Tài liệu Giao tiếp kinh doanh ppt

NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ CÁCH XỬ SỰ KHI THAM GIA DỰ TIỆC HOẶC
TỔ CHỨC MỘT BUỔI TIỆC TRONG KINH DOANH

1. Mục đích: Cũng là một trong những hình thức giao tiếp trong kinh doanh, nhằm mục
đích tăng sự hiểu biết và tính thân thiện trong quá trình hợp tác, làm ăn với nhau. phục vụ
cho lợi ích chung. Trong quá trình vui vẻ trong bữa tiệc, khách và chủ có thể kết hợp bàn
bạc những vấn đề có quan hệ với kinh doanh một cách tự nhiên và cởi mở, nhiều trường
hợp có thể dẫn tới ký kết các hợp đồng kinh tế có lợi cho cả đôi bên.
Trong quá trình ăn uống, tính cách của con người cũng được thể hiện một cách rõ nét:
tế nhị hay thô lỗ, lịch sự hay vụng về, điềm đạm hay hung hãn v.v..
2. Nếu bạn là người được chiêu đãi: Nên tế nhị để ý đến dự tính của chủ bữa tiệc. Ý
định chiêu đãi của họ. Nếu là người thân quen, có thể hỏi rõ ý đồ của chủ tiệc để gọi thức
ăn, đồ uống phù hợp với khả năng thanh toán của chủ tiệc.
3. Khách mời: Cần chú ý để tránh những khác biệt về trình độ văn hóa, địa vị xã hội
trong thành phần khách dự tiệc để họ có thể hòa đồng với nhau trong câu chuyện, làm cho
bầu không khí của bữa tiệc thêm vui vẻ, tự nhiên...
4. Thủ tục ngồi vào bàn tiệc: Nếu là bữa tiệc trong ngày vui, người chủ tiệc sẽ hướng
dẫn chỗ ngồi cho khách. Người đàn ông sẽ kéo ghế mời phụ nữ bên tay phải của mình.
Chờ cho chủ tiệc mở khăn ăn xong thì bạn mới mở khăn ăn của mình và đặt lên đùi.
Cuối bữa tiệc, xếp gọn gàng khăn ăn lại và nhẹ nhàng đặt lên trên bàn ăn, bên trái hoặc bên
phải đĩa ăn.
5. Tiệc nguội: Khi chủ tiệc tuyên bố bữa tiệc đã sẵn sàng, hãy bước vào nhà hàng và tự
phục vụ. Khi vào nên nhường cho những người lớn tuổi, phụ nữ đi trước.
Chỉ nên lấy thức ăn vừa đủ. Nếu cần bạn có thể lấy thức ăn nhiều lần, không nên ngần
ngại, vì đó cũng là một lời khen kín đáo đối với thức ăn trong bữa tiệc.
6. Trình tự tiếp thức ăn: Tiếp thức ăn có thể bắt đầu từ người khách danh dự bên tay
phải của chủ tiệc, hoặc từ người phụ nữ ngồi bên tay phải của chủ tiệc, rồi theo thứ tự xung
quanh bàn ăn.
Thức ăn được tiếp từ tay bên trái người được phục vụ. Ngược lại, khi rót đồ uống thì từ
bên tay phải. Không cần thiết phải cảm ơn người phục vụ khi đang tiếp thức ăn cho mình.

Nếu cần từ chối một món ăn nào đó, bạn chỉ cần nói: “Không, xin cảm ơn” (no, thanks)
là đủ.
7. Trên bàn ăn: Khi đang ăn không nên tỳ khuỷu tay lên bàn. Không nên bẻ vụn bánh
mì hay bánh quy nhặt cho vào đĩa xúp. Khi dùng món xúp phải nhẹ nhàng, không nên gây
tiếng động lớn.
8. Phải tự nhiên nhưng lịch sự khi ăn uống: Bạn có thể tự nhiên khi dùng món ăn mà
mình ưa thích, không nhất thiết phải chừa lại một ít để chứng minh mình là người lịch sự,
nhưng cũng không nên vét sạch thức ăn trên đĩa.
9. Khi vô ý đánh rơi dụng cụ ăn: Trường hợp bạn đánh rơi thìa, đũa... bạn không nên tự
mình cúi xuống nhặt. Việc này đã có người phục vụ quán xuyến hoặc người chủ tiệc quán
xuyến cho bạn. Trường hợp đặc biệt, Bạn có thể hỏi: “Xin vui lòng cho tôi xin một chiếc
thìa khác”.
10. Khi cần thiết phải chuyển bình đựng đồ uống cho người khác, phải đưa tay cầm đồ
vật về phía người ấy.
11. Nếu không may gặp món ăn quá cay, mặn, hoặc không hợp khẩu vị của mình phải
kiên trì chịu đựng, tránh tỏ thái độ cau có khó chịu.
12. Cố gắng hạn chế không nên hút thuốc sau bữa ăn, nếu bạn có nhu cầu hút thuốc lá,
nên hút ở nơi quy định. Trường hợp đặc biệt ở trên bàn có gạt tàn, bạn có thể xin phép hút
thuốc.
13. Khi thấy món ăn ngon, nên tỏ lòng khen ngợi, nhưng nếu bữa ăn kém chất lượng
cũng không nên nịnh hót lộ liễu mà nên tìm các chi tiết tốt để động viên, để không là phiền
lòng chủ bữa tiệc.
14. Kết thúc bữa tiệc, chủ tiệc đứng dậy cảm ơn, khách sẽ lần lượt đứng dậy theo; nam
giới cần kéo ghế giúp cho người phụ nữ ở bên phải bước ra trước, sau đó, xếp ghế vào rồi
mới bước ra khỏi phòng tiệc.

