Ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Lời nói đầu
Theo những đánh giá mới nhất của ngân hàng thế giới (W.B) thì Việt
Nam là nớc có môi trờng đầu t khá ổn định và là một trong những nớc có tốc
độ phát triển cao nhất trong khu vực Đông Nam á. Nh vậy sau những năm đổi
mới, nền kinh tế Việt Nam không chỉ thoát khỏi khủng hoảng mà đã có sự
chuyển mình khởi sắc. Cùng với việc hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, mọi
thành phần kinh tế Việt Nam đã có sự trởng thành đáng kể. Điều đó tạo ra
những cơ hội cũng nh tạo ra sự cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn cho các doanh
nghiệp. Để tồn tại, phát triển các doanh nghiệp không còn cách nào khác là cải
tiến, hoàn thiện chính mình để thích ứng với sự phát triển chung của nền kinh
tế. Các doanh nghiệp phải luôn cải tiến phơng thức kinh doanh, áp dụng tiến bộ
khoa học vào sản xuất kinh doanh. Trong quá trình chuyển hoá việc quản lý và
tổ chức hạch toán kế toán đã đợc đặt vào vị trí vô cùng quan trọng, chúng có ý
nghĩa sống còn đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Hạch toán kế toán với những chức năng riêng của mình đã mang lại những
thông tin kinh tế chính xác, đầy đủ, kịp thời và hoàn thiện về hoạt động sản xuất
kinh doanh, về tình hình tài chính, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Trong đó công tác hạch toán kế toán về nghiệp vụ mua hàng
và thanh toán tiền mua hàng là một nội dung quan trọng đối với doanh nghiệp
thơng mại, là cơ sở để doanh nghiệp quản lý nguồn hàng hoá, thực hiện tốt kế
hoạch mua hàng là căn cứ để ra những quyết định trong chỉ đạo tiến hành sản
xuất kinh doanh góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với
sự phát triển của khoa học công nghệ điện tử đã ngày càng đợc áp dụng rộng rãi
trong kinh doanh và đặc biệt trong công tác kế toán. Nó giúp việc hạch toán trở
nên đỡ phức tạp, giảm thiểu đợc khối lợng công việc cho cán bộ kế toán đồng
thời tăng thêm hiệu quả kinh tế.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu và Cung ứng
vật t thiết bị đờng sắt(VIRSIMEX), cùng với sự tìm tòi, nghiên cứu các tài liệu
kết hợp với các kiến thức đã học đợc ở nhà trờng, thấy đợc tầm quan trọng của
việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán tại công ty, đặc biệt là đối với

Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
1
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng, em đã chọn đề tài :
ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua
hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt .
Nội dung luận văn gồm ba chơng :
Chơng I: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán mua hàng và
thanh toán tiền mua hàng.
Chơng II : Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại
công ty XNK và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt.
Chơng III : ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán mua hàng và
thanh toán tiền mua hàng tại công ty XNK và Cung ứng vật t thiết bị đờng sắt .
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
2
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Chơng I
Những vấn đề lý luận chung về kế toán
mua hàng và thanh toán tiền mua hàng
I. Lý luận cơ bản về mua hàng và thanh toán tiền mua hàng
1. Mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
a. Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng
Gắn liền với môi trờng kinh doanh, với thị trờng, đầu vào và đầu ra là hai
yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt đối
với doanh nghiệp thơng mại (DNTM), có chức năng chủ yếu là lu chuyển hàng
hoá từ sản xuất đến ngời tiêu dùng, thì đầu vào càng có vai trò quan trọng, gắn
liền với hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, là khâu đầu tiên trong quan hệ
lu chuyển hàng hoá.
Mua hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu giữa ngời mua và ngời bán
về giá trị vật t hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà nó cung cấp. Doanh nghiệp nhận đ-

ợc quyền sở hữu về hàng hoá, mất quyền sở hữu tiền tệ hay phải có trách nhiệm
thanh toán cho ngời bán. Mua hàng bao bồm mua hàng trong nớc và nhập khẩu.
Nhập khẩu là quá trình mua hàng của nớc ngoài và thanh toán bằng ngoại tệ.
Trong DNTM, hàng hoá đợc coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời ba
điều kiện sau:
- Phải thông qua một phơng thức mua - bán - thanh toán tiền hàng nhất
định.
- Doanh nghiệp đã nắm đợc quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu
về tiền hay một loại hàng hoá khác.
- Hàng mua và nhằm mục đích để bán ra hoặc qua gia công chế biến để
bán ra nhằm kiếm lợi nhuận.
Ngoài ra, hàng mua về vừa dùng cho mục đích kinh doanh vừa dùng
trong tiêu dùng nội bộ mà cha phân biệt rõ vẫn coi là hàng mua.
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
3
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
b. Thời điểm xác định hàng mua và các phơng thức mua hàng
Thời điểm xác định hàng mua là thời điểm có sự chuyển quyền sở hữu
giữa ngời mua và ngời bán về giá trị của vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Doanh
nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho ngời bán hoặc chấp nhập thanh toán.
Tuỳ thuộc vào từng phơng thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng
mua khác nhau. Thời điểm này cũng phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và
chuyên chở đối với hàng nhập khẩu. Chẳng hạn nh: nhập khẩu theo điều kiện
cif, vận chuyển đờng biển: Thời điểm ghi hàng mua tính từ ngày Hải quan ký
vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu,đồng thời hàng hoá đợc giao qua lan can tầu tại
cảng gửi hàng cho ngời mua, đã thuộc quyền sở hữu của ngời mua.
Nhập khẩu theo điều kiện FOB: Thời điểm ghi nhận hàng mua khi hàng
hoá đã qua lan can tầu tại cảng bốc quy định do ngời mua chỉ định và ngời bán
đã hoàn thành mọi thủ tục Hải quan xuất khẩu. (Trong trờng hợp này hàng mua
cha đợc vận chuyển về nớc của ngời mua).

