Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tại công ty cổ phần than hà lầm vinacomin
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (904.77 KB, 105 trang )
B GIO DC V O TO
Trường đại học mỏ địa chÊt
NGUYỄN THANH THẢO
NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THAN HÀ LẦM - VINACOMIN
Luận văn thạc s kinh tế
Hà nội - 2013
B GIO DC V O TO
Trường đại học mỏ địa chÊt
NGUYỄN THANH THẢO
NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THAN HÀ LẦM - VINACOMIN
Chuyên ngành: Kinh tế công nghiệp
MÃ số: 60.31.09
LUN VN THẠC SĨ KINH TẾ
Ngêi híng dÉn khoa häc
TS. Nguyễn Xuân Thắng
Hµ Néi – 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn của tôi với đề tài: “Nghiên cứu giải pháp
nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tại Công ty cổ phần than Hà Lầm- Vinacomin” là
cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả trong luận văn là khách
quan, trung thực và chưa từng ai công bố trong bất kỳ cơng trình khoa học nào
khác.
Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2013
Tác giả
Nguyễn Thanh Thảo
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập và nghiên cứu tại Trường Đại học Mỏ- Địa chất Hà
Nội, tác giả đã được các thầy cô giáo quan tâm, giúp đỡ tận tình, tác giả xin chân
thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo và các cán bộ, nhân viên trong Khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, Phòng đại học và Sau đại học của trường Đại học Mỏ- Địa
chất Hà Nội đã tạo điều kiện cho tác giả hoàn thành bản luận văn này.
Với lịng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tác giả xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ
Nguyễn Xuân Thắng đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tác giả trong suốt
thời gian nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận văn này.
Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu mặc dù tác giả đã rất cố gắng tìm
hiểu thực tế và từ các nguồn tài liệu khác nhau, nhưng do còn nhiều hạn chế về mặt
lý luận cũng như kinh nghiệm nên luận văn khơng tránh khỏi những sai sót, tác giả
rất mong nhận được sự thơng cảm, đóng góp q báu của các thầy cô giáo và các
bạn để luận văn ngày càng được hoàn thiện hơn.
Tác giả
MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình vẽ đồ thị
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN QUẢN LÝ VẬT
TƯ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP .................................................................. 3
1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến quản lý vật tư...................................3
1.1.1. Khái niệm vật tư ....................................................................................3
1.1.2. Khái niệm cung ứng vật tư ....................................................................5
1.1.3. Khái niệm dự trữ vật tư .........................................................................7
1.1.4. Khái niệm định mức vật tư ....................................................................7
1.2. Quản lý vật tư...............................................................................................7
1.2.1. Yêu cầu của quản lý vật tư.....................................................................7
1.2.2. Nội dung của quản lý vật tư...................................................................7
1.2.3. Hiệu quả kinh tế của quản lý vật tư...................................................... 25
1.3. Các nhân tố ảnh hướng đến hoạt động quản lý vật tư của các doanh nghiệp
khai thác than .................................................................................................... 27
1.4. Tổng quan thực tiễn công tác quản lý vật tư trên thế giới và ở Việt Nam .... 27
1.5. Tổng quan các cơng trình đã nghiên cứu về đề tài quản lý vật tư ................ 30
1.6. Kết luận chương 1 ...................................................................................... 31
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM- VINACOMIN ............................................... 33
2.1. Thực trạng quản lý vật tư trong một số doanh nghiệp khai thác than thuộc
Vinacomin......................................................................................................... 33
2.1.1. Giới thiệu về các doanh nghiệp khai thác than thuộc Vinacomin ......... 33
2.1.2. Quản lý vật tư trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc Vinacomin... 34
2.2. Thực trạng quản lý vật tư của Công ty CP than Hà Lầm- Vinacomin.......... 48
2.2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần than Hà Lầm......................................... 48
2.2.2. Bộ máy tổ chức quản lý vật tư của cơng ty .......................................... 54
2.2.3. Phân tích thực trạng công tác quản lý vật tư......................................... 55
2.2.4. Nhận xét về công tác quản lý vật tư tại Công ty CP than Hà LầmVinacomin ..................................................................................................... 73
2.3. Kết luận chương 2 ...................................................................................... 74
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VẬT
TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM- VINACOMIN .................... 75
3.1. Quan điểm và phương hướng nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tại Công ty
CP than Hà Lầm. Vinacomin............................................................................. 75
3.1.1. Quan điểm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư........................................ 75
3.1.2. Phương hướng nâng cao hiệu quả quản lý vật tư.................................. 75
