Thiết lập các quy trình KSNB trong hệ thống KSNB cho các công ty dệt may ở TpHCM.pdf

1

B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP. HCM





N TH NGC HNG




THIT LP CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B TRONG
H THNG KIM SOÁT NI B CHO CÁC CÔNG TY DT
MAY A BÀN THÀNH PH H CHÍ MINH





LUN VN THC S KINH T

 







TP. H Chí Minh – Nm 2010




2

 GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP. HCM




N TH NGC HNG



THIT LP CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B TRONG
H THNG KIM SOÁT NI B CHO CÁC CÔNG TY DT
MAY A BÀN THÀNH PH H CHÍ MINH

Chuyên ngành: K TOÁN
Mã s: 60.34.30



N VN THC S KINH T




NGI HNG DN KHOA HC:
PGS. TS. MAI TH HOÀNG MINH





TP. H Chí Minh - Nm 2010



3

MC LC
Trang s …
M u ...........................................................................................................9
Chng 1: C s lý lun v h thng kim soát ni b. ..........................13
1.1. Khái nim v h thng kim soát ni b...............................................13
1.2. Các b phn cu thành h thng kim soát ni b................................13
1.3. S cn thit và li ích ca h thng kim soát ni b...........................29
1.4. Ý ngha ca h thng kim soát ni b trong các công ty ngành dt may a
bàn thành ph H Chí Minh..........................................................................29
Kt lun chng 1 .........................................................................................30

Chng 2: Th c tr!ng v các quy trình kim soát ni b trong h thng
kim soát ni b c"a các công ty ngành dt may #$a bàn thành ph H Chí
Minh..............................................................................................................31
2.1. S phát trin và c im ca ngành dt may a bàn thành ph H Chí

Minh ..............................................................................................................31
2.1.1. S phát trin ca ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh ....31
2.1.2. c im ca ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh..........32
2.2. Thc trng v các quy trình kim soát ni b trong h thng kim soát ni
b ca các công ty ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh ............34
2.2.1. Mc ích và phng pháp kho sát ....................................................34
2.2.2. Kt qu kho sát thc t mt s quy trình kim soát ni b ch yu  mt
s doanh nghip dt may a bàn thành ph H Chí Minh...........................34


4

2.3. ánh giá thc trng v các quy trình kim soát ni b ch yu trong h
thng kim soát ni b ca các công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh48 ..........................................................................................................48
2.3.1. Nhng u im và tn ti ca các quy trình kim soát ni b trong h
thng kim soát ni b  các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh
.............................................................................................................48
2.3.2. Nhn dng và phân tích các nguyên nhân dn n ri ro cho các công ty
dt may a bàn thành ph H Chí Minh......................................................50
Kt lun chng 2 .........................................................................................52

Chng 3: Các gi%i pháp cho vic thi&t lp các quy trình kim soát trong
h thng kim soát ni b c"a các công ty dt may #$a bàn thành ph H
Chí Minh ......................................................................................................53
3.1. Nhng gii pháp khc phc nhc im ca mt s quy trình kim soát ni
b c kho sát thc t  mt s công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh ..............................................................................................................53
3.2. Các gii pháp cho vic thip lp các quy trình kim soát ni b trong h
thng kim soát ni b ca các công ty dt may a bàn thành ph H Chí

Minh61 ..........................................................................................................61
PH'N A: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH 'U VÀO............................................62
PH'N B: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH S(N XU)T:.82
PH'N C: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH 'U RA...............................................89


5

PH'N D: CÁC QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N
CÁC NGHIP V PHÁT SINH V* NHÂN S+.....................................112
PH'N E: QUY TRÌNH KIM SOÁT NI B LIÊN QUAN N NGHIP
V CHI TIÊU KHÁC................................................................................127
Kt lun chng 3 ........................................................................................131
Kt lun ........................................................................................................132
Danh sách các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh c kho sát
thc t...........................................................................................................133
Tài liu tham kho........................................................................................134

6

DANH MC CÁC CH, VIT T-T

NVL: nguyên vt liu.
VT: vt t.
PK: ph kin.
TP: thành phm.
SP: sn phm.
COSO: Committee Of Sponsoring Organizations.
BMI: Business monitor international.

7

DANH MC CÁC B(NG BIU, S 

Trang s …
1. Bng 2.1: Giá tr sn xut công nghip ca ngành dt may a bàn thành ph
H Chí Minh t nm 2004 n nm 2008. ...................................................32
2. Biu  2.1: S gia tng v giá tr sn xut công nghip ca ngành dt may
a bàn thành ph H Chí Minh t nm 2004 n nm 2008....................... 32
3. Bng 2.2: Bng tng hp các câu h i kho sát thc t v hot ng kim soát
ti 5 công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh................................. 35
4. Bng 2.3: Bng tng hp kho sát thc t v mt s quy trình kim soát ni
b ch yu trong 5 công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh.......... 40
5. S  3.1: Quy trình “Lp n t hàng mua nguyên vt liu, vt t, ph
kin”- MH1. ..................................................................................................66
6. S  3.2: Quy trình “Nhn nguyên vt liu, vt t, ph kin”- MH2.... 70
7. S  3.3: Quy trình “Theo dõi n phi tr ng!i bán”- MH3. .............. 73
8. S  3.4: Quy trình “Thanh toán cho ng!i bán” – MH4. .................... 77
9. S  3.5: Quy trình “Chi tin mt tr n ng!i bán” – MH5. ...............81
10. S  3.6: Quy trình “Xut kho NVL, VT, PK cho sn xut” – SX1 .... 86
11. S  3.7: Quy trình “Nhp kho TP, NVL dùng sn xut còn tha, ph liu” –
SX2................................................................................................................ 88
12. S  3.8: Quy trình “Nhn n t hàng” – BH1.................................. 91
13. S  3.9: Quy trình “Chun b hàng hóa xut bán trong n"c”– BH2: 95
14. S  3.10: Quy trình “Giao hàng tn ni”– BH3................................... 98

