Công ty khóa Minh Khai

lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, mục đích cuối cùng của các doanh
nghiệp sản xuất là lợi nhuận. Để đạt mục đích này, mối quan tâm hàng đầu của các
doanh nghiệp là vừa bảo toàn, vừa đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh. Giá
trị nguyên vật liệu là biểu hiện của vốn lu động, là một phần của vốn kinh doanh
trong doanh nghiệp. Vì vậy sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả là một biện
pháp bảo toàn và đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong
giá thành các sản phẩm. Để tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải giảm
đợc chi phí vật liệu một cách hợp lý. Hiện nay, việc cạnh tranh là không thể tránh
khỏi, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bên cạnh việc bảo đảm chất lợng
sản phẩm thì phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ chi phí vật liệu trong giá
thành sản phẩm một cách hợp lý để tăng sức cạnh tranh trên thị trờng.
Vật liệu là mét bé phËn quan träng cđa hµng tån kho. Do vậy việc tổ chức
hạch toán kế toán vật liệu là một yêu cầu của quản lý. Quản lý tốt công tác hạch
toán vật liệu sẽ giúp cho việc cung cấp vật liệu đợc kịp thời và đồng bộ cho nhu
cầu sản xuất, ngăn chặn việc lÃng phí vật liệu, giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn lu động đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của phần hành kế toán nguyªn vËt liƯu nªn
trong st thêi gian thùc tËp ë công ty Khoá Minh Khai, em đà đi sâu nghiên cứu
về cách thức tổ chức kế toán hàng tồn kho, điểm mạnh cũng nh điểm yếu của phần
hành kế toán này.
Nội dung báo cáo thực tập bao gồm 3 chơng :
Chơng I: Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty
khoá Minh Khai
Chơng II: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty Khoá Minh Khai
Chơng III: Nhận xét và một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
kế toán vật liệu ở công ty Khoá Minh Khai
chơng I

Báo cáo thực tập

đặc điểm chung bộ máy quản lý và bộ máy kế toán
ở Công ty Khoá Minh Khai

1.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Khoá Minh Khai
1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Khoá Minh Khai
Công ty Khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán kinh tế
độc lập có t cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Cơ khí
xây dựng - Bộ xây dựng.
Khái quát một số nét chung nhất về Công ty:
- Trụ sở giao dịch của Công ty :125D-Minh Khai-Quận Hai Bà Trng - Hà
Nội.
- MST : 0100106507

ĐT : 04 8632125 Fax : 046240714

- Hình thức sở hữu vốn : vốn Nhà nớc
- Hình thức hoạt động : theo nghành kinh tế sản xuất
- Nghành nghề kinh doanh :
ã Sản xuất thiết bị máy móc cho nghành xây dựng, vật liệu xây dựng và
công trình đô thị.
ã Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại, hàng tiểu ngũ kim.
ã Sản xuất các loại khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng.
Có đợc những thành quả lao động và hoạt động vững chắc nh hiện nay, công
ty đà phải trải qua một chặng đờng đầy khó khăn và thử thách.
Nhà máy Khoá Minh Khai đợc thành lập chính thức theo Quyết định số 562/
BKT Ngày 5/5/1972 của Bộ trởng Bộ kiến Trúc ( nay là Bộ xây dựng )và với sự
giúp đỡ của Ba Lan về nhà xởng, máy móc, thiết bị, qui trình công nghệ.
Cuối năm 1972, do máy bay mỹ bắn phá miền Bắc nên nhà máy phải tạm

ngừng hoạt động. Sau một thời gian tu sửa, ngày 1/4/1973 nhà máy mới chính thức
đi vào hoạt động với nhỡng sản phẩm chính nh ke, khoá, bản lề, chốt
Ban đầu, do sản xuất theo thiết kế của Ba Lan nên không phù hợp với thị
hiếu tiêu dùng của ngời Việt Nam. Vì vậy, bắt đầu từ năm 1975, nhà máy đà tiến
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
hành vừa sản xuất, vừa nghiên cứu, cải tiến, thay đổi mẫu mÃ, chủng lọai sản phẩm
cho phù hợp với thị hiếu tiêu dùng trong nớc. Điều này đà giúp nhà máy đạt đợc
thành công ban đầu và tạo đà phát triển.
Năm 1989, thực hiện quyết định số 217/HĐBT của Hội đồng Bộ Trởng (nay
là Chính phủ ) về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí
nghiệp quốc doanh, nhà máy đà tổ chức lại cơ cấu tổ chức sản xuất, bộ máy quản
lý gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao.
Ngày 5/5/1993, Bộ trởng Bộ Xây dựng đà ký quyết định số 163/BXD-TCLD
thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc với tên gọi Nhà máy Khoá Minh Khai trực
thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng.
Để phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý trong nội bộ các nghành, ngày
20/11/1995 Bộ xây dựng ra quyết định số 993/BXD_TCLĐ và căn cứ vào nghị
định số 15/CP ngày 4/3/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Bộ xây dựng, quyết định đổi tên các đơn vị thuộc Tổng công ty
Cơ khí xây dựng (trớc đây là Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí ) trong đó Nhà máy
Khoá Minh Khai đổi tên thành Công ty Khoá Minh Khai.
Trong suốt những năm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty liên tục phát
triển cả về qui mô sản xuát lẫn dây chuyền công nghệ. Về mặt kinh tế, công ty đÃ
thực hiện hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế đồng
thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc. Mặt khác, trong quá

trình sản xuất, công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lợng sản phẩm
và nắm bắt kịp thời thị hiếu ngời tiêu dùng để tung ra thị trờng những sản phẩm
phù hợp hiện nay sản phẩm của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trờng.
Năm1994, Công ty đà có 4 sản phẩm đạt huy chơng vàng tại Hội chợ Quốc
tế hàng công nghiệp Việt Nam, đó là khoá MK10, khoá treo MK 10N, bản lề
100 và Crêmôn 23A.

