Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở XN đầu máy Hà Nội

Chuyên đề tốt nghiệp
Mục lục
Lời nói đầu
.............................................................................................................................
3
Chơng I: Những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội
..................................................................................................................................................
5
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất
.................................................................................................................................
5
1.1.1. Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất
.................................................................................................................................
5
1.1.2. yêu cầu quản lý vật liệu và vai trò của kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp
.................................................................................................................................
6
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu
.................................................................................................................................
7
1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu ở xí nghiệp
.................................................................................................................................
8
1.2.1. Phân loại vật liệu
.................................................................................................................................
8
1.2.2. Đánh giá vật liệu
.................................................................................................................................

9
Nguyễn Huyền Trân
1
Chuyên đề tốt nghiệp
1.3. Kế toán chi tiết vật liệu
.................................................................................................................................
12
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng
.................................................................................................................................
12
1.3.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu
.................................................................................................................................
12
1.3.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
.................................................................................................................................
17
1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu
.................................................................................................................................
18
1.4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
.................................................................................................................................
18
1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
.................................................................................................................................
21
1.4.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu
.................................................................................................................................
23
Chơng 2: Tình hình thực tế về tổ chức hạch toán vật liệu ở xí
nghiệp đầu máy Hà Nội

..................................................................................................................................................
25
2.1. Đặc điểm chung tình hình của xí nghiệp
.................................................................................................................................
25
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp
.................................................................................................................................
25
Nguyễn Huyền Trân
2
Chuyên đề tốt nghiệp
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp
.................................................................................................................................
26
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp
.................................................................................................................................
27
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp
.................................................................................................................................
30
2.2. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu
.................................................................................................................................
31
2.2.1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp
.................................................................................................................................
31
2.2.2. Phân loại vật liệu ở xí nghiệp
.................................................................................................................................
32
2.2.3. Đánh giá vật liệu ở xí nghiệp

.................................................................................................................................
35
2.2.4. Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp
.................................................................................................................................
38
2.2.5. Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp
.................................................................................................................................
40
2.2.6. Kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp
.................................................................................................................................
44
Chơng 3: Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán
vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội
..................................................................................................................................................
58
Nguyễn Huyền Trân
3
Chuyên đề tốt nghiệp
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu
.................................................................................................................................
58
3.2. Đánh giá chung về thực trạng công tác quản lý hạch toán vật liệu ở xí
nghiệp
.................................................................................................................................
58
3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp
Phần kết luận
..................................................................................................................................................
62
Nguyễn Huyền Trân

4
Chuyên đề tốt nghiệp
Lời mở đầu
Nền kinh tế Việt Nam đã chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp
sang nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nớc. Mỗi
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải quan tâm đến thị trờng. Thị tr-
ờng có ý nghĩa vô cùng to lớn không những đối với doanh nghiệp mà còn đối
với toàn bộ nền kinh tế.
Nhận thức rõ điều này, để nắm bắt kịp thời những quan điểm, chủ trơng
đổi mới của Đảng và Nhà nớc, xí nghiệp đầu máy Hà Nội đã tìm ra những ph-
ơng hớng và biện pháp nhằm xóa bỏ bao cấp, hạch toán kinh doanh theo cơ chế
thị trờng, nâng cao chất lợng vận tải.
Để thực hiện việc nâng xí nghiệp phải thực hiện tổng hòa nhiều biện
pháp quản lý sản xuất nói chung và hạch toán kế toán vật liệu nói riêng. Đối với
doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật t đầy đủ kịp thời cả về
số lợng và chất lợng, đồng thời chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá
thành sản phẩm. Vì vậy quản lý vật liệu là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh.
Trong thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội
em nghiên cứu đề tài: "Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu
máy Hà Nội".
Kết cấu của chuyên đề này gồm 3 chơng:
Chơng I: Những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu
Chơng II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp
Chơng III: Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở
xí nghiệp đầu máy Hà Nội.
Có đợc kiến thức này là nhờ vận dụng những điều đã đợc đọc và học tại
Học viện Tài chính kế toán Hà Nội.
Tuy nhiên, do sự hạn chế về thời gian,chuyên đề này chắc còn thiếu sót.
Em rất mong đợc sự thông cảm và đóng góp xây dựng của các thầy cô giáo.

