Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp

I HC QUC GIA H NI
TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN






INH VN MNH




THC TRNG T CHC KHAI THC S DNG
TI LIU K THUT CC CễNG TRèNH
GIAO THễNG TI LU TR B GIAO THễNG
VN TI V NHNG GII PHP




Luận văn thạc sĩ ngành l-u trữ học
và quản trị văn phòng

Hà Nội 2009


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




ĐINH VĂN MẠNH



THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG
TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO
THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN
TẢI VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP



Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24


Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hương

Hµ Néi – 2009



1
MỤC LỤC

Phần mở đầu 3
1. Mục đích ý nghĩa của đề tài …… 3
2. Mục tiêu của đề tài …… 4
3. Phạm vi nghiên cứu ……….4
4. Đối tƣợng nghiên cứu …… 5
5. Lịch sử nghiên cứu ……….5
6. Các nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo …… 7
7. Phƣơng pháp nghiên cứu …… 7
8. Đóng góp của luận văn …… 8
9. Bố cục của luận văn 8
Chương 1: Thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật các
CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT…………………………… ……………….…… 11


1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ GTVT…………… 11
1.2 Thành phần, nội dung tài liệu các CTGT tại Lƣu trữ Bộ GTVT………………. 15

1.3 Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật các CTGT………………… ……….25
Chương 2: Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT
tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải …………………………………………31
2.1.Tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức
khai thác sử dụng TLKT các CTGT……………………………………………… 31
2.2. Thực trạng khai thác sử dụng TLKT các CTGT tại lƣu trữ Bộ……………… 57
2.3 Ý nghĩa của việc khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT… ……… 69


2
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận
tải………….…………………………………………………………………… …76
3.1 Nhận xét về tình hình tổ chức khoa học và tổ chức khai thác sử dụng TLKT các
CTGT tại lƣu trữ Bộ…………………………………………… 76
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lƣu trữ Bộ………………… 87
Kết luận 102
Tài liệu tham khảo …………………………………………………………… 105
Phụ lục………… ……………………………………………………………… 108





3

4
Phần mở đầu
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Đất nƣớc ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đã
và đang đạt đƣợc những thành tựu đáng kể. Các cơ quan từ trung ƣơng đến địa
phƣơng đang dần đƣợc kiện toàn về tổ chức, đổi mới phƣơng thức làm việc, đời sống
nhân dân ngày một tăng lên, hạ tầng cơ sở, đặc biệt là hệ thống các công trình giao
thông ngày càng đƣợc cải thiện…Để hoạt động điều hành, quản lý các công trình
giao thông xây dựng đang không ngừng tăng lên về số lƣợng, đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung đƣợc tốt cần có sự đóng góp rất lớn của công tác lƣu trữ. Hơn
thế nữa, bên cạnh việc quan tâm đến sự chỉ đạo về công tác lƣu trữ nói chung thì
chúng ta cũng cần đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
một cách khoa học, có nhƣ vậy mới đảm bảo phát huy đƣợc hết những giá trị mà tài
liệu lƣu trữ mang lại.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của vấn đề này, Đảng và Nhà nƣớc ta đã thực sự
quan tâm đến công tác lƣu trữ điều này đƣợc thể hiện bằng việc ban hành những văn
bản chỉ đạo về công tác này nhằm đáp ứng kịp thời với tình hình mới, cụ thể nhƣ

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban
thường vụ Quốc hội và Nghị Định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia ban hành ngày 08 tháng 4 năm
2004 Trong các văn bản trên, công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu đƣợc
đặc biệt chú ý coi trọng qua những quy định quyền và trách nhiệm của các cơ quan,
tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu, thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu…
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chính là quá trình cung cấp thông tin quá
khứ cho các cơ quan, đoàn thể, cá nhân một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác
và hiệu quả nhằm phục vụ cho các mục đích trên. Có thể nói, tổ chức khai thác, sử

5
dụng tài liệu vừa là kết quả của các quy trình chuyên môn nghiệp vụ trƣớc đó vừa là
mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ.
Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý
nhà nƣớc về giao thông đƣờng bộ, đƣờng sắt, đƣờng sông, hàng hải và hàng không
trong phạm vi cả nƣớc, quản lý các dịch vụ và thực hiện chủ sở hữu phần vốn của
Nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc thuộc Bộ quản lý theo quy định của
pháp luật. Trong những năm qua, đƣợc sự quan tâm của Đảng và Nhà nƣớc, ngành
giao thông vận tải đã có những bƣớc tiến bộ vƣợt bậc. Hàng loạt công trình giao
thông đƣợc mọc lên trên khắp mọi miền của tổ quốc. Đây là những thành công
không nhỏ góp phần vào tiến trình hội nhập của đất nƣớc. Tuy nhiên, bên cạnh
những kết quả đạt đƣợc, ngành giao thông vận tải hiện nay cũng đang đứng trƣớc
một thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc
biệt nhƣ: tai nạn giao thông và nạn tham nhũng đã và đang diễn ra hàng ngày, hàng
giờ Tất cả những vấn đề nêu trên đều đƣợc phản ánh rõ nét trong tài liệu lƣu trữ.
Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chỉ trong hoạt động của ngành giao
thông mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia. Chính vì thế, việc tổ
chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này không chỉ là trách nhiệm của ngành mà còn
là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nƣớc khác.

Tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông (CTGT) đƣợc hình thành trong quá
trình thi công xây dựng và quản lý các CTGT tại các cơ quan tổ chức có chức năng
thiết kế, thi công, thẩm định… trên phạm vi cả nƣớc. Đây cũng chính là một trong
những nguồn tài liệu kỹ thuật thuộc thành phần phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam.
Thực tế công tác lƣu trữ tài liệu kỹ thuật trong những năm qua tại các cơ quan đã cho
thấy đây là khối tài liệu rất phong phú, đa dạng nhƣng cũng rất phức tạp. Chính vì
đặc điểm này đã đặt ra yêu cầu đối với các cán bộ làm công tác lƣu trữ, không chỉ
nắm đƣợc chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có những kiến thức nhất định về lĩnh
vực ngành nghề sản sinh ra khối tài liệu ấy. Tài liệu kỹ thuật các công trinh giao

6
thông còn là bằng chứng, căn cứ pháp lý chân thực để xác định trách nhiệm của các
tổ chức, cá nhân có liên quan, hơn nữa chúng còn giúp tiết kiệm thời gian cũng nhƣ
tiền của của Nhà nƣớc trong việc tu bổ, sửa chữa các công trình giao thông…
Tuy nhiên, trong suốt thời gian qua công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
kỹ thuật tại Lƣu trữ Bộ Giao thông vận tải ( từ đây xin đƣợc viết tắt là GTVT )còn
gặp nhiều tồn tại, do khối lƣợng và thành phần tài liệu kỹ thuật tại đây ngày một
nhiều và phong phú. Việc khai thác và sử dụng đúng mục đích để có thể phát huy hết
giá trị của khối tài liệu này phục vụ cho công việc thực tế của các cán bộ chƣa thực
sự đạt hiệu quả cao.
Với những lý do trên nên chúng tôi đã chọn đề tài “Thực trạng tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao
Thông Vận Tải và những giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình
2.Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là:
- Làm rõ vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật
các công trình giao thông (CTGT).
- Thực tế công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT hiện
đang đƣợc lƣu trữ tại Bộ;
- Đề xuất giải pháp nhằm giúp Lƣu trữ Bộ và cơ quan quản lý tài liệu kỹ thuật

CTGT thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài lƣu trữ.
3. Phạm vi nghiên cứu
Để phục vụ cho nghiên cứu của đề tài, chúng tôi đã lựa chọn Lƣu trữ Bộ
GTVT để tiến hành khảo sát thực tế tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có ảnh
hƣởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu đƣợc hình

7
thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lƣợng tƣơng đối lớn trong phông
Lƣu trữ nhà nƣớc Việt Nam. Bao gồm khối tài liệu hoàn công về các công trình giao
thông nhóm A; khối tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Bộ… Trong phạm vi
của luận văn này chúng tôi chỉ đi sâu khảo sát việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
kỹ thuật các CTGT tại Lƣu trữ Bộ.
4. Đối tượng nghiên cứu.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối
tƣợng chính:
- Khối tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông đang đƣợc bảo quản tại lƣu
trữ Bộ GTVT;
- Qui định, thủ tục, hình thức khai thác tài liệu tại Lƣu trữ Bộ;
- Hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ các CTGT tại lƣu trữ Bộ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng hàng đầu của công tác lƣu trữ. Chính vì lẽ đó, vấn đề này đã đƣợc sự quan tâm
của nhiều tác giả thể hiện dƣới dạng viết giáo trình, sách, báo, tạp chí và các đề tài
khoá luận tốt nghiệp, luận văn cao học liên quan đến vấn đề tổ chức khai thức và sử
dụng tài liệu. Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu về vấn đề này nhƣ sau:
- Trƣớc hết về lý luận chung: Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu đã
đƣợc đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lƣu trữ nhƣ: " Lý luận và
thực tiễn công tác Lƣu trữ" (Vƣơng Đình Quyền - Chủ biên)
- Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên Khoa Lƣu trữ

học và Quản trị văn phòng có đề cập đến vấn đề này ví dụ nhƣ: “Xây dựng phương
án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty tư vấn xây dựng Sông Đà” (khóa luận
tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thảo khóa 2000 – 2004); “Xác định các giải
pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ

8
Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương” (Luận văn thạc sĩ khoa học của Học viên
Hà Văn Huề năm 2002); "Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông
Vận tải - Thực trạng và giải pháp"(Luận văn thạc sĩ khoa học của học viên Nguyễn
Kim Dung); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình thủy lợi
tại Lưu trữ Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn”( Luận văn thạc sĩ khoa học
của học viên Nguyễn Thị Phƣơng Huyền).
- Các bài viết, bài giảng liên quan đến vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu lƣu
trữ trên Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ. Ví dụ nhƣ: Bài giảng “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ
thuật” năm 2005 của các tác giả Nguyễn Minh Phƣơng, Nguyễn Liên Hƣơng,
Nguyễn Cảnh Đƣơng, bài viết “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi
mới của đất nước” trên tạp chí Lƣu trữ số 01 năm 1994; bài viết “Một số suy nghĩ
về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng trên
tạp chí Lƣu trữ số 02 năm 1994…
Những công trình nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào các hƣớng sau đây:
+ Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Phân tích vai trò của tài liệu lƣu trữ và tầm quan trọng của việc tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhu cầu thiết thực trong quản lý, nghề
nghiệp của mình.
+ Đi sâu nghiên cứu từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích hiệu
quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ trong thực tiễn.
Có thể nói, những vấn đề mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận, luận
văn thạc sĩ, các bài viết trên các tạp chí đã đề cập tƣơng đối nhiều và khá chi tiết về
vai trò của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Mặc dù chƣa có công trình
nào phản ánh tình hình thực tế tổ chức khai thác và hiệu quả sử dụng của tài liệu kỹ

thuật các CTGT tại Bộ GTVT nhƣng những tài liệu này đã giúp chúng tôi rất nhiều
trong việc nhận thức lý luận và phƣơng pháp đánh giá, nghiên cứu tài liệu dƣới nhiều
hình thức khác nhau để hoàn thành luận văn này.

9
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo
- Các văn bản chỉ đạo của Nhà nƣớc và Bộ Giao thông vận tải về công tác lƣu
trữ nói chung và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng.
- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Giao thông vận tải.
- Tài liệu mang tính chất phƣơng pháp luận gồm: sách lý luận về chuyên
ngành lƣu trữ học.
- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: Lý luận và
thực tiễn công tác lƣu trữ, Phƣơng pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan,
Giáo trình lƣu trữ của tác giả Vƣơng Đình Quyền – Nguyễn Văn Hàm – Đào Xuân
Chúc.
- Các khoá luận tốt nghiệp cử nhân, luận văn thạc sĩ chuyên ngành lƣu trữ có
nội dung liên quan đến các khâu nghiệp vụ khối tài liệu khoa học kỹ thuật và vấn đề
tổ chức sử dụng khối tài liệu kỹ thuật.
- Các bài viết trên tạp chí Lƣu trữ và Tạp chí Văn thƣ – lƣu trữ về tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu kỹ thuật các công trình giao
thông, xây dựng cơ bản.
7. Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp nghiên
cứu sau:
- Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và
chủ nghĩa duy vật lịch sử;
- Phƣơng pháp lịch sử và lôgic, phƣơng pháp phân tích tổng hợp, phƣơng pháp
điều tra khảo sát thực tế.

10

- Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp
điều tra số liệu qua các sổ sách, văn bản…để đƣa ra những đánh giá, nhận xét. Bên
cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phƣơng pháp mô tả để tái hiện lại tình hình thực tế
về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại cơ quan.
8. Đóng góp của luận văn:
- Đánh giá đúng ý nghĩa cũng nhƣ giá trị vốn có của khối tài liệu kỹ thuật các
CTGT đối với công tác quản lý, thẩm định, kiểm tra, xây dựng, duy tu…các công
trình giao thông.
- Phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình tổ chức khai thác cũng nhƣ hiệu quả của
việc sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lƣu trữ Bộ. Trên cơ sở đó
đƣa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT
- Đề tài nghiên cứu thành công có thể giúp Lƣu trữ Bộ GTVT xác định và xử
lý một số vấn đề còn tồn tại trong việc thu thập, tra tìm tài liệu, đặc biệt trong công
tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT.
9. Bố cục của luận văn
Chương I: Khái quát thành phần, nội dung đặc điểm và ý nghĩa tài liệu kỹ
thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông vận tải
Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật các công
trìn h giao thông tại Bộ Giao thông vận tải.
Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức
khai thác, sử dụng tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải
Nhƣ đã trình bày ở trên, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là tài liệu kỹ
thuật các công trình giao thông rất đa dạng và phong phú, vì vậy khi thực hiện đề tài
này chúng tôi cũng không tránh khỏi những khó khăn đó là khối tài liệu kỹ thuật các

