(Sáng kiến kinh nghiệm) một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản lý website của trung tâm GDTX tỉnh vĩnh phúc

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH PHÚC
TRUNG TÂM GDTX TỈ NH

BÁO CÁO KẾT QUẢ
NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN

Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai
thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
Tác giả sáng kiến: THIỀU THỊ HẠNH
Mã sáng kiến: 40.68.02

Vinh
̃ Yên, tháng 2 năm 2019

1


BÁO CÁO KẾT QUẢ
NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN
1. Lời giới thiệu

Hiện nay với sự phát triển của internet, thương mại điện tử đặc biệt là
mạng xã hội như Facebook, Twiter, Google plus thì website là một điều
khơng thể thiếu đối với mỗi đơn vị. Không thể phủ nhận rằng trong thời đại
hiện nay chúng ta đang sống trong 2 thế giới: thế giới thực và internet. Nếu bộ
mặt của đơn vị ngoài thế giới thực là trụ sở, văn phịng, vị trí địa lý, bộ
brochure, danh thiếp,… thì bộ mặt của đơn vị trên internet là website. Tất cả
những gì người khác biết về đơn vị trên internet sẽ tập trung vào website của
đơn vị đó. Màu sắc, phong cách, tính năng, nội dung trên website sẽ phản ánh
được hình ảnh của đơn vị đến với mọi người. Chính vì vậy có thể nói website
là bộ mặt của đơn vị trên internet.

Việt Nam đang có trên 77 triệu thuê bao internet (chiếm 2/3 dân số).
Khi có bất cứ nhu cầu gì, họ sẽ dùng Google tìm kiếm, chat hỏi bạn bè,
dùng Facebook để tham khảo thơng tin,… website chính là một trong
những con đường ngắn nhất, liên tục nhất để cung cấp thông tin của đơn
vị tới mọi người.
Nhận thức được điều trên đơn vị đã sớm đưa vào sử dụng và khai thác
website nhằm phục vụ công tác tuyển sinh, công tác chuyên môn và các hoạt
động khác. Quá trình khai thác và sử dụng website tại đơn vị đã thu được
những kết quả đáng kể, tuy vậy việc khai thác và sử dụng website còn chưa
đạt được kỳ vọng cũng như hiệu quả to lớn mà một website có thể mang lại.
Từ những vấn đề nêu trên, với kinh nghiệm thực tế giảng dạy và quản
lý của bản thân kết hợp với những kiến thức về lý luận và khoa học được

2


trang bị tôi áp dụng “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai
thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc”
2. Tên sáng kiến:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản lý
website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
3. Tác giả sáng kiến:
- Họ và tên: Thiều Thị Hạnh
- Địa chỉ tác giả sáng kiến: Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
- Số điện thoại: 0984939345; Email:
4. Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến:
Tác giả sáng kiến đồng thời là chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Thiều Thị Hạnh
5. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến:
Quản lý và nâng cao chất lượng khai thác và quản lý website của Trung tâm

GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
6. Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử:
Bắt đầu từ năm học 2017-2018
7. Mô tả bản chất của sáng kiến:
7.1. Về nội dung của sáng kiến:

7.1.1. Cơ sở lý luận
Trước những yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra đối với toàn ngành trong việc
thực hiện Nghị quyết của Trung ương Đảng (Khóa XI) về đổi mới căn bản,
tồn diện giáo dục và đào tạo, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và
truyền thơng được xem là một trong những chìa khóa then chốt để ngành giáo
dục hiện thực hóa nhiệm vụ đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo.
Điều này đã được Bộ GD&ĐT cụ thể hóa trong Kế hoạch hành động của
ngành, đó là tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý và hỗ trợ hoạt động
dạy, học và nghiên cứu khoa học, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và
3


đào tạo; xây dựng hệ thống học liệu mở, thư viện điện tử, mua quyền khai
thác dữ liệu khoa học và công nghệ quốc tế phục vụ giảng dạy và nghiên cứu
khoa học; triển khai hệ thống thông tin quản lý giáo dục trên phạm vi toàn
quốc; xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo phục vụ công
tác quản lý các cấp...
Trong xu thế phát triển của khoa học cơng nghệ nói chung, CNTT và
truyền thơng nói riêng, website có vị trí đặc biệt quan trọng. Thông qua tên
miền (địa chỉ truy cập của website) trên hệ thống mạng máy tính tồn cầu mà
mỗi tổ chức, cá nhân có thể tìm hiểu, tiếp cận thông tin của đơn vị chủ quản
website một cách nhanh nhất, chính xác nhất. Website cũng có nghĩa là
thương hiệu, là sự khẳng định vị thế, sự tồn tại, phát triển của đơn vị đó trong
mơi trường “thế giới phẳng” - nơi mà thông tin được chia sẻ, tiếp cận một

cách đơn giản nhất và cơng khai nhất. Điều đó cũng chính là lý do khiến số
lượng website trên tồn thế giới tăng lên một cách đáng kinh ngạc so với thời
gian xuất hiện khái niệm World Wide Web (12/3/1989), cụ thể năm 1991 bắt
đầu chính thức có 1 website, đến năm 2000 có khoảng 17.087.182 trang thì
đến nay thế giới có trên 1 tỷ website và con số đó được thay đổi theo từng
phút, giây (nguồn số liệu từ website của tổ chức Internet Live Stats) và đây
cũng chính là lời giải đáp có trọng lượng cho câu hỏi “Website để làm gì?”
khi cứ bình quân 10 người trên hành tinh này thì có 01 website.
Website trường học là một trong số gần 1 tỷ website đang tồn tại trên
thế giới, duy trì và hoạt động theo quy định của pháp luật. Nhưng việc duy trì
website của đơn vị như thế nào, đó chính là địi hỏi, u cầu không chỉ đối với
lãnh đạo đơn vị về công tác quản lý, vận hành website hay của đội ngũ kỹ
thuật và ban quản trị mà là của toàn thể cán bộ giáo viên trong đơn vị để đảm