Nguyễn Huyền Trân
5
Chuyên đề tốt nghiệp
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các chú
lãnh đạo của xí nghiệp các phòng ban và đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô chú,
anh chị phòng kế toán tài vụ.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Bùi Thị Thu Hơng ngời đã
nhiệt tình hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp.
Nguyễn Huyền Trân
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Chơng I
những vấn đề lý luận về tổ chức kế toán vật liệu
ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất:
1.1.1. Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã chịu sự tác động của lao động có
ích của con ngời. Trong các xí nghiệp sản xuất chất vật liệu là tài sản dự trữ sản
xuất thuộc tài sản lu động.
Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá
trình sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên đợc hình thái
vật chất ban đầu, giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị
của sản phẩm mới tạo ra.
Vì thế, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào
quá trình sản xuất, việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không ảnh h-
ởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng
trệ nếu thiếu vật liệu. Nhng có đầy đủ vật liệu rồi vẫn cha đủ mà chúng ta phải
quan tâm đến chất lợng vật liệu vì chất lợng vật liệu tồi không thể làm ra một
sản phẩm tốt. Bởi vậy, xí nghiệp không những cần tuân theo những biện pháp

kỹ thuật trong việc chế tạo sản phẩm mà còn phải hết sức quan tâm đến chất l-
ợng vật liệu
Mặt khác, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động nên
việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần sử dụng
có hiệu quả vật liệu tăng tốc độ.
Do vật liệu có vai trò lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nên cần
phải quản lý chặt chẽ trên các mặt số lợng, chất lợng, giá cả, chi phí thu mua.
Muốn cộng trớc hết phải quan tâm đến việc hạch toán vật liệu thúc đẩy cung
cấp, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất,ngăn ngừa các hiện
Nguyễn Huyền Trân
7
Chuyên đề tốt nghiệp
tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản
xuất kinh doanh.
1.1.2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu và vai trò của kế toán vật
liệu trong doanh nghiệp
Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, tuy
nhiên do từng độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phơng pháp quản
lý vật liệu cũng khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển, phơng pháp hạch toán
ngày càng hoàn thiện và phát triển, các phơng pháp quản lý vật liệu cũng đợc
hoàn thiện theo. Trong chế độ TBCN nhà t bản rất chú trọng tới công tác quản
lý vật liệu làm sao để vật liệu không bị h hao mất mát.
Trong điều kiện hiện nay, do yêu cầu quản lý của phơng thức kinh doanh
trong nền kinh tế thị trờng doanh nghiệp cần phải quản lý và sử dụng tốt nguyên
vật liệu nhằm tiết kiệm hao phí vật t, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lợng và chủng loại nguyên vật
liệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn. Trong điều kiện nguyên vật liệu sản xuất
trong nớc cha đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn
phải nhập ngoại, do đó vấn đề quản lý vật liệu phải trên tinh thần triệt để tiết
kiệm bảo quản tốt nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất ra các sản phẩm tốt

