Tài liệu 101 Qui tắc khi làm xếp pptx

101 quy tắc khi làm sếp
Lãnh đạo nghĩa là thường xuyên liên hệ với mọi người trong tổ chức. Làm thế nào để lãnh
đạo tổ chức hiệu quả? Có kiến thức, tất nhiên rồi. Ngoài ra, còn có 101 quy tắc nền tảng mà
bạn cần nhớ.
Ngôn ngữ cơ thể
Dù muốn hay không, ngôn ngữ cơ thể bạn cũng "nói" rất nhiều, ngay cả khi bạn im lặng. Đây là
cách diễn tả thái độ phù hợp với một nhà lãnh đạo.
1. Đứng thẳng: Ngực ưỡn, vai co ra phía sau, giữ cho bạn đúng với chiều cao thực tế của bạn sẽ
khiến bạn có đủ luồng không khí tự tin.
2. Bỏ tay ra khỏi túi: Cho tay vào túi thường được xem là dấu hiệu của việc bạn giấu cái gì đó
trong túi.
3. Đứng thẳng, cánh tay vắt chéo sau lưng: Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh tư thế của bạn, và nó
để tay bạn ở một vị trí mở và tạo ra vẻ không đáng sợ.
4. Liên hệ bằng mắt: Luôn nhìn thẳng vào mắt của người mà bạn đang nói chuyện. Điều này
chứng tỏ bạn thích thú với việc nói chuyện với họ và cũng giúp bạn tự tin.
5. Ngồi thẳng: Thậm chí nếu bạn điều hành một cuộc họp và cảm thấy rất mệt và uể oải, thì việc
bạn ngồi thẳng ở ghế sẽ rất quan trọng. Ủ rũ và "bò" ra bàn sẽ làm cho bạn chẳng có sinh lực và
những người khác cũng bị lây sự uể oải đó.
6. Đối mặt với người mà bạn đang nói chuyện: Điều này thể hiện rằng bạn thích thú và chăm chú
vào cuộc trò chuyện.
7. Bắt tay chắc: Với nhiều người, bắt tay là sự phản ánh đối phương là người như thế nào. Bạn
không muốn bị xem là thiếu chắc chắn thì hãy thể hiện cái bắt tay chuyên nghiệp và tự tin.
8. Luôn luôn mỉm cười: Nụ cười có thể lây lan và sẽ làm cho những người khác cảm thấy thoải
mái khi có bạn ở bên.
9. Nhìn sáng sủa nhất: Bạn không nhất thiết phải trở nên hoàn hảo mỗi ngày, nhưng bạn nên ăn
mặc phù hợp và gọn gàng. Quần áo sẽ có ảnh hưởng lớn đến việc mọi người xem bạn như thế
nào.
10. Bước một cách tự tin: Luôn ngẩng cao đầu và sải bước dài.
Thời hạn
Không ai vui nếu nhóm của bạn phải "vắt chân lên cổ" vào những phút cuối để hoàn thành một dự
án. Những bước sau sẽ làm cho khoảng thời gian sát với thời hạn chót bớt căng thẳng:

11. Chỉ hứa những điều bạn có thể thực hiện: Đừng tạo ra hạn chót mà bạn biết bạn không thể
làm kịp. Chỉ hứa những điều bạn chắc chắn bạn có thể làm, bạn sẽ hoàn thành đúng lúc.
12. Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Khi bạn biết điều gì bạn cần phải hoàn thành, nó sẽ giúp bạn biết
bạn muốn làm nó như nào và khi nào. Vạch mục tiêu của bạn ra giấy và chắc chắn rằng mọi người
trong nhóm của bạn đều có một bản phôtô.
13. Tổ chức nhóm: Nhiều nhân viên của bạn sẽ có những điểm mạnh và việc đào tạo có thể làm
cho họ có được những thế mạnh khi thực hiện dự án. Chọn một nhóm và có những kỹ năng phù
hợp để tiến hành công việc.
14. Uỷ thác nhiệm vụ: Mở rộng công việc giữa nhân viên để không có bất kỳ ai phải cảm thấy gánh
nặng và để cho dự án làm việc một cách êm ả.
15. Tạo ra các mốc: Tạo ra các mốc cho bạn và cho nhóm sẽ giúp bạn theo dõi được sự tiến bộ và
cũng sẽ cho bạn cảm giác hoàn thành công việc khi bạn đạt được mỗi mốc.
