệ thống thư viện chuyên ngành.
Về cấu trúc, DDC gồm 01 bảng chính, 07 bảng trợ ký hiệu và 01 bảng tra
liên quan.
Ở bảng chính, với 10 lớp chính được xây dựng theo nguyên tắc thập tiến
và sử dụng ký hiệu phân loại đồng nhất là chữ số Ả rập từ 0 đến 9.
000 Tin học, thông tin và

500 Khoa học tự nhiên và

các tác phẩm tổng quát

toán học

100 Triết học và tâm lý học

600 Khoa học ứng dụng

200 Tôn giáo

700 Nghệ thuật

300 Khoa học xã hội

800 Văn học và tu từ học

400 Ngơn ngữ

900

Địa

lý

và

lịch

sử

Các lớp chính lại lần lượt chia nhỏ ra 10 lớp con. Mỗi lớp con lại chia nhỏ
ra 10 lớp nhỏ hơn và cứ như thế các lớp con nhỏ hơn tiếp tục chia nhỏ ra 10
lớp nữa.
Theo nguyên tắc thập tiến của Dewey thì ký hiệu phân loại chính kéo dài
từ trái sang phải, sau 3 số có dấu chấm (.) ngăn cách.
Các bảng trợ ký hiệu phản ánh các khái niệm được lặp đi lặp lại trong
bảng chính, như: hình thức, cơng dụng, ngôn ngữ, địa lý,… liên quan đến nội
dung tài liệu, nhằm giảm sự cồng kềnh và phức tạp cho bảng chính.
Các bảng trợ ký hiệu chỉ sử dụng để phối hợp với bảng chính và được
ghép trực tiếp vào ký hiệu bảng chính mà khơng cần bất kỳ dấu hiệu nào.
Bảng 1: Trợ ký hiệu tiêu chuẩn. Phản ánh đặc trưng cho chủ đề tài liệu
về khía cạnh hình thức (từ điển, niên giám,…) và nội dung (lý thuyết, lịch sử,

nghiên cứu,…) giúp ký hiệu phân loại được cụ thể hơn.


17

Bảng 1 gồm các ký hiệu chính:
- 01 Triết lý và lý thuyết
- 02 Tài liệu hỗn hợp
- 03 Từ điển, bách khoa từ điển, sách dẫn
-…..
Bảng 2: Trợ ký hiệu địa lý. Là bảng trợ ký hiệu lớn nhất trong DDC,
phản ánh các khái niệm địa lý có trong nội dung tài liệu như nơi chốn, quốc
gia,… và được ghép vào hầu hết các lớp của bảng chính. Gồm các ký hiệu
như:
- 1 Khu vực, vùng, lãnh thổ tổng quát
- 2 Nhân vật
- 3 Thế giới cổ đại
- ….
Bảng 3: Trợ ký hiệu văn học. Phản ánh các thể loại của các tác phẩm văn
học và được chia thành 3 bảng nhỏ. Ký hiệu trong Bảng 3 không dùng cho tất
cả các lớp ở bảng chính mà chỉ dùng cho lớp 800 và một số ký hiệu phân loại
ở lớp 700 khi có hướng dẫn cụ thể. Bảng 3 được chia thành 3 bảng như sau:
Bảng 3A: Bảng tác phẩm của/về tác giả cá nhân, thường gồm 3 thành
phần theo thứ tự: nền văn học (được xác định bởi tác giả và ngôn ngữ); thể
loại (bảng 3A) và thời kỳ.
Bảng 3B: Bảng tác phẩm của/về nhiều tác giả, thường dùng cho những
hình thức văn chương đặc biệt như tuyển tập văn học, lịch sử phê bình văn
học,… từ hai tác giả trở lên, thường gồm ba thành phần theo thứ tự: nền văn
học (được xác định bởi tác giả và ngôn ngữ); thể loại (bảng 3B) và thời kỳ.
Bảng 3C: Chỉ dùng khi có hướng dẫn trong bảng 3B hoặc có hướng dẫn

trong bảng chính để phản ánh tiếp một khía cạnh nào đó của các tác phẩm văn
học như văn phong, quan điểm,…