MỘT SỐ ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG
GIAO TIẾP KINH DOANH
1. Một số nguyên tắc chung trong giao tiếp: Giao tiếp lịch sự, trung thực phải được xuất
phát từ cái tâm. Trên cơ sở đó mới có sự tôn trọng người khác, mới thực hiện được nguyên

tắc bình đẳng trong giao tiếp, đem lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh và uy tín cho cá
nhân.
Một con người dù có thông hiểu các nghi thức xã giao, nhưng thiếu cái “tâm” trong
giao tiếp thì người ngoài sẽ cảm thấy sự gượng gạo, thiếu chân thực trong quá trình giao
tiếp.
Phải tôn trọng không chỉ các cụ già, phụ nữ, người tàn tật mà là với tất cả mọi người, kể
cả các em nhỏ.
2. Coi khách hàng là đối tượng của doanh nghiệp: nụ cười là tấm bảng quảng cáo đẹp
nhất để mời mọc là giữ chân khách hàng. Phải làm sao để khi khách hàng bước vào cửa
tiệm của bạn, họ cảm thấy mình là người quan trọng nhất, thông minh nhất. Người trung
hoa có câu: “người nào không biết mỉm cười, đừng nên mở tiệm”.
Fletcher phân tích như sau:
- Một nụ cười chẳng mất vốn, mà lời thật nhiều.
- Một nụ cười không làm nghèo người phát ra nó, mà làm giàu người nhận nó;
- Một nụ cười chỉ nở trong một khoảnh khắc, nhưng có khi làm cho ta nhớ suốt đời.
- Nụ cười gây hạnh phúc trong gia đình, nó là nguồn gốc của những hảo ý trong thương
mại và là dấu hiệu của tình bè bạn.
- Kẻ phú quý mà không có nó thì vẫn nghèo, còn kẻ nghèo hèn mà có nó thì vẫn còn cái
vốn vô tận;
- Nụ cười bồi dưỡng kẻ mệt nhọc, là hình ảnh bình minh cho kẻ ngả lòng, là nắng xuân
cho kẻ buồn rầu, là lá thuốc mầu nhiệm nhất của tạo hóa để chữa lo âu.
- Nụ cười không thể mua được. Nếu ta khư khư giữ nó thì nó chẳng có giá trị gì, nhưng
nếu chúng ta dung nó một cách hào phóng thì nó có giá trị vô cùng.
- Khi bạn gặp một người mệt nhọc không còn sức tươi cười với bạn, thì bạn hãy mỉm
cười với người đó đi, vì nếu người nào không còn lấy một nụ cười để tặng kẻ khác, người
đó cần nhận một nụ cười hơn ai hết.
3. Bắt khách chờ đợi lâu không phải là cách tốt nhất trong kinh doanh. Trường hợp bất
đắt dĩ, khách phải chờ, phải cố gắng làm cho họ được thoải mái, đỡ sốt ruột bằng cách mời
họ đọc các tạp chí hoặc sách báo mới trong thời gian chờ đợi, nhưng không nên để họ chờ
đợi quá lâu và đừng để đến phút cuối mới cho thư ký ra hủy cuộc hẹn.

