Phân tích những dấu hiệu cho thấy cơ cấu tổ chức kém hiệu quả cần phải tái cấu trúc khi triển khai chiến lược

BÀI TIỂU LUẬN MÔN TRIỂN KHAI CHIẾN LƯỢC
Họ và tên: Nguyễn Thành Nguyên Ngày sinh: 24/12/2000 Nơi sinh: ĐăkLăk
Mã sinh viên: 31181023458

Buổi học: CT2

Phòng học :B2-405

TÊN ĐỀ TÀI: SI-02 - Phân tích những dấu hiệu cho thấy cơ cấu tổ chức kém hiệu
quả cần phải tái cấu trúc khi triển khai chiến lược.
BÀI LÀM:
1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Các doanh nghiệp thuộc mọi hình dạng và quy mơ sử dụng mơ hình cơ cấu tổ chức
rất nhiều. Họ xác định một hệ thống phân cấp cụ thể trong một tổ chức. Một mơ
hình cơ cấu tổ chức thành công xác định công việc của mỗi nhân viên và cách nó
phù hợp với hệ thống tổng thể. Nói một cách đơn giản, cơ cấu tổ chức đưa ra
những công việc cụ thể cho mỗi người để cơng ty có thể đạt được các mục tiêu của
mình.
Việc cơ cấu này cung cấp cho một cơng ty một hình ảnh trực quan về cách nó được
hình thành và cách nó có thể tiến lên tốt nhất trong việc đạt được các mục tiêu của
mình. Cơ cấu tổ chức thường được minh họa bằng một số loại biểu đồ hoặc sơ đồ
giống như một kim tự tháp, nơi những thành viên quyền lực nhất của tổ chức ngồi
ở trên cùng, trong khi những người có ít quyền lực nhất lại ở dưới cùng. Có một
cấu trúc hiệu quả có thể giúp nâng cao hiệu quả và mang lại sự rõ ràng cho mọi
người ở mọi cấp độ. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi bộ phận có thể làm việc hiệu
quả hơn, vì họ có khả năng sử dụng năng lượng và thời gian một cách tập trung
mang đến hiệu suất cao trong công ty.
Cơ cấu tổ chức đề cập đến cách thức mà một tổ chức sắp xếp mọi người và cơng
việc để cơng việc của nó có thể được thực hiện và các mục tiêu của nó có thể được
đáp ứng. Khi một nhóm cơng việc rất nhỏ và giao tiếp mặt đối mặt thường xun,
cấu trúc chính thức có thể không cần thiết, nhưng trong một tổ chức lớn hơn phải

đưa ra các quyết định về việc ủy quyền các nhiệm vụ khác nhau. Do đó, các thủ tục
được thiết lập để phân công trách nhiệm cho các chức năng khác nhau. Chính
những quyết định này quyết định cơ cấu tổ chức.
Trong một tổ chức thuộc bất kỳ quy mô hoặc mức độ phức tạp nào, trách nhiệm
của nhân viên thường được xác định theo những gì họ làm, những người họ báo


cáo và đối với người quản lý, những người báo cáo cho họ. Theo thời gian, những
định nghĩa này được gán cho các vị trí trong tổ chức hơn là cho các cá nhân cụ thể.
Mối quan hệ giữa các vị trí này được minh họa bằng đồ thị trong sơ đồ tổ chức. Cơ
cấu tổ chức tốt nhất cho bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm
cơng việc mà tổ chức đó thực hiện, quy mô nhân viên, doanh thu, sự phân tán về
địa lý của các cơ sở và phạm vi kinh doanh của tổ chức đó.
2. Các loại Cơ cấu tổ chức:
2.1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng:
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng là khi đó nhân viên trong các
bộ phận chức năng của một tổ chức có xu hướng thực hiện một tập hợp các nhiệm
vụ riêng biệt, điều này dẫn đến hiệu quả trong mỗi bộ phận đó. Khi mà cơng ty có
thể thu hút được đội ngũ nhân viên chất lượng cao từ đó có sự phối hợp và chun
mơn hóa dẫn đến nâng cao hiệu suất cơng việc. Nhưng chính điều này dẫn đến sự
thiếu liên lạc giữa các nhóm, làm cho tổ chức trở nên chậm và khơng linh hoạt.
Ngồi ra, việc điều phối cơng việc trên các ranh giới chức năng có thể trở thành
một thách thức khó khăn trong quản lý, đặc biệt là khi tổ chức ngày càng phát triển
về quy mơ và trải rộng đến nhiều vị trí địa lý.
2.2 Cơ cấu tổ chức theo phòng ban.
Đây là cách cơ cấu tổ chức, cơ cấu bộ phận nhóm từng chức năng thành một
bộ phận. Mỗi bộ phận trong một cấu trúc bộ phận chứa tất cả các tài nguyên để có
thể vận hành, nhưng vẫn chịu ảnh hưởng từ đơn vị cơ quan cấp chiến lược tổng thể
chịu trách nhiệm giám sát và điều phối các bộ phận.
Các công ty đa quốc gia như General Motors là những công ty đầu tiên thực

hiện cơ cấu phòng ban. Khi một tổ chức quy mô lớn, trải dài trên nhiều lãnh thổ thì
việc tổ chức dọc theo các tuyến địa lý để tất cả các hoạt động được thực hiện trong
một khu vực được quản lý cùng nhau. Ngoài ra, các đặc điểm quan trọng của một
khu vực có thể tạo lợi thế cho việc thúc đẩy sự tập trung của địa phương. Ví dụ:
một sản phẩm được tiếp thị ở Đơng Âu sẽ có những u cầu khác so với một sản
phẩm được tiếp thị ở Bắc Mỹ.
2.3. Cơ cấu tổ chức theo ma trận.
Cơ cấu tổ chức theo ma trận phân nhóm nhân viên theo cả chiều ngang và
chiều dọc. Hai chiều này đại diện cho hai kênh là kênh chỉ huy và kênh dự án, khi


