Tài liệu Sức mạnh của danh thiếp ppt

Sức mạnh của danh thiếp
Đã có những cuộc giao dịch kinh doanh diễn ra trong bầu không khí gượng gạo,
thậm chí thiếu tin tưởng chỉ vì một nhân vật quan trọng nào đó quên hoặc không
mang theo danh thiếp.

Xét ở một khía cạnh khác, tấm danh thiếp có lúc cũng là nguyên nhân khiến nhiều
người nhẹ dạ, cả tin trở thành nạn nhân của những vụ lừa đảo. Như vậy, có thể
thấy rằng tuy không phải là một loại giấy tờ có giá trị pháp lý, nhưng danh thiếp
đã trở thành một thứ hành trang gần như không thể thiếu được của các doanh
nhân, một thứ “giấy thông hành” trong các giao dịch thương mại.

Tuy nhiên, mức độ quan trọng và tiêu chuẩn cụ thể của danh thiếp cũng như cách
thức sử dụng nó trong từng trường hợp ra sao thì cho đến nay vẫn chưa có sự
thống nhất. Phần lớn các doanh nhân hiện nay vẫn in và sử dụng danh thiếp theo
phương châm “người sao ta vậy”.

Giấy thông hành trong giao dịch thương mại
Nếu coi danh thiếp là một phần của văn hóa thương mại, thì nền văn hóa ấy được
xây dựng từ những quy ước bất thành văn của giới thương nhân và được thay đổi,
bổ sung theo thời gian và nền văn hóa của mỗi khu vực, quốc gia.

Tuy nhiên, nó cũng có những điểm chung và nguyên tắc cơ bản mà các loại danh
thiếp phải tuân theo.

Trước hết về kích thước, danh thiếp thường có dạng hình chữ nhật với “số đo”
khoảng 5,0-5,5cm x 8,5-9,0cm. Trên thực tế, còn tồn tại một số loại danh thiếp phi
tiêu chuẩn (ngắn, dài, to, nhỏ, vuông, tròn, gập đôi, gập ba...). Do phần lớn các
loại hộp, ví, sổ đựng danh thiếp đều được thiết kế để chứa các loại danh thiếp tiêu
chuẩn, nên thường gây khó khăn cho các loại danh thiếp phi tiêu chuẩn khi muốn
“chung sống” và nhiều khi làm hỏng dự định của những chủ nhân muốn “lưu danh
hậu thế” hoặc mong muốn được đối tác luôn nhớ đến mình.

Về mặt hình thức, yếu tố đơn giản, rõ ràng và thống nhất trong cùng một doanh
nghiệp là những điểm ưu tiên hàng đầu khi thiết kế danh thiếp.

Do đặc thù của danh thiếp là có kích thước nhỏ, lại thường được dùng trong những
phút chào hỏi đầu tiên với vai trò thay mặt chủ nhân cung cấp các thông tin cô
đọng về doanh nhân và doanh nghiệp, nên việc thiết kế màu mè, phức tạp hoặc
quá hoành tráng là không cần thiết.

Đã từng có trường hợp đối tác phải vất vả xoay xở, xăm xoi tấm danh thiếp khá
lâu mà vẫn không biết được người đứng trước mặt mình là ai, hoạt động trong lĩnh
vực nào.
Cuối cùng, nội dung có lẽ là phần quan trọng nhất của danh thiếp. Ngoài những
thông tin, theo truyền thống, thường phải có như: tên doanh nghiệp và logo (nếu
có), tên thương nhân và chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, fax, lĩnh vực hoạt động,
trên danh thiếp còn có thêm các thông tin như địa chỉ showroom, chi nhánh, số
bưu cục (Post Code), địa chỉ hòm thư lưu (P.O. Box), địa chỉ e-mail, website, số
điện thoại di động, v.v...

Một số danh thiếp của các doanh nghiệp Việt Nam còn có địa chỉ nhà riêng, điện
thoại, fax nhà riêng, e-mail cá nhân, mã số thuế và thậm chí một số danh thiếp còn
có cả nickname dùng cho việc chat trên mạng.

Tại các gian hàng ở các hội chợ triển lãm trong nước thời gian gần đây còn thấy
xuất hiện khá nhiều loại danh thiếp “vô danh”. Đây thực chất là một dạng tờ gấp
(brochure) giới thiệu về doanh nghiệp được thu gọn lại dưới hình thức của một
tấm danh thiếp với đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ, sản phẩm, dịch vụ, chỉ
thiếu tên người và chức vụ.

