303 hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thương mại công nghệ hoàng hoa

Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1.

Tính cấp thiết của đề tài

Đối với một tổ chức nói chung và với một doanh nghiệp cụ thể nói riêng, để có
thể thực hiện được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, đảm bảo kinh doanh hiệu
quả, thì một trong những yếu tố quan trọng đó là làm thế nào để xây dựng, thiết kế
được một bộ máy cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính khoa
học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợp với điều kiện đặc
trưng của doanh nghiệp.
Sở dĩ như vậy là vì đối với mỗi doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập cho đến
các giai đoạn phát triển cơ cấu tổ chức ln đóng vai trị, ý nghĩa rất quan trọng đối
với hoạt động của Cơng ty, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Cơ
cấu tổ chức được tiến hành trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả sẽ giúp sử
dụng triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật. Việc
phân công lao động khoa học hợp lý, xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều
kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực và sở trường của họ, từ đó nâng cao
năng suất chất lượng và hiệu quả cơng việc. Vì vậy cơ cấu tổ chức được tạo ra phù
hợp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động
quản trị nói riêng, nếu công tác cơ cấu tổ chức không tốt, cơ cấu tổ chức được tạo ra
không hợp lý sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản trị, sẽ làm cho
công tác khác tiếp theo trở nên khó khăn hơn. Nhận định về vấn đề này trên thực tế
có nhiều ý kiến khác nhau: khoảng 70% - 80% ý kiến cho rằng các khó khăn, phức
tạp mà công tác quản trị cần phải giải quyết bắt nguồn từ những bất hợp lý, sai lầm
của cơ cấu tổ chức. Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức khơng hợp lý có thể gây ra sự lãng

phí về năng lực và tinh thần làm việc của nhân viên, kìm hãm sự phát triển của doanh
nghiệp.
Mặt khác, môi trường luôn biến đổi khơng ngừng trong q trình hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra những cơ hội và nguy cơ bất ngờ, công tác
tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thích nghi với mơi trường và nắm bắt cơ hội, tận
dụng thời cơ, giảm bớt những ảnh hưởng khơng tốt tới doanh nghiệp. Bên cạnh đó,
những thành tựu khoa học kỹ thuật làm cho sản xuất ngày càng phát triển, địi hỏi q
trình tập trung và chun mơn hóa, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ
phận, cá nhân ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, để đáp ứng được
SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

điều đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức khoa học, hợp lý
phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy quản trị của Công
ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa đã đạt được nhiều thành công. Với
truyền thống và thương hiệu đã được khẳng định ở Việt nam trên 15 năm trong lĩnh
vực TỰ ĐỘNG HÓA- ĐO LƯỜNG- ĐIỀU KHIỂN và được Toshiba corporation
cộng nhận là trung tâm kỹ thuật TOSHIBA duy nhất ở Việt Nam. Không ngừng đổi
mới và phát triển, cơng ty Hồng Hoa JSC với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm,luôn
cập nhật công nghệ, nghiên cứu để đạt những thành công nhất định trong việc ứng
dụng các sản phẩm công nghệ cao và các dây chuyền sản xuất ở nhiều nhà máy, xí
nghiệp lớn nhỏ trong cả nước ở các thời điểm khác nhau.
Tuy nhiên do nhu cầu thị trường luôn biến động cùng với môi trường cạnh

tranh ngày càng gay gắt và hướng mở rộng phát triển của Công ty trong tương lai, với
quy mô cơ cấu tổ chức như hiện tại đã khơng cịn hợp lý mà biểu hiện rõ nhất là sự
phân công công việc, sự q tải cơng việc tại các phịng ban, sự phối hợp giữa các
phịng ban khơng được chặt chẽ…
Chính vì vậy việc hồn thiện cơ cấu tổ chức của Cơng ty cổ phần thương mại
cơng nghệ Hồng Hoa là một u cầu cấp thiết hiện nay để cơng ty có thể thực hiện
tốt được mục tiêu kế hoạch chiến lược.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Sau khi tìm hiểu và phân tích vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở khoa học kết
hợp với cơ sở thực tiễn, nhận thức được vai trò ý nghĩa của công tác xây dựng cơ cấu
tổ chức trong một tổ chức nói chung và đối với Cơng ty cổ phần thương mại cơng
nghệ Hồng Hoa nói riêng, em nhận thấy vấn đề cơ cấu tổ chức là vấn đề cấp thiết
cần giải quyết tại Công ty cổ phần thương mại cơng nghệ Hồng Hoa.Vì vậy em lựa
chọn đề tài luận văn “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Cơng ty Cổ phần Thương
mại Cơng nghệ Hồng Hoa”.
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu
Luận văn tập trung vào các mục tiêu cơ bản sau đây:
- Làm rõ một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
- Phân tích, đánh giá thực trạng về cơ cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Thương mại
Cơng nghệ Hồng Hoa.
SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Cơng ty Cổ phần

Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa.
1.4. Phạm vi nghiên cứu:
- Nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu
tổ chức của công ty.
- Về không gian: Tại Công ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa.
Trụ sở: Tịa nhà số 527- Hồng Hoa Thám- Ba Đình- Hà Nội
- Về thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 3 năm từ 2008-2010.
1.5. Kết cấu luận văn.
Ngoài các phần lời cảm ơn, mục lục, danh mục sơ đồ hình vẽ bảng biểu, danh
mục từ viết tắt. Luận văn chia thành 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài.
Chương 2: Lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu
tổ chức của Cơng ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa.
Chương 4: Các kết luận và đề xuất một số giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức
của Cơng ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG 2

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP
2.1. Một số định nghĩa và khái niệm cơ bản.

2.1.1. Tổ chức bộ máy quản trị
Tổ chức bộ máy quản trị: Là quá trình dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã
được xác định của bộ máy quản trị để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây
dựng về mơ hình và giúp cho tồn bộ hệ thống quản trị hoạt động như một chỉnh thể
có hiệu quả nhất. (Giáo trình Quản trị học của Ts Đồn Thị Thu Hà, Ts Nguyễn Thị
Ngọc Huyền chủ biên - Trường đại học KTQD, NXB Tài chính Hà Nội)
Mục đích của tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá
nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất
vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác
nhau, có mối liên hệ phụ thuộc nhau, được chun mơn hóa theo những chức trách,
nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung
đã được xác định. Như vậy:
- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trị của các đơn vị, cá nhân,
cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức
trong tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức xác định rõ các dòng thơng tin, góp phần quan trọng trong việc
ra quyết định quản trị.
2.1.3. Phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người
(bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ đó. (Giáo trình quản
trị học của Ts Đồn Thị Thu Hà, Ts Nguyễn Thị Ngọc Huyền chủ biên – Trường
đại học KTQD, NXB Tài chính Hà Nội).
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần việc mà các thành
viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để
thực hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành
đúng với yêu cầu của người giao.
Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân,
nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân cụ thể nắm giữ trong một thời gian nhất
định, vì vậy quyền hạn luôn gắn liền với cá nhân.
2.2. Một số lý thuyết về tổ chức và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
- Theo giáo trình quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp
Tổ chức là một trong những chức năng của quản trị liên quan tới hoạt động
thành lập nên các bộ phận trong tổ chức, bao gồm các bộ phận và các cấp tức là quan
hệ hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
- Theo chester I. Barnard
Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ nực của hai hay nhiều người
được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách kháckhi người ta cùng nhau hợp
tác và thỏa thuận một cách một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ
nhằm hồn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành.
- Theo TS. Đỗ Ngọc Mỹ
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận
nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những
chức năng riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung
của tổ chức.

- Theo PGS.TS Nguyễn Thị liên Diệp
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành
một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên
một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi các nhân, mỗi bộ phận
hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
- Theo Nguyễn Hải Sản.
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm
nhiều cơng việc riêng rẽ , cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc
thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm cơng việc gì và sự kết hợp
SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việc
như thế nào.
2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài trước đó:
Trong những năm gần đây, vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong cơng ty đã có
rất nhiều người nghiên cứu, dưới đây là một số cơng trình nghiên cứu như:
Đề tài: “ Hồn thiện cơ cấu tổ chức cơng ty cổ phần sản xuất và kinh doanh
Đức Việt”–Luận văn tốt nghiệp 2010- Lê Anh Quang – TH.s Hoàng Thị Phi Yến
hướng dẫn- Trường Đại Học Thương Mại.
Luận văn đã trình bày được một số lí luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh
nghiệp và đã nêu được thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty. Đồng thời, luận văn
cũng đã đưa ra một số các giải pháp nhằm giúp hồn thiện cơ cấu tổ chức của cơng ty
như: hồn thiện sự phân quyền quản trị, bổ sung nhân sự và hồn thiện chức năng