đó khi nhân viên hồn thành cơng việc sẽ báo cáo cho trưởng ban bộ phận và nhà
quản lý dự án.
Một tổ chức ma trận sẽ sử dụng một nhóm nhân viên để thực hiện các dự án
giúp cho công ty đạt được hiệu quả nhiều hơn, tránh việc lãng phí nguồn lực so với
các cấu trúc khác. Nhưng đồng thời bởi vì xuất hiện hai kênh nên việc xung đột
không cần thiết giữa trưởng ban bộ phận và nhà quản lý dự án là điều tất yếu khi
các dự án thường mang tính đặc thù riêng. Ngồi ra, việc đáp ứng thời hạn của các
dự án cũng là áp lực không nhỏ cho các bộ phận khi thực hiện quá nhiều dự án
cùng một lúc.
3. Các dấu hiệu cho thấy tổ chức cơ cấu kém hiệu quả
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là khuôn khổ tạo điều kiện thuận lợi cho
việc giao tiếp và các quy trình làm việc hiệu quả. Khi các vấn đề trục trặc xuất
hiện, các dấu hiệu thường tồn tại trong thiết kế hoặc các thành phần chức năng của
các mơ hình cơ cấu tổ chức. Trong một số trường hợp, những dấu hiệu này có thể
là dấu hiệu để tổ chức tái cơ cấu.
 Năng suất thấp
Năng suất là thước đo quan trọng đối với hầu hết mọi doanh nghiệp . Mức năng
suất thấp là dấu hiệu cho việc cần phải tái cấu trúc công ty. Thông qua việc phân bổ
nhiệm vụ kém hiệu quả, giao tiếp giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn. Việc trao

quyền cho nhân viên và các ràng buộc cản trở việc phát triển của nhân viên dẫn
đến giảm năng suất của nhân viên
 Khối lượng công việc khơng đồng đều
Cơ cấu tổ chức kém có thể gây ra sự phân bổ công việc không đồng điều giữa các
bộ phận và các phòng ban. Khi một số bộ phận của công ty thường xuyên thiếu
nhân viên và phải làm việc ngoài giờ để đáp ứng được tiến độ công việc được giao.
Trong khi các bộ phận khác lại tìm cách nghĩ ra mọi việc để nhân viên có thể bận
rộn, thì cơ cấu tổ chức vẫn chưa được tối ưu hóa cho các yêu cầu kinh doanh.
 Chuỗi thông tin liên lạc không rõ ràng
Việc các nhân viên thường xuyên bỏ qua các trình tự tiêu chuẩn mà cơng ty đặt ra
có thể chính là dấu hiệu của một cơ cấu tổ chức kém hiệu quả. Việc khiếu nại hoặc
những đề xuất của nhân viên thường bị lờ đi dẫn đến nhân viên thường cung cấp


phản hồi cho người quản lý của họ hoặc các sếp của quản lý họ. Một doanh nghiệp
thành công khi tạo được môi trường mà nhân viên được cảm thấy tơn trọng và
tiếng nói của họ được dễ dàng đáp ứng nhanh chóng khi thơng qua chuỗi trình tự
tiêu chuẩn. Với một cơ cấu tổ chức kém, thì những phản hồi, khiếu nại thường
được gửi đến các vị trị cấp cao hoặc nhân viên có thể phải gặp trực tiếp các lãnh
đạo cấp cao để có thể bày tỏ mối quan tâm hoặc kiến nghị.
 Thiếu sự hợp tác
Cơ cấu tổ chức kém hiệu quả sẽ không thúc đẩy quá trình làm việc nhóm. Các bộ
phận sẽ khơng hợp tác với nhau hoặc sẽ mất rất nhiều thể gian để có thể hợp tác.
Điều này dẫn đến các cá nhân chỉ chú trọng đến nhiệm vụ của mình và lờ đi các
nhiệm vụ chung mà phải cần sự hợp tác của đội, nhóm mới có thể hồn thành.
 Sự chậm trễ khi ra quyết định
Sự chẫm trễ khi ra quyết định sẽ dẫn đến việc mất lợi thế trong việc bán hàng và
giải quyết rủi ro. Nếu cơ cấu tổ chức khơng đủ mạnh để có thể trao quyền cho
người thích hợp để ra quyết định, hoặc cơ cấu tổ chức có quá nhiều thủ tục, ràng
buộc khi phải cần ra quyết định nhanh chóng thì cơ cấu tổ chức phải cần thay đổi.

Việc có một quy trình quyết định gọn gàng sẽ thúc đẩy tinh thần đổi mới trong
công ty.
 Thiếu sự đổi mới
Trong môi trường đẩy cạnh tranh hiện nay, khi tồn cầu hóa xuất hiện việc các
cơng ty không những phải cạnh tranh với các công ty trong nước mà bây giờ phải
quan tâm luôn đến việc canh tranh đối với các cơng ty nước ngồi. Vậy sự đổi mới
là hồn tồn cần thiết để có thể mang lại lợi thế so với các đối thủ khác. Một tổ
chức không thúc đẩy sự đổi mới, ngay cả khi việc giao tiếp kém có thể có nghĩa là
ý tưởng khơng bao giờ có thể đến đúng nguồn để có thể thực hiện.