Kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Lào Cai, ngày 10 tháng 4 năm 2004
Sinh viên: Hoàng Thị Hồng
Mục lục
Lời nói đầu
3
Chơng I - Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất
5
1.1- Những vấn đề chung về nguyên vật liệu 5
1.1.1 - Khái niệm nguyên vật liệu 5
1.1.2 - Đặc điểm 5
1.1.3 - Phân loại
1.1.4 - Nhiệm vụ kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất
1.1.5 - Công cụ dụng cụ 7
1.2 - Tính giá NVL 8
1.2.1 - Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 8
1.3 - Kế toán chi tiết vật liệu 9
1.3.1 - Chứng từ sử dụng 12
1.3.2 - Các phơng pháp kế toán chi tiết 12
1.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.4.1 - Kế toán tình hình tăng nguyên vật liệu
1.4.2 - Kề toán tình hình giảm nguyên vật liệu 23
Chơng II - Thực trạng về tổ chức kế toán nguyên vật liệu
tại xí nghiệp in Lào Cai
26
2.1- Đặc điểm về tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh 26
2.1.1- Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp 26
2.1.2 - Đặc điểm quy trình sản xuất của xí nghiệp 28
2.1.3 - Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 28
2.1.4 - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp 29

2.2 - Tình hình hạch toán NVL tại Xí nghiệp 34
2.2.1 - Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại xí nghiệp 34
1
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
2.2.2 - Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lào Cai 35
2.2.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp 43
2.2.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 49
Chơng III - Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công
tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp in Lào Cai 72
3.1- Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 72
3.2- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Xí nghiẹp 74
3.2.1- Thực hiện việc phân loại NVL và lập hệ thống danh điểm nguyên vật liệu 71
3.2.2- Thành lập ban kiểm nghiệm vật t 74
3.2.3- Ban hành qui chế về định mức và hạn mức vật t 76
3.2.4- Hoàn thiện đánh giá nguyên vật liệu 77
3.2.5- Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 78
3.2.6- Hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 79
3.2.7- Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu 79
Kết luận
81
2
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Lời nói đầu
Sau khi chuyển đổi nền kinh tế, từ nền kinh tế kế hoạch tập trung quan liêu
bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc, nớc ta đã đạt đợc
những thành tựu to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội. Song bên cạnh đó
còn nhiều khó khăn thử thách đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của toàn dân tộc. Nh
đã biết kinh tế thị trờng vừa là cơ hội cho sự phát triển kinh tế xã hội đồng thời
cũng là thử thách đôí với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, đặc biệt
là trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng. Để có thể tồn tại và phát

triển đợc các doanh nghiệp cần xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả
đầu ra là cao nhất, đáp ứng đợc yêu cầu về chất lợng sản phẩm, giá cả phù hợp có
sức thu hút đối với ngời tiêu dùng và đợc thị trờng chấp nhận.
Góp phần vào sự phát triển chung của đất nớc, mỗi doanh nghiệp sản xuất
vật chất là một tế bào của nền kinh tế quốc dân có nhiệm vụ sản xuất ra những sản
phẩm đảm bảo nhu cầu của thị trờng. Nhận thức đợc điều đó cùng vơi các ngành
khác, ngành in cũng là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong việc
cung cấp thông tin kịp thời cho xã hội nói chung và các đơn vị, doanh nghiệp nói
riêng, nhằm đảm bảo cho việc nắm bắt thông tin một cách toàn diện để từ đó có xu
hớng, giải pháp sản xuất hữu hiệu mang lại lợi ích tối đa. Với vị trí quan trọng nh
vậy của ngành in nói chung, Xí nghiệp In Lào Cai nói riêng cũng đã đảm bảo yêu
cầu cung cấp thông tin kịp thời qua các ấn phẩm của mình nh: Báo Lào Cai, sách,
báo và tạp chí khác... Ngoài ra Xí nghiệp luôn giữ đợc uy tín với khách hàng về
mặt chất lợng sản phẩm cũng nh số lợng, luôn giao hàng đúng hẹn, đúng hợp đồng
đã ký kết. Xí nghiệp không ngừng tăng qui mô sản xuất, hiện đại giây chuyền công
nghệ sản xuất, tuyển mộ công nhân lành nghề với tinh thần trách nhiệm cao trong
công việc.
Trong điều kiện nền kinh tế mà ở đó mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh
của một đơn vị, doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt
3
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của đơn vị trong ngành và trong nội
bộ đơn vị mà còn có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt động sản xuất kinh doanh
và hoạt động khác trong nền kinh tế quốc dân. Do vậy không chỉ muốn tồn tại và
phát triển mà còn kinh doanh phải có lãi đòi hỏi xí nghiệp phải tìm ra những biện
pháp giảm chi phí một cách hợp lý nhất, để từ đó phải hạch toán chính xác chi phí
trong tất cả các khâu từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng, nhằm tiết kiệm đợc
chi phí , hạ giá thành, tăng lợi nhuận. Để thực hiện đợc điều đó, hạch toán kế toán
là phơng pháp hữu hiệu nhất trong công tác quản lý kinh doanh của các doanh
nghiệp. Trong thời gian thực tập đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của Thạc sĩ Trần Thu

