hoàn thiện công tác kế toán tiền lương

Chuyên đề thực tập
Mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay lao động của con ngời là yếu tố quyết
định đến sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Nó giữ vai trò quan
trọng trong việc tái tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội. Một xã hội
đợc coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lợng và hiệu quả cao.
Trong các chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con ngời luôn đ-
ợc đặt ở vị trí hàng đầu. Nhng ngời lao động chỉ phát huy hết khả năng của
mình khi sức lao động mà họ bỏ ra đợc đền bù xứng đáng dới hình thức tiền
lơng. Vì đối với ngời lao động, tiền lơng là thu nhập chính cho nên mức lơng
đợc trả sẽ quyết định chủ yếu xem họ có nên làm việc tiếp cho doanh nghiệp
hay không. Do đó, các doanh nghiệp luôn tìm cách đảm bảo mức lơng xứng
đáng cho ngời lao động để họ hăng hái lao động nâng cao năng suất nhng
đồng thời phải đảm bảo tối thiểu hoá chi phí nhân công trong giá thành sản
phẩm, dịch vụ. Qua đó ta thấy rằng công tác hạch toán tiền lơng có một vai
trò rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để phân
tích chi phí sản xuất trong đó có chi phí về tiền lơng một cách chính xác.
Là một doanh nghiệp nhà nớc, số lợng công nhân viên tơng đối nhiều, lại
là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xây dựng một cơ chế trả lơng phù hợp
để đảm bảo chi phí tiền lơng đợc tối u là vô cùng cần thiết. Nhận thức đợc
vấn đề này em đã chọn đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiền l ơng và
các khoản trích theo lơng tại Công ty Da Giầy Hà Nội luận văn tốt
nghiệp của mình.
Với sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Tiến Sĩ Ngiêm Văn Lợi cùng sự giúp
đỡ, quan tâm sâu sắc của phòng kế toán và các phòng ban khác trong Công ty
Da Giầy Hà Nội em đã hoàn thành luận văn của mình.
Kết cấu của luận văn ngoài lời nói đầu và kết luận gồm có 3 chơng
Chơng I : Lý luận cơ bản về tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Kiều Thị Thu Huyền
1
Chuyên đề thực tập

trong doanh nghiệp sản xuất
Chơng II : Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích
theo lơng tại Công ty Da Giầy Hà Nội.
Chơng III : Một số kiến nghị và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế
toán tiền lơng tại Công ty Da Giầy Hà Nội.
Luận văn của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, em mong
rằng thầy cô đọc và góp ý tận tình để em có đợc sự nhận thức sâu sắc hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội 06/2003
Sinh viên : Kiều Thị Thu Huyền
Kiều Thị Thu Huyền
2
Chuyên đề thực tập
Chơng i
Lý luận cơ bản về tiền lơng và các khoản trích
theo lơng trong doanh nghiệp sản xuất
i) MộT Số VấN Đề CƠ BảN Về TIềN LƯƠNG Và CáC KHOảN TRíCH
THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIệP SảN XUấT
1) tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp
a) Tiền lơng và phân loại tiền lơng
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu
hao các yếu tố cơ bản( lao động, đối tợng lao động và t liệu lao động ).
Trong đó, lao động với t cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời
sử dụng các t liệu lao động nhằm tác động, biến đổi đối tợng lao động
thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình.
Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất thì một vấn đề thiết yếu là
phải tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra
phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động. Tiền lơng ( tiền công ) chính
là phần thù lao lao động đợc biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho
ngời lao động căm cứ vào thời gian, khối lợng và chất lợng công việc của

họ.
Về bản chất tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là
giá cả của yếu tố sức lao động mà ngời sử dụng lao động trả cho ngời lao
động. Tiền lơng tuân theo các quy luật cung cầu, giá cả thị trờng và pháp
luật hiện hành của Nhà nớc.
Đối với ngời lao động, tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu dùng để tái
sản xuất sức lao động, các doanh dùng tiền lơng làm đòn bẩy kinh tế để
khuyến khích tinh thần tích cức lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng
năng suất lao động.
Đối với doanh nghiệp, tiền lơng phải trả cho ngời lao động là một bộ
phận chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ và nằm trong chi phí
Kiều Thị Thu Huyền
3
Chuyên đề thực tập
kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy để tiết kiệm chi phí, các doanh
nghiệp phải sử dụng có hiệu quả sức lao động để tiết kiệm chi phí tiền lơng,
làm tăng lợi nhuận nhng vẫn đảm bảo tiền lơng cho ngời lao động đợc trả
thoả đáng. Tăng lợi nhuận phải tăng tiền lơng và phúc lợi. Có nh vậy mới
đảm bảo sự gắn bó giữa ngới lao động và doanh nghiệp.
Phân loại tiền lơng
Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lơng nh phân loại tiền lơng theo
cách thức trả lơng ( lơng sản phẩm, lơng thời gian ), phân loại theo đối tợng
trả lơng ( lơng gián tiếp, lơng trực tiếp ), phân loại theo chức năng tiền lơng (
lơng sản xuất, lơng bán hàng, lơng quản lý ).. Mỗi một cách phân loại đều
có những tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên để thuận lợi cho công
tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả,
tiền lơng đợc chia làm hai loại là tiền lơng chính và tiền lơng phụ.
Tiền lơng chính là một bộ phận tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời
gian thực tế làm việc bao gồm cả tiền lơng cấp bậc, tiền thởng và các khoản
phụ cấp có tính chất tiền lơng. Ngợc lại tiền lơng phụ là bộ phận tiền lơng trả

