Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ doc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ
WEBOFFICE 2010
MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN
Hà nội, năm 2010
CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM
Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email:
1. Giới thiệu.
Chức năng: Quản lý văn bản và quá trình cán bộ Xử lý văn bản. Các loại văn bản cần quản lý
là: văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, hồ sơ văn bản.
2. Hướng dẫn sử dụng.
2.1. Quản lý các Danh mục của phân hệ
2.1.1. Loại văn bản.
Chọn chức năng Danh mục ở Menu bên trái của phân hệ, Màn hình sẽ hiển thị như sau.
Để thêm kiểu văn bản vào một loại văn bản thì chọn Nút lệnh như trong hình vẽ, màn hình sẽ
hiện sư sau:
CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM
Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email:
Để chọn các kiểu văn bản cần add thì chúng ta chỉ việc check ô check box bên cạnh, nếu
muốn chọn tất cả thì chọn nút màu xám trên cùng như hình vẽ, sau khi chọn xong thực hiện lệnh
cập nhật để lưu lại những thay đổi.
2.1.2. Kiểu văn bản.
Để thêm mới một kiểu văn bản chúng ta chọn chức năng thêm mới trong tab Kiểu văn bản như
hình vẽ.
Để sửa một kiểu văn bản chọn bút chì trong ô chức năng của kiểu đó, tương tự với lệnh
xóa.
Các mũi tên hướng lên và xuống để sắp xếp thứ tự hiển thị của các kiểu văn bản.
CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM
Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email:
Màn hình thêm mới một kiểu văn bản khi chọn lệnh thêm mới như sau:
Chọn lệnh Cập nhật để lưu lại kiểu văn bản vừa khai báo.
2.1.3. Trạng thái
Trạng thái của các văn bản. Để thêm mới một trạng thái chọn lệnh thêm mới trong tab
Trạng thái như hình vẽ.
2.1.4. Cơ quan ban hành văn bản đến
Là các cơ quan gửi văn bản, công văn, … đến đến văn phòng của đơn vị. Để thêm mới
một cơ quan ban hành văn bản đến thì chúng ta chọn lệnh thêm mới như hình vẽ.
CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM
Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email:
2.1.4. Cơ quan ban hành văn bản đi
Cơ quan ban hành văn bản đi chính là đơn vị (UBND), hoặc các cơ quan, sở ban ngành
trực thuộc.
2.2. Phân quyền
Chọn chức năng phân quyền từ menu trái của phân hệ.
Phân hệ quản lý văn bản gồm các quyền hạn sau:
- Quyền quản trị: là quyền thao tác cao nhất đối với phân hệ.
- Chức vụ Thêm văn bản: Là những nhóm cán bộ có chức vụ đó sẽ có quyền thêm một
văn bản vào hệ thống khi có văn bản đến hoặc đi.
- Chức vụ nhận ý kiến phân phối: là những nhóm cán bộ, lãnh đạo sẽ nhận được các ý
kiến phân phối văn bản khi mà có ý kiến xin phân phối.
CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM
Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email:
- Chức vụ xin ý kiến phân phối: là những nhóm cán bộ có quyền gửi thông tin xin ý kiến
tới lãnh đạo hoặc cán bộ có quyền nhận ý kiến phân phối.
- Chức vụ phân phối: là những nhóm cán bộ có quyền phân phối văn bản khi có ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo, phân tới những bộ phận, phòng ban nào để xử lý văn bản.

- Chức vụ thêm công việc:
- Chức vụ theo dõi:
3. Văn bản đến
Chọn Văn bản đến từ menu trái của phân hệ:
Tại đây sẽ lưu trữ toàn bộ các văn bản đến của cơ quan, Người quản trị có thể thêm mới
văn bản, sửa, xóa văn bản và xem chi tiết một văn bản.
CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM
Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email:
3.1. Thêm mới văn bản đến