04 ebook VCU mô tả hệ THỐNG QUẢN lý MUA bán HÀNG hóa

Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
MỤC LỤC

Nội dung Trang
A Mô tả hệ thống quản lý mua bán hàng hóa 2
B Phân tích hệ thống quản lý mua bán hàng hóa 4
1 Biểu đồ phân cấp chức năng 4
1.1 Liệt kê các chức năng của hệ thống quản lý mua bán hàng hóa 4
1.2 Sơ đồ phân rã chức năng gộp 5
1.3 Sơ đồ phân rã chức năng chi tiêt 5
2 Sơ đồ ngữ cảnh 9
3 Mô hình luồng dữ liệu 10
3.1 Mô hình luồng dữ liệu mức 0 10
3.2 Mô hình luồng dữ liệu mức 1 11
A. MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA.
Tại công ty thương nghiệp X việc mua bán hàng hóa được tiến hành như sau :
1
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
- Phòng kinh doanh nắm bắt thị trường, theo dõi tình hình mua bán, những mặt
hàng nào được bán nhiều, vào thời điểm nào; nhận và tổng hợp các báo cáo tồn
kho của các cửa hàng. Mặt hàng nào tồn dưới mức cho phép thì đề xuất với ban
giám đốc để điều phối cung ứng mua hàng về nhập kho, hàng nào tồn quá lâu thì
đề xuất phương án giải quyết.
- Công ty có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng có bộ phận quản lý bao gồm một cửa
hàng trưởng và một số nhân viên đảm nhận công việc như bán hàng, bảo vệ, thủ
kho.
- Công ty được phép kinh doanh nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng có tên, đơn vị tính
và mã số để theo dõi.
- Khi công ty có nhu cầu mua hàng thì mua của các nhà cung ứng, sau đó sẽ nhập

hàng về kho.
- Hàng nhập về được làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng, mỗi lần nhập phải lập
một phiếu nhập, phiếu nhập là tổng hợp hóa đơn mà công ty mua của đơn vị
khác.
- Mỗi phiếu nhập chỉ giải quyết việc nhập hàng vào một cửa hàng, một nhân viên
chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập về. Trên phiếu nhập
bao gồm: họ tên, địa chỉ của người bán, họ tên nhân viên chịu trách nhiệm nhập
kho, các mặt hàng, số lượng, đơn giá, cộng tiền hàng, tiền thuế, tổng số tiền công
ty phải trả cho người bán.
- Công ty chỉ bán lẻ. Khi khách hàng đến mua hàng, sau khi khách hàng và nhân
viên thương lượng được giá hàng (thường là cửa hàng trưởng) thì sẽ tiến hành
bán hàng cho khách, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng, đơn
giá, thuế, giao hàng và nhận tiền của khách.
- Cuối ca nhân viên lập hóa đơn bán hàng từ việc tổng hợp các mặt hàng mà mình
dã bán, nộp tiền cho thủ quỹ.
- Nếu khách mua trả sau phải thỏa thuận với cửa hàng về thời gian thanh toán,
được ghi trên hóa đơn.
- Chú ý hóa đơn đều phải có số thứ tự, mỗi hóa đơn có một seri,trên một hóa đơn
chỉ bán những mặt hàng có cùng thuế suất.
- Cuối tháng công ty phải lập báo cáo thuế GTGT hàng mua và bán cho chi cục
thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi quyển hóa đơn (mỗi quyển bán được
bao nhiêu hóa đơn, tờ nào không đúng, tổng tiền thu từ bán hàng, tổng tiền
thuếGTGT), hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, tồn đầu
- nhập – bán tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho của từng mặt hàng tại các cửa hàng.
- Công ty phải quyết định phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán và báo cho cơ
quan quản lý biết.
2
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
- Giá vốn hàng bán tại mỗi cửa hàng trong tháng được tính bằng tổng của số tiền