11
công trình giao thông liên quan đến các số liệu, bản vẽ, bản thiết kế…nên rất khó có
thể tiếp cận một cách đầy đủ và hoàn chỉnh; kiến thức về chuyên ngành giao thông,
xây dựng cơ bản, kiến trúc…còn hạn chế do đó cũng đã gây ra không ít khó khăn

trong việc tìm hiểu để nhận biết nội dung của tài liệu; nguồn tƣ liệu, tài liệu tham
khảo còn hạn chế…
Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài gặp không ít khó khăn song chúng tôi
luôn nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác
tƣ liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế nhƣ: Văn phòng Bộ Giao thông Vận tải,
Lƣu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Cục Đƣờng Bộ Việt Nam, Cục Hàng không, Trƣờng
Đào tạo Bồi dƣỡng Cán bộ Công chức ngành Giao thông Vận tải Đặc biệt là sự
hƣớng dẫn giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi của cô giáo TS. Nguyễn Liên Hƣơng
cùng các thầy cô giáo trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn
sâu sắc nhất tới Cô giáo hƣớng dẫn và những cán bộ công chức, viên chức trong cơ
quan Bộ GTVT đã giúp đỡ, động viên chúng tôi hoàn thành luận văn của mình.


Hà nội, tháng 12 năm 2009
Tác giả

Đinh Văn Mạnh

12
Chương 1:
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM VÀ Ý NGHĨA
CỦA TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG
TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải
1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển.
Hơn 60 năm xây dựng và trƣởng thành, ngành Giao thông Vận tải Việt Nam đã
trải qua nhiều giai đoạn phát triển nhƣng cho dù trong thời kỳ nào thì ngành Giao
thông vận tải cũng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ tổ quốc. Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã rất quan tâm đến Giao thông vận tải

coi “Giao thông vận tải là một trong những yếu tố thiết yếu nhất, là điều kiện quyết
định đối với đời sống” [1;3].
Ngay sau khi nƣớc nhà giành đƣợc độc lập, ngày 28 tháng 8 năm 1945, Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã ra Quyết định thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính
phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Cùng trong thời gian này, Chính phủ lâm
thời đã ra Sắc lệnh quy định nhiệm vụ cho Bộ Giao thông Công chính là phải bảo
đảm giao thông cho công cuộc kháng chiến chống Pháp và xây dựng mới kết cấu hạ
tầng dân cƣ, đô thị.
Hoà bình lập lại, ngày 20/9/1955, tại phiên họp lần thứ năm, Quốc hội đã ban
hành Nghị quyết tách Bộ Giao thông Công chính ra làm 02 Bộ: Bộ Giao thông-Bƣu
điện và Bộ Thuỷ lợi Kiến trúc.
Ngày 21/2/1961, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết số 25/NQ-
QH phê chuẩn Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ ngày 14/2/1961, tách Bƣu điện
ra khỏi Bộ Giao thông-Bƣu điện, thành lập Bộ Giao thông Vận tải và Tổng cục Bƣu
điện trực thuộc Hội đồng Chính phủ.

13
Tuy nhiên, sau ngày Miền nam hoàn toàn giải phóng, đất nƣớc thống nhất, cơ
cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải lại tiếp tục có sự thay đổi, Tổng cục Bƣu điện
và Cục Hàng không Dân dụng đƣợc sát nhập vào Bộ Giao thông Vận tải theo Quyết
định số 224/NQ- HĐCP ngày 31/3/1990 của Hội đồng Chính phủ. Quyết định này
cũng quy định việc đổi tên của Bộ Giao thông Vận tải thành Bộ Giao thông Vận tải
và Bƣu điện. .
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Giao thông Vận tải
Theo Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2008 của Chính
phủ, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải đƣợc quy định
nhƣ sau:
* Vị trí, chức năng:
Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý

Nhà nƣớc về giao thông vận tải đƣờng bộ, đƣờng sắt, đƣờng sông, hàng hải và hàng
không trong phạm vi cả nƣớc, quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công theo quy định của
pháp luật.[15;1]
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
Bộ Giao thông Vận tải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy
định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang
bộ. Cụ thể là:
- Trình Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ các dự án Luật, Pháp lệnh, các dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật khác về các lĩnh vực quản lý nhà nƣớc của Bộ.
- Chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật và chiến lƣợc, quy hoạch sau khi đƣợc phê duyệt và các văn bản quy