4


bảo khai thác và sử dụng hiệu quả và xứng đáng là đại diện duy nhất cho đơn
vị trong thế giới phẳng mạng toàn cầu Internet.
7.1.2. Cơ cở thực tiễn
Trên cơ sở nghiên cứu văn bản tài liệu, tìm hiểu nhiều mơ hình website,
nhiều website hoạt động tốt tơi nhận thấy các website muốn hoạt động hiệu
quả thì ban quản trị phải nắm vững các vấn đề sau:
Thứ nhất: Cần hiểu đúng về khái niệm, chức năng của website. Theo
Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ,
trang thơng tin điện tử (website) nói chung là hệ thống thông tin dùng để thiết
lập một hoặc nhiều trang thơng tin được trình bày dưới dạng ký hiệu, số, chữ
viết, hình ảnh, âm thanh và các dạng thơng tin khác phục vụ cho việc cung
cấp và sử dụng thông tin trên Internet. Website của đơn vị được phân loại là
trang thông tin điện tử nội bộ, cung cấp thông tin về chức năng, quyền hạn,

nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, dịch vụ, sản phẩm, ngành nghề và thông tin khác
phục vụ cho hoạt động của chính đơn vị mình và khơng cung cấp thơng tin
tổng hợp (Thơng tin tổng hợp là thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn
thơng tin, nhiều loại hình thơng tin về một hoặc nhiều lĩnh vực chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội). Và các nội dung này cũng đã được Bộ GD&ĐT cụ thể
hóa trong quy định của ngành tại Thơng tư số 53/2012/TT-BGDĐT ngày
20/12/2012 về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện
tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục
mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.
Thứ hai: Cần phân loại, hệ thống đầy đủ các nội dung website cần
phải có căn cứ các văn bản, quy định hiện hành về quản lý, cung cấp, sử
dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng; từ khái niệm, chức năng của

5


website tại cơ sở giáo dục, một website theo đó cần phải có các nhóm nội
dung chính như sau:
Thơng tin giới thiệu nhằm giới thiệu về đơn vị gồm các thông tin về
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; quá trình hình thành và phát triển đơn vị; cơ
cấu tổ chức đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo, từng bộ phận trong
đơn vị; danh bạ liên hệ gồm thông tin về họ và tên, chức vụ, điện thoại, địa
chỉ hộp thư điện tử chính thức của mỗi cán bộ, giáo viên và nhân viên trong
đơn vị.
Hệ thống văn bản, gồm văn bản của cấp trên có quy định liên quan trực
tiếp tới chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn
vị; văn bản do đơn vị ban hành, có tính chất như thơng báo, kế hoạch, quy
hoạch, triển khai tổ chức các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị...
Thông tin về dịch vụ hành chính giáo dục: Bao gồm các thơng tin về
thủ tục, quy định hành chính mà đơn vị có thẩm quyền hoặc liên quan tới quy

trình giải quyết thủ tục, dịch vụ hành chính của người học, cụ thể: Thông báo
danh mục các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện (có thể áp dụng hình
thức liên kết tới chuyên trang thủ tục hành chính của đơn vị quản lý cấp trên);
Quy trình, thủ tục, hồ sơ, nơi tiếp nhận, tên và thông tin giao dịch của người
trực tiếp xử lý hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí (nếu có); Thủ tục, dịch
vụ liên quan tới công tác tổ chức thi, xét tuyển vào lớp học đầu cấp cần đạt
cấp độ 3 và 4 (theo quy định của chính phủ về cấp độ của dịch vụ công trực
tuyến), cụ thể phải đăng tải mẫu đơn, đăng ký và cho phép điền mẫu trực
tuyến, danh sách trúng tuyển và thông báo trả lại kết quả trực tuyến; Đăng tải
mẫu các văn bản hành chính có điền sẵn tên đơn vị tương ứng (ví dụ: đơn xin
miễn giảm học phí, đơn xin nghỉ học, đơn xin học lại, hồ sơ đăng ký dự thi
tuyển, hồ sơ xin cấp học bổng...).
6


Thông tin giáo dục phổ biến pháp luật liên quan tới giáo dục đào tạo, cụ
thể: Đăng tải lại toàn văn các văn bản, quy định của cấp có thẩm quyền về
giáo dục như điều lệ, quy chế, quy định, chế độ, chính sách... về giáo dục.
Thơng tin về niên giám thống kê: Niên giám thống kê ít nhất 5 năm gần
đây hoặc từ ngày thành lập với các số liệu thống kê về qui mô (Tối thiểu phải
cung cấp đầy đủ thông tin theo các biểu mẫu thống kê giáo dục do Bộ
GD&ĐT ban hành cho các đơn vị) về: Trường, lớp, học sinh, cơ sở vật chất.
Đăng tải kho tài nguyên dành cho cán bộ quản lý, giáo viên và học sinh
nhằm cung cấp và chia sẻ tài nguyên số về giáo dục do cơ quan quản lý giáo
dục và cơ sở giáo dục tự làm (bao gồm: các phần mềm giáo dục, sách điện tử,
bài giảng điện tử, bài giảng e-Learning, học liệu điện tử...) phục vụ đổi mới
phương pháp dạy học và ứng dụng công nghệ thơng tin trong quản lý giáo
dục. (Trang tài ngun có đường kết nối vào thư viện tài nguyên của Bộ
GD&ĐT, Sở GD&ĐT để sử dụng tài nguyên chung, không cần sao chép lại
nhiều lần).