tồn cuối tháng trước và số tiền mua chia cho tổng số lượng tồn cuối tháng trước
và lượng nhập của mặt hàng vào cửa hàng trong tháng => xác định trị giá vốn
của hàng đã bán ra.
B. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA.
1. Biểu đồ phân cấp chức năng.
3
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
1.1. Liệt kê các chức năng của hệ thống quản lý mua bán hàng hóa:
1. Mua hàng:
Tổng hợp thông tin.
Lập đơn hàng.
Nhận hóa đơn thanh toán.
Thanh toán với người bán.
2. Nhập hàng:
Lập phiếu nhập kho.
Viết thẻ kho.
Kiểm tra theo dõi.
3. Bán hàng:
Lập đơn hàng.
Lập phiếu xuất hàng.
Viết hóa đơn.
Thanh toán, nộp cho thủ quỹ.
Theo dõi nợ.
4. Thống kê báo cáo:
Lập báo cáo VAT hàng bán.
Lập báo cáo VAT hàng mua.
Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Hạch toán giá vốn, tình hình kinh doanh.
Lập báo cáo hàng tồn.

Lập báo cáo thẻ kho.
Nộp thuế.
1.2. Sơ đồ phân rã chức năng gộp:
4
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
1.3. Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết:
a. Mua hàng:
Sơ đồ
Mô tả chi tiết chức năng:
1.1. Tổng hợp thông tin: Phòng kinh doanh nắm bắt thị trường, theo dõi mặt hàng
nào bán được nhiều, vào thời điểm nào trong năm, nhận báo cáo tồn kho, tổng hợp, đề
xuất ban giám đốc điều phối bộ phận cung ứng mua hàng nhập kho, có phương án giải
quyết hàng tồn.
5
Quản lý mua bán hàng hóa
Mua hàng Thống kê
báo cáo
Bán hàngNhập hàng
Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng gộp
1. Mua hàng
1.2. Lập đơn hàng
1.3. Nhận hóa đơn thanh toán
1.4. Thanh toán với người bán
1.1. Tổng hợp thông tin
Hình 2: Mô hình phân rã chức năng mua nguyên vật liệu
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
1.2. Lập đơn hàng: sau khi đã quyết định các mặt hàng cần thiết, bộ phận cung
ứng của công ty lên đơn hàng gửi cho nhà cung cấp.

1.3. Nhận hóa đơn thanh toán: nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận cung ứng của
công ty, đồng thời bộ phận cung ứng của công ty nhận hóa đơn thanh toán.
1.4. Thanh toán với người bán: sau khi mua hàng hóa, bộ phận cung ứng sẽ gửi
hóa đơn cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có thể thanh toán trực tiếp cho nhà cung
cấp hoặc thông qua bộ phận cung ứng.
b. Nhập hàng:
Sơ đồ:
Mô tả chi tiết chức năng:
2.1. Lập phiếu nhập kho: sau khi tổng hợp các hóa đơn mà công ty mua hàng, và sau
khi kiểm tra số lượng, chất lượng, thủ kho lập phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho.
2.2. Viết thẻ kho: sau đó thủ kho viết nguyên vật liệu vừa nhập để tiện cho tình hình
theo dõi.
2.3. Kiểm tra theo dõi: về chi phí mỗi lần nhập hàng, số lượng, chất lượng.
c. Bán hàng:
Sơ đồ:
6
2. Nhập hàng
2.1. Lập phiếu nhập kho
2.2. Viết thẻ kho
2.3. Kiểm tra theo dõi
Hình 3: Mô hình phân rã chức năng nhập hàng
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
Mô tả chi tiết chức năng:
3.1. Lập đơn hàng: khi khách có yêu cầu mua, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn hàng
những hàng hóa mà khách yêu cầu.
3.2. Lập phiếu xuất hàng: sau đó bộ phận bán hàng đồng thời lập phiếu xuất hàng
gửi tới bộ phận cung ứng hàng hóa của công ty để được xuất hàng hóa ra bán.
3.3. Viết hóa đơn: khi khách mua hàng hóa, bộ phận bán hàng sẽ viết hóa đơn cho
khách.