14
phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc của Bộ; thông tin, tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giao thông vận tải đƣờng bộ, đƣờng sắt,
đƣờng sông, hàng hải, hàng không.
- Quản lý đầu tƣ và xây dựng đối với các dự án đầu tƣ thuộc kết cấu hạ tầng giao
thông thuộc thẩm quyền của Bộ.
- Quản lý các phƣơng tiện giao thông và phƣơng tiện, thiết bị xếp dỡ, thi công
chuyên dùng thông qua việc: đăng ký, cấp biển số và quy định việc kiểm tra chất
lƣợng, an toàn kỹ thuât…
- Quy định, quản lý việc đào tạo, cấp bằng, giấy phép, chứng chỉ chuyên môn,
nghiệp vụ cho ngƣời điều khiển phƣơng tiện giao thông và ngƣời vận hành phƣơng
tiện, thiết bị chuyên dùng trong giao thông vận tải.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng khung giá cƣớc vận tải hoặc
cƣớc vận tải, kiểm tra an ninh, an toàn vận tải chuyên ngành, tổ chức thực hiện các
biện pháp bảo đảm an toàn giao thông liên quan tới các lĩnh vực do Bộ trực tiếp quản
lý.
- Quản lý nhà nƣớc đối với các hoạt động của các tổ chức kinh tế tƣ nhân, kinh tế

tập thể, các hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực giao thông vận tải theo quy
định của pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực và
xử lý các vi phạm pháp luật về giao thông vận tải đƣờng bộ, đƣờng sắt, đƣờng sông,
hàng hải và hàng không thuộc thẩm quyền của Bộ.
- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lƣơng và các
chế độ chính sách đãi ngộ, khen thƣởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức
nhà nƣớc thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn nghiệp
vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong ngành giao thông vận tải.

15
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Bộ
Bộ Giao thông Vận tải làm việc theo chế độ thủ trƣởng. Bởi vậy, Bộ trƣởng là
ngƣời có vị trí cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động quản lý nhà nƣớc
trong ngành giao thông vận tải. Giúp việc cho Bộ trƣởng là các thứ trƣởng và các
đơn vị, tổ chức thuộc bộ, bao gồm:
1. Vụ Kế hoạch-Đầu tƣ
2. Vụ Tài chính
3. Vụ Pháp chế
4. Vụ Vận tải
5. Vụ Khoa học-Công nghệ
6. Vụ Kết cấu hạ tầng giao thông
7. Vụ Hợp tác quốc tế
8. Vụ Tổ chức cán bộ
9. Vụ môi trƣờng
10. Vụ An toàn giao thông
11. Thanh tra
12. Văn phòng.
Ngoài các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trƣởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nƣớc trong toàn ngành, Bộ còn có một hệ thống các cơ quan quản lý chuyên ngành

và các tổ chức sự nghiệp khác, bao gồm:
1. Tổng cục Đƣờng bộ Việt Nam
2. Cục Đƣờng sắt Việt Nam
3. Cục Đƣờng thủy nội địa Việt Nam

16
4. Cục Hàng hải Việt Nam
5. Cục Hàng không Việt Nam
6. Cục Đăng kiểm Việt Nam
7. Cục Quản lý xây dựng và chất lƣợng công trình giao thông
8. Cục y tế giao thông vận tải
9. Viện Chiến lƣợc và phát triển Giao thông Vận tải
10. Trung tâm Công nghệ thông tin
11. Báo Giao thông Vận tải
12. Tạp chí Giao thông Vận tải
13. Trƣờng Cán bộ quản lý GTVT

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu các CTGT tại lưu trữ Bộ GTVT
1.2.1 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ.
Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan thuộc Chính phủ, có hệ thống đơn vị, tổ chức
hoàn chỉnh, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực giao thông vận tải
trên toàn quốc. Chính vì vậy trong quá trình hoạt động của mình, các cá nhân, đơn
vị, tổ chức thuộc Bộ đã hình thành nên một khối lƣợng lớn những tài liệu phản ánh
đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực mà Bộ quản lý.
Có thể khẳng định rằng, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của Bộ Giao
thông Vận tải rất đa dạng về nội dung, phong phú về loại hình.
Về nội dung, khối lƣợng tài liệu này không những chứa đựng đầy đủ những
thông tin phản ánh chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc trong
lĩnh vực giao thông vận tải mà còn phản ánh quá trình hình thành, xây dựng và phát
triển ngành GTVT nƣớc nhà.