Có hai phơng thức mua hàng là phơng thức trực tiếp là phơng thức
chuyển hàng.
Phơng thức mua hàng trực tiếp (hay còn gọi là phơng thức lấy hàng): căn
cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ đến đơn
vị bán để nhận hàng trực tiếp tại nơi sản xuất, tại thị trờng. Thời điểm xác định
hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận, doanh nghiệp đã
thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. Sau đó, hàng
hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ
chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá về kho của mình.
Phơng thức chuyển hàng: Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã
quy định trớc để xác định địa điểm nhận hàng. Ngời bán vận chuyển vật t hàng
hoá đến địa điểm giao nhận hàng đó. Doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ đến địa
điểm đó để nhận hàng. Theo phơng thức này, hàng hoá đợc xác định là hàng khi
bên mua đã nhận đợc hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với ngời
bán.
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
4
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Việc xác định đúng phạm vi, thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa rất
lớn đối với doanh nghiệp; Nó không chỉ đảm bảo việc ghi chép phản ánh chỉ
tiêu mua hàng kịp thời, chính xác mà còn giúp các nhà lãnh đạo, quản lý chặt
chẽ hàng hoá, giám sát hàng mua đi đờng, tránh những tổn thất về hàng hoá
trong quá trình vận chuyển.
c. Tính giá hàng mua
Giá cả hàng mua: hàng hoá mua vào đợc hạch toán theo giá thực tế. Giá
thực tế của hàng hoá mua đợc xác định phù hợp với từng phơng pháp tính thuế
GTGT đợc áp dụng tại doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế GTGT đầu
vào. Công thức:

Giá mua
thực tế
của
hànghoá
=
Trị giá
mua
của
hàng hoá
+
Chi phí
phát sinh
trong quá
trình
mua hàng
+
Thuế NK,
thuế
TTĐB
phải nộp
(nếu có)
-
Chiết
khấu,
giảm giá
hàng mua
Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp
tính trực tiếp trên GTGT và những doanh nghiệp không thuộc đối tợng chịu
thuế GTGT thì giá thực tế của hàng hoá mua vào là giá bao gồm cả thuế GTGT
đầu vào. Công thức:

Giá mua
thực tế
của
hànghoá
=
Trị Giá
mua
của
hàng hoá
+
Chi phí
phát sinh
trong quá
trình
mua hàng
+
Thuế
GTGT
đầu
vào
+
Thuế NK,
thuế
TTĐB
phải nộp
(nếu có)
-
Chiết
khấu,
giảm giá

hàng mua
Trị giá hàng mua là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán theo
hợp đồng.
Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng gồm: vận chuyển, bốc xếp,
bao hiểm, chi phí lu kho lu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên,... Ngoài ra còn có chi
phí sơ chế, phân loại, đóng gói,.. nếu hàng mua cần phải sơ chế trớc khi bán.
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
5
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Chiếu khấu thơng mại gồm: bớt giá khi doanh nghiệp mua hàng với số l-
ợng lớn trên hợp đồng, và hồi khấu là số tiền đợc thởng khi doanh nghiệp mua
hàng với số lợng lớn, thanh toán đúng kỳ đợc hởng trên tổng hoá đơn hay tổng
các hợp đồng.
d. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán mua hàng
Yêu cầu quản lý: Mua hàng vừa là khâu đầu tiên để DNTM thực hiện
chức năng của mình vừa là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hoạt
động kinh doanh. Quản lý tốt nghiệp vụ mua hàng có ý nghĩa lớn lao và ảnh h-
ởng mạnh mẽ đến giá vốn, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc phản
ánh, ghi chép đúng đắn hàng mua đảm bảo quản lý chặt chẽ giữa giá trị hàng
hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tài sản của doanh nghiệp sở hữu,
giám sát hàng hoá đi đờng, tránh những tổn thất, mất mát về hàng hoá, chỉ đạo
nghiệp vụ mua hàng kịp thời, chính xác. Do vậy để quản lý tốt hàng mua cần
quản lý theo từng mặt sau.
+ Quản lý mua hàng theo từng loại hoạt động, loại mua hàng: Các
DNTM hiện nay thờng thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh với số lợng hàng
hoá đa dạng, phong phú để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mỗi hoạt động,
tìm kiếm nguồn hàng cũng khác nhau. Quản lý tốt mặt này giúp cho nhà quản
lý doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt, kiểm tra hàng mua dễ dàng, hiệu quả và
giảm sát giảm bớt chi phí mua hàng.
+ Quản lý mua hàng theo từng đơn vị trực thuộc: Trong các doanh nghiệp