3.4. Thanh toán, nộp tiền cho thủ quỹ: nếu khách hàng trả trước, họ sẽ căn cứ vào
hóa đơn mà thanh toán tiền, cuối ngày nhân viên bán hàng tổng hợp các hóa đơn và nộp
tiền cho thủ quỹ.
3.5. Theo dõi công nợ: nếu khách hàng trả sau, nhân viên ghi nhận trên hóa đơn để
tiện cho việc theo dõi công nợ của người mua.
d. Thống kê báo cáo:
Sơ đồ:
7
3. Bán hàng
3.1. Lập đơn hàng
3.2. Lập phiếu xuất hàng
3.3. Viết hóa đơn
3.4. Thanh toán, nộp tiền cho thủ quỹ
3.5. Theo dõi công nợ
Hình 4: Mô hình phân rã chức năng bán hàng
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
Mô tả chi tiết chức năng:
4.1. Lập báo cáo VAT hàng bán: Công ty phải lập báo cáo những hàng hóa bán
được vào cuối tháng để tính VAT hàng bán cho chi cục thuế.
4.2. Lập báo cáo VAT hàng mua: tổng hợp những mặt hàng công ty đã nhập về
để tính VAT hàng mua cho chi cục thuế.
4.3. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: mỗi quyển sử dụng bao nhiêu hóa
đơn, tổng số tiền và giá trị thuế thu được là bao nhiêu, tờ nào không dùng.
4.4. Hạch toán giá vốn, tình hình kinh doanh: để có thể tính toán tiếp kế hoạch
kinh doanh cho kì tới.
8
4. Thống kê báo cáo
4.1. Lập báo cáo VAT hàng bán
4.2. Lập VAT hàng mua

4.3. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
4.4. Hạch toán giá vốn, tình hình kinh doanh
4.5. Lập báo cáo hàng tồn
4.6. Lập báo cáo thẻ kho
4.7. Nộp thuế
Hình 5: Mô hình phân rã chức năng thống kê báo cáo
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
4.5. Lập báo cáo hàng tồn: biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào còn
lại trong tháng để có những phương án thích hợp.
4.6. Lập báo cáo thẻ kho: tiện cho việc quản lý các mặt hàng và lượng hàng nhập
– xuất – tồn.
4.7. Nộp thuế: sau khi tính hết giá trị thuế, công ty nộp thuế cho chi cục thuế.
2. Sơ đồ ngữ cảnh:
9
Yêu cầu
H
ó
a

đ
ơ
n

t
h
a
n
h

t
o
á
n
Phiếu xuất hàng
Xác nhận
Báo cáo
T
h
ô
n
g

t
i
n

c
h
u
y
ể
n

k
h
o
ả
n
T

h
ô
n
g

t
i
n

c
h
u
y
ể
n

k
h
o
ả
n
H
o
à
n

l
ạ
i
B

á
o

c
á
o

t
h
u
ế
P
h
i
ế
u

t
h
u
Yêu cầu
T
h
ô
n
g

t
i
n

m
ặ
t

h
à
n
g
,

h
ợ
p

đ
ồ
n
g
H
ó
a

đ
ơ
n

t
h
a

n
h

t
o
á
n
Y
ê
u

c
ầ
u
Hệ thống quản
lý mua bán
hàng hóa
Nhà cung cấp
Bộ phận bán hàng
Ngân hàng
Khách hàng
Ban giám đốc
Chi cục thuế
Hình 6: sơ đồ ngữ cảnh
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
3. Mô hình luồng dữ liệu:
3.1. Mô hình luồng dữ liệu mức 0:
10
Nhà cung cấp Ngân hàng