Lơng Thị Th - KiĨm to¸n 40 A

32


Báo cáo thực tập
Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
trong 4 năm từ 1997 đến 2000.
(Đơn vị:1000 đồng)
Chỉ tiêu
1997
1998
1999
2000
1.Tổng nguyên giá TSCĐ
7.443.846
8.294.417
9.083.025
9.187.830
2. Vốn kinh doanh
11.334.660 11.829.393
11.523.338 11.306.667
3.Doanh thu tiêu thụ

14.313.095 15.574.343
14.044.882 16.038.752
4.Lợi nhuận tiêu thụ
199.447
182.115
70.323
92.884
5.Nộp ngân sách
534.485
520.850
562.040
724.844
6.Thu nhập bình quân
622
622
620
634
(đ/ngời)
Nguồn :Báo cáo tài chính của công ty các năm 1997, 1998, 1999, 2000.
Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là tơng đối ổn định song tốc độ
phát triển còn chậm, cha đạt đợc mục tiêu nâng cao đời sống ngời lao động mà
công ty đà đặt ra.
1.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty Khoá Minh Khai:
Công ty Khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khá rộng nên việc bố trí
sắp xếp các khu vực hợp lý và khoa học là tơng đối thuận lợi cho việc luân chuyển
vật t, thành phẩm hay nửa thành phẩm, chi tiết sản phẩm giữa các tổ đội sản xuất
đảm bảo cho quá trình sản xuất nhanh gọn từ khâu đa vật liệu vào sản xuất đến
khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.

Lơng Thị Thuý - Kiểm to¸n 40 A

32


B¸o c¸o thùc tËp
Ta cã thĨ kh¸i qu¸t viƯc tỉ chức sản xuất qua sơ đồ sau:
Giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật

PX cơ khí

PX cơ điện

Tổ

Tổ Tổ

Tổ

Tổ

lắp

rèn dán

sửa

PX lắp ráp

nguội

Tổ

Tổ

lắp

lắp

1
Chú thích:

..

...

PX bóng mạ
Tổ

Tổ ...

bóng

mạ

2

Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ sản xuất

Bốn phân xởng trong dây chuyền sản xuất có những chức năng, nhiệm vụ cụ
thể sau:
- Phân xởng cơ khí: là phân xởng đầu tiên trong quá trình sản xuất với
nhiệm vụ là tạo phôi ban đàu cho các phân xởng khác nh đập định hình ra các
khuôn mẫu (phôi, ke, khoá...) hay đúc tay nắm nhôm, đồng thoi để tiện lõi khoá.
Nếu sản phẩm đơn giản thì phân xởng có thể làm hoàn chỉnh nh bản lề, chốt cửa...
Ngoài ra đối với các đơn đặt hàng nh giàn giáo, cửa xếp hoa phân xởng cơ khí
cũng nhận làm.
- Phân xuởng cơ điện: có trách nhiệm sửa chữa thờng xuyên, trung và đại
tu máy móc thiết bị trong Công ty kể cả phần cơ và phần điện. Phân xởng này đảm
bảo cho các phân xởng khác làm việc liên tục, không bị gián đoạn vì máy móc
thiết bị hay đờng điện bị sự cố. Ngoài ra phân xởng còn chế tạo khuôn mẫu nh đúc
ke, bản lề, khoá...
- Phân xởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp hoàn chỉnh toàn bộ các loại sản
phẩm trừ những chi tiết rời đà hoàn thành để tạo nên sản phẩm.

Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
- Phân xởng bóng mạ: có nhiệm vụ mạ các sản phẩm ke, chốt, bản lề,
quai khoá các loại, crêmôn ... Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ
chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nên nó quyết định rất nhiều đến chất lợng sản
phẩm. Ngoài ra phân xởng cũng nhận gia công theo đơn đặt hàng.
Các phân xởng đợc bố trí liên hoàn, hợp lý đảm bảo nhanh gọn từ khâu đa
vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng tạo ra sản phẩm. Nhìn chung bộ máy
quản lý của Công ty là tơng đối gọn nhẹ, thể hiện một bớc hoàn thiện về cơ cấu

quản lý, tạo điều kiện cho lÃnh đạo Công ty nắm bắt kịp thời toàn bộ hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty và chỉ đạo thông suốt từ cấp cao nhất đến từng công
nhân trực tiếp sản xuất.
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Loại hình sản xuất Công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất
thuộc loại vùa. Mặc dù sản phẩm của Công ty gồm nhiều loại có kết cấu phức tạp,
có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật nhng nhìn chung các sản
phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phơng pháp
công nghệ, cụ thể quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm của Công ty gồm 3 giai
đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công, giai đoạn lắp ráp hoàn chỉnh.
- Giai đoạn chế tạo phôi là giai đoạn tạo ra các chi tiết , các bộ phận sản
phảm dới dạng thô ( phôi) nh phôi thân, phôi tay nắm, phôi cụm crêmôn... Sau đó
phôi đợc chủ yếu chuyển sang giai đoạn gia công cơ khí để chế biến thành chi tiết
hoặc bộ phận sản phẩm hoàn thành có thể bán ra ngoài dới dạng bán thành phẩm.
- Giai đoạn gia công là giai đoạn chủ yếu tạo ra các chi tiết, các bộ phận
có tính năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm.
- Giai đoạn lắp ráp sẽ lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm ở giai đoạn cuối
cùng, đóng gói và nhập kho.

Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Nguyên vật liệu

PX cơ khí

PX bóng mạ

PX cơ điện

PX lắp ráp

Thành phẩm nhập
kho
1.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Khoá Minh Khai:
Công ty khoá Minh khai hiện có 340 cán bộ công nhân viên, trong đó bộ phận
công nhân trực tiếp sản xuất là 270 ngời chiếm 79,4%, bộ phận quản lý là 70 ngời
chiếm 20,6%.
Căn cứ vào đặc điểm quá trình sản xuất, tính chất kỹ thuật, quy mô sản xuất
đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò của quản lý đối với quá trình sản xuất,
Công ty đà tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến, đảm bảo gọn nhẹ,
hiệu quả. Đứng đầu là giám đốc ngời điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trớc
mọi hoạt động của Công ty. Cùng với giám đốc còn có một phó giám đốc phụ
trách kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Mỗi một phòng ban có
một chức năng cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ.
Giám đốc là ngời đúng đầu bộ máy lÃnh đạo của Công ty, là ngời có quyền
cao nhất, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản
xuất kinh doanh trớc Nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Ngoài việc uỷ quyền cho 2 phó giám đốc thì giám đốc còn phải chỉ đạo trực tiếp
tới các trởng phòng các phòng ban và phân xởng.
Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật
nh thiết kế, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật...
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32

Báo cáo thực tập
Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giúp đỡ giám đốc trong công việc
kinh doanh trên thị trờng.
Cùng với hoạt động gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban, ngời trực tiếp quản lý công nhân sản xuất ở các phân xởng sản xuất là quản đốc phân
xởng và các tổ trởng tổ đội sản xuất, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị mình.

Lơng Thị Thuý - KiĨm to¸n 40 A

32


Báo cáo thực tập

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty khoá minh khai

Giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật

Phòng
Tài vụ

Phòng tổ
chức LĐ Phòng kỹ
tiền lư
thuật
ơng

Phòng
thiết kế
sản
phẩm
mới

Phó giám đốc kinh doanh

Phòng
Hành
chính

Phòng
KCS

Phòng
Phòng kế Phòng
Marketin
hoạch cung ứng
g

Phân xư
ởng cơ
khí

Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

Trợ lý giám đốc

Phân xư
ởng cơ
điện

32

Trạm y
tế

Phân xư
ởng lắp
ráp

Ban bảo
vệ

Phòng
quản lý
sản xuất

Phân xư
ởng
bóng
mạ


Báo cáo thực tập
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban đợc Ban giám đốc qui định nh sau:
- Phòng Tài vụ :có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin tài chính kế toán
giúp cho việc quản lý, giám sát đợc thực hiện một cách thờng xuyên liên tục và có

hệ thống đối với mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Phòng Tổ chức lao động tiền lơng :có nhiệm vụ tập hợp lao động và tiền lơng của các bộ phận, theo dõi các chính sách về tiền lơng, tiền thởng và bảo hiểm
xà hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
- Phòng Kỹ thuật và thiết kế sản phẩm mới : có nhiệm vụ thiết kế khuôn
mẫu sản phẩm, cung cấp bản thiÕt kÕ, øng dông tiÕn bé khoa häc kü thuËt vào sản
xuất. Ngoài ra, phòng còn kiêm cả việc sửa chữa máy móc thiết bị.
- Phòng KCS : có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi nhập kho
hay đem ra thị trờng tiêu thụ.
- Phòng Hành chính: có nhiệm vụ thực hiện các công việc về hành chính văn
thvà lo đời sống (điện, nớc ) trong tập thể công ty.
- Phòng Marketing:có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tìm và phát hiện nhu
cầu đồng thời giới thiệu rộng rÃi sản phẩm của công ty trên thị trờng nhằm cung
cấp những thông tin cập nhật nhất cho các nhà quản lý, giúp cho việc quyết định
của nhà quản lý chuẩn xác và tận dụng mọi thời cơ trên thị trờng.
- Phòng Kế hoạch cung tiêu:có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu
thụ trong từng tháng cũng nh cả năm về các mặt nh định mức tiêu hao nguyên vật
liệu cho một đơn vị sản phẩm...Đồng thời phòng có trách nhiệm cung ứng kịp thời
vật t theo yêu cầu sản xuất cũng nh tiêu thụ nhanh chóng các sản phẩm của Công
ty.
-Trạm Y tế : chăm lo sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cấp
thuốc chữa bệnh và giải quyết việc nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên.
-Ban I( bảo vệ) :có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản công ty, theo dõi giờ giấc
làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời theo dõi cán bộ đang
ở tuổi thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập

- Phòng Quản lý sản xuất : có nhiệm vụ trực tiếp quản lý hoạt động của các
Phân xởng.
1.2.Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Khoá Minh Khai:
1.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai:
Công ty Khoá Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập nên tổ chức công
tác kế toán theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng. Bộ máy kế
toán đợc tổ chức tơng ứng với qui mô nhiệm vụ quản lý hoạt động công ty.
Phòng kế toán gồm 6 nhân viên ®ỵc tỉ chøc theo kiĨu tËp trung. Mäi nghiƯp
vơ kinh tế phát sinh đợc thực hiện ở phòng kế toán từ khâu ghi sổ kế toán chi tiết,
tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán.
Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập và thực hiện kế hoạch tài chính, tính
toán ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật t, vốn
bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời.
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức nh sau:
Kế toán trưởng