nhiệm vụ phịng kinh doanh…Tuy nhiên, do việc điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn
của luận văn khơng tiến hành kĩ nên tính khách quan của giải pháp chưa cao.
Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH thi công cơ giới
Thăng Long” Luận văn tốt nghiệp năm 2010 của Lê Thị Minh Nguyệt- PGS.Ts
Nguyễn Thị Bích Loan- Trường Đại Học Thương Mại.
Đề tài này đã nghiên cứu rõ cơ sở lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị
doanh nghiệp, trên cơ sở các phương pháp nghiên cứu, tìm hiểu về thực trạng tổ chức
bộ máy quản trị công ty. Tuy nhiên các giải pháp đưa ra chưa cụ thể mà vẫn chung
chung, chưa giải quyết hết được những tồn tại của công ty.
Đề tài: “Một số giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức tại cơng ty TNHH Nam
Thanh” Luận văn tốt nghiệp năm 2009 của Hà Thị Tình- THs. Hồng Thị Phi Yến
hướng dẫn- Trường Đại Học Thương Mại
Để tài đã đưa ra khá rõ và chi tiết về nội dung cơ cấu tổ chức của công ty, đã
nêu ra được những thành công và tồn tại về cơ cấu tổ chức của cơng ty. Từ đó đưa ra
những giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty. Tuy nhiên một số
giải pháp đưa ra chưa nêu rõ được giải pháp đó mang lại gì và có tầm ảnh hưởng như
thế nào tới doanh nghiệp.
Đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty cổ phần xây lắp và thương mại
Coma 25” , Luận văn tốt nghiệp năm 2009 của Mai Thị Hồng- PGS.TS Phạm Cơng
Đồn- Trường Đại Học Thương Mại.
SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Đề tài này đã nghiên cứu khá rõ cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy,về phần

thực trạng đã đưa ra được cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ, các phòng ban rõ ràng. Tuy
nhiên do phân tích các hạn chế và tìm ra nguyên nhân chưa rõ nên các giải pháp chưa
thực sự phù hợp với cơng ty.
Ngồi các luận văn trên, cịn có rất nhiều đề tài và cơng trình khác nghiên cứu
về hồn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Tuy nhiên chưa có đề tài nào
nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần thương mại cơng nghệ
Hồng Hoa. Trên cơ sở những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của các cơng trình
nghiên cứu đó, em đi sâu vào nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần thương mại cơng nghệ Hồng Hoa và đề xuất giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ
chức của cơng ty trong thời gian tới.
2.4. Phân định nội dung về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
2.4.1. Vai trò của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung.
Hay tổ chức là q trình triển khai các kế hoạch. Như vậy chúng ta có thể hiểu chức
năng tổ chức là hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thiết lập một cơ cấu, hệ thống
các vị trí cho mỗi cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối
hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Có thể nói bản
chất tổ chức là việc phân công lao động một cách khoa học.
Cơ cấu tổ chức có vai trị hết sức quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại
của tổ chức. Cơ cấu thể hiện một hình thức nhất định vì vậy nó được quyết định bởi
chức năng của tổ chức. Một tổ chức xây dựng cho mình một cơ cấu hợp lý sẽ có lực
đẩy mạnh giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, đồng thời thích nghi được với sự thay
đổi của mơi trường.
Việc hồn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là hết sức quan trọng, nó
quyết định trực tiếp doanh nghiệp có đạt được mục tiêu kinh doanh hay khơng?
Chính vì vậy cần hồn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, để giúp doanh nghiệp
vận hành tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn.
2.4.2. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
-

Tương thích giữa hình thức và chức năng

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải
nhằm thực hiện chức năng hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “hình thức
phải đi sau chức năng”.
-

Tính thống nhất chỉ huy
Cơ cấu tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm

báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất
trong tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn.
-

Tính cân đối
Tính cân đối thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về

công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối tạo ra sự ổn định trong tổ
chức.
-

Tính linh hoạt
Trong q trình kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều phải chịu ảnh hưởng của

nhiều yếu tố, các yếu tố này luôn biến động, phức tạp và không giống nhau vì vậy địi
hỏi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải linh hoạt để đối phó được sự thay đổi đó và tính
linh hoạt này cũng áp dụng cho nhà quản trị để họ có những quyết định phù hợp với
những thay đổi của tổ chức.
-

