Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ: Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------

PHAN TUYẾT MAI

TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KỸ THUẬT
CÁC CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội, 2015

1


MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

4

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

6

3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

6

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

6

5. Các nguồn tài liệu tham khảo

8

6. Phương pháp nghiên cứu

8

7. Bố cục của đề tài

9

8. Đóng góp của đề tài

10

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1. TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CƠNG

12

TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHỊNG

1.1. Khái qt về tài liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng

12

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu cơng trình
xây dựng

12

1.1.2. Các nhóm tài liệu hình thành trong q trình xây dựng
cơng trình

18

1.2. Các cơ quan liên quan đến cơng trình xây dựng trong
Bộ Quốc phòng

30

1.2.1. Cơ quan chủ đầu tư

30

1.2.2. Cơ quan quản lý Nhà nước về xây dựng

30

1.2.3. Cơ quan thiết kế công trình

31

1.2.4. Cơ quan thi cơng cơng trình

32

1.2.5. Cơ quan quản lý sử dụng cơng trình

33

2


1.3. Các loại và cấp cơng trình xây dựng

33

1.3.1. Các loại cơng trình

33

1.3.2. Cấp cơng trình

36

1.2.3. Bộ tài liệu cơng trình

36

Tiểu kết chương 1

37

Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CÁC

39

CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHỊNG

2.1. Thực trạng cơng tác tổ chức quản lý tài liệu

39

2.1.1. Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác lưu trữ

39

2.1.2. Công tác ban hành văn bản về công tác lưu trữ

40

2.1.3. Công tác phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ

41

2.1.4. Công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ

42

2.1.5. Công tác thống kê, báo cáo công tác lưu trữ

43

2.1.6. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ

44

2.1.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

45

2.2. Thực trạng tổ chức các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

46

2.2.1. Tổ chức thu thập tài liệu

46

2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu

47

2.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu

51

2.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

52

2.3. Nhận xét về công tác tổ chức lưu trữ tài liệu các cơng
trình xây dựng

53

2.3.1. Những kết quả đạt được

53

2.3.2. Hạn chế

54

Tiểu kết chương 2

55

3


Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU

58

CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHỊNG

3.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
lưu trữ tài liệu tại Bộ Quốc phịng

58

3.1.1. Kiện tồn tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ

58

3.1.2. Ban hành các quy định về công tác lưu trữ tài liệu
cơng trình xây dựng

59

3.1.3. Phổ biến pháp luật về cơng tác lưu trữ

60

3.1.4. Kiểm tra cơng tác lưu trữ

61

3.1.5. Hồn thiện công cụ thống kê

61

3.1.6. Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ

62

3.1.7. Đẩy nhanh ứng dụng cơng nghệ thơng tin

62

3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

63

3.2.1. Tổ chức thu thập tài liệu

63

3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu

65

3.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu

71

3.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

72

3.3. Các giải pháp khác

73

3.3.1. Tổ chức giảm, giải mật hồ sơ, tài liệu cơng trình xây
dựng

73

3.3.2. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

75

Tiểu kết chương 3

76

KẾT LUẬN

78

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

80

PHỤ LỤC

87

4


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bộ Quốc phòng (BQP) là cơ quan trực thuộc Chính phủ, với chức năng
quản lý và điều hành Quân đội Nhân dân Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ chiến
đấu chống giặc ngoại xâm, bảo vệ Tổ quốc và Nhân dân, phòng thủ quốc gia.
BQP đặt dưới sự thống lĩnh của Chủ tịch nước, sự lãnh đạo của Đảng Cộng

sản Việt Nam và sự quản lý hành chính chung của Chính phủ.
BQP thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 35/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ. Cơ cấu tổ
chức gồm: Bộ Tổng Tham mưu; các tổng cục; các cục, vụ, viện trực thuộc
Bộ; các quân khu; các quân chủng; các quân đoàn; các binh chủng; các cơ
quan nghiên cứu; các học viện; các trường sỹ quan; khối cơ quan tư pháp
quân đội; các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức khác thuộc BQP được
thành lập theo quy định của pháp luật.
Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, từng
bước hiện đại, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, BQP, các cơ quan, đơn
vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các cơng trình, có nhiều
cơng trình quan trọng về an ninh quốc gia như: Sở chỉ huy của các cơ quan,
đơn vị; công trình chiến đấu, phịng thủ, huấn luyện chiến đấu… q trình xây
dựng đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu trong đó có nhiều tài liệu có ý
nghĩa, giá trị về thực tiễn, khoa học, lịch sử... Làm thế nào để tổ chức lưu trữ
khối tài liệu quan trọng này đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan quản lý
cũng như cơ quan lưu trữ các cấp.
Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây
dựng trong BQP như: Cục Doanh trại, Viện thiết kế, Ban Quản lý dự án
47/BTTM, Binh đồn 11, Tổng cơng ty 319, Tổng Cơng ty xây dựng phát

