Kế toán TSCĐ tại Công ty tư vấn thiết kế đường bộ

Lời mở đầu
Tất cả các nền kinh tế đều dựa trên cơ sở nguồn lực khan hiếm, vì vậy,
trong quá trình hoạt động, mọi chủ thể kinh tế đều phải có một hệ thống quản
lý, giám sát và đánh giá hiệu quả quá trình sử dụng nguồn lực của mình. Với
chức năng là phản ánh và kiểm tra tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
Kế toán là một trong những công cụ chủ yếu để các nhà quản lý điều hành,
giám sát, đánh giá mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Không chỉ có vậy, thông tin do kế toán cung cấp còn có ý nghĩa đặc biệt
quan trọng trong việc ra quyết định, đề ra chiến lược hoạt động, hoạch định
chính sách tài chính của mỗi công ty. Tổ chức một hệ thống kế toán hợp lý,
hiệu quả góp phần không nhỏ vào việc phát triển một công ty nói riêng, cả
một nền kinh tế nói chung.
Xây dựng cơ bản là một lĩnh vực vô cùng quan trọng. Nó không những
đáp ứng những nhu cầu thiết yếu nhất của con người cũng như xã hội; ví dụ
như nơi ở, đi lại… và đặc biệt là cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế, tạo cơ sở
cho tất cả các loại hình sản xuất kinh doanh khác. Thực tế đã chứng minh,
chỉ khi có một hệ thống cơ sở hạ tầng phát triển thì những nguồn lực trong
nền kinh tế mới dễ dàng di chuyển, góp phần thúc đẩy việc phân công lao
động trong toàn bộ nền kinh tế.
Những công trình xây dựng cơ bản thường có giá trị lớn, thời gian thi
công dài, lại chịu nhiều ảnh hưởng của những yếu tố ngoại cảnh như giá vật
tư, thời tiết, địa hình… nên công tác khảo sát, tư vấn thiết kế trong xây dựng
cơ bản đặc biệt quan trọng. Trước hết, công tác khảo sát giúp cho nhà đầu
tư xác định được đặc điểm địa hình, từ đó xác định được những yếu tố kỹ
thuật, khối lượng công việc cần thực hiện cho công trình. Công tác tư vấn
thiết kế giúp cho nhà đầu tư xây dựng được kế hoạch chi tiết, khả thi và hiệu
quả cho mỗi công trình. Nó góp phần giảm thiểu rủi ro của nhà đầu tư khi
đầu tư vào những công trình lớn, nâng cao tính hiệu quả của công trình và
đặc biệt, tư vấn thiết kế có khả năng làm giảm lãng phí, thất thoát trong xây
- 1 -
dựng cơ bản nhờ xây dựng được dự toán chi phí và dựa vào kế hoạch chi

tiết đã xây dựng, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ thi công, mức
độ hao phí nguyên vật liệu và đánh giá chất lượng công việc…
Nhận thức được mức độ quan trọng của loại hình cung cấp dịch vụ này,
trong đợt thực tập Kế toán, em đã quyết định chọn Công ty Tư vấn thiết kế
Đường bộ làm nơi thực tập. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu một
cách có hệ thống bộ máy quản lý kinh doanh, đặc điểm tổ chức sản xuất
cung cấp dịch vụ của công ty. Cuối cùng, dựa vào đặc điểm đó, em đã hình
thành được một cái nhìn vừa tổng quát, vừa sâu sắc về tổ chức bộ máy và
hoạt động kế toán của công ty.
Nhận thấy, quá trình khảo sát, tư vấn thiết kế có vai trò đặc biệt quan
trọng của những trang thiết bị chuyên ngành, em quyết định chọn phần hành
kế toán Tài sản cố định làm đối tượng tìm hiểu cụ thể trong báo cáo này.
Bản báo cáo thực tập của em bao gồm bốn phần:
 Phần một: Tổng quan về công ty
 Phần hai: Tổ chức kế toán
 Phần ba: Kế toán Tài sản cố định
 Phần bốn: Một số ý kiến đóng góp
- 2 -
Mục lục
Lời mở đầu .................................................................................................... 1
Mục lục .......................................................................................................... 2
Chương I: Tổng quan về Công ty ................................................................ 5
1.HECO – Quá trình hình thành và phát triển ............................................. 5
2.Đặc điểm sản xuất kinh doanh ................................................................. 8
2.1.Hình thức kinh doanh ........................................................................ 8
2.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ............................................. 9
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý .......................................................... 16
3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ......................................................... 16
3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể ............................ 17
3.2.1.Ban giám đốc ............................................................................... 17

