Tài liệu Nguyên lý Kim tự tháp Minto (Phần 2) pptx

Nguyên lý Kim tự tháp Minto
(Phần 2)

“Nguyên lý kim tự tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm
việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc. Hiện nay, bà
điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp
dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng
tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ. Một trong những
khách hàng của bà là Bob Waterman và Tom Peters – các tác giả của cuốn sách
“Đi tìm sự hoàn hảo” (In Search of Excellence). Cuốn sách cung cấp những kiến
thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay
giải quyết vấn đề. Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều
trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới
sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực.

Vấn đề bạn thường gặp phải khi viết lách là bạn biết mình muốn viết về cái
gì, nhưng bạn cảm thấy thật lộn xộn, bạn không biết phải viết những gì và viết
như thế nào. Cảm giác bất ổn này càng tăng cao bởi trong thâm tâm bạn luôn đòi
hỏi xác lập bố cục rõ ràng cho các ý tưởng mà mình ngẫu nhiên đưa ra.
Tuy nhiên, có một cách giải quyết tốt hơn là bạn hãy nghĩ xem mình có thể
viết được gì. Để bắt đầu, bạn sẽ viết ra một câu đủ chủ ngữ và vị ngữ, đặt nó ở trên
cùng. Như vậy, chủ ngữ của câu sẽ là chủ thể của tất cả những gì bạn viết sau đó.
Hơn nữa, câu này sẽ giúp trả lời câu hỏi thường trực trong đầu bạn. Mỗi khi
gặp tình huống rắc rối nảy sinh, người đọc sẽ phải lưu ý chủ thể là gì. Như vậy, họ
sẽ hiểu thậm chí cả các luận điểm bạn chưa rõ hoặc sắp xếp lộn xộn về sau.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng cấu trúc kim tự tháp theo hai cách triển khai:
từ trên xuống hoặc từ dưới lên, nhưng cách thứ nhất thường dễ hơn cách thứ hai và
trước tiên chúng ta nên thử xem sao.

TRIỂN KHAI TỪ TRÊN XUỐNG DƯỚI
Cách này thường dễ hơn, vì ngay từ đầu bạn đã biết chắc chắn chủ đề mình

viết về cái gì, và trong đoạn giới thiệu bạn sẽ cho người đọc biết ngay về nó.
Tuy nhiên, bạn không muốn chỉ đơn giản viết ra đoạn mở đầu thật hay và
hoàn chỉnh, thay vào đó, bạn muốn dùng ngay cấu trúc mở này để liệt kê ra hàng
loạt các ý lớn, ý nhỏ tiếp theo đang có trong đầu bạn. Nếu vậy, tôi khuyên bạn nên
tuân theo quy trình được mô tả trong Minh họa 4 dưới đây.
Minh họa 4: Sự liên hệ của các yếu tố trong cấu trúc


Điền ô trên cùng
1. Chủ đề bạn bàn đến là gì?
2. Người đọc sẽ đưa ra câu hỏi gì về chủ đề này?
3. Câu trả lời là gì?
Kết hợp câu trả lời với phần giới thiệu
4. Tình huống là gì?
5. Nút thắt là gì?
2. Còn phát sinh câu hỏi và câu trả lời nữa không?
Tìm kiếm ý nhỏ
6. Và khi trả lời các câu hỏi đó còn phát sinh câu hỏi mới nào
không?
7. Bạn sẽ trả lời nó theo cách quy nạp hay diễn dịch?
7. Nếu quy nạp, thì câu của bạn đưa ra là gì?
Xây dựng các ý bổ trợ
8. Nhắc lại quá trình hỏi/đáp tại cấp này
1.
Hộp trên cùng của hình tháp là nơi bạn viết chủ đề thảo luận
chính.

2.
Chọn câu hỏi. Hình dung về người đọc, khi bạn viết xong,
người đọc sẽ đặt câu hỏi gì và bạn sẽ chọn câu hỏi nào để trả lời.

3.
Viết câu trả lời xuống dưới nếu bạn biết.

4.
Xác định tình huống. Bước tiếp theo, bạn phải có được câu
hỏi và câu trả lời rõ ràng nhất xoay quanh chủ đề này. Để làm được điều đó
bạn cần đặt chủ đề lên trên tình huống và đưa ra những câu luôn luôn đúng,
không cần tranh cãi. Bạn nên nhớ rằng những điều đầu tiên bạn viết ra phải
được người đọc công nhận là đúng, bởi vì họ đã biết điều đó hoặc từ trước
tới nay nó luôn đúng và dễ dàng kiểm chứng.