Tính hiệu quả
Cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là

thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở chi phí để thực hiện hoạt động
đó là thấp nhất. Nguyên tắc này dựa vào mối tiêu chuẩn tương quan giữa chi phí bỏ ra
và kết quả thu về.
2.4.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
- Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp:
Một trong những nguyên tắc quan trọng của cơ cấu tổ chức là phải phù hợp và
đáp ứng được mục tiêu, yêu cầu của chiến lược kinh doanh. Vì vậy khi mục tiêu và
chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cơ cấu tổ chức phải thay đổi, điều chỉnh và hoàn
thiện sao cho phù hợp và đáp ứng yêu cầu của mục tiêu và chiến lược.
Thực tế cho thấy khơng có một cơ cấu tổ chức tốt nhất cho một loại hình chiến
lược hay một loại hình doanh nghiệp, bởi mỗi doanh nghiệp là một cá thể độc lập và
khác biệt chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau.
SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

- Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp:
Các hoạt động của doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc chức năng
cụ thể. Những cơng việc này địi hỏi những kỹ năng chun mơn, những phương tiện
kỹ thuật và quy trình cơng nghệ khác nhau, tức là cần nguồn lực khác nhau và cách
thức khác nhau trong việc sử dụng các nguồn lực đó. Do vậy chức năng nhiệm vụ của
doanh nghiệp tất yếu sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đó.
- Quy mơ của doanh nghiệp:
Quy mơ của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp có quy mơ càng lớn thì cơ cấu tổ chức quản trị của doanh
nghiệp phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn và ở mỗi cấp cũng gồm nhiều nơi làm
việc hơn so với những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ. Trong nhiều trường hợp quy mơ
doanh nghiệp cịn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến kiểu cơ cấu tổ
chức cụ thể. Ví dụ như một doanh nghiệp có quy mơ rất nhỏ chỉ thích hợp với cơ cấu
tổ chức kiểu đơn giản hay còn gọi là cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến vì phải tuân
thủ theo nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý.
- Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp:
Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm môi trường bên trong và môi
trường bên ngoài tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự
thành công hay thất bại của doanh nghiệp quan hệ rất lớn với môi trường hoạt động
của doanh nghiệp. Tính ổn định hay khơng ổn định của mơi trường có tác động rất
lớn đến việc hình thành cơ cấu tổ chức trong doanh nhiệp. Nhìn chung, mơi trường
càng “ tĩnh”, có thể dự đốn và kiểm sốt được thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
càng gần với mơ hình “kinh điển” có tính chất lý thuyết hơn. Ngược lại, mơi trường
càng khơng ổn định, càng có nhiều yếu tố khó dự báo thì cơ cấu tổ chức doanh
nghiệp càng có nhiều “biến thể” để dễ dàng thích nghi với sự biến động đó của mơi
trường.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị:

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ cần sử
dụng ít nhân lực xong vẫn đảm bảo hồn thành cơng việc quản trị với chất lượng tốt
hơn so với đội ngũ quản trị ít được đào tạo. Tính hiệu quả cịn được nhân thêm lên
bởi việc sử dụng số lượng quản trị viên ít hơn đã làm đơn giản hóa ngay cơ cấu tổ

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

chức do giảm bớt các đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ giữa các nơi làm việc, bộ
phận quản trị với nhau.
Trình độ trang thiết bị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản lý
bởi một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thuần
thục hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết làm giảm bớt thời gian thực hiện một
nhiệm vụ quản trị cụ thể và tăng sức sáng tạo rất nhiều và do đó cơ cấu tổ chức sẽ
đơn giản hơn. Sẽ càng đơn giản nếu hệ thống thu thập và xử lý thơng tin được tin học
hóa, do lúc đó nhà quản trị sẽ thu thập thơng tin một cách nhanh chóng phục vụ cho
việc ra quyết định một cách chính xác và kịp thời.
2.4.4. Một số mơ hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
2.4.4.1. Mơ hình cấu trúc tổ chức trực tuyến
Với mơ hình cấu trúc trực tuyến thì quyền hành quản trị tập chung chủ yếu vào
một người,mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và
mọi quyết định cũng phát ra từ đó, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên
khơng nhiều
Hình 2.1: Mơ hình cấu trúc tổ chức trực tuyến

Tổng Giám Đốc

Giám đốc tuyến 1

A1

a.

