Tài liệu Lựa chọn mô hình để thiết lập hệ thống quản lý ppt

Lựa chọn mô hình để thiết lập hệ thống quản lý
I) Mục đích tài liệu

“Nếu bạn không biết cần đi đến đâu thì bạn chọn con đường nào cũng vậy” Basil
S. Walsh

Tài liệu này sẽ giới thiệu tóm tắt mục đích và phạm vi áp dụng của một số các mô
hình, tiêu chuẩn về
hệ thống quản lí đang được áp dụng rộng rãi trên thế giới và
Việt Nam như
ISO 9000 và Mô hình tuyệt hảo (The Business Excellence Model)
nhằm giúp các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn công cụ phù hợp để thiết lập nên
các hệ thống quản lí.

II) Dẫn nhập

Tiến sỹ Trevor Smith, chủ tịch ủy ban ISO/TC 176 chịu trách nhiệm soạn thảo Bộ
tiêu chuẩn ISO 9000 phát biểu: “Đằng sau một hệ thống quản lí chất lượng hiệu
quả là một hệ thống quản lí mạnh. Đằng sau một hệ thống quản lí mạnh là một tầm
nhìn và sứ mệnh mạnh mẽ được chia sẻ và thấu hiểu bởi tất cả mọi thành viên của
tổ chức. Đằng sau tầm nhìn mạnh mẽ là các giá trị bền vững như sự khát khao
cống hiến, sự chính trực, cởi mở và trách nhiệm” (2)

Nhưng làm sao để có thể thiết lập nên một hệ thống quản lí mạnh? Các nhà quản
lí, nghiên cứu và tổ chức trên thế giới luôn mong muốn tìm kiếm các mô hình
quản lí mang tính phổ quát, có thể áp dụng rộng rãi dựa trên những kiến thức và
kinh nghiệm quản lí tốt nhất. Bộ tiêu chuẩn TCVN
ISO 9000 (1) và Mô hình tuyệt
hảo (The Business Excellence Model) là kết quả của những cố gắng như vậy.

Trước khi thiết lập một hệ thống quản lí, các doanh nghiệp phải đặt ra hai câu hỏi

chính:

a) Mục đích của hệ thống quản lí là gì?
b) Công cụ nào có thể sử dụng để giúp thiết lập nên hệ thống quản lí để đạt mục
đích đó?

Một trong những nguyên nhân quan trọng nhất dẫn đến tính kém hiệu quả của các
hệ thống quản lí chất lượng TCVN ISO 9001 hay quản lí nói chung tại các doang
nghiệp Việt Nam trong mấy năm qua là sự không xác định rõ ràng mục đích của
hệ thống quản lí và sự khiếm khuyết, thậm chí sai lệch trong cách hiểu bản chất
của các mô hình, tiêu chuẩn được sử dụng.

Cũng như xây một ngôi nhà, bạn nên xác định trước ngôi nhà ấy để làm gì, rộng
bao nhiêu, để cho bao nhiêu người ở, các yêu cầu vị trí, thẩm mỹ, tiện nghi như
thế nào rồi mới thuê một người thiết kế bản vẽ phù hợp. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu
bạn gọi một kỹ sư thiết kế và chỉ đơn giản nói: “Hãy thiết kế cho tôi một ngôi
nhà”? Chắc rằng người kỹ sư thiết kế sẽ bối rối và nếu anh ta cứ yên lặng thực
hiện thì sản phẩm thiết kế sẽ không có nhiều giá trị.

Vấn đề tương tự cũng thường xuyên xảy ra với việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 tại các doang nghiệp Việt Nam.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các doanh nghiệp, ngoài mong muốn có tấm
chứng chỉ TCVN ISO 9001:2000 để tăng uy tín thương hiệu, thực sự có nhu cầu
có một hệ thống quản lí giúp họ kiểm soát và khai thác một cách hiệu quả các
nguồn lực ngày càng đắt đỏ và khan hiếm để đạt các mục tiêu của mình.