Cung cấp thông tin kết quả học tập nhằm mang tới khả năng tra cứu kết
quả học tập, rèn luyện của học sinh, quản lý thông tin học sinh trực tuyến; kết
quả các kỳ thi định kỳ, năm học; thông tin về văn bằng, chứng chỉ...
Thông tin về hỏi đáp và góp ý, website bắt buộc phải có phần tiếp nhận
thơng tin của độc giả và đăng tải những câu hỏi - giải đáp đối với những vấn
đề chung, liên quan tới nhiều đối tượng. Đơn vị có trách nhiệm phải xem xét,
phúc đáp kịp thời những câu hỏi, thắc mắc của độc giả về những nội dung liên
quan trực tiếp tới đơn vị mình.
Chia sẻ liên kết cần thiết. Website phải tạo đường liên kết thông tin, dữ
liệu với Cổng thông tin điện tử của Bộ GD&ĐT nhằm tăng cường phổ biến và
chia sẻ thông tin thông qua các đường kết nối tới các website quan trọng của
7


ngành, gồm có: Văn bản quy phạm pháp luật, cẩm nang thi - tuyển sinh, thủ
tục hành chính trong giáo dục, giáo trình điện tử, tài nguyên và học liệu
edunet... và không sao chép lại tài nguyên trên các trang này để tránh lãng phí
thời gian, cơng sức và khơng gian chứa tài nguyên.
Tin tức gồm các nội dung phản ánh về hoạt động của đơn vị, Đoàn
thanh niên, các đồn thể khác, thơng tin về nội dung thời gian hoạt động của
đơn vị như thời khóa biểu, thơng báo các hoạt động, kế hoạch công tác theo
Tuần, Tháng, Quý hoặc Năm... Tin tức có thể là văn bản, văn bản đặc biệt
hoặc tin ảnh, video clip... có thể đăng, phát tin tức thơng qua kênh truyền hình
trực tuyến trên website đối với các hoạt động trọng điểm, mẫu hoặc nghi lễ
đặc biệt của đơn vị. Biên mục tin tức thành các nhóm một cách phù hợp, khoa
học, dễ phân loại và dễ truy cập thông tin.
Trong các hoạt động của đơn vị hiện nay website đã và đang đóng một
vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là trong nhiệm vụ cung cấp một kênh
thơng tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tới người xem. Với lợi thế về việc
không bị giới hạn về thời gian, không gian các nguồn thông tin từ đơn vị đến

với người đọc ln được đảm bảo liên tục, nhanh chóng. Bên cạnh đó website
cũng là nơi tương tác giữa đơn vị và người sử dụng website thông qua hệ
thống gửi nhận email trực tuyến.
Kể từ khi xây dựng và phát triển website đã trải qua nhiều phiên bản
với nhiều giao diện khác nhau, các chức năng trên giao diện web cũng được
thay đổi tùy theo nhu cầu thực tế. Trong phiên bản hiện tại website được xây
dựng dựa trên mã nguồn mở Joomla, là hệ thống quản trị nội dung mã nguồn
mở số 1 thế giới hiện nay với đặc điểm linh hoạt, đơn giản, thanh nhã, tính
tuỳ biến rất cao và cực kỳ mạnh mẽ. Giao diện và chức năng chính của
website được mơ tả như hình 2.1 dưới đây:
8


9


Hình 2.1 Sơ đồ chức năng website
Trang chủ

Giới thiệu
Lịch sử
phát triển

Tin tức sự kiện
Tin nổi bật

Tuyển sinh
Hệ VHVL
Hệ từ xa

Cơ cấu
tổ chức

Thời sự-Sự kiện

Thời khóa biểu

Kế hoạch

KH Trung tâm

Giáo dục

Bổ túc
văn hóa

Phần mềm

Các lớp
liên kết

Đề thiĐáp án

KH Sở GD&ĐT

E-Learning
Tin họcNgoại ngữ

Tài nguyên

Bài giảng
– Giáo án

Hỗ trợ TS sau
Đại hoc

Thư viện
ảnh

Bổ túc văn hóa
Hướng nghiệp nghề
Tuyển sinh khác

9

Tra cứu
Điểm thi

Liên hệ


Quy trình đưa tin lên website:
BƯỚC

NỘI DUNG

THỰC HIỆN

Tiếp nhận yêu cầu đưa thơng tin của các
Bước 1

phịng ban (u cầu gửi file thông tin qua

Thành viên tổ

email và gửi

biên tập tin bài

email đồng thời (Cc) đến tổ biên tập tin bài.
Hàng ngày Ban biên tập tin bài kiểm tra
thông tin của các phòng ban yêu cầu đăng
Bước 2

tin qua email lúc 9h00 và 14h30.