A2

Giám đốc tuyến 2

A3

B1

B2

B3

Ưu điểm:

Nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp. Việc kiểm sốt và điều
chỉnh các hoạt động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức
thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6

Trường Đại Học Thương Mại
b.

Luận văn tốt nghiệp

Nhược điểm:

Mơ hình nàychỉ có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi doanh
nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mơ, thì mơ hình tổ chức đơn giản này khơng
cịn phù hợp nữa. Sự tập trung quản lý sẽ gây ra tình trạng quá tải ở bộ máy quản lý,
và doanh nghiệp sẽ khơng hoạt động được.
Ngồi ra mơ hình này cịn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất
ngờ nào xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả
doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng.
2.4.4.2.

Mơ hình cấu trúc tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cấu trúc tương đối cổ điển, hướng
nội, mà đặc điểm cơ bản là phân chia doanh nghiệp thành các tuyến chức năng. Mỗi
tuyến là một đơn vị bộ phận đảm nhận một hay một số chức năng, nhiệm vụ giống
hoặc tương đồng nhau. Mỗi bộ phận được đặt dưới sự quản lý của giám đốc hay
trưởng phịng chức năng.

Hình 2.2: Mơ hình cấu trúc tổ chức theo chức năng

Tổng Giám Đốc

Giám đốc
chức năng A

a.

Giám đốc
chức năng B

Giám đốc
chức năng C

Ưu điểm.

Có sự chun mơn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào
chuyên môn của họ hơn.
Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng
bộ phận chức năng.
b.

Nhược điểm.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu cứ thúc
đẩy công việc theo chuyên môn hẹp. Mặt khác khi môi trường kinh doanh thay đổi
nhân viên này cũng khó có khả năng thích ứng kịp.
Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuối mục tiêu chức năng của mình mà
lãng quên mục tiêu chung của doanh nghiệp, do vậy có thể gây mâu thuẫn giữa các
đơn vị chức năng.
Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của
doanh nghiệp bị suy giảm. Khi đó tính bao qt, phối hợp của doanh nghiệp bị nhiều
hạn chế, nhất là khi doanh nghiệp phải đối phó với sự thay đổi mơi trường kinh doanh
bên ngồi doanh nghiệp.
Về mặt đào tạo các nhà quản trị trong tương lai, mơ hình này không tạo được
điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho các nhà quản trị mới có nhãn quan tổng hợp về
tồn bộ tổ chức.
2.4.4.3.

Mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

Theo mơ hình này thì chia doanh nghiệp thành các nhánh và mỗi nhánh sẽ đảm
nhận kinh doanh theo mỗi ngành hàng hay mặt hàng nhất định. Thực chất là tạo ra
các xí nghiệp con trong doanh nghiệp, các đơn vị xí nghiệp này sẽ hoạt động tương
đối độc lập. Mỗi đơn vị xí nghiệp con sẽ do một giám đốc quản lý.

Hình 2.3: Mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Tổng giám đốc

Giám
đốc sản
phẩm A

a.

Giám
đốc sản
phẩm B

Giám
đốc sản
phẩm C

Ưu điểm.

Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho
các nhà quản trị.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm
trong doanh nghiệp. Tạo ra được sự bao quát chung trong toàn bộ hoạt động kinh
doanh, kết hợp được các mục tiêu chung của doanh nghiệp với các mục tiêu của mỗi
bộ phận.
Mặt khác cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng
đổi mới và thích nghi với sự thay đổi của thị trường.
Cơ cấu tổ chức này tạo điều kiện cho giám đốc bộ phận có thể linh hoạt khi xử

lý các tình huống kinh doanh hoặc có thể phản ứng nhanh chóng khi gặp các khó
khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu kinh doanh do mình phụ trách.
b.

Nhược điểm.