15. S  3.11: Quy trình “Thu tin bán hàng b#ng tin mt trong tr!ng hp bán
hàng thu tin ngay”– BH4...........................................................................101


8

16. S  3.12: Quy trình “Theo dõi n phi thu khách hàng trong n"c”– BH5.
104
17. S  3.13: Quy trình “Thu n khách hàng trong n"c b#ng tin mt”– BH6.
107
18. S  3.14: Quy trình “Thu n khách hàng b#ng chuyn khon”– BH7:110
19. S  3.15: Quy trình “Tuyn dng nhân s”– NS1. ............................ 115
20. S  3.16: Quy trình “ào to”– NS2. ................................................119
21. S  3.17: Quy trình “Tính lng và các khon trích theo lng” –
NS3.............................................................................................................. 123
22. S  3.18: Quy trình “Chi lng”– NS4.............................................. 126
23. S  3.19: Quy trình “Chi tiêu khác”– CK1. ....................................... 129

9

M. 'U
Lý do chn  tài
Dt may là hai ngành kinh t quan tr$ng, có quy mô l"n trong sn xut, xut
khu, s% dng lao ng và chim lnh th tr!ng ni a.
Cuc suy thoái kinh t toàn cu ã gây nh hng nghiêm tr$ng trên hot ng
sn xut kinh doanh và xut khu ca tt c các ngành k t gia nm 2008 n
nay. Tình trng tht nghip, tht cht chi tiêu và tín dng ã làm cho s&c mua
hu ht các th tr!ng nhp khu l"n ca ngành dt may nh M', EU, Nht
Bn… b st gim nghiêm tr$ng. N( lc cnh tranh v"i các n"c xut khu 
giành ly phn th tr!ng ang b co h)p, ng th!i y mnh vic chim lnh th
tr!ng ni a là chin lc hành ng mà hu ht các doanh nghip ngành dt
may ã và ang thc hin ng th!i c*ng gp vô vàn khó khn.
Ngành dt may Vit Nam ang phi i mt v"i nhiu thách th&c l"n.  có
c sn phm m bo cht lng tt, mu mã phong phú, a dng v"i giá
thành có tính cnh tranh trên th tr!ng quc t òi h i các doanh nghip phi n(
lc rt nhiu.
Tr"c tình hình nh th tôi không kh i bn khon và tôi quyt nh ch$n  tài
“Thit lp các quy trình kim soát ni b trong h thng kim soát ni b cho
các công ty ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh” làm  tài nghiên
c&u khoa h$c ca mình.
Tôi xin chân thành cám n PGS.TS. Mai Th Hoàng Minh ã h"ng dn tôi tn
tình trong quá trình nghiên c&u c*ng nh hoàn thành lun vn này. Và tôi c*ng
xin cám n mt s công ty dt may trên a bàn thành ph H Chí Minh ã giúp
+ tôi trong th!i gian kho sát thc t. Cám n các ng nghip ã ng h và
giúp + tôi. Vì th!i gian có hn nên không th tránh kh i nhng thiu sót, vy
kính mong s óng góp ý kin ca Quý thy, cô, doanh nghip, bn bè và ng
nghip  lun vn c hoàn thin hn.

Nhng im mi ca  tài
Tt c các nghip v phát sinh trong quá trình hot ng sn xut kinh doanh ca
các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh nh: nghip v phát sinh
liên quan u vào, nghip v phát sinh liên quan quá trình sn xut, nghip v
phát sinh liên quan u ra, nghip v phát sinh liên quan n nhân s và các


10

nghip v phát sinh chi tiêu khác u c a vào các quy trình kim soát cht
ch,.
Các quy trình kim soát c thit lp chi tit, c th, rõ ràng m bo y 
các th tc kim soát cn thit nh: ch&ng t ch&ng minh, báo cáo tng hp, báo
cáo chi tit giúp cho nhà lãnh o có cái nhìn tng quát c*ng nh c th v tình
hình hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip mình.
Trong m(i quy trình kim soát c thit lp, u có s  minh h$a các b"c
công vic thc hin, b phn, phòng, ban thc hin, ng!i phê duyt cao nht.
Các s  c n gin hóa nên giúp ng!i $c d- hiu. M(i b"c công vic
c thuyt minh chi tit, c th công vic cho tng v trí c*ng nh tng b
phn, phòng, ban. H"ng dn các th tc trình duyt ch&ng t, báo cáo, i
chiu s liu gia các v trí quan tr$ng có liên quan và kim soát ln nhau.
Các quy trình kim soát c thit lp trong bài lun vn này rt d- áp dng.
Nhân viên  m$i trình  nu c h"ng dn ban u thì u có th thc hin
tt c.

Mc tiêu nghiên cu  tài
Mc tiêu nghiên c&u ca  tài này là:
− Nghiên c&u tng quan v h thng kim soát ni b theo báo cáo COSO nm
1992.

