Chức năng quản lý

Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh


Lời nói đầu
Quản lý là một công việc hết sức nhạy cảm và đầy khó khăn. Quản lý trong
một doang nghiệp lại càng đa dạng và khó khăn hơn, bởi nó phụ thuộc vào ngành
nghề kinh doanh, môi trờng kinh doanh, môi trờng pháp lý... đòi hỏi ở nhà quản lý
một trình độ, một khả năng làm việc ở áp lực cao, t duy tổng hợp, nhạy bén và quyết
đoán.
Chúng ta đang sống trong thời đại của nền kinh tế tri thức.Ngoài công nghệ
hiện đại, nguyên liệu đa dạng, dồi dào thì quản lý có vai trò quyết định sự suy tàn,
phá sản hay sự phát triển phồn thịnh của doanh nghiệp. Nhà quản lý là ngời đề ra đ-
ờng đi nớc bớc của doanh nghiệp, quyết định của họ có liên quan đến số phận của
doanh nghiệp.
Một đòi hỏi mang tính tất yếu đối với bất cứ nhà quản lý doanh nghiệp nào là
họ phải trang bị cho mình một lợng kiến thức đủ lớn. Họ phải là nghệ sĩ trong việc
sử dụng các công cụ quản lý một cách khoa học và hiệu quả nhất. Nghĩa là vận dụng
nó một cách hợp lý, tinh tế, linh hoạt đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và đáp ứng đ-
ợc mục tiêu của mục đích quản lý.
Vậy chức năng của quản lý là gì? Nó bao gồm những nội dung gì, chúng có
quan hệ với nhau nh thế nào? thực tế các nhà quản lý vận dụng chúng nh thế nào
trong doanh nghiệp của mình? Đây sẽ là những nội dung chính sẽ đợc đề cập đến
trong bài tiểu luận này.
1
Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh
Phần I
Những kiến thức cơ bản về chức năng quản lý
I.Khái niệm chung
1. Khái niệm
Chức năng quản lý kinh doanh là kết quả của quá trình phân công lao động theo h-
ớng chuyên môn hoá lao động quản lý đối với hoạt động kinh doanh. Chức năng là cơ

sở để định ra các nhiệm vụ cần thực hiện lâu dài, trách nhiệm phải hoàn thành, quyền
hạn đợc giao; là cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức , thiết lập bộ máy và bố trí nguồn
nhận lực; đồng thời xác định mối quan hệ làm việc.
Mọi chức năng của quản lý đều hớng vào mục tiêu chung của doanh nghiệp đó là
sự phát triển phồn thịnh của doanh nghiệp.
Chức năng quản lý của doanh nghiệp là hoạch định, ra các quyết định quản lý và
điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp để kinh doanh có hiệu quả và không
ngừng phát triển.
Một yêu cầu đặt ra là các chức năng cần phải xác định rõ rãng, đúng đắn và không
đợc phép trùng chéo. Nội dung chính của một chức năng đợc thể hiện ngay ở tên gọi
của mỗi tổ chức.
Chẳng hạn phòng sản xuất thì chức năng chính của nó là bố trí các công đoạn, bộ
phận dây chuyền trong chu trình sản xuất kinh doanh . Phòng nhận sự thì chức năng
chính của nó là phân công bố trí sử dụng lực lợng lao động. Còn chức năng chính của
phòng quản trị là thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý ở từng cấp từng bộ
phận.
Từ chức năng cơ bản đợc phân tách ra những chức năng cụ thể cần thực hiện
lần lợt hoặc đồng thời ( tuỳ theo yêu cầu và hoàn cảnh cụ thể) để cuối cùng hoàn tất
các chức năng cơ bản.
2. Phân loại
Có rất nhiều nhà nghiên cứu nh H. Fayol, L. Gulick và L. URWICK đã phận chia,
xác định các chức năng của quản lý. Mặc dù mỗi nhà nghiên cứu đều có cách phận
chia khác nhau phù hợp với các đối tợng nghiên cứu nhng nhìn chung các cách phận
chia này đều nêu ra 4 chức năng chính đó là:
Chức năng hoạch định.
Chức năng tổ chức.
Chức năng điều khiển và phối hợp.
Chức năng kiểm tra.
2
Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh

