Báo cáo thực tập môn soạn thảo văn bản

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Cơng Quyền

LỜI NĨI ĐẦU
Trong hoạt động của các cơ quan, công tác soạn thảo văn bản là một trong
những mặt không thể thiếu, soạn thảo văn bản để phục vụ các yêu cầu về quản lý,
điều hành cơ quan một cách khoa học, có hiệu quả và đúng pháp luật. Nhận thức
được tầm quan trọng đó, UBND xã Long Thành Bắc đã rất quan tâm đến công tác
văn thư nhờ vậy mà hoạt động thông tin bằng văn bản của cơ quan đã hoạt động có
hiệu quả tốt.
Để cũng cố thêm những kiến thức đã được học và nhằm kiếm thêm kinh
nghiệm từ thực tế, được sự đồng ý của thầy cô giáo bộ môn lưu trữ nhà trường, tôi
xin được về thực tập tại UBND xã Long Thành Bắc.
Tuy nhiên, đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ cịn hạn chế chắc chắn sẽ
cịn nhiều thiếu sót, rất mong thầy cơ giáo trong khoa lưu trữ cùng lãnh đạo cơ quan
chỉ bảo tận tình cho tơi để báo cáo hồn thành và giúp tơi có thêm nhiều kinh
nghiệm cả về thực tiễn lẫn lý luận nhằm góp phần vào cơng tác văn thư sau này.
Xin chân thành cảm ơn UBND xã Long Thành Bắc đã tạo điều kiện giúp đỡ
tôi đồng cảm ơn các thầy cơ giáo bộ mơn Hành chính – Văn phịng đã hướng dẫn tận
tình, giúp tơi hồn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Bố cục báo cáo gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát tình hình hoạt động của cơ quan
Phần II: Khảo sát, tìm hiểu thực tế về công tác soạn thảo văn bản
Phần III: Các phụ lục kèm theo
Phần IV: Nhận xét, kiến nghị

SVTH:

Huỳnh Công Vieät

Trang 1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

PHẦN I
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

* Vài nét về UBND xã Long Thành Bắc:
Long Thành Bắc là một xã Đồng bằng nằm ở khu vực trung tâm huyện Hồ
Thành với tổng diện tích tự nhiên theo số liệu kiểm kê đất đai năm 2005 là 493ha,
dân số của xã khoảng: 17.233 người.
+ Phía Đơng giáp xã Trường Hồ và xã Bàu Năng huyện Dương Minh Châu.
+ Phía Tây giáp Thị trấn Hoà Thành và xã Long Thành Trung.
+ Phía Nam giáp xã Long Thành Trung và xã Trường Tây.
+ Phía Bắc giáp xã Ninh Thạnh - Thị xã Tây Ninh.
Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phóng 30/4/1975, cách đó 02 năm UBND

xã Long Thành Bắc được thành lập theo Quyết định số 143-CP ngày 04/04/1979 của
Hội đồng Bộ trưởng về việc phân chia địa giới hành chính và đổi tên từ huyện Phú
Khương thành huyện Hịa Thành tỉnh Tây Ninh.
Chiến tranh đi qua, hồ bình vừa lập lại. Nhân dân cả nước nói chung và nhân
dân trên địa bàn xã nói riêng đời sống kinh tế gặp rất nhiều khó khăn. Tình hình đó
đã ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc xây dựng một chính quyền đủ mạnh để chăm lo
đời sống nhân dân và phát triển kinh tế xã nhà.
Lúc đó trình độ của cán bộ xã còn rất hạn chế nên việc bảo quản cũng như lưu
trữ các hồ sơ, tài liệu rất lộn xộn, thường bó thành những gói, sắp xếp khơng theo
thứ tự, để một số tài liệu bị hư hoặc thất lạc.
Xác định cơng tác lưu trữ góp phần rất quan trọng trong việc điều hành lãnh
đạo của thủ trưởng cơ quan. Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có đủ trình độ
chun mơn nghiệp vụ để bố trí vào chức danh văn thư - lưu trữ là mục tiêu, nhiệm
vụ hàng đầu của xã.
1. Chức năng UBND xã Long Thành Bắc:
Ủy ban nhân dân xã có chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế,
văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và chăm lo đời sống nhân dân trên địa bàn.
Nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và Pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêm
chỉnh ở địa phương, phát huy quyền làm chủ của nhân dân lao động, động viên mọi
người công dân làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc:
- Tổ chức tuyền truyền, giáo dục Pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện tốt hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