5


triển nhà và một số cơ quan Lưu trữ như: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng,
Quân chủng Hải quân, chúng tơi nhận thấy rất nhiều tài liệu hình thành trong
q trình xây dựng các cơng trình mới chỉ được xếp vào các tủ làm việc, các
thùng gỗ, thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ hoặc trong các phòng
làm việc của các cơ quan chức năng liên quan đến cơng trình xây dựng. Hầu
hết những tài liệu này chưa được xử lý về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra

tìm kiếm cần thiết. Trong khi đó khối tài liệu ngày càng tăng lên về số lượng,
đa dạng về loại hình đã và đang lấn chiếm diện tích các phịng làm việc của
cán bộ, nhân viên. Thêm vào đó mỗi cơng trình xây dựng cần đến sự tham gia
của nhiều cơ quan như: Chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng,
cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan sử dụng công trình, do đó tài liệu
của một cơng trình sẽ được sản sinh từ nhiều cơ quan và sẽ được lưu trữ ở
nhiều nơi, điều này gây lãng phí về kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản cho
tài liệu cùng một cơng trình xây dựng.
Cơng tác tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu xây dựng như: Việc tổ chức bộ
phận, nhân sự; ban hành văn bản hướng dẫn về lưu trữ; việc đảm bảo cơ sở
vật chất; việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu
kỹ thuật các cơng trình xây dựng cịn có những bất cập, hạn chế.
Bên cạnh đó các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, bảo
quản, khai thác sử dụng…, chưa thực hiện đúng theo các quy định. Theo quy
định của Luật Lưu trữ, trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được
quyết toán, hồ sơ phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, thực tế việc giao
nộp này chưa thực hiện tốt, phần lớn các bộ hồ sơ cơng trình đang lưu giữ tại
các cơ quan chủ đầu tư, dễ mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc bảo quản,
khai thác sử dụng tài liệu.

6


Để góp phần giải quyết một phần thực trạng trên, chúng tôi quyết định
chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng thuộc
Bộ Quốc phịng” làm luận văn cao học của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, chúng tôi nghiên cứu các đối tượng sau:
- Các loại tài liệu hình thành trong q trình xây dựng cơng trình
thuộc BQP.

- Các loại cơng trình xây dựng thuộc BQP.
- Thực tiễn công tác tổ chức lưu trữ tài liệu cơng trình xây dựng
thuộc BQP.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu tổ chức lưu trữ tài liệu
kỹ thuật các cơng trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP, gồm:
Cơng trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu; cơng trình dân dụng;
cơng trình cơng nghiệp quốc phịng; cơng trình hạ tầng kỹ thuật; cơng
trình giao thơng.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
Đề tài thực hiện nhằm đạt được mục tiêu:
- Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng thuộc BQP.
- Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các cơng trình
xây dựng thuộc BQP.
Để đạt mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu về các cơng trình xây
dựng và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng cơng trình;
- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các
cơng trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP;
- Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các cơng trình xây dựng.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

7


Ở Việt Nam, cho đến nay các cơng trình nghiên cứu khoa học về tài
liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng khơng có nhiều. Có thể kể đến đề tài
“Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” do TS Nguyễn Cảnh Đương chủ
nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ quốc

gia” do bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020. Hai
đề tài trên đã khái quát được những loại tài liệu xây dựng và thống kê những tài
liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tổ chức quản
lý loại tài liệu này.
Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lưu giữ các báo cáo
khoa học, khoá luận, luận văn của các sinh viên, học viên về các đề tài liên
quan như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại
cơ quan Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần/ BQP” của sinh viên Hà Thị Tuyết
năm 2010; Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ
thuật các cơng trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của
sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007; Khóa luận “Xây dựng phương án tổ chức
lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà” của học viên
Nguyễn Thị Thảo. Khóa luận “Cơng tác lưu trữ tại Tập Đồn Điện lực Việt
Nam - Một số nhận xét và kiến nghị” của học viên Trần Thị Hiền. Luận văn
thạc sỹ “Thực trạng và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các cơng
trình giao thơng tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của
học viên Đinh Văn Mạnh; Luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (cơng trình xây
dựng dân dụng) của học viên Dương Thị Thanh Huyền”. Luận văn thạc sỹ
“Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn
xây dựng - Bộ Xây dựng” của học viên Nguyễn Mai Hương.

8


Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức lưu trữ tài liệu
kỹ thuật các cơng trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng.

5. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài

liệu tham khảo chính sau đây:
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Nội
vụ, BQP có quy định về cơng tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu cơng
trình xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Xây dựng năm 2014, Nghị
định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý
chất lượng và bảo trì cơng trình xây dựng. Thơng tư 01/2014/TTLT/BNVBXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về “Hướng
dẫn thành phần tài liệu, dự án cơng trình xây dựng nộp vào Lưu trữ lịch sử”.
- Các sách lý luận, giáo trình về cơng tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý
luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn
Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình “Lưu trữ tài
liệu khoa học cơng nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn
Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương. Sách chuyên khảo “Lưu trữ tài liệu các
cơng trình xây dựng” của tác giả Nguyễn Minh Phương.
- Các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học.
- Các trang tài liệu điện tử.
Những nguồn tài liệu tham khảo này chúng tôi thống kê cụ thể trong
phần Danh mục tài liệu tham khảo của đề tài.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, chúng tôi thực
hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau:

