Mẫu Thủ tục kiểm soát hồ sơ của UBND tỉnh

Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:
--
Uỷ ban nhân dân
Tỉnh X
Trung tâm lưu trữ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1. Mục đích:
Lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát hồ sơ để khai thác sử dụng khi cần
2. Phạm vi áp dụng:
Áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
3. Tài liệu tham khảo:
-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số: 34/2001/PLUBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban thường
vụ quốc hội.
- Mục 4.2.4 ISO 9001:2000.
4. Định nghĩa:
TTLT: Trung tâm lưu trữ.
CVNC: Chuyên viên nghiên cứu
5. Thủ tục chi tiết:
TT TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN TRÁCH NHIỆM
01 Xác định các loại hồ sơ có tại Văn phòng, lập danh mục hồ
sơ, trong đó quy định rõ: số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo
quản, người lập hồ sơ, ghi chú.
Giám đốc
TTLT/CVNC
02 Các hồ sơ việc, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc do chuyên
viên lập dựa trên cơ sở sự phân công trách nhiệm của lãnh

đạo Văn phòng. Từng loại hồ sơ phải có bìa hồ sơ, mục lục
văn bản bên trong hồ sơ bên trong hồ sơ.
Chuyên viên
nghiên cứu
03 Các hồ sơ trình ký sau khi có chữ ký, con dấu, thì được lưu
lại phòng Hành chính. Sau một tháng được chuyển vào
Trung tâm lưu trữ.
CVNC/NV
Văn thư P. HC
04 Chỉ có những hồ sơ/ tài liệu trùng thừa, thư mời họp, lịch
làm việc được loại huỷ ngay. Các loại hồ sơ, tài liệu có thời
hạn bảo quản tạm thời (10 năm), lâu dài (trên 10 năm) sẽ cập
nhật danh mục hồ sơ và được lãnh đạo duyệt.
CVNC, Chánh
Văn phòng
GĐ TTLT
05 Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ, tài
liệu từ lãnh đạo UBND Tỉnh lãnh đạo của Văn phòng, các tổ
Phó Giám đốc
TTLT
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:
--
chức Nghiên cứu tổng hợp, tài liệu của Phòng Hành chính
giao nộp và tiến hành chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản, tổ chức
khai thác sử dụng theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia.
06 - Khi có nhu cầu sử dụng tài liệu thì các cán bộ, chuyên viên

cơ quan làm phiếu yêu cầu.
- Cán bộ công chức thuộc sở hữu ngành, quận huyện làm
công văn, giấy giới thiệu.
- Dân thì phải làm đơn có xác nhận của địa phương
Chuyên viên
lưu trữ phụ trách khai
thác tài liệu
07 Trình tự huỷ hồ sơ: Trung tâm lưu trữ soạn thảo danh mục
tài liệu huỷ, soạn thảo biên bản loại huỷ tài liệu trình Hội
đồng xác nhận giá trị của cơ quan quyết định huỷ.
Phương pháp huỷ hồ sơ: Xé tay, đốt, máy huỷ
Trung tâm lưu trữ
6. Phụ lục:
1. Danh mục hồ sơ Văn phòng HĐND, UBND Tỉnh.
2. Danh mục hồ sơ
Phòng Hành chính - Tổ chức lập danh mục hồ sơ đối với các biểu mẫu liên quan hệ thống quản lý
chất lượng, trình lãnh đạo duyệt.
Người soạn thảo Người phê duyệt
Số hiệu: TT-TTLT-KSHS Lần soát xét : 00 Ngày hiệu lực: 01/07/2002