* Vài nét về Văn phòng UBND xã:
Văn phòng UBND xã được tổ chức theo đúng quy định của pháp luật, văn
phòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND, Chủ tịch UBND.
- Về chức năng của văn phòng:
Văn phịng UBND có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tổ chức các
hoạt động chung của UBND; tham mưu, giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
về chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương;
bảo đảm cung cấp thơng tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND
và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phịng:
1. Trình UBND chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý,
sáu tháng và cả năm của UBND. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chun mơn trong
việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND; theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn theo quy
định của pháp luật.
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật. Thực
hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp
luật.

3. Trình UBND quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm; các chương trình, dự
án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND.
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của UBND và
Chủ tịch UBND; theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn soạn thảo, chuẩn bị các đề
án được phân cơng phụ trách.
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ
quan chuyên môn trước khi trình UBND và Chủ tịch tỉnh xem xét, quyết định.
6. Phối hợp với các cơ quan chuyên môn trình UBND ban hành tiêu chuẩn
chức danh cũng như những quy định chung.
7. Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ công tác với các cơ
quan khác và với nhân dân.
8. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND, Chủ tịch
UBND; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên
quan. Giúp UBND theo dõi, đơn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các
cơ quan chuyên môn.
9. Thực hiện việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật của UBND, trực
tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành theo quy định của pháp luật.
10. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND.
SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

11. Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn Văn phịng các cơ

quan chun mơn về nghiệp vụ văn phịng; cơng tác tin học hố quản lý hành chính
theo quy định của pháp luật.
12. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện cơng tác phịng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phịng UBND theo quy định của
pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND.
13. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND, Chủ tịch UBND; bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND, Chủ
tịch UBND và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND.
14. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc quyền quản lý của Văn phòng UBND.
15. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của UBND.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND giao.
3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Long Thành Bắc

CHỦ TỊCH

CƠNG
AN

PHĨ CHỦ
TỊCH

PHĨ CHỦ
TỊCH

KHỐI
KINH TẾ

KHỐI VĂN
HĨA- XÃ HỘI

QN SỰ

VĂN
PHỊNG
THỐNG
KÊ

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Phần II
KHẢO SÁT,TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC
SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN.

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Cơng Quyền

1. CƠNG TÁC XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1. Các loại văn bản mà cơ quan ban hành
- UBND xã Long Thành Bắc là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, là
cơ quan hành pháp. Trong quá trình thực hiện chức năng trên, UBND xã Long
Thành Bắc được ban hành các loại văn bản cá biệt và văn bản hành chính thơng
thường sau đây:
- Quyết định: là loại văn bản rất thông dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, các biện pháp lãnh đạo,
điều hành hoạt động; quy định chế độ làm việc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền
của các cơ quan, tổ chức đó.
Quyết định cịn được ban hành nhằm hợp lý hố các văn bản phụ như điều lệ,
quy chế, quy định ... và các phụ lục kèm theo (nếu có).
Quyết định cũng còn để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng
cụ thể, như các quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức, xử phạt vi phạm hành chính, phê duyệt dự
án, v.v...
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động Cán bộ
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động và phân công nhiệm vụ xã
- Thông báo: Là văn bản dùng để thông tin cho cơ
quan cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về

các quyết định hoặc các vấn đề khác để thực hiện
hoặc để biết.
Ví dụ:

THƠNG BÁO
Về việc nghỉ lễ Quốc khánh 02-9-2008

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Cơng Quyền

THƠNG BÁO
Về việc treo cờ Tổ quốc nhân dịp lễ 30 và 01/5/2008
- Báo cáo: Là văn bản:
+ Gửi cho cơ quan cấp trên để tường trình (xin kiến) về một (một số) vấn đề,
sự vụ việc nhất định;
+ Sơ kết (tổng kết) công tác đã qua, dự kiến công tác sắp tới của một cơ quan
(một tổ chức);
+ Trình bày một số vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghị, trước
một người hoặc một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ cơng tác.
Ví dụ:
BÁO CÁO
Kết quả cơng tác xố đói giảm nghèo năm 2008

và phương hướng năm 2009
BÁO CÁO
Kết quả rà soát hộ nghèo trên địa bàn xã năm 2008
BÁO CÁO
Tình hình thực hiện 6 tháng đầu năm
và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối năm
- Biên bản: Là loại văn bản dùng để :
+ Ghi đầy đủ hoặc một phần diễn biến, kết quả của hội nghị (một cuộc họp)
có xác nhận của chủ toạ và thư ký.
+ Ghi lại những vụ việc cụ thể có xác nhận của đương sự và những người làm
chứng (biên bản vụ việc).

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

BIÊN BẢN
Hội nghị cán bộ công chức năm 2008
BIÊN BẢN
Họp giao ban tháng 4 năm 2008
- Tờ trình: Là văn bản gửi cho cơ quan quản lý cấp trên để đề nghị với cấp
trên phê duyệt một chủ trương (một chế độ, chính sách, một chế độ cơng tác, một số
tiêu chuẩn, định mức..)

Ví dụ:
TỜ TRÌNH
Về việc tổ chứcđi tham quan Vũng Tàu
TỜ TRÌNH
Về việc hợp đồng thêm 01 cán bộ Văn hoá xã hội
- Kế hoạch: Là văn bản ra những chỉ tiêu công tác và những biện pháp để
thực hiện những chỉ tiêu đó.
Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Xây dựng đường GTNT q I năm 2008
- Cơng văn hành chính: Là loại văn bản dùng để trao đổi, giao dịch, nhắc
nhở thực hiện cơng việc.
Ví dụ:
V/v xin kinh phí xây dựng
Văn phịng BQL 04 ấp
Ngồi ra, UBND xã cịn ban hành một số loại văn bản khác như: Phiếu gửi,
phiếu chuyển, giấy giới thiệu, giấy đi đường, hợp đồng lao động …
UỶ BAN NHÂN DÂN
SVTH:

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Huỳnh Công Vieät

Trang 9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

XÃ LONG THÀNH BẮC
Số:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/TM-UBND

Long Thành Bắc, ngày

tháng

năm 2008

THƯ MỜI
Kính gửi:………………………………………..
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LONG THÀNH BẮC
Trân trọng kính mời:..............................................................................
Vui lịng đến tại:
Vào lúc:................ giờ………… ngày…………tháng …………….

năm

Nội dung :..........................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Rất mong Ơng ( Bà ) có mặt theo đúng thời gian quy định trên.
Chân thành cảm ơn./.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

 Mẫu giấy giới thiệu.
UỶ BAN NHÂN DÂN
SVTH:

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Huỳnh Công Vieät

Trang 10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

XÃ LONG THÀNH BẮC
Số:

/GGT-UBND

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Long Thành Bắc, ngày

tháng

năm 2008

GIẤY GIỚI THIỆU
Giới thiệu (Ông/bà)...........................................................................................
Chức vụ: ...........................................................................................................
Đơn vị: ..............................................................................................................
Được đến: .........................................................................................................
Lý do: ...............................................................................................................
Thời gian:……….ngày, kể từ…………

đến ngày……... là hết hạn

Đề nghị các cơ quan, đơn vị, các nghành hết sức giúp đỡ……..để hồn thành cơng
tác.
CHỦ TỊCH

