TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP) TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

Ngành: Quản trị kinh doanh

HỒNG VĂN NAM

Thành phố Hồ Chí Minh - 2020


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP) TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

Ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 8340101

Họ và tên học viên: Hoàng Văn Nam

Người hướng dẫn: TS. Trần Nguyên Chất

Thành phố Hồ Chí Minh - 2020

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn với đề tài “TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á
CHÂU” là cơng trình nghiên cứu riêng của tơi, dưới sự hướng dẫn khoa học của
TS. Trần Nguyên Chất.
Các số liệu, thông tin, tài liệu được dùng để thực hiện luận văn này là trung
thực, chính xác và có ghi nguồn gốc rõ ràng. Kết quả nghiên cứu được trình bày
trong luận văn chưa từng được cơng bố dưới bất kỳ hình thức nào.

Tác giả luận văn

Hoàng Văn Nam


1

LỜI CẢM ƠN
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tồn bộ q thầy cơ
Trường Đại học Ngoại thương đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho
em trong những năm học tập và rèn luyện tại trường. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc
đến giáo viên hướng dẫn – TS. Trần Nguyên Chất, người đã nhiệt tình hướng dẫn
em thực hiện luận văn này.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh, chị trong Cơng ty Cổ
phần Bao bì Á Châu đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình em khảo
sát, thu thập số liệu tại công ty.
Em xin chân thành cảm ơn!

2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TIẾNG ANH
STT

Từ viết tắt

Nội dung

1

ERP

Enterprise Resource Planning

2

MRP

Material Requirement Planning

3

CRM

4

KPI

Customer Relationship
Management
Key Performance Indicator

Nghĩa
Hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp
Kế hoạch yêu cầu nguyên
vật liệu
Quản lý quan hệ khách
hàng
Chỉ số đo lường và đánh
giá hiệu quả hoạt động


3

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức…………………………………………………...30
Hình 2.2. Quy trình bán hàng…………………………………………………....44
Hình 2.3. Quy trình mua hàng…………………………………………………...46
Hình 2.4. Quy trình quản lý kho…………………………………………………48
Hình 2.5. Quy trình sản xuất……………………………………………………..50
Hình 2.6. Quy trình quản lý máy móc, thiết bị………………………………….52


4

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................................... 6

1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................................. 6
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ..................................................................................... 6
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 8
3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài ........................................................................................... 8
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ........................................................................................... 9
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 9
4.1 Đối tượng nghiên cứu........................................................................................................... 9
4.2 Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................................. 9
5. Câu hỏi nghiên cứu ......................................................................................................... 9
6. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................................. 9
7. Đóng góp mới và ý nghĩa của nghiên cứu ...................................................................... 10
8. Bố cục của đề tài Luận văn ............................................................................................ 10
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP (ERP) .................................................................................................................... 11
1.1. Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ............................ 11
1.1.1. Lịch sử phát triển ........................................................................................................... 11
1.1.2. Giới thiệu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ............................... 12
1.1.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) .................. 13
1.2. Phân loại các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)14
1.2.1. Phân loại ......................................................................................................................... 14
1.2.2. Các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)................ 15
1.3. Ƣu điểm, nhƣợc điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)
đối với Doanh nghiệp ........................................................................................................ 16
1.3.1. Ưu điểm.......................................................................................................................... 16
1.3.2. Nhược điểm .................................................................................................................... 18
1.3.3. Lợi ích đối với doanh nghiệp ......................................................................................... 19
1.4. Các phƣơng pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và xu
hƣớng phát triển trong những năm tới.............................................................................. 22
1.4.1. Các phương pháp triển khai ........................................................................................... 22
1.4.2. Xu hướng phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong

những năm tới .......................................................................................................................... 25
CHƢƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU ...... 28
2.1. Tổng quan về Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu .......................................................... 28


