Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH tân phước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ TRÀ GIANG

TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN
TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
Chun ngành : Kế toán
Mã số

: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Trà Giang


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2
4. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 3
5. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 3
6. Tổng quan tài liệu ...................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ......................... 8
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ............................... 8
1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ ................................................................ 8
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ............................................................. 9
1.1.3. Các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ ...................................11
1.1.4. Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ ............................................................18
1.2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TỐN ....................................................................................................18
1.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh tốn .....................................19
1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh tốn .............................19
1.2.3. Các rủi ro thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh tốn ................22
1.3. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP .................................................................................23
1.3.1. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn ...........23
1.3.2. Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt nội bộ chu
trình mua hàng và thanh tốn.......................................................................24
1.3.3. Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán .............27


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.....................................................................................33
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH

TÂN PHƯỚC ......................................................................................................34
2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH
DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC .................................................34
2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý và phương pháp điều hành của lãnh đạo
Công ty .........................................................................................................34
2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ......................36
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm gỗ tại Cơng ty .........................37
2.1.4. Tổ chức kế tốn tại Cơng ty ...............................................................40
2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC......................43
2.2.1. Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty............43
2.2.2. Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt nội bộ chu
trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước .....................45
2.2.3. Quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Cơng ty TNHH Tân Phước ..........................................................................50
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC..................71
2.3.1. Ưu điểm ..............................................................................................72
2.3.2. Hạn chế...............................................................................................73
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................74
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................................75
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI
BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH
TÂN PHƯỚC ......................................................................................................76


3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN PHƯỚC...............76
3.2. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN

PHƯỚC ................................................................................................................77
3.2.1. Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt
nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty ..................................77
3.2.2. Hồn thiện một số thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước ...................................................81
3.3. HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN
THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN
PHƯỚC.................................................................................................................94
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ...................................................................................95
KẾT LUẬN .........................................................................................................96
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................97
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu

Ý nghĩa

KSNB

Kiểm soát nội bộ

DN

Doanh nghiệp

CNV

Công nhân viên

NVL

Nguyên vật liệu

CCDC

Công cụ dụng cụ

TSCĐ

Tài sản cố định

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TK

Tài khoản

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số bảng
Bảng 2.1

Tên bảng

Trang

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính của 01

53

sản phẩm bàn Java
Bảng 2.2

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ

54

Bảng 2.3

Mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra 800

55

cái bàn Java
Bảng 2.4

Phiếu đề nghị mua hàng

56

Bảng 2.5

Đơn đặt hàng (01)

58

Bảng 2.6

Đơn đặt hàng (02)