H
ó
a

đ
ơ
n
P
h
i
ế
u

t
h
u
Y
ê
u

c
ầ
u
P
h
i
ế
u

x

u
ấ
t

h
à
n
g
Y
ê
u

c
ầ
u
X
á
c

n
h
ậ
n
Đ
ề

x
u
ấ
t

Ban giám đốc
Khách hàng
Bộ phận bán hàng
1. Mua
hàng hóa
Chi cục thuế
2. Nhập
hàng hóa
3. Bán
hàng hóa
4. Thống
kê báo cáo
Thẻ kho
Hóa đơn
Phiếu nhập kho
Phiếu thu
Phiếu xuất hàng
Thông tin chuyển khoản
T
h
ô
n
g

t
i
n

c
h

u
y
ể
n

k
h
o
ả
n
Đ
ơ
n

đ
ặ
t

h
à
n
g
H
ó
a

đ
ơ
n

t
h
a
n
h

t
o
á
n
P
h
i
ế
u

c
h
i
T
h
ô
n
g

t
i
n

n

h
à

c
u
n
g

c
ấ
p
Phiếu chi
Báo cáo
Đơn đặt hàng
Hình 7: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:
a. Biểu đồ tiến trình “Mua hàng”.
Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: mua hàng
Các tác nhân ngoài:
- Nhà cung cấp
- Ngân hàng
- Thống kê báo cáo
11
Phiếu chi
Hóa đơn
Hóa đơn thanh toán
Đơn đặt hàng

Thô
ng
tin
về
nhà
1.1
Tổng
hợp
thông
tin.
1.2
Lập đơn
hàng
1.3
Nhận
hóa đơn.
Nhà
cung
cấp.
1.4
Thanh
toán
Ngân hàng
Thống kê báo cáo
cung cấp
Đơn đặt hàng
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
Các kho dữ liệu:
- Đơn đặt hàng

- Hóa đơn
- Phiếu chi
b. Biểu đồ tiến trình “nhập hàng”
Hình 9: biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: nhập hàng
Tác nhân ngoài: thống kê báo cáo.
Kho dữ liệu:
- Phiếu nhập kho.
- Hóa đơn
- Thẻ kho
12
Thẻ kho
Hóa đơn
Phiếu nhập kho
Thống kê
báo cáo
2.1
Lập
phiếu
nhập kho
2.2

Viết thẻ
kho
2.3
Kiểm tra
theo dõi
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
c. Biểu đồ tiến trình “bán hàng”.
Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: bán hàng

13
Hóa đơn
Phiếu thu
Phiếu xuất hàng
Thẻ kho
Thông tin chuyển khoản
Hóa đơn
Phiếu thu
Yêu cầu
3.1 Lập
đơn hàng
3.2 Lập
phiếu xuất
hàng
3.3 Viết
hóa đơn
3.4 Thanh
toán, nộp
tiền thủ quỹ
3.5 Theo
dõi công nợ
Khách hàng
Ngân hàng
Thống kê
báo cáo
Bộ phận bán hàng
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
Các tác nhân ngoài:
- Bộ phận bán hàng

- Khách hàng
- Ngân hàng
- Thống kê báo cáo
Kho dữ liệu:
- Phiếu xuất hàng
- Thẻ kho
- Hóa đơn
- Phiếu thu
14
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
d. Biểu đồ tiến trình thống kê báo cáo:
Các tác nhân ngoài:
- Ban giám đốc
- Chi cục thuế
Kho dữ liệu:
15
4.3. Lập báo
cáo tình hình
sử dụng hóa
đơn
4.1. Lập báo
cáo VAT
hàng bán
4.2. Lập báo
cáo VAT
hàng mua
4.4. Hạch
toán giá vốn,
tình hình KD

4.5. Lập báo
cáo hàng tồn
4.6. Lập báo
cáo thẻ kho
4.7. Nộp
thuế
Hóa đơn
Thẻ kho
Báo cáo
Chi cục thuế
Ban giám đốc
Hình 11: biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: thống kê báo cáo
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
Bài thảo luận môn HTTT nhom 3 L05
- Hóa đơn
- Thẻ kho
- Báo cáo
16