Tài liệu Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 2) pdf

Công cụ quản lý Benchmarking
(Phần 2)
Lập kế hoạch
Bước này gồm:
- Lựa chọn quy trình hoặc chức năng kinh doanh tổng quát cần đánh
giá làm chuẩn (ví dụ như lập kế hoạch chiến lược).
- Xác định hoạt động cần đánh giá chuẩn trong quy trình trên (như tài
trợ kinh doanh)
- Xác định nguồn lực cần thiết để nghiên cứu
- Xác nhận lại phương pháp đánh giá hay các chỉ số chính để đánh giá
tình hình hoạt động trong quá trình thực hiện.
- Ghi lại chi tiết phương pháp hiện tại đang đang sử dụng để tiến hành
hoạt động - Xác định những mô hình tham khảo hợp lý như là điểm khởi đầu
quá trình đánh giá, bạn cũng có thể thấy các nhà cung cấp thông tin mật là hữu
ích.
Phân tích Bước này bao gồm:
- Thu thập thông tinh để xác định mức độ cải tiến
- So sánh quá trình hiện tai với những mô hình tham khảo thích hợp
để xác định sự khác biệt và và những đổi mới.
- Đồng ý với các mục tiêu cải tiến mà những mục tiêu này được kỳ
vọng là kết quả của việc áp dụng phương pháp mới để kinh doanh.
Hành động Bước này bao gồm:
- Thông báo kết quả nghiên cứu tới những bộ phận có liên quan trong
tổ chức
- Lập kế hoạch hoàn thành công việc cải tiến
- Thực hiện kế hoạch cải tiến, giám sát quá trình và xem xét lại khi
cần thiết
Đánh giá lại Bước này bao gồm:
- Đánh giá lại tình hình hoạt động kinh doanh sau khi các bước thay
đổi đã được thực hiện
- Tìm ra và sửa chữa bất kỳ vấn đề gì có thể khiến cho tổ chức không

đạt được mục tiêu của mình
- Thông báo kết quả của sự thay đổi đã được thực hiện tới tổ chức
- Cân nhắc lại quá trình thựchiện benchmarking để tiếp tục quá trình
cải tiến
Thực hiện benchmarking một cách liên tục chứ không phải chỉ sử dụng
một lần Hầu hết các tổ chức sẽ không tìm thấy được một kinh nghiệm tối ưu trong
thực tiễn ngay nỗ lực lần đầu tiên, mà quá trình này sẽ cần phải được thử vài lần
để xác định được chuẩn mực tối ưu. Điều quan trọng là mỗi lần bạn thực hiện
phương pháp benchmarking thì nó sẽ là những phản ứng trước những bài học bạn
thu được từ những bài tập trước đây và có tính đển bất kỳ thay đổi tiếp theo trong
môi trường kinh doanh. Phương pháp của bạn không được cứng nhắc mà đúng ra
nó sẽ được thay đổi theo thời gian Bạn sẽ cần phải:
- Áp dụng phương pháp benchmarking như là một phương pháp luôn
thay đổi
- Đảm bảo rằng benchmark đánh giá được những hoạt động hiện tại
đang là những hoạt động ưu tiên.
Khái niệm về so sánh đổi chuẩn (benchmarking) So sánh đổi chuẩn
không phải là một quá trình riêng lẻ mà bao gồm cả việc chia sẻ thông tin trong
vào ngoài tổ chức. Cần phải lưu ý rằng, hoạt động so sánh đối chuẩn phải được
thực hiện nghiêm túc và phối hợp giữa các bộ phận để thành công. So sánh đổi
chuẩn không chỉ đơn thuần là chấm điểm mà còn so sánh giữa chiến lược và hoạt
động của một công ty với những công ty hàng đầu khác trong và ngoài ngành.
Mục tiêu là tìm ra được hoạt động thực tiễn tốt nhất để áp dụng nhằm cải tiến hoạt
động của công ty.
So sánh đổi chuẩn là gì? So sánh đối chuẩn là một hoạt động tìm tòi và
học hỏi không ngừng để cải thiện hoạt động kinh doanh chủ yếu. Nó bao gồm
nghiên cứu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức và với các tổ chức
khác (còn gọi là “các đối tác trong so sánh đối chuẩn”). Những nỗ lực thực hiện
so sánh đối chuẩn là nhằm tìm tòi và nhận thức được thực tiễn hoạt động và
phương pháp thực hiện của các doanh nghiệp khác. Mục đích chính là tạo điều

kiện cải thiện tình hình hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường của
doanh nghiệp. Thông thường, so sánh đối chuẩn được thực hiện trong một ngành
riêng biệt. Bên cạnh đó, so sánh đối chuẩn cũng được tiến hành giữa các tổ chức
có chung hình thức kinh doanh nhưng ở các lĩnh vực khác nhau. So sánh đối
chuẩn nếu được tiến hành giữa các ngành khác nhau sẽ mang lại kết quả tốt hơn
nhưng đồng thời cũng khiến người ta phải thách thức với một số giả định là một
phần trong vấn đề.
Một số định nghĩa khác về so sánh đối chuẩn: “Là một quá trình liên tục
đánh giá sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động thức tiễn so với những đối thủ cạnh
tranh lớn nhất hoặc so với những công ty đang dẫn đầu trong ngành” (David T.
Kearns, cựu chủ tịch tập đoàn Xerox) “Là quá trình tìm kiếm những hoạt động
thực tiễn có giá trị dẫn đường cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.” (Robert
C. Camp, Xerox) “Hoạt động thực tiễn có giá trị được định nghĩa là bất kỳ một
phương pháp, kiến thức, bí quyết hay kinh nghiệm đã được chứng minh là có giá
trị và hiệu quả trong một tổ chức và có thể được áp dụng cho tổ chức khác.
Mục tiêu chính của bất kỳ tổ chức nào tiến hành so sánh đối chuẩn
- Đảm bảo mục tiêu hoạt động kinh doanh đề ra so với kết quả các tổ
chức dẫn đầu đã đạt được cao hơn
- Kết hợp chặt chẽ thực tiễn hoạt động kinh doanh trong toàn bộ quá
trình kinh doanh của tổ chức.
- Đạt được mức tăng trưởng cao nhất khi so sánh đối chuẩn trở thành
một bộ phận trong hệ thống quản lý của tổ chức
Thực hiện so sánh đối chuẩn Hai câu hỏi nên trả lời trước
Tại sao phải tiến hành so sánh đối chuẩn? So sánh đối chuẩn được sử
dụng như là một công cụ cải thiện quy trình kinh doanh, cung cấp cho tổ chức
những bằng chứng tin cậy về tình hình hoạt động hiệu quả nhất, hỗ trợ thiết lập
mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Quá
trình này kết thúc khi những nghiên cứu thu được từ so sánh đối chuẩn được phát
triển thành kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi cần thiết. Cần lưu ý