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tại Cơng ty CP than Hà LầmVinacomin......................................................................................................... 77
3.2.1. Hồn thiện hệ thống mức vật tư........................................................... 77
3.2.2. Các giải pháp trong tổ chức cung ứng.................................................. 78
3.2.3. Các giải pháp về sử dụng vật tư ........................................................... 83
3.3. Các giải pháp về tổ chức công tác quản lý vật tư......................................... 86
3.3.1. Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao ............................................ 86
3.3.2. Tái cơ cấu bộ máy quản lý................................................................... 87
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống kho bãi. ............................................................... 88
3.3.4. Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư ............... 89
3.4. Tổ chức thực hiện các giải pháp.................................................................. 91
3.5. Kết luận chương 3 ..................................................................................... 91
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................................. 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 95
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Chữ viết đầy đủ
CCDC
: Công cụ dụng cụ
CNTT
:Công nghệ thông tin
CP
:Cổ phần
MTV
: Một thành viên
NL
:Nhiên liệu
NVL
:Nguyên vật liệu
PT
:Phụ tùng
TNHH
:Trách nhiệm hữu hạn
DANH MỤC CÁC BẢNG
STT
Tên bảng
Trang
Bảng 2.1. Bảng tình hình thực hiện cung ứng vật tư chủ yếu ................................. 37
Bảng 2.2: Bảng tỷ lệ tồn kho cuối năm .................................................................. 41
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp giá trị tổn thất vật tư ...................................................... 46
Bảng 2.5: Bảng tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp giai đoạn
2008-2012 ............................................................................................. 58
Bảng 2.6. Tổng hợp giá trị cung ứng vật tư giai đoạn 2008 - 2012......................... 61
Bảng 2.7: Bảng cung ứng vật tư chủ yếu năm 2012 ............................................... 64
Bảng 28. Bảng thời gian dự trữ vật tư năm 2012.................................................... 65
Bảng 2.9: Tổng hợp giá trị tồn kho vật tư giai đoạn 2008 - 2012 ........................... 67
Bảng 2.10: Tổng hợp giá trị vật tư xuất kho giai đoạn 2008-2012.......................... 69
Bảng 2.11: Bảng định mức tiêu hao vật tư năm 2012............................................. 70
Bảng 2.12: Bảng tổng hợp chi phí vật tư trong giá thành đơn vị năm 2012 ............ 71
Bảng 2.13: Bảng vật tư thu hồi năm 2012 .............................................................. 72
DANH MỤC CÁC HÌNHVẼ, ĐỒ THỊ
STT
Tên hình
Trang
Hình 1.1: Sơ đồ phân loại vật tư .............................................................................6
Hình 1.2 - Sơ đồ nội dung quản lý vật tư .................................................................9
Hình 1.3: Sơ đồ hệ thống tái tạo định kỳ................................................................ 20
Hình 1.4: Mơ hình xác định khối lượng đặt hàng tối ưu…………………….23
Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống khai thác than hầm lị..................................................... 51
Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống khai thác lộ thiên ........................................................... 52
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý vật tư ...................................................... 55
Hình 2.4: Biểu đồ giá trị hợp đồng mua sắm vật tư giai đoạn 2008 - 2012 ............. 59
Hình 2.5: Biểu đồ tỷ trọng giá trị hợp đồng mua sắm vật tư giai đoạn 2008- 2012 59
Hình 2.6 : Biểu đồ giá trị nhập kho vật tư giai đoạn 2008 - 2012 ........................... 62
Hình 2.7 Biểu đồ giá trị vật tư tồn kho cuối năm giai đoạn 2008. 2012................. 67
Hình 2.8 : Biểu đồ giá trị vật tư xuất kho giai đoạn 2008. 2012 ............................. 69
Hình 2.10: Biểu đồ chi phí nguyên vật liệu trong giá thành đơn vị......................... 71
Hình 3.1: Sơ đồ các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư............................. 76
Hình 3.2: Mơ hình VMI giữa Công ty C P than Hà Lầm với các doanh nghiệp cung
cấp vật tư ................................................................................................. 81
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế, hợp tác chặt chẽ và cạnh tranh quyết
liệt đang là hai vấn đề nổi bật. Quản lý kinh tế hiệu quả là phương thức các doanh
nghiệp có thể thực hiện để tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Như đã biết,vật
tư kỹ thuật là yếu tố quan trọng, chiếm chi phí đáng kể và ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nói chung, và đối với một doanh nghiệp khai
thác than nói riêng. Quản lý các loại vật tư tiêu hao một cách có hiệu quả có tầm
quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, qui mơ vốn kinh doanh, tính
liên tục của q trình sản xuất…, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Với ý nghĩa của
quản lý vật tư như vậy, việc tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư
luôn được các doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là trong giai đoạn nền kinh tế đang
bị suy giảm như hiện nay.