nhất. Nguyên vật liệu nhập ngoại phải thanh toán bằng ngoại tệ mà trong điều
kiện hiện nay nớc ta đang còn gặp nhiều khó khăn nên việc nhập nguyên liệu
đồng nghĩa với tiết kiệm ngoại tệ cho đất nớc việc sử dụng tiết kiệm.
Mặt khác, nguồn nguyên vật liệu trong nớc cũng ngày càng hạn chế do
yêu cầu nguyên vật liệu ngày càng cao của nền kinh tế. Do vậy, việc quản lý
tốt, sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là việc làm cần thiết đối với từng doanh
nghiệp và toàn bộ nền kinh tế.
Vai trò của kế toán vật liệu là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật
liệu. Kế toán nguyên vật liệu có đầy đủ, chính xác, kịp thời hay không có ảnh h-
ởng lớn tới tình hình quản lý nguyên vật liệu của xí nghiệp. Không thể nói quản
lý nguyên vật liệu tốt đợc nếu công tác kế toán nguyên vật liệu cha tốt. Vì vậy,
Nguyễn Huyền Trân
8
Chuyên đề tốt nghiệp
để tăng cờng và cải tiến công tác quản lý vật liệu, cần thiết phải không ngừng
cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm tình hình và
chủ đạo sản xuất. Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình
hình nguyên vật liệu một cách chính xác, biết đợc tình hình thực hiện kế hoạch
về mặt thu mua, xuất dùng, tồn kho, về giá cả thu mua và tổng giá trị.
Từ đó lãnh đạo xí nghiệp đa ra đợc những quyết định quản lý phù hợp,
kịp thời.
Chi phí vật liệu thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nên công
tác kế toán nguyên vật liệu ảnh hởng và quyết định đến tính chính xác, kịp thời
của hạch toán giá thành.
1.1.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp
Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo xí nghiệp nắm đợc
tình hình và chủ đạo sản xuất kinh doanh.
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu,
thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời, dự trữ và sử

dụng vật liệu tiết kiệm hợp lý, ngăn ngừa các hiện tợng hao hụt mất mát,lãng
phí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán
nguyên vật liệu có nhiệm vụ sau:
Sử dụng phơng pháp kế toán chi tiết thích hợp để theo dõi tình hình biến
động và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu.
Đánh giá vật liệu nhập xuất theo chế độ quy định và phù hợp với đặc
điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Lựa chọn phơng pháp thích hợp để kế toán tổng hợp tình hình biến động
các loại nguyên vật liệu.
Phân bổ hợp lý giá nguyên vật liệu sử dụng cho đối tợng chịu chi phí.
Tham gia công tác kiểm kê nguyên vật liệu đồng thời phản ánh kịp thời
kết quả kiểm kê.
Nguyễn Huyền Trân
9
Chuyên đề tốt nghiệp
Phân tích đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu ở
doanh nghiệp để kịp thời có những cải tiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý
nguyên vật liệu.
1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1. Phân loại vật liệu
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp do tính
chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những vật liệu khác nhau.
Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản
lý và hạch toán vật liệu phân loại là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau
theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản
lý và hạch toán.
Vì vậy, cần phải phân loại vật liệu theo những tiêu thức nhất định để tổ
chức tốt công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu bảo đảm sử dụng có hiệu
quả vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhìn chung, trong các xí
nghiệp sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau.

Nguyên vật liệu chính là những loại nhiên, vật liệu sau quá trình gia công
chế biến nó cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm. Chẳng hạn, vật
liệu chính trong các doanh nghiệp xây lắp là gạch, ngói, xi măng trong xí
nghiệp may là vải, trong xí nghiệp cơ khí là sắt, thép
Nhiên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài
với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm hàng hóa.
- Vật liệu phụ là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lợng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phụ vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói
sản phẩm nh thuốc nhuộm, cúc áo, chỉ khâu
- Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho
phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh
doanh nh: xăng, dầu, than, củi, khí gas
- Thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt
động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định.
Nguyễn Huyền Trân
10
Chuyên đề tốt nghiệp
- Phế liệu thu hồi là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh
doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Căn cứ vào cách phân loại trên đây, do quá trình sản xuất cụ thể đợc tiến
hành ở các doanh nghiệp khác nhau thì khác nhau nên việc phân định vật liệu
nh trên chỉ mang tính chất tơng đối.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến
hành thờng xuyên liên tục, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về
số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu doanh
nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu" sổ danh điểm vật liệu đợc sử
dụng thống nhất trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ
giới hóa công tác kế toán ở doanh nghiệp.
1.2.2. Đánh giá vật liệu
Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc

nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
Nguyên tắc: vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động phải đợc đánh
giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công hoặc chế biến. Đó chính
là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc vật liệu..
Để tính toán phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu sản xuất kinh
doanh ở các bộ phận trong xí nghiệp trong trờng hợp kế toán doanh nghiệp sử
dụng giá thực tế của vật liệu, nhập, xuất kho nh sau:
1.2.2.1. Đối với vật liệu nhập kho
Giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định tùy theo nguồn nhập.
* Các nguồn nhập nguyên vật liệu:
- Do mua ngoài
- Do tự sx chế biến
- Do thuê ngoài gia công chế biến
- Do nhập vốn góp liên doanh liên kết của đơn vị khác
- Do nhận quà tặng biếu, viện trợ của tổ chức, cá nhân
- Do nguồn khác
Công thức:
Nguyễn Huyền Trân
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Giá vốn TT
nhập kho
mua ngoài
=
Giá
mua
TT
+
Chi phí
mua

+
Thuế không
đợc hoàn
-
Số giảm só
chiết khấu th-
ơng mại (nếu
có)
-
Hàng
mua bị trả
lại (nếu
có)
Trong đó:
* Giá mua thực tế: Giá ghi trên hoá đơn (hoá đơn, hoá đơn GTGT)
- Đối với doanh nghiệp thực hiện nộp thuế GTGT: GIá mua thực tế là giá
bán có thuế giá trị gia tăng
- Đối với doanh nghiệp thực hiện nộ thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp hoặc không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT, giá mua thực tế là giá có thuế.
* Chi phí mua:
- Vận chuyển, bốc vác
- Chi phí thuê kho, bến bãi
- Hao hụt trong định mức cho phép
* Thuế không đợc hoàn
- Thuế nhập khẩu
- Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Chiết khấu thơng mại hàng mua
1.2.2.2. Đối với vật liệu xuất kho
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (CMKT 02)
Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho đợc xác định theo 1 trong 4 phơng pháp

sau
* Phơng pháp định dạng:
Vật liệu nhập kho theo giá nào thì xuất kho cũng theo giá đó của từng lô
hàng
Dựa vào số lợng vật liệu xuất kho, đơn giá bình quân gia quyền để tính ra
giá vốn vật liệu xuất kho:
Công thức:
Giá vốn TT vật liệu = Số lợng vật liệu xuất x Đơn giá bình quân gia
Nguyễn Huyền Trân
12
Chuyên đề tốt nghiệp
xuất kho kho quyền
Trong đó:
Đơn giá BQ
gia quyền
=
Trị giá vốn TT vật liệu
nhập kho
x
Trị giá vốn TT vật liệu
nhập kho trong kỳ
Số lợng vật liệu nhập kho
đầu kỳ
+
Số lợng vật liệu nhập kho
trong kỳ
Chú ý:
- Đơn giá bình quân gia quyền tính cho từng loại, từng thứ tự vật t
- Đơn giá bình quân đợc tính cho cả kỳ dự trữ đợc gọi là đơn giá bình
quân gia quyền cố định

- Đơn giá bình quân gia quyền đợc tính sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn
giá bình quân gia quyền di động
* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
Giả định:
- Hàng nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc
- Giá vốn thực tế của hàng xuất kho đợc tính theo đơn giá của những lần
nhập kho trớc
Giá vốn TT vật liệu
xuất kho
=
Số lợng xuất kho
theo từng lần
x
Đơn giá của những lần
nhập kho trớc
* Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)
Giả định hàng nào nhập kho sau sẽ đợc xuất trớc
Giá vốn thực tế hàng xuất kho đợc tính theo đơn giá của những lần nhập
kho sau
Giá vốn TT vật liệu
xuất kho
=
Số lợng vật liệu xuất
theo từng lần
x
Đơn giá của những lần
nhập kho sau
Nguyễn Huyền Trân
13
Chuyên đề tốt nghiệp