59

Bảng 2.7

Phiếu nhập kho

64

Bảng 2.8

Giấy đề nghị thanh toán

69

Bảng 3.1

Báo cáo hàng mua đang đi đường

79

Bảng 3.2

Báo cáo cơng tác thu mua

80

Bảng 3.3

Báo cáo tình hình cơng nợ

81

Bảng 3.4

Phiếu đánh giá nhà cung cấp

86

Bảng 3.6

Phiếu tính giá thành vật tư

91


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu
Sơ đồ 1.1

Tên sơ đồ
Qui trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua

Trang
25

hàng
Sơ đồ 1.2

Qui trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ thanh

26

tốn
Sơ đồ 2.1

Tổ chức quản lý của Cơng ty

34

Sơ đồ 2.2

Quy trình cơng nghệ sản xuất tại Cơng ty

37

Sơ đồ 2.3

Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty

39

Sơ đồ 2.4

Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty

40

Sơ đồ 2.5

Sơ đồ hình thức kế tốn tại Cơng ty

42

Sơ đồ 2.6

Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng

47

Sơ đồ 2.7

Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh tốn

48

Sơ đồ 2.8

Sơ đồ kiểm sốt quy trình u cầu mua hàng và đặt

60

hàng
Sơ đồ 2.9

Sơ đồ kiểm soát quy trình nhận hàng

65

Sơ đồ 2.10 Sơ đồ kiểm sốt quy trình thanh tốn

70

Sơ đồ 3.1

88

Sơ đồ kiểm sốt quy trình yêu cầu mua hàng và đặt
hàng

Sơ đồ 3.2

Sơ đồ kiểm sốt quy trình nhận hàng

92

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở ra nhiều
cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra nhiều
thách thức, buộc các doanh nghiệp phải ln thay đổi và hồn thiện cho phù
hợp với tình hình mới. Mặt khác, khi nền kinh tế Châu Âu bị suy thối đã ảnh
hưởng khơng nhỏ đến các doanh nghiệp trong nước, đặc biệt là các doanh
nghiệp thuộc khu vực Miền Trung vốn có thế mạnh về đồ gỗ ngoài trời xuất
khẩu cho thị trường này. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung và
Cơng ty TNHH Tân Phước nói riêng phải khơng ngừng nâng cao năng lực
quản lý, đổi mới công nghệ để nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm, mở
rộng thị trường để vượt qua tình hình khó khăn này.
Để đáp ứng được điều đó, các doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống
kiểm sốt nội bộ hoạt động thơng suốt và có hiệu quả nhằm bảo đảm các
nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thốt, báo cáo tài
chính chính xác và tin cậy, mọi thành viên tuân thủ các quy định của doanh
nghiệp và luật pháp, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, của cổ đơng,… Do đó,
việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ
mình trước các rủi ro và kiểm sốt mọi hoạt động, nắm chắc thời cơ phát triển
là yêu cầu cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay.
Công ty TNHH Tân Phước là một công ty sản xuất đồ gỗ xuất khẩu,
hầu hết gỗ nguyên liệu phải tuân theo quy định của Nhà nước về xuất xứ,
nguồn gốc từng loại, gỗ chủ yếu được nhập khẩu từ các nhà cung cấp như:
công ty Sudima, công ty Scancom, công ty Sơng Hồng,... Từ đó cho thấy
khâu mua hàng và thanh tốn là rất quan trọng nó quyết định sự thành bại
trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy địi hỏi Cơng ty cần phải
có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra,

2

giá cả hợp lý nhằm giảm giá thành sản phẩm từ đó cạnh tranh được trên thị
trường, cùng với một quy trình thanh tốn hợp lý tránh tình trạng thất thốt tài
sản có thể xảy ra.
Bên cạnh đó cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn ở
Cơng ty TNHH Tân Phước cịn nhiều hạn chế: mơi trường kiểm sốt chưa hữu
hiệu, chưa có biện pháp hiệu quả để phát huy tính sáng tạo trong cơng việc của
mỗi cán bộ nhân viên, công tác đặt hàng, nhận hàng và thanh toán chưa chặt chẽ
dễ xảy ra các sai sót, gian lận làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Cơng ty.
Vì những lí do trên, tác giả nhận thấy vấn đề kiểm sốt chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Cơng ty là cần thiết và cần được quan tâm nên quyết
định chọn đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước” để viết luận văn thạc sỹ.
2. Mục đích nghiên cứu
Khảo sát thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm
tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng
và thanh tốn tại cơng ty TNHH Tân Phước.
Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty TNHH Tân Phước, chu trình mua
hàng và thanh tốn bao gồm: Mua ngun vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ…
Tuy nhiên, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội bộ chu
trình mua hàng và thanh tốn đối với ngun vật liệu và cơng cụ, dụng cụ, vì
đây là những loại tài sản chủ yếu phục vụ cho việc sản xuất và chiếm tỷ trọng
chi phí lớn nhất trong một sản phẩm, các nghiệp vụ thu mua và thanh toán
phát sinh một cách thường xuyên, liên tục, có ảnh hưởng lớn trong kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.