Để hiểu rõ hơn về chức năng của quản lý, chúng ta sẽ đi sâu xem xét từng chức năng
để thấy rõ vai trò, vị trí của chúng trong tổ chức.
II. Nội dung của các chức năng quản lý
1. Chức năng hoạch định
Nói đến hoạch định, nhà quản lý phải hiểu ngay đây là chức năng quản lý đầu
tiên, là cơ sở để thực hiện tất cả các chức năng còn lại. Thực tế cho thấy sự phát triển
phồn thịnh hay suy tàn của một tổ chức phụ thuộc phần nhiều vào việc hoạch định.
Do đó, việc hoạch định đòi hỏi sự cận nhắc , tính toán và dự kiến mọi yếu tố cần
thiết cho quá trình kinh doanh với một tầm nhìn chiến lợc cũng nh cho từng chu kỳ
kinh doanh. Công việc đó buộc các nhà quản lý phải đa ra đợc dự báo, xác định đợc
mục tiêu, vạch ra chiến lợc, lập kế hoạch, đồng thời đề ra các giải pháp thực hiện.
Hoạch đinh phải đảm bảo các yếu tố nh tính chiến lợc, tính chủ động sáng tạo,
tính hiệu lực, tính hiệp đồng và tính chuẩn mực.
Mỗi một tổ chức đợc hình thành đều có mục tiêu rõ ràng. Để đạt đợc các mục tiêu
rõ ràng đã đề ra thì yêu cầu sống còn là phải có chiến lợc cụ thể, chi tiết cho từng giai
đoạn, từng thời kỳ và phải linh hoạt để phù hợpvới mục tiêu, hoàn cảnh của từng thời
điểm khác nhau. Tránh mò mẫm đến đâu hay đến đó, đối phó thụ động, hoạt động
chụp giật và tầm nhìn hạn hẹp.
Muốn vậy nhà quản lý phải chủ động và sáng tạo trong việc nhận biết và tận dụng
các cơ hội từ môi trờng kinh doanh; Một con mắt tinh tờng; một khả năng phân tích
nhạy bén và một nhạy cảm nghề nghiệp là hết sức cần thiết . Chủ động linh hoạt
trong việc xử lý các tình huống bất ngờ, yếu tố bất định, các biến cố xuất hiện trong
quá trình hoạt động nhằm giảm thiểu các thiệt hại có thể xảy ra. Thậm chí, nếu có thể
xoay chuyển các biến cố đó thành một cơ hội mới.
Một trong những bí quyết của thành công trong kinh doanh là biết cách làm thế
nào để đạt đợc mục tiêu với hiệu quả tối u, biết tập trung vào các trọng điểm trong
từng thời gian, thời điểm phù hợp, phận bổ nguồn lực một cách hợp lý đến mức tối u.
Làm đợc nh vậy nghĩa là thoả mãn tính hiệu lực trong quản lý. Việc dùng ngời và
phận bổ nguồn lực khi đạt đến độ u việt sẽ đợc gọi là nghệ thuật nghệ thuật dùng
ngời và phận bổ nguồn lực trong tổ chức.

