Bài 1: Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm

Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

1. Khái niệm nhóm làm việc
Trong nhiều tài liệu khác nhau đã trình bày nhiều quan điểm hay khái
niệm, định nghĩa về nhóm làm việc. Sau đây là một số khái niệm nhóm làm
việc được sử dụng phổ biến.
Theo Katzenbach và Smith (1986): “Nhóm là một số người với các kỹ
năng bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một
mục tiêu chung".
Theo PGS. TS. Phạm Thúy Hương và TS. Phạm Thị Bích Ngọc (2016):
“Nhóm là hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau
cùng hướng đến những mục tiêu cụ thể”.
Mặc dù nội dung được nếu có sự khác nhau nhưng đều có những điểm
chung. Vậy có thể hiểu khái niệm nhóm làm việc: “Nhóm làm việc là hai
hay nhiều cá nhân có những kỹ năng khác nhau, những nhiệm vụ khác nhau,
nhưng làm việc chung với nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để
đạt được mục tiêu chung.”
2. Phân loại nhóm làm việc
Mỗi nhóm có thể khác nhau về số lượng, đặc điểm của các thành viên,
mục tiêu hoạt động, yêu cầu của tổ chức, nguồn gốc hình thành, quy trình
hoạt động, cách thức đánh giá kết quả... Dựa trên các tiêu chí này có thể dùng
để phân loại nhóm làm việc. Tuy nhiên trong thực tế, tên gọi và định nghĩa
nhóm khơng quá quan trọng và các tổ chức thường linh hoạt trong việc sử
dụng chúng.
Phân loại nhóm làm việc dựa theo mục đích hoạt động
Dựa theo mục đích hoạt động, nhóm làm việc được phân ra 5 loại:
nhóm quản lý cấp cao, nhóm chuyên trách (nhóm dự án), nhóm chất lượng,
nhóm làm việc tự quản, nhóm ảo1. Trong các doanh nghiệp ngày nay, hai hình
thức nhóm thường được sử dụng nhất là: Nhóm làm việc tự quản và Nhóm dự
án.
1

Katzenbach và Smith (2006). Cẩm nang kinh doanh Havard - Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả. NXB Tổng hợp TP.

HCM.
1


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

Nhóm quản lý cấp cao: chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động,
hoạch định chính sách và chỉ đạo chung của một tổ chức.
Nhóm chuyên trách/Nhóm dự án: thực hiện các kế hoạch đặc biệt để giải
quyết vấn đề hay nắm bắt cơ hội trong một khoảng thời gian giới hạn. Nhiệm
vụ này có thể mất một tuần, một năm cũng có thể lâu hơn. Sau khi hồn tất
cơng việc, nhóm tự giải tán. Những dự án có quy mô lớn và lâu dài thường
cần đến nhiều thành viên, có trưởng nhóm lẫn nhà quản lý dự án làm việc
tồn thời gian.
Nhóm chất lượng: làm các cơng việc liên quan đến vấn đề chất lượng, năng
suất và dịch vụ trong cơng ty hoặc tổ chức.
Nhóm làm việc tự quản: thực hiện tồn bộ quy trình làm việc hàng ngày.
Nhóm thường được giao quyền giải quyết một nhiệm vụ diễn ra liên tục.
Nhóm này thường tồn tại trong thời gian dài, các thành viên của nhóm có
quyền tự do nhất định trong việc quyết định phương pháp làm việc hiệu quả.
Tất cả mọi thành viên được khuyến khích tìm kiếm các quy trình làm việc tối
ưu cũng như liên tục cải thiện quy trình làm việc của mình.
Nhóm ảo: là nhóm kết hợp các cá nhân tách biệt nhau về mặt địa lý để cùng
thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt có sự liên quan với nhau trong chiến lược, kế
hoạch chung của tổ chức.
1.2.2.2. Phân loại nhóm làm việc dựa theo hình thức tổ chức
Dựa theo hình thức tổ chức có hai loại nhóm làm việc: nhóm chính

thức và nhóm khơng chính thức.
Nhóm chính thức: Nhóm chính thức là nhóm được hình thành theo cơ
cấu tổ chức quản lý của đơn vị, có thể là các nhân viên trong một bộ phận
hoặc từ nhiều bộ phận khác nhau hợp thành. Các hình thức của nhóm chính
thức gồm:
- Nhóm điều hành đa chức năng ở cấp giám đốc, trình độ chun mơn cao.
Nhóm này thường chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động,
hoạch định chính sách và chỉ đạo chung trong các tổ chức.
2