5

2.1.1. Giới thiệu về Doanh nghiệp ........................................................................................... 28
2.1.2. Sản phẩm Doanh nghiệp ................................................................................................ 29
2.1.3. Cơ cấu tổ chức: .............................................................................................................. 30
2.1.4. Định hướng chiến lược phát triển .................................................................................. 30
2.1.5. Các rủi ro công ty phải đối mặt ...................................................................................... 34
2.2. Thực trạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam .......... 37
2.2.1. Ưu điểm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nội (ERP Việt Nam) ............... 37
2.2.2. Thực trạng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngoại với thị trường
Việt Nam. ................................................................................................................................. 38
2.2.3. Tình hình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam
.................................................................................................................................................. 40
2.3 Phân tích thực trạng một số quy trình nghiệp vụ đặc thù tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Á
Châu ................................................................................................................................. 43
2.3.1. Quy trình bán hàng ......................................................................................................... 44
2.3.2. Quy trình mua hàng........................................................................................................ 46
2.3.3. Quy trình quản lý kho .................................................................................................... 48
2.3.4. Quy trình sản xuất .......................................................................................................... 50
2.3.5. Quy trình quản lý máy móc, thiết bị............................................................................... 52
2.4. Những hạn chế và khó khăn trong việc quản trị nguồn lực của Cơng ty Cổ phần Bao bì
Á Châu .............................................................................................................................. 53
CHƢƠNG 3. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU ............................................................ 56

3.1. Định hƣớng phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) của công
ty ....................................................................................................................................... 56
3.2. Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tại Cơng ty Cổ phần
Bao bì Á Châu................................................................................................................... 57
3.2.1. Chuẩn bị dự án ............................................................................................................... 57
3.2.2. Thiết kế tài liệu giải pháp ............................................................................................... 62
3.2.3. Xây dựng hệ thống ......................................................................................................... 68
3.2.4. Chuẩn bị trước khi vận hành chính thức ........................................................................ 71
3.2.5. Vận hành thật và hỗ trợ .................................................................................................. 72
3.3. Những lợi ích khi ứng dụng thành cơng hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp
(ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu ....................................................................... 72
3.4. Một số kiến nghị để ứng dụng hiệu quả hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu ....................................................................... 74
KẾT LUẬN .......................................................................................................................... 82
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 84


6

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý là một xu thế tất yếu
của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay. Hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hệ thống giúp các doanh nghiệp quản lý,
điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng
cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép
hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Với một tư duy quản lý
mới, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem là một giải
pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh
tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trong hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), tất cả các dữ liệu được tích hợp
chặt chẽ với nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất. Do đó các thơng tin, dữ
liệu của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động giúp
nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa ra quyết định.
Tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu, cơng tác tổ chức thơng tin, luân chuyển
dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty vẫn cịn tồn tại nhiều bất cập gây ảnh hưởng
khơng nhỏ đến công tác quản lý của công ty. Các phần mềm tại cơng ty chưa được
tích hợp với nhau, chứng từ được lưu trữ tại nhiều bộ phận, phòng ban do đó việc
trao đổi thơng tin giữa các bộ phận chức năng với nhau trong công ty bị hạn chế.
Điều này làm giảm hiệu quả quản lý của công ty, bên cạnh đó việc cung cấp các báo
cáo chưa đáp ứng được tính kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý. Xuất phát từ
những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả đã nghiên cứu thực hiện đề tài:
“Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Cơng ty Cổ
phần Bao bì Á Châu”.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp hữu hiệu
giúp cho doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội nhập
quốc tế. Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích của hệ thống


7

hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đối với công tác quản lý cũng như những
hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại
các doanh nghiệp. Tiêu biểu nhất có thể kể đến là báo cáo “Tình hình ứng dụng
ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng
09/2008, thơng qua bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện
của 1322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Các tổ
chức được khảo sát thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp
nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, ở khắp thế giới, trong

đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương. Hay mới đây nhất là
“Báo cáo ERP năm 2019” cũng của tập đoàn tư vấn Panorama đã vẽ nên bức tranh
tồn cảnh về q trình triển khai phần mềm ERP trên thế giới mà bất kỳ doanh
nghiệp nào đã, đang và sắp có nhu cầu triển khai ERP nên tìm hiểu qua. Báo cáo đó
có thể giúp các doanh nghiệp thêm nhiều dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác
hơn, chủ động hơn trong q trình triển khai ERP, có thể tránh được những hạn chế
và tránh đặt ra những kỳ vọng thiếu thực tế,…Việc triển khai hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định
và sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Các nghiên cứu này là
cơ sở để tác giả tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định hướng tổ chức công
tác quản lý để tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (ERP) ví dụ như bài báo “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành
công của dự án ERP tại Việt Nam” của tác giả Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung
được đăng trên tạp chí phát triển khoa học và công nghệ (2013) hay nghiên cứu của
tác giả Phạm Thị Hồng Hà (2012) với đề tài “Nghiên cứu về việc ứng dụng Hệ
thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam” và nghiên cứu của tác
giả Dương Thị Hải Phương (2018) với đề tài “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng
đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam”. Đây
là các nghiên cứu đã nêu lên các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công
hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam
cùng với mức độ tác động của mỗi nhân tố và mối quan hệ giữa các nhân tố có thể


