Tài liệu Tiểu luận Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn doc

Tiểu luận
Tổ chức hạch toán vật
tư ở công ty xây dựng
và phát triển nông thôn
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
1
Mục lục
Trang
Lời mở đầu 1
Phần 1: Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở công
ty xây dựng và phát triển nông thôn
3
1.1Quá trình hình thành và phát triển 3
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5
Phần 2: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng
và phát triển nông thôn
7
2.1 Bộ máy kế toán tại công ty 7
2.2 Hình thức kế toán công ty đang áp dụng 10
Phần 3: Tổ chức kế toán vật tư ở công ty xây dựng
và phát triển nông thôn
13
3.1 Đặc điểm vật tư của công ty 13
3.2 Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý 14
3.3 Đánh giá vật liệu 16
3.3.1 Với vật liệu nhập mua 16
3.3.2 Với vật liệu xuất kho 16
3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật tư 17
3.4.1 Tổ chức nhập vật tư 17
3.4.2 Tổ chức xuất kho vật tư 20
3.5 Kế toán chi tiết vật liệu 21

3.6 Kế toán tổng hợp vật liệu 23
3.7 Nhận xét chumg về công tác kế toán vật liệu ở công ty 31
Kết luận 35
Tài liệu tham khảo 36
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
2
Lời mở đầu
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta công nghiệp là ngành
sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh nghiệp Nhà nước
hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây dựng và phát triển nông thôn có
chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng... tạo cơ sở
vật chất cho nền kinh tế.
Do đặc trưng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của sản xuất
kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng như gạch, cát, xi măng, sắt thép,...và đầu ra là các
công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính giá thành công trình được coi là
những công tác kế toán quan trọng nhất của công ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều
trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn
trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong
việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công trình và kết
quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến công tác tổ
chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có
thể tính toán chính xác được giá vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác
định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những
chiến lược điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm công ty
đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp phần quyết định đến sự phát triển
của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của công tác kế
toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát
triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần hành kế toán này.

Bài viết này gồm có 3 phần như sau:
Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây
dựng và phát triển nông thôn.
Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn.
Phần III: Tổ chức kế toán vật tư tại công ty.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
3
Phần 1:
Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát
triển nông thôn
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước thành
viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát
triển nông thôn, được thành lập theo quyết định số 188-NN-TCCB/QĐ ngày 24/3/1993 của
Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm ( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
thôn). Tiền thân của công ty là xí nghiệp khảo sát thiết kế ( theo quy chế thành lập và giải
thể DNNN ban hành kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ
Trưởng) khi đó vốn pháp định của công ty chỉ có 1.320.300.000( một tỷ ba trăm hai mươi
triệu ba trăm ngàn đồng chẵn).
Công ty có trụ sở chính tại 61B đường Trường Chinh- Đống Đa –Hà nội.
Điện thoại: 8696428-8694490.
Fax: 4.84.8.695945.
Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đường Hồng Bàng phường Lê
Mao- thành phố Vinh .
Điện thoại: 038.849437.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các công trình
nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện lực (đường dây hạ
thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai
hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật tư, vật liệu xây

dựng, lập các dự án đầu tư cho các nông trường, các trang trại ở nông thôn và miền núi.
Đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như nghĩa vụ
đối với Ngân sách Nhà nước.
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã được:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-BXD-QLXD
ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/CGP ngày
2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số 40/GP-NN
ngày 21/06/1996.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
4
Từ những thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh công ty đã đượcBộ NN
và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây kết quả mà công ty đạt
được trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp
cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là: 3.480.897.460.
Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.
+ Vốn NS cấp: 631.224.547.
+ Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.
- Vốn lưu động: 1.255.917.033.
+ Vốn NS cấp: 1.057.183.509.
+ Vốn tự bổ sung: 198.733.524.
- Các loại vốn khác: 284.628.755.