− Tìm hiu, phân tích, ánh giá các quy trình kim soát ni b trong h thng
kim soát ni b ca mt s công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh
thông qua kt qu kho sát thc trng.
−  xut mt s bin pháp khc phc nhc im cho mt s quy trình kim
soát ni b ti các công ty dt may ã c kho sát thc t. T ó, thit lp
các quy trình kim soát ni b áp dng chung cho các công ty dt may a
bàn thành ph H Chí Minh.

i tng nghiên cu ca  tài
Các quy trình kim soát ni b trong h thng kim soát ni b ca các công ty
ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh.



11

Phm vi nghiên cu ca  tài
 tài ch. nghiên c&u các quy trình kim soát ni b liên quan n các nghip v
kinh t phát sinh u vào, chi phí phát sinh trong quá trình sn xut, kim soát
quá trình tiêu th sn phm và kim soát c v nhân s mà các công ty ngành dt
may a bàn thành ph H Chí Minh ang áp dng.
T kt qu kho sát thc t ti mt s công ty dt may a bàn thành ph H Chí
Minh và c s lý lun “Hot ng kim soát” trong báo cáo ca COSO nm
1992, tác gi s,  ngh các quy trình kim soát ni b chung cho các công ty dt
may a bàn thành ph H Chí Minh.

ng dng ca  tài
Các quy trình kim soát ni b này c áp dng cho các công ty dt may a
bàn thành ph H Chí Minh. Tuy nhiên,  m(i công ty có mt c cu t ch&c
khác nhau, do vy nhng s thay i  phù hp v"i tng công ty khi áp dng

các quy trình này là vn  tht s cn thit.
Các quy trình này s, giúp cho các công ty ngành dt may kim soát tt chi phí
sn xut, chi phí qun lý  có th cnh tranh v"i các công ty dt may n"c
ngoài, có th &ng vng và phát trin ngày càng mnh trên th tr!ng quc t.
Khi y, các hot ng ca công ty thc hin úng theo quy nh, quy ch ni b,
tuân th nguyên tc bt kiêm nhim nh#m hn ch n m&c ti a nhng sai sót
hay nhng hành vi gian di. m bo tính trung thc và hp lý ca các s liu
trên báo cáo tài chính và báo cáo qun tr. Bo v, qun lý và s% dng tài sn và
các ngun lc mt cách có hiu qu.

Phng pháp nghiên cu  tài
Kho sát thc t các công ty dt may a bàn thành ph H Chí Minh. T ó,
tng hp kt qu kho sát thc trng. Kt hp gia thc t và lý thuyt ca Báo
cáo COSO nm 1992  a ra nhng nhn xét, ánh giá, phân tích và các gii
pháp nh#m khc phc nhng nhc im ca các quy trình x% lý nghip v mà
các công ty y ang áp dng.
Cui cùng, úc kt t kinh nghim làm vic thc t và c s lý lun t báo cáo
COSO nm 1992, tác gi thit lp các quy trình kim soát ni b trong h thng
kim soát ni b cho các công ty ngành dt may a bàn thành ph H Chí Minh.


12


B cc ca lun vn
Lun vn gm 3 chng, tng cng 126 trang, ni dung ca  tài c trình bày
trong 3 chng:
Chng 1: C s lý lun v h thng kim soát ni b.
Chng 2: Thc trng v các quy trình kim soát ni b trong h thng kim
soát ni b ca các công ty ngành dt may a bàn thành ph H

Chí Minh.
Chng 3: Các gii pháp cho vic thit lp các quy trình kim soát ni b trong
h thng kim soát ni b ca các công ty ngành dt may a bàn
thành ph H Chí Minh.



















13

Chng 1: C s lý lun v h thng kim soát ni b

1.5. Khái nim v h thng kim soát ni b
H thng kim soát ni b là toàn b các chính sách, các b"c kim soát và th
tc kim soát c thit lp nh#m iu hành các hot ng ca n v. Các b"c

kim soát là các bin pháp c tin hành  xem xét và kh/ng nh các bin
pháp qun lý khác có c tin hành hiu qu và thích hp hay không.
Báo cáo COSO c ban hành nm 1992 ã a ra nh ngha v h thng kim
soát ni b nh sau:
“Kim soát ni b là mt quá trình do Ban giám c, nhà qun lý và các nhân
viên ca n v chi phi, c thit lp  cung cp mt s m bo hp lý
nh#m thc hin ba mc tiêu d"i ây:
− Báo cáo tài chính áng tin cy.
− Các lut l và quy nh c tuân th.
− Hot ng hu hiu và có hiu qu”.
Nh vy, h thng kim soát ni b thc cht là s tích hp mt lot hot ng,
bin pháp, k hoch, quan im, ni quy chính sách và n( lc ca m$i thành viên
trong t ch&c  m bo t ch&c ó hot ng hiu qu, t c mc tiêu t
ra mt cách hp lý.
Có th hiu n gin, h thng kim soát ni b là h thng ca tt c nhng gì
mà mt t ch&c cn làm  có c nhng iu mun có và tránh nhng iu
mun tránh. C*ng trên nguyên tc này, các h thng qun lý khác nhau có chun
mc quc t nh ISO, TQM, QA/QC m bo s hot ng hiu qu ca mt t
ch&c ã c xây dng.

1.6. Các b phn c/u thành h thng kim soát ni b
Tùy vào loi hình hot ng mc tiêu và quy mô ca t ch&c mà h thng kim
soát ni b c s% dng khác nhau, nhng  hot ng hiu qu, h thng này
cn có  nm thành phn:
− Môi tr!ng kim soát.
− ánh giá ri ro.