Đoàn kết, hợp tác tạo ra đợc sức mạnh trong tổ chức là điều hết sức quan trọng.
Nó là nội lực vững mạnh để thực hiện các công việc đã đợc hoạch định một cách
nhanh gọn, hiệu quả nhất. Đoàn kết nghĩa là liên kết đợc mọi ngời ở mọi vị trí hành
động theo một hớng chung. Từ đó động viên họ và khuyến khích họ làm việc và cống
hiến hết mình vì sự phát triển của doanh nghiệp. Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh
trong doanh nghiệp với ý thức trách nhiệm cao, hình thành đợc phong cách riêng của
doanh nghiệp hay nói cách khác đó là văn hoá doanh nghiệp.
3
Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh
Để đánh giá mức độ hoàn thành của một công việc, một nhiệm vụ, một công đoạn
đã đợc hoạch định cần phải có chuẩn mực rõ ràng, chi tiết. Qua đó đánh giá đợc đúng
thực chất kết quả hoạt động và sự đóng góp của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân.
Những nhân tố trên đây cũng chính là tác dụng của chức năng hoạch định. Qua nó
các nhà quản lý có thể kiểm tra và đa ra các quyết định phù hợp.
Trong quản lý, hoạch định đợc chia làm hai loại: hoạch định chiến lợc và hoạch
định tác nghiệp.
Hoach đinh chiến lợc là việc hoạch định các mục tiêu và các việc lớn cần làm
trong thời gian dài, với các giải pháp lớn mang tính định hớng để đạt tới mục
tiêu, trên cơ sở khai thác và sử dụng tối u các nguồn lực hiện có và có thể có.
Do có tầm quan trọng nh vậy cho nên việc haọch đinh chiến lợc phải do ngời quản lý
chủ chốt thực hiện và giải quyết cùng với sự trợ giúp của bộ máy chức năng. Việc
hoạch định phải đợc thực hiện rất chu đáo, đợc cân nhắc và xét duyệt một cách thận
trọng để có giá trị lâu dài. Tất nhiên không phải là bất di bất dịch. Trong điều kiện có
sự thay đổi lớn từ môi trờng thì phải có sự điều chỉnh hợp lý. áp dụng vào thực tế các
doanh nghiệp, để có thể phát triển lâu bền cần phải đợc xây dựng cho đợc các chiến l-
ợc nh : chiến lợc ổn định, chiến lợc phát triển, chiến lợc cắt giảm để tiết kiệm, chiến
lợc kết hợp điều hoà.
ổn định là điều mà bất cứ nhà quản lý nào cũng mong muốn. Mọi nỗ lực, công
sức của họ chỉ là nhằm duy trì sự bình ổn trong suốt thời gian tồn tại của doanh
nghiệp với điều kiện môi trờng ít thay đổi, giữ đợc uy tín của sản phẩm và duy trì thị

phần cùng mảng khách hàng hiện có. Tuy nhiên chiến lợc này không thể hiện đợc
thâm vọng phát triển.
Điều mà các nhà quản lý nhắm tới là ổn định để phát triển. Sự gia tăng, mở
rộng hoạt động về nhiều yếu tố nh doanh thu quy mô hoạt động, thị phần hoạt động,
phơng thức và chất lợng ngày càng cao của dịch vụ. Trên cơ sở của sự phát triển đa
dạng của thị trờng, nhu cầu của xã hội và tiềm năng của daonh nghiệp, chiến lợc phát
triển thể hiện tầm nhìn và bản lĩnh của nhà quản lý trong việc đa ra các phơng thức
thực hiện; thể hiện đờng đi nớc bớc của doanh nghiệp.
Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh các nhà quản lý cần phải biết
nhìn nhận mặt trái của thị trờng .Phải có kế hoạch cụ thể trong trờng hợp có các bất
lợi xảy ra có thể hoặc không thể kiểm soát đọc .Trớc thực tế có thể xảy ra buộc doanh
nghiệp phải có chiến lợc cắt giảm để tiết kiệm .Có thể giảm bớt quy

mô đằu t và quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong trờng hợp cấp thiết , vì sự tồn
tại và phát triển của doanh nghiệp .
4
Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh
Giải pháp tối u trong việc hoạch định chiến lợc của doanh nghiệp là thực hiện
đồng thời các chiến lợc trên đây một cách hợp lý , điều hoà .Yêu cầu đặt ra là việc
kết hợp các chiến lợc trên đây phải là nền tảng , điểm bật của nhau ,trong mối quan
hệ thống nhất và vững chắc.
* Hoạch định tác nghiệp
Nếu hoạch định chiến lợc là chiến lợc dài hơi thì hoạch định tác nghiệp là chiến l-
ợc có tính chất ngắn hạn hơn .
Nhiệm vụ của hoạch định tác nghiệp là xây dựng các dự án, kế hoạch và đề ra các
giải pháp thực hiện trên cơ sở nguồn lực có thể dự tính đợc tơng đối sát thực và có
tính khả thi cao .Dùng trong hoạch định tác nghiệp là kế hoạch trung và ngắn hạn
.Do vậy hoạch định tác nghiệp là cơ sở trực tiếp để điều hành các công việc diễn ra
hàng ngày và là trách nhiệm của tất cả các cấp quản lý .
ở một khía cạnh khác hoạch định tác nghiệp là việc ra chiến thuật để thực hiện

từng bớc chiến lợc .Chơng trình mục tiêu đợc đa ra là các kế hoạch sử dụng một lần
và đợc quản lý bằng phơng pháp riêng gọi là quản lý theo mục tiêu _MBO.
Việc hoạch định tác nghiệp bao gồm một quy trình với các bớc nh sau :
