kinh doanh tổng hợp theo quy mô lớn, có nhiều chi nhánh ở mỗi đơn vị khác
nhau. Nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thờng xuyên theo dõi, giám sát tình
hình mua hàng ở mỗi đơn vị trực thuộc để đề ra biện pháp quản lý thích hợp.
+ Quản lý mua hàng theo từng phơng thức mua hàng: Việc mua hàng đợc
thực hiện theo nhiều phơng thức khác nhau nh: mua hàng trực tiếp, mua hàng
theo phơng thức chuyển hàng... Mỗi phơng thức có đặc điểm khác nhau, thời
điểm ghi nhận hàng mua khác nhau. Vì thế quản lý tốt về mặt này nhằm mục
đích đánh giá tình hình và khả năng mua hàng của doanh nghiệp, đồng thời
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
6
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
giúp các nhà quản trị theo dõi nắm bắt hàng mua, hàng đang đi đờng nhanh
chóng, chính xác, tìm ra nguồn hàng với phơng thức mua hợp lý.
+ Quản lý mua hàng theo từng nhà cung cấp: Doanh nghiệp thờng có số
lợng nhà cung cấp đa dạng. Có những nhà cung cấp chính, có ảnh hởng lớn đến
doanh nghiệp, lại có những nhà cung cấp trong thời gian ngắn. Vì vậy, quản lý
tốt vấn đề này giúp doanh nghiệp chủ động kịp thời tìm kiếm nguồn hàng, tạo
uy tín với bạn hàng, nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng trong doanh
nghiệp.
+ Quản lý hàng mua theo nguồn gốc mua hàng nội địa hay nhập khẩu. Vì
mua hàng nội địa hay nhập khẩu có thời gian vận chuyển, đồng tiền thanh toán
rất khác nhau. Đặc biệt trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì
việc quản lý này là không thể thiếu đợc. Mục đích của công tác quản lý mua
hàng theo cách thức này làm cơ sở lựa chọn các nghiệp vụ kinh doanh hợp lý
mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp.
- Nhiệm vụ kế toán mua hàng
Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, kế toán là công cụ
đắc lực và sắc bén để quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán mua hàng có nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua

hàng về số lợng, về kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả hàng mua và
thời điểm mua hàng.
+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng
theo từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt
hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp .
+ Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng
cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý, làm căn cứ cho đề xuất những quyết
định trong chỉ đạo, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
7
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
2. Thanh toán tiền mua hàng trong DNTM
a. Đặc điểm thanh toán tiền mua hàng trong DNTM
Trong quan hệ hoạt động kinh doanh thờng xuyên phát sinh các mối
quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời mua, với ngân sách
nhà nớc, với cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả mang tính
nội...
Quan hệ thị trờng với ngời bán thực chật là mối quan hệ thanh toán phát
sinh trong quan hệ mua hàng từ nhà cung cấp của doanh nghiệp thơng mại. Tuỳ
thuộc vào từng nghiệp vụ kinh tế, từng phơng thức mua mà doanh nghiệp khi
mua hàng từ ngời bán có thể thanh toán bằng nhiều phơng thức khác nhau nh:
thanh toán trực tiếp ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc, các loại tín phiếu hoặc
bằng chuyển khoản qua ngân hàng hay nợ lại doanh nghiệp bán,..
Nh vậy, doanh nghiệp tiến hành các công tác thanh toán tiền mục đích là
tiến hành trả tiền cho nhà cung cấp về số sản phẩm, hàng hoá, lao vụ,vật t, dịch
vụ mà doanh nghiệp mua, tiêu dùng. Để tạo cho mình một uy tín vững chắc, để
có nguồn hàng ổn định, giá cả hợp lý, chất lợng phù hợp, doanh nghiệp cần
quản lý tốt công tác thanh toán tiền mua hàng. Khoản thanh toán tiền hàng này
là dòng tiền đi ra khỏi doanh nghiệp, doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ.
Các khoản này giảm đi nghĩa là doanh nghiệp thanh toán tiền hàng nhanh