Kế
toán
vật tư

Kế toán
tiềnlương
kiêm
theo dõi
kho bán
thành
phẩm

Kế toán tập
hợp chi phí,

tính giá thành,
kế toán thành
phẩm và tiêu
thụ thành
phẩm

Kế toán
thanh
toán,
tiền mặt

Thủ
quĩ
kiêm
kế toán
tài sản
cố định

- Kế toán trởng : là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân
viên kế toán, là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty
từ việc thu thập xử lý, và cung cấp thông tin kinh tế. Ngoài ra, Kế toán trởng còn
giúp giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu qủa. Kế toán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc công ty và sự chỉ đạo
nghiệp vụ của kế toán trởng cấp Tổng công ty.
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
- Kế toán vật t : chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập,

xuất, tồn kho từng loại vật t bao gồm : vËt liƯu chÝnh, vËt liƯu phơ, nhiªn liƯu, phơ
tïng, công cụ, dụng cụ. Khối lợng công việc của kế toán vật t khá lớn do đặc điểm
sản xuất tại công ty đòi hỏi chủng loại vật t rất đa dạng.
- Kế toán tiền lơng :có nhiệm vụ tính lơng và các khoản trích theo lơng cho cán
bộ công nhân viên trong công ty. Hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng lơng 2 kỳ và
thanh toán lơng cuối kỳ cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra kế toán tiền lơng còn
có nhiệm vụ theo dõi bán thành phẩm, tình hình nhập, xuất tồn kho bán thành
phẩm trong tháng.
- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có
nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loại sản phẩm;
tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm; tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ
với khách hàng. Định kỳ lập báo cáo kế toán theo qui định của Bộ tài chính và theo
yêu cầu của lÃnh đạo công ty.
- Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập và theo dõi các phiếu
thu, phiếu chi, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh
hàng ngày ở công ty; theo dõi tình hình thanh toán với Ngân hàng, thanh toán với
Ngân sách; theo dõi các khoản phải thu, phải trả.
-Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quĩ: có nhiệm vụ thu, chi, và bảo quản tiền
mặt đồng thời là ngời theo dõi tình hình tài sản cố định của công ty : tình hình
tăng, giảm, trích khấu hao trong tháng.
1.2.2.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Khoá Minh Khai:
Vào đầu năm 1996, Công ty Khoá Minh Khai bắt đầu chuyển từ hình thức
sổ NhËt ký chøng tõ sang h×nh thøc NhËt ký chung do yêu cầu của việc tin học hoá
công tác kế toán. Công ty sử dụng hệ thống sổ theo qui định của Bộ Tài chính
:Nhật ký chung, Nhật ký bán hµng, NhËt ký thu tiỊn, NhËt ký chi tiỊn. Tuy nhiên,
công tác hạch toán còn chịu ảnh hởng của hình thøc sỉ cị : sư dơng NhËt ký chøng
tõ sè 5 ở phần hành kế toán nguyên vật liệu.
Lơng Thị Th - KiĨm to¸n 40 A

32

Báo cáo thực tập
Hệ thống chứng từ và tài khoản công ty sử dụng căn cứ theo mẫu của Bộ Tài
chính qui định.
Phơng pháp tính thuế GTGT là phơng pháp khấu trừ.
Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, có các qui định cụ thể nh sau:
. Phơng pháp kế toán hàng tồn kho : kê khai thờng xuyên.
. Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : hệ số giá
Công ty sử dụng phần mềm Ac-net trợ giúp công tác tài chính kế toán, ngoài
ra kế toán còn thiết kế các bảng tính trên nền Excel để giảm bớt khối lợng công
việc tính toán.
Sơ đồ trình tù ghi sỉ theo h×nh thøc NhËt ký chung
Chøng tõ gốc

Sổ nhật ký
đặc biệt

Sổ nhật ký chung

Sổ thẻ kế
toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối số phát
sinh

Báo cáo tài chính
Chú thích:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu

Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
chơng II

tổ chức kế toán nguyên vật liệu
ở Công ty Khoá Minh Khai

2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình tổ chức quản lý nguyên vật
liệu ở Công ty Khoá Minh Khai :
2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai:
Hoạt động chính của công ty là sản xuất các mặt hàng khoá phục vụ cho nhu
cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên công ty phải sử dụng mọt khối lợng chủng loại vật t rất lớn. Công ty sử dụng vài trăm loại vật liệu khác nhau cho
quá trình sản xuất nh thép các loại : thép góc, thép vuông, thép lá, thép
Inox...;nhôm, đồng, bi, các chi tiết mua ngoài cửa khoá, các loại hoá chất, dầu,
xăng ...Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, bảo quản, và sử dụng hết sức
khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu phải có trình độ, trách nhiệm cao
trong công việc.
Vật liệu công ty sử dụng có loại rất khan hiếm, phải nhập ngoại nh thép lá

của Nga, hợp kim, bi...Có loại vật liệu rất cồng kềnh nh gang, đồng ... Có loại khó
bảo quản, dễ hỏng nh hoá chất. Những đặc điểm này của vật liệu đòi hỏi công ty
phải có kho hàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản.
Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đó chi phí nguyên vật
liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành. Mỗi sự thay đổi nhỏ về chất lợng, giá mua
vào của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Mỗi loại sản
phẩm của công ty đợc cấu tạo từ nhiều loại vật liệu khác nhau nên phải xây dựng
định mức tiêu hao tránh gây lÃng phí vật liệu trong quá trình sản xuất.
Những đặc điểm của vật liệu ở trên cho thấy những khó khăn mà công ty
phải đơng đầu trong việc thu mua, bảo quản, sử dụng và hạch toán chi tiết vật liệu.
Do vậy, công ty phải thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả các khâu tạo
điều kiện cho chu trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng.

Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
2.1.2.Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu ở Công ty :
Nguyên vật liệu sử dụng đợc cung cấp từ hai nguồn chính là mua ngoài và tự
gia công chế biến.Trong đó, mua ngoài nh gang, thép của công ty kinh doanh thép
và vật t Hà Nội, ống thép của công ty ống thép Đài Nam, thép lá Inox mua của
công ty Hoàng Vũ; tự gia c«ng chÕ biÕn nh : thïng giÊy, hép giÊy carton ...
ý thức đầy đủ về tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong chu trình sản
xuất, công ty đà thiết kế một chu trình tổ chức quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu
mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
- ở khâu thu mua : Phòng cung tiêu sẽ đảm nhận việc tổ chức thu mua vật
liệu. Cán bộ cung tiêu căn cứ kế hoạch sản xuất cả năm, hoặc cả tháng để xác định
số lợng cần thiết phải mua. Cán bộ cung tiêu sẽ chịu trách nhiệm tìm nguồn mua

với giá cả hợp lý, chi phí thu mua nhỏ để giảm bớt chi phí nguyên vật liệu trong
giá thành sản phẩm. Cán bộ cung tiêu cũng phải xác định phơng thức chuyên chở
đồng thời kiểm tra kỹ lỡng về mặt số lợng, chất lợng, giá cả.
- ở khâu bảo quản : do yêu cầu của vật liệu nên công ty đà xây dựng hệ
thống kho tàng hợp lý, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.
- ở khâu dự trữ : với lợng vốn có hạn, giá vật liệu lại luôn thay đổi nên công
ty thờng chỉ dự trữ nguyên vËt liƯu ë møc tèi thiĨu.Song trªn thùc tÕ vÉn có một
khối lợng vật t tồn đọng trong thời gian dài và lại có những vật liệu không đủ cung
cấp kịp thời cho quá trình sản xuất.
- ở khâu sử dụng : để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và đảm bảo việc sử
dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả, phòng Kỹ thuật đà xây dựng
định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Tuy nhiên, việc xuất nguyên
vật liệu đôi lúc còn áng chừng cha sát với yêu cầu sản xuất, gây lÃng phí nguyên
vật liệu.

2.2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu :
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
2.2.1.Phân loại vật liệu :
Chu trình sản xuất với khối lợng lớn nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại,
qui cách, mẫu mà đòi hỏi việc phân loại hết sức khoa học.Công ty đà căn cứ vào
công dụng của từng nguyên vật liệu để tiến hành phân loại. Nhờ có sự phân loại
khoa học này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi chính xác tình hình biến động của
từng loại vật liệu từ đó có thể cung cấp một cách kịp thời cho cán bộ lập kế hoạch
thu mua và dự trữ.
Công ty đà phân loại nguyên vật liệu thành 5 nhóm chính tơng ứng víi viƯc

chi tiÕt TK 152 nh sau:
- Nguyªn vËt liƯu chính- TK1521: là đối tợng lao động chủ yếu của quá
trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên
vật liệu chính bao gồm trên 250 loại khác nhau : thép lá CT3 các loại 0,5 ly, 0,8
ly ..., thép Calíp, nhôm thỏi, kẽm thỏi, thân khoá gang, đồng, lõi khoá, phôi chìa,
tay nắm khoá, cụm tay nắm...
- Vật liệu phụ -TK 1522: là đối tợng lao động không trực tiếp cấu thành nên
thực thể sản phẩm nhng làm cho sản phẩm bền đẹp hơn, phục vụ cho nhu cầu công
nghệ kỹ thuật. Bao gồm trên 200 loại nh : axit sunfuric, sơn tĩnh điện, đinh, dung
môi pha sơn, que hàn Inox...
- Nhiên liệu -TK 1523(trên 15 loại) : là loại vật liệu có tác dụng cung cấp
nhiệt lợng trong quá trình sản xuất nh : xăng A83, dầu Mazut, khí oxy, cacbonic...
- Phụ tùng thay thế -TK 1524(trên 150 loại): là những chi tiết phụ tùng máy
móc thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị nh : đá mài, đá cắt,
đây dai, dây cuaroa, vòng bi...
- Bao bì -TK 1528 (trên 50 loại ):bao gồm các loại hòm gỗ, hộp carton MK
các loại, hộp giấy, hộp khoá nhựa ...
Việc phân loại vật liệu ở công ty là rất khoa học, phù hợp với đặc điểm, vai
trò tác dụng của mỗi loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để theo dõi một cách chi tiết từng loại vật liệu, công ty đà lập Sổ danh điểm
vật liệu.
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập

Sổ danh điểm vật liệu
STT

I
1
2
3
...
II
1
2
...

Tên vật liệu
TK 1521- Nguyên vật liệu chính
Thép tròn CT3 8
Thép tròn CT3 10
Thép tròn CT3 12
...
TK 1522- Nguyên vật liệu phụ
Sơn tĩnh điện
Đinh
...

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán

Kg
...

4.300
4.300

4.300
...

...

14.000
10.000
...