Bùi Trung Tín

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

1.2. Quy trình soạn thảo văn bản:

Tổng hợp

tình hình

Dự thảo
văn bản

Lấy ý kiến của
thủ trưởng

Trình duyệt và
ký văn bản

Ban hành
văn bản

Kiểm tra,
đơn đốc

Tổ chức
thực hiện

QUY TRÌNH TĨM TẮT:
Bước 1. Soạn thảo:
- Tổng hợp tình hình; nắm bắt số liệu
- Viết dự thảo.
Bước 2. Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo: 1 hay nhiều lần.
- Hoặc hội thảo góp ý trực tiếp;
- Đóng góp bằng cách viết ra giấy.
- Chỉnh lý, trình dự thảo lên lãnh đạo.
Bước 3. Thẩm định
Bước 4. Trình duyệt và ký:

Bước 5. Cơng bố
Bước 6. Gửi, lưu trữ
Văn bản phụ: Quy trình tương tự như văn bản chính.
* Trong q trình hoạt động đối với những văn bản quan trọng, UBND xã
Long Thành Bắc đã ban hành với quy trình gồm các bước sau:
Bước 1. Sáng kiến và soạn thảo văn bản
- Đề xuất việc soạn thảo và ban hành văn bản.
SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

- Xác định cơ quan, đơn vị, cá nhân soạn thảo dự thảo.
- Xác định vấn đề cần soạn thảo.
Trước khi soạn thảo văn bản, trước hết cần xác định mục đích soạn thảo,
nghuên cứu nhiệm vụ được giao, xác định tính chất, đặc điểm của đối tượng nhận
văn bản, nắm vững chủ trương của các cấp lãnh đạo và nộ dung cần chuyển tải, lựa
chọn phương thức truyền đạt thích hợp.Sau đó, phải đặt ra các tiêu chí về nội dung
sao cho văn bản sắp ban hành đáp ứng được các yêu cầu đó, đồng thời đảm bào thực
hiện tốt mối quan hệ giữa Đảng – Nhà nước, cơ quan cấp trên – cơ quan cấp dưới,
các ngành với nhau trong q trình hoạt động.
- Thu thập và xử lý thơng tin.
Trong q trình thu thập và xử lý thơng tin cần lưu ý:
+ Xác định các loại thông tin cần thu thập trên cơ sở ý nghĩa của chúng đối với

việc hình thành nội dung văn bản;
+ Đặt ra các tiêu chuẩn để thông tin được thu thập, lựa chọn và khai thác một
cách hiệu quả nhất;
+ Kiểm tra thông tin, xác định và đánh gia độ tin cậy của chúng;
+ Sàn lọc thông tin lần cuối cùng, loại bỏ thông tin trùng thừa, mâu thuẫn, đối
chiếu với các mục tiêu biên soạn văn bản và sơ bộ sắp xếp thông tin và các mục nội
dung.
- Lựa chọn tên loại.
Thông thường các căn cứ lựa chọn là: thẩm quyền, phạm vi điều chỉnh của văn
bản, mục đích soạn thảo, tính chất của vấn đề được quy định trong văn bản.
- Lập đề cương.
Đề cương là dàn ý, trong đó nội dung vấn đề được bố cục theo một kết cấu hợp
lý và hoàn chỉnh. Việc lập đề cương sẽ giúp văn bản không bị thừa hay thiếu ý, đồng
thời sắp xếp nội dung theo một trình tự lơgic chặt chẽ. Để có một đề cương đạt yêu
cầu, cần phải thực hiện nghiêm ngặt các thao tác tìm ý, lựa chọn ý, sắp xếp ý theo
những ngun tắc nhất định.
SVTH:

Huỳnh Công Vieät

Trang 13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

- Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo.
Trong khi viết dự thảo, cần lưu ý luôn luôn phải dựa vào đề cương hoặc tuân
theo các yêu cầu về bố cục, văn phong, ngơn ngữ hành chính. Bản thảo viết xong

phải được kiểm tra từng khâu về cả nội dung và hình thức.
Trong q trình viết dự thảo, ln chú ý kiểm tra sửa chữa lại bản thảo một lần
hoặc nhiều lần nếu có sai sót. Trong khi viết bản thảo và kiểm tra bản thảo, người
viết có thể chỉnh lại đề cương cho thật kợp lý.
Bước 2. Lấy ý kiến đóng góp dự thảo: là bước bắt buộc đối với trình tự soạn
thảo và ban hành mọi văn bản. Trong việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự
thảo cần chú trọng đến các ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân, các nhà khoa học
chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực điều chỉnh của văn bản. Kết quả đóng góp ý
kiến tham gia xây dựng phải được tổng hợp và nghiên cứu để chỉnh lý.
Bước 3. Thẩm định dự thảo: là hoạt động xem xét, đánh giá tính hợp Hiến.
hợp pháp, tính khả thi, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật hiện
hành, do cơ quan chuyên môn thực hiện (Bộ Tư pháp, cụ pháp chế của các Bộ, Sở
Tư pháp, Phòng tư pháp,…). Thẩm định không phảo là bước bắt buộc đối với văn
bản hành chính mà chỉ thực hiện đối với một số loại văn bản quy phạm pháp
luật.Việc thẩm định phải đúng quy định của pháp luật.
Bước 4. Thông qua
a) Các cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên
cấp trên (tập thể hay cá nhân) để xem xét và thông qua.
Hồ sơ trình duyệt:
+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản.
+ Bản dự thảo.
+ Văn bản thẩm định (nếu có).
+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có).
+ Các văn bản, giấy tờ khác liên quan (nếu có).
Trường hợp khơng có hồ sơ thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng ký.
SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 14

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

b) Bộ phận văn phòng hay cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ giúp người
đứng đầu cơ quan thực hiện kiểm tra về thủ tục và thể thức, sau đó xác nhận về việc
kiểm tra đó theo thủ tục luật định
c) Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật
định.
- Đối với văn bản thông qua theo chế độ tập thể và quyết định theo đa số:
+ Văn bản phải được xem xét thông qua tại cuộc họp tập thể. Các thành viên
phải có đủ tư cách và thẩm quyền, đúng thành phần, được chuẩn bị đầy đủ thông tin
và phải chịu ý kiến của mình trong cuộc họp.
+ Văn bản được thơng qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của pháp luật.
- Đối với quyết định thông qua theo chế độ thủ trưởng: trên cơ sở, bàn bạc, thủ
trưởng ký ban hành.
d) Trường hợp khơng được thơng qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và
trình lại dự thảo trong thời hạn nhất định.
Bước 5. Công bố văn bản
Văn bản khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất và nội dung
phải được cơng bố, yết thị và đưa tin lên các phương tiện thông tin đại chúng theo
luật định. Văn bản của trung ương phải được đăng công báo, yết thị đưa tin theo quy
định.
Bước 6. Gửi và lưu trữ : mọi văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được
gửi và lưu trữ theo luật định. Các thủ tục trong công tác duyệt, ký ban hành, phát
hành và lưu văn bản:
- Thủ tục trình ký văn bản.
- Thủ tục lý văn bản.

- Thủ tục chuyển văn bản.
- Thủ tục sao văn bản.
- Thủ tục lưu văn bản.
1.3. Thể thức các loại văn bản do cơ quan ban hành:
SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành nên văn bản, nó quy định
theo cách thức nhất định cho từng loại văn bản để đảm bảo cho văn bản có giá trị
hiệu lực pháp lý và khai thác sử dụng được tiện lợi.
Hiện nay theo thông tư liên bộ số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản.
Qua khảo sát về thể thức văn bản tại UBND xã Long Thành Bắc, nhận thấy cơ
quan đã áp dụng tương đối đày đủ, đúng thông tư trong Thông tư 55 và như lý
thuyết đã học.
- Quốc hiệu: Được trình bày trang trọng trong văn bản quản lý nhà nước là:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chú ý: viết hoa các cụm từ này cho đúng chỗ và gạch dưới Quốc hiệu đúng
theo quy định khơng được trình bày bất kỳ ký hiệu nào khác một cách tùy tiện làm
kém phần trang trọng của Quốc hiệu.

