Tài liệu Công tác văn thư và công tác lưu trữ ppt

Bài 2
Công tác văn thư - Công tác lưu trữ

I. Công tác văn thư
1. Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
2. Vị trí, tác dụng
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng
đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi
dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ
phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan
đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt
động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà
máy.
b. Tác dụng
Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của các cơ quan
Đảng, Nhà nước, đoàn thể.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các
cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ
giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu
quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác văn thư làm không tốt sẽ

dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém
hiệu quả. Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên
quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, công tác văn thư tốt hay xấu không chỉ
ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có những việc ảnh hưởng chung đến toàn
ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà hoạt động của nó ảnh hưởng trong
phạm vi cả nước.
Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, những việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hoá đầy
đủ, còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản.
Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất
lượng văn bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của của
Nhà nước.
1
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà
nước
Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả những chủ
trương "tuyệt mật" đều được phản ánh qua công văn giấy tờ. Việc giữ gìn bí
mật các chủ trương, đường lối là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt công tác
văn thư: quản lý chặt chẽ, gửi đúng đối tượng, không để thất lạc, mất mát công
văn giấy tờ là nhằm tăng cường giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Tài liệu ở văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu
trữ. Nếu công tác văn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tài liệu
hoá, bảo đảm đầy đủ thể thức, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ
sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng qui định thì lưu trữ sẽ có đủ tài liệu, có điều
kiện để tiến hành các khâu nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho
công tác nghiên cứu hàng ngày cũng như lâu dài về sau.
3. Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc
Nội dung công việc Người thực hiện
- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội

nghị
chuyên viên, cán bộ
- Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng
- Đánh máy, in nhân viên đánh máy
- Trình ký văn thư
- Ký thủ trưởng
- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng
con dấu đúng quy định
văn thư
- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư
- Nhận, vào sổ công văn đến văn thư
- Phân phối công văn đến thủ trưởng
- Chuyển giao công văn đến văn thư
- Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng
+ Theo dõi thời gian giải quyết văn thư
- Lập hồ sơ tất cả những người liên
quan đến công văn giấy tờ
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ
sơ
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ
trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư ... Vì vậy để làm tốt công tác văn
thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt phần việc của
mình.
2
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như:
tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết

công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi;
cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan
không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách).
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải
quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có
nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào
lưu trữ cơ quan đúng qui định .
II. Công tác lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ
a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử
của toàn xã hội.
b. Đặc điểm:
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm :
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản,
nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của
Đảng, Nhà nước.
c. Loại hình: Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật làm ra tài liệu có
thể chia tài liệu thành ba loại hình cơ bản.
- Tài liệu hành chính
Tài liệu hành chính gồm: các loại văn bản nội dung phản ánh những hoạt
động của Đảng, nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính trị, văn
hoá, quân sự. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tuỳ thuộc vào từng giai
đoạn lịch sử của mỗi quốc gia. Ở Việt Nam dưới các triều đại phong kiến tài
liệu hành chính chủ yếu là các loại: sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ... Hiện nay, tài liệu
hành chính của Nhà nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định... tài liệu

hành chính của Đảng cộng sản Việt nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị,
Thông tri...
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên
cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, về thiết kế và chế
tạo các sản phẩm công nghiệp... Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như:
bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, biểu đồ...
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình
3
Là các loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao
động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu này
có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh. Tài liệu bao
gồm âm bản các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm, ghi hình...
d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính trị,
kinh tế, văn hoá, khoa học... của loài người.
* ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ
thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai
cấp mình. Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã
tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục vụ
cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng,
bảo vệ đất nước...
* ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài
liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành,
từng nhà máy, xí nghiệp... Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ
mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.
* ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết
các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và
tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Bất kỳ
tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã hội

của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan
trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc
nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói riêng.
* ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của
dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Nó có vai trò quan
trọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoa văn
hoá mà cha ông ta đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mới của
dân tộc.
2. Công tác lưu trữ
a. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ
chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã
hội.
b. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.
- Phân loại (chỉnh lý) tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu.
- Thống kê, bảo quản tài liệu.
- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
c. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
4
Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống
nhất, thể hiện:
* Quản lý tài liệu
- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào
bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị
và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng.
- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong
mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương
và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước.

* Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau:
- Ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng.
- Ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước.
Mục đích: bảo đảm sự thống nhất về nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng
triệt để và có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đảng và Nhà nước.
III. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ
a. Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà
nước, của ngành, của cơ quan... Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài
liệu, đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ,
thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao
tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành
nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ tài liệu.
b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất
lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu
trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận
riêng.
2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp
vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu
văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để
bổ sung cho kho lưu trữ.
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể
loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai
thác.
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được
tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất

công khôi phục và lập lại hồ sơ.
5