cho ngời lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhng đợc chế độ
quy định nh nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất... cách phân
loại này không những giúp cho việc tính toán phân bổ chi phí tiền lơng đợc
chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lơng.
b) Các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp
Ngoài tiền lơng công nhân viên chức còn đợc hởng các khoản khoản trợ
cấp thuộc phúc lợi xã hội trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế.
Các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp gồn có :
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Kinh phí công đoàn
Kiều Thị Thu Huyền
4
Chuyên đề thực tập
Bảo hiểm xã hội là một chính sách kinh tế - xã hội quan trọng của nhà
nớc. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà còn phản ánh chế độ xã
hội.
Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế cho
ngời lao động và gia đình họ. Bảo hiểm xã hội chỉ thực hiện chức năng đảm
bảo khi ngời lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội nh ốm đau, thai sản,
tai nạn lao động. Bảo hiểm xã hội là một hiện tợng xã hội nhằm đáp ứng yêu
cầu an toàn về đời sống kinh tế cho ngời lao động và gia đình họ.
Theo công ớc 102 về bảo hiểm xã hội của tổ chức lao động quốc tế, bảo
hiểm xã hội bao gồm :
Chăm sóc y tế
Trợ cấp ốm đau
Trợ cấp thất nghiệp
Trợ cấp tuổi già
Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

Trợ cấp gia đình
Trợ cấp thai sản, tàn tật, mất ngời nuôi nấng
ở Việt Nam hiện nay đang đợc thực hiện các chế độ bảo hiểm sau:
Trợ cấp ốm đau
Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
Trợ cấp mất sức lao động, tàn tật, hu trí
Việc sử dụng và chi quỹ bảo hiểm dù ở cấp quản lý nào cũng phải thực
hiện theo chế độ quy định của nhà nớc.
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm y tế là bảo trợ cho ngời tham gia bảo hiểm y tế về các khoản nh :
khám chữa bện, tiền viện phí, thuốc thang ngời tham gia bảo hiểm y tế sẽ đ-
ợc hỗ trợ một phần nào đó.
Quỹ bảo hiểm y tế đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên
tổng số tiền lơng của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ
Kiều Thị Thu Huyền
5
Chuyên đề thực tập
trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh
doanh và 1% tính vào thu nhập của ngời lao động.
Quỹ này do cơ quan bảo hiểm y tế quản lý và trợ cấp cho ngời lao động
qua mạng lới y tế. Vì vậy các cơ quan doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ
quan bảo hiểm y tế để phục vụ chăm sóc cho cán bộ công nhân viên.
Kinh phí công đoàn
Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp
còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng số quỹ lơng, tiền công và phụ
cấp( phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu
hút, phụ cấp độc hại, phụ cấp nguy hiểm..) thực tế phải trả cho ngời lao động,
kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí
công đoàn. Kinh phí công đoàn đợc tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lơng.
Kinh phí này do doanh nghiệp xác lập và chi tiêu theo chế độ quy định: 1%

nộp cho cấp trên, 1% sử dụng cho chi tiêu công đoàn tại đơn vị.
2) Quỹ lơng và các hình thức trả lơng
a) Quỹ lơng, thành phần của quỹ lơng
Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lơng mà doanh nghiệp trả
cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng.
Thành phần của quỹ lơng trong bao gồm các khoản sau:
- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế làm việc.
- Tiền lơng trả cho ngời lao trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên
nhân khách quan, trong thời gian đợc điều động đi công tác, làm nghĩa vụ
theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học, lễ, tết,..
- Các khoản tiền thởng trong sản xuất.
- Các khoản phụ cấp thờng xuyên : phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách
nhiệm, phụ cấp về khu vực, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, làm thêm giờ..
Ngoài ra, trong tiền lơng kế hoạch còn tính cả các khoản tiền trợ cấp, bảo
hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao
động.
Kiều Thị Thu Huyền
6
Chuyên đề thực tập
Về phơng diện kế toán quỹ tiền lơng của doanh nghiệp đợc chia thành :
- Tiền lơng chính là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm
nhiệm vụ theo chế độ quy định cho họ bao gồm: tiền lơng cấp bậc, các
khoản phụ cấp thờng xuyên và tiền lơng trong sản xuất.
- Tiền lơng phụ là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian không
làm nhiệm vụ chính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ quy định nh tiền l-
ơng thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nhiệm vụ xã hội, hội họp, học tập.
Việc phân chia này có ý nghĩa nhất định trong việc hạch toán, phân bổ tiền
lơng đúng đối tợng và công tác phân tích chi phí tiền lơng trong giá thành sản
phẩm.
Quỹ lơng trong các doanh nghiệp đợc xác định theo nhiều cách khác nhau