Công ty Cổ phần Than Hà Lầm là đơn vị trực thuộc của Tập đoàn Cơng
nghiệp Than. Khống sản Việt Nam có nhiệm vụ chính là khai thác than. Sản lượng
khai thác và doanh thu của Cơng ty đã đóng góp đáng kế cho sự phát triển của Tập
đồn, đóng góp một lượng lớn GDP cho Tỉnh Quảng Ninh và giải quyết được
khoảng 4.400 việc làm cho người lao động. Hàng năm, lượng vật tư được sử dụng
trong sản xuất kinh doanh của Công ty chiếm một tỷ trọng khoảng 28 – 32% chi phí
sản xuất. Vì vậy, quản lý vật tư đã có những ảnh hưởng nhất định tới hiệu quả kinh
doanh của công ty. Xuất phát từ thực tế đó, đề tài: “Nghiên cứu giải pháp nâng
cao hiệu quả quản lý vật tư tại công ty cổ phần than Hà Lầm-Vinacomin” được
lựa chọn là cần thiết.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.
Trên cơ sở tổng quan lý thuyết và thực tiễn cũng như phân tích thực trạng
quản lý vật tư của các doanh nghiệp khai thác than nói chung và của cơng ty cổ
phần than Hà Lầm nói riêng, đề tài xây dựng một số giải pháp quản lý vật tư có căn
cứ khoa học và căn cứ thực tiễn trên nguyên tắc đảm bảo quá trình sản xuất liên tục,
nhịp nhàng, tiết kiệm vốn lưu động, giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của công ty cổ phần than Hà Lầm trong giai đoạn tới.
2
3. Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu
a.
Đối tượng nghiên cứu: Các giải pháp hoàn thiện quản lý vật tư của
công ty cổ phần than Hà Lầm – Vinacomin
b.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là
hoạt động quản lý, dự trữ và sử dụng vật tư của các công ty khai thác than thuộc
công ty công ty cổ phần than Hà Lầm- Vinacomin giai đoạn 2008- 2012
4. Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài sử dụng các phương pháp sau:
. Phương pháp tổng hợp lý thuyết, phân tích
. Phương pháp thống kê, khảo sát
. Phương pháp toán tối ưu
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
*. Ý nghĩa khoa học
Đề tài đã hệ thống hoá lý luận và góp phần làm sáng tỏ thêm các vấn đề lý
luận về quản lý vật tư và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư của doanh
nghiệp nói chung và doanh nghiệp khai thác than nói riêng.
*. Ý nghĩa thực tiễn
Các kết quả nghiên cứu thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý
vật tư có ý nghĩa áp dụng thực tiễn đối với các doanh nghiệp thuộc công ty công ty
cổ phần than Hà Lầm, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư trong doanh nghiệp,
đồng thời còn là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khai thác than thuộc
Vinacomin và những người quan tâm khác.
6. Nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề
tài bao gồm:
Chương 1: Tổng quan lý thuyết và thực tiễn quản lý vật tư trong các doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần than Hà
Lầm- Vinacomin
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tại công ty cổ
phần than Hà Lầm- Vinacomin
3
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN QUẢN LÝ VẬT TƯ
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến quản lý vật tư
1.1.1. Khái niệm vật tư
Theo [2], trong quản trị doanh nghiệp thương mại: Vật tư là sản phẩm của lao
động được dùng để sản xuất nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, máy móc, bán thành
phẩm. Có thể có những sản phẩm của doanh nghiệp này bán ra là nguyên liệu đầu
vào của doanh nghiệp khác, bởi lẽ mỗi vật tư có những thuộc tính khác nhau và nó
có thể dùng cho nhiều việc, vậy nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm
tiêu dùng hay dùng làm vật tư. Vì vậy cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của
sản phẩm để xem nó là vật tư hay là sản phẩm tiêu dùng.