1.3. Kế toán chi tiết vật liệu
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một
cách đầy đủ, chính xác kịp thời theo đúng chế độ ghi chép band dầu về vật liệu,
đã đợc Nhà nớc ban hành. Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ
chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và đó cũng là cơ sở để tiến hành ghi chép
trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số
liệu có của từng thứ vật liệu, thực tiễn quản lý có hiệu quả phục vụ kịp thời đầy
đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ ghi chép ban đầu về vật t đã ban hành của Tổng cục thống
kê, những chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - V.T
- Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - V.T
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu sóo 03 - V.T
- Phiếu xuất V.T theo hạn mức - mẫu số 04 - V.T
- Biên bản kiểm nghiệm V.T - mẫu số 04 - V.T
-Thẻ kho - Mẫu số 06 - V.T
- Phiếu báo V.T còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - V.T
- Biên bản kiểm kê V.T - Mẫu số 08 - V.T
Khi tổ chức kế toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách
nhiệm cụ thể cho từng ngời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống
nhất giữa các bộ phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ là rất quan trọng
những chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải đợc lập theo đúng những
quy định về mẫu biểu, phơng pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết. Tổ
chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật t sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
hạch toán tổng hợp và chi phí vật t.
1.3.2. Kế toán chi tiết vật liệu
Kế toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lợng lớn, nó đòi hỏi
phản ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng và giá trị theo từng thứ vật t và

theo từng kho.
Nguyễn Huyền Trân
14
Chuyên đề tốt nghiệp
Doanh nghiệp có thể lựa chọn trong 3 phơng pháp kế toán chi tiết vật t
sau:
- Phơng pháp ghi thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d
Hiện nay trong các xí nghiệp sử dụng 1 trong 3 phơng pháp hạch toán chi
tiết vật liệu là:
1.3.2.1. Phơng pháp ghi thẻ song song
* Nội dung phơng pháp kế toán:
- ở kho: Thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất tồn kho vật
liệu theo chỉ tiêu số lợng.
- ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu theo dõi hàng ngày tình hình nhập,
xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị.
* Thủ tục kế toán:
+ ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi
số lợng vật liệu, thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi
nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Đối với
phiếu xuất vật t theo hạn mức thì sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất
vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ, mới ghi một lần. Thủ kho
phải thờng xuyên đối chiếu số tồn ghi trên thẻ kho với sổ vật liệu thực tế còn lại
ở kho. Hàng ngày, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ
nhập xuất kho về phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán hàng ngày định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống
kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận
chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t
cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho của từng kho. Nội dung của thẻ

(sổ kế toán chi tiết vật t tơng tự nh thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt số l-
ợng và giá trị. Sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho thủ kho chuyển lên,
kế toán vật t phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi
vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t tơng ứng.
Nguyễn Huyền Trân
15
Chuyên đề tốt nghiệp
Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật t tính ra tổng số nhập, xuất
tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho trên cơ sở đó
lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu về giá trị, số lợng của từng loại vật
liệu.
Phơng pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ hiểu, dễ làm song ghi chép
còn trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Do vậy, có thể nói không phù hợp trong
điều kiện kinh doanh có quy mô lớn.
Sơ đồ 1 hạch toán
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
1.3.2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Nội dung phơng pháp hạch toán:
- ở kho: Thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu
theo chỉ tiêu số lợng.
- Phòng kế toán: kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật
liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị vào cuối tháng.
* Thủ tục kế toán:
- ở kho: ở kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng
loại danh điểm vật liệu nh phơng pháp ghi thẻ song song.
Nguyễn Huyền Trân
16