nhng phần lớn các doanh nghiệp sản xuất đều xác định đơn giá tiền lơng của
từng sản phẩm để từ đó tính ra tổng quỹ lơng.
Đơn giá tiền lơng thờng xuyên biến đổi nhng phải xoay quanh giá trị sức
lao động. Tiền lơng cùng thời kỳ giữa các vùng có thể khác nhau. Sự khác
nhau đó phụ thuộc vào cung cầu sức lao động trong vùng và giá cả t liệu
sinh hoạt.
b) Các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp
Các doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của
mình để áp dụng các hình thức trả công cho thích hợp. Hiện nay ở nớc ta,
việc tính trả lơng cho ngời lao động trong doanh nghiệp đợc tiến hành theo
hai hình thức chủ yếu là hình thức trả lơng theo thời gian và hình thức trả l-
ơng theo sản phẩm

Hình thức trả lơng theo thời gian
Đây là hình thức trả lơng căn cứ vào thời gian lao động thực tế và trình độ
thành thạo chuyên môn của ngời lao động.
Kiều Thị Thu Huyền
7
Chuyên đề thực tập
Theo hình thức này, tiền lơng trả cho ngời lao động đợc tính theo thời gian
làm việc, cấp bậc và thang lơng theo tiêu chuẩn nhà nớc quy định. Tuỳ theo
yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp, việc tính
trả lơng theo thời gian có thể tiến hành trả lơng theo thời gian giản đơn và
trả lơng theo thời gian có thởng.
Trả lơng theo thời gian giản đơn :
Đây là chế độ trả lơng mà tiền lơng nhận đợc của mỗi ngời lao động do
mức lơng cấp bậc cao hay thấp và thời gian lao động thực tế nhiều hay ít
quyết định. Chế độ trả lơng này thực hiện khi định mức lao động khó xác
định chính xác và gắp khó khăn trong việc đánh giá công việc.
Tiền lơng số lợng thời gian đơn giá tiền lơng của một

Phải trả = lao động thực tế * một đơn vị thời gian
Tiền lơng theo thời gian giản đơn có 4 loại:
Lơng giờ: là tiền lơng trả cho một giờ làm việc và đợc xác định bằng
cách lấy tiền lơng ngày chia cho số giờ chuẩn theo quy định của luật lao
động ( không quá 8 giờ một ngày)
Lơng ngày : là tiền lơng trả cho một ngày làm việc đợc xác định trên cơ
sở lấy lơng tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng.
Lơng tháng : là tiền lơng trả cố định theo tháng trên cơ sở hợp đồng lao
động.
Lơng tuần : là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác định trên cơ
sở tiền lơng tháng nhân với 12 tháng chia cho 52 tuần.
Nhợc điẻm của chế độ trả này là mang tính chất bình quân không khuyến
khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nguyên liệu, tập trung
công suất của máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động.
Trả lơng theo thời gian có thởng : chế độ trả lơng này là kết hợp giữa
chế độ trả lơng theo thời gian giản đơn và tiền thởng khi đạt đợc chỉ tiêu về
số lợng và chất lợng quy định.
Kiều Thị Thu Huyền
8
Chuyên đề thực tập
Chế độ trả lơng này chủ yếu áp dụng đối với công nhân phụ làm việc phục
vụ nh công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị. Ngoài ra còn áp dụng đối với
những công nhân chính làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí
hoá cao, tự động hoá hoặc những công việc tuyệt đối phải đảm bảo chất lợng.
Tiền lơng của công nhân nhận đợc bằng lơng trả theo thời gian giản đơn
cộng thêm tiền thởng. Chế độ trả lơng này không những phản ánh trình độ
thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích thông qua
chỉ tiêu xét thởng đã đạt đợc, vì vậy nó khuyến khích ngời lao động quan tâm
đến kết quả làm việc và trách nhiệm công tác. Do đó cùng với sự ảnh hởng
của tiến bộ khoa học kỹ thuật chế độ tiền lơng này ngày càng đợc áp dụng

rộng rãi.