17
Về loại hình, tài liệu của Bộ bao gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, tài liệu
khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử và tài liệu nghe nhìn. Trong đó, tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lƣợng chủ yếu. khối tài liệu này đƣợc
hình thành từ các Cục, Vụ, Văn phòng và các đơn vị có liên quan đƣợc chia thành
các khối cơ bản sau:
- Khối tài liệu về tổ chức bộ máy cơ quan
- Khối tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Bộ
- Khối tài liệu tổng hợp: Tài liệu về chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, tài liệu chuyên
đề, văn thƣ – lƣu trữ…
- Khối tài liệu xuất bản, tuyên truyền, triển lãm
- Khối tài liệu về kế hoạch và quy hoạch, cụ thể là: tài liệu về kế hoạch dài
hạn, hàng năm, cơ chế chính sách, tài liệu về thống kê…
- Khối tài liệu về XDCB, bao gồm các tài liệu về quản lý đầu tƣ xây dựng liên
quan đến công tác chuẩn bị đầu tƣ , thực hiện đầu tƣ, nghiệm thu và đƣa vào phục
vụ…
- Khối tài liệu khoa học công nghệ, chất lƣợng sản phẩm, quản lý kỹ thuật, sở
hữu công nghiệp, quản lý khoa học,,,
- Khối tài liệu về hợp tác Quốc tế, hợp tác song phƣơng, đa phƣơng, hợp tác
liên doanh với nƣớc ngoài…
- Khối tài liệu về tài chính kế toán, kiểm tra, thanh tra tài chính, quản lý tài
chính kế toán doanh nghiệp, hành chính sự nghiệp, xây dựng cơ bản

- Khối tài liệu về tổ chức cán bộ: tổ chức, chính sách, đào tạo,bảo vệ chính trị
nội bộ…

18
- Báo cáo, thuyết minh giải trình về quản lý, xây dựng các công trình giao
thông vận tải và các hoạt động khác thuộc phạm vi quản lý của ngành giao thông vận

tải;
- Khối tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý, thẩm định, giải quyết các
vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ cũng chiếm một khối lƣợng tƣơng đối lớn,
bao gồm các loại tài liệu sau:
- Tài liệu chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác hợp tác, quốc tế của ngành;
- Tài liệu hƣớng dẫn, chỉ đạo về công tác đấu thầu, xây dựng và quản lý các công
trình giao thông vận tải;
- Tài liệu chỉ đạo và hƣớng dẫn thực hiện công tác hành chính- văn phòng, tổ
chức cán bộ, thi đua khen thƣởng, tài chính, kế toán trong ngành;
- Tài liệu phê duyệt dự án xây dựng các công trình giao thông vận tải trong phạm
vi, thẩm quyền của Bộ;
- Tài liệu thanh tra, kiểm tra, theo dõi thanh quyết toán các công trình giao thông
vận tải;
- Tài liệu theo dõi tình hình tài chính, kế toán của các cơ quan cấp dƣới trực
thuộc nhƣ: các Cục Đƣờng sắt, Cục Đƣờng Sông… và các Tổng công ty, công ty…
- Các quyết định quản lý nhằm giải quyết các vấn đề, vụ việc làm trái quy định
của nhà nƣớc trong hoạt động quản lý kinh doanh, tổ chức cán bộ, xây dựng các
công trình giao thông vận tải và các vấn đề khác của Bộ và các cơ quan, đơn vị, tổ
chức cấp dƣới.

1.2.2 Tài liệu hình thành từ các Ban quản lý dự án các CTGT
Do Bộ Giao thông Vận tải có chức năng chính là quản lý mạng lƣới Giao
thông Vận tải trên phạm vi toàn quốc, nên ngoài tài liệu hành chính, loại hình tài liệu

19
khoa học kỹ thuật cũng chiếm khối lƣợng lớn trong phông lƣu trữ của Bộ Giao thông
Vận tải. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật của Bộ chủ yếu là hồ sơ hoàn công các công
trình giao thông. Để trực tiếp quản lý các dự án của Bộ, Bộ GTVT đã thành lập các
Ban quản lý các dự án đặt tại một số tỉnh trên phạm vi cả nƣớc ví dụ; Ban quản lý
các dự án 18; Ban quản lý các dự án Thăng Long; Ban quản lý các dự án đƣờng cao