Phong và sự giúp đỡ của phòng kế toán Xí nghiệp in Lào Cai em đã nghiên cứu đề
tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu .
Đề tài gồm những nội dung chính nh sau:
Chơng I :- Những lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất.
Chơng II :- Thực trạng về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In
Lào Cai.
Chơng III :- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên
vật liệu ở xí nghiệp In Lào Cai.
Do trình độ của bản thân và thời gian có hạn nên trong đề tài nghiên cứu
không tránh khỏi những sai sót, em rất mong đợc sự góp ý của các thầy, các cô và
xí nghiệp In Lào Cai để em hiểu rõ hơn về đề tài này nói riêng và công tác kế toán
nói chung.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Chơng I
4
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất
1.1- Những vấn đề chung về nguyên vật liệu
1.1.1- Khái niệm
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản
xuất. Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể của sản
phẩm. Tài sản cố định và công cụ dụng cụ khác không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố
định là t liệu lao động, còn lao động của con ngời là yếu tố sức lao động. Nh vậy
có thể thấy nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình tạo ra sản
phẩm.
1.1.2- Đặc điểm
Vật liệu có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh
và khi tham gia vào sản xuất, dới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ

một lần hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản
phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch toàn bộ một
lần vào giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh
nghiệp.
1.1.3- Phân loại
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác
nhau với nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một
cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết đối với từng loại cần thiết phải tiến hành phân
loại nguyên vật liệu.
Có nhiều cách phân loại:
Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc
chia thành các loại hình nh sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào
quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật châts, thực thể chính của sản phẩm.
5
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Trong chi phí về nguyên vật liệu nói chung thì chi phí về nguyên vật liệu
chính thờng chiếm tỷ trọng lớn.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất,
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính
làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lợng của sản
phẩm, hàng hoá, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình
thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật. Phục vụ cho quá trình lao
động.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình
sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình th-
ờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí.
- Phụ tùng thay thế: Là những vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa
máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị đợc

sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng ơ bản bao gồm
cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt
vào công trình xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Phế liệu, các loại vật t đặc chủng:
Ngoài cách phân loại nh trên còn có các cách phân loại khác.
Nếu căn cứ vào nguồn gốc bao gồm:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài
+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
+ Nguyên vật liệu do đợc cấp, biếu, tặng...
Nếu căn cứ vào tình hình sử dụng bao gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất.
6
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp
+ Nguyên vật liệu dùng cho bộ phận bán hàng.
1.1.4- Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân
chuyển cả về mặt giá trị và hiện vật.
Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.
Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho cung cấp thông
tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
1.1.5- Công cụ, dụng cụ
1.1.5.1- Khái niệm
Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và
thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy, công cụ và dụng cụng đợc