Hnh thức trả lơng theo sản phẩm
Hình thức trả lơng theo sản phẩm là hình thức trả lơng căn cứ vào số lợng
sản phẩm hay số lợng công việc mà ngời lao động đã hoàn thành.
Tiền lơng số lợng sản phẩm hay đơn giá tiền lơng của một
Phải trả = công việc hoàn thành * đơn vị sp hay công việc
Hiện nay các đơn vị kinh tế thuộc các thành phần kinh tế khác nhau áp
dụng rộng rãi hình thức trả lơng theo sản phẩm với nhiều chế độ linh hoạt.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm cho ngời lao động có nhiều u điểm hơn
so với hình thức trả lơng theo thời gian và có những tác dụng sau:
Một là, quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động ( theo số lợng
và chất lợng sản phẩm ). Gắn liền thu nhập về tiền lơng với kết quả sản xuất
của mỗi ngời kích thích năng suất lao động.
Hai là, khuyến khích ngời lao động ra sức học hỏi, nâng cao trình độ tay
nghề, cải tiến phơng pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng
cáo năng suất lao độn.
Kiều Thị Thu Huyền
9
Chuyên đề thực tập
Tuỳ theo mối quan hệ giữa ngời lao động với kết quả lao động, tuỳ theo
yêu vầu quản lý về chất lợng sản phẩm, tăng nhanh sản lợng và chất lợng sản
phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lơng sản
phẩm sau :
Tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: tiền lơng đợc lĩnh
bằng số lợng sản phẩm, công việc nhân với đơn giá tiền lơng của một đơn vị
sản phẩm hoặc công việc không hạn chế số lợng sản phẩm hoàn thành áp
dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Tiền lơng theo sản phẩm có thởng : là hình thức trả lơng theo sản phẩm
trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ tiền thởng trong sản xuất gồm : th-

ởng nâng cao chất lợng sản phẩm, thởng tăng năng suất lao động.
Tiền lơng theo sản phẩm gián tiếp : theo hình thức này ngời ta căn cứ
vào kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất mà ngời phụ việc phục
vụ để tính trả lơng sản phẩm gián tiếp, áp dụng cho công nhân phụ việc.
Tiền lơng theo sản phẩm luỹ tiến : theo hình thức này ngoài tiền lơng
tính trả theo sản phẩm trực tiếp còn có theo mức độ vợt định mức sản xuất
sản phẩm để tính thêm một khoản tiền lơng theo tỷ lệ luỹ tiến, áp dụng khi
cần đẩy mạnh sản xuất, công việc có tính chất đột xuất.
Ưu điểm của hình thức trả lơng theo sản phẩm : đảm bảo đầy đủ nguyên
tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lợng với chất lợng lao động, động
viên ngời lao động sáng tạo, hăng say lao động.
Ngoài ra hiện nay có doanh nghiệp còn áp dụng hình thức trả lơng khoán:
đây là hình thức trả lơng mà tiền lơng đợc biết trớc đối với một khối lợng
công việc nhất định.
II) hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong
doanh nghiệp sản xuất
1) Nguyên tắc hạch toán và yêu cầu hạch toán
Kiều Thị Thu Huyền
10
Chuyên đề thực tập
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí tiền lơng là một bộ
phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán
chính xác chi phí tiền lơng có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành
sản phẩm và bán sản phẩ. Do đó để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho
quản lý thì hạch toán tiền lơng phải tuân theo các nguyên tắc sau:
Phải phân loại lao động hợp lý
Lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi
cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Về mặt
quản lý và hạch toán, lao động thờng đợc phân loại theo các tiêu thức sau:
Phân theo thời gian lao động

Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động th-
ờng xuyên trong danh sách và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách
phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm đợc tổng số lao động của mình, từ
đó có kế hoạch sử dụng bồi dỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết đồng
thời xác định các khoản nghĩa vụ với ngời lao động và với nhà nớc đợc chính
xác.
Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất
Dựa theo mối quan hệ với quá trình sản xuất có thể phân loại lao động
của doanh nghiệp theo hai loại sau:
Lao động trực tiếp sản xuất : chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham
gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Lao động gián tiếp sản xuất : đây là bộ phận lao động tham gia một cách
gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ
phận này bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên
quản lý hành chính ...
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc tính hợp lý của
cơ cấu lao động. Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu
cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp.
Kiều Thị Thu Huyền
11
Chuyên đề thực tập
Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh
doanh
Theo cách này toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3
loại:
Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến : bao gồm những lao
động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ nh công nhân trực tiếp sản xuất, nhân
viên phân xởng...
Lao động thực hiện chức năng bán hàng : là những lao động tham gia hoạt