9


- Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đây là đề tài có tính ứng dụng
cao, do vậy việc khảo sát thực tế các cơ quan, đơn vị và kết quả khảo sát được
sử dụng là một trong các nguồn thơng tin chính để thực hiện đề tài.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Có được thơng tin thực tế từ việc
khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thơng tin,
làm cơ sở để nghiên cứu phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các

cơng trình. Thơng tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Quân
đội có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi chú trọng tổng
hợp, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thơng tin từ website liên quan
đến hoạt động xây dựng như: website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng
Việt Nam,…hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng để có thêm thơng tin phục
vụ cho việc nghiên cứu đề tài.
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu nắm vững các kiến thức
về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu khoa học cơng nghệ nói riêng,
nghiên cứu các cơng trình khoa học đi trước để kế thừa, học hỏi những thành
quả đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình
thực hiện đề tài.
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba
chương:
Chương 1. Tổng quan về khối tài liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng
thuộc BQP. Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu về tài liệu kỹ thuật các
công trình xây dựng, các loại cơng trình xây dựng, tìm hiểu các cấp cơng trình
xây dựng và các cơ quan liên quan trong q trình xây dựng một cơng trình.
Với những nội dung này, Chương 1 có vị trí tương đối quan trọng làm tiền đề
cho việc thực hiện các chương tiếp theo của đề tài.

10


Chư¬ng 2. Thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu các cơng trình xây dựng
thuộc BQP.
Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về các loại cơng trình và tài liệu
xây dựng tại Chương 1, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát, đánh giá
thực trạng tổ chức công tác lưu trữ, thực trạng các hoạt động nghiệp vụ về lưu

trữ tài liệu các cơng trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra
một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế làm cơ sở đề xuất các giải pháp ở
Chương 3.
Chư¬ng 3. Các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây
dựng thuộc BQP.
Căn cứ vào các loại cơng trình và các loại tài liệu hình thành trong quá
trình xây dựng đã được liệt kê ở Chương 1 và thực trạng tổ chức lưu trữ tài
liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại BQP ở Chương 2, tại Chương 3
chúng tôi đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lưu trữ tài
liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng thuộc BQP. Đây là chương quan trọng
thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu đề tài có những đóng góp sau:
- Đề tài trình bày một cách hệ thống các loại tài liệu kỹ thuật hình thành
trong q trình xây dựng và các loại cơng trình xây dựng thuộc phạm vi quản
lý của BQP.
- Đề tài mô tả thực trạng công tác tổ chức lưu trữ và các hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kỹ thật các cơng trình xây dựng thuộc BQP và có
nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu, giúp các cơ quan
quản lý của Bộ có cơ sở ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đầu
tư cơ sở vật chất, trang bị đối với công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các
cơng trình xây dựng.

11


- Đề xuất các giải pháp giúp các cơ quan, đơn vị đặc biệt là các cơ quan
chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ
thuật các cơng trình một cách khoa học và thực hiện theo đúng các quy định
của Nhà nước và BQP.

- Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức
và cá nhân có liên quan đến tài liệu xây dựng trong BQP và có thể làm tài liệu
tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu
trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế.
Ngồi những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tơi cịn
trình bày một số phụ lục gồm một số hình ảnh trong quá trình khảo sát hồ sơ
tài liệu cơng trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP; các văn
bản quy định, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BQP.
Đề tài được thực hiện thành cơng sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý
luận trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu các cơng trình xây dựng của nước ta
nói chung và trong BQP nói riêng - một loại hình tài liệu cho đến nay chưa
được quan tâm nghiên cứu nhiều ở Việt Nam.

12


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ KHỐI TÀI LIỆU KỸ THUẬT
CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHỊNG

1.1. Khái qt về tài liệu kỹ thuật các cơng trình xây dựng
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình xây dựng
Tài liệu cơng trình xây dựng là loại hình tài liệu chun ngành có tính
đặc thù, xung quanh khái niệm “tài liệu cơng trình xây dựng” có nhiều ý kiến,
định nghĩa được nêu ra. Việc nắm rõ khái niệm, đặc điểm, giá trị của tài liệu
cơng trình xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận một cách tổng quát về khối
tài liệu này.
1.1.1.1. Khái niệm
Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội
Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát hành năm 2011 có định nghĩa như sau: “Tài

liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là
tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, cơng trình xây
dựng cơ bản”. Từ khái niệm này và các tài liệu tham khảo liên quan, chúng
tôi thấy cần cụ thể như sau:
Tài liệu xây dựng: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình
xây dựng một dự án, cơng trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình,
khảo sát, thiết kế, thi cơng xây dựng cơng trình, giám sát thi cơng, quản lý dự
án đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và các hoạt động khác có liên quan đến
xây dựng cơng trình.
Tài liệu lưu trữ cơng trình xây dựng: Là những tài liệu có giá trị
thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để
lưu trữ.