Thành viên tổ

- Kiểm tra thông tin có hợp lệ theo quy định

biên tập tin bài

hay không (theo quy định)
- Nếu dữ liệu không hợp lệ thì quay lại bước 1
Bước 3

Chỉnh lại hình thức bài viết cho phù hợp, kiểm

Thành viên tổ

tra lỗi chính tả và chuyển cho tổ kỹ thuật

biên tập tin bài

Thành viên tổ kỹ thuật đưa thông tin lên
website, thông báo (qua email hoặc điện
Bước 4

thoại) và gửi đường link cho bộ phận yêu
cầu đăng tin và yêu cầu kiểm tra lại nội

Thành viên tổ kỹ
thuật

dung đăng trên web.
Nếu chưa phù hợp trở lại bước 3.
- Ghi nhận thông tin vào sổ nhật ký công
việc hàng ngày.
Bước 5

- Báo cáo với trưởng ban biên tập danh sách

Thành viên tổ

các bài viết đã đăng sau 30 ngày, nếu trưởng

biên tập tin bài

ban biên tập đồng ý xóa bài viết nào thì bài
viết đó sẽ bị xóa.

10


7.1.3. Thực trạng khai thác và sử dụng website
Theo các chức năng được mô tả ở trên website của đơn vị hiện nay
chủ yếu duy trì và thực hiện chức năng chính là cung cấp thơng tin. Thơng
tin được đăng tải trên website chủ yếu là các thông tin phục vụ công tác
tuyển sinh, các thông tin liên quan đến các hoạt động của đơn vị, các
thơng tin và hình ảnh giới thiệu đơn vị, chức năng của các phòng ban và
một số thông tin liên quan khác. Website cũng cung cấp thông tin về lịch
học, lịch thi, kết quả học tập của các lớp. Một thông tin rất quan trọng
cũng được cập nhật thường xuyên trên website là lịch phân phòng học
hàng tuần. Do phòng học của các lớp ở mỗi tuần là không cố định nên
việc đưa sơ đồ phòng học các lớp lên website giúp cho mỗi học viên
không phải đến bảng thông báo xem hay phải gọi điện cho giáo viên chủ
nhiệm hay cán bộ lớp để hỏi mà có thể tự xem trực tiếp từ website ở bất
kỳ đâu một cách nhanh chóng, tránh tình trạng học viên tìm phịng gây
lộn xộn ở đầu mỗi buổi học. Sơ đồ phòng học cũng giúp cho các giáo viên
ở xa chủ động trong việc xác định lớp học của mình và chủ động lên lớp
mà khơng cần sự trợ giúp của giáo viên chủ nhiệm hay ban cán sự lớp.
Ngồi chức năng chính nêu trên website cịn hỗ trợ giải đáp trực tuyến.
Người đọc có thể yêu cầu cán bộ trực online cung cấp những thông tin cần
biết hoặc giải đáp các thắc mắc khi khơng tìm thấy thơng tin trên website.
Người đọc cũng có thể gửi email cho ban quản trị về các thơng tin góp ý hoặc
thắc mắc ngồi giờ hành chính. Website cũng cung cấp chức năng thống kê
lượt truy cập để giúp ban quản trị cũng như lãnh đạo đơn vị nắm được tình
hình hoạt động của website.
11

7.1.4. Những hạn chế trong khai thác và sử dụng website
Mặc dù việc khai thác và sử dụng website của đơn vị hiện nay đã có
những kết quả đáng ghi nhận song vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong
muốn. Có thể kể ra đây một số hạn chế sau:
Lượng tin bài trên website cịn ít, chưa phong phú, chưa đúng tầm với
quy mô của đơn vị.
Tỉ lệ cán bộ, giáo viên truy cập thường xun vào website cịn ít, cá
biệt có cán bộ giáo viên cịn chưa biết tên miền của website.
Thơng tin tuyển sinh trên website cịn đơn điệu, thiếu tính thẩm mỹ và
chưa thu hút được người đọc.
Sự tương tác giữa ban quản trị web với người dùng còn ở mức rất hạn
chế. Chưa hỗ trợ các công tác khác của đơn vị.
7.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, khai thác và quản
lý website tại đơn vị:
7.2.1. Giải pháp 1: Đổi mới và nâng cao chất lượng các buổi thảo luận
và sinh hoạt chuyên môn của ban quản trị
7.2.1.1. Mục tiêu
- Nâng cao chất lượng và kết quả của các buổi thảo luận và sinh hoạt
chun mơn của ban quản trị, hình thành phong cách làm việc theo nhóm có
hiệu quả.
- Từ việc cải thiện chất lượng và kết quả của các buổi thảo luận, ban
lãnh đạo, ban biên tập có cơ sở tốt hơn để xác định phương hướng phát triển
của website phù hợp với tình hình và thực trạng của đơn vị.

12


7.2.1.2 Nội dung biện pháp
Có thể nói thảo luận nhóm khơng cịn là phương pháp làm xa lạ nhưng
để thảo luận nhóm có hiệu quả, tránh thảo luận theo hình thức thì vai trị của