động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ nh nhân viên bán hàng,
tiếp thị, nghiên cứu thị trờng..
Lao động thực hiện chức năng quản lý : là những lao động tham gia hoạt
động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp nh các
nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính ...
Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động đ-
ợc kịp thời, chính xác phân định đợc chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Phải phân loại tiền lơng một cách phù hợp
Do tiền lơng nhiều loại với nhiều tính chất khác nhau, chi trả cho các đối
tợng khác nhau nên cần phân loại tiền lơng theo tiêu thức phù hợp. Có rất
nhiều tiêu thức để phân loại tiền lơng nh : cách thức trả lơng, phân theo đối t-
ợng trả lơng, phân theo chức năng của tiền lơng ... và các cách phân loại phổ
biến đã đợc đề cập trong phân phân loại tiền lơng ở trên.
Yêu cầu trong hạch toán tiền lơng :
Phải ghi chép đầy đủ, phán ánh số liệu trung thực về tiền lơng và các
khoản trích theo lơng, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tợng lao động.
Sử dụng đúng, các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán tiền lơng, mở
sổ hạch toán tiền lơng theo đúng chế độ, đúng phơng pháp.
Kiều Thị Thu Huyền
12
Chuyên đề thực tập
2) Chứng từ để hạch toán lao động về mặt số lợng, thời gian và kết
quả lao động
Để quản lý lao động về mặt số lợng lao động, các doanh nghiệp sử dụng
sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lơng lập ( lập chung
cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận ) nhằm nắm chắc tình
hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó
doanh nghiệp còn sử dụng sổ lao động ( mở riêng cho từng ngời lao động )
để quản lý nhân sự cả về số lợng và chất lợng lao động, về biến động và chấp
hành chế độ đối với lao động.

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức
hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử
dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công đ-
ợc lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày
làm việc, nghỉ việc của mỗi ngời lao động. Bảng chấm công do tổ trởng hoặc
trởng phòng bản trực tiếp ghi và để nời công khai để công nhân viên giám sát
thời gian lao động của từng ngời. Cuối tháng bảng chấm công đợc dùng để
tổng hợp thời gian lao động và tính lơng cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất.
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu
khác nhau tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc
dầu sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhng các chứng từ này đều bao
gồm những nội dung cân thiết nh tên công nhân, tên công việc hoặc sản
phẩm, thời gian lao động, số lợng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn
và chất lợng công việc hoàn thành ... Đó chính là các báo cáo về kết quả nh
phiếu giao nhận sản phẩm , phiếu khoán , hợp đồng giao khoán ,
phiếu báo làm thêm giờ , phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn
thành, bảng kê năng suất tổ, bảng kê khối lợng công việc hoàn thành,
bảng kê sản lợng công việc từng ngời..
Chứng từ hạch toán lao động phải do ngời lập ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật
xác nhận, đợc lãnh đạo duyệt y ( quản đốc phân xởng, trởng bộ phận). Sau đó
Kiều Thị Thu Huyền
13
Chuyên đề thực tập
chứng từ này đợc chuyển cho nhân viên hạch toán phân xởng để tổng hợp kết
quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về phòng lao động, tiền lơng xác nhận.
Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lơng,
tính thởng. Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phân xởng, bộ phận sản
xuất, nhân viên hạch toán phân xởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động.
Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến, hàng
ngày hoặc định kỳ, nhân viên hạch toán phân xởng ghi kết quả lao động của

từng ngời, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo kết quả lao động gửi cho
các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ
tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung tòan doanh nghiệp.
3) Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lơng và các khoản trích
theo lơng
Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng các
tài khoản sau:
TK 334 Phải trả công nhân viên : dùng để phản ánh các khoản thanh
toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp,
bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các
khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
Bên Nợ :
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên.
- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả công nhân viên chức.
- Kết chuyển tiền công, tiền lơng công nhân viên chức cha lĩnh.
Bên Có :
- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên
D Có : Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công
nhân viên
D Nợ( nếu có) : số trả thừa cho công nhân viên
Kiều Thị Thu Huyền
14
Chuyên đề thực tập
TK 338 Phải trả, phải nộp khác: dùng để phản ánh các khoản phải
trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp
trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tê, doanh thu nhận
trớc của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lơng theo quyết định của toà án
( tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí..) , giá trị tài sản thừa
chờ xử lý, các khoản vay mợn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ, ký cợc của
phía đối tác, các khoản thu hộ, giữa hộ, các khoản vay mợn tạm thời ...