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

- Nhóm làm việc đa chức năng có ở tất cả mọi cấp, tạo thành một bộ phận lâu
dài trong cơ cấu tổ chức, dùng kiến thức chuyên môn để giải quyết vấn đề và
điều hành những dự án;
- Nhóm kinh doanh có ở tất cả mọi cấp trong tổ chức, gồm những người có
cùng chun mơn và làm việc lâu dài nhằm đảm nhận những đề án cụ thể;
- Nhóm hỗ trợ chính thức giúp quản lý chun mơn nội bộ trong từng lĩnh vực.
Nhóm này thường tương ứng với các phịng hoặc ban chức năng chun mơn
khác nhau trong tổ chức.
Đặc điểm của nhóm chính thức:
- Có cơ cấu tổ chức rõ ràng;
- Có mục tiêu chuyên biệt
- Sự phân công công việc rõ ràng;
- Thường thực hiện cơng việc có tính thi đua, mang tính lâu dài.
- Các thành viên của nhóm thường có cùng chung tay nghề chuyên môn để
giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án, thường đưa ra những ý kiến
chuyên mơn theo lĩnh vực của nhóm.
Nhóm khơng chính thức: Nhóm khơng chính thức gồm những người

tập hợp lại với nhau nhưng không thường xuyên để thực hiện công việc trên
cơ sở khơng chính thức trong tất cả mọi tổ chức.
Nhóm làm việc khơng chính thức có thể hình thành theo hình thức chỉ
định để giải quyết nhiều nhu cầu như:
- Nhóm theo dự án tạm thời cùng làm việc vói nhau để thực hiện một nhiệm
vụ cụ thể;
- Nhóm tạo ra sự thay đổi thảo luận chiến lược hoặc xử lý sự cố khi một vấn
đề cụ thể xảy ra chỉ một lần;
- Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đối với những đề án địi hỏi có sự sáng
tạo những vẫn đảm bảo được tính độc lập và tự do phát biểu trong thảo luận.
- Nhóm cơng tác tạm thời giải quyết khơng chính thức những vấn đề và công
việc cụ thể trong thời gian ngắn.
3


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

Lưu ý: Trong các tổ chức, giữa các nhóm chính thức cũng có thể xuất
hiện những nhóm khơng chính thức.
Phân loại nhóm làm việc dựa theo quy mơ
Có nhiều cách phân loại nhóm làm việc khác nhau theo quy mơ. Tuy
nhiên cách phân loại phổ biến như sau:
- Nhóm nhỏ: từ 2 – 10 thành viên
- Nhóm vừa: 10 – 25 thành viên
- Nhóm lớn: trên 25 thành viên
Tùy theo mục tiêu hoạt động và đảm bảo tính hiệu quả, giao tiếp tương tác
trong nhóm mà mỗi nhóm cần lựa chọn quy mơ cho phù hợp. Thực tế cho
thấy nhóm đưa ra quyết định thường là một nhóm nhỏ 2 - 4 người để dễ đạt
được sự đồng cảm và nhất trí cao. Nhóm này địi hỏi các thành viên phải có
nhiều kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và khả năng phối hợp chặt chẽ, ăn ý

với nhau. VD: nhóm các nhà sáng lập cơng ty, nhóm phát minh sáng chế…
Nhóm vui chơi giải trí thường cần đơng người (10 - 20 người) để duy trì sự
sơi động, vui vẻ và tinh thần cho nhóm.
Nhóm thảo luận hoặc nhóm chức năng thường cần 5-7 người là tốt nhất để
tạo điều kiện cho tất cả mọi người được tham gia ý kiến, nhiều ý tưởng và giải
pháp được đề xuất, có thể đạt được sự gắn kết và nhất trí sau q trình thảo
luận.
Nhóm giải quyết vấn đề tâm lý thì cần số thành viên càng ít càng tốt để dễ
đạt được sự đồng cảm, quan tâm cần thiết, sự tiếp xúc trực tiếp mặt đối mặt
giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
3. Lợi ích của làm việc nhóm
Lợi ích của làm việc nhóm đối với mỗi cá nhân trong nhóm
- Khối lượng cơng việc, trách nhiệm được chia sẻ giữa các thành viên trong
nhóm giúp giảm được sự lo lắng, căng thẳng của cá nhân khi đương đầu với
những mục tiêu lớn hoặc những mục tiêu mang tính thử thách;

4


Tài liệu này do cá nhân biên soạn trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo…

- Mỗi cá nhân có cơ hội học hỏi thêm kiến thức, kỹ năng mới từ những thành
viên khác đồng thời rút ra được những kinh nghiệm nhất định khi làm việc
với người khác;
- Thơng qua q trình làm việc nhóm giúp mỗi cá nhân đạt được kết quả lớn
hơn, tốt hơn và có nhiều ý tưởng hơn;
- Sự tương tác trong làm việc nhóm giúp mơi trường làm việc được cải thiện,
các cá nhân trong tổ chức có cơ hội hội nhập, giao lưu nhiều hơn với đồng
nghiệp, cấp trên;
- Phát huy sở trường của cá nhân một cách triệt để khi đóng góp vào việc

thực hiện mục tiêu chung của nhóm.
Lợi ích của làm việc nhóm đối với cấp quản lý
- Giúp giảm căng thẳng và áp lực để hồn thành mục tiêu cơng việc;
- Cơng tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân vì nhóm hoạt
động dựa trên sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên, việc thực hiện các
nhiệm vụ, thông tin cần thiết cho thực hiện nhiệm vụ của mỗi thành viên phụ
thuộc vào các thành viên khác;
- Giúp phát hiện năng lực nổi trội của mỗi nhân viên và sử dụng nguồn nhân
lực một cách hiệu quả hơn.
Lợi ích của làm việc nhóm đối với tổ chức
- Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả và giúp tổ chức phát
triển;
- Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên ngoài và những nhân
viên tiềm năng.

5