13


Hồ sơ hồn thành cơng trình: Là tập hợp các tài liệu liên quan tới
quá trình đầu tư, xây dựng cơng trình gồm: Chủ trương đầu tư, dự án đầu
tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng cơng trình, báo cáo
khảo sát xây dựng, hồ sơ thiết kế xây dựng cơng trình, hồ sơ quản lý chất
lượng trong q trình thi cơng xây dựng cơng trình và tài liệu khác cần
được lưu lại sau khi đưa cơng trình vào sử dụng.
Cơng trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động
của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào cơng trình, được liên
kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất,
phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế
(từ điển bách khoa).
Cơng trình xây dựng thuộc BQP là các cơng trình được đầu tư xây
dựng bằng các nguồn vốn ngân sách quốc phòng thường xuyên, đầu tư
của ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, các nguồn vốn khác và do

cơ quan, đơn vị của BQP làm chủ đầu tư.
1.1.1.2. Đặc điểm
- Tài liệu công trình xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác
giả hình thành. Sự đa dạng của tài liệu này là một trong những đặc điểm để
phân biệt loại hình tài liệu này so với tài liệu khác. Về thành phần, ngồi
những văn bản hành chính thơng thường, tài liệu xây dựng cịn có rất nhiều
bản vẽ, bản dự tốn, quyết tốn kinh phí, văn bản kiểm định chất lượng, tài
liệu ảnh… Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ
giấy A4 thì tài liệu xây dựng của một cơng trình sử dụng rất nhiều loại giấy có
kích thước khơng giống nhau. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm
nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau. Sự đa dạng về kích
thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng. Ngồi ra tài
liệu xây dựng cịn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu, trong một

14


cơng trình có cơ quan tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, đơn vị thi công, cơ
quan cung cấp thiết bị lắp đặt…
Ví dụ: Hồ sơ xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng gồm:
+ Đơn vị tư vấn thiết kế: Viện thiết kế Bộ Quốc phòng.
+ Đơn vị thi cơng: Binh đồn 11.
+ Chủ đầu tư: BQP.
+ Tư vấn giám sát thi công: Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô.
+ Đơn vị sử dụng: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng.
Như vậy, mỗi cơ quan tham gia xây dựng cùng một cơng trình đảm
nhận những phần việc khác nhau sẽ sản sinh ra các tài hình tài liệu khác nhau.
- Tài liệu xây dựng của một cơng trình được sản sinh trong thời gian
tương đối dài. Khác với tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng được hình thành
từ khi lập dự án, khảo sát, thiết kế, quá trình thi cơng, nghiệm thu và quyết

tốn. Tùy theo quy mơ của từng dự án, cơng trình mà thời gian của tài liệu đó
dài hoặc ngắn khác nhau.
Ví dụ: Cơng trình kho bảo quản vũ khí đạn thủy lơi thuộc Qn chủng
Hải qn được khởi cơng từ năm 2003 và hồn thành vào năm 2009 như vậy
tài liệu của cơng trình kéo dài tới 06 năm.
- Do sự phát triển của kinh tế xã hội, những năm gần đây, các cơng
trình xây dựng ở nước ta nói chung, quân đội nói riêng ngày càng nhiều, kích
thước, thành phần tài liệu đa dạng nên khối lượng tài liệu xây dựng tương đối
lớn, đây là nguồn tài liệu phản ánh cơ sở hạ tầng cả một quốc gia.
- Tài liệu xây dựng được lập bằng nhiều phương tiện ghi tin, mang tin
khác nhau: Giấy thông thường (khổ A4), giấy can, phim, ảnh, đĩa CD…
Ngồi ra, tài liệu cơng trình xây dựng cịn ở dạng điện tử ngày càng trở nên
phổ biến tại các công ty hoạt động về xây dựng, đặc biệt là các công ty thiết
kế. Do vậy, nhiều công ty xây dựng hiện nay khi nộp tài liệu vào lưu trữ

15


thường nộp tài liệu là các bản vẽ, các thiết kế xây dựng dưới dạng điện tử.
Điều này đã gây khó khăn đối với cơ quan lưu trữ khi phải trang bị máy tính
và phần mềm để đọc những bản vẽ này.
- Nội dung của tài liệu liên tục được bổ sung, trong q trình thi cơng
các cơng trình, do điều kiện tự nhiên, xã hội, tài liệu thiết kế của các cơng
trình cũng như các tài liệu khác có liên quan thường xuyên được điều chỉnh,
thay đổi cho phù hợp với thực tế. Đây cũng là một trong những đặc điểm khác
biệt của tài liệu xây dựng so với các tài liệu khác.
Ví dụ: Cơng trình xây dựng hệ thống kè chống xói lở các đảo thuộc
quần đảo Trường Sa được khởi công xây dựng từ năm 1997 do điều kiện thời
tiết biển đảo và ngân sách đến cuối năm 2005 cơng trình mới hồn thành.
Ngồi ra, việc cải tạo, mở rộng hay nâng cấp cũng thường xuyên diễn ra đối