Bên Nợ:
Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.
Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn.
Xử lý giá trị tài sản thừa
Kết chuyển doanh thu nhận trớc của khách hàng vào doanh thu bán hàng
tơng ứng kỳ kế toán.
Các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên Có:
Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy
định.
Tổng số doanh thu nhận trớc phát sinh trong kỳ.
Các khoản phải nộp phải trả hay thu hộ
Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp đợc hoàn lại
D Có:số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
D Nợ( nếu có) : số trả thừa, nộp thừa vợt chi cha đợc thanh toán.
TK chi tiết: tài khoản 338 đợc chi tiết thành sáu tiểu khoản.
TK 338.1: tài sản thừa chờ giải quyết
TK 338.2: kinh phí công đoàn
TK338.3: bảo hiểm xã hội
Kiều Thị Thu Huyền
15
Chuyên đề thực tập
TK 338.4: bảo hiểm y tế
TK338.7: doanh thu nhận trớc
TK 338.8: phải nộp khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan trong quá trình
hạch toán nh TK 111, TK112, TK621, TK622, TK627, TK138...
4)Trình tự hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
a) Hạch toán trích trớc lơng phép của công nhân sản xuất

Nếu doanh nghiệp có thể bố trí cho công nhân sản xuất đi phép đều đặn
giữa các kỳ thì tiền lơng nghỉ phép thực tế của kỳ nào sẽ đợc tính trực tiếp
vào chi phí sản xuất của kỳ đó mà không phải tiến hành trích trớc tiền lơng
nghỉ phép.
Nếu doanh nghiệp không có khả năng bố trí cho công nhân sản xuất đi
phép giữa các kỳ đặc biệt là những đơn vị sản xuất có tính thời vụ thì cần
phải tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất để điều
hoà chi phí giữa các kỳ làm cho giá thành sản phẩm không tăng đột ngột
Mức trích trớc tiền Tiền lơng chính Tỷ
lơng nghỉ phép của công thực tế phải trả lệ
nhân sản xuất theo kế = cho công nhân sản x trích
hoạch trong tháng xuất trong tháng trớc
Trong đó:
Tỷ lệ Tổng tiền lơng nghỉ phép theo kế hoạch năm của CNSX
trích =
trớc Tổng tiền lơng chính theo kế hoạch năm của CNSXm,
Phơng pháp hạch toán tiền lơng trích trớc của công nhân sản xuất:
Hàng tháng( quý ) khi trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản
xuất theo kế hoạch, kế toán định khoản:
Kiều Thị Thu Huyền
16
Chuyên đề thực tập
Nợ TK 622 : chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 : Mức trích trớc theo kế hoạch
Khi công nhân sản xuất đi phép thực tế :
Nợ TK 335 : tiền lơng nghỉ phép thực tế phải trả
Có TK 334
Cuối năm so sánh giữa tiền lơng nghỉ phép thực tế của công nhân sản
xuất đối với tiền lơng nghỉ phép trích trớc theo kế hoạch để điều chỉnh
Nếu tiền lơng nghỉ phép thực tế lớn hơn số trích trớc thỉ phải ghi tăng

số chênh lệch:
Nợ TK 622 : Số chênh lệch
Có TK 335 : Số chênh lệch
Nừu tiền lơng nghỉ phép thực tế nhỏ hơn số trích trớc thì ghi tăng thu
nhập bất thờng số chênh lệch
Nợ TK 335 : Số chênh lệch
Có TK 711 : Thu nhập bất thờng
b) Hạch toán tiền lơng
Hàng tháng căn cứ vào kết quả lao động tính ra tiền lơng phải trả công
nhân viên, kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản sp, dịch vụ
Nợ TK 627(627.1) : Chi phí nhân viên phân xởng, bộ phận SX
Nợ TK 641(641.1) : Nhân viên bộ phận bán hàng
Nợ TK 642(642.1) : Nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241(241.2) : Nhân viên xây dựng cơ bản
Có TK 334: Tổng tiền lơng phải trả
Khi tính ra tiền lơng nghỉ phép thực tế phải trả công nhân viên, kế toán
ghi:
Kiều Thị Thu Huyền
17
Chuyên đề thực tập
Nợ TK 622 hoặc TK 335 : Tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản
trích xuất trích trớc và không trích trớc
Nợ TK 627, 641, 642 : Nhân viên phân xởng, bộ phận BH, QLDN
Có TK 334 : Tổng tiền lơng nghỉ phép phải trả
Khi tính ra tiền ăn ca phải trả công nhân viên
Nợ TK 622 : Tiền ăn ca của nhân viên sản xuất
Nợ TK 627 : Tiền ăn ca của nhân viên quản lý phân xởng, nhân viên
Bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 : Tổng số tiền ăn ca phải trả

