Quy trình kiểm toán mua hàng và thanh toán

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời cảm ơn
Trớc hết, cho phép em đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo
trong khoa kế toán-trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, những ngời đã trực
tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành tối giai đoạn thực tập tốt
nghiệp này.
Em cũng xin đợc bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt của mình tới thầy giáo Th.S.
Tô Văn Nhật-Ngời đã trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong
suốt thời gian thực tập. Ngời đã dốc hết tâm huyết của mình để truyền đạt và hớng
dẫn em trong việc lựa chọn, nghiên cứu đề tài để có thể hoàn thành một cách tốt
nhất chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Và cuối cùng cho phép em đợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám
đốc, các anh chị trong Phòng Kiểm toán Dự án của Công ty Dịch vụ T vấn Tài
chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), đặc biệt là anh Nguyễn Minh Hải-Trởng
phòng Kiểm toán Dự án, chị Chi Thành-Kiểm toán viên phòng Dự án đã cho em
những kiến thức quý báu về thực tế cũng nh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành
tốt chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Vì điều kiện thời gian cũng nh hạn chế về mặt kiến thức cho nên chuyên đề
tốt nghiệp của em không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong nhận đợc sự
thông cảm và chỉ bảo của các thầy cô, các anh chị và những ngời quan tâm để
chuyên đề tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2003
Sinh viên
Nguyễn Thị Nga

Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Mọi hoạt động xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của những nhu cầu

nảy sinh. Chân lý ấy đã đợc thực tiễn chứng minh. Kiểm toán độc lập ra đời là kết
quả của xu thế quốc tế hoá, xu thế hội nhập hóa nền kinh tế mà trong đó việc công
khai các thông tin tài chính đòi hỏi phải thực sự trung thực và hợp lý. Theo đó,
chất lợng cuộc kiểm toán lại là kết quả của sự tồn tại và phát triển vủa hoạt động
kiểm toán độc lập này. Nó là yêu cầu đòi hỏi tất yếu của đối tợng sử dụng dich vụ
kiểm toán này và cũng là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức cung cấp dich vụ
kiểm toán này.
Chân lý trên một lần nữa lại đợc chứng minh, chất lợng cuộc kiểm toán mà
xét đến ở đây là chất lợng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính lại là sản
phẩm tổng hợp do chất lợng kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại.
Trong đó, chất lợng của chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh hởng đến quyết
định đến chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính này.
Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù các Công ty kiểm toán đều đã xây dựng một
chơng trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hết các
chơng trình kiểm toán này chỉ có ý nghĩa nh một tài liệu tham khảo do không đảm
bảo đợc sự đầy đủ và thuận tiện cho kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán. Hơn
nữa mức độ chi tiết của các chơng trình này cha cao, cha đợc vi tính hoá.
Với những lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ T vấn Tài
chính Kế toán và Kiểm toán-AASC, em đã chọn đề tài Hoàn thiện quy trình
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài
chính do AASC thực hiện cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Việc
nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra các quan
điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này.
Dựa trên phơng pháp luận: duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic,
nghiên cứu các chơng trình kiểm toán mẫu của các Công ty kiểm toán có uy tín
trong và ngoài nớc ., kết hợp với ph ơng pháp thu thập tài liệu: phỏng vấn, quan
sát trực tiếp, phân tích và tổng hợp Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu: cơ
sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và
đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này do AASC thực hiện tại hai
đơn vị khách hàng là công ty MBS và khách sạn Vega , từ đó đa ra một số phơng

hớng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của AASC.
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu
chuyên đề của em bao gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Phần II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện
Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC
thực hiện
Phần I
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán trong kiểm toán tài chính
I. Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán
1. Vị trí, vai trò chu trình mua hàng và thanh toán
Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôn có
những quan điểm khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mức tổng hợp
toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và b y tỏ ý
kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệ thống phơng pháp kỹ thuật
của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ
nghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực.
(LTKT, tr 49). Trong đó, kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trng nhất của kiểm
toán bởi nó chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũng nh

trong quá trình phát triển, đợc thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập. (KTTC, tr
9).
ở Việt Nam, theo quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân
(NĐ số 07/CP ngày 21/09/1994 của Chính phủ: "...kiểm toán độc lập là việc kiểm
tra và xác nhận của kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán
độc lập và tính đúng đắn hợp lý của các tài liệu...". Nh vậy, kiểm toán độc lập là
hoạt động dịch vụ, t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo trợ, đợc quản lý chặt chẽ
bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán. Do sự độc lập, khách quan trong hoạt
động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng. Trong nền
kinh tế thị trờng thì vai trò của kiểm toán độc lập càng trở nên cần thiết và khó có
thể thay thế đợc. Mục đích của kiểm toán độc lập, trớc hết và cơ bản không phải là
lợi nhuận mà là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn
chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất và góp phần tăng cờng quản
lý tài chính ở đơn vị đợc kiểm toán. Và do đó, có thể khẳng định rằng kiểm toán
độc lập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ quan nhà nớc trong việc kiểm tra, kiểm
soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các kiểm toán viên
độc lập xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC. Tuy nhiên, để có thể xác
minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì ngời kiểm toán viên trớc hết phải là
ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện một
cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập
nên BCTC đó.
Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho ng-
ời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinh doanh
là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
BCTC, kiểm toán viên cần phải chia BCTC thành các phần hành để kiểm toán.
Thông thờng có hai cách phân chia:

* Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ nh kiểm toán TK doanh thu,
TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả...
* Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt
chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán động thời. Chẳng hạn, các nghiệp vụ về mua
hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số d các khoản phải trả ngời bán... đều
nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những khoản
mục ở vị trí khác nhau nhng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặp chẳng hạn
nh hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Trong thực tiễn kiểm toán, cách phân chia
thứ hai đợc ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phơng thức tiếp cận kiểm toán này
logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản
mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động
tài chính. Với cách phân chia nh vậy, một chu trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình bán hàng và thu tiền, chu
trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền l-
ơng và nhân viên, chu trình hàng tồn kho. Các chu trình đó có mối quan hệ mật
thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn có của các nghiệp vụ kinh tế và từ
đó thu gom đợc các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế
toán chứa đựng trong BCTC. Mối quan hệ này đợc thể hiện qua sơ đồ số 1.1 dới
đây
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán
Tiền mặt
chu trình
bán hàng và
thu tiền
Chu trình
huy động và
hoàn trả vốn
Chu trình
mua hàng

và thanh
toán
chu trình
tiền lơng và
nhân sự
Chu trình
hàng tồn kho

Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chu trình
khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cách phân
loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn.
Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai
đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quá
trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Việc xem xét hai
loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá
trình mua hàng, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng, có
ảnh hởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một
tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Hơn thế, số tài khoản chịu ảnh h-
ởng của chu kỳ mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả các chu kỳ khác kết hợp
lại. Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mất nhiều thời gian để kiểm toán
chu kỳ mua hàng và thanh toán hơn là đối với các chu kỳ khác.
2. Bản chất chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ng-
ời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc (KTTC 201). Quá

trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục nh nguyên vật
liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì Chu trình này không
bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự
chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánh
giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Nh đã phân tích ở trên, chu
kỳ mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối kế
toán nh: tài khoản về tài sản, công nợ phải trả, tài khoản tiền và các tài khoản phí
tổn trên báo cáo kết quả kinh doanh Số l ợng các tài khoản liên quan và chịu ảnh
hởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đổ 2.1. Tuy nhiên,
quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng
trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 2.1 chỉ minh hoạ cho trờng hợp mua
hàng trả chậm.
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 2.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
3. Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán
Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ với
quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng và
thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau:
3.1.Xử lý các đơn dặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bớc
công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi doanh
nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công
cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm
vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá
trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn
ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ở những doanh nghiệp có

hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung cấp hàng.
- Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế
hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền
ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lợng cũng nh chủng
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
7
Các khoản phải trảTiền gửi ngân hàng Nguyên liệu mua vào
Hàng mua trả lại
và được giảm giá
Chiết khấu mua vào
Phí tổn sản xuất
Tài sản cố định
Bảo hiểm trích trước
Hợp đồng thuê
Phí tổn quản lý
Phí tổn lưu động
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
loại hàng hoá cần cung cấp). Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển
cho bộ phận mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn kiến nghị mua hàng
này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua
một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn đặt hàng của nhiều nhà cung cấp
khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung
cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này
căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu thơng
mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán,
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại
hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định
mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của

những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và
diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn dặt mua hàng này.
Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (bản yêu cầu về sản phẩm hoặc
dịch vụ) đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu của
bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch
vụ và quy định của công ty. Trong đó sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng
là phần chính thức của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ đợc mua
theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều
hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê
chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng
tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài
sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê
chuẩn của họi đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên,
nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bằng các viên chức nhất định,
vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn
bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật t đợc tự động
tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trớc.
3.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ do
nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng là một điểm quyết
định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản
nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách. Khi hàng hoá nhận đợc, quá trình kiểm
soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các
điều kiện khác.
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhận
hàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao
thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để

thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá
phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi.
Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán
(nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản
ánh việc giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc chuyển từ phòng tiếp
nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ.
3.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các
khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho.
Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban
đầu có ảnh hởng quan trọng đến các Báo cáo tài chính đợc lập và đến khoản thanh
toán thực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo
số tiền đúng. Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối
đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.
Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các
lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải
trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải so sánh
mẫu mã. giá, số lợng, phơng thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá
đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng nếu
hàng đã về. Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợc kiểm tra lại và đợc
ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản
phải trả.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng ở chức năng này là quy định tất cả
những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc liên quan đến tiền mặt, các
chứng khoán thị trờng và các tài sản khác (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Bên cạnh
đó, các chứng từ và sổ sách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ, và các phiếu
chi độc lập cũng là những quá trình kiểm soát cần thiết của chức năng này.
3.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực
hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là

các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ này phải có sự
phê chuẩn của giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền. Các chứng từ thanh toán này sau
đó đợc sao làm nhiều bản mà bản gốc đợc gửi cho ngời đợc thanh toán, bản sao đ-
ợc lu lại trong hồ sơ cho ngời đợc thanh toán.
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi
phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẩn). Trớc khi kí phiếu chi phải xem xét kĩ lỡng các chứng từ minh chứng cho
nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi với ngời
chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải đợc đánh số thứ tự từ
trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi ngời
nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký,
phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phơng pháp để huỷ bỏ
các chứng từ, chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh
cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phơng pháp thờng dùng
là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh
nghiệp cần tiến hành đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng
trong chu kì sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp
kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
nêu trên sẽ là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán một cách có hiệu
quả.
Với các bớc công việc cần thực hiện này, các chứng từ sổ sách đợc sử dụng
trong chu trình bao gồm: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo hàng,
báo cáo nhận hàng, hoá đơn của ngời bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký
chi tiền, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, sổ cái các tài khoản, bản đối chiếu
của nhà cung cấp, phiếu chi
Các bớc công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động của nghiệp

vụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 3.1
Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ: 3.1. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
* Đối với nghiệp vụ mua hàng
* Đối với nghiệp vụ thanh toán
11
Nhu cầu
vật liệu
hàng
hoá
Bộ phận
kế hoạch
Kế
hoạch
cung ứng
Bộ phận
cung ứng
Khai
thác
hàng
Cán bộ
thu mua
Lập
chứng từ
kho
Trưởng
bộ phận
cung ứng

Ký duyệt
chứng từ
Thủ kho
Nhập
kho
Kế toán
Ghi sổ
chứng từ
Nhu cầu
vật liệu
hàng
hoá
Nhu cầu
thanh
toán
Kế toán
quỹ
Lập
chứng từ
chi quỹ
Thủ trư
ởng kế
toán trư
ởng
Duyệt
chứng từ
Thủ quỹ
Chi quỹ
Nhân
viên

thanh
toán
Nhận
tiền và
thanh
toán
Kế toán
Ghi sổ
Lưu
chứng từ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì điều quan
trọng cần phải xác định đợc mục tiêu kiểm toán cho bất kỳ một chu trình nghiệp
vụ kinh tế nào. Cũng nh vậy chu trình mua hàng với thanh toán cũng không nằm
ngoài quy luật chung ấy. Chu trình này dợc coi là một bộ phận cấu thành của
BCTC và do đó kiểm toán viên phảI xác định đợc mục tiêu đặc thù với chu trình
này. Có thể kháI quát các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán đối với các chu trình
mua hàng và thanh toán theo sơ đồ 4.1.
Sơ đồ: 4.1 Các bớc triển khai những mục tiêu kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán
Các Báo cáo tài chính
Chu trình mua hàng và thanh toán - Một bộ phận
cấu thành của Báo cáo tài chính
Xác nhận của Ban Quản trị về chu trình mua hàng
và thanh toán
Các mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình
mua hàng và thanh toán
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình

mua hàng và thanh toán
1.1. Xác nhận của ban quản trị đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Xuất phát từ trách nhiệm của ban quản trị là phải thiết lập trình bày và công
bố với các BCTC theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành đồng thời phải chịu
trách nhiệm về sự tin cậy, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính, từ đó,
căn cứ để kiểm toán viên xây dựng mục tiêu kiểm toán cho chu trình mua hàng và
thanh toán. Xác nhận của ban quản trị là căn cứ có giá trị cho kiểm toán viên tiến
hành kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toan quốc tế (ISA) số 580 và chuẩn mực kiểm
toán Việt Nam (VSA) 580 xác định: " KTV phảI thu thập bằng chứng về việc
Giám đốc đơn vị đợc kiểm toán thừa nhận trách nhiệm của mình trong việc lập và
trình bày BCTC trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành, đã phê duyệt BCTC ".
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu trình khác,
chúng gồm 5 xác nhận chung nh sau:
Xác nhận về sự hiện hữu: Ban giám đốc xác nhận các nghiệp vụ mua hàng
phản ánh trên sổ sách là thực sự sảy ra, số d tài khoản hàng tồn kho trên bảng cân
đối kế toán phảI thực sự tồn tại, nghĩa là phảI có hàng hoá trong kho.
Xác nhận về tính đầy đủ : Tất cả các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đều
phải đợc ghi chép và trình bày trên Báo cáo tài chính. Ban giám đốc xác nhận
không có khoản nợ phải trả nào bị để ngoài sổ"kế toán của đơn vị.
Xác nhận về sự đánh giá và sự phân bố : Mục tiêu xác nhận này đề cập đến
việc các khoản phải trả có dợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc ghi sổ chính
xác. Ban giám đốc doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các khoản cần phải trả đ-
ợc ghi sổ thực sự là các khoản tiền mua hàng còn nợ nhà cung cấp chứ không phải
các khoản phải trả công nhân viên hay phải trả nợ cho một đối tợng nào khác trong
đơn vị.
- Xác nhận về quyền sở hữu và nghĩa vụ : Đơn vị có quyền sở hữu với hàng
hoá mua về và có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp. Ban giám

đốc cần xác nhận hàng hoá trong kho thực sự là của đơn vị và các khoản phải trả là
nghĩa vụ của đơn vị với nhà cung cấp.
- Xác nhận về sự trình bày: Ban giám đốc cần xác nhận lợng hàng hoá mua
vào và các khoản nợ phải trả nhà cung cấp đều đợc trình bày trung thực và đúng
đắn trên BCTC theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và tuân thủ các
quy định kế toán hiện hành
1.2. Các mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Nhiệm vụ trớc hết trong chu trình này là việc kiểm toán viên xem xét những
xác nhận của ban quản trị về các chức năng của chu trình đợc trình bày ở trên có
trung thực hay không. Từ đó, KTV tiến hành xác định các mục tiêu kiểm toán dựa
trên các giải trình của Ban giám đốc.
Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập đợc
các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọng yếu
trong việc tìm kiếm bằng chứng, mục tiêu kiểm toán cho chu trình này đợc chia ra
thành mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù.
Mục tiêu kiểm toán chung
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (USA) 200, đoạn 11, xác định: "Mục tiêu của
kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý kiến
xác nhận rằng BCTC có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
hoặc đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và
hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không". Xuất phát từ mục tiêu kiểm toán
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chung đối với BCTC ở trên,mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình mua hàng
và thanh toán cũng tuân theo nguyên tắc trên. Do vậy, mục đích chung của kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số d tài khoản có
liên quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện
hành hoặc đợc thừa nhận hay không. Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các
mục tiêu đặc thù đối với chu trình.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù:

- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ: Các thông tin phản ánh tài sản hoặc
công nợ phải đợc đảm bảo rằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó
- Tính đầy đủ: Trái với mục tiêu về tính có thực quan tâm đến các nghiệp vụ có
số tiền bị báo cáo thừa, tính đầy đủ đề cập đến trờng hợp số tiền bị quên ghi sổ.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán này tập trung vào tài khoản nợ phải trả
ngời bán, KTV cần lu ý trờng hợp các khoản phải trả không đợc ghi sổ. Đối với
mục tiêu này là xác nhận về tính đầy đủ của ban giám đốc.
- Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ: Với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên
BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng
nghĩa vụ của đơn vị. Để đạt đợc mục tiêu này, KTV cần kiểm tra các hợp đồng
mua bán, hoá đơn mua hàng, các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến các
khoản nợ phải trả. Mục tiêu này đối ứng với xác nhận của ban giám đốc về quyền
sở hữu và nghĩa vụ.
- Mục tiêu về sự định giá: Tiền và tài sản của doanh nghiệp phải đợc tính toán
đúng đắn trên hoá đơn và trên sổ sách kế toán. Đối với mục tiêu này, KTV cần thu
thập bằng chứng để xem các hàng hoá mua vào và các khoản công nợ có đợc đánh
giá đúng theo những chuẩn mực chung không, chính sách kế toán có phù hợp và
nhất quán không. Đây có thể là vấn đề trọng yếu, phức tạp đòi hỏi nhiều đánh giá
của KTV. Sự định giá chính xác các khoản mục hàng hoá mua vào sẽ giảm đợc rủi
ro trong quá trình kiểm toán.
- Mục tiêu về sự phân loại và trình bày: Các nghiệp vụ phát sinh có đợc hạch
toán vào đúng tài khoản và các tài khoản đó có đợc trình bày trên BCTC không.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản công nợ phải đợc phân loại rõ
ràng giữa nợ phải trả nhà cung cấp với nợ phải trả CNV, phải trả bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế; các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào cũng cần phải đợc
phân loại một cách đúng đắn với các tài khoản sản phẩm dở dang hay thành phẩm
trong khoản mục tồn kho. Mục tiêu này đối ứng với xác nhận về sự trình bày của
ban giám đốc.
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán hay không,
đặc biệt là các nghiệp vụ sát ngày kết thúc niên độ. Trong chu trình mua hàng và
thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phát sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là không tham chiếu cho việc xác
định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng
chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm
tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc
điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và
xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng xứng.
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Các cuộc kiểm toán BCTC dù đơn giản hay phức tạp, quy mô lớn hay nhỏ
thì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung đảm bảo tính khoa học,
tính hiệu năng và hiệu quả. ở đây, khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
, KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau:
Sơ đồ: 5.1. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán khoa học và hiệu quả cũng
nh để thu thập bằng chứng kiểm toán có giá trị đầy đủ và thích hợp thì khi tiến
hành kiểm toán , KTV cần phải tuyệt đối tuân theo các bớc theo sơ đồ 5.1 trên. Có
thể khái quát 4 giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nh sau:
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán
Có ba lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng
đắn:
15
Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán
Khảo sát các qúa trình kiểm soát và khảo sát
nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán
Khảo sát chi tiết số dư tài khoản của chu trình
mua hàng va thanh toán

Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán. Công bố báo cáo kiểm toán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Giúp cho KTV có thể thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và
có giá trị làm cơ sở để đa ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanh
toán .
+ Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.
+ Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ đẻ Công ty kiểm toán tránh xảy
ra những bất đồng với khách hàng.
Việc lập kế hoạch kiểm toán đã dợc quy định rõ trong các chuẩn mực kiểm
toán hiện hành, chuẩn mực kiểm toán thứ t trong 10 chuẩn mực kiểm toán đợc
thừa nhận rộng rãi đòi hỏi" Công tác kiểm toán phải đợc lập kế hoạch đầy đủ và
các trợ lý , nếu có, phải đợc giám sát đúng đắn". Đoạn 12 trong vsa số 300 cũng
đã nêu rõ" Kế hoạch kiểm toán phải đợc lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập một
cách thích hợp nhằmdảm bảo: Bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm
toán , phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm
toán đợc hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán còn giúp KTV phân công
công việc giúp cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV khác và chuyên gia khác
về công việc kiểm toán ".
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là
phải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụ thể
phù hợp với bẩn chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ áp dụng
khi kiểm toán chu trình này.
Qúa trình lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bớc công việc chính sau:
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ: 6.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Đây là các bớc công việc quan trọng để giúp KTV lập kế hoạch kiểm toán
tổng quát. Trong giai đoạn này, nh đẫ đợc xác định trong Chuẩn mực kiểm toán

Việt Nam số 300, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề , công việc kinh doanh
của khách hàng, các chính cách chủ yếu của công ty, các bên liên quan, tìm hiểu
về hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch
kiểm toán cho từng chu tình nghiệp vụ nói chung và chu trình mua hàng và thanh
toán nói riêng. Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng có những sai xót
trọng yếu, đa ra đánh giá đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích
để xác định thời gian cầc thiết kế thực hiện kiểm toán và việc mở rộng các thủ tục
kiểm toán.
* Các thông tin về khách hàng có thể đợc thu thập bằng nhiều cách. Đối với
chu trình mua hàng và thanh toán, các thông tin vè khách hàng có thể thu thập đợc
qua các cách sau:
* Qua việc tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh và công việc kinh doanh của
khách hàng:
Văn bản chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG) số 4, đoạn 8, đã quy định: " KTV
cần phải hiểu biết thấu đáo về hoạt động kinh doanh của khách hàng cũng nh
17
Chuẩn bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháplý của khách hàng
Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Tìm hiểu cơ cấu KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và chương trình kiểm toán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ngành nghề kinh doanh mà khách hàng đang hoạt động sẽ giúp KTV phân biệt các
sự kiện, nghiệp vụ, thực tiễn và xét đoán chính xác các thông tin tàI chính ".Riêng
đới với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìm hiểu về ngành nghề
kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, dây
chuyền và các dịchvụ sản xuất , cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của kiểm soát nội
bộ Qua những hiểu biết này, kiểm toán sẽ dễ dàng nhận biết đ ợc hững chủng
loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục dích sản xuất

kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu t hay
không. Mặt khác, " những hiểu biêt về tình hình kinh doanh trên sẽ giúp cho KTV
đánh giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định mức độ trọng yếu,
đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán từ đó xây dựng
kế hoạch và chơng trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng phải chú ý đặc
biệt trong việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
* Qua xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán trớc và hồ sơ kiểm toán
chung
Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các thông tin chung về
khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng mà
còn cung cấp cho KTV "một khung" kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến giai đoạn
hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu trình mua hàng
và thanh toán nói riêng. Từ đó, trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán năm trớc, kiểm
toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và phơng pháp kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán cho năm hiện hành.
* Qua thảo luận, phỏng vấn
Qua các cuộc thảo luận với các nhà quản lý doanh nghiệp và những ngời có
trách nhiệm, KTV sẽ thu thập đợc các thông tin nh các quy định hiện hành có ảnh
hởng gì đến quá trình mua hàng hay tình hình tài chính hiện tại có ảnh hởng gì
đến việc thanh toán của đơn vị. Những kiến thức đó sẽ giúp KTV nhận dạng việc
nghiên cứu các trọng điểm đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.
* Qua thị sát, thăm quan
Việc làm này giúp kiểm toán viên tiếp cận với hệ thống kiểm soát nội bộ, có
sự hình dung về quá trình sản xuất sản phẩm cũng nh phong cách kinh doanh của
khách hàng từ đó sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung. Chẳng hạn, qua thị
sát, KTV có thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù
hợp với nhu cầu sản xuất hay đã lỗi thời, lợng hàng hoá còn tồn đọng trong kho là
quá nhiều (gây ứ đọng vốn) hay ngợc lại quá ít (gây gián đoạn sản xuất).
* Qua phân tích sơ bộ

18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 520, đoạn 9, đã nêu rõ: "KTV phải áp
dụng quy trình phân tích trong quá tình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình
hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro". Nh vậy, với
các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục phân tích sơ bộ nh so sánh các số
liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có thể phát hiện ra
những biến động hoặc những thay đổi bất thờng, từ đó lập một kế hoạch kiểm toán
thích hợp. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờng
đợc thực hiện bằng cách so sánh số d tài khoản phải trả nhà cung cấp năm nay với
năm trớc, đối chiếu số chênh lệch đó với lợng hàng hoá mua vào của năm nay tăng
hay giảm hơn so với năm trớc để tìm ra những bất hợp lý.
Nh vậy, để có thể xây dựng đợc một kế hoạch kiểm toán thích hợp, việc thu
thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan trọng. Thu thập thông tin về
khách hàng không chỉ tiến hành trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán mà nó đợc
thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 310,
đoạn 6, đã nêu rõ: "việc tìm tòi những thông tin cần thiết về hoạt động của đơn vị
là một quá trình liên tục và tích luỹ ".
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc các mặt
hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ
pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp
lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp
vụ mua hàng và thanh toán. những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp
xúc với ban giám đốc công ty khách hàng. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán này, bên cạnh việc xem xét các thông tin về
nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC nh giấy phép thành lập
và điều lệ công ty, các BCTC, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm
hiện hành trong vài năm trớc, biên bản các cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị và
ban giám đốc, thì KTV cần tập trung xem xét các hợp đồng và cam kết quan trọng

đó là các hợp đồng mua Việc xem xét sơ bộ các hợp đồng sẽ giúp KTV tiếp cận
với các nhà cung cấp thờng xuyên của khách hàng, hình dung đợc những khía
cạnh pháp lý có ảnh hởng đến tình hình tài chính của đơn vị khách hàng, từ đó ảnh
hởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ của khách hàng đối với nhà cung cấp.
Đánh giá trong yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tính
khách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu
thập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
* Đánh giá tính trọng yếu
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Văn bản chỉ đạo kiểm toán quốc tế (IAG) số 25, đoạn 5, đã chỉ rõ: "Trọng
yếu là khái niệm về tầm cỡ, bản chất của sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài
chính hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các
thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc là sẽ rút ra những kết luận
sai lầm". "Khi lập kế hoạch và thực hành kiểm toán, KTV phải dự kiến hợp lý việc
tìm ra các sai phạm, hoặc là đơn lẻ hoặc là từng nhóm. Đó là những sai sót nghiêm
trọng trong mối tơng quan với các thông tin tài chính mà KTV phải nhận xét"
(IAG 25, đoạn 6).
Mức độ trọng yếu là giá trị của các sai sót dự tính nếu có thì có thể sẽ gây ảnh
hởng tới tính sát thực của việc trình bày thông tin trên BCTC từ đó ảnh hởng đến
quyết định của ngời sử dụng BCTC.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc tính
mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận đợc, xác định phạm vi của cuộc kiểm
toán và đánh giá ảnh hởng của các sai sót lên BCTC để từ đó xác định bản chất,
thời gian và phạm vi thực hiện các khảo sát kiểm toán. ở đây, KTV cần đánh giá
mức độ trọng yếu cho toàn bộ BCTC và phân bổ mức đánh giá đó cho từng khoản
một trên BCTC. Tuy nhiên, trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản nợ
phải trả nói chung và nợ phải trả nhà cung cấp nói riêng luôn là khoản mục trọng
yếu trên BCTC của doanh nghiệp. Vì chúng thờng đợc coi là nguồn tài trợ cho sản

xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp đế khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
*Đánh giá rủi ro:
Theo VSA số 400 "rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và KTV đa
ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có những sai
sót trọng yếu".
Ba bộ phận của rủi ro kiểm toán là:
Rủi ro tiềm tàng (IR): là khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong
BCTC chứa đựng sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có hay
không có hệ thống kiểm soát nội bộ.
Rủi ro kiểm soát (CR): Là khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện
hoặc ngăn ngừa đợc gian lận hoặc sai sót.
Rủi ro phát hiện (DR): Là rủi ro xảy ra trong trờng hợp khi BCTC có chứa
đựng sai sót trọng yếu mà trong quá trình kiểm toán KTV và công ty kiểm toán
không phát hiện đợc.
Mô hình rủi ro kiểm toán: AR = IR * CR * DR
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV có thể nhận xét một số rủi ro
qua các tín hiệu sau:
Sơ đồ: 7.1. Tín hiệu các rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tín hiệu Các rủi ro có thể
- Đơn đặt hàng có thể đợc lập không chính
thức hoặc không đợc phê duyệt bởi những ng-
ời có thẩm quyền
- Lập đơn đặt hàng mua hàng hoá, tài sản
hoặc dịch vụ để sử dụng vì mục đích cá nhân
- Hoá đơn nhận đợc đứng tên cá nhân hoặc
công ty khác
- Hàng đợc mua không vì mục đích sản xuất
kinh doanh của công ty.

- Việc thanh toán dựa trên các bản sao hoá
đơn chứ không phải các chứng từ gốc
- Thanh toán trùng cho hàng hoá mua vào
hoặc các thông tin trên hoá đơn gốc đã bị thay
trả
- Các khảon thanh toán không đợc minh
chứng, chẳng hạn nh không có hoá đơn, đặt
hàng...
- Thanh toán cho những hàng hoá, dịch vụ
không tồn tại trên thực tế
- Thanh toán tiền cho giám đốc - Hàng hoá, dịch vụ mua từ giám đốc theo
những điều khoản đặt ra chứ không theo
những điều kiện giao dịch bình thờng
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả
luôn đợc đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợc
chiều nhau có nghĩa là mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và
ngợc lại (IAG 320, đoạn 10). Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua
hàng và thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm
toán KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ
tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nh phán đoán của KTV.
Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc
kiểm toán. Vấn đề nàt đã đợc quy định trong chuẩn mực nghiệp vụ ở điều thứ hai
trong 10 chuẩn mực kiểm toán đợc chấp nhận rộng rãi (GAAS): "KTV phải có một
sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và để
xác định đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và để xác
định bản chất, thời gian, phạm vi của các cuộc khảo sát phải thực hiện".
Theo ISA 400 đoạn 8 "hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính
sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý

chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể "hệ thống kiểm
soát nội bộ bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm
soát.
* Hiểu biết về môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hởng đến quá
trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm
tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của nhà quản lý doanh nghiệp (KTTC, tr
82). Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ
yếu sau: Chức năng, nhiệm vụ, phong cách của Hội đồng quản trị; Cơ cấu tổ chức,
chính sách nhân sự, ảnh hởng của các chính sách từ bên ngoài của nhà nớc, đặc
biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ.
Môi trờng kiểm soát có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu qủa của các thủ tục
kiểm soát. Môi trờng kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát
nội bộ mạnh và một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh không phải là một sự đảm
bảo hoàn toàn tính hiệu quả của hệ thống đó. Vì một hệ thống kiểm soát nội bộ
mạnh còn phụ thuộc vào 2 yếu tố khác: hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
* Hiểu biết về hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hứu hiệu không chỉ cung cấp nhứng thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát
các mặt hoạt động của đơn vị. Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán KTV cần nghiên
cứu về: chính sách kế toán, hình thức kế toán.
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trong đó:
Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở, các quy ớc, luật đinh, thủ
tục đã đợc ban giám đốc thông qua.
Hình thức kế toán: là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại chứng từ

và sổ sách kế toán, có tác dụng kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán và việc
chấp hành chính sách kế toán của đơn vị
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, hệ thống kế toán hữu hiệu phải
đảm bảo đợc các mục tiêu đặc thù sau: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ,
tình đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, sự định giá, sự phân loại và trình bày, tính đúng
kỳ.
* Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập
và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. Chuẩn mực kiểm toán Việt
Nam số 400, đoạn 26, quy định: "KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của
đơn vị để xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán". Các thủ tục kiểm soát đợc
thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng;
nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu
biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:
+ Sự phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận
hay không. Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp
liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công
tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân trong gia
đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.
Sau đây là một số công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán phải do
2 ngời độc lập tiến hành.
Sơ đồ: 8.1. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán mua hàng
và thanh toán
Công việc Tách khỏi
Lập đơn mua hàng Ký duyệt đơn mua hàng
Nhận hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến Kế toán vật t
Thanh toán Séc cho nhà cung cấp Ngời ký Séc
+ Việc uỷ nhiệm cho ngời có thẩm quyền phê duyệt phải tuân theo những
quy tắc nhất định. Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn

tiền nhất định nào đó thì do hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch
vụ có giá trị thấp hơn mmột giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và tr-
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ởng phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởng
có quyền phê duyệt.
+ Chứng từ và sổ sách phải dầy đủ
Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của
công ty khách hàng và giữa các tổ chức với nhau. Chứng từ phải đầy đủ để cung
cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã đợc kiểm soát dúng đắn và tất cả các
nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chính xác. Chẳng hạn, nếu phòng nhận hàng ghi vào
báo cáo nhận đợc nguyên liệu do nhà cung cấp chuyển đến, kế toán vật t có thể
kiểm tra số lợng và mẫu mã trên hoá đơn của bên bán hàng bằng cách so sánh nó
với thông tin trên báo cáo nhận hàng
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và số sách :
Đó là việc tìm hiểu các biện pháp kiểm soát vật chất đối với tài sản mà
doanh nghiệp áp dụng nh hệ thống kho hàng ; điều kiện bảo quản nguyên vật liệu,
hàng hoá mua vào; hệ thống chống cháy v.v Sổ sách chứng từ cũng cần phải l u
trữ tốt, bảo đảm nguyên tắc bí mật , hạn chế tối đa sự tiếp xúc không cần thiết.
+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện :
Xuất phát từ hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ , các nhân viên
có thể vô ý không tuân thủ các nguyên tắc đơn vị đã đề ra hoặc thậm chí có thể có
sự thông đồng giữa các nhân viên đảm nhiệm các phần hành khác nhau để tham ô
tài sản nếu nh không có ai giám sát, kiểm tra họ. Việc kiểm tra thờng xuyên và
liên tục của các KTV độc lập và thủ tục kiển tra cuối cùng đảm bảo kiểm tra lại
một cách thân trọng 4 thủ tục đẫ nêu trên .
Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống kiểm soát nội bộ
của đơn vị khách hàng viẹc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bớc công việc quan trọng
trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ giúp KTV có thể đa ra đợc ớc
lợng ban đầu về rủi ro kiểm soát. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam ( VSA ) số 400,

đoạn 18, đã nêu rõ " sau khi hiểu đợc hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ KTV
phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số
d của mỗi tài khoản trọng yếu. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản
trong chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các bớc công việc :
+ Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình mua
hàng và thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra . Trên cơ sở đó ,
KTV tiến hànhđánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu trình
này.
+ Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với chu trình này. Nhận diện những hạn chế của hệ thống nh sự vắng mặt của các
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
quá trình kiểm soát thích đáng mà đIêù này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc
tồn tại các sai phạm trong chu trình.
+ Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ớc đoán ở trên, KTV tiến hành
đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với tong mục tiêu kiểm soát của từng loại
mghiệp vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp,
trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là cao khi
KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ và
không hiệu quả. Ngợc lại, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp khi KTV có đủ cơ
sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình đợc
thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu cũng nh khi
KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở cho đánh giá mức rủi
ro kiểm soát (VSA số 400, đoạn 30).
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo ch ơng trình kiểm toán
Đây là bớc quan trọng cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau
khi đã có đợc những hiểu biết về khách hàng, đã xác định đợc mức trọng yếu và
rủi ro, KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế
hoạch và chơng trình kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán.
Chơng trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần

thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giũa các KTV cũng nh
dự kiến về những t liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Trọng tâm
của chơng trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với
từng khoản mục cũng nh tong loại nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh
toán.
* Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong chu trình mua hàng và thanh toán
Thử nghiệm tuân thủ (hay còn gọi là thử nghiệm kiểm soát) là loại thử nghiệm
để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ
hoạt động hữu hiệu. Do đó, trong quá trình xây dung chơng trình kiểm toán,
chuyên gia kiểm toán cần xem xét lịch trình dành cho phần kiểm tra độ tuân thủ
các thủ tục kiểm soát. Các thử nghiệm tuân thủ để thu thập bằng chứng về khả
năng ngăn chặn các sai phạm của kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng và
thanh toán đợc thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là:
+ Trắc nghiệm không có dấu vết: Trong trờng hợp này KTV cần quan sát,
phỏng vấn những ngời có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đ-
ợc áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV xem xét việc
phân cách tráh nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt mua hàng với ngời ký duyệt nó,
hay việc phân cách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc ngời ký
duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp
25