chóng và đầy đủ. Các khoản này tăng lên nghĩa là doanh nghiệp hoặc là tăng d
hoặc là thanh toán chậm, các khoản nợ khó thanh toán tăng lên.
Tuy nhiên, đây cũng đợc coi là nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể chiếm
dụng từ các nhà cung cấp. Trong quan hệ hoạt động kinh doanh của mình,
DNTM cần phải biết tận dụng các nguồn vốn phục vụ cho quá trình đó cho nên
chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác một cách chiến thuật và hợp lý làm
giảm nhu cầu về tiền mặt trong doanh nghiệp, khắc phục tình trạng thiếu vốn
trong kinh doanh. Tuy nhiên, nếu khoản phải trả ngời bán quá nhiều doanh
nghiệp dễ bị thụ động, phụ thuộc vào bên ngoài, ảnh hởng đến uy tín của mình.
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
8
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
b. Các phơng pháp thanh toán tiền mua hàng
Cũng nh công tác thị trờng nói chung, việc thanh toán tiền mua hàng nói
riêng có nhiều phơng thức khá đa dạng phong phú. Các doanh nghiệp thơng mại
với hoạt động kinh doanh chủ yếu là tiêu thụ hàng hoá, vừa là ngời cung cấp
đồng thời là ngời tiêu thụ, là khách hàng của doanh nghiệp khác. DNTM có thể
thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt, bằng séc, th tín dụng, và các giấy tờ
có giá trị khác nh uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,...
- Thanh toán bằng tiền mặt
Đây là phơng thức thanh toán sử dụng tiền mặt trực tiếp trong quan hệ thị
trờng giữa ngời mua và ngời bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hoá dịch vụ thì
bên mua xuất tiền trả trực tiếp cho bên bán tơng ứng với giá cả mà hai bên đã
thoả thuận, thanh toán theo phơng thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh,
tránh đợc rủi ro trong thanh toán trở nên đơn giản, thuận tiện hơn, việc thanh
toán không dùng tiền mặt hiện nay đợc sử dụng nhiều trong quan hệ thanh toán
giữa các doanh nghiệp thơng mại với các nhà cung cấp bao gồm:
+ Thanh toán bằng séc:
Séc là một tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản đợc lập trên mẫu do ngân
hàng nhà nớc quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ

tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngời thụ hởng trên tờ lệnh đó.
+ Thanh toán chậm (mua chịu)
Đây là phơng thức mua hàng mà bên cung cấp giao hàng cho ngời mua
nhng ngời mua không trả tiền ngay mà thanh toán theo một thời hạn thoả thuận.
+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Uỷ nhiệm chi là một tờ lệnh trả tiền do các đơn vị hoặc cá nhân có tài
khoản mở tại ngân hàng phát hành thị trờng bằng uỷ nhiệm chi thực chất là sử
dụng giấy uỷ nhiệm để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài
khoản của mình để trả cho ngời thụ hởng nào đó. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
thờng đơn giản, thời gian thanh toán nhanh, nhng thờng ít áp dụng với các đơn
vị đã có sự tín nhiệm lẫn nhau về phơng diện thanh toán.
+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
9
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Đây là hình thức thanh toán trong đó doanh nghiệp bán hàng sau khi
hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho khách (ngời mua) sẽ
lập một giấy uỷ nhiệm đề nghị ngân hàng phục vụ mình thu hộ một số tiền nhất
định từ một khách hàng nào đó. Phơng thức này đơn giản nhng thờng chỉ áp
dụng với một số loại dịch vụ có tính thờng xuyên, liên tục và có phơng tiện đo
lờng chính xác.
+ Thanh toán bằng th tín dụng (L/C)
Đây là hình thức thanh toán mà doanh nghiệp (ngời - ngời đề nghị mở th
tín dụng) yêu cầu ngân hàng tiến hành trả tiền cho ngời bán nếu ngời này xuất
trình đợc bộ chứng từ quan hệ thanh toán này ngân hàng có một vai trò quan
trọng (là ngời đứng ra cam kết thanh toán) do đó đảm bảo khả năng chi trả
tránh đợc rủi ro trong thanh toán.
+ Thanh toán theo kế hoạch: trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng và
ngời bán hàng đã có quan hệ mua bán thờng xuyên và có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển hàng hoá cho bên mua,

còn bên mua định kỳ chuyển tiền hàng cho bên bán theo kế hoạch, cuối kỳ hai
bên điều chỉnh thanh toán theo số liệu thực tế.
c. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kinh tế thanh toán tiền hàng
- Yêu cầu quản lý: Trong cơ chế thị trờng không ngừng nâng cao lợi
nhuận là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hớng tới trong hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình bởi nó sẽ ảnh hởng quyết định đến sự tồn tại, phát triển,
ổn định và tăng trởng của doanh nghiệp. Xuất phát từ mục tiêu đó, trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm các giải
pháp tối u để phát huy lợi thế của mình một cách tốt nhất, trong đó công tác
quản lý thanh toán tiền mua hàng sao cho có hiệu quả nhất là một công việc
quan trọng, để từ đó các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp có những biện
pháp chỉ đạo, hớng dẫn kịp thời mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.
Quản lý thanh toán tiền mua hàng là việc xem xét, theo dõi, về số lợng
hình thức thị trờng tiền với nhà cung cấp. Việc quản lý này giúp cho doanh
nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình và khả năng chiếm dụng từ vốn các doanh
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
10
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
nghiệp bên ngoài. Quản lý tốt thanh toán tiền mua hàng sản xuất giúp cho các
nhà quản lý doanh nghiệp có biện pháp trả nợ hợp lý, sử dụng nguồn vốn để đầu
t,kinh doanh có hiệu quả, lập kế hoạch kinh doanh đúng đắn, chủ động và giữ
uy tín với các nhà cung cấp.
- Nhiệm vụ kế toán thanh toán tiến hành bao gồm: nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Phải theo dõi chi tiết từng khoản phải trả theo từng đối tợng, thờng
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản phải trả
kịp thời.
+ Phải kiểm tra, đối chiếu, có xác nhận bằng văn bản về số nợ phát sinh,
số đã thanh toán, và còn phải thanh toán tiền mua hàng với các đối tợng có quan
hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên có d nợ lớn.
+ Phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà n-