Chứng từ
nhập xuất
Sổ chi tiết
vật liệu
Thẻ kho
Bảng tổng hợp
chi tiết vật t
Sổ tổng hợp
Chuyên đề tốt nghiệp
- ở phòng kế toán: không mở sổ kế toán chi tiết mà thay vào đó chỉ mở
một quyển sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng
danh điểm vật t theo từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển ghi mỗi tháng một lần
vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng
của từng danh điểm vật t, mỗi danh điểm vật t chỉ đợc ghi một dòng sổ. Cuối
tháng đối chiếu số lợng vật liệu, trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho.
Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp
ghi thẻ song song. Tuy nhiên việc ghi chép vẫn trùng lặp và công việc dồn về
cuối tháng nên số liệu cung cấp không kịp thời.
Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Nguyễn Huyền Trân
17
Bảng kê nhậpChứng từ nhập
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê xuất
Sổ tổng hợp
hoặc
hoặc
Chuyên đề tốt nghiệp
1.3.2.3. Phơng pháp sổ số d
* Nội dung phơng pháp kế toán
- ở kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu giống 2
phơng pháp trên và cuối tháng ghi sổ số d theo chỉ tiêu số lợng.
- ở phòng kế toán: kế toán theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn
kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị:
* Thủ tục kế toán:
- ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ
kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong ngày, trong kỳ và
phân loại theo nhóm vật t quy định. Đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ (lập
riêng cho chứng từ nhập 1 bản, chứng từ xuất 1 bản) và giao cho kế toán kèm
theo các phiếu nhập, xuất. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lợng vật
liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d, số d đợc kế toán
mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho
thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra
và tính toán thành tiền.
- Tại phòng kế toán:
Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc
ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ kế
toán kiểm tra và tính giá trị tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên bảng lũy
kế nhập, xuất, tồn kho vật t. Bảng này lập cho từng kho, mỗi kho một tờ. Số cột
trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế
toán xuống cho thu nhận chứng từ. Cuối tháng kế toán tính ra số tồn kho cuối
kỳ bằng tiền của từng loại vật t trên bảng lũy kế. Số tồn kho cuối tháng của mỗi
loại đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp

Nguyễn Huyền Trân
18
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
1.3.3.1. Các phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu
Nh vậy, tùy theo phơng thức quản lý hoạt động nhập xuất kho vật liệu kế
toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu. Phơng
pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh th-
ờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, trên sổ kế
toán:
Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, các tài khoản
kế toán vật liệu đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm
của vật liệu. Vì vậy, giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ
thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng áp dụng cho các đơn vị sản xuất
và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc,
thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lợng cao. Phơng pháp kê khai thờng xuyên giúp
cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ về vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói
chung. Đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê ở một thời điểm nào đó sẽ
xác định đợc tình hình thừa thiếu vật liệu.
Nguyễn Huyền Trân
19
Bảng luỹ kế nhậpChứng từ nhập
Sổ số dưThẻ kho
Bảng kê xuấtChứng từ xuất

Sổ tổng hợp
Chuyên đề tốt nghiệp
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật liệu trên sổ kế toán tổng
hợp và từ đó tính giá trị của vật liệu đã xuất trog kỳ theo công thức.
=
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật liệu (nhập kho,
xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Giá trị của vật liệu mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh trên một
tài khoản kế toán nói riêng TK 611 mua hàng.
1.4. Kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu
1.4.1. Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
*Đặc điểm phơng pháp kê khai thờng xuyên
- Là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên,
liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của vật liệu trên các tài
khoản kế toán hàng tồn kho.
- Việc xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính căn cứ vào
thực tế các chứng từ xuất kho và áp dụng theo các phơng pháp tính giá vốn thực
tế hàng tồn kho, các quy định trong CMKT 02 hàng tồn kho.
- Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn kho trên tài khoản sổ kế toán đợc xác
định bất kỳ ở thời điểm nào trong kế toán.
Công thức:
Trị giá vốn
thị trờng tồn
kho cuối kỳ
=
Trị giá vốn thị
trờng tồn kho
đầu kỳ
+

Trị giá vốn thị tr-
ờng nhập kho
trong kỳ
-
Trị giá vốn thị
trờng xuất kho
trong kỳ
Tài khoản sử dụng: TK 152 nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật
liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế).
Kết cấu TK 152
Bên nợ ghi:
- Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ
- Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại
- Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê
Nguyễn Huyền Trân
20
Chuyên đề tốt nghiệp
- Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK
611 sang.
Bên có ghi:
- Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng
- Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua
- Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại
- Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang TK611
Số d nợ: Phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Nguyễn Huyền Trân
21
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