3

4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, phương pháp chủ yếu được tác giả sử dụng trong luận
văn là: phương pháp quan sát, đối chiếu, phân tích các vấn đề và sự kiện. Tác giả
đã khảo sát trực tiếp tại Công ty bằng cách tiếp cận hồ sơ tài liệu chủ yếu tại
Phòng Kế hoạch kinh doanh và Phịng Kế tốn, nghiên cứu quy chế, quy định của
Cơng ty từ đó đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm
sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước.
5. Kết cấu của luận văn
Luận văn chia làm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng
và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước.
Chương 3: Các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước.
6. Tổng quan tài liệu
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tác giả đã tham khảo một số tài
liệu làm cơ sở lý luận về hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung và kiểm sốt nội bộ
chu trình mua hàng và thanh tốn nói riêng, bên cạnh đó kết hợp tham khảo các
luận văn Thạc sỹ với các đề tài có liên quan đã được bảo vệ tại Trường Đại học
Đà Nẵng.
Kiểm soát nội bộ ra đời từ những năm cuối thế kỷ XIX, hình thức ban
đầu là kiểm sốt tiền. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO ra đời, kiểm soát
nội bộ vẫn mới dừng lại như một phương tiện phục vụ cho kiểm tốn viên
trong kiểm tốn báo cáo tài chính. Vào những thập niên 1970 - 1980, nền kinh
tế Hoa kỳ cũng như nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ, cùng với sự

phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày


4

càng lớn, gây tổn thất đáng kể về nên kinh tế. Để khắc phục tình trạng trên,
đến năm 1992 báo cáo COSO ra đời, COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng
quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính, thường gọi là
Ủy ban Treadway, lấy tên người lãnh đạo nhóm là C.Treadway. Báo cáo về
các quan sát và khuyến nghị của Ủy ban Treadway đã lưu ý rằng có nhiều
quan điểm và ý kiến khác nhau liên quan đến KSNB, do vậy cần có một tổ
chức để nghiên cứu về KSNB, nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội
bộ để phục vụ cho nhu cầu các đối tượng khác nhau, đưa ra các bộ phận cấu
thành để giúp đơn vị có thể xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước thách thức lớn
trong vấn đề cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, nhiều doanh nghiệp
đã quan tâm việc xây dựng hệ thống KSNB, nhưng chưa thực sự rõ ràng, mới
chỉ dừng lại ở việc đưa ra các quy định chung chung, chưa thể hiện bằng văn
bản cụ thể. Vì vậy, một mơi trường kiểm soát vững mạnh thể hiện qua quan
điểm và phong cách điều hành của người lãnh đạo. Hệ thống KSNB trong một
doanh nghiệp gồm nhiều quy trình trong đó quy trình mua hàng và thanh tốn
đóng vai trị quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, nó
ảnh hưởng đến các chu trình khác, vì vậy KSNB chu trình mua hàng và thanh
tốn đã và đang là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo. Hiểu được
tầm quan trọng của chu trình sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, hạ
giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả và kết quả hoạt động của đơn vị.
Vì lí do trên, một số tác giả đã chọn đề tài KSNB chu trình mua hàng
và thanh tốn ở các công ty để làm luận văn thạc sỹ. Bên cạnh cơ sở lý luận
chung, mỗi đề tài có những điểm khác biệt tùy vào bối cảnh, đặc thù và mơ
hình hoạt động của từng đơn vị. Dựa trên cơ sở lý luận chung đó, các tác giả

đã đánh giá được thực trạng cơng tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
tại đơn vị với những ưu điểm và nhược điểm của nó, từ đó tìm ra các giải


5

pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn phù hợp với
tình hình hoạt động của đơn vị.
- Luận văn Thạc sỹ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại cơng ty Cổ phần Dệt May 29/3” của tác giả Vũ Thị
Châu Uyên (2012) đã sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như
phương pháp phỏng vấn; phương pháp phân tích, quan sát, thu thập thông tin,
đối chiếu và đánh giá trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện chu
trình mua hàng và thanh tốn. Với đặc thù công ty thuộc ngành dệt may,
nguyên liệu phụ dùng để sản xuất rất đa dạng, thu mua từ nhiều nguồn khác
nhau, kể cả nhập khẩu, phương thức thanh toán phức tạp, vấn đề kiểm sốt
cịn nhiều hạn chế. Với những đặc điểm trên, tác giả đã nhận ra và đưa ra các
biện pháp khắc phục phù hợp với đặc điểm ngành dệt may, nhất là đã thiết lập
được các báo cáo phục vụ cho cơng tác kiểm sốt chu trình mua hàng và
thanh tốn có thể đưa vào ứng dụng tại công ty.
- Luận văn Thạc sỹ “Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại công ty Cổ phần du lịch dịch vụ Hội An” của tác
giả Đỗ Xuân Thảo (2012). Tác giả đã đưa ra cơ sở lý luận chung về kiểm
KSNB trong doanh nghiệp nói chung, và KSNB chu trình mua hàng và thanh
tốn đối với một cơng ty cung cấp dịch vụ du lịch. Tác giả đã sử dụng biện
pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để khảo sát thực trạng cơng tác
KSNB tại Cơng ty, tìm ra các ưu, nhược điểm và đề ra các biện pháp tăng
cường cơng tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán phù hợp với đặc
điểm ngành nghề hoạt động của Công ty.
- Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) “Tăng cường

kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty Cổ phần
Vật Tư Y Tế Quảng Nam”. Đây là cơng ty có quy mô lớn, các nguyên vật
liệu dùng sản xuất rất đa dạng, sản phẩm có ảnh hưởng đến sức khỏe con


6

người nên ngay từ khâu nguyên liệu mua vào phải được kiểm soát chặt chẽ về
chất lượng, số lượng nên vấn đề kiểm sốt q trình mua hàng và thanh tốn
phức tạp. Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB nói chung và KSNB
chu trình mua hàng và thanh tốn nói riêng. Bên cạnh đó tác giả mơ tả quy
trình KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty, và tìm ra các mục
tiêu cần xác định lại của Công ty. Cuối cùng tác giả đưa ra các điều kiện, biện
pháp nhằm tăng cường công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Cơng ty.
Từ những tài liệu tham khảo, tác giả cho rằng những cơng trình khoa
học trên là những tư liệu rất quý báu cả về lý luận và thực tiễn. Tuy nhiên, các
nghiên cứu chưa đề cập đến vấn KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn của
các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu trong nước nói chung và trên địa bàn
tỉnh Bình Định nói riêng. Vì vậy, luận văn mà tác giả đang tập trung nghiên
cứu là KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước
trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận của KSNB nói chung và KSNB chu trình
mua hàng và thanh tốn nói riêng cũng như các giải pháp tăng cường kiểm
sốt nội bộ phù hợp với quy mơ và thực tế hoạt động tại Công ty.
Qua các tài liệu tìm hiểu về Cơng ty TNHH Tân Phước, với ngành nghề
sản xuất đồ gỗ ngoài trời và nội thất cung cấp trong nước, xuất khẩu sang Mỹ
và các nước Châu Âu, đây là một thế mạnh kinh tế của Bình Định, tác giả đi
sâu nghiên cứu về thực trạng vấn đề KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn
tại Cơng ty, sử dụng các phương pháp nghiên cứu, quan sát, thu thập, phân
tích để nắm được các mặt hạn chế của quy trình có thể dẫn đến các rủi ro ảnh

hưởng đến kết quả hoạt động của Công ty, từ đó đưa ra các giải pháp thiết
thực với mục đích giúp Cơng ty hồn thiện chu trình KSNB mua hàng và
thanh toán.


7

Điểm khác của đề tài là khâu thu mua chủ yếu là các nguyên phụ liệu
có đặc điểm đa dạng về củng loại, đặc biệt nguyên liệu gỗ có giá trị cao, khâu
vận chuyển phức tạp, tốn nhiều thời gian và chi phí, nhất là gỗ nguyên liệu
phải được kiểm tra giám sát chặt chẽ, tránh tình trạng nhập gỗ không rõ
nguồn gốc, nếu điều này xảy ra Công ty sẽ vi phạm Luật bảo vệ môi trường,
Luật bảo vệ rừng, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp. Vì vậy, kiểm sốt khâu thu mua và thanh tốn là hết sức cần thiết đối
với Cơng ty, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng hiện nay, mà
chưa có luận văn nào thực hiện trước đây nói chung và trên địa bàn tỉnh Bình
Định nói riêng.
Luận văn đã giải quyết được các vấn đề sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về
KSNB và KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn trong doanh nghiệp; Phản ánh
thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty
TNHH Tân Phước; Chỉ ra những mặt hạn chế cần hoàn thiện về KSNB chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty, từ đó đưa ra các giải pháp tăng cường KSNB
chu trình mua hàng và thanh tốn, bên cạnh đó luận văn cịn đưa ra các vấn đề
hồn thiện mơi trường kiểm sốt nhằm tạo điều kiện thực hiện các giải pháp nhằm
tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân
Phước với hi vọng giúp Cơng ty kiểm sốt được chi phí thu mua nhằm tăng lợi
nhuận và hiệu quả hoạt động cho Công ty, đảm bảo hoạt động theo đúng pháp luật
của Nhà nước.
Hiện nay, cơng tác kiểm sốt nội bộ cịn khá mới mẻ đối với các doanh
nghiệp Việt Nam. Vì vậy, luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế

trong quá trình nghiên cứu và đề xuất, nên tác giả rất mong nhận được sự
đóng góp ý kiến quý báu của thầy cô, các nhà nghiên cứu và các bạn để tác
giả hoàn thiện luận văn hơn.


8

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Định nghĩa kiểm sốt nội bộ
Kiểm sốt nội bộ ln là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản
trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các
hoạt động kiểm sốt để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ lâu, các kiểm
toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài
chính của doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá
chúng nhằm phục vụ cho cơng tác kiểm tốn. Do đó, định nghĩa KSNB đã
hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm
sốt trong tổ chức, khơng chỉ phục vụ cho cơng việc của kiểm tốn viên mà
cịn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp. [1, tr.78]
Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau về KSNB, nhưng định nghĩa
được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia
Hoa Kỳ (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Sự hữu hiệu và
hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp
luật và các quy định. [1, tr.79]
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:

- Kiểm sốt nội bộ là một q trình: Các hoạt động của đơn vị được
thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch thực hiện và giám sát. Kiểm sốt
nội bộ khơng phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt


9

động, quyện chặt vào các hoạt động của tổ chức tạo thành một thể thống nhất.
Q trình kiểm sốt nội bộ đạt được các mục tiêu của đơn vị. [2, tr.79]
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và điều hành bởi con người: Kiểm soát
nội bộ được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành
động của của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác ... Chính họ
sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành nó. [1, tr.80]
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự
đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt các mục tiêu của đơn vị
chứ không phải đảm bảo tuyệt đối. Trong quá trình xây dựng và vận hành hệ
thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người
nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định
quản lý là chi phí cho q trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợi ích được
mong đợi từ q trình kiểm sốt đó. [2, tr79]
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Bất kỳ một đơn vị nào cũng cần đề ra các mục tiêu kiểm soát để xác
định các chiến lược cần thực hiện, có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị,
hay mục tiêu của từng bộ phận của đơn vị, kể cả mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động. Ba nhóm mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập là: [3,4,5, tr.80]
- Mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải bảo đảm về tính trung thực
và đáng tin cậy của đơn vị, vì chính người quản lý phải có trách nhiệm lập
báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ báo cáo tài chính hiện

hành.
- Mục tiêu về sự tuân thủ: Để đạt được các mục tiêu của đơn vị thì kiểm
sốt nội bộ phải bảo đảm việc hoạt động của đơn vị chấp hành pháp luật của


10

Nhà nước, các thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, nội quy và
quy chế của đơn vị.
- Mục tiêu về hoạt động: đây là mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả
của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng
thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…
Để đạt các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã thiết lập,
những kết quả đạt được khi thiết lập hệ thống KSNB phụ thuộc vào mơi
trường kiểm sốt, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, việc
giám sát và hệ thống thông tin và truyền thông của đơn vị.
Như vậy, hệ thống KSNB bao trùm mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa
quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị.
Ngồi ra, theo mục đích của hệ thống KSNB có hai mục tiêu:
Mục tiêu về kế toán;
Mục tiêu hiệu quả quản lý.
- Mục tiêu về kế toán: Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho
các mục tiêu sau đây được thực hiện:
Tính có thực: Nghĩa là chỉ được ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật,
khơng được ghi chép những nghiệp vụ kinh tế giả tạo vào sổ sách kế toán của
đơn vị.
Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện một hoạt động, một nghiệp vụ phải
đảm bảo rằng nó được phê chuẩn hợp lệ.
Tính đầy đủ: Khơng được loại bỏ, giấu bớt hay để ngoài sổ sách về bất
kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào.

Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được ghi nhận phân loại theo đúng hệ
thống tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách kế tốn có
liên quan.


11

Đúng thời điểm: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng thời
điểm và theo một nguyên tắc nhất quán.
Sổ chi tiết và sổ tổng hợp kế toán được ghi nhận một cách chính xác:
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh vào sổ kế toán
chi tiết một cách đúng đắn và tổng hợp chính xác để giúp phản ánh trung thực
và chính xác tình hình tài chính của đơn vị vào một thời điểm nào đó theo yêu
cầu của nhà quản lý.
Báo cáo tài chính được phản ánh theo những chuẩn mực kế tốn đã
được Bộ tài chính ban hành.
- Mục tiêu hiệu quả quản lý: Đánh giá và thúc đẩy sự chấp hành của
các chính sách, thủ tục của đơn vị để đạt được mục tiêu hiệu quả sản xuất
kinh doanh. Kiểm sốt quản lý bao gồm các hoạt động: “Thơng đạt các mục
tiêu, chính sách của DN cho tồn thể đơn vị; tạo lập cơ cấu trách nhiệm và
quản lý; thiết lập các quy chế hoạt động để đạt các mục tiêu DN; giám sát để
nhận dạng các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác động đến DN; thiết lập các
chính sách và các thủ tục thực hiện để giải quyết các rủi ro; đánh giá mức độ
hoàn thành công việc của các bộ phận trong DN”.
1.1.3. Các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ
Theo COSO, một hệ thống KSNB hiện nay có năm thành phần chủ yếu
của là: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Thủ tục kiểm sốt; Thơng tin
và truyền thơng; Giám sát mà bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm
những bộ phận cơ bản đó. [1, tr.81]
a. Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó phản
ánh ý thức kiểm sốt của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các
bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Ngoài ra, mơi trường kiểm sốt là tồn
bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt


12

động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Thái độ của người
quản lý đối với vấn đề kiểm sốt có vai trị rất quan trọng, có ảnh hưởng đến
cách thức kinh doanh của một tổ chức, Các nhân tố chính thuộc về mơi trường
kiểm soát là:
- Phong cách điều hành của nhà quản lý:
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý thể hiện thông qua
thái độ, quan điểm khác nhau về việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Nếu
một nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn
mạnh đến việc hồn thành kế hoạch lợi nhuận thì sẽ sẵn sàng hành động mạo
hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao, thì mơi trường kiểm sốt sẽ yếu. Nếu
nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực và cạnh tranh lành mạnh, họ
có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có
những biện pháp hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh thì mơi trường kiểm sốt sẽ
mạnh. Bên cạnh đó, phong cách đó cũng thơng qua việc lựa chọn các chính
sách kế tốn, các ước tính kế tốn, và về việc phân nhiệm kế toán viên.
Phương pháp điều hành của người quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
chính sách, các qui định, quy chế của đơn vị, bởi vì chính họ sẽ phê chuẩn các
quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phân trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói
cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm

soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải
xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức
báo cáo cho phù hợp. Điều này còn phụ thuộc quy mô và bản chất hoạt động
của đơn vị, giúp đơn vị thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt mục tiêu đề
ra.


13

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có
nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến
người khác trong việc hồn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn
vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể
của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Ngoài ra, nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm
tra giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử
dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền. Vì vậy, nên tránh tình
trạng quyền lực tập trung vào người quản lý cao nhất để cho môi trường kiểm
sốt khơng phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của
người này.
- Chính sách nhân sự:
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỉ luật. Chính sách
nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của mơi trường kiểm sốt
thơng qua đến việc tác động đến các nhân tố khác trong mơi trường kiểm sốt
như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Ví dụ, để
đảm bảo cho nhân viên có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết để thực

hiện được nhiệm vụ của mình, nếu khơng chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ
được giao không hữu hiệu và hiệu quả, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các
nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao,
và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó có cơng tác kế tốn và độ trung thực của báo cáo tài chính.