Theo [3], vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành
phẩm mua ngoài, nói cách khác, vật tư là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một
loại sản phẩm, hàng hóa khác.
Theo [15], thì vật tư là tồn bộ các ngun liệu, vật liệu, nhiên liệu, công cụ,
phụ tùng thay thế, thiết bị máy móc khơng thuộc tài sản cố định được sử dụng vào
quá trình sản xuất kinh doanh.
Vật tư trong ngành: Được hiểu là tất cả các sản phẩm, thiết bị, vật tư, hàng
hóa, dịch vụ có liên quan do các đơn vị trong Tập đồn, các cơng ty sản xuất hoặc
thực hiện công đoạn cơ bản cuối cùng để hoàn thiện thành phẩm đem đi tiêu thụ (
trong trường hợp có nhiều đơn vị ngồi Tập đồn tham gia và q trình sản xuất
hàng hóa đó).
Từ những khái niệm trên có thể khái quát và đưa ra khái niệm đầy đủ về vật
tư như sau:
Vật tư là đối tượng lao động, là tư liệu lao động không phải là tài sản cố định,
thể hiện dưới dạng vật hóa, được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, vật tư tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất
4
định và toàn bộ giá trị vật tư tiêu hao được chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ.
Căn cứ vào mức độ, tính chất quan trọng vào quá trình sử dụng trong quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đối với các loại vật tư người ta phân
loại vật tư như sau:
. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động ảnh hưởng trực tiếp vào quá
trình sản xuất của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trị của chúng
trong q trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được
chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu tạo ra nội dung vật chất
chính của sản phẩm, nguyên vật liệu khác vật liệu ở chỗ nó là sản phẩm trực tiếp
của cơng nghiệp khai thác chưa qua chế biến, trực tiếp cấu thành thực thể của sản
phẩm, hoặc những nguyên vật liệu được sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật
liệu đắt tiền phải nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu phụ là tất cả những vật không tạo ra nội dung vật chất của
sản phẩm nhưng lại rất quan trọng, cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm với chức
năng xúc tác, sơn mạ, vật bao gói, đồ bảo hộ, cơng cụ nhỏ, phụ tùng thay thế máy
móc thiết bị sản xuất, và các vật tạo điều kiện sản xuất sản phẩm như: Gỗ chống lò,
thuốc nổ.... Những vật tư này được sử dụng kết hợp với ngun vật liệu chính nhằm
hồn thiện tính năng cho sản phẩm, để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để
trang trí cho sản phẩm.
+ Nhiên liệu là một dạng vật liệu phụ đặc biệt (xăng dầu, than, củi…) những
thứ dùng để cung cấp nhiệt năng trong các cơng trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm.
Nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc
thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu.
+ Phụ tùng thay thế là vật liệu sử dụng để thay thế, sữa chữa các máy móc
thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp,
các vật kết cấu, các vật tư xây dựng dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh
nghiệp như sắt, thép.
5
+ Vật liệu khác là những vật liệu không được xếp vào những vật liệu trên,
gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ chống lò hay phế liệu
thu hồi được từ việc thanh lý tài sản cố định.
- Công cụ dụng cụ:
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hoặc có thời gian sử
dụng ngắn, được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như dụng
cụ làm việc, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động.
Những công cụ, dụng cụ phải thay thế thường xuyên, nên xếp vào TSLĐ của
doanh nghiệp.
Nếu phân loại theo giá trị được chia ra làm 2 loại:
+ CCDC phân bổ 1 lần có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.
+ CCDC phân bổ nhiều lần có giá trị lớn, được sử dụng trong nhiều kỳ kinh doanh.
Nếu phân loại theo nội dung kinh tế chia ra làm 3 loại:
+ CCDC
+ Bao bì luân chuyển
+ Đồ dùng cho thuê
Nếu phân loại theo mục đích sử dụng chia ra làm 3 loại:
+ CCDC dùng trực tiếp cho sản xuất.
+ CCDC dùng cho quản lý doanh nghiệp.
+ CCDC dùng cho mục đích khác.
Sơ đồ phân loại vật tư được thể hiện qua hình 1.1 như sau:
1.1.2. Khái niệm cung ứng vật tư
Cung ứng vật tư là quá trình mua sắm và dự trữ các yếu tố đầu vào của quá
trình sản xuất như nguyên nhiên vật liệu, động lực, thiết bị máy móc nhỏ lẻ, các loại
phụ tùng thay thế và sửa chữa, nhằm đảm bảo cho sản xuất được liên tục, nhịp
nhàng và có hiệu quả.