ớc Việt Nam" đối với các khoản phải trả cho ngời bán theo tỷ giá thực tế.
+ Phải theo dõi chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản
thanh toán tiền mua hàng bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh theo
số d thực tế.
+ Phải phân loại các khoản phải thanh toán tiền mua hàng theo thơi gian
thanh toán cũng nh theo đối tợng, nhất là đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và
biện pháp thanh toán phù hợp.
+ Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của tài khoản 311
mà phải căn cu vào số d chi tiết của từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu
trên bảng cân đối kế toán.
II. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong DNTM
1. Kế toán mua hàng
1.1. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho
Hoạch toán nghiệp vụ kế toán về tình hình những, tồn vật t hàng hoá nói
chung và hạch toán nghiệp vụ mua hàng nói riêng luôn luôn gắn liền với một
phơng thức hạch toán hàng tồn kho nhất định đợc áp dụng trong doanh nghiệp.
Các DNTM hiện nay trong hoạt động kinh doanh của mình áp dụng một trong
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
11
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là: kê khai thờng xuyên (KKTX) và
kiểm kê định kỳ (KKĐK).
a. Phơng pháp KKTX
Phơng pháp KKTX là phơng pháp hoạch toán hàng tồn kho, theo dõi và
phản ánh một cách liên tục, thờng xuyên tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t
hàng hoá lên số kế toán tổng hợp.
Theo phơng pháp này, hàng ngày kế toán phản ánh từng nghiệp vụ nhập -
xuất - tồn vật t hàng hoá từ các bản chứng gốc vào sổ kế toán. Nh vậy, sau mỗi
bút toán thì nói cho chúng ta biết ngay đợc trị giá hàng tồn kho hiện có trong
tay.

Phơng pháp này có ý nghĩa quan trọng, giúp cho nhà quản lý doanh
nghiệp có thể kiểm tra và giám sát hàng tồn kho của doanh nghiệp một cách th-
ờng xuyên, liên tục, từ đó giúp nhà quản trị đa ra một kế hoạch thu mua vật t
hàng hoá kịp thời, nhanh chóng, đúng đắn. Phơng pháp KKTX đợc áp dụng
trong các doanh nghiệp kinh doanh nhiều mua hàng có giá trị lớn.
b. phơng pháp KKĐK
Đây là phơng pháp hạch toán hàng tồn kho mà không theo dõi; phản ánh
một cách thờng xuyên liên tục tình hình xuất - nhập - tồn vật t, hàng hoá lên các
sổ kế toán tổng hợp mà chỉ phản ánh vào thời điểm cuối kỳ kinh doanh sau khi
căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế giá trị hàng tồn kho cuối kỳ để xác định giá
trị hàng xuất trong kỳ.
Theo phơng pháp này, hàng ngày kế toán chỉ phản ánh tình hình nhập
kho hàng hoá lên số kế toán tổng hợp, còn việc xuất tồn kho vật t, hàng hoá
không đợc phản ánh lên sổ kế toán tổng hợp, có thể mở sổ chi tiết để theo dõi.
Cuối kỳ, tiến hành kiểm kê trị giá thực tế hàng tồn kho để xác định trị giá thực
tế hàng tồn kho để xác định trị giá hàng tồn cuối kỳ, từ đó xác định hàng xuất
trong kỳ:
Trị giá xuất
kho
=
Trị giá tồn đầu
kì
+
Trị giá nhập
trong kỳ
-
Trị giá tồn
cuối kỳ
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
12

Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Phơng pháp KKĐK thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có quy
mô nhỏ, tiến hành kinh doanh một loại mặt hàng có giá thấp và số lợng lớn
hoặc trong các doanh nghiệp tiến hành một hoạt động kinh doanh.
1.2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp KKTX
a. Chứng từ kế toán
Các hoá đơn, chứng từ kế toán đợc sử dụng khi hạch toán mua hàng bao
gồm:
- Hoá đơn GTGT (do bên bán lập): Khi doanh nghiệp mua hàng của
những đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, doanh nghiệp
sẽ đợc ngời bán cung cấp hoá đơn GTGT (liên 2). Trên hoá đơn GTGT phải gi
rõ:
+ Giá hàng hoá, dịch vụ (cha thuế GTGT)
+ Các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá hàng hoá, dịch vụ (nếu có)
+ Tổng giá thanh toán
- Hoá đơn bán hàng (do bên lập bán). Khi mua hàng của doanh nghiệp
thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT hoặc
không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ đợc bên bán cung cấp
hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (liên2).
- Bảng kê mua hàng hoá (do cán bộ nghiệp vụ lập): Trong trờng hợp mua
hàng ở thị trờng tự do hay mua trực tiếp từ các hội sản xuất, cán bộ thu mua
phải lập bảng kê theo mẫu số 04/GTGT. Trên đó phải nghi rõ:
+ Tên, địa chỉ ngời bán
+ Số lợng giá thanh toán
+ Tổng giá thanh toán
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nhận hàng hoá
- Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng... phản ánh việc thanh
toán tiền mua hàng.
Riêng đối với việc mua hàng từ nớc ngoài hay mua hàng nhập khẩu còn