quản lý và hạch toán nh NVL.
1.1.5.2- Đặc điểm
Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng khá dài nên giá trị cũng đợc chuyển dần
vào chi phí của đối tợng sử dụng nhng do giá trị của chúng không lớn nên để đơn giản
cho công tác quản lý theo dõi thì hoặc là tính hết giá trị của chúng vào chi phí của đối t-
ợng sử dụng trong một lần hoặc là phân bổ dần trong một số kỳ nhất định.
1.1.5.3- Tài khoản sử dụng TK153 Công cụ dụng cụ
Tài khoản 153 có kết cấu nh sau:
Bên nợ: Trị giá công cụ dụng cụ nhập kho và tăng lên do các nguyên nhân khác.
Bên có: Trị giá công cụ dụng cụ nhập kho và giảm lên do các nguyên nhân khác.
D nợ: Trị giá công cụ dụng cụ tồn kho
TK 153 có 3 TK cấp 2:
7
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
TK1531 Công cụ dụng cụ
TK1532 Bao bì luân chuyển
TK 1533 Đồ dùng cho thuê.
1.2- Tính giá nguyên vật liệu
1.2.1- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của các vật liệu ra bằng tiền theo
những nguyên tắc nhất định và việc đánh giá đó là một sự cần thiết để phục vụ cho
việc hạch toán, tổ chức kế toán. Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải
phản ánh theo trị giá thực tế. Nội dung trị giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác
định tuỳ theo từng nguồn nhập.
* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên
hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng (+) chi phí thu mua thực tế trừ (-)
các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
Trong đó: Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất
kinh doanh các mặt hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị của
nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT.

Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh
doanh các mặt hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc
đối tợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi thì giá trị
của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả
thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ (nếu có).
* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu do tự gia công chế biến, bao gồm cả
thực tế của vật liệu chế biến (+) chi phí gia công chế biến.
* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm
giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến công (+) chi phí
vận chuyển vật liệu đến nới chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng (+) tiền thuê
ngoài gia công chế biến.
8
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần bao
gồm giá thực tế đợc các bên tham gia góp vốn liên doanh trách nhiệm cộng (+) chi
phí vận chuyển (nếu có).
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu do đợc cấp biếu tặng là giá trị của vật
liệu ghi trong biên bản cấp hoặc giao nhận.
Trờng hợp không xác định đợc giá trị vật liệu trong biên bản giao nhận thì
có thể xác định theo giá thị trờng của chúng.
* Đối với phế liệu nhập kho: Trị giá thờng đợc đánh giá theo giá ớc tính.
1.2.2 - Tính giá vật nguyên liệu xuất kho
Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một
trong các phơng pháp:
- Theo theo giá thực tế bình gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ.
- Tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
- Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trớc.
- Tính theo giá thực tế đích danh.
Đơn vị lựa chọn phơng pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán
trong niên độ kế toán.

Cụ thể của các phơng pháp nh trên là nh sau:
* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền.
Trị giá TT nguyên
vật liệu xuất kho
=
Số lợng nguyên
vật liệu xuất kho
x
Đơn giá
bình quân
Đơn giá bình quân =
Trị giá TT tồn đầu kỳ + Trị giá TT nhập trong kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân còn có thể tính bằng đơn giá bình quân cố định hay đơn
giá bình quân di động, điều này còn tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý hạch
toán của đơn vị.
* Theo phơng pháp tính theo đơn giá tồn kho đầu kỳ:
Đơn giá tồn kho đầu kỳ =
Trị giá TT tồn đầu kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ
9
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Trị giá TT của nguyên
vật liệu xuất kho
=
Số lợng nguyên
vật liệu xuất kho
x
Đơn giá tồn kho
đầu kỳ

* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
Theo phơng pháp này phải xác định theo đơn giá TT của từng lần nhập và
giả định là hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá mua thực tế của lần
nhập đó để tính giá hàng xuất kho.
* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trớc.
Phơng pháp này đợc dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì đợc xuất trớc
và trị giá hàng xuất kho đợc tính bằngcách căn cứ vào số lợng hàng xuất kho, đơn
giá của những lô hàng nhập mới nhất trong kho.
* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh.
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại
vật t đặc chủng. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật
liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho từng lần.
Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán nguyên
vật liệu thì đến cuối kỳ kế toán phải tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho
trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên
vật liệu theo công thức:
Giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ = Giá hạch toán của nguyên vật
liệu xuất kho trong kỳ (x) hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Trong đó:
Hệ số chênh
lệch giữa giá
thực tế và giá
hạch toán
=
Giá thực tế của nguyên
vật liệu tồn kho đầu kỳ
+
Giá thực tế của nguyên
vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch toán của