6
Vật tư
NVL
NVL
NVL
chính
phụ
Nhiên
liệu
PT
thay
thế
CCDC
TB
xây
dựng
cơ
bản
VL
Giá trị
Nội dung kinh tế
Mục đích sử dụng
khác
CCDC
phân
bổ
một
lần
CCDC
phân
bổ
nhiều
lần
CCDC
Hình 1.1: Sơ đồ phân loại vật tư
Bao bì
ln
chuyển
Đồ
dùng
cho
th
CCDC
dùng
trực
tiếp
cho sản
xuất
CCDC
dùng
trực
tiếp
cho
QLDN
CCDC
dùng
trực tiếp
cho mục
đích
khác
7
1.1.3. Khái niệm dự trữ vật tư
Lượng vật tư dự trữ hay còn gọi là mức dự trữ vật tư là lượng vật tư tồn kho
cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để kịp thời cấp phát cho sản xuất, đảm
bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục và bình thường, đồng thời phải đảm
bảo mức hợp lý về vốn và kho tàng.
1.1.4. Khái niệm định mức vật tư
Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất
ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối lượng công việc nhất định trong một
điều kiện tổ chức kỹ thuật đó được xác định trong từng doanh nghiệp cụ thể.
1.2. Quản lý vật tư
1.2.1. Nhiệm vụ của quản lý vật tư
Mục tiêu của nhiệm vụ chính của quản lý vật tư trong doanh nghiệp là: đảm bảo
việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của kế hoạch sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sử
dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư triệt để, thực hành tiết kiệm vật tư.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên, quản lý vật tư trong doanh nghiệp cần
phải quán triệt các yêu cầu sau đây:
Trong khâu thu mua: doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua vật
tư để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm và các nhu cầu
khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy
cách, chủng loại và giá cả.
Trong khâu dự trữ, bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ
vật tư đầy đủ nhưng cũng không được quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện
tích. Đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật
tư.
Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính tốn chính xác, kịp thời giá trị
vật tư có trong giá vốn thành phẩm. Do vậy khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi
chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật tư trong sản xuất đảm bảo sử
dụng tiết kiệm, hiệu quả.
1.2.2. Nội dung của quản lý vật tư
Theo [15], bao gồm không giới hạn những công việc chủ yếu sau:
8
- Lập kế hoạch vật tư;
- Mua sắm vật tư;
- Nhập vật tư; cấp phát vật tư;
- Bảo quản hàng hóa, vật tư trong kho;
- Quản lý sử dụng vật tư;
- Dự trữ vật tư;
- Xử lý vật tư kém phẩm chất, không đồng bộ, phế liệu…;
- Báo cáo công tác vật tư;
- Quyết toán vật tư.
Các nội dung chủ yếu của quản lý vật tư được thể hiện trong hình 1.2
9
Nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật tư
Thực hiện mua sắm vật tư
Vận chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp
Tiếp nhận, bảo quản vật tư về chất lượng và số
lượng
Cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp
Hạch tốn vật tư
Hình 1.2 - Sơ đồ nội dung quản lý vật tư
1.2.2.1. Xác định nhu cầu mua vật tư
Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về lượng nguyên, nhiên vật liệu,
thiết bị máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch mà
doanh nghiệp có khả năng thanh tốn.
Trong q trình sản xuất nhu cầu vật tư của các bộ phận sản xuất có nhiều
loại như:
- Nhu cầu vật tư cho sản xuất theo nhiệm vụ của doanh nghiệp giao.
- Nhu cầu vật tư dự kiến tăng.
- Nhu cầu vật tư cho việc chế biến thử sản phẩm mới, áp dụng những cải tiến
kỹ thuật hợp lý hóa sản xuất.
- Nhu cầu vật tư cho sửa chữa.
Các bộ phận sản xuất phải chủ động tham gia và tính tốn nhu cầu vật tư cụ
10
thể của bộ phận mình. Việc xác định nhu cầu vật tư vừa giúp cho các bộ phận cung
ứng vật tư cho doanh nghiệp có căn cứ thực tế tổ chức phục vụ các yêu cầu tiêu
dùng vật tư của từng bộ phận theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà chưa tính
đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được. Khi tính tổng
nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp và định
mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính theo cơng thức sau:
Nkh = Qkh x Đvt
; (1.1)
Trong đó:
Nkh: Nhu cầu sử dụng vật tư kế hoạch; đvvt
Qkh: Sản lượng kế hoạch; đvsp
Đvt: Định mức tiêu hao vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm; đvvt/sp
1.2.2.2. Định mức tiêu hao vật tư
Định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và
thực tiễn.