với các cơng trình xây dựng, mỗi lần tiến hành cải tạo, mở rộng thì tài liệu
xây dựng lại được tiếp tục bổ sung.
- Cũng giống như các loại hình tài liệu khác, tài liệu xây dựng chứa
đựng những bí mật quốc gia. Như đã nói ở trên, tài liệu xây dựng không chỉ là
các báo cáo, các dự án đầu tư…, mà còn là những tài liệu khảo sát, thăm dị
địa chất, tài liệu thiết kế các cơng trình đặc biệt trong BQP là các hầm ngầm,
lơ cốt, pháo đài, thành lũy, trận địa, sở chỉ huy…, các tài liệu này mang nhiều
yếu tố bí mật quân sự. Ngoài ra theo Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06
tháng 05 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng cơng trình đặc
thù, việc đầu tư xây dựng cơng trình bí mật nhà nước cũng được quy định cụ
thể. Theo đó, cơng trình bí mật nhà nước là cơng trình xây dựng thuộc các
lĩnh vực quốc phịng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực
khác thuộc danh mục bí mật nhà nước, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quyết định theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Các tài
liệu liên quan đến việc xây dựng các công trình chứa đựng những bí mật quốc

16


gia, cần phải được bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước, Quân đội.
1.1.1.3. Giá trị của tài liệu
* Cung cấp tài liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị
Tài liệu xây dựng các cơng trình là những tài liệu có ý nghĩa, giá trị về
nhiều mặt, là tài sản quý báu của các cơ quan, đơn vị và của BQP. Bất kỳ cơ
quan, đơn vị nào muốn duy trì hoạt động thơng suốt và thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình đều có nhu cầu được cung cấp thông tin. Thông tin
trong tài liệu đã, đang và sẽ là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt
động quản lý. Đây là nguồn thông tin xác thực và tin cậy, là căn cứ để xây
dựng các định hướng chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ xây dựng và

quản lý doanh trại, đã tạo điều kiện thuận lợi trong tổ chức triển khai thực
hiện và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện.
Tài liệu giúp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực
quân sự, phối kết hợp với các địa phương trong phát triển kinh tế-xã hội, an
ninh-quốc phịng... từ đó có những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng
như những tồn tại, hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối
chính sách cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Các thông tin trong tài liệu phục vụ cho việc xây dựng các đề án, cơng
trình phù hợp với điều kiện tự nhiên của từng vùng, miền (ví dụ như: Vùng
biên giới, hải đảo...). Việc khai thác, sử dụng thông tin giúp nâng cao hiệu
quả công tác quản lý đầu tư xây dựng trong BQP.
* Cung cấp tài liệu để sửa chữa, cải tạo các cơng trình
Thơng qua tài liệu, các nhà thiết kế thi công, cơ quan quản lý có hiểu
biết tổng thể về cơng trình trước khi đưa ra phương án sửa chữa, cải tạo. Nắm
vững được các chi tiết từng hạng mục cơng trình về kết cấu, kiến trúc, các hệ

17


thống hạ tầng kỹ thuật... Từ đó đưa ra phương án tu bổ, sửa chữa, nâng cấp
phù hợp với thực tế.
Nhờ các hồ sơ, tài liệu này sẽ rút ngắn được thời gian thi công, việc cải
tạo, nâng cấp các cơng trình được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi hơn,
khơng tốn nhiều thời gian, cơng sức, tiết kiệm kinh phí, mang lại hiệu quả
thiết thực.
* Trong nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ cơng trình xây dựng thể
hiện sự sáng tạo của kiến trúc sư trong thiết kế công trình, phản ánh những
giải pháp khoa học cơng nghệ mới về khảo sát, thi cơng, giúp các nhà khoa
học hồn thiện những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học - kỹ thuật xây
dựng cho các loại công trình; xây dựng các quy trình cơng nghệ, quy phạm kỹ

thuật, định mức, tiêu chuẩn xây dựng cơng trình.
Nhiều tài liệu cơng trình xây dựng được Nhà nước, các tổ chức quốc tế
trao giải thưởng và cấp bằng sáng chế. Có nhiều tài liệu có giá trị lịch sử. Tuy
nhiên, cũng có những loại tài liệu chỉ có giá trị trong thời gian cơng trình cịn
tồn tại để phục vụ cải tạo, sửa chữa hoặc có những tài liệu có giá trị thấp chỉ
phục vụ giải quyết xong công việc thì khơng phải lưu trữ.
Qua đây chúng ta có thể thấy tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu cơng
trình xây dựng nói riêng là nguồn thơng tin khơng thể thiếu; hàng ngày, hàng
giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, đơn vị phải thường
xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch
định các chương trình, kế hoạch, ban hành các quyết định quản lý cho phù
hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ cịn được sử dụng làm căn cứ xác định trách
nhiệm cho các bên liên quan khi cơng trình xảy ra sự cố trước tuổi thọ, là
bằng chứng giúp các cơ quan, đơn vị trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý
những vi phạm trong quá trình hoạt động.