14

Ví dụ, một quan điểm khơng đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo về lợi nhuận
có thể làm mất đi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng
lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế tốn có thể dẫn đến các sai lệch trọng
yếu của các báo cáo này.
- Công tác lập kế hoạch:
Lập kế hoạch là việc lập các kế hoạch và dự toán, đồng thời là việc theo
dõi và kiểm tra q trình thực hiện các kế hoạch, các dự tốn đó. Các kế
hoạch và dự tốn này bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch chi phí
và dự tốn chi phí, sữa chữa tài sản cố định, hay những ước tính về tình hình
tài chính, kết quả hoạt động ... Từ đó cho thấy việc lập kế hoạch là vấn đề rất
quan trọng đối với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, chính
nó sẽ trở thành một cơng cụ kiểm sốt rất hữu hiệu.
- Mơi trường bên ngồi:
Các nhân tố bên ngồi đơn vị khơng thuộc quyền kiểm sốt của các nhà
quản lý đơn vị nhưng có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành
của các nhà quản lý, cũng như các quy định, thủ tục KSNB như: Sự kiểm soát
của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi
trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
Mơi trường kiểm sốt ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó có cơng tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính.

Chẳng hạn, một quan điểm khơng đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo về lợi
nhuận có thể làm mất đi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc
năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế tốn có thể dẫn đến các sai lệch
trọng yếu của các báo cáo này.
b. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi
ro từ bên trong lẫn bên ngồi. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân


15

tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro nhằm tối thiểu hóa những tổn
thất do các rủi ro này gây ra.
Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên
mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó
mới có thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy khơng phải là một bộ
phận của kiểm sốt nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để
đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với
tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục
tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro: Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng
nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân
tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà sốt thường xun các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Một qui trình phát triển và đánh giá rủi
ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh
hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi
ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
c. Thủ tục kiểm sốt
Tồn bộ các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp Ban

giám đốc công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh
doanh. Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo
chỉ thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho đơn vị
đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc. Các loại hoạt động kiểm
sốt khác nhau có thể thực hiện như sau:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách nhiệm là không cho
phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình
thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm


16

nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản
tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát
lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời
giảm cơ hội cho bất cứ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ: Để thông tin
đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính
xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm sốt q trình xử
lý thơng tin, cần phải đảm bảo các vấn đề sau: Phải kiểm soát chặt chẽ hệ
thống chứng từ, sổ sách; Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
- Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ
sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa
sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và
những hồ sơ dữ liệu… Chẳng hạn: tài sản có thể được kiểm sốt bằng cách sử
dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ… và chỉ những người ủy
quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi

các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện
nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội
bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế
thường xuyên kiểm tra sốt xét lại. Chẳng hạn nhân viên có thể qn, hoặc vô
ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong cơng việc và cần có người
quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi
chất lượng kiểm sốt tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố
tình vi phạm, vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết.


17

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ
phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ
mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã
thực hiện nghiệp vụ, hoặc khơng độc lập vì bất kì lý do nào.
- Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện: Hoạt động này chính
là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số liệu thực tế
với số liệu kế hoạch, dự tốn, kì trước, và các dữ liệu khác có liên quan như
những thơng tin khơng có tính chất tài chính; đồng thời cịn xem xét trong
mối liên hệ với tổng thể để đánh giá q trình thực hiện. Sốt xét lại q trình
thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có
theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ
thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình
thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc
những điều chỉnh thích hợp. Chẳng hạn, việc tính tốn số vịng quay hàng tồn
kho và so sánh với kì trước có thể giúp người quản lý sớm phát hiện trình
trạnh ứ đọng hàng tồn kho.
d. Thơng tin và truyền thông
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao

kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng nhưng từng cấp quản
lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Hệ thống giám sát và thẩm định thực chất
là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc KSNB để đảm bảo
nó được triển khai, được điều chỉnh khi mơi trường thay đổi, được cải thiện khi
có khiếm khuyết. Ví dụ thường xun rà sốt, kiểm tra và báo cáo về chất
lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB, đánh giá và theo dõi việc Ban
lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ
chức sau khi ký cam kết hay không.