2.2.2.Đánh giá vật liệu :
Phơng pháp tính giá công ty sử dụng là phơng pháp hệ số giá do đó vật liệu
xuất kho, nhập kho đợc theo dõi theo cả hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế.
a)Đánh giá vËt liƯu nhËp kho:
Khi vËt liƯu nhËp kho cđa c«ng ty, tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà vật
liệu đó đợc đánh giá theo nhiều cách khác nhau:
*Mua ngoài :
+ Nếu vật liệu đợc cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tế đợc tính
theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cha có thuế GTGT cộng chi phí thu mua nh :
chi phÝ thu mua, vËn chun, bèc dì, bảo quản ...(nếu có)
+Nếu vật liệu mua ngoài không theo hợp đồng thì:
Giá mua thực tế = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển (nếu có)
Trong trờng hợp bên cung ứng bao thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển
đà đợc tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đó, giá mua thực tế vật liệu nhập
kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT.
Nếu mua ở nguồn nhập ổn định thì giá ít biến động, còn nếu mua ở trên thị
trờng tự do thì giá có thể biến động nhiều nên công ty đà qui định khi mua ở trên
thị trờng tự do giá mua phải thấp hơn hoặc bằng giá mua ở các nguồn nhập ổn
định.
Lơng Thị Thuý - Kiểm to¸n 40 A

32


Báo cáo thực tập
* Vật liệu tự gia công, tự chế kế toán định giá nh sau :
Giá thực tế vật liệu tự gia =
công nhập kho

Giá thực tế vật liệu xuất +
cho gia công

Các chi phí gia công

Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, việc nhập kho vật liệu đợc ghi
theo giá thực tế, còn vật liệu nhập kho đợc theo dõi thờng xuyên trên hệ thống sổ
chi tiết theo giá hạch toán. Giá hạch toán của vật liệu là giá đợc phòng Kế hoạch
cung tiêu xây dựng và có xét duyệt của Giám đốc, cơ sở xây dựng giá hạch toán
của từng thứ, loại vật liệu là dựa vào giá thực tế bình quân của vật liệu đó trong
năm hạch toán trớc đó.
Song trên thực tÕ mét sè vËt liƯu cã gi¸ thùc tÕ biÕn động lớn so với giá hạch
toán nên kế toán vật t đà tiến hành điều chỉnh tăng (giảm) giá hạch toán trên sổ
danh điểm vật liệu để đảm bảo tính hợp lý.Cụ thể, nếu trong kỳ giá vật liệu biến
động quá lớn (ví dụ thép CT tròn 8 nhập mua ngày 15/5/2001với giá trên hoá đơn
GTGT là 10.000đ/kg trong khi giá hạch toán là 4.300đ/kg ), để giá trị ghi sổ gần
đúng, kế toán tiến hành thay đỏi giá hạch toán bằng cách lấy giá thực tế hiện thời
làm giá hạch toán. Điều kiện để điều chỉnh giá hạch toán la khi tồn kho vật t trên
thẻ kho của vật t đó bằng không.
Nh vậy, công ty sử dụng giá hạch toán không thống nhất trong cả năm tài
chính, trái với chế độ kế toán hiện hành. Theo em kế toán vật liệu cần phối hợp với
phòng cung tiêu để tính toán xây dựng một hệ thống giá hạch toán thống nhất

trong cả năm tài chính cho tất cả các loại vật liệu.
b)Đánh giá vật liệu xuất kho :
Vật liệu xuất kho hàng ngày cũng đợc hạch toán chi tiết theo giá hạch toán.
Nếu giá hạch toán nhập thay đổi thì giá hạch toán xuất cũng thay đổi để đảm bảo
giá hạch toán nhập và giá hạch toán xuất luôn bằng nhau (giá trên phiếu nhập kho
và phiếu xuất kho phải bằng nhau). Đến cuối tháng, sau khi đà phản ánh toàn bộ
các nghiệp vụ nhập kho (theo cả giá hạch toán và
Giá thực tế của vật
+
liệu tồn kho đầu kỳ
Hệ số giá =
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A
vật liệu
Giá hạch toán của vật
+
liệu tồn kho đầu kỳ

giá thực tế ), kế toán tổng hợp
Giá thực tế của vật liệu
nhập kho trong kỳ
32
Giá hạch toán của vật
liệu nhËp kho trong kú


Báo cáo thực tập
giá trị của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ theo 2 loại giá : giá hạch toán
và giá thực tế, rồi xây dựng hệ số giá vật liệu theo công thức :

Sau đó xây dựng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho :

x
= Giá hạch toán vật liệu
Trị giá thực tế vËt
liƯu xt kho
xt kho

HƯ sè gi¸ vËt liƯu

VÝ dơ : Trên bảng kê số 3 tháng 04 năm 2001(xem bảng kê 3- biểu số 14)
( Cách lập Bảng kê 3 sẽ đợc trình bày ở phần sau)
Số d đầu kỳ của vật liệu chính là:

1.408.778.359 (giá hạch toán)

Số nhập kho trong tháng của vật liệu chính là:

1.356.175.702 (giá thực tế )
531.980.960 (giá hạch toán)
542.690.392 (giá thực tế )

Hệ số giá
vật liệu

1.356.175.702
=

+

542.690.392

=

0.978
1.408.778.359
531.980.960
Lợng xuất dùng trong tháng theo giá hạch toán là: 629.404.949
+

Vậy trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ:
629.404.949 x 0,978 = 615.558.040
Nh vậy trong công tác kế toán vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai, vật liệu
đợc đánh giá theo giá hạch toán và giá thực tế. Trong đó giá hạch toán đợc sử dụng
để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, còn giá thực tế đợc
sử dụng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế, công ty có thể theo dõi chặt
chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách thờng xuyên, kịp thời, đảm bảo
giảm bớt khối lợng tính toán khi xác định trị giá thực tế vật liệu xuất kho.
2.3.Tổ chức công tác kế toán vật liệu :
2.3.1.Thủ tục nhập kho vật liệu :
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
Chế độ kế toán của công ty qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công
ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhËp kho c«ng ty. Thùc tÕ ë c«ng ty, khi vật
liệu đợc giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lợng, chất lợng, qui cách vật liệu rồi
viết phiếu kiểm tra KCS. Trờng hợp giá trị vật t lớn hơn 5.000.000 Đ (theo giá mua
) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật t đa cho cán bộ cung tiêu.