S¬ ®å 4: KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai
thêng xuyªn
TK111, 112 TK 152 TK 621
(1) (5)
TK 151
(3) TK 627, 641, 642
(4)
TK 133
(6)
TK 331
(2) TK 635
TK 333 (7)
ThuÕ nhËp khÈu
ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu TK 128
TK 811 TK 711
(8)
NguyÔn HuyÒn Tr©n
22
ThuÕ
GTGT ®­
îc
khÊu trõ
Chuyên đề tốt nghiệp
Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc phản
ánh qua sơ đồ nh sau:
1. Vật liệu mua ngoài đã trả tiền nhập kho
2. Vật liệu mua ngoài cha hoặc trả bằng tiền vay ngắn hạn
3. Vật liệu cha về nhập kho cuối tháng (hàng đang đi đờng)
4. Vật liệu đang đi đờng từ tháng trớc đã về nhập kho kỳ này
5. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất ra sản phẩm

6. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho công tác quản lý
7. Gía vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho các hoạt động khác
trong doanh nghiệp
8. Nguyên vật liệu xuất kho góp vốn liên doanh
1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
* Đặc điểm:
- Là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên,
liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của nguyên vật liệu
trên các tài khoản nguyên vật liệu, chỉ phản ánh giá vốn thực tế của vật
liệu tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ
- Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho, xuất kho đợc phản ánh trên
TK riêng.
- Việc xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho không căn cứ vào
các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để
tính toán.
Công thức:
Trị giá vốn TT
của NVL xuất
kho
=
Trị giá vốn TT
NVL tồn kho
đầu kỳ
+
Trị giá vốn TT
NVL tồn kho
trong kỳ
-
Trị giá vốn
TT NVL tồn

kho cuối kỳ
* Tài khoản sử dụng: TK 611 "Mua hàng"
Nguyễn Huyền Trân
23
Chuyên đề tốt nghiệp
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào
trong kỳ và nó chỉ đợc áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kết cấu và nội dung phản ánh nh sau:
Bên nợ:
- Trị giá thực tế hàng hóa, vật t tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Trị giá thực tế hàng hóa vật t mua vào trong kỳ.
Bên có:
- Trị giá thực tế hàng hóa, vật t tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ
- Trị giá hàng hóa gửi bán nhng cha đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ
- Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
- Trị giá vật t trả lại ngời bán hoặc giảm giá.
Tài khoản 611 không có sổ số d cuối kỳ.
TK 611 mua hàng có 2 TK cấp 2
TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu
TK 6112 - Mua hàng hóa
Sơ đồ 5: Sơ đồ hoạch toán tổng hợp vật liệu
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
TK 152, 153, 156 TK 611 TK 627, 641, 642
Kết chuyển hàng tồn NVL xuất kho dùng
đầu kỳ cho SXKD
TK 111, 112, 141, 331 TK 157, 632
Nhập kho NVL NVL bán ra
(cuối kỳ)
Cuối kỳ, kết chuyển hàng tồn kho cuối kỳ

Nguyễn Huyền Trân
24
Chuyên đề tốt nghiệp
1.4.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu
Tùy theo phơng pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn
vị đã chọn để xác định khối lợng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi
sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất.
Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Nhật ký chung" thì quá trình hạch toán
vật liệu sẽ thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ nhập ký chung (có thể thêm sổ nhật
ký mua hàng, sổ cái TK 152 và đ ợc mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu
theo hình thức sổ nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" cần phải xác định hớng
mở chứng từ ghi sổ nghiệp vụ, xuất,có thể mở chung hoặc mở riêng cho 2
nghiệp vụ này. Theo hình thức này, quy trình hạch toán tổng hợp vật liệu đợc
phản ánh qua sơ đồ sau:
Nguyễn Huyền Trân
25
Nhật ký mua hàng
Chứng từ nhập, xuất
Nhật ký mua hàng
Sổ chi tiết
Sổ cái
TK 152
Bảng cân đối TK
dòng TK 152
Báo cáo kế toán