14

− Thông tin và truyn thông.
− Hot ng kim soát.
− Giám sát.
1.2.1. Môi tr0ng kim soát
Môi tr!ng kim soát là nhng yu t ca t ch&c nh hng n hot ng ca
h thng kim soát ni b và là các yu t to ra mt môi tr!ng trong ó toàn
b thành viên ca t ch&c có nhn th&c c tm quan tr$ng ca h thng kim
soát ni b hay không. Ví d, nhn th&c ca ban giám c th nào v tm quan
tr$ng ca liêm chính và o &c ngh nghip, v vic cn t ch&c b máy hp lý,
v vic phi phân công, y nhim, giao vic rõ ràng, v vic phi ban hành b#ng
vn bn các ni quy, quy ch, quy trình sn xut kinh doanh... Mt môi tr!ng
kim soát tt s, là nn tng quan tr$ng cho s hot ng hiu qu ca h thng
kim soát ni b.
Môi tr!ng kim soát bao gm 7 nhân t ch yu nh sau:
− Tính chính trc và giá tr o &c,
− Bo m v nng lc,
− Hi ng qun tr và Ban kim soát,
− Quan im, nhn th&c và phong cách iu hành ca ch doanh nghip.
− C cu t ch&c trong doanh nghip.
− Cách th&c phân chia trách nhim và quyn hn cho tng nhân viên trong
doanh nghip.
− Chính sách nhân s.

1.2.1.1. Tính chính tr c và giá tr$ #!o #1c
Tính chính trc và giá tr o &c ca các nhân viên làm vic trong công ty có
liên quan n các quy trình kim soát ni b s, làm nh hng trc tip n tính
hu hiu ca h thng kim soát ni b. Do ó,  nâng cao tính chính trc và
giá tr o &c ca các nhân viên, ban lãnh o công ty cn thit lp ra các chun
mc v o &c và cách th&c c x% úng n nh#m ngn chn các nhân viên
không tham gia vào các hot ng thiu o &c hoc phm pháp. Quy nh rõ

ràng các hình th&c x% pht i v"i các hành vi gian ln, thiu o &c.


15

ng th!i, ban lãnh o là nhng ng!i u tiên nghiêm túc tuân th nhng
chun mc ã c a ra và ch$n nhng cách th&c phù hp  ph bin n
m$i nhân viên mt cách có hiu qu.
Khi xy ra các tình hung mang tính cht gian ln, thiu trung thc, ban lãnh o
cn thit phi x% lý nghiêm khc i v"i tt c nhng ng!i có liên quan n
hành ng sai trái này nh#m rn e cho các nhân viên khác.
Mt s yu t nh hng n chính trc và giá tr o &c:
− Phm cht, nhân cách, ý th&c ca tng con ng!i.
− K hoch hot ng lp ra vt quá kh nng thc hin, to áp lc cho nhng
ng!i có liên quan.
− M&c khen thng tht hp dn cho mt kt qu cui cùng mà không quan
tâm n thái , tinh thn làm vic và trách nhim ca tng nhân viên.

1.2.1.2. B%o #%m v nng l c
Trong công ty, m(i v trí khác nhau thì yêu cu v nng lc ca tng nhân viên
khác nhau. Tuy nhiên, m(i thành viên trong công ty cn có nhng hiu bit, trình
 chuyên môn, kinh nghim và k' nng i v"i công vic mà h$ ang thc
hin.
Nu nng lc ca i ng* nhân viên không m bo s, dn n tình trng công
vic b x% lý không úng theo các quy trình kim soát ã c quy nh, nh
hng n tính hu hiu ca h thng kim soát ni b.
Chính sách tuyn dng nhân s gi vai trò rt quan tr$ng trong vic ch$n ra
nhng &ng viên có  iu kin  áp &ng yêu cu ca công vic. Th!ng
xuyên t ch&c ào to li cho nhân viên c*, hun luyn y  cho các nhân viên
m"i, khuyn khích và to iu kin cho toàn th nhân viên cp nht kin th&c

chuyên môn m"i nh#m m bo nng lc ca nhân viên.
Công ty cn phi quy nh c th, chi tit các yêu cu v trình  chuyên môn,
kinh nghim làm vic và k' nng cho tng v trí công vic b#ng vn bn.

1.2.1.3. Hi #ng qu%n tr$ và "y ban kim toán
Hi ng qun tr là c quan qun lý ca công ty, thc hin các quyn và ngha
v theo quy nh ca pháp lut, ca iu l công ty, i hi ng c ông, …0y


16

ban kim toán gm mt s thành viên trong và ngoài hi ng qun tr nhng
không tham gia iu hành công ty. 0y ban kim toán có trách nhim giám sát
vic tuân th pháp lut, giám sát vic lp báo cáo tài chính, gi s c lp ca
các kim toán viên ni b.
Theo Lut Doanh nghip ca Quc hi n"c Cng hòa xã hi ch ngha Vit
Nam s 60/2005/QH11, ngày 29 tháng 11 nm 2005, quy nh nhng công ty c
phn phi thành lp hi ng qun tr và ban kim soát. Ban kim soát có trách
nhim giám sát hi ng qun tr và ban giám c, thc hin các quyn và ngha
v ging nh y ban kim toán.
Hi ng qun tr và y ban kim toán hot ng có hiu qu, chính trc và m
bo các giá tr o &c trong công vic s, nh hng tt n môi tr!ng kim
soát trong công ty. S hu hiu ca hi ng qun tr và y ban kim toán c
ánh giá qua các nhân t sau:
− M&c  c lp gia các thành viên trong hi ng qun tr hoc trong y ban
kim toán.
− Kinh nghim và uy tín ca các thành viên trong hi ng qun tr hoc trong
y ban kim toán.
− Mi quan h gia hi ng qun tr hoc y ban kim toán v"i kim toán ni
b và kim toán c lp.