18


1.1.2. Các nhóm tài liệu hình thành trong q trình xây dựng
Tài liệu xây dựng của một cơng trình vừa đa dạng về loại hình, vừa đa
dạng về nội dung phản ánh. Qua khảo sát, xuyên suốt quá trình xây dựng
cơng trình, từ chủ trương đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi cơng đến nghiệm thu
và bàn giao cơng trình để đưa vào sử dụng, một cơng trình xây dựng thường
có những loại tài liệu chủ yếu sau đây:
1.1.2.1.Tài liệu quy hoạch xây dựng
Tài liệu quy hoạch xây dựng trong Quân đội là tài liệu phản ánh tổ chức
không gian, hệ thống cơng trình hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng giao thơng, tạo lập
mơi trường sống thích hợp, bảo đảm hài hịa giữa lợi ích quốc gia, lợi ích
cộng đồng, đáp ứng các mục tiêu phát triển kinh tế, xã hội, quốc phịng, an

ninh, mơi trường. Tài liệu quy hoạch được thể hiện bằng đồ án quy hoạch và
được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phê duyệt làm cơ sở cho việc
xây dựng cơng trình đúng quy hoạch.
1.1.2.2. Báo cáo đầu tư xây dựng cơng trình (Báo cáo nghiên cứu
tiền khả thi)
Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng là tài liệu trình bày
các nội dung nghiên cứu sơ bộ về sự cần thiết, tính khả thi và hiệu quả
của việc đầu tư xây dựng, làm cơ sở xem xét, quyết định chủ trương đầu
tư xây dựng.
Nội dung báo cáo đầu tư xây dựng cơng trình bao gồm: Sự cần thiết
đầu tư và các điều kiện để thực hiện đầu tư xây dựng; dự kiến mục tiêu, quy
mơ, địa điểm và hình thức đầu tư xây dựng; nhu cầu sử dụng đất và tài
nguyên; phương án thiết kế sơ bộ về xây dựng, thuyết minh, công nghệ, kỹ
thuật và thiết bị phù hợp; dự kiến thời gian thực hiện dự án; sơ bộ tổng mức
đầu tư, phương án huy động vốn; khả năng hoàn vốn, trả nợ vốn vay (nếu có);
xác định sơ bộ hiệu quả kinh tế - xã hội và đánh giá tác động của dự án.

19


1.1.2.3. Dự án đầu tư xây dựng cơng trình (báo cáo nghiên cứu khả thi)
Dự án đầu tư xây dựng cơng trình là tập hợp các đề xuất có liên quan
đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơng trình xây
dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng cơng trình hoặc
sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định. Dự án đầu tư xây dựng cơng
trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở.
Phần thuyết minh của Dự án đầu tư xây dựng cơng trình bao gồm: Sự
cần thiết và mục tiêu đầu tư; mô tả về quy mơ và diện tích xây dựng cơng
trình, các hạng mục cơng trình thuộc dự án; các giải pháp thực hiện giải
phóng mặt bằng, phương án khai thác dự án và sử dụng lao động; tổng mức

đầu tư của dự án; khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn và khả năng cấp vốn theo
tiến độ...
Phần thiết kế cơ sở của Dự án đầu tư xây dựng cơng trình bao gồm
phần thuyết minh và bản vẽ. Phần thuyết minh thiết kế cơ sở bao gồm các nội
dung: Giới thiệu tóm tắt địa điểm xây dựng, phương án thiết kế, tổng mặt
bằng cơng trình, hoặc phương án tuyến cơng trình đối với cơng trình xây
dựng theo tuyến; vị trí, quy mơ xây dựng các hạng mục cơng trình; phương án
cơng nghệ, dây chuyền cơng nghệ đối với cơng trình có u cầu cơng nghệ;
phương án kiến trúc đối với cơng trình có yêu cầu kiến trúc,… Phần bản vẽ
thiết kế cơ sở bao gồm: Bản vẽ tổng mặt bằng cơng trình hoặc bản vẽ bình đồ
phương án tuyến cơng trình đối với cơng trình xây dựng theo tuyến; sơ đồ
cơng nghệ, bản vẽ dây chuyền cơng nghệ đối với cơng trình có u cầu cơng
nghệ; bản vẽ phương án kết cấu chính, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng kỹ thuật chủ
yếu của cơng trình, kết nối với hạ tầng kỹ thuật của khu vực.
Một hồ sơ trình thẩm định Dự án đầu tư xây dựng cơng trình bao gồm:
- Tờ trình thẩm định dự án của chủ đầu tư;

20


- Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ
thuật đầu tư xây dựng;
- Các tài liệu, văn bản có liên quan.
Hồ sơ về Dự án đầu tư xây dựng cơng trình cịn có các văn bản thẩm
định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án
đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở. Nếu được thơng qua, hồ sơ này cịn bao
gồm Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng cơng trình.
Ngồi những tài liệu kể trên, khi cơng trình bị ảnh hưởng bởi thiên tai
(động đất, sóng thần, lũ lụt…), quy hoạch xây dựng thay đổi hay những biến
động bất thường của giá cả thì dự án đầu tư xây dựng cơng trình có thể được