3.2.2.Khối quản lý .................................................................................. 17
3.2.3.Khối sản xuất trực tiếp .................................................................. 18
Chương II: Tổ chức kế toán ....................................................................... 19
1.Đặc điểm tổ chức kế toán ...................................................................... 19
1.1.Đặc điểm bộ máy kế toán ............................................................... 19
1.2.Đặc điểm áp dụng chế độ kế toán ................................................... 21
1.2.1.Hệ thống tài khoản sử dụng ......................................................... 22
1.2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng .......................................................... 22
1.2.3.Hệ thống sổ kế toán ..................................................................... 23
1.2.4.Hệ thống báo cáo tài chính .......................................................... 24
2.Các phần hành kế toán chủ yếu ............................................................. 25
2.1.Kế toán tiền lương ........................................................................... 25
2.2.Kế toán thanh toán .......................................................................... 33
2.3.Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành ..................... 38
2.3.1.Các loại chứng từ ......................................................................... 38
2.3.2.Phần hành kế toán ....................................................................... 39
2.3.3.Hạch toán chi tiết .......................................................................... 39
2.3.4.Hạch toán tổng hợp ...................................................................... 39
2.3.5.Trình tự ghi sổ .............................................................................. 42
2.4.Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm ....................................... 43
Chương III: Kế toán Tài sản cố định ......................................................... 47
1.Yêu cầu quản lý ...................................................................................... 47
2.Hạch toán ban đầu ................................................................................. 48
2.1.Phân loại và đánh giá ...................................................................... 48
2.2.Tổ chức hạch toán ban đầu ............................................................. 49
2.2.1.Quy trình tăng giảm tài sản cố định .............................................. 49
2.2.2.Chứng từ sử dụng ........................................................................ 49
3.Hạch toán chi tiết .................................................................................... 50
3.1.Sổ sách sử dụng ............................................................................. 50
3.2.Nghiệp vụ tăng TSCĐ ...................................................................... 50

3.3.Nghiệp vụ giảm TSCĐ ..................................................................... 52
3.4.Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ .................................................................. 60
4.Hạch toán tổng hợp ................................................................................ 61
- 3 -
4.1.Hạch toán tổng hợp ............................................................................. 61
4.2.Trình tự khái quát ................................................................................ 64
Chương III: Một số ý kiến đóng góp .......................................................... 68
1.Nhận xét, đánh giá về tổ chức hạch toán của công ty ............................ 68
1.1.Hệ thống tài khoản sử dụng ............................................................ 69
1.2.Xác định chi phí và giá thành ........................................................... 70
1.3.Xác định doanh thu .......................................................................... 71
1.4.Tổ chức hạch toán tài sản cố định ................................................... 72
1.5.Tổ chức luân chuyển chứng từ ........................................................ 73
1.6.Đối chiếu công nợ ........................................................................... 73
2.Giải pháp khắc phục ............................................................................... 74
2.1.Nguyên nhân bên ngoài ................................................................... 74
2.2.Nguyên nhân bên trong ................................................................... 75
2.2.1.Xác định chi phí và giá thành ........................................................ 75
2.2.2.Xác định doanh thu ....................................................................... 76
2.2.3.Hạch toán tài sản cố định ............................................................. 76
2.2.4.Luân chuyển chứng từ .................................................................. 77
2.2.5.Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................... 77
Kết luận ........................................................................................................ 80
Tài liệu tham khảo ....................................................................................... 81
- 4 -
Chương I: Tổng quan về Công ty
1. HECO – Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập theo quyết định số 857/QĐ/TCCB – LĐ ngày 25
tháng 4 năm 1996 của Bộ giao thông vận tải mà đơn vị tiền thân là Xí nghiệp
khảo sát thiết kế Đường bộ. Công ty tư vấn thiết kế đường bộ là một đơn vị

hạch toán độc lập dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Tư vấn thiết kế
Giao thông vận tải (TEDI).
Trải qua qua hơn ba thập kỷ phát triển và trưởng thành, ngày nay Công ty tư
vấn thiết kế Đường bộ đã dần khẳng định được mình trên thị trường, công ty
chủ yếu tham gia những công trình lớn của trung ương, hoặc những tuyến
đường khó, yêu cầu trình độ tay nghề cao ở các địa phương.
Với số vốn ban đầu của công ty chỉ là 6.700 triệu VND, trong đó tổng vốn
lưu động là 4.600 triệu VND, tổng số vốn cố định là 2.100 triệu VND. Ngày nay,
công ty đã vững mạnh với tổng nguồn vốn lên tới 20.000 triệu. Trong đó, tổng
số vốn lưu động là hơn 14.000 triệu, còn lại là tổng tài sản cố định. Tuy nhiên,
nguồn vốn kinh doanh của công ty chỉ vào khoảng 4.400 triệu khiến cho tỷ suất
Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn chỉ vào khoảng 22 %. điều này phản
ánh đặc điểm của công ty, do kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, số
vốn đầu tư cho một công trình lớn, công nợ cũng vì vậy mà có quy mô rất lớn
và thời gian thu hồi vốn lâu, nên công ty thường xuyên chiếm dụng và bị chiếm
dụng vốn. Đây là một dấu hiệu bình thường của một công ty xây lắp. Chỉ tiêu
thể hiện rõ hơn mức độ phát triển của công ty là tổng vốn cố định. Có thể thấy.
Phòng KTTC giữ một ví trị đặc biệt quan trọng trong công ty. Phòng chịu
trách nhiệm hoạch định chính sách tài chính của công ty nên phải lường trước
những thăng trầm của ngành, dự đoán được những thời điểm phát sinh khối
lượng công việc lớn, những lúc cần huy động nguồn lực cao… để có thể phản
ứng hợp lý, đem lại kết quả kinh doanh cao cho công ty.
Là một Doanh nghiệp nhà nước thuộc một Tổng công ty lớn, không thể phủ
nhận rằng, Heco có một lợi thế tương đối tốt so với các doanh nghiệp cùng loại,
- 5 -
để từ đó, công ty đã phát huy thế mạnh của mình và trở thành một trong những
công ty tư vấn hàng đầu về lĩnh vực Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng cơ
bản. Sự lớn mạnh không ngừng của công ty không chỉ thể hiện ở trình độ kỹ
thuật mà còn cụ thể hóa qua tốc độ tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế
hàng năm của công ty:

Năm 2002 2003 2004
Doanh thu 17.298.863 100% 19.798.368 114% 21.481.074 108%
Lợi nhuận
trước thuế
742.121 100% 1.170.083 157% 1.233.500 105%
Sự phát triển của công ty còn thể hiện rõ hơn khi ta tìm hiểu về một số
chỉ tiêu tài chính quan trọng:
STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003
1 Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn
1.1 Bố trí cơ cấu TSCĐ
- Tài sản cố định/ Tổng tài sản 22.60 16.70 23.03
- Tài sản lưu động/Tổng tài sản 77.61 83.32 76.96
1.2 Bố trí cớ cấu nguồn vốn
- Nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn 72.93 81.27 77.91
- Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn 27.06 18.72 22.08
2 Khả năng thanh toán
- Khả năng thanh toán hiện hành 1.37 1.23 1.28
- Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 1.11 1.08 0.99
- Khả năng thanh toánh nhanh 0.14 0.01 0.01
3 Tỷ suất sinh lời
3.1 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu 5.24 4.29 5.91
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu 3.56 4.59 4.02
3.2 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản 6.39 4.23 5.52
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản 4.35 2.82 3.75
3.3 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu 16.26 15.54 17.01
Có thể thấy, tuy chỉ tiêu Tổng tài sản của công ty biến động không ổn định
(vì lý do công nợ, các khoản phải thu, phải trả trong xây lắp là không ổn định)
nhưng tốc độ tăng doanh thu, tỷ lệ phản ánh khả năng hoạt động của công ty

- 6 -
thể hiện rất tốt. Chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty ở mức
cao, thể hiện đúng sức mạnh, vị thế của công ty.
Những công trình của công ty chủ yếu thông qua hai nguồn chính: một là từ
Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải, hai là từ những nguồn mà
công ty tự đấu thầu hay được mời tham gia thi công. Khối lượng khách hàng và
số đầu công trình mà công ty đang có là tương đối lớn. Hiện nay, công ty đang
tham gia tư vấn thiết kế cho hơn 150 công trình của khoảng 70 khách hàng lớn
nhỏ khác nhau. Riêng ở Tổng công ty Tư vấn Giao thông vận tải, Hedi đã tham
gia hơn 70 công trình. Điều này chứng tỏ vị thế lớn mạnh và chất lượng, uy tín
của công ty đối với thị trường.
Không chỉ gói gọn trong việc tư vấn và thiết kế nói chung, công ty đã đa
dạng hóa loại hình dịch vụ của mình, phát triển được rất nhiều các loại hình
cung cấp, đáp ứng nhu cùa khách hàng một cách tốt nhất:
• Lập quy hoạch giao thông, BCNC tiền khả thi, BCNC khả thi, đầu tư
xây dựng các công trình về đường, cầu và các nút giao vượt
• Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công đường, cầu và các nút giao vượt
• Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công tuyến có nền đường đặc biệt, đất
yếu, đào sâu đắp cao, các kết cấu mặt đường sử dụng vật liệu mới
• Khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn
• Khảo sát môi sinh,môi trường, đánh giá tác động của môi trường
• Kiểm định, khảo sát đo đạc cầu cống và tuyến cũ, cải tạo nâng cấp,
đánh giá khả năng tận dụng hiện trạng của từng công trình
• Thẩm định dự án đầu tư xây dựng ở tất cả các bước về công trình
cầu và đường bộ
• Kiểm soát chất lượng, quản lý dự án và TVGS công trình
• Tư vấn về mời thầu và thiết kế, xây dựng và quản lý các công trình
về đường
• Tư vấn, dịch vụ và sửa chữa máy quang học
Công ty là một đơn vị mạnh, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đường