1.2.1.4. Quan #im, nhn th1c và phong cách #iu hành c"a nhà lãnh #!o
công ty
M(i nhà lãnh o khác nhau s, có quan im, nhn th&c và phong cách iu
hành công ty khác nhau. Phong cách iu hành ca nhà lãnh o c th hin
qua cá tính, t cách và thái  iu hành công ty.
Có mt s nhà lãnh o thích mo him, chp nhn ri ro, rt quan tâm n
nhng s liu trên báo cáo tài chính, c bit quan tâm n ch. tiêu li nhun cho
nên các ri ro v s liu trên báo cáo tài chính s, cao. Tuy nhiên, c*ng có mt s
nhà lãnh o có tính thn tr$ng hn, không thích mo him cho nên m&c  ri
ro c*ng thp hn.
Trit lý qun lý và phong cách iu hành c*ng c th hin qua !ng li qun
lý. Có nhà lãnh o thích c làm vic và trao i ý kin trc tip v"i nhân


17

viên, nhng c*ng có nhà lãnh o li thích làm vic theo mt trình t hàng d$c
hay hàng ngang ã c thit lp tr"c.
T ó cho thy, quan im, nhn th&c và phong cách iu hành ca nhà lãnh o
nh hng rt l"n n môi tr!ng kim soát ca công ty.

1.2.1.5. C c/u t2 ch1c trong công ty
C cu t ch&c trong công ty c th hin qua s  t ch&c ca công ty, trong
ó phân chia trách nhim, quyn hn và báo cáo ca tng v trí và phn ánh các
mi quan h gia các b phn trên s . Tùy theo loi hình kinh doanh, mc
tiêu hot ng ca nhà qun lý, quy mô, tính cht ca công ty mà xây dng c
cu t ch&c phù hp.
Mt c cu t ch&c g$n nh), rõ ràng s, có tác ng tt cho môi tr!ng kim
soát. Ngc li, mt c cu t ch&c r!m rà, ph&c tp s, không m bo các th

tc kim soát. Vì vy, khi xây dng c cu t ch&c, công ty cn lu ý mt s vn
 nh sau:
− C cu t ch&c phù hp v"i quy mô, tính cht, mc tiêu kinh doanh ca công
ty, tinh g$n và hiu qu.
− Xác nh c các v trí then cht v quyn hn, trách nhim và các l trình
báo cáo cho phù hp.
− m bo s phù hp ca tng v trí trong s  t ch&c v"i tng nhân viên.
− H thng thông tin trong công ty thông sut, nhng ng!i có liên quan c
tip nhn thông tin nhanh chóng, chính xác.

1.2.1.6. Cách th1c phân chia trách nhim và quyn h!n cho t3ng nhân viên
trong công ty
Phân chia trách nhim và quyn hn cho tng nhân viên phi phù hp v"i s 
t ch&c ã c xây dng. Phân chia trách nhim cho nhân viên phi m bo
nguyên tc bt kiêm nhim, phù hp v"i trình , kinh nghim, s thích ca
nhân viên s, giúp cho môi tr!ng kim soát phát huy tác dng. Quyn hn ca
nhân viên c quy nh phi tng &ng v"i trách nhim công vic mà h$ m
nhim.


18

Vì công vic ca các thành viên có mi liên h v"i nhau trong hot ng ca
công ty. Do ó, quyn hn và trách nhim ca tng v trí trong s  t ch&c cn
phi c mô t rõ ràng, chi tit và quy nh rõ v quan h, v mt báo cáo gia
các thành viên.

1.2.1.7. Chính sách nhân s
Chính sách nhân s bao gm các chính sách nh: tuyn dng, ào to,  bt, sa
thi, khen thng, chính sách u ãi i v"i các nhân tài và nhân viên làm vic

lâu nm, chính sách hoán i công vic i v"i nhng v trí nhy cm (th qu',
th kho, nhân viên mua hàng, nhân viên tính lng và các khon trích theo
lng, …) và các quy nh khác có liên quan n nhân s.
Vic tuyên dng, khen thng, tng lng hoc c  bt vào nhng v trí
cao cp hn cho nhng nhân viên có trình , có kinh nghim, chính trc, o
&c tt s, khuyn khích cho các nhân viên phn u nâng cao kin th&c, làm
vic tích cc hn, nâng cao giá tr o &c. i v"i nhng hành vi vi phm, ban
lãnh o c bit quan tâm và a ra nhng hình th&c x% pht thích hp c*ng
góp phn hn ch nhng sai phm. Nhân t này s, b sung cho nhân t m bo
nng lc và nhân t tính chính trc và giá tr o &c.
Chính sách nhân s úng n s, làm hoàn thin hn môi tr!ng kim soát. Tuy
nhiên, khi thit lp các chính sách nhân s cn phi lu ý n mc tiêu hot
ng, c im, quy mô ca công ty. Chính sách này phi phù hp v"i kh nng
ca nhân viên  m bo tính kh thi thì m"i có th phát huy c tác dng.