tốc; Ban QLDA Biển Đông; Ban QLDA Mỹ Thuận …
Ngoài khối tài liệu hành chính, thành phần tài liệu kỹ thuật, cụ thể là tài liệu
hoàn công các CTGT cũng chiếm một khối lƣợng đáng kể. Qua nghiên cứu và xem
xét thực tế, tài liệu dự án các CTGT hiện đang đƣợc lƣu trữ tại Lƣu trữ Bộ có thể
đƣợc chia thành các nhóm cơ bản sau:
- Nhóm tài liệu hoàn công về Cầu, Cống, Hầm, Đƣờng bộ.(chiếm khối lượng
chủ yếu)
- Nhóm tài liệu hoàn công về Cảng biển.
- Nhóm tài liệu hoàn công về Cầu đƣờng Sắt.
( Riêng khối tài liệu về các công trình Hàng Không, Hàng Hải không nộp về lưu trữ
Bộ mà được lưu trữ tại kho lưu trữ Cục Hàng Không, Hàng Hải)
Nhìn chung, hệ thống tài liệu về CTGT hiện đang bảo quản tại lƣu trữ Bộ
tƣơng đối phong phú những CT này có thể là những CT nhỏ đƣợc thiết kế và thi
công trong thời gian ngắn, nhƣng cũng có thể là những CT lớn kéo dài trong nhiều
năm. Với khối lƣợng tài liệu trên, Bộ đã dành riêng một kho lƣu trữ với diện tích
khoảng 70m
2
để bảo quản.
Trong phần lớn khối tài liệu các CTGT đƣợc thu thập và bảo quản trong phông lƣu
trữ Bộ thì khối lƣợng chủ yếu là tài liệu hoàn công các CTGT trong đó chủ yếu là các tài
liệu hoàn công các công trình Cầu, đƣờng bộ.

20
Ví dụ: - Ban QLDA 1: + Hồ sơ hoàn công dự án cải tạo Quốc lộ 1A
(Đông Hà – Quảng Ngãi) Hợp đồng FL1: Đoạn Đông Hà – Hải Vân (Km
761+530 – Km 867+207.3) gồm 45 hộp;
+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A
(Vinh – Đông Hà) Km 463– Km 528. Hợp đồng số 1 gồm 53 hộp;
+ Hồ sơ hoàn công dự án đại tu Quốc lộ 1A (Đông Hà –
Quảng Ngãi). Hợp đồng số 2 (Km 833 – Km 904+660) gồm 51 hộp;

+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A
(Vinh – Đông Hà ). Hợp đồng số 3 (Km 626+000 – Km 673+000) gồm 126
hộp;
+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A
(Vinh – Đông Hà ). Hợp đồng số 4 (Km 673+230 – Km 756+540) gồm 122
hộp;
- Ban QLDA Biển Đông: Hồ sơ hoàn công dự án Quốc lộ 38, đoạn nối cầu Yên
Lệnh với Quốc lộ 1A , Km 69+600 – Km 84+506,86 gồm 42 hộp;
- Ban QLDA Mỹ Thuận : Hồ sơ hoàn công dự án đƣờng Xuyên Á (Từ năm
1995 – 2006). Số lƣợng : 414 hộp gồm 2475 hồ sơ.
- Ban Quản lý dự án 85: Hồ sơ dự án Hầm đƣờng bộ qua đèo Hải Vân: Số
lƣợng 242 hộp, gồm1600 hồ sơ.
- Hiện nay, hồ sơ hoàn công một số dự án của Ban QLDA 1 và Ban QLDA
Biển Đông đó đƣợc hƣớng dẫn và kiểm tra xong nhƣng chƣa thu đƣợc về kho
lƣu trữ Bộ do hết chỗ để.
- Tổng số hồ sơ hoàn công đƣợc thu thập trong năm 2006 là 1095 hộp gồm
5298 hồ sơ.

21
- Năm 2007: Ban QLDA 85: Hồ sơ hoàn công dự án khôi phục, nâng cấp QL9
giai đoạn 2 bằng vốn vay của ADB số 1728VIE (SF) tuyến tránh thị xã Đông
Hà (Gói thầu R1 – QL9) số lƣợng 64 hộp, gồm 965 hồ sơ.
Theo Quyết định số 2578/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải ban hành
ngày 14/10/1998 ban hành kèm theo bản danh mục hồ sơ hoàn công các công trình
giao thông, thành phần tài liệu của bộ hồ sơ hoàn công bao gồm những thành phần
tài liệu sau:
* Tài liệu hành chính (các văn bản có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị
đầu tư và chuẩn bị xây dựng):
Trong một bộ hồ sơ hoàn công, ngoài những tài liệu liên quan đến thiết kế, thi
công các công trình giao thông còn có nhiều tài liệu hành chính. Mặc dù là tài liệu