Định mức tiêu hao vật tư được lập trên cơ sở các quy chuẩn xây dựng, quy
phạm thiết kế, thi công, nghiệm thu và kết quả áp dụng tiến bộ khoa học ký thuật,
công nghệ xây dựng, công nghệ vật liệu xây dựng.
Định mức tiêu hao vật tư còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hóa cung ứng
và sử dụng vật tư, tạo tiền đề cho việc hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi
đua lao động sản xuất và thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp.
Việc xây dựng định mức tiêu hao vật tư tiên tiến và đưa định mức đó vào áp
dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm vật tư có cơ
sở và quản lý chặt chẽ việc sử dụng vật tư. Có các phương pháp xây dựng định mức
vật tư sau:
Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: theo phương
pháp này định mức tiêu hao được xây dựng trong phịng thí nghiệm hoặc tại hiện
trường sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra,
sửa đổi các kết quả đã tính tốn hoặc tiến hành sản xuất thử một thời gian.
11
Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp phân tích: là phương pháp
tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định
mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp
với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao trong điều kiện
thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp
này rất chính xác vì kết hợp được việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.
Tính định mức tiêu hao theo phương pháp thống kê kinh nghiệm: là phương
pháp xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật
tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kỳ kế
hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn
giản, dễ vận dụng, tuy nhiên định mức khơng chính xác vì cịn phụ thuộc vào yếu tố
chủ quan của người thực hiện.
1.2.2.3. Lập kế hoạch vật tư
Kế hoạch vật tư là một bộ phận hợp thành của kế hoạch kinh tế hàng năm
của doanh nghiệp. Đó là phương án về cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư cho
doanh nghiệp trong một thời gian nhất định thường là một năm, nhằm đảm bảo cho
sản xuất liên tục, nhịp nhàng.
Có thể nói tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau:
* Nghiên cứu và dự báo
Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị trường, về môi trường
mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các điểm mạnh điểm yếu của doanh
nghiệp. Do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành
nghiên cứu và dự báo môi trường ngồi, mơi trường bên trong doanh nghiệp:
* Thiết lập các mục tiêu
Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác
định được chính xác số lượng của từng loại vật tư. Bao gồm:
- Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất.
- Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch.
- Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch
12
Để có thể tính tốn được các nhu cầu trên, doanh nghiệp cần lựa chọn
phương thức, công cụ phù hợp với thực trạng đơn vị mình.
* Lựa chọn nhà cung cấp
Lựa chọn nhà cung cấp sao cho quá trình cung ứng vật tư đạt hiệu quả nhất là
chiến lược quan trọng trong quản trị vật tư.
Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi như
giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn
nhau, do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy
ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tư sẽ gặp rủi ro cao.
Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng, do các nhà cung ứng vật tư có
sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn
cao. Các nhà cung ứng muốn chiếm thị phần nhiều hơn, doanh nghiệp phải xác định
và lựa chọn nhà cung ứng có uy tín, đảm bảo lượng hàng cung cấp hàng năm và loại
trừ nhà cung cấp mất uy tín.
1.2.2.4. Lựa chọn vật tư ưu tiên trong cung ứng
Doanh nghiệp đưa ra quyết định mua vật tư dựa trên sự phân tích các nhân tố
ảnh hưởng đến hiệu quả của quản trị cung ứng. Cơ sở trước hết phải xem xét đến
là: Tình hình cung- cầu của thị trường vật tư. Riêng đối với doanh nghiệp để có
được các quyết định đúng đắn doanh nghiệp cần phải có sự ưu tiên trọng điểm trong
quản lý mua sắm vật tư, tức là cần phải có sự lựa chọn vật tư ưu tiên trong mua sắm.
Vì:
-
Vật tư có tầm quan trọng khác nhau: có loại vật tư cần cho sản xuất, nếu
thiếu sản xuất sẽ ngừng trệ ngay. Cũng có loại vật tư thay thế được, có loại khơng
thay thế được. Vì thế phải ưu tiên mua các loại vật tư rất cần cho sản xuất và không
thể thay thế được.