bộ. Với lợi thễ sẵn có cùng vớt trình độ chuyên môn cao nên Công ty chủ yếu
- 7 -
cung cấp dịch vụ cho những công trình của Trung ương hoặc những công trình
yêu cầu trình độ kỹ thuật cao, những công ty khác không thể đảm nhận được.
Có thể kể đến một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thiết kế và thi công
như:
• Quốc lộ 1 đoạn Hà Nội - Bắc Ninh
• Đường Láng – Hoà Lạc
• Quốc Lộ 5
• Đường năm Thăng Long Mai Dịch
• Cầu Hàm Thuận Đa Mi
• Cầu quốc lộ 38 vượt Quốc lộ 1A
• Đường Pháp Vân - Cầu Rẽ
• Cầu Đại Phước - Huyện Nhơn Trạch - Đồng Nai
Công ty luôn ý thức được rằng, vị thế ngày nay của mình là nhờ sự nỗ lực
phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, và để giữ gìn phát huy thế mạnh
của mình, công ty cần duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa.
Công ty đã được tổ chức Quốc tế BVQI cấp chứng chỉ ISO 9001 ngày
31/8/2001, chứng thực rằng, chất lượng dịch vụ của công ty luôn đạt mức cao
nhất, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về kiểm soát chất lượng và quy trình quản lý.
2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
2.1.Hình thức kinh doanh
Nhìn chung, công ty cung cấp hai hình thức dịch vụ chủ yếu là Tư vấn và
Khảo sát thiết kế. Như đã trình bày, đây là loại hình dịch vụ khá quan trọng, góp
phần tăng hiệu quả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, chống thất thoát
lãng phí vốn đầu tư và nâng cao chất lượng công trình:
• Tư vấn: cung cấp kiến thức kinh nghiệm, lời khuyên chuyên môn cho dự
án để xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự
án.
• Khảo sát thiết kế: tìm giải pháp khả thi, hiệu quả cho dự án, công trình.

- 8 -
2.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
2.2.1.Tổ chức sản xuất kinh doanh
Tất cả những hoạt động khảo sát thi công đều được thực hiện thông qua
hợp đồng kinh tế ký kết giữa Giám đốc công ty với từng đơn vị thực hiện. Sau
khi ký hợp đồng với chủ đầu tư, Giám đôc quyết định thành lập tổng thể, bổ
nhiệm Chủ nhiệm tổng thể, Giám đốc đề án… Những người này có trách nhiệm
lập ra Đề cương cho công việc, bao gồm khối lượng, trình tự công việc cần
thực hiện; những yêu cầu kỹ thuật; dự toán chi phí. Dựa vào đây, Giám đốc ký
kết hợp đồng giao khoán khối lượng công việc với từng đơn vị.
Các đơn vị, đúng với phần việc của mình thực hiện hạng mục công việc
theo khối lượng công việc nhận khoán từ Ban giám đốc. Trong quá trình thi
công, mỗi đơn vị thực hiện có trách nhiệm tập hợp chứng từ liên quan tới chi
phí phát sinh để cuối quý chuyển về phòng kế toán. Khi công trình bàn giao,
bên B thanh toán hợp đồng, công ty sẽ thực hiện xét duyệt, quyết toán với từng
phòng, đơn vị thực hiện dựa trên cơ sở đề cương, hợp đồng giao khoán giữa
giám đốc với từng đơn vị.
Như vậy có thể thấy, đối với những công trình yêu cầu công tác thi công, chi
phí phát sinh được theo dõi ngay tại từng công trình và do đơn vị thực hiện tập
hợp. Đối với những công trình chỉ cần thực hiện công tác thiết kế, tư vấn, công
việc diễn ra ngay tại công ty, nơi đặt các thiết bị máy móc phục vụ cho nhu cầu
này. Đối với loại hình này, chi phí phát sinh rất đơn giản, chỉ gồm chi phí vật tư
văn phòng phẩm, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và lớn nhất là chi phí tiền
lương. Đặc điểm này có ảnh hưởng sâu sắc tới việc tổ chức bộ máy kế toán
của công ty.
Quy trình thi công của công ty có thể được phản ánh sơ lược thông qua
lược đồ:
Sơ đồ dòng chảy hoạt động khảo sát, thiết kế
- 9 -
Trách nhiệm Sơ đồ dòng chảy

• Giám đốc
• Đề xuất tham mưu: QLKD, các
phòng chức năng, các đơn vị
• Thực hiện: QLDK
• Phối hợp: Đơn vị sẽ thực hiện dự án
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Đề xuất: QLKD, Đơn vị thực hiện,
VPKT/ QLKT
• Chuẩn bị văn bản: QLKD
• Phê duyệt: GIám đốc
• Đề xuất: Đơn vị thực hiện, QLKT
• Đơn vị chuẩn bị quyết định: TCHC
• Quyết định: Giám đốc
• Đề xuất và thực hiện: CNTT/ CNĐA,
Đơn vị thực hiện
• Phối hợp: Tổng thể, QLKT, QLKD
• Soát xét: QLKT, QLKD
• Phê duyệt: Giám đốc
- 10 -
Bắt đầu
Quyết định thành lập tổng thể:
GĐ ĐHDA, CNTT, CNĐA, KCS…
Thu thập số liệu; Đi hiện trường
Lập đề cương khảo sát thiết kế
Chuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu
Thông báo giao nhiệm vụ
Duyệt đề
cương khảo sát
(Trang tiếp)
• Thực hiện: QLKD