hành chính nhƣng chúng tôi không đặt chúng trong khối tài liệu hành chính của Bộ.
Bởi lẽ, đó là những tài liệu liên quan đến các giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ và chuẩn bị
xây dựng một công trình giao thông. Nó phải nằm trong một hệ thống hoàn chỉnh
của một bộ hồ sơ hoàn công các công trình giao thông. Thành phần tài liệu trong
nhóm này gồm có:
- Quyết định đầu tƣ của dự án;
- Quyết định duyệt thiết kế kỹ thuật tổng dự toán và quyết định chấp thuận thiết
kế bản vẽ thi công, các quyết định duyệt dự toán thành phần trong giai đoạn này;
- Quyết định duyệt thiết kế thi công và tổng dự toán (đối với các công trình thiết
kế một bƣớc);
- Các văn bản chỉ thị, thông báo có liên quan trong quá trình triển khai dự án.

Ví dụ:

22
+ Tập các văn bản tài liệu chuẩn bị đầu tƣ và chuẩn bị xây dựng công trình cầu
Quán Hàu gồm có: Quyết định 167/KHĐTngày 03/02/1992 của Bộ Giao thông Vận
tải cho phép tiến hành đầu tƣ cầu Quán Hàu.
+ Quyết định 134/KHĐT ngày 03/7/1998 của Bộ Giao thông Vận tải duyệt kinh
phí dự toán chỉnh lý khảo sát thiết kế lập luận chứng khả thi.
+ Văn bản 3073/KHĐT ngày 16/10/1995 của Bộ Giao thông Vận tải với Uỷ ban
Kế hoạch Nhà nƣớc về cầu Quán Hàu…
+ Biên bản bàn giao đƣa công trình cầu Quán Hàu vào khai thác.
* Tài liệu thiết kế và thi công
- Bản thuyết minh thiết kế kỹ thuật tổng thể công trình;
- Bản tổng hợp khối lƣợng xây dựng công trình;
- Hồ sơ về hệ mốc toạ độ;
- Hồ sơ địa chất công trình gồm: Thuyết minh, mặt cắt cấu tạo địa chất, tài liệu
có lỗ khoan hoặc hố đạo, bình đồ địa chất hoặc bình đồ bố trí các lỗ khoan (hố đào);
- Hồ sơ thuỷ văn công trình: thuyết minh các số liệu, tài liệu tính toán và điều

tra về thuỷ văn, thuỷ lực công trình;
- Thuyết minh tổng kết kỹ thuật thi công, đánh giá chung về chất lƣợng thi
công, những vấn đề còn tồn tại;
- Hồ sơ giải phóng mặt bằng, chính sách phƣơng án chung về giải phóng mặt
bằng của dự án, tài liệu làm rõ phạm vi đã đền bù, giải toả, văn bản sao các Quyết
định của các cấp liên quan đến giải phóng mặt bằng (Quyết định cấp đất, Quyết định
đền bù, di chuyển v. v…);
- Hồ sơ về hệ cọc mốc lộ giới, có biên bản bàn giao với chính quyền địa phƣơng
và cơ quan quản lý khai thác;

23
- Danh sách các nhà thầu thi công, các đơn vị thi công từng hạng mục công
trình;
- Danh sách tƣ vấn, giám sát thi công;
- Bản vẽ tổ chức thi công tổng thể (Sơ đồ ngang và là sơ đồ thật mô tả thực tế
diễn biến thi công theo thời gian, không dùng sơ đồ ban đầu);
- Các chứng chỉ kiểm tra kỹ thuật xác nhận chất lƣợng từng hạng mục công
trình trong quá trình nghiệm thu chuyển giai đoạn thi công, có ý kiến chấp thuận của
tƣ vấn giám sát;
- Các kết quả kiểm tra kiểm định chất lƣợng các cấp, kiểm định thử tải công
trình (nếu có);
- Sổ nhật ký ghi chép quá trình thi công, nhận xét chất lƣợng công trình, các
chứng từ và biên bản có liên quan đến công trình trong quá trình thi công;
- Các biên bản nghiệm thu bộ phận công trình đối với từng hạng mục, bộ phận
ẩn dấu.
- Biên bản nghiệm thu công trình đƣa vào sử dụng.
Ví dụ: Các văn bản tài liệu liên quan đến thiết kế thi công công trình cầu Bãi
Cháy (Quảng Ninh) gồm có:
+ Thuyết minh thiết kế kỹ thuật tổng thể công trình cầu Bãi Cháy.
+Bản tổng hợp khối lƣợng xây dựng công trình, phụ lục khối lƣợng chi tiết các

gói thầu;
+ Hồ sơ về hệ mốc toạ độ;
+ Hồ sơ địa chất công trình;
+ Thuyết minh tổng thể kỹ thuật thi công;
+ Hồ sơ giải phóng mặt bằng.