sử dụng một số chứng từ khác nh:
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
13
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
- Hợp đồng ngoại thơng
- Hoá đơn thơng mại
- Tờ kê hải quan
- Vận đơn
Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và
đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân
chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ.
b. Tài khoản sử dụng
Để hoạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp KKTX, kế
toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 156 : Hàng hoá
TK 151 : Hàng mua đang trên đờng đi
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các
tài khoản có liên quan nh 111, 112, 331, 133... và đối với nghiệp vụ mua hàng
nhập khẩu còn sử dụng các tài khoản: 144, 413, 007.
- Tài khoản 156: "Hàng hoá"
Nội dung: để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá
thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho
hàng, quầy hàng. Tài khoản này đợc chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:
1561 : giá mua hàng hoá
1562 : chi phí thu mua hàng hoá
Kết cấu:
Nợ 156 Có
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
14
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại

- Giá mua của hàng hoá
- Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát
sinh (vận chuyển, bảo quản,..)
- Trị giá hàng hoá thuê ngoài gia công
chế bến hoàn thành, nhập kho (bao gồm
giá mua vào và chi phí gia công chế biến)
- Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại
nhập kho
- Trị giá hàng bị phát hiện thừa qua kiểm
kê
- Trị giá mua thực tế của hàng hoá
xuất kho, xuất quầy
- Chi phí thu mua phân bố cho hàng
hoá tiêu thụ trong kỳ
- Các khoản giảm giá, chiết khấu th-
ơng mại
- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu,
h hỏng, mất phẩm chất.
SD:
- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho
- Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho,
hàng gửi bán
- Tài khoản 151: "Hàng mua đang đi trên đờng". Nội dung tài khoản này
dùng để phản ánh trị giá các loại hàng hoá, vật t mua vào đã xác định là hàng
mua nhng cha nhập kho kiểm nghiệm, bàn giao cho các bộ phận trong kỳ.
Kết cấu:
Nợ 151 Có
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
15
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại

- Trị giá hàng hoá, vật t đang đi đờng
cuối kỳ
- Trị giá hàng hoá, vật t đang đi đ-
ờng kỳ trớc về nhập kho - hoặc
chuyển bán đã bàn giao trong kỳ
này.
SD:
- Trị giá hàng hoá vật t đang đi cuối kỳ
- Tài khoản 144: "Thế chấp ký quỹ, ký cợc ngắn hạn"
Nội dung: Tài khoản này đều phản ánh tài sản mà doanh nghiệp mang đi
thế chấp, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Kết cấu:
Nợ 144 Có
KKĐK: Tài sản mang đi thế chấp, ký
quỹ, ký cợc hiện còn đầu kỳ.
- Tài sản mang đi thế chấp ký quỹ, ký c-
ợc tăng trong kỳ
- Tài sản mang đi thế chấp, ký quỹ,
ký cợc giảm trong kỳ
SD:
- Tài sản mang đi thế chấp, ký quỹ, ký c-
ợc hiện còn tại thời điểm cuối kỳ kinh
doanh
- Tài khoản 413: "Chênh lệch tỉ giá"
Nội dung: Tài khoản này đợc phản ánh phần chênh lệch do thay đổi tỷ
giá ngoại tệ.
Kết cấu:
Nợ 413 Có
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
16

Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
- Chênh lệch tỉ giá phát sinh liên quan
đến ngoại tệ.
- Chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại số d
ngoại tệ
- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá sang tài
khoản doanh thu hoạt động tài chính
- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá do đánh
giá lại số d ngoại tệ
- Chênh lệch tỉ giá phát sinh liên
quan đến ngoại tệ.
- Chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại
số d ngoại tệ
- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá sang
chi phí hoạt động tài chính
- Kết chuyển chênh lệch tỉ giá do
đánh giá lại số d ngoại tệ
SD:
Phản ánh chênh lệch tỉ giá cha xử lý tại
cuối kỳ kinh doanh
SD:
Chênh lệch tỉ giá cha xử lý tại thời
điểm cuối kỳ kinh doanh
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
17
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
c. Sơ đồ trình tự hạch toán
Kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng đợc thể hiện ở sở đồ sau
- Sơ đồ hạch toán mua hàng trong nớc trong doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.