• Phối hợp: Đơn vị thực hiện, CNTT/
CNĐA
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Soát xét: Phòng QLKD, TCKT
• Phối hợp: VPKT/ QLKT
• Chỉ đạo và phê duyệt: Giám đốc
• Khâu phê duyệt của khách hàng
• Đề xuất: QLKD
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Đề xuất: QLKD
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Đơn vị thực hiện
• Tập hợp chi phí: Đơn vị thực hiện
• Tạm ứng:
- Phê duyệt: Giám đốc
- Thực hiện: Phòng TCKT
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện, TCKT,
VPKT/ QLKT
• Thực hiện: TCKT
• Phối hợp: QLKD, Đơn vị thực hiện
• Đề xuất: QLKD
• Chỉ đạo: Giám đốc
- 11 -
Chuẩn bị hợp đồng
và dự toán kinh phí
Phê duyệt HĐ
và dự toán
Lập hợp đồng kinh tế giữa
Giám đốc và đơn vị thực hiện

Thực hiện hạng mục công việc
Tập hợp
Chi phí
Theo dõi
Tạm ứng
Phân giao nhiệm vụ trong nhóm
(Khảo sát thiết kế)
Thực hiện công tác nghiệm thu
Thu & phân bổ kinh phí
(Quyết toán, thanh lý hợp đồng)
(Tiếp)
Ghi chú
QLKD Quản lý kinh doanh
VPKT/ QLKT Văn phòng kỹ thuật/ Quản lý kỹ thuật
TCHC Tổ chức hành chính
GĐ ĐHDA Giám đốc điều hành dự án
CBTT Chủ nhiệm tổng thể
CNĐA Chủ nhiệm đề án
TCKT Tài chính kế toán
2.2.2.Phương tiện, thiết bị chuyên môn
Hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, trang thiết bị phương tiện của công
ty là một yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng cho từng công trình, phát
huy hết thế mạnh về nhân lực mà công ty đang có. Nhằm đảm bảo cho chất
lượng kỹ thuật, công ty đã đưa vào sử dụng rất nhiều phương tiện, thiết bị
chuyên môn hiện đại, chất lượng cao để cung cấp dịch vụ một cách hoàn hảo.
có thể kể ra một số thiết bị, phương tiện:
o Thiết bị khoan địa chất của các nước Nga, Trung Quốc, Nhật Bản
o Thiết bị đo đạc địa hình của các công ty điện tử nổi tiếng như Set, Laika,
Nikon… của các nước Nhật Bản, Thụy Sỹ, Đức
o Thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu quản lý, thiết kế như máy tính cá

nhân, máy in, máy Photocopy, máy vẽ các loại…
o Máy khảo sát nền mặt của Italia, Anh
o Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng rất nhiều những chương Trình phần
mềm phục vụ thiết kế với những phiên bản mới nhất hiện nay do trong và
ngoài nước sản xuất để phục vụ cho công tác thiết kế và tính toán.
o Cuối cùng là phần mềm kế toán doanh nghiệp Hài Hòa phục vụ cho công
tác kế toán của công ty
Nhìn chung, với bề dày lịch sử và uy tín của mình, công ty đã trang bị cho
mình một hệ thống máy móc thiết bị phần cứng cũng như phần mềm hiện đại,
chuyên nghiệp để phục vụ tác nghiệp, đáp ứng yêu cầu về chất lượng của
khách hàng.
2.2.3.Sơ đồ dòng chảy tác nghiệp quản lý
- 12 -
(Nguồn: Sổ tay chất lượng - Hồ sơ ISO)
- 13 -
Trách nhiệm Sơ đồ dòng chảy
• Giám đốc
• Đề xuất tham mưu: QLKD, các
phòng
chức năng, các Đơn vị
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị sẽ thực hiện
dự án
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện,
CNTT/ CNĐA