8

sử dụng để giúp doanh nghiệp nghiên cứu và đo lường sự thành công trong triển
khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp mình. Từ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn bị các
nguồn lực, điều chỉnh chương trình, kế hoạch triển khai hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (ERP) cho phù hợp nhằm nâng cao khả năng triển khai thành

công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại doanh nghiệp mình.
Đồng thời, tác giả cũng nghiên cứu các dự án ERP đã triển khai thành công tại các
doanh nghiệp tại Việt Nam, từ đó rút ra các kinh nghiệm để triển khai và đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP tại Cơng ty Cổ phần
Bao bì Á Châu.
Kế thừa từ các nghiên cứu lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) cùng với hạn chế khi chưa có nhiều các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về
việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại một doanh
nghiệp cụ thể. Bên cạnh hàng loạt những khó khăn đặc biệt sự nhận thức yếu kém,
thậm chí sai lệch và tâm lý không muốn thay đổi quy trình kinh doanh của mình, thì
các nhà cung cấp giải pháp cũng cịn q ít kinh nghiệm phát triển các giải pháp và
triển khai ứng dụng ERP. Thực tế, ở mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù kinh
doanh, quản lý riêng, vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Cơng ty Cổ phần
Bao bì Á Châu để tìm hiểu thực trạng về cơng tác quản lý của cơng ty và đề xuất
quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho công
ty.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP), luận văn nghiên cứu, xây dựng quy trình để tổ chức, triển khai
hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) một cách thành công và hiệu
quả cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, cụ thể là tại Cơng ty Cổ phần Bao bì
Á Châu, đồng thời đề xuất các giải pháp để tăng cường khả năng ứng dụng hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp.


9

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Xây dựng cơ sở lý luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP).
- Phân tích thực trạng Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
- Xây dựng quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) và đưa ra các giải pháp để ứng dụng phục vụ cho mục đích tối đa hóa nguồn
lực doanh nghiệp.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tƣợng nghiên cứu
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao
bì Á Châu.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Giới hạn về mặt khơng gian: Nghiên cứu quy trình triển khai hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thực hiện tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
- Giới hạn về thời gian: Thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được
thu thập từ tháng 01/2020 đến tháng 06/2020.
- Giới hạn về nội dung: Xây dựng lý thuyết triển khai hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam cụ
thể áp dụng tại Công ty cổ phần Bao bì Á Châu.
5. Câu hỏi nghiên cứu
Làm sao triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu?
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu các phương pháp và quy trình triển khai hệ thống ERP trên thế
giới và Việt Nam từ đó xây dựng quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (ERP) cho Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu.


10

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng
cơng tác quản lý thơng qua việc thu tập dữ liệu thứ cấp và phỏng vấn trực tiếp

những đối tượng liên quan tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
- Phương pháp thống kê, tổng hợp, mơ tả thực trạng quản lý và quy trình các
bước để triển khai hệ thống ERP của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
- Phương pháp thu thập, phân tích các tài liệu có liên quan đến hệ thống ERP,
quy trình triển khai các dự án ERP tại Việt Nam và trên thế giới.
7. Đóng góp mới và ý nghĩa của nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP).
- Đề xuất quy trình khiển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu. Qua đó góp phần cho việc định hướng
triển khai thành công dự án, giúp công ty có được lộ trình và cơ sở để triển khai dự
án được thành công.
- Qua luận văn người đọc có thể dễ dàng tiếp cận thơng tin từ những khái niệm
cơ bản ban đầu về ERP, quy trình triển khai mà hầu hết được các đơn vị triển khai
ERP sử dụng, những bước cần làm chi tiết cho từng giai đoạn của dự án,…
- Bên cạnh đó, luận văn góp phần giúp các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ
tại Việt Nam muốn triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
có thêm nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo để triển khai dự án thành công.
8. Bố cục của đề tài Luận văn
Bố cục được kết cấu gồm 3 chương:
Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Chƣơng 2: Phân tích thực trạng triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP) tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu
Chƣơng 3: Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại
Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu.