Nhận thức phổ biến là TCVN ISO 9001:2000 là chìa khóa để giúp các doanh
nghiệp nâng tầm quản lí toàn diện cho tất cả các hoạt động chứ không chỉ riêng
quản lí chất lượng các hoạt động sản xuất ra sản phẩm cho khách hàng.

Nhưng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nói riêng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000
không được ban hành với mục đích như vậy.

Điều 2.11 của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:200 nêu rõ: “Hệ thống quản lí chất
lượng là một phần của hệ thống quản lí của tổ chức tập trung vào việc đạt các đầu
ra (kết quả) có liên quan đến mục tiêu chất lượng, nhằm thỏa mãn nhu cầu, mong
đợi và yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan một cách thích hợp. Các mục
tiêu chất lượng bổ sung cho các mục tiêu khác của tổ chức như những mục tiêu
liên quan đến sự tăng trưởng, ngân quỹ, lợi nhuận, môi trường, sức khỏe và an
toàn nghề nghiệp” (3)

Thêm nữa, Tiêu chuẩn được biết đến rộng rãi nhất trên thế giới và Việt Nam (Vì là
tiêu chuẩn dùng để đánh giá và có thể cấp chứng chỉ phù hợp), Tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 lại có phạm vi áp dụng cho các hoạt động liên quan trực tiếp đến
quá trình tạo sản phẩm cho khách hàng (Xem hình 1), còn các hoạt động hỗ trợ
khác như tài chính, nhân sự, cơ sở hạ tầng... thì sẽ nằm ở đâu trong hệ thống quản
lí?


Nghĩa rằng ngoài hệ thống quản lí chất lượng, tổ chức cần có các hệ thống quản lí
khác như kinh doanh, tài chính, môi trường... và doanh nghiệp phải dựa vào tiêu
chuẩn, mô hình nào để thiết lập cho mình một hệ thống quản lí toàn diện?

III) Mục đích và phạm vi của TCVN 9001:2000

a) Giới thiệu

Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 là một phần của bộ tiêu chuẩn TCVN ISO
9000:2000 về quản lí chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này bao gồm các tiêu chuẩn:

- TCVN ISO 9000:2000: Hệ thống quản lí chất lượng – Cơ sở và từ vựng. TCVN
ISO 9000:2000 mô tả cơ sở của các hệ thống quản lí chất lượng và quy định các
thuật ngữ dùng trong các hệ thống quản lí chất lượng thuộc nhóm này

- TCVN ISO 9001:2000: Hệ thống quản lí chất lượng – Các yêu cầu. TCVN ISO
9001:2000 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lí chất lượng khi một tổ
chức muốn chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp các sản phẩm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao
sự thỏa mãn của khách hàng. Đây là tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hệ thống
quản lí chất lượng của một tổ chức và cấp chứng chỉ phù hợp.

- TCVN ISO 9004:2000: Hệ thống quản lí chất lượng – Hướng dẫn cải tiến.
TCVN ISO 9004:2000 cung cấp các hướng dẫn xem xét, cải tiến tính hiệu lực và
hiệu quả của hệ thống quản lí chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này mở rộng mục tiêu
nhằm tới là thỏa mãn khách hàng và cả các bên liên quan.

b) Mục đích và phạm vi áp dụng của TCVN ISO 9001:2000

Điều 1.1 của TCVN ISO 9001:2000 nêu rõ:

“Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lí chất lượng khi một
tổ chức:

a. Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu
cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định thích hợp;

b. Nhằm nâng cao sự thõa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu
quả hệ thống này, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm
bảo sự phù hợp các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định được áp

dụng.Chú thích: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ “sản phẩm” chỉ áp dụng nhằm
cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu.

”Điều 0.3 của TCVN ISO 9004:2000 bổ sung thêm: “TCVN ISO 9001 đưa ra các