• Đơn vị trình: QLKD
• Soát xét: Phòng QLKD, TCKT
• Phối hợp: VPLT/ QLKD
• Chỉ đạo và phê duyệt: GIám đốc
• Khâu phê duyệt của khách
hàng:
- Thực hiện: QLKD, Đơn vị thực
hiện
- Phối hợp: CNTT/ CNĐA, VPKT/
QLKT
Nhánh 1:
• Theo dõi tiến độ: Phòng QLD
• Theo dõi chất lượng:
VPKT/QLKD
Hệ thống ISO9001
Nhánh 2:
• Tiếp nhận và trình xử lý thông
tin:
QLKD, VPKT/ QLKT, CNTT/ CNĐA,
Đơn vị thực hiện
• Đầu mối xử lý: Giám đốc
• Thực hiện: CNTT/ CNĐA, Đơn
vị thực hiện, VPKT/ QLKT (chất
lượng), QLKD, TCKT
- 14 -
Chuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu
Chưa đạt
Đạt
Bắt đầu
Tiếp nhận quyết định

giao việc từ cấp trên
Chuẩn bị hợp đồng
và dự toán kinh phí
Phê duyệt HĐ
và dự toán
Theo dõi
tiến độ, chất
lượng
Giải quyết
khiếu nại
khách hàng
(Trang tiếp)
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện
CNTT/ CNĐA
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện,
TCKT, VPKT/ QLKT
• Thực hiện: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện,
TCKT
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Soát xét: Phòng QLKD
• Phối hợp: TCKT, Đơn vị thực
hiện
• Trình duyệt: QLKD
• Phê duyệt: Giám đốc
• Thực hiện: TCKT
• Phối hợp: QLKD, Đơn vị thực
hiện

• Chỉ đạo: Giám đốc
• Đề xuất: QLKD
• Phối hợp: Đơn vị thực hiện
• Soát xét: TCKT
• Quyết định: Giám đốc
• Thực hiện: TCKT (Theo dõi
công nợ), QLKD (kết thúc hợp
đồng)
• Phối hợp và soát xét: QLKD,
Đơn vị thực hiện
• Chỉ đạo: Giám đốc
• Các Đơn vị nghiệp vụ
• Thực hiện: TCKT
• Phối hợp: QLKD
• Chỉ đạo: Giám đốc
(Ghi chú: Như trang 12)
- 15 -
Đạt
Chưa đạt
Tiếp nhận và giao nộp hồ sơ
Thực hiện công tác nghiệm thu
Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán
Xem xét hồ sơ,
nghiệm thu
thanh toán
Thu kinh phí
Phân bổ kinh phí
Theo dõi công nợ
và kết thúc hợp đồng
Lưu trữ hồ sơ quản lý

Quyết toán và bảo vệ quyết toán
(Tiếp)
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
- 16 -
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng Quản lý kinh doanh
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Quản lý kỹ thuật
Phòng Thiết kế đường 1
Phòng Thiết kế đường 2
Phòng Thiết kế cầu 1
Phòng Thiết kế cầu 2
Phòng Nền mặt đường
Phòng Địa chất
Phòng Khảo sát
Các nhóm dự án
Tổ Hồ sơ
Trạm quang học
Phó Giám đốc
Khối Quản lý
Khối Sản xuất
trực tiếp
3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể
3.2.1.Ban giám đốc
 Giám đốc: điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty. Dựa trên những thông tin, góp ý tham mưu của các trưởng phòng,

giám đốc đưa ra những quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trướcc
pháp luật về những hoạt động của công ty.
 Hai Phó giám đốc ký thuật, phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo, chịu trách nhiệm
tiến trình chung của sản xuất.
 Phó giám đốc kinh doanh, phụ trách những vấn đề liên quan tới chất
lượng sản xuất, tiền lương công nhân viên, quản lý, giám sát hoạt động
ký kết hợp đồng khoán, hợp đồng xây lắp với bên B, với nhà thầu phụ…
3.2.2.Khối quản lý
 Phòng Tổ chức hành chính: Bộ phận được tập hợp từ các ban tổ chức
lao động, hành chính quản trị, nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí sắp xếp
lao động trong công ty về số lượng cũng như trình độ tay nghề ở từng
phòng ban.
 Phòng Quản lý dinh doanh: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch
sản xuất tiêu thụ ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch năm sau. Đồng thời,
phòng có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật, tiêu chuẩn
chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng trước khi đưa vào sản
xuất. Mặt khác, phòng có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời
nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
 Phòng Tài chính kế toán: Bộ phận rất quan trọng của công ty, có trách
nhiệm phản ánh tình hình tài chính của công ty lên hệ thống sổ sách,
hoạch định những chính sách vè tài chính ngắn hạn, dài hạn. Bên cạnh
đó, phòng còn có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các nhóm dự án thực
hiện đúng quy định, chế độ kế toán khi thực hiện tập hợp chứng từ quyết
toán.
- 17 -
 Phòng quản lý kỹ thuật: Đây là bộ phận có nhiệm vụ chính là kiểm tra
chất lượng (KCS) sản phẩm của công ty trước khi xuất. Phòng còn có
nhiệm vụ lưu trữ các tài liệu kỹ thuật, các quy trình, quy phạm thiết kế
của Việt Nam và quốc tế
3.2.3.Khối sản xuất trực tiếp