Ngôn ngữ danh thiếp

Ngôn ngữ ưu tiên hàng đầu trong danh thiếp là ngôn ngữ của quốc gia mà doanh
nghiệp có trụ sở hoặc đang hoạt động tại đó. Ngôn ngữ tiếp theo (nếu có), được in
tại mặt kia của danh thiếp, thường là tiếng Anh hoặc tiếng của quốc gia (vùng lãnh
thổ) mà doanh nghiệp thường có giao dịch.
Trong trường hợp cần in riêng danh thiếp cho những chuyến đi công tác hoặc tham
dự hội chợ, triển lãm, hội thảo tại nước ngoài thì có thể chọn tiếng Anh và tiếng
của quốc gia sẽ đến thăm để in danh thiếp.

Nên chọn loại phông chữ thông dụng, dễ đọc để in danh thiếp. Việc chọn các
phông chữ theo kiểu thư pháp sẽ gây khó khăn cho đối tác, khách hàng, nhất là
những người từ các quốc gia không sử dụng hệ chữ Latinh như Trung Quốc, Nhật
Bản, Thái Lan, Nga, Iraq...

Tên của doanh nghiệp phải in rõ ràng, dễ nhận biết để tiện cho việc giao dịch về
sau, tránh việc in tắt tên công ty hoặc in tên công ty theo kiểu gia phả liệt kê từ tên
bộ, ban, ngành, sở chủ quản đến tổng công ty, công ty, xí nghiệp rồi đến nhà máy,
trung tâm, cửa hàng... dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác. Đối với các doanh
nghiệp có hoạt động trên phạm vi cả nước và nước ngoài, nên ghi đầy đủ mã số
điện thoại của tỉnh, thành và quốc gia.

Việc in lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp trên danh thiếp cũng là điều cần thiết
vì không phải lúc nào doanh nhân cũng có điều kiện và thời gian để giới thiệu về
mình, nhất là trong những dịp tiếp xúc đông người, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh
doanh với các đối tác, khách hàng tiềm năng. Trên thực tế, rất khó đoán được lĩnh
vực hoạt động của một doanh nghiệp chỉ thông qua tên công ty hoặc logo.

Địa chỉ trên danh thiếp
Hiện nay, việc trao đổi thông tin qua e-mail đã trở nên khá phổ biến do hiệu quả
cao, tốc độ nhanh, chi phí thấp và tiện lợi. Do vậy việc có địa chỉ e-mail, nhất là
đối với các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc có đối tác nước ngoài, đã trở thành điều

gần như bắt buộc.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là địa chỉ e-mail thường được chia làm ba cấp độ tin
cậy khác nhau. Có độ tin cậy cao nhất là địa chỉ e-mail có nguồn gốc từ địa chỉ
trang web của doanh nghiệp (chẳng hạn như ).

Tiếp theo là những địa chỉ e-mail có hợp đồng đăng ký và trả tiền sau, do các công
ty dịch vụ Internet cung cấp như VDC, FPT, Saigonnet, Netnam, Viettel... Có độ
tin cậy thấp nhất là các địa chỉ e-mail dùng thẻ Internet trả trước hoặc miễn phí
như yahoo.com, hotmai.com, mail.com, vol.vnn.vn, fptnet.com.
Các doanh nghiệp nên chọn loại địa chỉ e-mail ở hai cấp độ đầu để sử dụng. Địa
chỉ e-mail miễn phí chỉ nên dùng cho cá nhân vì đây là loại địa chỉ dễ thay đổi, có
nhiều hạn chế khi trao đổi thông tin và nhất là có thể giấu được thông tin thật của
người đăng ký sử dụng. Đó cũng là lý do vì sao những kẻ phát tán thư rác, tin tặc,
lừa đảo trên mạng hay sử dụng những địa chỉ miễn phí này.

Tốc độ đô thị hóa đang diễn ra nhanh chóng và số lượng các công ty mới được
thành lập ngày càng nhiều dẫn đến hiện tượng là địa chỉ trụ sở giao dịch của các
công ty không chỉ nằm trên các đường phố chính hoặc các khu cao ốc văn phòng
nữa mà đã len lỏi vào tận các hẻm, ngách, tổ, xóm, ấp, các khu giải tỏa di dân, khu
định cư mới. Rất nhiều công ty hiện đang tọa lạc tại những nhà không số, phố
không tên. Điều này gây không ít lúng túng cho các doanh nghiệp khi in danh