Cần thực hiện ba chữ S như lời khuyên của nhà kinh doanh mỹ:
Smile: nụ cười Speed: tốc độ Sincerity: sự thật thà, chân thành.
4. Khi thực hiện các cuộc giao tiếp trong kinh doanh cần phải chú ý đến cách ăn mặc:
sạch sẽ, lịch sự, chỉnh tề. Nếu có sử dụng nước hoa thì phải thật kín đáo và có mùi thơm dễ
chịu.
5. Phải thanh lịch và khiêm tốn: Cố gắng loại bỏ những cử chỉ, thói quen “hồn nhiên”
sau đây:
- Nói tục, chửi bậy
- Gãi giữa nơi đông người
- Nói chuyện trước phụ nữ mà tay đút túi quần
- Khạc nhổ bừa bãi
- Cài bút chì hoặc thuốc lá trên tai
- Hắt xì, xỉ mũi, ngáp công khai.
- Xỉa răng trước mọi người.
- Tranh thủ bước nhanh trước mọi người để tìm chỗ ngồi tốt.
Cần nhớ rằng: địa vị, quyền thế, chức tước, trương mục ở ngân hàng, sắc đẹp, sức
mạnh, tài năng cũng không cho phép ai có quyền được tự đặt mình trên những người khác.
Bổng lộc của những đặc quyền ấy cũng giống như người hành khất, sẽ mau chóng tan
thành cát bụi.
6. Quản lý việc giao tiếp, ứng xử với khách hàng:
- Lãnh đạo là người đại diện cho doanh nghiệp để giao tiếp với khách hàng trong những
trường hợp cần thiết.
- Khi khách hàng phàn nàn điều gì, phải hết sức lắng nghe, trước hết là xin lỗi, sau mới
bình tĩnh kiểm tra, xem xét lại và tìm cách giải quyết ổn thỏa, đừng gây phiền hà cho
khách.
- Nếu có khách hàng vi phạm hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín, tài sản của doanh nghiệp,
cần phải bình tĩnh, tìm mọi biện pháp giải quyết êm đẹp, phù hợp với pháp luật mà vẫn giữ
được tình cảm với khách.

MỘT SỐ KINH NGHIỆM ĐỂ PHÁN ĐOÁN
TÂM LÝ CON NGƯỜI KHI GIAO TIẾP
1. Quan sát điệu bộ, cử chỉ.
Điệu bộ, cử chỉ hay còn gọi là ngôn ngữ biểu cảm là một trong những phương tiện mà
con người dùng kết hợp với ngôn ngữ nói để diễn tả tình cảm, tư tưởng của mình trong
giao tiếp. Điệu bộ, cử chỉ của con người vô cùng phong phú, thường dùng hỗ trợ thêm cho
ngôn ngữ nói. Như khi cảm ơn, tiễn khách ra về mà có thêm một nụ cười hoặc bắt tay chặt
chẽ thì khách hàng sẽ nhớ mãi, mối quan hệ giữa khách hàng và nhà hàng cũng nhờ đó mà
phát triển thêm.
Dưới đây, nêu lên một số kinh nghiệm và kết quả nghiên cứu thực nghiệm về mối quan
hệ của điệu bộ, cử chỉ của con người với những biểu hiện trạng thái tâm lý:
- Khi giao tiếp, đôi lông mày của đối tượng co lại là dấu hiệu của sự không đồng tình
hoặc đang suy nghĩ do dự.
Mắt nhìn lên trời là biểu hiện của sự mệt mỏi, chán ngấy, vì độ tin cậy của thông tin
không cao.
Mặt đối tượng cúi gằm xuống, hơi đỏ, khép nép, tay mân mê một thứ gì đó là biểu hiện
của sự bối dối, hay sự e thẹn, xấu hổ.
Đối tượng bĩu môi thể hiện sự phật ý hoặc thiếu tin tưởng, cười mỉa thể hiện sự khinh
rẻ.
Tự nhiên trên trán xuất hiện nếp nhăn ngang biểu thị sự ngạc nhiên, nếp nhăn dọc, biểu
thị sự quả quyết.
- Người cười gượng, dáng đứng lom khom, nói ấp úng, gãi tai, có cái nhìn né tránh, báo
cho ta biết người đang tiếp xúc có cái gì đó chưa thật.
Theo tiến sĩ Vermon Colemer, tác giả cuốn sách: “People Watching” (người ta nhìn), đã
viết rằng: “cứ nhìn cách bắt tay của một người, nếu họ nắm chặt tay bạn với lưng bàn tay ở
trên thì người đó muốn chinh phục bạn; Nếu lật ngửa bàn tay lên khi bắt tay thì đó là người
thành thật, cởi mở. Người hay để bàn tay phía sau gáy và ngửa đầu lên thì đó là người xốc
nổi, tự cao, người nào đó thường nắm chiếc nhẫn cưới là biểu hiện sự băn khoăn về cuộc
hôn nhân của họ. Người nói dối hay lấy tay xoa mặt, nhất là vùng quanh miệng.”
Theo tiến sĩ David Levis: “Người nói dối thường hay gãi cổ mình, gãi 5 lần hoặc nhiều