-
Có những loại vật tư có thể dự trữ lâu dài, có loại lại có thời hạn sử dụng
nhất định, nếu quá hạn sẽ bị hỏng, biến chất...
-
Về giá cả: Có loại vật tư đắt, có loại rẻ, có loại giá cả biến động thất
thường, có loại giá cả ổn định, ít thay đổi. Doanh nghiệp cần phải ưu tiên các vật tư
13
đắt, giá cả biến động.
-
Về độ khan hiếm: Có loại vật tư dễ mua, có nhiều nhà cung cấp; cũng có
loại khan hiếm chỉ có một số ít các nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần phải ưu tiên
các loại vật tư khó mua này.
1.2.2.5. Phương pháp lập kế hoạch
Trong xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư phải xác định rõ những nguồn vật
tư để thỏa mãn những nhu cầu sử dụng vật tư. Bởi vậy kế hoạch mua sắm vật tư
thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau:
Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch
như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, và còn dự trữ là bao nhiêu.
Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thỏa mãn nhu cầu nói trên bao gồm:
nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ
sung bên ngoài…
Đối với doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phịng
kinh doanh lập; nhưng có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành
doanh nghiệp. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư như sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến nội dung và
chất lượng của kế hoạch vật tư. Trong giai đoạn này cần nghiên cứu và thu thập các
thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị tài liệu về phương án sản xuấtkinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm; mức tiêu dùng vật tư; yêu cầu của các bộ
phận sản xuất.
- Giai đoạn tính tốn các nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với các doanh
nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua sắm chính xác và khoa học đòi hỏi phải
xác định đấy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng xác
định lượng nhu cầu cần mua về cho doanh nghiệp.
- Giai đoạn xác định số lượng vật tư nhu cầu dự trữ đầu lý và cuối kỳ của
doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp hiện nay, việc xác định nhu cầu này thường
dựa vào định mức từ trước hay ước tính lượng vật tư nhập xuất trong kỳ.
- Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng
14
vật tư hàng hóa cần phải mua về doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp
thường được xác định thông qua các chỉ tiêu cân đối lượng vật tư trong kỳ kế
hoạch.
1.2.2.6. Thương thảo mua bán vật tư
Doanh nghiệp nên tổ chức đấu thầu cung cấp vật tư (chuẩn bị hồ sơ thầu, mời
thầu, mở thầu, chấm thầu và lựa chọn nhà thầu). Doanh nghiệp tìm chọn nhà thầu
trong số những nhà cung ứng trên thị trường. Để lựa chọn, doanh nghiệp đặt ra các
tiêu chuẩn nhất định với các các nhà thầu, như khả năng cung cấp về số lượng trong
một thời gian nhất định, quy cách và chất lượng vật tư, uy tín trên thị trường,
phương thức giao nhận , vận chuyển và thanh tốn. Nhìn chung, các doanh nghiệp
cố gắng xây dựng mối quan hệ bền vững bình đẳng hai bên cùng có lợi với các nhà
thầu, song mặt khác doanh nghiệp cũng cần phải luôn luôn có sự đánh giá đối với
họ và khơng loại trừ trường hợp doanh nghiệp cần phải lựa chọn lại và thay đổi nhà
thầu khi việc đó là cần thiết và có lợi hơn, nhưng phải đúng luật. Việc tìm kiếm nhà
cung ứng có thể thơng qua các nguồn tin quảng cáo, cataloge, các cuộc triển lãm,
hội chợ hoặc thông qua công tác điều tra, nghiên cứu thị trường của các nhân viên
được giao nhiệm vụ.
Sau khi đấu thầu, các doanh nghiệp sẽ tiến hành ký kết đặt mua hàng với các
nhà cung cấp. Công việc thương lượng và mua hàng được giao cho các nhân viên
chức năng, còn việc giải quyết sẽ tuỳ thuộc vào sự phân cấp trong quyền hạn trách
nhiệm. Nội dung của các cuộc thương lượng là thoả thuận một số vấn đề như:
- Tiêu chuẩn kỹ thuật của các vật tư, phương thức kiểm tra chất lượng vật tư.
- Giá cả trong đó có chính sách điều chỉnh giá.
- Hình thức giao nhận, phương tiện vận chuyển và địa điểm giao hàng.
- Thời gian giao hàng và khối lượng hàng mỗi đợt giao.