 Phòng Thiết kế: Các phòng có nhiệm vụ tư vấn, thiết kế các công trình
giao thông đường bộ, cầu.
 Phòng Nền mặt đường
 Phòng Địa chất
 Phòng Khảo sát: Thực hiện nhiệm vụ khảo sát
 Các nhóm dự án: Đứng đầu là giám đốc dự án, có nhiệm vụ thực hiện
từng hạng mục công việc ở các công trình cụ thể.
 Tổ Hồ sơ: Có trách nhiệm in ấn, sao chép hồ sơ tài liệu, phục vụ tất cả
những nhu cầu liên quan tới giấy tờ của doanh nghiệp.
 Trạm quang học: Chịu trách nhiệm chính về việc sửa chữa, bào trì, theo
dõi các thiết bị quan học như các thiết bị đo lượng, khảo sát…
- 18 -
Chương II: Tổ chức kế toán
1. Đặc điểm tổ chức kế toán
1.1.Đặc điểm bộ máy kế toán
Như đã trình bày, do công ty chỉ thực hiện những dịch vụ theo từng đơn đặt
hàng nên hệ thống thông tin kế toán tương đối đơn giản. Khi một công trình kết
thúc, mỗi phòng ban có trách nhiệm gửi về cho phòng kế toán một bộ hồ sơ tập
hợp những chi phí phát sinh, và kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, phản ánh những
chi phí đó vào hệ thống sổ sách. Vì vậy, khối lượng các nghiệp vụ kế toán
thường tập trung vào giai đoạn quyết toán, thanh toán hợp đồng.
Phòng kế toán bao gồm năm người, được tổ chức như sau:
Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
- 19 -
Kế toán trưởng
(Trưởng phòng TC – KT)
Kế toán Tổng hợp,
Thanh toán…
Kế toán TSCĐ,
Tiền lương và

Thuế…
Kế toán Thanh
toán nội bộ,
Tiền mặt
Thủ quỹ
Thống kê ở các phòng
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp nghiệp vụ
Ghi chú
Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán)
 Tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát
và sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán
kế toán tổng hợp các thông tin tài chính của Công ty thành các
báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của lãnh
đạo Công ty.
 Kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng Kế toán tài
chính, có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc trong việc
hoạch định, soát xét và phê duyệt những quyết định những
chính sách tài chính cho công ty.
Kế toán tổng hợp
 Hạch toán tổng hợp: tổng hợp số liệu về chi thu và các nghiệp
vụ khác ở kế toán viên để làm nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính giá
thành sản phẩm, công trình cũng như là việc lập các báo cáo
cần thiết.
 Hạch toán thanh toán với người mua, người bán: theo dõi, đối
chiếu tải khoàn tiền gửi ngân hàng và tình hình thanh toán với
người mua, người bán.
Kế toán thanh toán nội bộ
 Hạch toán thanh toán nội bộ: theo dõi các khoản ứng trước và

kiểm tra hồ sơ chứng từ quyết toán của công ty với từng phòng
ban, cá nhân.
 Hạch toán tiền mặt: phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
liên quan tới tiền mặt.
Kế toán TSCĐ, Tiền lương, Thuế…
 Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Mở sổ theo dõi chi
tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho.
Tính toán vật liệu xuất kho, phân bổ công cụ, dụng cụ, chuyển
- 20 -
giao đối chiếu bảng kê đã lập với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, công nợ, tổng hợp.
 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp
các chứng từ có liên quan và tính lương cho cán bộ công nhân
viên trong Công ty cũng như các khoản trích theo lương và thực
hiện các chế độ khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên để
tổng hợp lương và các khoản trích theo lương.
 Hạch toán Tài sản cố định: Theo dõi việc mua sắm Tài sản cố
định, tính khấu hao, trích và phân bổ khấu hao cho từng đối
tượng sử dụng.
Thủ quỹ:
 Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chi tiền theo lệnh, chịu sự điều
hành của kế toán trưởng, kế toán phần hành có liên quan.
 Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ
Thống kê ở các phòng (kế toán đội) có nhiệm vụ thống kê, ghi chép
mọi chi phí ở công trình của đội theo các chứng từ cần thiết, định kỳ giao
nộp cho phòng kế toán đối chiếu, xem xét và ghi sổ, kế toán phụ trách
trình cho kế toán tổng hợp để nhập dữ liệu.
Theo quy định quản lý, thống kê ở các phòng chia làm hai người kiêm
nhiệm, chịu trách nhiệm:
 Thủ quỹ: lĩnh, chi tiền, tổng hợp chứng từ;