người chủ trì cuộc thảo luận (ở đây có thể là lãnh đạo đơn vị hoặc người đứng
đầu ban quản trị website) là hết sức quan trọng. Để có một cuộc thảo luận
nhóm hiệu quả, chất lượng người chủ trì cần chuẩn bị những vấn đề sau:
- Xác định rõ nội dung thảo luận: Đây là bước đầu tiên trong việc tổ
chức thảo luận nhóm. Trong mỗi buổi thảo luận có thể có nhiều nội dung, mỗi
nội dung có nhiều vấn đề. Người chủ trì trước hết phải biết chia nhỏ các nội
dung cơ bản thành nhiều vấn đề thảo luận và phân bổ thời gian thảo luận một
cách hợp lý.
- Giao nhiệm vụ và giới hạn thời gian thảo luận: Trước khi tiến hành
thảo luận, người chủ trì phải giao nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng nhóm,
từng thành viên, phải có hướng dẫn cụ thể và định hướng cách thức thảo luận
và trình bày. Thời gian thảo luận cần được giới hạn và phải tương ứng với nội
dung, yêu cầu của vấn đề đặt ra. Thời gian giới hạn phải đủ để các thành viên
suy nghĩ, trao đổi. Nếu thời gian quá ít, thảo luận nhóm sẽ sơ sài, khơng đi
vào cốt lõi vấn đề, có thể mang tính đối phó. Nếu thời gian quá dài sẽ tạo sự
lơ đãng, phân tán và làm lỗng khơng khí thảo luận.
- Tổng kết đánh giá: Đây là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng ảnh
hưởng đến kết quả và chất lượng của cuộc thảo luận. Người chủ trì phải là
người nắm vững tri thức lý luận và thực tế, công tâm, linh hoạt... để dựa trên
những kết quả đã có trong cuộc thảo luận đề ra phương hướng và biện pháp
khắc phục, giải quyết vấn đề chung mà cuộc thảo luận đang hướng tới. Việc
đánh giá chủ yếu là nội dung đạt được nhưng bên cạnh đó cần đánh giá ý
13


thức, thái độ, năng lực làm việc của mỗi thành viên. Có sự khen ngợi động
viên với các thành viên tích cực đồng thời cũng nhắc nhở, phê bình các thành
viên thiếu tích cực trong buổi thảo luận.
7.2.1.3. Cách thức tiến hành
Thời gian sinh hoạt và thảo luận có thể quy định định kỳ theo tháng

hoặc khi có những vấn đề mới, tình hình mới cần phổ biến đến tồn thể ban
quản trị.
Trước mỗi buổi thảo luận, người chủ trì thông báo nội dung và thời
gian thảo luận, phân công nhiệm vụ cho các thành viên, nhóm thành viên về
các nội dung mà thành viên, nhóm thành viên đó phải đảm nhận. Gửi báo cáo
nội dung thảo luận cho người phụ trách trước ít nhất 1 ngày trước khi diễn ra
buổi thảo luận chính thức.
Đối với các vấn đề phát sinh, các vấn đề khó chưa có phương hướng
giải quyết cần đề ra tiến độ và thời gian cụ thể, tránh tính trạng tránh né
việc khó.
7.2.1.4. Điều kiện thực hiện
Lãnh đạo, người đứng đầu ban quản trị chịu trách nhiệm chủ trì các
buổi sinh hoạt và thảo luận phải là người có năng lực trong lĩnh vực quản lý,
có kỹ năng lãnh đạo, kiến thức chuyên môn tốt.
Với mỗi thành viên ban quản trị cần có ý thức tự rèn luyện, tự học hỏi,
trao dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, có ý thức và tinh thần trách nhiệm
cao trong cơng việc. Có kỹ năng làm việc nhóm tốt.
7.2.2. Giải pháp 2: Huy động cán bộ giáo viên trong đơn vị cùng tham
gia viết bài, xây dựng nội dung website.

14


Cũng như rất nhiều các website khác, khi mới bắt đầu, website của
đơn vị cũng nhận được sự tham gia xây dựng của rất nhiều người. Nhưng
sau một thời gian website dần trở thành thứ “na ná” như tờ báo điện tử,
mạng xã hội mà không hề thấy được những nội dung cần phải có, phải bổ
sung định kỳ. Điều này là do nội dung của website chỉ dựa vào một vài cá
nhân trong đơn vị chịu trách nhiệm duy trì. Điều này dẫn đến nội dung
website nghèo nàn và lỗi thời.

7.2.2.1. Mục tiêu
- Huy động được cán bộ giáo viên trong đơn vị cùng tham gia viết bài
và xây dựng nội dung website. Tăng cường sự giao lưu, học hỏi giữa các tác
giả trong và ngồi đơn vị thơng qua việc chia sẻ thông tin.
- Tạo ra một môi trường để mọi người chia sẻ kiến thức, kinh
nghiệm, tạo động lực và hứng thú cho cán bộ giáo viên tiếp tục đóng góp
bài viết cho website.
7.2.2.2. Nội dung biện pháp
Kích thích mỗi cán bộ giáo viên tham gia viết bài chia sẻ kiến thức
chuyên môn, kinh nghiệm giảng dạy, học tập hoặc các lĩnh vực mà họ đam
mê, yêu thích.
Tạo ra một diễn đàn với các chủ đề thiết thực gắn liền với các hoạt
động thực tế của mỗi cán bộ giáo viên như trao đổi về đổi mới phương pháp
giảng dạy, quản lý, chia sẻ kỹ năng viết sáng kiến kinh nghiệm, trao đổi thông
tin chuyên môn ...
7.2.2.3. Cách thức tiến hành
- Ban quản trị website đặc biệt là bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm
chuẩn bị môi trường, công cụ để đáp ứng được nhu cầu sử dụng của người
15


dùng như tạo tài khoản, cấp quyền, xây dựng diễn đàn, phân công người phụ
trách kỹ thuật ...
- Mỗi cán bộ, giáo viên đều có những mặt sở trường riêng khơng chỉ về
chun mơn nghiệp vụ và cịn về các lĩnh vực khác trong đời sống. Tuy nhiên
không phải ai cũng có hứng thú chia sẻ với người khác nhất là chia sẻ với
cộng đồng trên website thông qua mạng internet. Chính vì vậy để lơi kéo và
tạo hứng thú cho mỗi cán bộ giáo viên viết bài ở mỗi chủ đề chính cần có một
hạt nhân. Hạt nhân là người có uy tín, có trình độ để tạo ra những bài viết đầu
tiên hoặc những bài viết gợi mở và nêu vấn đề. Theo kinh nghiệm cho thấy,