1.2.2. ánh giá r"i ro
Trong m$i hot ng sn xut kinh doanh u phát sinh ri ro, m(i ngành ngh
khác nhau thì phát sinh nhng ri ro khác nhau. Nhng ri ro này làm nh hng
n m&c  trung thc và hp lý ca các s liu trình bày trên báo cáo tài chính,
tình hình tài sn, ngun vn phn ánh không úng v"i thc t, không phù hp
v"i các chun mc, nguyên tc k toán hay làm cho mc tiêu hot ng ca công
ty không thc hin c. Vì vy, các nhà qun lý cp cao cn phi ánh giá ri
ro trong phm vi hot ng sn xut kinh doanh ca công ty.


19

Không l thuc vào quy mô, cu trúc, loi hình hay v trí a lý, bt k1 t ch&c
nào khi hot ng u b các ri ro xut hin t các yu t bên trong hoc bên
ngoài tác ng.

Các yu t bên trong. S qun lý thiu minh bch, không coi tr$ng o &c
ngh nghip. Cht lng cán b thp, s c h ng hóc ca h thng máy tính, ca
trang thit b, h tng c s. T ch&c và c s h tng không thay i kp v"i s
thay i, m rng ca sn xut. Chi phí cho qun lý và tr lng cao, thiu s
kim tra, kim soát thích hp hoc do xa công ty m) hoc do thiu quan tâm...
Các yu t bên ngoài. Thay i công ngh làm thay i quy trình vn hành.
Thay i thói quen ca ng!i tiêu dùng làm các sn phm và dch v hin hành
b l(i th!i. Xut hin yu t cnh tranh không mong mun tác ng n giá c và
th phn. S ban hành ca mt o lut hay chính sách m"i, nh hng n hot
ng ca t ch&c...
 tránh b thit hi do các tác ng nêu trên, t ch&c cn th!ng xuyên: xác
nh ri ro hin hu và tim n. Phân tích nh hng ca chúng k c tn sut
xut hin và xác nh các bin pháp  qun lý và gim thiu tác hi ca chúng.

1.2.3. Thông tin và truyn thông
Thông tin và truyn thông là mt chu(i các công vic thu thp, x% lý các nghip
v kinh t phát sinh liên quan n quá trình hot ng sn xut kinh doanh ca
công ty, da trên c s ó phát hành các báo cáo cung cp cho i tng bên
trong và ngoài công ty. Các quy trình kim soát ni b hot ng hu hiu hay
không phn l"n là do h thng thông tin, truyn thông có tt hay không, và có
th xem thông tin và truyn thông là b phn tiên quyt trong vic thit lp, duy
trì và nâng cao nng lc kim soát trong công ty.
Mt b phn gi vai trò quan tr$ng trong h thng thông tin và truyn thông là
h thng k toán. H thng k toán t yêu cu khi m bo các mc tiêu sau:
− Tt c các nghip v kinh t thc t phát sinh u c thu thp và ghi chép
y  vào s sách k toán.
− Các nghip v kinh t phát sinh c phân loi mt cách úng n. Ni dung
các nghip v c di-n gii mt cách chi tit, y , úng v"i ni dung thc t
phát sinh.

20

− S tin ghi nhn vào s sách úng v"i s tin thc t phát sinh.
− Các nghip v kinh t phát sinh phi c ghi chép úng k1 hn.
− S liu trình bày trên báo cáo tài chính trung thc và hp lý, các thông tin
khác phi c công b y  trong thuyt minh báo cáo tài chính.
Ch&ng t k toán và s sách k toán là c s  kim tra, kim toán tính trung
thc và hp lý ca báo cáo tài chính.
Vì vy, h thng thông tin và truyn thông cn c t ch&c tht tt  bo m
chính xác, kp th!i, y , tin cy, d- nm bt và úng ng!i có thm quyn.

1.2.4. Ho!t #ng kim soát
Các hot ng kim soát là các bin pháp, quy trình, th tc m bo ch. th ca
ban lãnh o trong gim thiu ri ro và to iu kin cho t ch&c t c mc
tiêu t ra c thc thi nghiêm túc trong toàn t ch&c. Ví d: kim soát phòng
nga và phát hin s mt mát, thit hi ca tài sn, kim soát xem t ch&c có
hot ng theo úng chun mc mà t ch&c ã quy nh, theo úng các yêu cu
ca pháp lut hin hành…

1.2.4.1. Phân lo!i kim soát theo m4c #ích qu%n tr$ r"i ro
* Kim soát nghip v
Kim soát nghip v là các chính sách và th tc ban hành  thc hin kim
soát các nghip v kinh t phát sinh và chu k1 k toán. Ví d: Nghip v nhn
tin bán hàng b#ng tin mt. Mt s th tc kim soát khi nhn tin: Ng!i nhn
i nhn tin phi trình giy gi"i thiu ca công ty, ch&ng minh nhân dân, khi
nhn tin phi ký tên vào phiu chi ca khách hàng, ký tên ng!i np tin vào
phiu thu ca công ty và giao tin cho th qu'.