Sau đó cán bộ cung tiêu lµm thđ tơc nhËp kho vµ viÕt phiÕu nhËp vËt t căn cứ vào
số lợng vật liệu thực nhập (trên phiÕu KCS). PhiÕu nhËp vËt t cã ch÷ ký cđa thủ
kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng.

Biểu số 1
Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai
Địa chỉ : 125D Minh Khai

phiếu

Mẫu số 01/vật t
Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKT
Ngày 11 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài chính
Số : 564
nhập kho

Ngày 15 tháng 04 năm 2001
Họ tên ngời giao hàng: Công ty KD thép và vật t Hà Nội

Nợ : 1521
Có : 331

Nhập tại kho : công ty
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập

S
Tên nhÃn hiệu, qui
T cách vật t (sản phẩm,
T
hàng hoá )
A

B
Thép CT3 tròn

1
2
3
4

MÃ
số

Đơn vị
tính

C

D

4
8
10
12
Tổng cộng

Số lợng
Theo
chứng từ
1

kg
-

25,5
60,0
125,0
115,0

Thực
nhập
2
25,5
60,0
125,0
115,0

Đơn
giá

Thành tiền

3

4=2x3

4300
4300
4300
4300

109.650
258.000
537.500
494.500
1.399.650

Cộng thành tiền (bằng chữ) :Một triệu ba trăm chín mơi chín nghìn sáu trăm
năm mơi đồng
Ngày thángnăm...
Phụ trách cung tiêu

Ngời giao

Thủ kho

Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký tên. Trong đó:
Liên 1: lu tại phòng Kế hoạch - cung tiêu
Liên 2 :Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm
nghiệm vật t hàng hóa (nếu có ) và các chứng từ có liên quan trong trờng hợp mua
vật t thanh toán ngay.
Trờng hợp mua vật t thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và
các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau đó khi thanh toán thì kế toán
vật t chuyển cho kế toán thanh toán .

Trên hoá đơn GTGT có chữ ký xác nhận của ngời mua hàng(cán bộ cung tiêu),
kế toán trởng và thủ trởng đơn vị bán hàng.
Cuối tháng kế toán vật t nhận đợc phiếu nhập kho sẽ định khoản, điền đơn giá (
giá hạch toán ) và tính cột thành tiền(thành tiền =thực nhập x đơn giá), dòng tổng
cộng trên phiếu nhập kho.
Biểu số 2
Lơng Thị Thuý - Kiểm to¸n 40 A

32


Báo cáo thực tập

hoá đơn (gtgt)

Mẫu số 01GTKT- 3LL
N0 : 006034

Liên 2 : (giao cho khách hàng)
Ngày 15 tháng 04 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép và vật t HN
Địa chỉ : 658 Trơng Định -Hà Nội
Họ tên ngời mua hàng: Lê Văn Minh
Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai
MST: 0100106507
Địa chỉ : 125D Minh Khai - Hà Nội
Hình thức thanh toán : Trả chậm
T Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn vị tính
Số lợng

Đơn giá
Thành tiền
T
Thép CT3 tròn
kg
1 4
25,5
4.000
102.000
2 8
60,0
4.015
240.900
3 10
125,0
4.203
525.375
4 12
115,0
4.370
502.550
Cộng tiền hàng:1.370.825
Thuế suất GTGT 10%

TiỊn th GTGT: 137.082
Tỉng céng tiỊn thanh to¸n: 1.507.907

Sè tiỊn (bằng chữ ): Một triệu năm trăm linh bảy nghìn chín trăm linh bảy
đồng
Ngời mua hàng

Kế toán trởng

Thủ trởng đơn vị

2.3.2.Thủ tục xuất kho vật liệu :
Tại các phân xởng sản xuất các tổ trởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết
dùng cho sản xuất rồi viết vào sổ yêu cầu cung cấp vật t gửi lên phòng cung
tiêu.Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cán bộ cung tiêu lập phiếu xuất thành 3 liên,
trong đó:
Liên 1: bộ phận cung tiêu giữ
Liên 2 :Thủ kho giữ để hạch to¸n chi tiÕt, ci th¸ng chun cho kÕ to¸n vËt t
Liªn 3: Giao cho ngêi nhËn vËt t chun vỊ bộ phận sử dụng
Ví dụ :
Biểu số 3
Lơng Thị Thuý - KiĨm to¸n 40 A

32


Báo cáo thực tập
Đơn vị : Công ty Khoá Minh Khai
Địa chỉ : 125D Minh Khai

phiếu

Mẫu số 02/VT
Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKT
Ngày 11 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính

Số : 700
xuất kho

Ngày 20 tháng 04 năm 2001

Nợ : 621
Có : 1521

Họ tên ngời nhận hàng : anh Thắng - Tổ rèn
Lý do xuất kho:sản xuất khoá MK 10
Xuất tại kho : công ty
T Tên nhÃn hiệu, qui MÃ
Đơn
Số lợng
Đơn Thành tiền
T
cách vật t
số
vị
giá
Yêu cầu Thực xuất
Thép CT3 tròn
1 4
Kg
42,7
42,7
4300
183.610
2 8
139,5