Trình bày cỡ chữ:
- Dịng trên:12-13
- Dịng dưới: 13-14, nét đậm
Khơng bắt buộc trình bày Quốc hiệu đối với văn bản mang tính chất cá nhân.
- Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết
văn bản ấy do cơ quan nào trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước ban hành và
mối quan hệ giữa cơ quan nhận với cơ quan gửi văn bản.
Tên cơ quan ban hành văn bản phải được trình bày một cách rõ ràng, chính
xác đúng như trong Quyết định thành lập cơ quan, không viết tắt hoặc sử dụng các
ký hiệu như "&" cũng như không được viết sai chính tả tiếng Việt ở tên cơ quan ban
hành văn bản.

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền,
dài khoảng ½ so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa
Thực tế cơ quan trình bày như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ LONG THÀNH BẮC
Cần phải trình bày đúng như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ LONG THÀNH BẮC
- Số và kí hiệu: Số là số thứ tự của văn bản được ban hành trong 1 năm
văn thư. Chữ số được trình bày bằng phơng chữ VNTime, cỡ chữ 13, đứng. Sau chữ
số có dấu hai chấm (:)
Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn
bản được trình bày bằng phông chữ VNTimeH, cỡ chữ 13 đứng số và ký hiệu được
trình bày trên một dịng, giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo, giữa chữ viết tắt tên
loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối.
Các văn bản của UBND xã Long Thành Bắc trình bày theo đúng quy định
như sau:
VD: Số : 40/TB-UBND
Số : 16/QĐ-UBND
Số: 75/BC-UBND
- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: Địa danh là nơi cơ quan ban
hành văn bản đóng trụ sở, được trình bày bằng phông chữ VNTime, cỡ chữ 14,
nghiêng
Ngày tháng năm là ngày tháng năm ban hành văn bản, được trình bày bằng số
Ả rập
Địa danh ngày tháng năm được trình bày dưới phần Quốc hiệu, sát lề phải, sau
địa danh có dấu phẩy.
SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

VD: Long Thành Bắc, ngày

GVHD: Nguyễn Cơng Quyền

tháng

năm 2008

- Tên loại và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản là tên gọi của từng loại
văn bản như: Quyết định, báo cáo, thơng báo….
Trích yếu nội dung là một câu ngắn gọn, tóm tắt nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới phần địa danh ngày
tháng năm; nằm cân đối giữa lề trái và lề phải. Đối với văn bản có tên gọi: trích yếu
nội dung nằm dưới tên loại. Tên loại được trình bày bằng phông chữ VNTimeH, cỡ
chữ 14, đứng đậm. Đối với cơng văn hành chính : trích yếu nội dung được trình bày
bằng phơng chữ VNTime, cỡ chữ 12, đứng , dưới phần số và kí hiệu của văn bản.
Thực tế cơ quan trình bày như sau:
TỜ TRÌNH
V/v đề nghị nâng lương trong năm 2008 cho CB-CC
TỜ TRÌNH
Về việc hợp đồng thêm 01 cán bộ văn phịng
Đối với cơng văn hành chính:
V/v xin kinh phí xây dựng cơ bản năm 2009
- Nội dung văn bản
Tùy theo nội dung của từng loại văn bản mà phần nội dung có thể được trình
bày theo lối "văn xuôi pháp luật" hoặc "văn điều khoản", cỡ chữ 13-14
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
Trường hợp cấp phó ký thay Chủ tịch thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay)

vào trước chức vụ của Chủ tịch;

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

- Trường hợp các trưởng phịng ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt
"TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của Chủ tịch.
Họ tên bao gồm họ, tên đệm và tên của người ký văn bản.
Ví dụ:

CHỦ TỊCH
Bùi Trung Tín
KT. CHỦ TỊCH
PHĨ CHỦ TỊCH
Trần Thủ Nghiệp

- Dấu cơ quan: Dấu cơ quan là thành phần thể hiện tư cách pháp nhân của cơ
quan trước pháp luật và trong giao dịch với các cơ quan khác.
Dấu được đóng sau khi văn bản đã có chữ ký và trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên traí.
- Nơi nhận: Nơi nhận văn bản được đặt ở cuối góc trái của văn bản,
Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực
hiện văn bản, phối hợp thực hiện, để báo cáo, để biết, để lưu.

Nơi nhận văn bản là cơ sở để tính số lượng văn bản phát hành.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VP UBND.

SVTH:

Huyønh Công Việt

Trang 19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Phần III
NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ:
- Qua thời gian thực tập tại UBND xã Long Thành Bắc, nhìn chung, UBND
xã Long Thành Bắc đã thực hiện đúng các quy trình soạn thảo văn bản theo văn bản
hướng dẫn của cơ quan cấp trên, ban hành đúng theo thẩm quyền, trình bày khoa
học, rõ ràng, đầy đủ các yêu cầu. Ngoài ra, cán bộ làm cơng tác văn phịng có trình
độ chun mơn nên nắm vững quy trình thực hiện soạn thảo văn bản và thể thức các
loại văn bản của cơ quan ban hành. Tuy nhiên, vẫn còn một vài hạn chế nhỏ cần
quan tâm khắc phục như: quy trình nhân bản sao gửi cịn chưa hợp lý, đơi lúc cịn bỏ
qua một vài quy trình soạn thảo, cần bổ sung thêm một số máy móc để đảm bảo tốt
cơng việc và hiện đại hóa văn phịng.

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

PHẦN IV
CÁC PHỤ LỤC:

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Trang 21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Phụ lục số 1
Các loại văn bản cơ quan trong 01 năm

SVTH:

Huyønh Công Việt

Trang 22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Quyết định

Chỉ thị

Cơng văn

Thơng báo

200

20

50

60

SVTH:

Huỳnh Công Việt

Báo cáo Tờ trình
120

80

Biên bản
40

Trang 23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

Phụ lục số 2
Thể thức văn bản

ỦY BAN NHÂN DÂN
SVTH:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Huỳnh Công Việt

Trang 24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Nguyễn Công Quyền

XÃ LONG THÀNH BẮC

phúc
Số

/TTr-UBND

Độc lập – Tự do – Hạnh
Long Thành Bắc, ngày

tháng

năm 2008

TỜ TRÌNH
Về việc xin ý kiến thu nhận ơng Nguyễn Minh Hiếu
cơng tác tại cơng an xã
Kính gửi: - Phòng Nội vụ- LĐ-TBXH huyện Hòa Thành,
Căn cứ Quyết định 88/2004/QĐ-UBND ngày 03/09/2004 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Tây Ninh, ban hành quy định về số lượng và chế độ phụ cấp đối với chức
danh không chuyên trách.
Nhằm tăng cường lực lượng Cơng an, đảm bảo tình hình An ninh chính trịTrật tự an tồn xã hội tại địa phương, góp phần thúc đẩy kinh tế của xã nhà ngày
càng phát triển.
Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc kính trình Phịng Nội vụ-Lao độngThương binh xã hội huyện Hịa Thành, xem xét và quyết định bổ nhiệm ông Võ
Đức Trọng được nhận nhiệm vụ công tác tại công an xã, để Ủy ban nhân dân xã
Long Thành Bắc kiện toàn và nâng cao bộ phận quản lý nhà nước ở địa phương.
Trân trọng kính trình.
Nơi nhận :
-Như trên,
-Lưu VP.UB xã.

ỦY BAN NHÂN DÂN

SVTH:

CHỦ TỊCH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Huỳnh Công Việt

Trang 25