* Kim soát ng dng

Kim soát &ng dng là hot ng kim soát ch. c áp dng cho tng hot
ng c th nh: hot ng chi thanh toán cho nhà cung cp hoc chi tin lng
hoc thu tin bán hàng b#ng tin mt, …


21

Kim soát quá trình chi thanh toán cho nhà cung cp nh#m m bo khon tin
tr này có y  ch&ng t ch&ng minh khon n phi tr và c phê duyt bi
cp có thm quyn. Khon tin thc chi úng b#ng v"i s tin ã c duyt,
ch&ng t xác nhn s tin chi c lp, ký tên và lu tr y . nh k1, nhng
ng!i có liên quan trong ni b công ty v thanh toán n cho nhà cung cp (nh:
k toán thanh toán, k toán theo dõi công n phi tr, th qu' nu thanh toán
b#ng tin mt) tin hành i chiu s liu. Báo cáo công n phi tr cho nhà
cung cp c lp nh k1 cho trng b phn, phòng, ban có liên quan. Tuy
nhiên, kim soát &ng dng ch. m bo  tin cy cho hot ng chi thanh toán
cho nhà cung cp, c th hin qua 3 khâu: kim soát thông tin u vào, kim
soát quá trình x% lý d liu, kim soát thông tin u ra.

* Kim soát chung
Kim soát chung là hot ng kim soát c áp dng cho tt c các hot ng
có liên quan n quá trình x% lý thông tin, bao gm các chính sách và th tc
nh#m to s tin cy v h thng thông tin ca công ty.
Hot ng kim soát chung th!ng là nhng hot ng nh sau:
− Kim soát quá trình x% lý d liu ca phn mm k toán.
− Kim soát nhng s c có th xy ra nh hng n d liu k toán.
− Kim soát các thit b lu tr d liu k toán.
− Kim soát vic tip cn toàn b h thng thông tin.

1.2.4.2. Phân lo!i kim soát theo tính ch/t s5 d4ng

* Kim soát phòng nga
Kim soát phòng nga là loi kim soát nh#m phòng nga sai sót và gian ln,
c thc hin tr"c và trong khi thc hin công vic.
S kép là hot ng kim soát phòng nga. Quy nh ban kim soát theo dõi,
giám sát b phn mua hàng trong vic la ch$n các nhà cung &ng nh#m phòng
nga tiêu cc trong quá trình mua hàng, ch/ng hn nhng khon hoa hng áng
l, công ty c hng nhng nhân viên ph trách mua hàng li s% dng cho mc
ích cá nhân.



22

* Kim soát phát hin
Kim soát phát hin là loi kim soát nh#m phát hin ra các sai sót, gian ln hoc
các iu kin dn n sai sót và gian ln. Kim soát phát hin c thc hin sau
khi các nghip v kinh t ã xy ra. Lp bng cân i s phát sinh  xem các tài
khon phát sinh trong k1, tng d n có b#ng v"i tng d có hay không là hot
ng kim soát phát hin.

* Kim soát sa sai
Kim soát s%a sai là quá trình s%a cha nhng sai sót và gian ln. Kim soát s%a
sai th!ng c i kèm v"i hot ng kim soát phát hin.
Cui tháng, k toán theo dõi công n phi tr i chiu công n v"i nhà cung
cp phát hin có mt khon n cha c ghi nhn vào s sách có ch&ng t y
, k toán theo dõi công n tin hành iu ch.nh b sung công n phi tr.
Hành ng iu ch.nh công n ã ghi nhn s sách sai là hot ng kim soát
s%a sai.

1.2.4.3. Các ho!t #ng kim soát ch" y&u

* Phân chia trách nhim y 
Các nhân viên trong công ty c phân công, phân nhim chi tit, rõ ràng nhng
òi h i phi m bo nguyên tc bt kiêm nhim. Mt b phn, phòng, ban hoc
cá nhân không c phép m nhim, x% lý mt nghip v bt k1 nào t khi bt
u cho n khi kt thúc. Và mt cá nhân nào ó không c thc hin hn mt
trong bn ch&c nng: phê duyt, thc hin, ghi chép nghip v và bo qun tài
sn.
Mc ích ca nhng òi h i bt buc này  h thng kim soát ni b hu hiu
hn: bt k1 mt nghip v nào c*ng phi c tham gia x% lý ca nhiu b phn,
phòng, ban và nhiu nhân viên. Qua ó, các nhân viên kim tra công vic thc
hin ln nhau, nhanh chóng hay d- dàng phát hin ra nhng sai sót hay hành vi
gian ln ln nhau. ng th!i, nu càng nhiu nhân viên tham gia thì s thông
ng gia nhiu nhân viên thc hin c*ng khó khn hn.

* Kim soát quá trình x lý thông tin và các nghip v


23

 thông tin k toán áng tin cy, công ty cn phi thc hin nhiu hot ng
kim soát nh#m kim tra tính xác thc, y  và vic phê chun các nghip v.

* Kim soát vt cht
Vt cht c hiu là các ch&ng t k toán k c nhng ch&ng t c ánh s
nhng cha s% dng, s sách k toán, h s d liu c ct gi trong t, lu
trên máy vi tính, tin và các tài sn khác.
Các tài sn này c bo qun trong t st và két st có  khóa chc chn hay
trong kho c ct gi và khóa cn thn. Ch. có nhng ng!i c giao nhim
v bi cp trên m"i c tip cn tài sn ca công ty.
nh k1, công ty tin hành kim kê thc t hàng tn kho, tài sn c nh, tin

mt  so sánh v"i s liu ghi nhn trên s sách. Tr!ng hp có s chênh lch v
s liu, công ty c bit iu tra làm rõ nguyên nhân, x% lý nghiêm túc. ây
c*ng là cách  hn ch mt mát tài sn ca công ty sau này.