điều chỉnh. Khi đó, xem xét mức độ ảnh hưởng của các yếu tố trên đối với
cơng trình, chủ đầu tư (hoặc người quyết định đầu tư) sẽ có quyết định điều
chỉnh dự án đầu tư xây dựng.
1.1.2.4. Báo cáo kinh tế kỹ thuật (Báo cáo đầu tư) xây dựng cơng trình
Đối với các cơng trình xây dựng có mức đầu tư dưới 15 tỷ đồng (khơng
bao gồm tiền sử dụng đất) thì khơng phải lập Dự án đầu tư xây dựng cơng
trình mà chỉ cần lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng cơng trình để trình
người quyết định đầu tư phê duyệt.
Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng là tài liệu trình bày các nội
dung về sự cần thiết, mức độ khả thi và hiệu quả của việc đầu tư xây dựng
theo phương án thiết kế bản vẽ thi cơng xây dựng cơng trình quy mơ nhỏ, làm
cơ sở xem xét, quyết định đầu tư xây dựng.
Hồ sơ Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng cơng trình bao gồm:
- Báo cáo kết quả thẩm định Báo cáo kinh tế kỹ thuật;
- Tờ trình thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng của Chủ đầu
tư gửi người có thẩm quyền quyết định đầu tư;
- Quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật.

21


1.1.2.5.Tài liệu khảo sát xây dựng
Khảo sát xây dựng là cơ sở để thực hiện các bước thiết kế xây dựng.
Khảo sát xây dựng gồm khảo sát địa hình, khảo sát địa chất cơng trình, khảo
sát địa chất thủy văn, khảo sát hiện trạng cơng trình và các cơng việc khảo sát
khác phục vụ cho hoạt động xây dựng.
Trước khi tiến hành khảo sát, chủ đầu tư sẽ tiến hành đấu thầu gói thầu
khảo sát xây dựng cơng trình. Sau khi có kết quả đấu thầu, đơn vị khảo sát
xây dựng sẽ tiến hành theo nhiệm vụ khảo sát đã được chủ đầu tư phê duyệt.
Nhiệm vụ khảo sát bao gồm các nội dung về mục đích, phạm vi, phương

pháp, thời gian thực hiện, tiêu chuẩn khảo sát được áp dụng. Trong quá trình
thực hiện khảo sát, nếu nhà thầu khảo sát xây dựng phát hiện các yếu tố khác
thường ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp thiết kế hoặc ngay cả trong q
trình thi cơng nếu phát hiện những yếu tố khác thường so với tài liệu khảo sát
ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp thiết kế và biện pháp thi cơng thì chủ đầu tư
sẽ xem xét, quyết định bổ sung nhiệm vụ khảo sát.
Sau khi tiến hành khảo sát, nhà thầu khảo sát có nghĩa vụ lập báo cáo
kết quả khảo sát xây dựng để nghiệm thu. Nội dung báo cáo bao gồm: Nội
dung chủ yếu của nhiệm vụ khảo sát xây dựng, đặc điểm, quy mô, tính chất
của cơng trình; vị trí và điều kiện tự nhiên của khu vực khảo sát; tiêu chuẩn về
khảo sát xây dựng được áp dụng, khối lượng khảo sát, quy trình, phương pháp
và thiết bị khảo sát; phân tích số liệu, đánh giá kết quả; đề xuất giải pháp kỹ
thuật phục vụ cho việc thiết kế, thi công xây dựng cơng trình; kết luận và kiến
nghị; tài liệu tham khảo và các phụ lục kèm theo.
Ngoài những tài liệu kể trên, trong khảo sát xây dựng cơng trình cịn có
tài liệu là nhật ký khảo sát, tài liệu giám sát việc khảo sát, tài liệu về bồi
thường thiệt hại khi thực hiện không đúng nhiệm vụ khảo sát, sai thực tế…

22


Tài liệu khảo sát là một thành phần không thể thiếu trong bộ tài liệu về
một cơng trình xây dựng. Nếu khơng có tài liệu này, việc thiết kế cơng trình
khơng thể được triển khai an tồn vì khơng có số liệu để tính tốn về mặt kết
cấu. Đây cũng là nguồn tài liệu quan trọng để truy cứu trách nhiệm khi việc
thiết kế, thi công không đảm bảo yêu cầu.
1.1.2.6. Tài liệu thiết kế
Tài liệu thiết kế xây dựng cơng trình được quy định cụ thể trong Mục 2,
Chương IV, Luật Xây dựng 2014, theo đó thiết kế xây dựng gồm thiết kế sơ
bộ trong Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, thiết kế cơ sở trong Báo cáo nghiên

cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công trong giai đoạn thực
hiện dự án và các bước thiết kế khác (nếu có) theo thơng lệ quốc tế.
Thiết kế xây dựng được thực hiện theo một hoặc nhiều bước tùy thuộc
quy mơ, tính chất, loại và cấp cơng trình xây dựng. Thiết kế xây dựng cơng
trình được thực hiện theo trình tự một bước hoặc nhiều bước như sau:
- Thiết kế một bước là thiết kế bản vẽ thi công;
- Thiết kế hai bước gồm thiết kế cơ sở và thiết kế bản vẽ thi công;
- Thiết kế ba bước gồm thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản
vẽ thi công;
- Thiết kế theo các bước khác (nếu có).
Hồ sơ thiết kế xây dựng sau thiết kế cơ sở gồm thuyết minh thiết kế, bản
vẽ thiết kế, tài liệu khảo sát xây dựng liên quan, dự tốn xây dựng cơng trình
và chỉ dẫn kỹ thuật (nếu có).
Đối với những cơng trình bắt buộc phải thi tuyển thiết kế như các cơng
trình cơng cộng có quy mơ cấp 1, cấp đặc biệt, các cơng trình có u cầu kiến
trúc đặc thù thì ngồi thuyết minh thiết kế, các bản vẽ thiết kế, các tài liệu
khảo sát xây dựng liên quan kể trên thì cịn có hồ sơ thi tuyển thiết kế kiến
trúc cơng trình. Hồ sơ này gồm:

23


- Kế hoạch thi tuyển được phê duyệt;
- Yêu cầu thiết kế được phê duyệt;
- Quy chế thi tuyển;
- Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá xếp hạng phương án dự thi
(hoặc Tổ chuyên gia) và Quy chế làm việc của Hội đồng;
- Các thiết kế dự tuyển;
- Báo cáo kết quả đánh giá, xếp hạng các phương án dự thi của Hội đồng;
- Văn bản phê duyệt phương án thiết kế trúng tuyển của chủ đầu tư kèm

theo thiết kế trúng tuyển.
Có thể nói, nếu tài liệu khảo sát là một trong những căn cứ để thiết kế
công trình thì tài liệu thiết kế lại là cơ sở để thi cơng cơng trình, dựa vào thiết
kế đơn vị thi công sẽ tiến hành xây dựng theo đúng với thiết kế đã được phê
duyệt và là cơ sở để quy kết trách nhiệm khi cơng trình xảy ra sự cố.
1.1.2.7. Tài liệu giải phóng mặt bằng
Giải phóng mặt bằng là tài liệu liên quan đến việc chuẩn bị mặt bằng cho
việc thi cơng xây dựng cơng trình. Những tài liệu này bao gồm: Quyết định
giải phóng mặt bằng, kinh phí giải phóng mặt bằng, tài liệu về bàn giao mặt
bằng, phương án đền bù, tái định cư, tài liệu về cấp đất xây dựng,…
1.1.2.8. Tài liệu về thi công - nghiệm thu xây dựng cơng trình
* Quản lý chất lượng thi cơng xây dựng cơng trình
Quản lý chất lượng thi cơng xây dựng cơng trình bao gồm các hoạt động
quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng; giám sát thi công xây
dựng và nghiệm thu công trình xây dựng của chủ đầu tư; giám sát tác giả của
nhà thầu thiết kế xây dựng cơng trình.
Tài liệu xây dựng hình thành trong quá trình giám sát chất lượng thi
cơng xây dựng cơng trình bao gồm: Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng;
các tài liệu về thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết

24


bị, các báo cáo về chất lượng, các giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản
xuất, tài liệu phục vụ cho nghiệm thu công việc xây dựng, giai đoạn thi cơng
xây dựng,…
* Quản lý tiến độ
Cơng trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công
xây dựng. Tiến độ thi cơng xây dựng cơng trình phải phù hợp với tổng tiến độ
của dự án đã được phê duyệt.

Hồ sơ tiến độ xây dựng cơng trình gồm có:
- Tài liệu về việc xây dựng tổng tiến độ của cơng trình;
- Quyết định phê duyệt Tổng tiến độ xây dựng cơng trình (kèm theo
Tổng tiến độ xây dựng cơng trình).
- Quyết định về việc điều chỉnh tổng tiến độ cơng trình, dự án (nếu có).
* Quản lý khối lượng thi công xây dựng
Việc thi công xây dựng phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế
được duyệt. Căn cứ vào các bản vẽ thiết kế, chủ đầu tư và nhà thầu thi cơng
xây dựng lập bảng tính khối lượng xây dựng cơng trình.
Tài liệu liên quan đến quản lý khối lượng thi cơng xây dựng cơng trình
bao gồm: Bảng tính khối lượng thi cơng cơng trình, biên bản nghiệm thu khối
lượng thi công, tài liệu về khối lượng phát sinh ngồi thiết kế, dự tốn cơng
trình, báo cáo khối lượng xây dựng,…
* Quản lý an toàn lao động
Điều 50, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của
Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì cơng trình xây dựng quy định
trách nhiệm lập hồ sơ sự cố thuộc về chủ đầu tư hoặc chủ quản lý, sử dụng
cơng trình. Hồ sơ về sự cố cơng trình gồm có:
- Biên bản kiểm tra hiện trường sự cố với các nội dung: Tên cơng trình,
hạng mục cơng trình xảy ra sự cố; địa điểm xây dựng cơng trình, thời điểm

25