hơn, rất ít khi ít hơn.”
- Nếu đối tượng hít một hơi dài hoặc tìm chỗ đứng cao hơn trong khi nói chuyện chứng
tỏ họ đang lo lắng, sợ sệt.
- Nếu đối tượng bậm môi chứng tỏ không tán thành hoặc đang tập trung tư tưởng vào
một cái gì đó; liếm môi chứng tỏ thần kinh căng thẳng, mắm môi chứng tỏ tự trách mình.
- Hai mắt nhìn xuống: không an toàn, chạy trốn, bỏ cuộc.
- Hai mắt nhìn trân trân vào đối phương: thể hiện sự uy hiếp, công kích.
- Gõ nhẹ chân thể hiện sự bồn chồn, nóng ruột, buồn phiền, bực bội.
- Cắn móng tay: một hành động biểu thị sự khó chịu khi bị phê bình mãi về một chuyện
gì đó, tự trách mình.
- Ngồi tựa lưng về phía sau: thể hiện sự thư giãn, tâm hồn cảm thấy dễ chịu, thoải mái.
- Đầu nghiêng về một phía: biểu thị sự đồng tình, hoặc chăm chú nghe.
- Hai cánh tay bắt chéo hoặc khoanh tay: đang trong tư thế đề phòng, tự vệ.
- Liếc ngang: Tỏ sự nghi ngờ, thiếu tin tưởng.
- So vai: biểu thị một trọng trách nặng nề, sợ hãi, thất vọng, chán nản.
- Khi giao tiếp với ai mà thấy nét mặt của họ không vui với tư thế “vắt chân chữ ngũ”
thì hãy liệu đường rút lui cho sớm để tránh những phiền phức có thể sảy ra.
2. Nghệ thuật dự đoán tâm lý qua hình thể và dáng đi
Thân thể, dáng đi của con người là một quyển sách của tâm hồn và quyển sách đã lật ra,
chỉ còn việc nhìn vào đấy.
a. Căn cứ vào dáng đi:
- Người mà đi ngửa mặt lên: thông minh, sáng suốt.
- Người mà đi giật cục: uẩn khúc trong lòng.
- Người đi ung dung, bệ vệ: cởi mở, vô tư, nhàn nhã.
- Dáng đi lật đật, hai tay như bơi: vất vả, lận đận.
- Dáng đi lao đầu về phía trước: hấp tấp, vội vàng.
- Dáng đi nặng nề: vụng về, rối trí.
- Dáng đi như chim chích: tháo vát, năng nổ.
- Dáng đi nhanh, vững: tự tin.
- Dáng đi nhanh, nhưng lập bập: hay thay lòng đổi dạ.

- Bước chân dài: rất quả quyết.
- Bước chân ngắn: rất tỷ mỉ, đắn đo, thận trọng.
- Đi mà ngoáy mông: Đa tình.
- Đi mà quét chân (giầy vẹt má ngoài): rất thích chuyện tình ái.
b. Xem mặt mà bắt hình dong.
Phương ngôn việt nam có câu: “Khôn ngoan nó dồn ra mặt”. Mặt là biểu hiện dung
mạo, tinh tế hơn, nó còn biểu hiện sức khỏe và nội tâm của con người. Xem xét lịch sử
tướng thuật thì tướng mặt là nguồn gốc của tướng thuật.
Thời xuân thu (năm 770 đến 403 Tr CN) ở Trung Hoa khi xem tướng người, chủ yếu
vẫn là nhận xét tướng mặt.
- Khuôn mặt tròn: nhiệt tình, nhạy cảm, vui vẻ, dễ xúc động, đa tình, thiếu cương quyết,
dễ bị ảnh hưởng và chiều theo ý người khác.
- Khuôn mặt ô van (trái xoan): Hấp dẫn người khác, giàu cảm xúc, hay mơ mộng, thiếu
kiên trì.
- Khuôn mặt hình lục lăng (nhiều góc cạnh): không thích và không bị người khác kích
động, làm việc theo ngẫu hứng, hơi nhát, tậm tâm với công việc, dễ thay lòng đổi dạ.