Nhiều hoạt động hay cơng việc có thể bị trùng lặp trong các bộ phận khác nhau,
đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Và sự lãng phí
sẽ rất lớn nếu phải dùng đến các chuyên gia hay các phương tiện kỹ thuật cao.
Có thể gặp nhiều khó khăn trong cơng tác quản trị nhân sự như không cung cấp
một nền chung cho các cá nhân có đào tạo chuyên sâu và kinh nghiệm tốt để giải
quyết các vấn đề. Không phát huy hết được năng lực sở trường của nhân viên.
Cơ cấu tổ chức này có thể làm hạn chế khả năng cạnh tranh về chất lượng của
các sản phẩm dịch vụ khi so sánh với các đối thủ có cơ cấu theo chức năng. Nói cách
khác, cơ cấu tổ chức này có thể làm suy giảm vị thế về công nghệ và kỹ thuật – một
yếu tố quyết định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2.4.4.4.

Mơ hình cấu trúc tổ chức sản phẩm theo địa lý

Cấu trúc này chia doanh nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh đảm nhận thực
hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý, đứng đầu mỗi
nhánh là giám đốc khu vực.
Hình 2.4: Mơ hình cấu trúc tổ chức sản phẩm theo địa lý

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6

Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp
Tổng giám đốc

Giám
đốc khu
vực 1

a.

Giám
đốc khu
vực 2

Giám
đốc khu
vực 3

Ưu điểm.

Về cơ bản cũng giống như cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, cơ cấu tổ chức theo
khu vực địa lý cũng tương đối linh hoạt, dễ thống nhất các mục tiêu bộ phận với mục
tiêu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý cịn có
những ưu điểm riêng sau:
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải
điều hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để
đầu tư cho hoạt động chiến lược, và các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của
mình.
Giúp tiết kiệm chi phí đi lại cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên bán hàng.

Tận dụng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất
là trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro.
Giúp giảm thiểu các thách thức do mơi trường văn hóa – xã hơi đặt ra cho doanh
nghiệp.
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp cho doanh nghiệp gây được thiện cảm
với chính quyền địa phương
b.

Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, và sự
phân tán nguồn lực của doanh nghiệp tại các khu vực khác nhau. Dẫn đến việc khó
kiểm sốt các hoạt động của doanh nghiệp.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Mặt khác, cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý dẫn đến việc các công việc bị
trùng lặp ở các khu vực khác nhau gây hiện tượng lãng phí nguồn lực, đặc biệt là
nguồn nhân lực.
2.4.4.5.

Mơ hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức theo khách hàng là chia doanh nghiệp thành các
nhánh mà mỗi bộ phận (hay đơn vị) đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm
phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.

Hình 2.5: Mơ hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng
Tổng giám đốc

Giám đốc khách
hàng loại 1

a.

Giám đốc khách
hàng loại 2

Giám đốc khách
hàng loại 3

Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo kiểu khách hàng cho phép toàn bộ hoạt động
của doanh nghiệp hướng vào mục tiêu cuối cùng là khách hàng, tạo sự hiểu biết và
phục vụ khách hàng tốt hơn.
Nó địi hỏi các nhà quản trị phải hồn toàn chịu trách nhiệm đối với từng sản
phẩm và dịch vụ, giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị
b.

Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức này tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức năng và sử

dụng các nguồn lực. Ví dụ việc nghiên cứu thị trường do nhiều bộ phận cùng tiến
hành (đối với từng loại sản phẩm dịch vụ) sẽ gây lãng phí, tốn kém và làm giảm hiệu
quả.
Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, khó kiểm sốt và dễ xảy ra hiện tượng cạnh
tranh nội bộ về nguồn lực.
SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại
2.4.4.6.

Luận văn tốt nghiệp

Mơ hình cấu trúc tổ chức theo ma trận

Cấu trúc ma trận được tạo bởi sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức khác nhau, cơ
cấu theo chức năng và theo mặt hàng hoặc theo chức năng và theo cơ cấu khách hàng
hay theo khu vực lãnh thổ.

Hình 2.6: Mơ hình cấu trúc tổ chức theo ma trận
Tổng giám đốc

Giám đốc
kinh doanh

Giám đốc
nhân sự

Giám đốc tài
chính

Giám đốc
tiếp thị

Giám đốc
ngành hàng A

Giám đốc
ngành hàng B

a.

Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức ma trận cho phép doanh nghiệp đạt được đồng thời nhiều mục
đích.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ ràng, có sự phối hợp tốt giữa
các bộ phận.

Giúp rèn luyện các kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị.
b.

Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận tồn tại hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy
sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh.
Có sự chanh chấp quyền lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Sự phức tạp của cơ cấu tổ chức dẫn đến khó khăn trong việc kiểm sốt các hoạt
động của doanh nghiệp.