- Sơ đồ hạch toán mua hàng trong nớc trong doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
18
111, 112, 141, 331
111, 112, 141, 331156
Mua hàng về nhập kho
151
Mua hàng mua
đang đi đường
Nhập kho hàng
mua đang đi đường
338,711
Hàng thừa trong
khâu mua
133
Thuế VAT
1381,1388
Hàng thiếu trong khâu mua
Hàng giảm giá, chiết
khấu thương mại được
hưởng hàng trả lại
515
Chiết khấu
thương mại
111, 112, 141, 331
111, 112, 331156
Nhập kho hàng mua
151
Mua hàng mua

đang đi đường
Nhập kho hàng
mua đang đi đường
338,711
Hàng thừa trong
khâu mua
1381,1388
Hàng thiếu trong khâu mua
Hàng giảm giá, chiết
khấu thương mại hàng
trả lại
515
Chiết khấu
thương mại
được hưởng
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
- Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu trực tiếp:
Doanh nghiệp có thể sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán để ghi sổ
kế toán tuỳ theo đặc điểm và quy định ở từng công ty.
Trờng hợp 1: Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ kế toán :
Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp làm các thủ tục ký quỹ
tại ngân hàng để mở L/C. Theo quy định thì việc ký quỹ để mở L/C thờng có
giá trị 30% giá trị của hợp đồng.Khi chuyển tiền đi ký quỹ kế toán ghi:
Nợ TK 144: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 1)
Có TK 1112,1122 : theo tỷ giá thực tế (thời điểm 1)
Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ
Khi nhận đợc thông báo hàng hoá đã về cảng và đợc xác định là hàng hoá nhập
khẩu, căn cứ vao hoá đơn của số hàng hoá nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)
Có TK 331: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)

Các khoản chi phí bảo hiểm, vận chuyển phải thanh toán cho nớc ngoài
kế toán ghi:
Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)
Có TK 1112, 1122: theo tỷ giá thực tế (thời điểm 2)
Chênh lệch tỷ giá giữa hai thời điểm phản ánh vào TK 413
Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp :
Nợ TK 151: thuế nhập khẩu
Có TK 3333: thuế nhập khẩu
Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu theo phơng pháp khấu trừ :
Nợ TK 1331: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp:
Nợ TK 151: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
19
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Sau khi đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, trong vòng 25 ngày doanh nghiệp
phải chuyển tiền để nộp thuế nhập khẩu, khi nộp kế toán ghi:
Nợ TK 333 (3333, 33312) : thuế nộp
Có TK 111, 112: thuế nộp
Khi nhận thông báo của ngân hàng thanh toán tiền cho bên xuất khẩu kế toán
ghi:
Nợ TK 331: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 2
Có TK 144: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 1
Có TK 111, 112: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm 2
Nợ hoặc Có TK 413 :phần chênh lệch
Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ
Khi hàng về nhập kho căn cứ vào giá mua thực tế kế toán ghi:
Nợ TK 1561: giá mua thực tế của hàng về nhập kho

Có TK 151: giá mua thực tế của hàng về nhập kho
Lệ phí phải trả do việc thanh toán qua ngân hàng:
Nợ TK 1562: chi phí phải trả
Có TK 111,112: chi phí phải trả
Trờng hợp 2: Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ kế toán :
Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp làm các thủ tục ký quỹ
tại ngân hàng để mở L/C. Theo quy định thì việc ký quỹ để mở L/C thờng có
giá trị 30% giá trị của hợp đồng.Khi chuyển tiền đi ký quỹ kế toán ghi:
Nợ TK 144: theo tỷ giá hạch toán
Có TK 1112,1122 : theo tỷ giá hạch toán
Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ
Khi nhận đợc thông báo hàng hoá đã về cảng và đợc xác định là hàng hoá nhập
khẩu, căn cứ vào hoá đơn của số hàng hoá nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế
Có TK 331: theo tỷ giá hạch toán
Nợ hoặc Có TK 413: chênh lệch
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
20
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Các khoản chi phí bảo hiểm, vận chuyển phải thanh toán cho nớc ngoài
kế toán ghi:
Nợ TK 151: theo tỷ giá thực tế
Có TK 1112, 1122: theo tỷ giá hạch toán
Chênh lệch tỷ giá giữa hai thời điểm phản ánh vào TK 413
Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp :
Nợ TK 151: thuế nhập khẩu
Có TK 3333: thuế nhập khẩu
Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu theo phơng pháp khấu trừ :
Nợ TK 1331: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp:
Nợ TK 151: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Sau khi đợc xác định là hàng hoá nhập khẩu, trong vòng 25 ngày doanh nghiệp
phải chuyển tiền để nộp thuế nhập khẩu, khi nộp kế toán ghi:
Nợ TK 333 (3333, 33312): thuế nộp
Có TK 111, 112: thuế nộp
Khi nhận thông báo của ngân hàng thanh toán tiền cho bên xuất khẩu kế toán
ghi:
Nợ TK 331: theo tỷ giá hạch toán
Có TK 144: theo tỷ giá hạch toán
Có TK 111, 112: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán
Nợ hoặc Có TK 413 :phần chênh lệch
Đồng thời ghi Có TK 007: Nguyên tệ
Khi hàng về nhập kho căn cứ vào giá mua thực tế kế toán ghi:
Nợ TK 1561: giá mua theo tỷ giá thực tế
Có TK 151: giá mua theo tỷ giá thực tế
Lệ phí phải trả do việc thanh toán qua ngân hàng:
Nợ TK 1562: chi phí phải trả
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
21
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
Có TK 111,112: chi phí phải trả
Các khoản chi phí phát sinh tại cảng (chi phí lu kho, lu bãi ) kế toán ghi:
Nợ TK 1562: chi phí cha thuế
Nợ TK 1331: thuế GTGT(nếu có)
Có TK 111, 112, 141, 331, 311: tổng thanh toán
1.3. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp KKĐK
a. Chứng từ kế toán
- Hoá đơn GTGT