đối tượng hạt nhân không chỉ là cán bộ giáo viên đang cơng tác ở trong hoặc
ngồi đơn vị mà cịn có thể là những người đã hết tuổi công tác, những người
mà có thừa kiến thức, kinh nghiệm cũng như thời gian. Hạt nhân sẽ do lãnh
đạo đơn vị hoặc ban quản trị mời tham gia. Những bài viết có chất lượng của
các hạt nhân này sẽ lôi kéo được rất nhiều người theo dõi và hưởng ứng.
- Thành lập các câu lạc bộ online sinh hoạt theo chủ đề và nội dung cụ thể.
- Đơn vị cũng có những cơ chế khen thưởng kịp thời để động viên
những cá nhân, tập thể tích cực tham gia viết bài và xây dựng nội dung
website.
7.2.2.4. Điều kiện thực hiện
- Lãnh đạo đơn vị hay lãnh đạo ban quản trị phải tìm được những hạt
nhân có tâm huyết, nhiệt tình, phù hợp với mỗi nội dung chuyên đề.
- Ban quản trị website phải xây dựng được giao diện thân thiện, dễ
dùng, đảm bảo các hoạt động đăng tin và bài viết của các thành viên được liên
tục, tạo tâm lý tốt cho người dùng.

16


7.2.3. Giải pháp 3: Tạo thư viện số để lưu trữ tài liệu tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ giáo viên tra cứu và tìm kiếm thơng tin.
Trong thực tế hiện nay, khi một cán bộ giáo viên muốn tìm một cơng
văn hay một văn bản giấy tờ nào đó thì thường phải liên hệ trực tiếp với nơi
lưu trữ tài liệu đó (thường là bộ phận văn thư hoặc cán bộ tổ chức). Hầu hết
các trường hợp chỉ cần tham khảo nội dung thông tin mà không cần sử dụng
văn bản gốc. Các hoạt động tìm, mượn, trả lặp đi lặp lại nhưng không tránh
khỏi mất mát tài liệu do người mượn quên không trả hoặc khi trả thì khơng
được lưu trữ về vị trí cũ... Xuất phát từ thực tế trên tơi đề xuất giải pháp số
hóa tài liệu lên website để khắc phục tình trạng kể trên.
7.2.3.1. Mục tiêu

- Giúp việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm tài liệu khoa học và hiệu quả
- Hạn chế được việc mất mát tài liệu.
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc.
7.2.3.2. Nội dung biện pháp
Các tài liệu được scan và lưu trữ trên website bao gồm các tài liệu do
đơn vị phát thành (các thông báo, văn bản, quyết định ...) hoặc các tài liệu
chuyển đến có liên quan đến các hoạt động chuyên môn của đơn vị. Mỗi cán
bộ giáo viên hoặc phòng ban sẽ được cung cấp tài khoản để truy cập vào cơ
sở dữ liệu lưu trữ tài liệu. Khi một bộ phận cần tìm kiếm tài liệu sẽ thơng qua
việc truy cập website với tài khoản đã được cung cấp trước để tìm kiếm. Tùy
vào mức độ quan trọng của tài liệu và quyền của tài khoản đăng nhập mà
người dùng có thể có các thao tác với tài liệu như xem, in ấn, download ...

17


7.2.3.3. Cách thức thực hiện
- Ban quản trị website liên hệ với bộ phận văn thư, tổ chức và các bộ
phận khác có lưu trữ tài liệu để thống kê, phân loại tài liệu.
- Tài liệu sẽ được scan, đặt tên, phân loại và lưu trữ theo nguyên tắc sau:
+ Tài liệu sẽ được lưu trữ theo các tiêu chí nơi phát hành, nội dung tài
liệu, mã số tài liệu, thời gian ...
+ Mỗi tài liệu đều có cấp độ quan trọng khác nhau. Ví dụ: các tài liệu
quan trọng nhất chỉ cho phép người dùng xem tài liệu mà khơng thể chỉnh
sửa, copy hay download. Các tài liệu có mức độ quan trọng thấp hơn người
dùng sẽ có nhiều quyền với tài liệu đó hơn trừ quyền xóa tài liệu.
- Quá trình tìm kiếm dữ liệu sẽ tìm kiếm theo trình tự: nơi phát hành,
nội dung tài liệu, số tài liệu (nếu có), ngày tháng phát hành.
- Dựa trên quyền truy cập, mức độ quan trọng của tài liệu mà người
dùng có các quyền khác nhau với tài liệu được tìm thấy.