11

CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP)
1.1. Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
1.1.1. Lịch sử phát triển
Công nghệ thơng tin và truyền thơng đã phát triển nhanh chóng với sự nổi trội
của vi điện tử. Cuối những năm 1980, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) đầu tiên xuất hiện. Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) cung cấp phần mềm quản lý kinh doanh với các phân hệ trải rộng mọi khía
cạnh của một doanh nghiệp. Chúng bao gồm sản xuất, bán hàng, tiếp thị, tài chính,
nhân sự, quản lý dự án, dịch vụ, bảo trì và quản lý hàng tồn kho. Trong những ngày
đầu tiên, họ đã đi đầu trong đổi mới. Các doanh nghiệp thông qua hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào cuối những năm 1980 và đầu những năm
90 đã đi trước. Kể từ đó, họ đã trở thành nguồn lực quan trọng cho hầu hết các tập
đồn lớn hoạt động hiện nay.
- Hệ thống máy tính doanh nghiệp sớm
Những năm 1960 là bình minh của các hệ thống máy tính doanh nghiệp đầu
tiên. Những hệ thống ban đầu này là các hệ thống máy tính cơ bản giúp quản lý các
hệ thống kiểm kê hàng tồn kho.
Những năm 1970 đã chứng kiến các hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu
đầu tiên và các hệ thống lập kế hoạch sản xuất, đây là cơ sở cho các hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sau này. Những hệ thống ban đầu này giúp tích
hợp một số lượng lớn các tiến trình vào hệ thống.
Sự tăng trưởng nhanh chóng trong cơng suất tính tốn giúp tạo ra sự phát triển
của cả hai hệ thống MRP(Material Requirement Planning) và MRP(Material
Requirement Planning)II, nó sẽ trở thành nền tảng cho tất cả các hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong tương lai.
- Sự ra đời của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cuối
những năm 1980


12

Cuối những năm 1980 và đầu những năm 90 đã đánh dấu sự khởi đầu của các
hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đầu tiên. Vào thời điểm đó,
chúng chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp lớn nhất và phức tạp nhất. Các hệ
thống này đòi hỏi sự chấp nhận rộng rãi và tư vấn để thực hiện các hệ thống mới.
Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp phải hồn tồn tái thiết kế quy trình
kinh doanh bên trong để thực hiện đúng. Mặc dù hoạt động đầy đủ và doanh nghiệp
đã sẵn sàng, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thời đó khơng
gần như đầy đủ tính năng như các hệ thống hiện nay. Trong khi một số hệ thống
trước đây có hỗ trợ trình cắm thêm, các trình cắm thêm hiện có nhiều hạn chế hơn.
Các mở rộng ban đầu bao gồm lập kế hoạch, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý
chuỗi cung ứng.
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện đại ngày nay
Ngày nay các hệ thống doanh nghiệp đã phát triển trở thành một bộ phận quan
trọng của hầu hết các doanh nghiệp có quy mơ lớn. Ngày nay, các doanh nghiệp có
nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết về mở rộng, bổ sung và tùy biến. Rất nhiều dữ liệu
được lưu trữ trên đám mây và có thể truy cập qua đám mây. Các doanh nghiệp có
dữ liệu có sẵn cho họ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào và với số tiền lớn hơn nhiều.
Ngoài ra, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp các giải
pháp và phân tích dữ liệu cho bất kỳ quy trình hoặc bộ phận nào. Các hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện tại có quy mơ lớn và trực quan như
các tổ chức, nhìn nhận sự khơng nhất qn và đề xuất các hành động.
1.1.2. Giới thiệu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Enterprise Resource Planning (gọi tắt là ERP) là hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp, giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng hợp. Đây là một thuật ngữ
được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy
tính hỗ trợ, để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao
gồm: Kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định
và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…Mục tiêu
cơ bản của việc sử dụng một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là cung

13

cấp một kho trung tâm cho tất cả các thông tin được chia sẻ bởi tất cả các khía cạnh
khác nhau để cải thiện lưu lượng dữ liệu trong toàn tổ chức. Đồng thời đảm bảo các
nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có
sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế
hoạch. Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm
máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động
riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Chức năng chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là
tích hợp tất cả các phịng ban, tất cả các chức năng của doanh nghiệp vào một hệ
thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp
ứng nhiều nhu cầu khác cùng với nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm khổng lồ, nó có
khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất
nhiều thứ khác.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là phần mềm quản lý quy
trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp
để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ,
dịch vụ và nguồn nhân lực.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường tích hợp tất cả
các khía cạnh của một hoạt động, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản
xuất, bán hàng và tiếp thị trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, ứng dụng và giao diện
người dùng.
1.1.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP) đều có những đặc điểm sau:

- Tích hợp tồn bộ các chức năng nghiệp vụ của tồn doanh nghiệp
Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp để kết thúc qua các phòng ban và các
đơn vị kinh doanh. Ví dụ: Đơn đặt hàng tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn


14

tình trạng sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối. Khi đơn đặt hàng được
vận chuyển, hóa đơn sẽ được gửi.
- Hoạt động thời gian thực
Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vịng vài giây của biên lai nhận
hàng, các vấn đề được xác định nhanh chóng, cho người bán thêm thời gian để sửa
chữa tình huống.
- Một cơ sở dữ liệu chung
Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nó cho phép dữ liệu được xác định một
lần cho doanh nghiệp với mọi bộ phận sử dụng cùng một định nghĩa. Các phòng
ban cá nhân hiện nay phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đã được phê duyệt và các
quy tắc chỉnh sửa. Trong khi một số hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) tiếp tục dựa vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, một số khác lại chia nhỏ cơ sở dữ
liệu vật lý để cải thiện hiệu suất.
- Giao diện và cảm nhận nhất quán
Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với một giao diện người
dùng nhất quán làm giảm chi phí đào tạo và xuất hiện chuyên nghiệp hơn. Khi một
phần mềm khác được mua lại bởi một nhà cung cấp phần mềm ERP, đơi khi cái
nhìn và cảm nhận chung đơi khi bị bỏ rơi vì lợi ích của tốc độ đưa ra thị trường. Khi
phiên bản mới ra đời, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục giao diện người
dùng nhất quán.
1.2. Phân loại các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP)

1.2.1. Phân loại
Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp dựa trên quy mô và độ phức tạp
của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm:
- Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn
đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngơn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán
v.v...


15

- Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc
gia nhưng thiếu tầm với tồn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập
hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết các hệ thống
ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I.
- Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số
ngơn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách
ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.
- Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP
được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế tốn và khơng
được coi là một ERP đầy đủ.
1.2.2. Các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP)
Ở mức độ cơ bản, một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
thường bao gồm các phân hệ sau:
- Tài chính, kế tốn: Bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của
doanh nghiệp. Phân hệ tài chính là phân hệ xương sống, khơng thể thiếu của bất cứ
phần mềm ERP nào.
- Nguồn nhân lực: Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lương,
tuyển dụng, huấn luyện và kiểm sốt sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ tích hợp với
phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực,…

- Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt động
sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động
sản xuất.
- Quản trị chuỗi cung ứng: Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động và các
thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong q trình mua hàng từ người bán tới
nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng như chuyển thành phẩm hay hàng hóa
trong q trình bán hàng từ doanh nghiệp tới khách hàng. Các thông tin được quản
lý liên quan thường là các đơn đặt hàng, cập nhật tình trạng giao nhận hàng.
- Quản trị quan hệ ngƣời cung cấp: Liên quan tới hoạt động mua hàng,
doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lập các chính


16

sách quan hệ với người bán. Phân hệ này giúp doanh nghiệp có đầy đủ thơng tin để
hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễ dàng.
- Quản trị quan hệ với khách hàng: Đây là phần mềm với sự hỗ trợ của
internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp
biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàng về dịch vụ và hàng hóa
yêu cầu, giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng với kế hoạch sản xuất và
bán hàng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp và cả khách hàng kiểm tra việc thực
hiện đặt hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp đưa
ra chính sách, thực hiện kiểm sốt tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu
của khách hàng.
- Kinh doanh thông minh: Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thơng qua việc
phân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thời nhất.
Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đốn tương lai theo nhiều góc nhìn
và so sánh khác nhau. Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ hiệu quả, kịp thời và
nhanh nhạy hơn rất nhiều. Tuy nhiên tên và số lượng các phân hệ cụ thể trong một
phần mềm ERP rất khác nhau tùy theo nhà cung cấp phần mềm. Ví dụ như SAP đặt

tên là phân hệ “kế tốn tài chính” trong khi đó Oracle lại gọi nó là “tài chính”. Đứng
từ phía doanh nghiệp, tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính có thể lựa chọn và cài
đặt nhiều hay ít hơn các phân hệ trong phần mềm ERP nhưng vẫn phải đảm bảo ở
mức cơ bản những phân hệ về tài chính, bán hàng, kiểm sốt kho hàng, quản lý
người bán và khách hàng.
1.3. Ƣu điểm, nhƣợc điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh
nghiệp (ERP) đối với Doanh nghiệp
1.3.1. Ƣu điểm
- Tăng sự linh hoạt: Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có
thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà khơng
làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn
đến ít cấu trúc cứng nhắc hơn. Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt hơn có
thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác.