- Phiếu chi
- Giấu báo nợ của ngân hàng
- Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm kê nhận hàng nhập kho
- Tờ kê hải quan
- Vận đơn
b. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 611: " Mua hàng"
- Tài khoản 156: " Hàng hoá"
- Tài khoản 151: " Hàng mua đang đi đờng"
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản 133, 157, 111, 112, 331, 311,... có
liên quan trong quá trình mua hàng
Tài khoản 611 "Mua hàng" có nội dung và kết cấu nh sau:
Nội dung:
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá mua vào và tăng thêm
do các nguyên nhân khác trong kỳ (điều khoản 6112: "Mua hàng hoá")
Kết cấu:
Nợ 611 Có
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
22
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
- Trị giá hàng hoá còn lại cha tiêu thụ
đầu kỳ (tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký
gửi, đại lý, hàng mua đang đi đờng).
- Trị giá hàng hoá thu mua và tăng khác
trong kỳ
- Trị giá hàng hoá còn lại cha tiêu
thụ cuối kỳ (tồn kho, tồn quầy,..)
- Trị giá hàng mua trả lại, giảm giá

đợc hởng trong kỳ
- Trị giá hàng mua trả lại, giảm giá
đợc hởng trong kỳ
Tài khoản 611 (6112) cuối kỳ không có số d và đợc mở chi tiết theo từng
chủng loại hàng hoá, từng lô hàng... tại từng kho, từng quầy tuỳ theo trình độ
cán bộ kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý.
- Sơ đồ trình tự hạch toán mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng
tồn kho theo phơng pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9
23
VAT
nếu có
133
151,156,157
156, 157, 151
611
Kết chuyển hàng
tồn kho
Kết chuyển hàng tồn kho,
quầy tồn cuối kỳ
111,112,331,311
Mua hàng về nhập kho, chi
phí phát sinh khâu mua
111,112,331,...
Hàng mua trả lại, giảm giá
VAT
nếu có
632
trị giá hàng hoá xuât bán

trong kỳ
133
3333
Thuế NK
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
- Sơ đồ trình tự hạch toán mua hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn
kho theo phơng pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
hay không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT.
2. Kế toán thanh toán tiền mua hàng
a. Chứng từ kế toán
- Phiếu báo nơ, báo có của ngân hàng
- Phiếu chi
- Ngoài ra còn có các chứng từ nh hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,...
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng sử dụng tài khoản 331 "phải
trả ngời bán" và các tài khoản có liên quan nh 111, 112,...
Kết cấu và nội dung tài khoản 331 nh sau:
- Nội d ung: tài khoản 331 đợc sử dụng để phản ánh công Nợ và thanh
toán công nợ phải trả cho ngời bán.
- Kết cấu:
Nợ 331 Có
- Công nợ phải trả ngời bán tăng lên
trong kỳ, mua hàng cha thanh toán
KKĐK: Phải trả cho ngời bán hiện
còn tại thời điểm đầu kỳ
SD:Tiền đặt cọc cho ngời bán, ứng trớc
hoặc trả thừa cho ngời bán
SDC: Số tiền còn phải trả ngời bán,
nhà cung cấp
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9

24
151,156,157
156, 157, 151
611
Kết chuyển hàng
tồn kho
Kết chuyển hàng tồn kho,
quầy tồn cuối kỳ
111,112,331,311
Mua hàng về nhập kho, chi
phí phát sinh khâu mua
111,112,331,...
Hàng mua trả lại, giảm giá
632
trị giá hàng hoá xuât bán

trong kỳ
Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng Mại
c. Sơ đồ thanh toán tiền hàng
3. Sổ kế toán:
Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt hoạt động sản xuất kinh
doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kinh tế, điều kiện trang
thiết bị kỹ thuật tính toán, mỗi DNTM sẽ lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù
hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán
đó. Mỗi đơn vị đợc mở và gửi hệ thống sổ kế toán thống nhất và duy nhất.
Nghiệp vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có thể đợc áp dụng một
trong các hình thức kế toán sau:
Trờng hợp 1: Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung:
Lê Thị Thanh Vân Lớp K35D9

25
111,112,311,341
111,112
156
133
641,642,..
511
131
156
133
331
Thanh toán bằng tiền
Thanh toán bằng hàng
hoá sản phẩm dịch vụ
Thanh toán bù trừ
Giảm giá,hàng
mua trả lại
Thuế VAT t.ư với
số HH bị trả lại
Thu hồi tiền trả thừa
Giá trị hàng hoá mua chịu
VAT đầu vào
VAT
Dịch vụ mua chịu khác
Bảng cân đối số phát sinh
Phiếu NK, HĐBH, HĐGTGT (của bên bán),
phiếu chi, báo nợ ngân hàng
Sổ quỹ
Nhật ký
chung

Sổ (thẻ) chi tiết
TK 156
Bảng tổng hợp
các chi tiết 156
Sổ Cái TK 156, 111, 112, 331,
Sổ NK
chuyên dùng