16. Truyền thông cởi mở: Để mọi người nắm được tình hình của dự án là chìa khoá để đảm bảo
rằng nó sẽ hoàn thành đúng thời hạn.
17. Cố gắng làm đúng ngay từ lần đầu: Lên kế hoạch trước sẽ giúp bạn tránh việc làm ra một sản
phẩm không đạt tiêu chuẩn. Phải làm lại một số thứ cho khách hàng không chỉ làm mất tiền mà
còn mất cơ hội làm ăn trong tương lai nữa.
18. Sắp xếp trật tự: Sắp xếp trật tự sẽ giúp bạn khỏi việc lãng phí thời gian, để mất các tài liệu và
thông tin quan trọng.
19. Chắc chắn rằng các mong đợi rõ ràng: Chắc chắn rằng mỗi thành viên của nhóm biết trách
nhiệm cụ thể của họ là gì. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và làm cho công việc không bị quá tải.
20. Tạo ra một kế hoạch: Đặt các mục tiêu và các mốc vào một kế hoạch cho việc thực hiện bất kỳ
dự án nào bạn được giao. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn bạn sẽ duy trì tốt lịch trình và tất
cả nhân viên sẽ nắm rõ xem mọi việc đang được thực hiện như thế nào và khi nào sẽ hoàn thành
Một nơi làm việc vui vẻ là một nơi hiệu quả. Có những quy tắc rất đơn giản, nhưng nếu
không để ý, bạn có thể khiến cho nhân viên không hài lòng, mà tất nhiên, chẳng mấy khi họ
thể hiện điều đó ra ngoài cho bạn biết.
Hoà hợp với nhân viên
21. Đừng bắt nhân viên đến trong những ngày không có lịch làm việc hoặc gọi họ khi họ đang
trong kỳ nghỉ: Một cách để làm nhân viên phẫn nộ với bạn là xâm nhập vào thời gian riêng của họ -

những ngày nghỉ. Trừ khi bạn có điều gì đó chắc chắn phải làm, hãy để họ nghỉ ngơi.
22. Đừng thiên vị: Thể hiện sự thiên vị có thể làm phán đoán của bạn sai lệch và ảnh hưởng đến
khả năng lãnh đạo của bạn. Hãy đối xử với tất cả nhân viên của bạn một cách công bằng.
23. Đừng cướp công: Đừng hưởng lợi vì ý tưởng của nhân viên. Hành động này không chỉ làm
nhân viên bực tức mà còn biến bạn trở thành người không đáng tin cậy.
24. Đừng quản lý vi mô: Sẽ tốt nếu giữ liên hệ với những điều nhân viên đang làm, nhưng lúc nào
cũng kè kè sát sườn họ thì lại phản tác dụng.
25. Không bao giờ thảo luận về vấn đề của nhân viên với đồng nghiệp của họ. Kiểu "buôn dưa lê"
này kiểu gì cũng sẽ đến tai người đó và làm cho bạn chẳng chuyên nghiệp tí nào.
26. Đừng can thiệp vào công việc của nhân viên: Nếu nhân viên đang hoàn thành công việc, đừng
có nhấn mạnh vào cách làm như thế nào. Kể cả nó không được làm theo đúng cách bạn vẫn
thường làm, sẽ tốt hơn nếu để cho nhân viên sử dụng phán đoán riêng của họ.
27. Đừng bắt nhân viên làm thêm bất hợp lý: Bạn không muốn dành tất cả thời gian ở văn phòng,
thì nhân viên của bạn cũng vậy.
28. Giữ lời hứa: Bạn nên luôn luôn giữ lời hứa với nhân viên, đặc biệt là lời hứa về việc trả lương
và những lợi ích khác.
29. Đừng đòi hỏi nhân viên làm những việc lặt vặt của bạn. Tự làm những việc riêng của mình
hoặc thuê một người trợ lý.
30. Khen thưởng cho những công việc vất vả: Chắc chắn rằng nhân viên của bạn cảm thấy được
đánh giá cao vì công việc mà họ làm. Nhân viên sẽ sẵn sàng nỗ lực hơn nữa nếu họ biết họ được
chú ý và đánh giá cao.
31. Mang lại động cơ: Đôi khi nhân viên cần một sự củng cố về tinh thần. Mang lại cho họ sự
khuyến khích để họ sẵn sàng cho một dự án.
Quản lý bản thân
Trở thành một vị sếp giỏi không chỉ là những điều bạn khuyến khích những người khác làm, mà đó
là việc bạn quản lý cách làm việc của bản thân bạn.
