Tài liệu Công cụ quản lý Benchmarking (Phần 3) pptx

Công cụ quản lý Benchmarking
(Phần 3)
Các phương pháp thực hiện so sánh đối chuẩn
- Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã được
công bố sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin
cần thiết cho so sánh đối chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt
động.
- Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịch
vụ nghiên cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh đổi chuẩn.
Phương pháp này sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thông
tin về đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổ
chức để thu thập các luồng thông tin khác nhau.
- Trao đổi trực tiếp: Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết về
nghiên cứu so sánh đối chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ý
kiến qua điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câu
hỏi hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếp
thảo luận giữa các nhóm.
- Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp: Những buổi gặp mặt trực tiếp giữa
các nhóm thực hiện so sánh đối chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổi
thông tin trực tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị và
hiệu quả nhất để thực hiện so sánh đối chuẩn.
Mô hình thực hiện so sánh đối chuẩn
Phần giới thiệu Phần này cung cấp mô hình xử lý bao gồm một loạt bước
và công việc để tổ chức chỉ đạo dự án so sánh đối chuẩn theo mô hình có kỷ luật.
Mỗi dự án so sánh đối chuẩn không nhất thiết phải được thực hiện chính xác theo
một mẫu hình duy nhất vì mỗi dự án cần phải được tổ chức lại cho phù hợp với
mục tiêu của tổ chức.
Tuy nhiên, nếu không tuân theo một số khuyến cáo, dự án có thể sẽ không
thành công và tất cả những thay đổi và cũng như sai sót đều cần phải được xem
xét cẩn thận. Mô hình này đưa ra những giai đoạn chia thành những giai đoạn
khác nhau. Chi tiết cho mỗi bước bao gồm những thông tin và các kỹ thuật thực tế.

Mặc dù mô hình ngụ ý rằng các giai đoạn phải được thực hiện theo tuần tự nhưng
mỗi công việc trong từng giai đoạn không nhất thiết phải hoàn tất trước khi
chuyển sang bước kế tiếp.
Thực hiện so sánh đối chuẩn gồm 4 giai đoạn
Giai đoạn 1 – Tổ chức và lập kế hoạch: Đây là giai đoạn quan trọng và là
nền tảng để các công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Pha này yêu
cầu tổ chức phải hiểu được các quy trình, đánh giá nội bộ, xác định điểm chuẩn, tổ
chức và xây dựng dự án, xác định các đối tác trong so sánh đối chuẩn và quyết
định cách thức chỉ đạo dự án.
Giai đoạn 2 – Thu thập dữ liệu: Pha này liên quan đến phương pháp thu
thập dữ liệu để phục vụ so sánh đối chuẩn và thực hiện các phương pháp đó.
Giai đoạn 3 – Phân tích: Giai đoạn này liên quan tới việc phân tích dữ liệu
so sánh đối chuẩn, xác định khoảng cách giữa hoạt động hiện tại của tổ chức, dự
đoán mức độ hoạt động trong tương lai và xác định hoạt động thực tế tốt nhất.
Giai đoạn 4 – Hành động: So sánh đối chuẩn kết thúc bằng giai đoạn hành
động khi những kết quả nghiên cứu được sử dụng để tạo dựng mục tiêu và những
gợi ý cho thay đổi. Lập kế hoạch hành động cụ thể và theo dõi quá trình thực hiện
kế hoạch đó. Bốn bước và tất cả các công việc có liên quan có thể được tóm tắt
thành 7 công việc chính như sau:
- Quyết định bộ phận nào trong tổ chức sẽ thực hiện so sánh đối
chuẩn
- Đánh giá tầm quan trọng của từng phần trong nghiên cứu so sánh
đối chuẩn
- Xác định người thực hiện và các đối tác trong so sánh đối chuẩn
- Thu thập thông tin
- So sánh và xác định khoảng cách giữa hoạt động của riêng công ty
với các công ty hàng đầu
- Đánh giá hiệu quả thu được từ những nghiên cứu so sánh đối chuẩn
- Thực hiện những thay đổi Vấn đề chính xuất hiện và làm ảnh hưởng
đến các bước này là “thị trường”. Tuy nhiên, dưới góc nhìn toàn cầu hoá mới, một

câu hỏi quan trọng là khi nào có thể áp dụng được một mô hình chung và đầu tiên
mô hình cần phải được thay đổi thế nào để sử dụng cho tất cả các công ty hoạt
động trong các điều kiện thị trường khác nhau.
Một số thị trường hướng ngoại, một số khác lại hướng nội tuỳ thuộc vào
hoạt động của những lực lượng chính trên thị trường. Các thị trường cũng khác
nhau do các loại hàng hoá dịch vụ được cung cấp trên thị trường đó. Trên một số
thị trường, các mặt hàng được tiêu chuẩn hoá, một số khác các mặt hàng lại được
sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Kết luận chính đó là mô hình so sánh đối
chuẩn phải giải quyết được những khác biệt về điều kiện thị trường theo cách đưa
ra được những hướng dẫn hữu ích cho các công ty. Trong trường hợp này, quy
trình so sánh đối chuẩn cần phải phù hợp với khung “quản trị thay đổi” có liên
quan tới ba nhóm làm việc khác nhau. Quản trị thay đổi bao gồm các kỹ năng
quản lý dự án cũng như hiểu biết về khía cạnh hành vi của thay đổi có thể tác động
đến toàn bộ quy trình so sánh đối chuẩn
Thực hiện so sánh đối chuẩn Hai câu hỏi nên trả lời trước
Tại sao phải tiến hành so sánh đối chuẩn? So sánh đối chuẩn được sử
dụng như là một công cụ cải thiện quy trình kinh doanh, cung cấp cho tổ chức
những bằng chứng tin cậy về tình hình hoạt động hiệu quả nhất, hỗ trợ thiết lập
mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động. Quá
trình này kết thúc khi những nghiên cứu thu được từ so sánh đối chuẩn được phát
triển thành kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi cần thiết. Cần lưu ý
rằng so sánh đối chuẩn là một quá trình tương hỗ và cần phải được tiến hành
thường xuyên nhằm đạt được hiệu quả thực sự.
Ai thực hiện so sánh đối chuẩn? Nỗ lực thực hiện so sánh đối chuẩn có thể
được khởi xướng từ bất cứ người nào trong tổ chức. Khi thực hiện so sánh đối
chuẩn cần lưu ý 3 điểm sau:
- Đầu tiên cần tập trung vào những hoạt động kinh doanh chính có
đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng và năng suất lao động, sau đó thực hiện
những nỗ lực này tốt nhất đảm bảo thu được những kết quả tương xứng với các
nguồn lực đã bỏ ra.