5.
Khai triển nút thắt, bạn hãy bắt đầu đối thoại hỏi/đáp với bạn
đọc. Bây giờ bạn hãy tự hỏi “Còn gì nữa đây?”. Nó sẽ buộc bạn phải nghĩ
xem điều gì sẽ xảy ra trong tình huống đó và nhiệm vụ tiếp theo là gì. Có
lẽ, sẽ có một số điều trở nên sai, một số khác sẽ nảy sinh rối rắm hoặc một
số sẽ lộ rõ logic thiếu nhất quán. Từ đó gợi cho bạn hướng giải quyết bằng
cách đặt câu hỏi.

6.
Kiểm tra lại câu hỏi và câu trả lời. Tất cả các ý bạn khai triển
ở trên ngay lập tức sẽ bổ trợ cho câu hỏi chính bạn đã viết ra. Những ý bạn
lập sai hoặc đặt câu hỏi không đúng thì bạn phải nghĩ lại.

Mục đích của toàn bộ bài tập trên là đảm bảo chắc chắn rằng câu hỏi bạn
đang cố gắng trả lời là gì. Khi bạn đã có trong tay câu hỏi, mọi thứ sẽ trở nên
tương đối dễ dàng.
Tôi muốn chứng minh suy nghĩ của bạn sẽ phát triển theo hướng nào bằng
việc sử dụng bài tập chép lại trong bản ghi nhớ ở Minh họa 5 dưới đây. Nó được

lấy từ Phòng kế toán của một Công ty nước giải khát lớn ở Mỹ.
Khi giao sản phẩm tới khách hàng, những người lái xe của Công ty này sẽ
mang về Phòng kế toán một phiếu giao nhận, ghi rõ mã số cùng ngày tháng và số
lượng hàng đã giao. Phiếu giao nhận này là cơ sở của hệ thống hóa đơn, hoạt động
như sau:
Một Một trong những khách hàng của Công ty, cửa hàng hamburger lớn có tên là
“Big Chief”, thường phải thực hiện việc giao nhận nhiều lần trong ngày. Chính vì
mục đích tính toán trên mà nó phải lưu chứng từ hằng ngày, nên số lượng hóa đơn
ngày một tăng. Khi không thể lưu hết lượng chứng từ đó, họ bèn đưa ra giải pháp,
ghi lại vào đĩa cứng, tính tổng và sau đó gửi đĩa đó kèm bản kiểm duyệt về trụ sở
chính Công ty mỗi tháng một lần. Nói cách khác, hệ thống hóa đơn chứng từ được
rút ngắn lại chỉ một ngày như sau:
MỘT NGÀY
Nhận đĩa ► Xử lý
Và kiểm tra thanh toán
Khi chúng tôi hỏi kế toán trưởng về việc thay đổi này có mang tính khả thi
hay không, anh ta đã trả lời bằng bản báo cáo sau:
Minh họa 5: Các ý không trả lời cho câu hỏi
Người nhận: Mr. Robert Salmon
Người gửi : John J. Jackson
Chủ đề : Big Chief Ngày:

Tôi được yêu cầu xem lại tính khả thi của việc xử lý phiếu giao nhận
N/A số 8306 thông qua máy tính chuyển tới hệ thống kế toán của Công ty. Quá
trình này được thực hiện bởi công ty Big Chief và công ty chúng ta. Tôi đã
hoàn thành kiểm tra theo yêu cầu của Công ty và thấy rằng:

1. Yêu cầu đầu tiên của chúng ta với việc chấp nhận bất cứ dữ liệu kế
toán nào có nguồn gốc từ bên ngoài đó là chỉ chấp nhận bản ghi theo mẫu sau:
a.

Số liệu nhập
b.

Số liệu xuất
c.

Số ghi phiếu
d.

Số lượng tiền của mỗi phiếu
e.

Ngày giao hàng của mỗi phiếu

Nếu Big Chief không có sẵn số liệu nhập và số liệu xuất thì chúng ta sẽ
cung cấp cho họ thông tin lấy từ tệp danh mục Khách hàng gốc của chúng ta.
Thông tin này sau đó sẽ kết hợp với hệ thống của Big Chief, tạo thuận lợi cho
quá trình xử lý chứng từ sau này.
2. Big Chief sẽ đưa ra một chương trình rút gọn chạy đối lại file (A/P ghi
nợ) để lưu gộp tất cả các thông tin chứng từ hiện tại vào đó. Chương trình này
tạo một file cho cổng ra hợp với định dạng được chấp nhận dành cho hệ thống
phụ APNND, Hỗ Trợ Nhận Thẻ (Bản Ghi Tổng Hợp). Dữ liệu này được lưu
vào một đĩa có mẫu sẵn, sau đó gửi tới chúng ta để cân đối số liệu. Cùng lúc,
chúng ta thực hiện kiểm tra Big Chief bằng một danh sách chi tiết ghi trên đĩa (
xem bản báo cáo tổng hợp), và sau đó sẽ gửi tới Hệ thống Kế toán tổng hợp của
Công ty để khóa sổ.