2.4.4.7. Mơ hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp.
- Đặc điểm:
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức đa dạn hỗn hợp là sự kết hợp logic của các
loại cấu trúc tổ chức đơn giản hơn để có thể khai thác hiệu quả nhất mọi nguồn lực
của doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu của thị trường trên cơ sở cân bằng những lợi
thế và bất lợi của những cơ cấu tổ chức đó.
Hình 2.7: Mơ hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

Chủ Tịch

PTC
kỹ thuật

PTC
sản xuất

PTC
Marketing
g

Tổng Giám Đốc
s
ả
n
phẩm nông nghiệp
Giám đốc
khu vực I

a.

Giám đốc
khu vực II

PTC
Tài chính

PCT
nhân sự

Tổng Giám Đốc

s
ả
n
phẩm tiêu dùng
Giám đốc
khu vực I

Giám đốc
khu vực II

Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức hỗn hợp giúp doanh nghiệp giải quyết được các tình huống phức
tạp.
Cho phép chun mơn hố một số cơ cấu tổ chức.
Giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
b.

Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức hỗn hợp khá phức tạp, khó kiểm soát các hoạt động diễn ra
trong doanh nghiệp.
Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau tạo ra sự
xung đột.
Tóm lại, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một trong những công cụ để nhà quản
trị hướng những hoạt động của doanh nghiệp mình đạt được mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Thực tế mỗi loại hình cơ cấu tổ chức đều có những ưu điểm và nhược
điểm nhất định, vì vậy nhà quản trị phải thực sự phân tích tính tốn để lựa chọn loại
hình cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh nghiệp.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

CHƯƠNG 3
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN THƯƠNG
MẠI CÔNG NGHỆ HOÀNG HOA
3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty Cổ
phần thương mại cơng nghệ Hồng Hoa.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6


Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn tốt nghiệp

3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Để có thể thu thập thơng tin một cách nhanh chóng, chính xác, và đầy đủ nhằm
phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng một số phương pháp thu thập dữ
liệu sau:
a.

Phương pháp điều tra trắc nghiệm (bảng hỏi).

Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động của cán bộ công nhân
viên trong cơng ty. Chính vì vậy, để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thơng tin
thu thập được,em đã xây dựng phiếu điều tra và phát phiếu cho hai đối tượng là nhà
quản trị và nhân viên trong công ty. Với tổng số phiếu là 14 phiếu, trong đó có 8
phiếu dành cho cán bộ nhân viên và 6 phiếu dành cho nhà quản trị. Với mục đích là
tìm hiểu sự đánh giá chung về cơ cấu tổ chức, sự hợp lý của cơ cấu trong công ty và
sự phối hợp giữa các phòng ban, mức độ hồn thành cơng việc trong các phịng ban
tại cơng ty.
b.

Phương pháp phỏng vấn.

Là phương pháp nghiên cứu mà theo đó những người nghiên cứu đặt ra các câu
hỏi cho đối tượng điều tra và thông qua sự trả lời của họ để nhận được những thơng
tin mình mong muốn.
Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn
dành các nhà quản trị trong công ty. Bởi nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình
cơ cấu tổ chức hiện tại của cơng ty cũng như phương hướng phát triển của công ty
trong thời gian tới. Phương pháp phỏng vấn giúp làm rõ hơn những vấn đề mà trong
phiếu điều tra trắc nghiệm chưa làm rõ được. Bằng những câu hỏi phỏng vấn em có
thể thu thập được những thơng tin chi tiết và chính xác hơn về thực trạng cơ cấu tổ
chức của công ty. Thông qua những quan điểm và ý kiến đánh giá của người được
phỏng vấn giúp em đưa ra các giải pháp chủ yếu để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của
công ty.
c.

Phương pháp quan sát trực tiếp.

Phương pháp quan sát trực tiếp giúp cho việc thu thập những thông tin cần thiết
cho việc nghiên cứu mà hai phương pháp: Điều tra trắc nghiệm, và phỏng vấn không
thu thập được hay việc thu thập bằng các phương pháp đó chưa đảm bảo tính chính
xác và hiệu quả, tốn nhiều thời gian hơn qua việc quan sát trực tiếp. Ví dụ như: Thái
độ làm việc, tinh thần làm việc, bầu khơng khí nơi làm việc….
d.

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.

SV:Đỗ Thị Thúy Hằng

Lớp 43A6