Tài liệu Giữ hoà khí bằng câu hỏi thông minh ppt

Giữ hoà khí bằng câu hỏi thông minh


Người quản lý gặp phải sự phản đối hàng ngày. Và cách họ giải quyết vấn đề
thường không thực sự hiệu quả.
Sự phản ứng có thể đến từ một vị sếp khi ông ta không chấp thuận một dự án, một
người quản lý ngang hàng từ chối cung cấp nguồn lực, một khách hàng thẳng
thừng từ chối lời đề nghị - và bất cứ ai ngăn cản bạn đạt được mục tiêu.
Những nhà quản lý thông thường luôn giữ phản ứng mặc định khi ai đó nói
"không" là vẫn tiếp tục nhắc lại ý tưởng đó. Nhà quản lý đưa ra thêm nhiều bằng
chứng để hỗ trợ cho ý tưởng và chỉ ra số tiền phải chi trả. Và họ vẫn tiếp tục nói
"không".
Dưới đây là một phương pháp tốt hơn.
Hỏi một loại những câu hỏi dễ trả lời sẽ giúp người phản đối suy nghĩ lại về quyết
định của mình và mở ra khả năng chấp thuận. Ý tưởng này được đề xuất lần đầu
tiên bởi Socrates ở Athen cổ đại cách đây 2400 năm. Phương pháp của Socratic đã
giúp cho các phe phái đối lập có được sự đồng thuận, và trong một thế giới ngày
càng có nhiều sự đối đầu như ngày nay, nó càng trở nên hữu dụng.
Đặt ra câu hỏi "Vì sao bạn lại nói thế" sẽ giúp bạn tìm ra nguyên nhân vì sao mọi
người lại tỏ ra bất hợp tác. Nguyên nhân có thể khiến bạn ngạc nhiên.

Thử lấy ví dụ rằng các nhân viên kế toán cho rằng ngân sách cho dự án của bạn
quá cao. Hãy bỏ qua việc đưa ra một bảng các lý do chứng minh rằng lợi nhuận sẽ
cao hơn chi phí đầu tư. Tồi tệ hơn, đừng nghĩ tới việc đưa ra cách để hạ bớt chi phí
xuống. Nếu thay vào đó, bạn hỏi kế toán rằng tại sao anh ta lại cho rằng ngân sách
quá lớn, bạn có thể nhận ra rằng ngân sách quá lớn trong quý này nhưng nó có thể
được xem xét trong quý tiếp theo.
Hoặc hãy thử lấy ví dụ về một vị sếp thiếu kiên nhẫn nói rằng cuộc họp của bạn
chẳng đưa tới bất cứ điều gì. Hãy thử hỏi cô ta ý nghĩa của câu nói đó, thay vì nói
với cô ta về những gì cuộc họp này đã đạt được. Có thể cô ta muốn cuộc họp này
giải quyết một vấn đề - đang được quan tâm nhất trong tâm trí của cô ta - mà đã

không được nhắc đến trong cuộc họp.
Bạn có thể tự hại mình nếu bạn đưa ra một phản ứng quá đơn thuần cho một vấn
đề mà bạn vẫn chưa thực sự hiểu rõ ý nghĩ của người khác. Một khách hàng tiềm
năng hỏi một nhân viên bán hàng liệu công ty của họ có cung cấp các sản phẩm
theo yêu cầu. người bán hàng bắt đầu miêu tả chi tiết về các tùy chọn cho khách
hàng mà công ty họ cung cấp. Và khách hàng chỉ có thể ngồi nghe, mặc dù ông ta
đang tìm kiếm cách để có một sản phẩm với chi phí thấp hơn bình thường. Các
nhân viên bán hàng của công ty có thể dễ dàng đưa ra các giải pháp, nhưng bài
diễn thuyết quá dài dòng đã đi chệch hướng và không bao giờ được ghi nhớ.
Socrates quan tâm đến việc sử dụng những câu hỏi thay vì nhanh chóng đưa ra các
câu nói ngắn gọn: "Tự nhiên cho chúng ta đôi tai, đôi mắt, nhưng chỉ một cái lưỡi
- như vậy chúng ta có thể nhìn và nghe nhiều hơn là nói", ông nói. Đó cũng là lý
do vì sao chúng tôi khuyên các nhà quản lý để cho những người khác được nói
trong phần lớn thời gian khi một cuộc thảo luận lâm vào bế tắc.
Hãy cụ thể hơn: Bạn nên hỏi những câu hỏi nào?
Bạn sẽ cần những loại câu hỏi khác nhau trong các giai đoạn khác nhau của cuộc
thảo luận. Dưới đây là danh sách 6 loại câu hỏi của Socrates, được biên soạn bởi
Richard Paul thuộc trung tâm nghiên cứu phê bình:
•
Các câu hỏi giúp làm rõ ý nghĩ của người phản đối
•
Các câu hỏi thăm dò các nghi vấn
•
Các câu hỏi để nhìn vào cơ sở, nguyên nhân và bằng chứng mà người phản
đối sử dụng.
•
Câu hỏi thăm dò ý nghĩa và hậu quả
•
Câu hỏi tìm ra nguyên nhân sâu xa của người phản đối
Tuy nhiên, đưa ra câu hỏi hợp lý mới là bước khởi đầu của quá trình. Bạn cũng

cần lắng nghe thật chăm chú để đưa ra các câu trả lời. Theo Socrates, bạn phải
lắng nghe bằng đôi mắt cũng như đôi tai bởi mọi người có thể nói rất nhiều thông
qua ngôn ngữ cơ thể. Tư thế và chuyển động của họ là những tín hiệu đáng quan
tâm, cởi mở hoặc đang gặp rắc rối - hoặc khuyết điểm của họ. Nếu có sự ngắt
quãng giữa những điều bạn đang nghe thấy và nhìn thấy, những cử chỉ của ngôn
ngữ cơ thể có thể chứa đựng nhiều ý nghĩa hơn những điều đang được nói ra.
Hãy để ngôn ngữ cơ thể của bạn cho thấy bạn đang hoàn toàn lắng nghe. Sẽ không
đủ nếu chỉ đưa ra câu hỏi; bạn cần lắng nghe câu trả lời. Nghiêng về phía trước,
nhìn chăm chú vào người nói, gật đầu đồng tình khi thích hợp. Diễn giải những gì
bạn đang nghe, để cho họ thấy bạn đang lắng nghe - và để chắc rằng bạn đang
nghe đúng.
Cuối cùng, giống như mọi cuộc đối thoại, bạn phải lôi cuốn cả trí óc và tâm trạng
của người phản đối. Nó không chỉ là sự đúng đắn trong lý lẽ của bạn mà còn quyết
định kết quả của cuộc đối thoại. Trừ khi bạn có khả năng đọc được cảm xúc, bạn
sẽ không thể chắc chắn rằng mình có đạt được những thỏa thuận hay không.
- Bài viết của Kevin Daley trên Harvard Business Publishing. Tác giả là người
sáng lập Communispond Inc, nơi đã đào tạo khoảng 600.000 nhà quản lý để họ có
thể giao tiếp hiệu quả hơn. Người điều hành hiện tại của công ty, Daley là tác giả
của cuốn sách Talk Your Way to the Top và Socratic Selling, cả hai đều được xuất
bản bởi McGraw-Hil.