- Các điều khoản ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên nếu vi phạm thoả thuận.
Kết quả quá trình thương lượng là một đơn đặt hàng được ký kết giữa doanh
nghiệp và nhà cung ứng, có giá trị ràng buộc các bên về mặt pháp luật.
15
1.2.2.7. Dự trữ vật tư
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh
tế cao địi hỏi phải có một số lượng vật tư cần thiết để dự trữ. Lượng vật tư dự trữ
này còn gọi là mữ dự trữ hay lượng vật tư tồn kho cần thiết, đươc quy định để đảm
bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không thừa
gây tốn kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, khơng vì làm sản xuất gián đoạn.
Quản lý dự trữ có vai trị quan trọng vì các lí do sau:
- Các nhà cung cấp không thể đáp ứng đúng, đủ số lượng, chủng loại vật tư,
chất lượng đúng thời điểm mà khách hàng cần.
- Một số trường hợp dự trữu vật tư hàng hóa mang lại lợi nhuận cao.
- Cần có vật tư trong kho dự trữ để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự
bất thường.
- Có dự trữ tốt mới đảm bảo nhu cầu khách hàng.
- Quản lý tốt dự trữ vật tư hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
* Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ bao gồm:
- Chi phí về nhà xưởng, kho tàng: Tiền thuê nhà xưởng, bảo hiểm nhà kho.
- Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: Tiền thuê và tiền khấu hao phương
tiện, thiết bị; chi phí vận hành phương tiện, thiết bị.
- Chi phí nhân cơng cho giám sát quản lý: Chi phí cho nhân viên bảo quản;
chi phí quản lý điều hành giám sát.
- Chi phí cho việc đầu tư và hàng tồn kho: Phí tổn cho việc vay mượn để mua
hàng và trả chi phí lãi vay; chi phí bảo hiểm hàng hóa tồn kho.
- Chi phí phát sinh khác: chi phí do hao hụt, mất mát, hư hỏng vật tư; chi phí
đảo kho để hạn chế giảm sút chất lượng.
* Một số chỉ tiêu trong dự trữ
- Lượng vật tư cần dùng trong năm kế hoạch (NCD):
Là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong năm kế
hoạch, để phục vụ cho quá trình SX của doanh nghiệp (bao gồm SX công nghiệp,
sửa chữa lớn, XDCB và áp dụng các biện pháp tiến bộ kỹ thuật).
16
NCD = ∑Đi x Qi
; đvvt
(1.2)
Hay NCD = ∑ĐixQixGi ; đồng
(1.3)
Trong đó:
NCD: Là nhu cầu vật tư cần dùng của một loại vật tư năm kế hoạch; đvvt
Qi: Là khối lượng sản phẩm loại i cần sử dụng đến vật tư; đvsp
Đi: Là định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm loại i sản xuất trong
năm kế hoạch; đvvt/sp
Gi: Là giá một đơn vị vật tư loại i; đ/sp
+ Đối với vật tư không định mức:
NCD = BBC x KKH x KTK
(1.4)
Trong đó:
BBC: Là nhu cầu vật tư thực tế dùng trong năm báo cáo; đvvt
KKH: Là nhịp độ phát triển SX năm kế hoạch so với năm báo cáo; %
KTK: Là hệ số sử dụng tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo; %
- Lượng vật tư dự trữ trong năm kế hoạch (NDT):
Là lượng vật tư cần thiết nhằm đảm bảo cho quá trình SX được tiến hành một
cách bình thường, liên tục và ổn định, được xác định căn cứ vào tình hình cung cấp
vật tư , trong đó gồm:
- Lượng vật tư cần cung cấp năm kế hoạch (NKH):
Là lượng vật tư cần cung ứng nhằm đảm bảo cho SX ổn định, tránh những
gián đoạn, rủi ro trong quá trình cung ứng vật tư cho SX.
- Lượng vật tư mua ngoài năm kế hoạch (NmKH):
Là lượng vật tư sau khi lượng vật tư cần cung cấp năm kế hoạch trừ đi lượng
vật tư huy động trong nội bộ DN.
Ngồi ra có thể xác định các chỉ tiêu theo đơn vị giá trị như sau:
CKH = NKHi x Pi
; đồng
(1.5)
Trong đó:
NKHi: Là nhu cầu vật tư loại i năm kế hoạch; đvvt
Pi: Là đơn giá vật tư loại i năm kế hoạch; đồng/đvvt