17

- Quyết định tốt hơn: ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ.
Dữ liệu được chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và
cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và ra quyết
định tốt hơn. Ra quyết định hiệu quả nhất cân bằng giữa tập trung với một số quyền
tự trị địa phương. Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu cầu địa
phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp tồn doanh nghiệp.
Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết định được
đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sát sao với tình
huống trên thực tế.
- Tính hợp nhất trong một doanh nghiệp thống nhất: ERP loại bỏ các hệ
thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự,
Kinh Doanh, Sản xuất, Kho,.... ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần
mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối

quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các
phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một
vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ cịn lại cịn lại có thể cài đặt sau mà
khơng ảnh hưởng đến hệ thống. ERP cịn có chế độ phân quyền người sử dụng linh
động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị.
- Bảo mật nâng cao: Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng để bảo mật hơn
so với dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở các điểm khác nhau.
- Tăng doanh thu: Vấn đề chung mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt
trong thời điểm hiện nay là tình trạng sụt giảm doanh thu bán hàng. Một hệ thống
ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh bán hàng có thể là giải pháp
giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối phó tốt hơn với các
ảnh hưởng của nền kinh tế hiện tại.
- Tăng năng suất: Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải tạm thời ngừng
sản xuất, đồng nghĩa với việc một lượng lớn nhân sự dư thừa và tất nhiên, dừng
hoàn toàn việc tuyển thêm nhân sự mới. ERP cho phép doanh nghiệp có thể vận
hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn, từ đó tiết


18

kiệm chi phí tiền lương nhân cơng trong thời điểm hiện tại và cả khi nền kinh tế
phục hồi.
- Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP cho phép các
doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ cơng trước kia và
loại trừ hồn tồn các hoạt động dư thừa, khơng đem lại giá trị. Ngoài ra, ERP giúp
doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn
kho và vận chuyển.
- Tận dụng các nguồn lực dƣ thừa: Kinh tế tăng trưởng chậm, đồng nghĩa
với việc các doanh nghiệp có thể tập trung tối đa các nguồn lực để triển khai ERP
một cách hiệu quả.

- Chu n bị cho sát nhập: Trong thời điểm suy thoái kinh tế, xu hướng mua
lại, sát nhập diễn ra thường xuyên hơn, các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể
chuẩn hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, từ đó có nền tảng và sự
chuẩn bị tốt cho việc sát nhập với doanh nghiệp khác (nếu xảy ra).
1.3.2. Nhƣợc điểm
- Chi phí lớn: Việc ứng dụng ERP thường tốn chi phí lớn, thời gian thực hiện
dự án lâu dài và đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về
huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng
dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
- Khả năng tích hợp: Hiện nay chưa có một chuẩn đầy đủ cho các phần mềm
ERP. Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những
khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau.
- Sự khơng phù hợp: Nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được
cung cấp bởi phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ
chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thơng tin.
- Khả năng tùy biến (sửa chữa theo u cầu): Khơng phải quy trình xử lý và
kinh doanh nào của ERP viết sẵn nào cũng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nó.
Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi
phí và thậm chí làm mất luôn mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất
lượng cho xử lý kinh doanh. Ngoài ra trong mơi trường ERP, người sử dụng có thể


19

lợi dụng kỹ thuật công nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông
tin, với tài sản của doanh nghiệp.
1.3.3. Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Tăng năng suất lao động trên môi trường cộng tác. Gia tăng năng suất lao
động chính là một trong những lợi ích lớn nhất doanh nghiệp nhỏ nhận được từ hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Bởi vì năng suất lao động ảnh

hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của mọi tổ chức, doanh nghiệp ở mọi mức độ quy
mô. Với ERP, dữ liệu kinh doanh sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác giữa nhiều
phịng ban trong tổ chức, giúp mỗi nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các
công việc thủ công, thời gian chờ đợi trước khi nhận được thông tin họ thực sự cần.
=> đẩy mạnh tính cơng nghiệp, cải tiến quy trình theo chuẩn thế giới.
- Đánh giá hiệu quả công việc thơng qua các KPI (Key Performance
Indicators).
- Cơng cụ kiểm sốt tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Tạo được sự tin tưởng của khách hàng, cổ đơng.
- Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới.
- Áp dụng các quy trình nghiệp vụ hồn chỉnh và hiệu quả của thế giới đã có.
- Tồn bộ nghiệp vụ đã được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống
chương trình máy tính.
- Cán bộ tác nghiệp khơng thể tự ý làm khác hoặc định khoản sai lệch các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận.
- Có số liệu tức thời về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Số liệu trên máy tính có độ tin cậy cao, không phụ thuộc ý muốn chủ quan
của người làm báo cáo.
- Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của doanh nghiệp
- Có số liệu tổng hợp các chi nhánh một cách tự động và nhanh chóng
- Ở bất kỳ nơi nào có internet đều biết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
- Nguồn dữ liệu chính xác: Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn chuyển sang sử
dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, bạn sẽ cảm nhận được sự


20

khác biệt ngay lập tức. Các nhà quản lý và nhân viên sẽ khơng cịn phải đau đầu rà
sốt số liệu bị lệch. Việc kiểm kê hàng tồn hoặc tìm một lỗi sai trong kế tốn có thể

khiến nhân viên của bạn mất rất nhiều giờ đồng hồ, thậm chí mất hàng tháng.
Các luồng thông tin được cập nhật liên tục theo thời gian thực và được kết nối với
nhau thành một hệ thống. Chính vì vậy, các báo cáo tự động được tạo ra bởi phần
mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng sẽ trở nên đáng tin cậy hơn.
- Hợp tác tốt hơn: Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
ERP có thể đem đến sự khác biệt cho những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong
quá trình hợp tác. Trước ERP, việc hợp tác có thể bị trì hỗn bởi sự thiếu liên lạc và
thiếu thông tin, đặc biệt khi việc hợp tác được chia nhỏ cho nhiều người phụ trách
nhiều khâu khác nhau. Với ERP, nhân viên sẽ có quyền truy cập tồn bộ dữ liệu cần
thiết ngay lập tức. Như vậy, họ sẽ sở hữu điều kiện tốt nhất mà không cần phụ thuộc
vào thời gian hoặc những đầu việc mà người khác đang làm. Thơng qua ERP, thay
vì chỉ nhìn thấy một góc nhỏ, họ có thể nhìn thấy bức tranh tồn cảnh của cơng ty,
tự tin hơn trong mỗi cuộc giao tiếp, trao đổi với khách hàng.
- Giảm chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống
còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách sử
dụng ERP, thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân
công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, họ có
thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn
trong tương lai.
- Cải thiện quá trình đưa ra quyết định: Để đưa ra quyết định chính xác, điều
quan trọng nhất là bạn phải có đầy đủ dữ liệu cần thiết, và đặc biệt là dữ liệu đó
phải được cập nhật theo thời gian gần nhất. Với ERP, dữ liệu ln ln có sẵn và
được cập nhật. Chính vì vậy, khơng nghi ngờ gì, các chủ doanh nghiệp quản lý sẽ
cảm thấy yên tâm hơn và tự tin hơn trong mỗi lựa chọn họ đưa ra. ERP giúp họ có
một bức tranh tổng thể tốt hơn về các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy,
trước mỗi sự thay đổi, trước các cuộc khủng hoảng, họ hồn tồn có thể đưa ra
quyết định nhanh chóng và chính xác.