139,5
4300
599.850
3 10
140
140
4300
602.000
Tổng cộng
1.385.460
Cộng thành tiền (bằng chữ) :Một triệu ba trăm tám lăm nghìn bốn trăm sáu
mơi đồng
Thủ trởng đơn vị

Kế toán trởng

Phụ trách cung tiêu Ngời nhận

Thủ kho

Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho (liên 2)xuống cho thủ kho, sau đó
tổ trởng hay công nhân của phân xởng đó xuống kho nhận vật t theo phiếu xuất.
Tơng tự phiếu nhập kho, cuối tháng khi kế toán nhận phiếu xuất kho sfx định
khoản, điền đơn giá (giá hạch toán ) và tính cột thành tiền(thành tiền =thực xuất x
đơn giá ), dòng tổng cộng.
Nh vậy, việc xuất vật t theo yêu cầu của sản xuất mà không căn cứ theo định
mức, là nguyên nhân gây lÃng phí vật t mà cán bộ vật t không kiểm soát đợc .
2.3.3.Kế toán chi tiết vật liệu :
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế
toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại

vật t về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị.
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập
Hiện nay vật liệu công ty sử dụng rất đa dạng phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất
kho diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan
trọng. Công ty Khoá Minh Khai sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết
vật liệu.
Công ty sử dụng hÖ thèng chøng tõ sau:
- PhiÕu nhËp kho vËt t : mÉu sè 01/VT
- PhiÕu xuÊt kho vËt t : mÉu sè 02/VT
- PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bộ : mẫu số 03/VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hóa : mẫu số 05/VT
- Hoá đơn GTGT:mẫu số 01/GTGT
- Hoá đơn cớc vận chuyển : mẫu số 03-BH
Hệ thống sổ kế toán sử dụng là:
- Thẻ kho
- Sổ số d
- Bảng kê nhập vật t theo nguồn nhập
- Bảng kê xuất vật t theo đối tợng sử dụng
Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d là hợp lý vì phơng pháp này phù hợp với
đặc điểm của công ty : chủng loại vật liệu đa dạng, số lợng các nghiệp vụ lớn, trình
độ kế toán tơng ®èi cao.
* ë kho : thđ kho dïng thỴ kho ®Ĩ ghi chÐp t×nh h×nh nhËp vËt liƯu, xt sư
dơng vµ theo dâi tån kho. Hµng ngµy, thđ kho tËp hợp các phiếu nhập, phiếu xuất
và đối chiếu với số thực nhập, thực xuất để ghi vào thẻ kho, đến ci ngµy thđ kho
tÝnh ra sè tån kho cđa tõng loại vật liệu.

Thẻ kho (biểu số 4 )đợc mở cho cả năm và cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có
một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng các nghiệp vụ phát sinh, mỗi chứng từ ghi
một dòng.
Biểu số 4

thẻ kho
Lơng Thị Thuý - Kiểm toán 40 A

32


Báo cáo thực tập

Năm 2001
- Tên, nhÃn hiệu, qui cách vật t : thép CT3 tròn 8
- Đơn vị tính: kg
- MÃ số
Chứng
Diễn giải
Ngày
Số lợng
Ký xác
từ
nhập
nhận của
Nhập Xuất Tồn
xuất
kế toán
PN PX
...

Tháng 04 năm 2001
93,6
564
Công ty KD thép và v/t HN
15/04
60
153,6
580

Công ty KD thép và v/t HN
700 Anh Thắng -tổ rèn
Cộng phát sinh
Tồn cuối tháng

19/04

37

20/04

139,5
97 139,5

190,6
51,1
51,1

Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho hàng tháng, cần phải ®èi
chiÕu sè thùc tån trong kho víi sè tån trªn thẻ kho. Song trên thực tế, việc kiểm tra
này không thực hiện đợc vì có rất nhiều loại vật liệu ở kho, việc kiểm tra tốn rất

nhiều công sức và thời gian, công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm.
* Tại phòng kế toán: cuối tháng, kế to¸n vËt liƯu xng kho nhËn chøng tõ
nhËp, xt vËt liệu; phân loại phiếu nhập theo từng nguồn nhập để lập " Bảng kê
nhập vật t theo nguồn nhập" ; phân loại phiếu xuất kho theo từng đối tợng sử
dụng để lập "Bảng kê xuất vật t cho đối tợng sử dụng". Kế toán đối chiếu phiếu
nhập, phiếu xuất với thẻ kho và kiểm tra xem thủ kho có tính đúng khối lợng vật
liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không. Nếu đúng, kế toán ký xác nhận
vào thẻ kho, ghi giá trị vật t vào cột giá trị ở sổ số d.
Sổ số d (Biểu số 5)đợc mở cho cả năm và mở chi tiết cho từng loại vật liệu,
mỗi loại đợc dành riêng cho một số trang nhất định.
Bảng kê nhập vật t theo nguồn nhập (biểu số 6,7,8 ) có kết cấu gồm nhiều
cột, mỗi cột tơng ứng với một loại vật liệu nhập vào, mỗi loại vật liệu đợc chi tiết
theo từng phiếu nhập và số tiền tơng ứng. Các phiếu nhập đà đợc phân loại theo
từng nguồn nhập làm căn cứ để kế toán chi tiết vào bảng.Mỗi nguồn nhập đợc theo
Lơng Thị Th - KiĨm to¸n 40 A

32