 Thủ kho: mua sắm, giao vật tư.
1.2.Đặc điểm áp dụng chế độ kế toán
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên chế độ của công ty
được quy định bởi những văn bản pháp quy trong lĩnh vực này:
 Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính về
việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp
- 21 -
 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1990. Nghị
định số 17/ HĐBT ngày 16/01/1990, sửa đổi bổ xung bằng Nghị định số
17/HĐBT ra ngày 16/01/1990
 Quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản ban hành kèm
Quyết định số 29QĐ/ LB ngày 01/06/1992
 Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ra ngày 08/07/1999 và Nghị định số
12/2000/NĐ-CP ra ngày 05/05/2000 về việc ban hành Quy chế quản lý
đầu tư và xây dựng.
 Các chuẩn mực kế toán.
1.2.1.Hệ thống tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty cũng khá đơn giản với khoảng 40 tài
khoản.
Đặc biệt, do tất cả những nghiệp vụ liên quan từ chi phí thi công phát sinh
tại công trình đến tiền lương, chi phí khấu hao đều được tập hợp vào tài khoản
627 với 5 tiểu khoản nên trong phần doanh thu và chi phí không có hai tài
khoản 621 và 622
Dưới đây là bảng hệ thống tài khoản công ty sử dụng:
Loại tài khoản Tài khoản sử dụng
Tiền, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 144,
152, 153, 154
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221, 242
Công nợ và các khoản phải trả 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338

Nguồn vốn chủ sở hữu 411, 414, 415, 421, 431
Doanh thu và chi phí 511, 515, 627, 632, 635, 642, 711, 811
Xác định kết quả kinh doanh 911
1.2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng
Nhìn chung hệ thống chứng từ của công ty đều theo đúng biểu mẫu mà
nhà nước quy định. Hệ thống chứng từ công ty sử dụng gồm
- Lao động tiền lương.
- Hàng tồn kho
- Bán hàng
- 22 -
- Tiền tệ
- Tài sản cố định
Ngoài ra, do điều kiện cụ thể, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ tự
lập khác.
1.2.3.Hệ thống sổ kế toán
Do đặc điểm công ty với khối lượng nghiệp vụ không nhiều, quy mô sổ sách
đơn giản và ở dụng phần mềm ké toán máy nên kế toán ghi sổ theo hình thức
Chứng từ ghi sổ là rất thích hợp.
Hình thức ghi sổ này có đặc điểm là:
 Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”
 Việc ghi sổ kế toán gồm:
o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
o Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Sổ sách kế toán chủ yếu:
 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
 Sổ cái
 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Do đặc điểm công ty kết hợp cả kế toán thủ công và máy vi tính, những sổ
chi tiết của một số phần hành được ghi chép trên phần mềm kế toán Excel nên
việc tổ chức các sổ chi tiết khá đơn giản. Tất cả các sổ chi tiết đều được thiết

kế theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi chi tiết là một tờ sổ (tương ứng một
“sheet” trên file dữ liệu).
Chứng từ ghi sổ cũng được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay. Sau khi
được kế toán trưởng xét duyệt, kế toán tổng hợp bắt đầu định khoản vào máy
tính. Do việc áp dụng phần mềm vào kế toán, công việc hạch toán tổng hợp
được thực hiện rất nhanh gọn, chỉ cần có lệnh, số liệu do kế toán tổng hợp
nhập vào sẽ được chuyển sang các sổ cái, các báo cáo tổng hợp hết sức
nhanh chóng.
- 23 -
Trình tự ghi Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Đối chiếu
Chuyển sổ (phần mềm)
Ghi định kỳ (phần mềm)
1.2.4.Hệ thống báo cáo tài chính
Theo quy định chung, công ty sử dụng hệ thống báo cáo tổng hợp sau:
• Bảng cân đối kế toán: phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty
tại thời điểm lập báo cáo.
- 24 -
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
Bảng
tổng hợp
chi tiết
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Nhập dữ
liệu vào
phần mềm
• Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Báo cáo tổng hợp, phản
ánh doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ
nhất định của doanh nghiệp.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: phản ánh dòng tiền và việc sử dụng dòng
tiền trong một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thuyết minh báo cáo tài chính: giải trình cho người sử dụng hiểu rõ số
liệu, nội dung trình bày trong các báo cáo.
Tùy theo yêu cầu quản lý, hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp có thể lập
thành nhiều bản và gửi đến những đơn vị liên quan theo đúng quy định.
Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý, công ty cũng có tổ chức một hệ
thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược nhất về tình hình
của công ty. Hàng tuần, Kế toán trưởng lập một báo cáo gồm một số khoản
mục chủ yếu như:
 Tiền mặt tại quỹ
 Số dư tìên gửi ngân hàng
 Tình hình phải thu, phải trả
 Tình hình tạm ứng với từng phòng ban
Báo cáo này thể hiện mức độ quan tâm của ban quản lý đối với những
thông tin kế toán quan trọng, góp phần vào việc ra quyết định của Ban giám
đốc.
2. Các phần hành kế toán chủ yếu

Từ những đặc điểm về quản lý, sản xuất như đã trình bày ở trên, sau đây
em xin chọn ra một số những phần hành kế toán tiêu biểu, mang những đặc
điểm của một đơn vị xây lắp để trình bày, đó là:
 Kế toán tiền lương
 Kế toán thanh toán
 Kế toán xác định chi phí và giá thành
 Kế toán xác định doanh thu và chi phí
2.1.Kế toán tiền lương
2.1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu
- 25 -