32. Dễ tiếp cận: Đừng trốn biệt trong phòng cả ngày. Ra ngoài và trò chuyện với nhân viên của
bạn. Để cho họ biết là họ có thể mang cả khó khăn và mối quan tâm đến gặp bạn.
33. Hãy cởi mở với những lời phê bình có tính xây dựng: Đó có thể không phải lúc nào cũng là
những lời mà bạn muốn nghe, nhưng nghe những lời phê bình có tính xây dựng sẽ mang cho bạn

cơ hội học và phát triển từ những sai lầm.
34. Chịu trách nhiệm: Một phần của việc làm lãnh đạo là chịu trách nhiệm cho sai lầm cả tất cả
những việc mà bạn quản lý, không phải của riêng bạn.
35. Biết luôn có chỗ cho sự tiến bộ: Dù bạn nghĩ bạn giỏi như thế nào, công việc của bạn cũng
luôn luôn có thể làm tốt hơn. Luôn luôn sẵn sàng học hỏi.
36. Cải thiện kỹ năng của bạn: Học tập là một quá trình lâu dài. Bạn không bao giờ quá già để
tham dự một lớp học hoặc đề nghị một đồng nghiệp giúp bạn cải thiện kiến thức.
37. Giải thích mọi thứ một cách đơn giản: Đừng sử dụng những từ ngữ "đao to búa lớn" hoặc
những thuật ngữ kỹ thuật để thể hiện rằng bạn thông minh và để gây ấn tượng với những người
khác. Nhân viên của bạn sẽ hiểu và làm việc tốt nếu bạn giải thích một cách đơn giản và rõ ràng
những gì bạn cần.
38. Hướng dẫn hơn là ra lệnh: Bạn có thể là sếp, nhưng bạn không được hống hách. Bạn sẽ
thành công hơn nếu yêu cầu của bạn được chuyển tải một cách khéo léo hơn.
39. Để nhân viên nắm được kế hoạch công việc: Đừng làm cho công việc của bạn trở thành bí
mật, để cho nhân viên được biết điều gì đang diễn ra và họ được trông đợi sẽ đóng góp những gì.
40. Biết về công việc của cấp dưới của bạn: Tất nhiên, nếu bạn không muốn bị xem là có kiến
thức về công việc kém hơn cả nhân viên của mình.
41. Hãy linh hoạt: Sẽ tốt nếu chắc chắn về những gì bạn mong đợi, nhưng để nhân viên linh hoạt
trong cách họ thực hiện việc đó.
42. Nhận phản hồi thường xuyên: Nhân viên và các cấp trên của bạn có thể đưa cho bạn những
phản hồi quý giá về cách để cải thiện cách làm việc. Sử dụng điều này làm lợi thế.
43. Biết hạn chế của mình: Bạn không thể biết mọi việc, mọi lúc, mọi nơi. Biết các hạn chế của
mình về thời gian, khả năng và nói không với những việc bạn không thể làm được
Là sếp, chắc chắn bạn luôn bận rộn với một lịch trình kín mít. Nhưng bạn có thể tận dụng
tối đa thời gian của mình và có nhiều thời gian cho nhân viên hơn bằng nhiều thói quen rất
đơn giản
Nâng cao hiệu quả
44. Tận dụng hiệu quả của các cuộc họp: Tổ chức và chuẩn bị cho các cuộc họp để tăng hiệu quả
và tiết kiệm thời gian.
45. Tập trung năng lượng vào những việc quan trọng: Đừng để những việc lặt vặt chiếm mất thời

gian của những việc quan trọng.
46. Xác định những "kẻ đánh cắp thời gian": Mỗi người đều có những việc lặt vặt khiến họ mất tập
trung chú ý. Chỉ ra chúng là những gì và loại bỏ chúng ngay.
47. Đúng giờ: Luôn luôn đúng giờ là một thói qien rất quan trọng. Đừng bao giờ để mọi người đợi
bạn trong các cuộc hẹn hoặc các cuộc họp.
48. Trả lời thư từ trong một khoảng thời gian hợp lý: Tất nhiên, điều này không phải quá cứng
nhắc, nhưng bạn nên trả lời thư từ trong vòng vài giờ khi bạn có thể.
49. Chỉ làm những việc cần thiết: Hãy làm những việc chính trước tiên, rồi nếu có thời gian thì làm
các việc phụ.
50. Lên lịch trình và thói quen: Đây có thể không phải là việc làm thú vị, nhưng lên lịch trình và thói
quen hàng ngày sẽ khiến bạn cải thiện được hiệu quả.
