Tài liệu Nguyên lí Kim tự tháp Minto (Phần 3) pptx

Nguyên lí Kim tự tháp Minto
(Phần 3)

“Nguyên lý kim tự tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm
việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc. Hiện nay, bà
điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp
dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng
tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ. Một trong những
khách hàng của bà là Bob Waterman và Tom Peters – các tác giả của cuốn sách
“Đi tìm sự hoàn hảo” (In Search of Excellence). Cuốn sách cung cấp những kiến
thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay
giải quyết vấn đề. Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều
trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới
sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực.
Minh họa 8: Kết luận rõ ràng
Người nhận:
Người gửi:
Chủ đề: TTW
Tôi đã dành hai tuần để xem xét chi phí trong ngành xuất bản sách. Như
chúng ta đã biết chi phí xuất bản chiếm 40% đối với sách bìa cứng, 50 - 55% đối
với sách bìa mềm. Nhưng TTW không biết rằng chi phí này là quá cao và Công
ty bị đánh giá là không có tính cạnh tranh trong làng xuất bản.
Theo tính toán sơ bộ của chúng tôi, chi phí xuất bản có thể được cắt giảm
một cách tương đối bằng cách:
• Loại bỏ những công đoạn không cần thiết trong quá trình
xuất bản.
• Tăng lương ngang bằng các đối thủ.
CÁC BƯỚC LOẠI BỎ CÔNG ĐOẠN KHÔNG CẦN THIẾT
TTW xếp dưới mức chuẩn PAR 20 - 50% trong việc sử dụng thiết bị và
thủ công. Qua quan sát kỹ quy trình xuất bản ta thấy có rất nhiều công đoạn lặp
đi lặp lại với mục đích đạt được chất lượng cao, nhất là với dạng tiểu thuyết hay

sách kinh thánh. Điều này lý giải tại sao chúng ta bị xem là thiếu tính cạnh
tranh.
Tôi đã thảo luận vấn đề này với Roy Walter, Brian Thomson và George
Kennedy. Kennedy tỏ ý muốn giúp áp dụng một thử nghiệm để tìm ra (1) công
đoạn nào cần loại bỏ, đặc biệt với những công đoạn đơn giản, và (2) nguyên
nhân tại sao ta lại đứng sau PAR.
Đầu tuần tới, chúng tôi sẽ tiến hành lược bỏ một vài công đoạn đơn giản
nhằm kiểm soát những tác động phụ trong việc đảm bảo chất lượng, đồng thời
xem xét phản ứng của khách hàng. Việc này có thể giúp giảm chi phí trên 10%
trong tổng chi phí xuất bản. Chúng tôi cũng sẽ tiến hành nghiên cứu chi tiết các
biện pháp nhằm giảm khoảng cách với PAR.
TĂNG LƯƠNG
Do trả lương thấp hơn các nhà in trong khu vực vì thế TTW rất khó tuyển
dụng và giữ chân các thợ sắp chữ ở lại. Hai người trong số họ đã bỏ việc làm, vì
vậy, vấn đề nhân lực thiếu trầm trọng. Kết quả là, hầu hết khối lượng công việc
đều không hoàn thành đúng kế hoạch và thời gian làm việc ngoài giờ đã vượt
quá 50%.
Hiện tại, Công ty đang phải đối mặt với áp lực tăng lương. Chỉ bằng cách
tăng lương chúng ta mới có thể tuyển dụng được những người phù hợp và loại
bỏ tình trạng làm thêm ngoài giờ.