nguyên vật liệu tồn đầu
kỳ
+
Giá hạch toán của
nguyên vật liệu nhập
trong kỳ
Giá hạch toán: Là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự quy định đề dùng
hạch toán nhập xuất vật liệu hàng ngày, giá này có thể là giá kế hoạch hoặc một
10
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
giá ổn định trong kỳ kế toán. Giá hạch toán đợc sử dụng để hạch toán chi tiết tình
hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán thờng đợc áp dụng với
doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại vật t nhiều sử dụng để làm giảm bớt khối
lợng ghi chép tính toán hàng ngày.
Mỗi phơng pháp xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho có nội dung
khác nhau, có điều kiện áp dụng khác nhau, có u nhợc điểm khác nhau, do vậy
doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình
độ nghiệp vụ của cán bộ, yêu cầu quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật sử lý thông
tin... mà nghiên cứu áp dụng phơng pháp thích hợp. Song áp dụng phơng pháp nào
cũng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, ổn định trong một niên độ kế toán và đ-
ợc ghi vào báo cáo tài chính.
1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mụcđích
theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho cho từng loại vật t kể cả chỉ tiêu số l-
ợng lẫn chỉ tiêu giá trị.
1.3.1- Chứng từ sử dụng
Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT).
Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá (Mẫu 08-VT).
Ngoài ra còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn mọi chứng từ kế
toán vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán h-
ớng dẫn qui định.
1.3.2- Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
11
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán có thể áp
dụng một trong những phơng pháp sau:
- Phơng pháp ghi thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d.
1.3.2.1- Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp thẻ song song, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt
số lợng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt
số lợng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu thống nhất (Mẫu 06-VT) cho từng danh
điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
Tại kho: Hàng ngày khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải
kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập
thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày
tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số
nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật t.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu
thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách luôn khớp nhau.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết vật t tơng ứng với thẻ kho
mở ở kho. Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá
trị và số lợng. Hàng ngày hoặc định kỳ nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra
chứng từ nhập xuất kho với chứng từ liên quan, ghi đơn giá vào phiếu và tính tiền

trên từng chứng từ nhập, xuất. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm
tra đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, kế toán cần phải
căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu cả về số lợng,
12
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
giá trị, loại vật liệu và sau đó bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán
tổng hợp.
Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ
sau:
Sơ đồ 1
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ (ghi cuối tháng) đối chiếu
Quan hệ đối chiếu
1.3.2.2- Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho
và phòng kế toán, ở kho chỉ hạch toán số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về
giá trị.
Tại kho: Hạch toán vật liệu do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh phơng
pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho song thủ kho phải tập hợp
13
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ (thẻ) kế toán chi tiếtvật t
Bảng tổng hợp N-X-T vật t
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo
từng nhóm vật liệu quy định. Sau khi phân loại chứng từ kê rõ số lợng số hiệu các
chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
Sau đó phiếu này đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc xuất kho để giao

cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc
ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất kho.
Sau đó kiểm tra, kế toán ký nhận vào từng loại thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận
chứng từ rồi mang chứng từ về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh
chứng từ, sau đó tổng hợp lại giá trị của vật liệu theo từng nhóm.
Cuối tháng cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất, ghi các
phần nhập, xuất tồn kho vật liệu rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm,
loại vật liệu rồi ghi vào cột tồn kho cuối tháng của bảng kê này. Đồng thời, cuối
tháng nhận đợc sổ số d chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để
ghi vào cột số d cột thành tiền. Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d,
số liệu này phải khớp với số liệu tồn kho cuối tháng của nhóm, loại hàng tồn tơng
ứng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ.

1.3.2.3- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ
song song.
Tại kho: Để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo
dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từ
thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Kế toán mở sổ đối
14
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất kho về số lợng và giá trị của
từng thứ vật liệu ở từng kho.
Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê
nhập, xuất dựa vào các chứng từ nhập xuất định kỳ do thủ kho chuyển đến.
Cuối tháng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu
luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại

vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.
Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng. Tuy nhiên phơng pháp thẻ song
song và đối chiếu luân chuyển đơn giản, dễ làm, song vẫn có sự trùng lặp giữa kho
và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu ở kho và
phòng kế toán vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán với u nhợc điểm nh
vậy điều kiện áp dụng thích hợp là các doanh nghiệp có khối lợng vật t không
nhiều, khối lợng vào các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh ít.
Với phơng pháp sổ số d: Phơng pháp này đã hạn chế đến mức thấp nhất khối
lợng hạch toán của kế toán và thờng xuyên kiểm tra đợc việc ghi chép của thủ kho
trên thẻ kho cũng nh tình hình quản lý vật t, đặc biệt là công việc kế toán không bị
dồn vào cuối tháng nên đã đáp ứng vào yêu cầu kịp thời. Song bên cạnh đó do chỉ
theo dõi các chỉ tiêu giá trị đến từng nhóm vật t nên tại thời điểm bất kỳ nếu muốn
biết tình hình nhập - xuất - tồn của một thứ vật t nào đó thì không thể xem trên sổ
kế toán mà buộc phải căn cứ vào thẻ kho. Hơn nữa, nếu cuối tháng phát hiện sai
sót thì khó phát hiện đợc sai sót ở đâu, khâu nào... với đặc điểm trên phơng pháp
này áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp có chủng loại vật t nhiều, các nghiệp vụ
nhập, xuất phát sinh lớn. Xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán ổn định đối với
từng thứ vật t.
1.4- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.4.1- Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu
15
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
1.4.1.1- Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên
Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung, phơng
pháp thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động
tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh
từng loại tồn kho. Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến, tuy nhiên với những
doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất
dùng, xuất bán mà áp dùng phơng pháp này sẽ rất tổn thất nhiều công sức. Dù vậy,

phơng pháp này độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách
kịp thời, cập nhật. Kế toán có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho nói chung
và nguyên vật liệu nói riêng ở bất kỳ thời điểm nào.
a- Tài khoản sử dụng
* Tàikhoản 152 Nguyên liệu, vật liệu.
Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến
động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.
* Tài khoản 152 có các tài khoản cấp II:
- Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chính
- Tài khoản 1522 Vật liệu phụ
- Tài khoản 1523 Nhiên liệu
- Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế
- Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
- Tài khoản 1528 Vật liệu khác.
* Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng.
Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá vật
t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn trên đờng vận chuyển
hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
* Tài khoản 331 Phải trả cho ngời bán
16
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các
khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t hàng hoá, ngời cung cấp
dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh
tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu xây lắp chính,
phụ.
- Tài khoản 331 đợc mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tợng cụ thể, từng
ngời bán, từng ngời nhận thầu. Khi lập bảng cân đối kế toán số d chi tiết bên Nợ
đợc ghi vào chi tiêu trả trớc cho ngời bán (mã số 132) và số d chi tiết bên Có đợc
ghi vào chỉ tiêu phải trả cho ngời bán (mã số 313).

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác : TK 111, TK 112, TK
128, TK 222, TK 627...
b- Phơng pháp hạch toán
Là việc hạch toán tổng hợp vật liệu nhập kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
17
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Sơ đồ 2
1
TK 152
TK 111, 112, 331
Nhập kho NVL mua vào
TK 133
TK 151
Nhập kho đang đi đờng
Kỳ trớc
TK 154
Thuê ngoài gia công hoàn thành
TK 333
Thuế nhập khẩu
TK 338
Phát hiện thừa khi kiểm kê
TK 128, 222
Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 411
Nhận vốn góp liên doanh=NVL
TK 412
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
TK 621,627
Xuất dùng không sử dụng hết

nhập lại kho
18
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
.
4
. 1.4.2- Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu theo ph-
ơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng
xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên
các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu
kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế
và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.
Ưu điểm: Đơn giản, khối lợng công việc hạch toán đợc giảm nhẹ nhng độ
chính xác không cao, giá trị vật t, hàng hoá xuất dùng, xuất bán phụ thuộc vào sự
quản lý vật t, chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng
hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng, xuất bán thờng
xuyên.
a- Tài khoản sử dụng
19
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Tài khoản 611 mua hàng
Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu công
cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.
TK 611 có hai tài khoản cấp 2,
TK 6111 - mua nguyên vật liệu
TK 6112 - Mua hàng hoá.
b- Phơng pháp hạch toán
Việc hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3
20

Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
TK 611
TK 152
Kết chuyển trị giá NVL còn lại
đầu kỳ
TK 111,
112, 331...
TK 133
Nhập kho vật t hàng hoá mua về
TK 111.
112. 441...
Nhập kho do nhận lại vốn
góp Liên doanh bằng
NVL, do nhận vốn góp
liên doanh
c- Sổ kế toán sử dụng
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuát kho
Hoá đơn bán hàng
Biên bản kểm kê
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Các chứng từ phản ánh chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Các chứng từ thanh toán.
Việc tính toán xác định trị giá vật t xuất dùng theo phơng pháp hệ số giá
đợc thực hiện trên bảng kê số 3 tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng
cụ (TK 152, 153). Riêng đối với hàng hoá thì đợc thực hiện trên bảng kê số 9
tính giá thành thực tế thành phẩm hàng hoá.
Căn cứ lập bảng kê số 3 là:
+ NKCT số 5 phần chi Có TK 331, Nợ các TK 152, 153.
+ NKCT số 6 phần chi Có TK 151, Nợ các TK 152, 153
+ NKCT số 2 phần chi Có TK 112, Nợ các TK 152, 153.

21
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
+ NKCT số 1 phần chi Có TK 111, Nợ các TK 152, 153.
Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho và phần
chênh lệch giữa thực tế và giá hạch toán.
Hệ số chênh lệch =
Giá TTVL, tồn kho đầu kỳ + Giá TTVL nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán VL tồn kho
đầu kỳ
+
Giá hạch toán VL nhập
kho trong kỳ
Giá trị NVL, xuất dùng trong tháng đợc xác định bằng giá trị NVL, xuất
kho theo giá hạch toán nhân (x) với hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3.
- Việc tính toán phân bổ giá trị vật liệu công cụ, dụng cụ xuất dùng và chi
phí của các đối tợng sử dụng đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ
nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Cơ sở để lập là căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh
lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng vật liệu lấy từ bảng kê số 3.
Ngoài ra tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán
vật t hàng hoá việc thực hiện trên nhiều sổ kế toán khác nhau:
Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức nhật ký chung sổ kế toán
sử dụng bao gồm: Sổ NKC; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ , sổ kế
toán sử dụng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ thẻ kế toán chi tiết.
Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ sổ kế
toán sử dụng bao gồm nhật ký chứng từ số 5,6,1,2; Bảng kê (bảng kê số 4; bảng kê
số 8); Sổ cái.
1.4.2- Kế toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu
1.4.2.1- Kế toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu theo phơng

pháp kê khai thờng xuyên
a- Chứng từ kế toán sử dụng
22
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
Khi xuất kho vật liệu với nhiều mục đích khác nhau thì kế toán sử dụng
chứng từ khác nhau.
- Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì sử
dụng phiếu xuất vật t. Phiếu này lập thành 3 liên: 1 liên do phòng vật t giữ, một
liên giao cho bộ phận giao vật t giữ và 1 liên giao cho phòng kế toán giữ.
- Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã
lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng phiếu xuất vật t theo hạn
mức.Phiếu này đợc lập thanh 2 liên: 1 liên giao cho thủ kho giữ và một liên giao
cho đơn vị lĩnh. Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối
tháng thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh,kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký
và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.
_ Đối với xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng lập thành 3 hoá đơn và kiêm
phiếu xuất kho lập thành 3 liên: 1 liên cho phòng cung ứng, 1 liên cho khách hàng,
1 liên cho thủ kho và chuyển lên phòng kế toán sau khi thủ kho đã ghi vào thẻ kho.
- Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ doanh
nghiệp thì sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
b- Phơng pháp hạch toán
Sơ đồ 4
23
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
TK 152
TK 111, 331
Trả lại cho ngời bán
TK 621
Xuất kho dung cho sản
xuất chế tạo sản phẩm

TK 154
NVL, xuất kho tự gia công
hoặc thuê ngoài GC chê biến
TK 632
Xuất bán
TK 138
Phát hiện thiếu khi kiểm kê
TK 128, 222
NVL xuất kho góp vốn LD
TK 411
Xuất kho trả lại vốn góp LD
TK 412
Chênh lệch giá do đánh giá lại
TK 627,641,241
Xuất kho phục vụ quản lý
SX, bán hàng, QLDN, XĐCB
24
Chuyên đề tốt nghiệp Hoàng thị Hồng
1.4.2.2- Kế toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu theo phơng
pháp kiểm kê định kỳ
TK 611
TK 133
Trị giá NVL, trả lại cho
TK 331
ngời bán
TK 138, 642,
821...
Trị giá NVL, mất mát, thiếu
hụt (nếu có)
TK 621, 632

Xuất kho NVL, dùng cho sản
xuất sản phẩm để bán
TK 151, 152
K/c trị giá NVL cuối kỳ
25