Nếu chi quá quy định của nhà nớc thì phần chi quá trừ vào quỹ phúc lợi
Nợ TK 431(431.2) : phần chi quá
Có TK 334
Tính tiền thởng thi đua, trợ cấp khó khăn
Nợ TK 431(431.1) : Tiền thởng thi đua chi từ quỹ khen thởng
Nợ TK 431(431.2) : Trợ cấp khó khăn chi từ quĩ khen thởng
Có TK 334
Tính tiền bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên
BHXH Số ngày nghỉ Tiền lơng cơ bản Tỷ lệ quy
Phải trả = hởng BHXH * của một ngày * định ( 75%)
Tính ra bảo hiểm xã hội kế toán ghi:
Nợ TK 338( 338.3) : tổng số tiền BHXH phải trả công nhân viên
Có TK 334
Bút toán khấu trừ các khoản vào thu nhập của công nhân viên
Nợ TK 334 : Tổng số tiền khấu trừ
Có TK 338(338.3) : BHXH ngời lao động phải nộp
Có TK 338(338.4) : BHYT phải nộp
Kiều Thị Thu Huyền
18
Chuyên đề thực tập
Có TK 141 : Thu hồi tiền tạm ứng
Có TK 138(138.8) : Thu hồi các khoản phải thu
Có TK 338(338.8) : Các khoản doanh nghiệp thu hộ phải trả
Có TK 333(333.8) : Thuế thu nhập của ngời lao động phải
Nộp khi có thu nhập cao
Sau khi tính xong các khoản khấu trừ vào lơng của công nhân viên, kế
toán phải tính ra số còn phải trả cho ngời lao động và tiến hành thanh toán
cho ngời lao động
Nếu thanh toán cho công nhân viên bằng tiền
Nợ TK 334

Có TK 111, 112
Nếu thanh toán cho công nhân viên bằng hiện vật
* Nợ TK 334 : Tổng giá có thuế
Có TK 512 : giá bán không thuế
Có TK 333(333.1) : VAT phải nộp
* Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hoá dùng trả lơng
Nợ TK 632
Có TK 155, 156...
Đối với những ngời đi vắng tiền lơng của họ có thể theo dõi trên TK
338.8
* Tiền lơng còn phải trả cho họ
Nợ TK 334
Có TK 338(338.8)
* Khi ngời đi vắng về lĩnh lơng
Nợ TK 338(338.8)
Có TK 111, 112
Kiều Thị Thu Huyền
19
Chuyên đề thực tập
Sau đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng và thanh toán lơng với công
nhân viên :
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán lơng và thanh toán lơng với CNV
Kiều Thị Thu Huyền
20
TK338.3;338.4;141;138 TK 334
TK 622; 627; 641; 642
Khấu trừ các khoản vào thu
Nhập của công nhân viên
TK 111;112
Thanh toán lương và các khoản

cho công nhân viên bằng tiền
TK 338.8
Khi CNVđi vắng
về lĩnh lương
Lương của CNV đi
vắng chưa lĩnh
TK 512
TK 333.1
Giá bán không
Không có thuế
VAT phải
Nộp
Giá có thuế
(trả lương bằng hiện vật)
Tiền lương, ăn ca, phải trả CNV
TK 335
Tiền lương nghỉ
phép thực tế
phải trả CNSX
Trích trước tiền
Lương nghỉ phép
Của CNSX theo
Kế hoạch
TK 431.1, 431.2
Tiền thưởng thi đua chi từ quỹ khen
thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ quỹ
phúc lợi phải trả
TK 338.3
BHXH phải trả công nhân viên
Chuyên đề thực tập

b) Hạch toán các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ)
Chế độ trích lập :
Đối với quỹ bảo hiểm xã hội(BHXH) :
Quỹ BHXH đợc trích 20% trên tổng số tiền lơng cơ bản của công nhân
viên ( lơng cấp bậc và lơng phụ cấp thờng xuyên )
- Doanh nghiệp trích 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Ngời lao động phải nộp 5% trừ vào lơng
Sử dụng quỹ BHXH: chia làm hai phần :
- Một phần trợ cấp trực tiếp cho ngời lao động tại doanh nghiệp trong các
trờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ..( phải có chứng từ hợp lệ và đ-
ợc cơ quan bảo hiểm duyệt chi).
- Một phần khác nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý tập trung để
chi trả trong các trờng hợp trợ cấp mất sức hu trí, thơng tật, tử tuất..
Với quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) :
Quỹ BHYT đợc trích 3% trên tổng số tiền lơng cơ bản của công nhân viên
trong đó :
- Doanh nghiệp trích 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Ngời lao động phải nộp 1% trừ vào lơng
Sử dụng quỹ BHYT
Bảo hiểm y tế do cơ quan y tế quản lý tập trung và đãi thọ cho ngời lao
động thông qua mạng lới y tế. Do đó khi trích 3% thì nộp hết cho cơ quan
quản lý quỹ quỹ BHYT.
Đối với Kinh phí công đoàn(KPCĐ) :
Kiều Thị Thu Huyền
21
Chuyên đề thực tập
Quỹ kinh phí công đoàn trích 2% trên tổng số tiền lơng thực tế phải trả
công nhân viên. Doanh nghiệp trích tất và tính vào chi phí sản xuất kinh