Hơn nữa, việc ghi đậm các đề mục như thế có tác dụng giúp người đọc
nhanh chóng tìm ra các ý chi tiết. Điều này càng có ích hơn với các văn bản dài.
Một vấn đề nữa mà bạn quan tâm là các đề mục nên được viết theo cách nào (xem
Chương 10,
Trình bày khối kim tự tháp lên giấy), bạn không nên phản ánh chúng
theo kiểu phân loại mà phải thực sự coi chúng là các ý tưởng. Ví dụ, chẳng ai lại
viết đề mục bằng các cụm từ như: “ Nhận thấy” hay “ Kết luận”. Những kiểu viết
như thế sẽ chẳng đáng để đọc.
Cuối cùng, một chú ý nữa về cách viết. Bạn để ý thấy giữa bản báo cáo

TTW gốc và bản viết lại có rất ít sự khác biệt về việc sử dụng ngôn từ, cũng như
câu. Sự rõ ràng, mạch lạc trong văn bản thứ hai có được là nhờ việc thiết kế ý
tưởng theo cấu trúc khối kim tự tháp chứ không phải là sự thay đổi trong phong
cách viết.

LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
Nắm vững được các nguyên lý xây dựng khối kim tự tháp trong tay tạo cho
bạn khả năng phát triển một ý tưởng ở bất kỳ một điểm nào của khối kim tự tháp
và từ đó khám phá ra mọi thứ khác. Điều quan trọng bạn đã có khả năng kết hợp
triển khai ý theo hai cách: từ trên xuống hay từ dưới lên.
Tôi đã cố gắng trình bày với các bạn chính xác những gì cần phải làm theo
cách thông thường, nhưng khả năng của bạn là vô tận, vì vậy phát sinh vấn đề là
không tránh khỏi.
Sau đây là phần trả lời cho những câu hỏi thông dụng của người mới sử
dụng khối kim tự tháp.

1.
Trước tiên, hãy cố gắng luôn triển khai ý từ trên xuống. Lúc
bạn chuẩn bị viết ra một ý tưởng bạn cảm thấy đó là một ý tưởng hay và
đúng. Bạn khó có thể nhìn nhận một cách khách quan cũng như dám loại bỏ
nó khỏi đầu mình. Vậy, muốn kiểm nghiệm điều đó bạn hãy nghe theo lời
khuyên sau đây: Đừng cố gắng đọc và viết ra ngay những gì bạn đang nghĩ,
hãy lập ra cấu trúc thật đơn giản hợp với khả năng của bạn. Cuối cùng, khi
thấy dàn ý chắc chắn bạn sẽ hài lòng cho dù chúng chỉ là những ý rời rạc.

2.
Sử dụng Tình huống làm điểm bắt đầu suy nghĩ trong phần
giới thiệu
. Những gì bạn muốn nói trong phần giới thiệu? Đó là Tình
huống, Nút thắt, Câu hỏi và Câu trả lời

. Bạn có thể đặt các yếu tố này ở bất
kỳ đâu khi bạn viết tùy thuộc vào ảnh hưởng bạn muốn tạo ra. Tuy nhiên,
để bắt đầu suy nghĩ về tình huống bạn nên bám theo Nút thắt, Câu hỏi theo
trật tự.

3.
Đừng xem nhẹ phần giới thiệu. Thường khi ngồi viết, ý chính
luôn chi phối tâm trí bạn, kéo theo câu hỏi được đặt ra rất rõ ràng. Xu
hướng tiếp theo là nhảy ngay xuống dưới để trả lời câu hỏi đó. Đừng nên để
bị cuốn theo như thế. Hầu hết các bạn đều nghĩ khi xây dựng cấu trúc thông
tin cần tuân thủ đúng khuôn mẫu ý
Tình huống hoặc ý Nút thắt, vì thế các
bạn tự ép mình vào luận cứ hết sức phức tạp, cồng kềnh và mang tính suy
diễn. Hãy lựa chọn thông tin giới thiệu trước, sau đó thả lỏng thoải mái
hướng tới các ý tưởng ở cấp dưới.

4.
Luôn đưa trình tự thời gian vào phần giới thiệu. Người đọc
không thể biết “đã có chuyện gì xảy ra” trong phần thân bài, mặc cho bạn
có cố hết sức giải trình với họ các dữ kiện. Thân bài có thể chỉ chứa các ý
và các ý này có thể chỉ liên kết với nhau về logic. Có nghĩa là chúng có mối
quan hệ nhân quả với nhau mà bạn đã khám phá ra được thông qua phân