21

- Cải thiện quy trình làm việc: Với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp
ERP, các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với những giao diện sử
dụng đơn giản, linh hoạt, tiện dụng, thân thiện với người dùng. Chỉ với một màn
hình, người dùng có thể truy cập mọi thơng tin liên quan đến cơng việc của chính
họ. ERP hỗ trợ bạn trong mọi q trình từ trích xuất báo cáo, lên lịch làm việc, theo
dõi lịch sử,…giúp công việc của mỗi nhân viên trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn,
từ đó gia tăng năng suất lao động.
- Lồng ghép các quy trình: Mục tiêu và cũng là ưu điểm lớn nhất của ERP
chính là khả năng tích hợp tất cả các tính năng vào trong cùng một nền tảng hợp
nhất. Khi doanh nghiệp chưa sử dụng ERP, tình trạng dữ liệu bị chia lẻ, lưu trữ rời
rạc ở nhiều nơi rất phổ biến, để tổng hợp và kết nối các nguồn thông tin tiêu tốn của
bạn rất nhiều thời gian. Với ERP, các dữ liệu sẽ được tập trung vào một hệ thống,
dễ dàng tiếp cận, dễ dàng tổng hợp, dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng quan của
doanh nghiệp. Chính vì vậy, ERP đóng góp rất lớn vào hiệu quả kinh doanh của tất
cả các mơ hình mà nó tiếp cận.
- Phương pháp tiếp cận tách biệt nhưng thống nhất: Phần mềm quản trị doanh
nghiệp ERP tích hợp nhiều quy trình khác nhau của doanh nghiệp vào cùng một nền
tảng. Các bộ phận khác nhau sẽ sử dụng các chức năng khác nhau. Kế tốn sẽ có
mơ-đun quản trị hệ thống tài chính kế tốn. Bán hàng sẽ có mơ-đun quản lý bán
hàng. Chăm sóc khách hàng sẽ có mơ-đun quản trị quan hệ khách hàng,…Việc sử
dụng các mô-đun độc lập nhưng vẫn thống nhất tạo ra sự chủ động của các bộ phận
để hoạt động hiệu quả hơn.
- Tính đơn giản trong kế toán doanh nghiệp: Một doanh nghiệp đang đà phát
triển sẽ phải đối mặt với nhiều thủ tục kế tốn, có thể gặp phải nhiều sai sót nếu các
công việc được thực hiện thủ công và thông tin không được chia sẻ giữa các bộ
phận như bán hàng, kế tốn, chăm sóc khách hàng,… Các báo cáo tài chính trước
đây tiêu tốn của người thực hiện rất nhiều thời gian, công sức, chất xám, trong khi
hiệu quả thu về không được đảm bảo. Với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP,
tích hợp đầy đủ thơng tin, việc phân tích dữ liệu được thực hiện tự động, hiệu suất

làm việc của nhân viên sẽ tăng lên trong khi sự chậm trễ ở các khâu sẽ giảm đi đáng


22

kể. Thậm chí ERP tuyệt vời đến nỗi, người dùng có thể khơng hiểu về nghiệp vụ kế
tốn vẫn có thể sử dụng được. Bởi bên cạnh các hành động đơn giản được thực hiện
là hệ thống kế toán chi tiết được thiết kế để chạy ngầm bên dưới.
- Tính an tồn thơng tin trong tổ chức: Với mọi doanh nghiệp ở mọi loại hình
kinh doanh, thơng tin và dữ liệu là một trong những tài sản kinh doanh cần được
bảo mật. Nếu những thông tin này bị lọt ra ngồi hoặc rơi vào tay một người khơng
phù hợp thì doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ phá sản. Hệ thống ERP sẽ
giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, khi chỉ trao quyền cho những ai có đủ thẩm
quyền.
- Loại bỏ sự dư thừa: Vì ERP loại bỏ được tối đa các công việc thủ công, cập
nhật dữ liệu chính xác nên sẽ loại bỏ được những khâu dư thừa trong công việc.
Doanh nghiệp sẽ không cần đến nguồn dữ liệu dự phịng, sẽ khơng cần mất q
nhiều thời gian rà sốt số liệu, hàng hóa, tổng hợp và phân tích báo cáo.
- Mang đến bức tranh toàn cảnh: Các hệ thống phần mềm quản trị doanh
nghiệp ERP liên kết tất cả mọi dữ liệu và quy trình với nhau để đảm bảo người
dùng có được một cái nhìn tồn cảnh 360 độ.
- Sự hài lịng của khách hàng tốt hơn: Nếu dữ liệu về khách hàng và dữ liệu về
hàng tồn không cùng nằm trên một nền tảng, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể
sẽ chậm trễ trong quá trình phản hồi lại khách hàng. Việc sử dụng phần mềm quản
trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp các thông tin được liên kết, cập nhật chính xác liên
tục, từ đó chăm sóc khách hàng được thực hiện tốt hơn, giữ chân khách hàng lâu
hơn.
1.4. Các phƣơng pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) và xu hƣớng phát triển trong những năm tới
1.4.1. Các phƣơng pháp triển khai

Trên cơ sở khảo sát thì thường thấy có 4 cách triển khai hệ thống hoạch định
nguồn lực Doanh nghiệp (ERP):
- Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu.
- Phương pháp triển khai từng phần.
- Phương pháp triển khai một phần.