doanh, ngời lao động không phải nộp.
Sử dụng quỹ KPCĐ :
- 1% nộp cho công đoàn cấp trên.
- 1% để lại cho công đoàn của doanh nghiệp.
Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:
Hàng tháng( quý) trích BHXH, BHYT, KPCĐ:
Nợ TK 622 : Trích các khoản theo tiền lơng của công nhân sản xuất
Nợ TK 627(627.1): Trích của CNVphân xởng hoặc bộ phận SX
Nợ TK 641(641.1): Trích các khoản của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642(642.1): Trích các khoản của nhân viên QLDN
Nợ TK 241(241.2): Trích của công nhân bộ phận XDCB
Có TK 338.2 : 15% tổng lơng thực tế
Có TK 338.3 : 2% tổng lơng thực tế
Có TK 338.4 : 2% tổng lơng thực tế
Hàng tháng( quý) trích BHYT, BHXH trừ vào tiền lơng :
Nợ TK 334 : 6% tổng lơng thực tế
Có TK 338.2 : 5% tổng lơng thực tế
Có TK 338.3 : 1% tổng lơng thực tế
Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ
Nợ TK 338.2 : Một phần quỹ BHXH đã trích
Nợ TK 338.3 : 3% tổng lơng thực tế
Nợ TK 338.4 : 1% tổng quỹ lơng thực tế
Có TK 111, 112... : tổng số
Trong kỳ tính ra số tiền BHXH phải trả công nhân viên, kế toán định
khoản :
Kiều Thị Thu Huyền
22
Chuyên đề thực tập
Nợ TK 338.3
Có TK 334

Khi chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp :
Nợ TK 338.2
Có TK 111, 112
Cuối năm thanh toán BHXH, KPCĐ với cơ quan quản lý quỹ theo số
thực chi
Nếu chi không hết thì phải nộp lại số thừa
Nợ TK 338.2, 338.3
Có TK 111, 112
Nếu vợt chi sẽ đợc cấp bù :
Nợ TK 111, 112
Có TK 338.2, 338.3
5) Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo hình thức
Nhật ký Chứng từ
Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp
và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức Nhật ký Chứng từ phù hợp với doanh nghiệp lớn, số lợng
nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế
toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của các kế toán phải cao.
Sổ sách sử dụng trong hình thức này gồm có :
Bảng phân bổ số 1, bảng kê số 4, bảng kê số 5, bảng kế số 6
Sổ Nhật ký chứng từ số 1, NKCT số 2, NKCT số 7, NKCT số 10..
Sổ cái TK 334, 338
Sổ kế toán chi tiết
Trình tự hạch toán :
Kiều Thị Thu Huyền
23
Chuyên đề thực tập
Từ các bảng chấm công, kế toán tiền lơng tính ra số lơng phải trả công
nhân viên và căn cứ vào các chứng từ khác nh chứng từ thanh toán tạm ứng,
hoá đơn tiền điện thoại ...kế toán tính ra các khoản khấu trừ vào lơng và lập

bảng thanh toán lơng cho công nhân viên trong từng phòng ban và lập bảng
thanh toán lơng cho toàn doanh nghiệp. Sau đó kế toán lập Bảng phân bổ
tiền lơng và bảo hiểm xã hội. Từ bảng phân bổ này kế toán vào các bảng kê
số 4, 5, 6. Tiếp theo từ các bảng kê kế toán vào các nhật ký chứng từ số 7.
Còn từ các chứng từ thanh toán kế toán vào nhật ký chứng từ số 1, nhật ký
chứng từ sổ 2, nhật ký chứng từ số 10. Từ các nhật ký chứng từ kế toán vào
sổ cái TK 334, 335, 338 tiến hành lập các báo cáo kế toán.
Quy trình ghi sổ đợc thể hiện qua quy trình sau:
Sơ đồ 2 : Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ
Kiều Thị Thu Huyền
24
Chuyên đề thực tập
chơng II
Thực trạng kế toán tiền lơng và các khoản
trích theo lơng tại Công ty Da Giầy Hà Nội
Kiều Thị Thu Huyền
25
Chứng từ gốc
Bảng phân bổ số 1
NKCT số 7, 10
Sổ cái tài khoản 334, 338
NKCT số 1, 2
Bảng kê số 4, 5,6
Báo cáo kế toán