7.2.3.4. Điều kiện thực hiện
- Website phải được xây dựng dựa trên giải pháp cơng nghệ đảm bảo
tính bảo mật cao.
- Việc tổ chức, phân loại, lưu trữ tài liệu phải đảm bảo chính xác và đầy đủ.
- Cần sự phối kết hợp tốt giữa bộ phận tiếp nhận tài liệu mới và ban
quản trị website.
7.2.4. Giải pháp 4: Xây dựng thư viện tài nguyên “hiệu quả“ đáp ứng
nhu cầu sử dụng của người dùng
Một trong những tiêu chí đánh giá website là số lượng lượt truy cập
website đó. Nó là thước đo cho sự phát triển của website. Có rất nhiều cách để
18


tăng số lượng lượt truy cập như tối ưu hóa mã nguồn để website thân thiện
hơn với các công cụ tìm kiếm, chia sẻ bài viết trên mạng xã hội, ... thì việc tạo
ra một nguồn tài nguyên phù hợp cho các đối tượng sử dụng website là một
biện pháp để người dùng thường xuyên truy cập website của đơn vị. Cách làm
này tuy không mới nhưng nếu tài nguyên trên website không được chọn lựa,
biên tập, cập nhật sẽ trở thành một kho rác trên website và không thu hút
được người dùng.
7.2.4.1. Mục tiêu
- Tạo ra nguồn tài nguyên có sự chắt lọc đảm bảo đầy đủ, kịp thời, phù
hợp cho người truy cập website.
- Tạo ra địa chỉ tin cậy cung cấp các tài nguyên có chất lượng đáp ứng
cho người dùng.
7.2.4.2. Nội dung biện pháp
Để xây dựng được nguồn tài nguyên có chất lượng và hiệu quả địi hỏi
sự đóng góp tích cực của mọi thành viên ban quản trị cũng như các cộng tác
viên. Việc này cũng địi hỏi ở người quản trị có hiểu biết rõ ràng về tài
nguyên mình sẽ đưa lên, liên tục tìm hiểu, cập nhật tài nguyên mới, phiên bản

mới đáp ứng nhu cầu người dùng.
Ví dụ: trước đây hầu hết người sử dụng đều dùng hệ điều hành bản
32bit. Nhưng hiện nay rất nhiều dịng máy tích hợp sẵn hệ điều hành có bản
quyền và thường là bản 64bit. Vì vậy khi download các phần mềm theo thói
quen người dùng thường không lựa chọn cho phiên bản 64bit và thường mất
công download lại. Do vậy nếu trên website thiết kế một thông báo yêu cầu

19


người dùng kiểm tra phiên bản hệ điều hành đang dùng sẽ giúp việc download
tài nguyên được chính xác hơn, tăng sự hài lịng đối với người sử dụng.
Một ví dụ khác: Người dùng thứ nhất chia sẻ một tài nguyên trên
website cho một người dùng thứ 2 nhưng người dùng thứ 2 này lại sử dụng
macbook (máy tính của hãng Apple sử dụng hệ điều hành OS). Nếu tài
nguyên trên website khơng có phiên bản cho hệ điều hành OS thì việc lan
truyền của website là thất bại.
Qua hai ví dụ trên ta có thể thấy chất lượng của tài nguyên ảnh hưởng
rất nhiều đến “uy tín“ của website.
7.2.4.3. Cách thức thực hiện
Để có được nguồn tài nguyên chất lượng hiệu quả thì việc tổ chức và
phân loại các nguồn tài ngun là một cơng việc địi hỏi nhiều công sức của
ban quản trị website. Lãnh đạo ban quản trị cần có sự phân cơng thành viên
quản trị tổ chức nguồn tài nguyên một cách khoa học, hợp lý.
Tài nguyên trên website cần được chọn lựa kỹ càng, phù hợp với đa số
đối tượng truy cập website. Tài nguyên cần phải liên tục được kiểm tra, cập
nhật phiên bản mới, xóa hoặc thay thế tài nguyên cũ đã lỗi thời khơng cịn
phù hợp.
Quản trị viên phải thường xun bổ sung các nguồn tài nguyên mới,
nguồn tài nguyên mà nhiều người có nhu cầu sử dụng nhưng cũng cần đảm

bảo không vi phạm các quy định về bản quyền, quyền tác giả cũng như các
quy định khác của pháp luật.

20


7.2.4.4. Điều kiện thực hiện
- Máy chủ đặt website cần có băng thơng rộng, tốc độ nhanh, dung
lượng lưu trữ lớn.
- Quản trị viên phải có kiến thức chun mơn vững, linh hoạt, nhanh
nhạy trong việc nắm bắt nhu cầu của người dùng.
7.2.5. Giải pháp 5: Tăng cường tổ chức lấy ý kiến, đánh giá trực tuyến
đối với người sử dụng nhằm đánh giá chất lượng của website
Hỏi ý kiến trực tiếp người sử dụng là cách nhanh nhất và hiệu quả nhất
để đánh giá được sự hài lòng, sự quan tâm của người dùng đối với một
website. Trong xu thế mạng xã hội phát triển như hiện nay việc bình luận, trả
lời câu hỏi trực tuyến đã trở thành thói quen đối với người sử dụng internet.
Tuy nhiên hầu hết các website có mục thăm dị ý kiến người dùng chỉ dừng lại
ở 1 lần thăm dò duy nhất ở một trang giao diện duy nhất, một lĩnh vực chính
duy nhất.
7.2.5.1. Mục tiêu
- Thăm dị ý kiến người dùng ở mọi chức năng, mọi giao diện của
website nhằm có được cái nhìn tổng quát nhất về đánh giá của người dùng đối
với mọi chức năng của website.
7.2.5.2. Nội dung biện pháp
Không phải lúc nào người dùng cũng chú ý hay có hứng thú trả lời
những câu hỏi thăm dị trên website. Chính vì vậy, nội dung thăm dị ý kiến
cần phải được thiết kế ở mỗi mục, mỗi trang của website. Các nội dung thăm
dò cũng cần được thay đổi liên tục để kích thích người đọc.