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừa nhưng địa
bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn quốc nên công ty tổ chức lực
lượng thành 25 đội xây dựng. Sau khi trúng thầu công ty sẽ giao cho một trong số 25 đội
xây dựng để thi công các đội tự lo nguyên vật liệu, tiến hành thi công và quản lý thi công.
Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđược tổ chức theo sơ
đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
5
Ban giám đốc
Đội XD số 25KT đội XD 25
Đội XD số 1KT đội XD 1
Phòng KHKTPhòng TCHC
Phòng t i và ụ Đội xây
dựng
Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là người đại diện
cho Nhà nước vừa là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Thay mặt cho
công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc ) chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống
cho cán bộ công nhân viên công ty,... Đồng thời Giám đốc là người có quyền điều hành cao
nhất trong công ty.
Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tập hợp số
liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin kinh tế
về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp để phục vụ
cho yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh tế của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng
phân phối, giám sát các nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp
đầy đủ các chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nước đôí
với hoạt động kế toán của công ty.
Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức quản lý nhân

lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ phân phát những tài liệu cho
các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất.
Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự thầu, lập hạn mức và
tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi được Giám đốc giao phó, theo dõi
giám sát tình hình thi công các công trình trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám
đốc trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn
phòng đại diện gọi là trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng được lập ra nhằm thực hiện chức
năng tư vấn về đầu tư xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp
đỡ công ty có phương án đầu tư xây dựng.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
6
Phần thứ 2:
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống
nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trưng
tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng như trình độ quản lý của công ty
đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, được phân công lao động một cách khoa học. Trên
thực tế thì bộ phận kế toán tại công ty bao gồm 5 người được phân chia như sau:
+ Một kế toán trưởng.
+ Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp.
+ Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ.
+ Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm.
+ Một thủ quỹ.
Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.
Kế toán tại các đội xây dựng được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ

công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nước quy định.
Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân
tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt
kết quả cao.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
7
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng
công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ
cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng và
giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lương đồng
thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác... thì bộ phận này tiến
hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công
trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó được kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của
sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác
định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các
TK sau:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 627- Chi phí sản xuất chung.
TK 152 – Nguyên vật liệu.
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 511 – Doanh thu bán hàng.
TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản tiền chuyển
khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng thời kế toán ngân hàng còn
kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho
từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng và khấu hao TSCĐ.

Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 – TGNH.
TK 211 – TSCĐ.
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
8
KT NH v TSCà Đ
KT đội XD số 1
KTTTTM,TL,BHKT VL v THà
Thủ quỹ
KT đội XD số 25
TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển.
TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.
.....................
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội (KTTM,TL và BH):
Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ
gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập – xuất quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối
chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán
tiền lương và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo
chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế toán tiến
hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương, BHXH theo dõi các TK sau:
TK 334 – Phải trả CNV.
TK 111 – Tiền mặt.
TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi
kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành
đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi
sang kế toán thanh toán tiền mặt.

Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của kế toán
đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát sinh và định kỳ
chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.
2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài khoản kế
toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết
định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn
tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó thì các
phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ được phân loại và hạch toán vào các sổ chi
tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362,... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký
chứng từ – ghi sổ ...
Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Hệ thống
báo cáo mà công ty sử dụng gồm:
+Báo cáo kết quả kinh doanh.
+Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng giải trình thuyết minh.
+Bảng lưu chuyển tiền tệ.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
9
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết
và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau:
+ Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,...
Sổ tổng hợp được ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê
chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.

Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình được thực
hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh
đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình
thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân
viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ,
từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán.
Quy trình hạch toán như sau:
Sơ đồ hạch toán kế toán
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
10
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.
Công ty sử dụng hình thức kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, xuất
kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Từ năm 1999 trở về trước công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng
phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nhưng tất cả thuế GTGT đầu vào đều được
hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhưng từ năm 2000 cho đến nay do nhận thấy việc hạch
toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi vì trong doanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có
thể dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ nhưng cũng có thể sử dụng cho mục đích khác như ủng hộ xây nhà
tình nghĩa, xây nhà phục vụ cho nhu cầu phúc lợi ,... Nên việc sử dụng TK3331 là chưa hợp
lý. Vì vậy bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử dụng TK1331 để hạch toán thuế
GTGT đầu vào của nguyên vật liệu, hàng hoá và vẫn dùng phương pháp khấu trừ thuế.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
11
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) chi tiếtSổ quỹ Bảng kê các CT gốc
CT - GS
Sổ ĐK CT - GS

Sổ cái
Bảng CĐSPS
Báo cáo
Bảng tổng hợp CT
Phần 3:
tổ chức kế toán vật tư ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
3.1.Đặc điểm vật tư cuả công ty.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực
xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để thực hiện xâylắp những công
trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu với những chủng loại khác
nhau, quy cách phong phú đa dạng. Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành
công nghiệp như xi măng, sắt, thép,... có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp như tre,
nứa, gỗ làm xà gồ, cốt pha,... có những sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá,sỏi,...
những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từng
công trình. Cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, sắt, thép,... có loại chỉ
cần một khối lượng nhỏ như vôi, ve,đinh,...
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
12