* Phân tích rà soát
Phân tích rà soát là s so sánh s liu t hai i tng khác nhau hoc t hai k1
liên tip nhau. T ó, phát hin nhng bin ng hay khác bit bt th!ng và kp
th!i x% lý. Ví d:
− i chiu s liu hàng tn kho trên thc t v"i s liu hàng tn kho trên s
sách.
− i chiu doanh thu bán hàng tháng này v"i doanh thu bán hàng tr"c tr"c.
− i chiu chi phí hot ng thc t phát sinh v"i chi phí k hoch.
− iu chiu s d n phi thu trên s sách ca công ty v"i s d n phi tr
trên s sách ca khách hàng.

1.2.5. H thng giám sát và th6m #$nh
H thng giám sát và thm nh là quá trình theo dõi và ánh giá cht lng thc
hin vic kim soát ni b  m bo nó c trin khai, c iu ch.nh khi
môi tr!ng thay i, c ci thin khi có khim khuyt. Ví d th!ng xuyên rà
soát, kim tra và báo cáo v cht lng, hiu qu hot ng ca h thng kim


24

soát ni b, ánh giá và theo dõi vic ban lãnh o c*ng nh tt c nhân viên có
tuân th các chun mc &ng x% ca t ch&c sau khi ký cam kt hay không.
Có 2 cách  thc hin vic giám sát: giám sát th!ng xuyên và giám sát nh
k1.

1.2.5.1. Giám sát th0ng xuyên

Giám sát th!ng xuyên là hot ng giám sát c thc hin thông qua vic tip
nhn ý kin óng góp t các i tác nh: nhà cung cp, khách hàng, nhà u t
trong quá trình công ty hot ng sn xut kinh doanh hoc xem các báo cáo
hot ng và phát hin nhng bin ng bt th!ng.
Giám sát th!ng xuyên ch. nên áp dng cho nhng vn  nhy cm nh: mua
hàng, bán hàng, thu – chi tin mt, tin lng, …
 giám sát th!ng xuyên t hiu qu, công ty th!ng xuyên t ch&c hi ngh
khách hàng, bui h$p mt, hay hi tho  thu thp thông tin.
Mc ích ca hot ng giám sát th!ng xuyên nh#m kp th!i phát hin nhng
yu kém, th tc d tha trong kim soát.

1.2.5.2. Giám sát #$nh k7
Giám sát nh k1 là hot ng giám sát c thc hin theo nh k1 thông qua
các cuc kim toán bi kim toán viên ni b hoc kim toán viên c lp. Tùy
theo m&c  ri ro, mc tiêu hot ng ca công ty mà k1 hn ca giám sát dài
hay ngn.
Kim toán viên s, a ra ý kin ánh giá v h thng kim soát ni b.  ánh
giá úng n v h thng kim soát ni b, kim toán viên cn phi thit lp mt
quy trình ánh giá cht ch,, có khoa h$c và am him v m$i hot ng kim soát
trong công ty. Các kim toán viên th!ng dùng bng câu h i  ph ng vn
nhng ng!i thc hin.
Ý kin ánh giá v h thng kim soát ni b ca kim toán viên c s% dng
 iu ch.nh nhng im còn yu kém, cha phù hp trong h thng.

1.2.5.3. Báo cáo phát hin


25

 tin cy ca báo cáo chu tác ng bi tính hiu qu ca h thng kim soát

ni b.
1.2.6. H!n ch& c"a h thng kim soát ni b
Tính hu hiu ca h thng kim soát ni b, ngay c khi nó c thit k mt
cách hoàn ho v mt cu trúc, ph thuc vào nng lc làm vic, tính chính trc
và áng tin cy ca con ng!i trong t ch&c. Vì vy, h thng kim soát ni b
ch. có th giúp hn ch ti a nhng sai phm mà thôi, nhng hn ch vn có
ca h thng kim soát ni b xut phát t nhng nguyên nhân sau:
− Kim soát ni b khó ngn cn c gian ln và sai sót ca ng!i qun lý cao
cp. Các th tc kim soát là ng!i qun lý t ra, các th tc này ch. cho
phép kim tra các gian ln và sai sót ca các nhân viên. Tr!ng hp ng!i
qun lý c tình gian ln, h$ có th tìm cách b qua các th tc kim soát cn
thit.
− Nhng hn ch xut phát t bn thân con ng!i nh s vô ý, bt cn, ãng trí,
ánh giá hay "c lng sai, hay hiu sai ch. dn ca cp trên hoc các báo
cáo ca cp d"i.
− Kh nng ánh la, ln tránh ca nhân viên thông qua s thông ng v"i
nhau hay v"i các b phn bên ngoài n v.
− Hot ng kim soát th!ng nhm vào nhng nghip v th!ng xuyên phát
sinh mà ít chú ý n nhng nghip v không th!ng xuyên. Do ó, nhng sai
phm hay gian ln trong các nghip v này th!ng hay b qua.
− Yêu cu th!ng xuyên và trên ht ca ng!i qun lý là chi phí b ra cho hot
ng kim soát phi nh hn giá tr thit hi "c tính do sai sót hay gian ln
gây ra.
− Luôn có kh nng là các cá nhân có trách nhim kim soát ã lm dng quyn
hn ca mình nh#m phc v cho mu  riêng.
− iu kin hot ng ca n v thay i nên dn t"i nhng th tc kim soát
không còn phù hp …

1.2.7. Yêu c8u v mt h thng kim soát ni b doanh nghip hiu qu%
Nh vy, mun h thng kim soát ni b doanh nghip hot ng hiu qu, ban

giám c có trách nhim thành lp, iu hành và kim soát h thng kim soát