51. Tổ chức và quản lý lịch trình của bạn: Sử dụng các công cụ bạn có để vạch ra các ưu tiên
trong ngày và theo dõi những việc bạn cần làm.
52. Lên kế hoạch nhiều hơn bạn nghĩ mình có thể làm: Điều này nghe thì có vẻ làm cho mọi thứ
trở nên căng thẳng, nhưng thực tế nó lại là một động cơ lớn. Nếu bạn cố gắng để làm mọi việc,
bạn sẽ thích thú với cảm giác hoàn thành được việc gì đó.
53. Thỉnh thoảng đi làm sớm: Đôi khi một nửa tiếng không bị quấy rầy trong căn phòng trống có
thể giúp bạn làm một số việc quan trọng hoặc để bạn lên kế hoạch cho một ngày, trước khi có bất
kỳ sự quấy rầy nào.
54. Biết rằng đôi lúc áp lực cũng có mặt tốt: Quá nhiều áp lực thì không tốt, nhưng một chút áp lực
có thể trở thành động cơ để bạn cố gắng, để bạn làm được nhiều hơn.
55. Làm nhiệm vụ bạn ít thích thú nhất trước: Làm công việc buồn tẻ nhất trước, sau đó mọi thứ
sẽ nhẹ nhàng hơn.
Quản lý tài chính và nguồn lực
56. Thiết lập ngân sách cụ thể: Lạc quan là tốt, nhưng đừng lên kế hoạch cho việc chi nhiều hơn
bạn có thể. Hãy chắc rằng bạn cũng lên kế hoạch cho những việc khẩn cấp.
57. Tiết kiệm chi phí: Đừng chỉ tiết kiệm hiện tại. Hãy chắc rằng bạn sẽ tiết kiệm trong quá trình
điều hành lâu dài. Làm các sản phẩm chất lượng không tốt, viện cớ tiết kiệm chi phí, thì bạn sẽ
mất chi phí cho việc sửa chữa và thay thế.
58. Chi tiêu khi cần thiết: Đừng mất tiền nếu không cần thiết. Những gì bạn hạn chế được sẽ đóng

góp vào lợi nhuận của bạn.
59. Tìm các nguồn lực thay thế tài chính: Đôi khi, thậm chí các tổ chức thành công nhất cũng vẫn
cần đến sự giúp đỡ. Các công ty cho vay hoặc các nhà đầu tư có thể giúp bạn.
60. Trung thực với hợp đồng: Điều này bạn không chỉ giành được sự tôn trọng từ khách hàng, mà
bạn cũng không bị phiền hà bởi những việc liên quan đến luật pháp mà có thể sẽ ảnh hưởng
nghiêm trọng đến tài chính.
61. Chắc chắn rằng nhân viên của bạn được bù đắp xứng đáng: Nhân viên đáng được khen
thưởng vì những việc làm khó. Hãy chắc chắn rằng bạn bù đắt xứng đáng cho nhân viên vì công
sức họ bỏ ra và họ sẽ hiệu quả và vui vẻ hơn khi đi làm.
62. Học cách làm nhiều hơn với ít thời gian hơn. Chất lượng sẽ quan trọng hơn số lượng.
63. Phân bổ trang thiết bị một cách khôn ngoan: Hãy chắc rằng nhân viên của bạn có các công cụ
mà họ cần thiết nhất.
64. Đầu tư vào công nghệ: Điều này không có nghĩa là cứ có công nghệ mới thì bạn phải mua về,
mà mua những thứ cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.
65. Cập nhật khi cần thiết: Sử dụng các thiết bị và các chương trình lỗi thời sẽ làm bạn bị tụt hậu.
Cập nhật khi cần sẽ làm bạn không bị chậm chân hơn so với đối thủ cạnh tranh.
66. Đừng lãng phí: Mọi thứ nhỏ nhất, từ giấy, bút, mực...bạn đều phải bỏ tiền ra. Sử dụng chúng
một cách hợp lý, không lãng phí
Từ những việc nhỏ như giao tiếp với khách hàng, đến cách ứng xử trước thay đổi của sếp,
tất cả đều nằm trong "tầm ngắm" của nhân viên. Họ sẽ học theo cách ứng xử và hành vi
của sếp. Do đó, để trở thành một hình mẫu cho cấp dưới, các sếp cần để ý một số điểm
tưởng chừng đơn giản
Truyền đạt với khách hàng