Nhận thức , nắm bắt cơ hội với cách nhìn toàn diện và chính xác về thị trờng,
khách hàng , khả năng ,chính sách pháp luật ...
ở từng thời điểm doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cần đạt cụ thể và có
thứ tự u tiên tơng ứng.
5
Nhận thức cơ hội Phân tích so sánh
các phơng án
Chọn phơng án tối u
Lập các kế hoạch
phụ trợ
Lập ngân quỹ và dự

kiến các chi phí
Xác định mục tiêu
cần đạt
Xem xét các tiền đề
Xây dựng các phơng
án
Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh
` Xem xét đánh giá các tiền đề hoạch định ( các dự báo, các giả thuyết về mục
tiêu kinh doanh , các kế hoạch hiện có và các biện pháp có thể áp dụng ) , dự đoán sự
biến động và phát triển của chúng .
Xây dựng các phơng án hành động khác nhau , qua việc bàn bạc ,cân nhắc từ
nhiều khả năng thực hiện ,Trên cơ sở đó cơng quyết loại bỏ các phơng án ít tính khả
thi .Mỗi kế hoạch chỉ nên có hai hoặc ba phơng án là tốt nhất .
Phân tích , so sánh các phơng án để tìm ra u điểm , hạn chế của từng phơng
án , từ đó tìm ra phơng án tối u .
Xác định một phơng án tối u đợc lựa chọn qua so sánh.Có nhiều trờng hợp phải
thực hiện đồng thời hai đến ba phơng án thích hợp với từng điều kiện . Phơng án
tối u không nhất thiết phải hoàn hảo mà là phơng án ít nhợc điểm lón và khả thi hơn
cả.
Các kế hoạch phụ đợc đặt ra nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch chính và có
thể hỗ trợ hoặc thay thế trong trờng hợp cần thiết.
Mọi phơng án muốn thực hiện đợc phải có tiền.Việc lập ngân quỹ và các chi
phí thực hiện là điều quan trọng .Từ đó ngời ta có thể đánh giá đợc hiệu quả kinh tế
(tổng doanh thu,chi phí, lợi nhuận.. .) và chất lợng kế hoạch
2 Chức năng tổ chức
Quản lý về tổ chức là một chức năng cơ bản, quan trọng nhất của quản lý nói
chung và quản lý kinh doanh nói riêng, bởi lẽ quản lý và trớc hết là quản lý con ngời-
yếu tố quyết định- thông qua đó tác động vào đối tợng vật chất nhằm thực hiện các
mục tiêu của doanh nghiệp.
Một cách tổng quát tổ chức là việc liên kết nhiều ngời lại với nhau để thực hiện

các hoạt động có sự phân công, nhằm đạt mục tiêu chung.
ở cấp độ nhỏ hơn thì tổ chức là sự thiết lập và vận hành hệ thống bộ máy để
điều khiển, phối hợp mọi hoạt động trong tổ chức.
Ta có thể nhận ra qua hai khái niệm trên, nội dung của chức năng quản lý tổ
chức trong doanh nghiệp gồm:
- Xác định chức năng cụ thể cần phải thực hiện : xuất phát từ mục tiêu
của doanh nghiệp, xác định các lĩnh vực cần quản lý ( kế hoạch, tài
chính, vật t, marketing, nhân sự ...)
- Lựa chọn cơ cấu bộ máy quản lý tối u: Cơ cấu đó phải hợp lý và có tính
hệ thống, tạo thành một tổng thể hoạt động nhịp nhàng, gắn bó, có hiệu
lực; cho phép sử dụng tốt các nguồn lực phục vụ kinh doanh có hiệu
quả.
6