21


Ví dụ: cùng trong mục tin tức ở bản tin thứ nhất chúng ta có thể đặt câu
hỏi thăm dị về sự phong phú của các bản tin, ở bản tin thứ 2 chúng ta có thể
đặt câu hỏi thăm dị về tính phù hợp của các bản tin với người đọc ...
Một ví dụ khác: trong mục thơng tin tuyển sinh chúng ta có thể điều tra
nhu cầu của người đọc về các ngành nghề, ở một trang khác chúng ta có thể
điều tra về cách mà người đọc biết được thông tin tuyển sinh của đơn vị ...
Việc tổ chức các câu hỏi điều tra tuần hoàn và khoa học sẽ giúp chúng
ta thu được nhiều câu trả lời hơn, phản ánh đầy đủ, khác quan hơn về website
để từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.
7.2.5.3. Cách thức thực hiện:
Dựa trên giao diện và các chức năng của website để bố trí các vị trí của
câu hỏi, các chủ đề và nội dung câu hỏi, các chức năng thống kê kết quả và
phân tích kết quả.
Việc xây dựng câu hỏi cần tập chung vào các vấn đề cần tìm hiểu và
đánh giá, câu hỏi cần đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, phương án trả lời không q
nhiều, có tính khơi gợi, kích thích người xem trả lời.
Dựa trên kết quả thu được sẽ phát huy những điểm mạnh của website,
khắc phục những điểm yếu, cải thiện hoặc thay đổi những chức năng ít được
quan tâm, sử dụng.
7.2.5.4. Điều kiện thực hiện
- Kỹ thuật thiết kế nội dung thăm dị ý kiến cần đảm bảo thẩm mỹ,
khơng gây khó chịu cho người sử dụng.
- Người phụ trách cần phải có khả năng phân tích và tổng hợp dữ liệu,
có óc phán đốn và lên kế hoạch hành động dựa trên các kết quả thu được.
22

7.2. Về khả năng áp dụng của sáng kiến:
Qua kết quả thực hiện áp dụng các giải pháp cho thấy hầu hết các giải
pháp đề xuất đều được đánh giá ở mức độ khả thi và rất khả thi.
Đối với lãnh đạo đơn vị: Dựa trên những biện pháp đề ra cụ thể ban
lãnh đạo đơn vị có những chỉ đạo sát sao, kịp thời, phù hợp trong việc phát
triển website của đơn vị.
Đối với cán bộ giáo viên: Thông qua các giải pháp, cán bộ giáo viên
luôn chủ động, tích cực, tự nguyện tham gia viết bài và xây dựng nội dung
website.
Đối với học sinh, sinh viên và người dùng khác: Với việc bám sát nhu
cầu thực tế của người sử dụng để làm mục tiêu xây dựng website nên website
có sức hút lớn đối với mọi học sinh, sinh viên của đơn vị cũng như mọi đối
tượng người dùng khác.
8. Những thông tin cần được bảo mật:
Không
9. Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến:
- Sự quan tâm chỉ đạo của cấp trên: Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Sở giáo dục
và Đào tạo, các sở, ban, ngành trong tỉnh.
- Cán bộ quản lý và giáo viên tâm huyết, nhiệt tình, trách nhiệm, hiểu
biết về cơng nghệ thơng tin.
- Cơ sở vật chất: phịng mạng, phịng máy tính được đầy đủ trang thiết
bị, máy tính máy chiếu, bảng từ, không gian rộng, đủ ánh sáng.
- Cơ chế khen thưởng phù hợp.

23


10. Đánh giá lợi ích thu được:
10.1. Đánh giá lợi ích thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả:
Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả xây

dựng, khai thác và quản lý website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc”
được nghiên cứu và áp dụng thử nghiệm từ năm học 2017-2018. Sáng kiến
được toàn thể cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên tiếp tục áp dụng rộng rãi
trong năm học 2018-2019. Kết quả cho thấy chất lượng dạy và học, chất
lượng quản lý công nghệ thông tin tại Trung tâm được nâng lên rõ rệt
Năm học 2017-2018: 100% cán bộ, giáo viên đã sử dụng công nghệ
thông tin thành thạo, các bài được đăng trêm Website có chất lượng, hình
thức trình bày khoa học, nội dung phong phú đáp ứng được nhu cầu cung
cấp thông tin đến với người dùng.
Website của Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc được đánh giá là một
trong những đơn vị sử dụng và khai thác cơng nghệ thơng tin có hiệu quả
cao trên tồn tỉnh (Theo đáng giá của Phịng Cơng nghệ thơng tin của Sở
Giáo dục và đào tạo Vĩnh Phúc). Trung tâm là một trong những đơn vị đứng
thứ nhất về đảm bảo an toàn an ninh mạng trong những năm qua.
10.2. Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng
sáng kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân:
Sáng kiến kinh nghiệm được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng,
khai thác và quản lý website của đơn vị đã đáp ứng được các vấn đề sau:
Nâng cao nhận thức về công nghệ thông tin, đảm bảo an ninh mạng,
nâng cao năng lực cạnh tranh của các đơn vị. Do vậy, website là công cụ
khơng thể thiếu ở mỗi đơn vị trong q trình hội nhập tồn cầu hiện nay. Nói
24