Tài liệu Thủ tục kiểm soát hồ sơ pptx

THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1. Mục đích:

Thủ tục này quy đònh cách thức xác đònh, thu thập, lập danh mục, sắp xếp, truy cập, lưu trữ,
hủy bỏ hồ sơ của các hệ thống quản lý.

2. Phạm vi:

Áp dụng cho mọi hồ sơ liên quan đến các Hệ thống quản lý trong Công ty.

3. Nội dung:

3.1 Lưu đồ:

1



Người thực hiện Quy trình Tài liệu/Biểu mẩu

Người có yêu cầu


Trưởng Bộ phận
Người được phân công

Trưởng Bộ phận



Người được phân công


Người được phân công


Người được phân công

Người được phân công


Người được phân công


TGĐ, T. Bộ phận – Khách
hàng – Cơ quan bên ngoài



Người được phân công

Thông báo





Danh mục HS (BM mã số:
0086)





Danh mục HS (BM mã số:

0086)

Danh mục HS (BM mã số:
0086)

Danh mục HS (BM mã số:
0086)

Danh mục HS (BM mã số:
0086)


Biên bản hủy HS
Yêu cầu KS hồ sơ
Xác đònh hồ sơ lưu
Nhận dạng - Phân loại
Sắp xếp – Bảo quản
Lưu HS
Kết thúc
Danh mục Hồ sơ
K. tra thời gian lưu trữ
Cập nhật – Kiểm soát
Hủy HS



2
3.2 Thuyết minh Nội dung:

3.2.1 Xác đònh hồ sơ lưu

Đại diện Lãnh đạo có nhiệm vụ kết hợp với các Trưởng bộ phận liên quan tập hợp các
loại hồ sơ trong công ty, lập danh mục theo biểu mẫu 0086, trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Danh mục hồ sơ của Công ty được chuyển cho tất cả các bộ phận làm căn cứ cho các bộ phận
lập danh mục hồ sơ của mỗi bộ phận. Ít nhất 1 năm 1 lần, Đại diện lãnh đạo của mỗi hệ thống
xem xét lại danh mục hồ sơ của mình nhằm cập nhật và thay đổi danh mục hồ sơ cho phù hợp với
các hoạt động của công ty.

Trong trường hợp phát sinh loại hồ sơ mới ngoài danh mục hồ sơ của Công ty thì người có
nhu cầu viết giấy đề nghò đến Trưởng Bộ phận liên quan xin ý kiến, trường hợp Trưởng bộ phận
đồng ý thì chuyển lên ĐDLĐ các hệ thống có liên quan xem xét và phê duyệt. Đại diện Lãnh
đạo cập nhật vào danh mục hồ sơ và phổ biến cho các bộ phận thực hiện.

Dựa trên danh mục hồ sơ của Công ty, Trưởng các bộ phận tập hợp các loại hồ sơ thuộc
bộ phận của mình, chỉ đònh một nhân viên lập danh mục hồ sơ của bộ phận theo biểu mẫu 0086.

3.2.2 Nhận dạng và phân loại hồ sơ:

Khi tiến hành rà soát thì toàn bộ các hồ sơ của bộ phận được phân loại phù hợp theo danh
mục hồ sơ của Công ty.

Việc phân loại hồ sơ theo nguyên tắc dễ tìm, lưu được lâu dài. Các hồ sơ phù hợp được
cập nhật vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không cần thiết thì huỷ theo quy đònh của danh mục hồ
sơ của Công ty, các hồ sơ chưa xác đònh được lưu hay huỷ thì tách riêng, lưu giữ cẫn thận, sau
thời gian khoảng 6 tháng nếu những hồ sơ này không còn sử dụng thì đem huỷ, nếu còn sử dụng
được thì cập nhật vào danh mục hồ sơ.

3.2.3 Sắp xếp và bảo quản hồ sơ:

Hồ sơ được để trong các file riêng, ngoài file ghi chú là hồ sơ thuộc loại nào, bộ phận lưu

giữ hồ sơ, ngoài ra có thể ghi thêm thời gian phát sinh hồ sơ nếu thấy cần thiết.

Để lưu trữ hồ sơ thì các tủ, ngăn tủ, bàn …. phải được ghi chú bằng văn bản nhằm mục
đích phù hợp danh mục hồ sơ và dễ tra cứu hồ sơ (ví dụ: bàn 1, ngăn 1; tủ 1 ngăn 1 v.v.).

3
Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, những hồ sơ đã
sử dụng xong phải được lưu trữ cẩn thận, không để tại nơi làm việc.

3.2.4 Cập nhật hồ sơ:

Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có
trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ.

3.2.5: Kiểm tra thời gian lưu trữ:

Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, những hồ sơ đã hết hạn
lưu trữ được huỷ.

Phương pháp huỷ theo quy đònh danh mục hồ sơ chất lượng của Công ty.

Khi huỷ thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ. Biên bản huỷ gồm
các nội dung: thời gian, đòa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bò huỷ (đầy đủ nội
dung theo biểu mẫu 0086), ký tên…

3.2.6 Các yêu cầu của hồ sơ:

a> Mọi hồ sơ cần phải rõ ràng và được lưu trữ trong môi trường thích hợp để tránh hư hỏng,
mất mát đồng thời thuận tiện khi sử dụng.

b> Thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác đònh bởi Trưởng bộ phận, khách hàng, các cơ quan bên
ngoài (theo hợp đồng hoặc được Ban Tổng Giám Đốc cho phép) hoặc theo qui đònh của
nhà nước nhưng phải từ 1 năm trở lên.

c> Hồ sơ bao gồm cả các hồ sơ do nhà cung ứng cung cấp.

3.2.7 Tiếp cận hồ sơ:

a> Mọi nhân viên trong bộ phận đều được tiếp cận hồ sơ (trừ trường hợp với hồ sơ cần bảo
mật). Tuy nhiên người muốn tiếp cận hồ sơ cần thông báo với Người quản lý hồ sơ. Người
quản lý hồ sơ sẽ bố trí đưa hồ sơ ra cho tham khảo.


4
b> Nhân viên thuộc bộ phận khác muốn tiếp cận hồ sơ thì phải được sự đồng ý của Trưởng
bộ phận hoặc Ban Tổng Giám đốc Công ty.

c> Nếu khách hàng có yêu cầu xem hồ sơ (có giới hạn), việc này cần được quy đònh trong
hợp đồng hoặc theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty.

4. Tài liệu tham khảo:

Sổ tay chất lượng và Sổ tay môi trường

5. Phụ lục:

Danh mục hồ sơ (biểu mẫu mã số: 0086)

5