lập kế hoạch và ra quyết định quản lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA/TRUNG TÂM…………………………….

TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích quy trình lập kế hoạch.
Hãy lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân

TIỂU LUẬN
KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Lập kế hoạch và ra quyết định quản lý
Mã phách:………………………………….

Hà Nội – 2021

1


MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU…………………………………………………………...
B. NỘI DUNG………………………………………………………...
I. Tổng quan về kỹ năng lập kế hoạch……………………………
1. Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch…………………………………...
2. Tầm quan trọng của lập kế hoạch………………………………….
3. Vai trò của lập kế hoạch…………………………………………...
4. Phân loại kế hoạch…………………………………………………
5. Nguyên tắc lập kế hoạch…………………………………………...
II. Quy trình lập kế hoạch………………………………………….
1. Cơng cụ của lập kế hoạch………………………………………….
2. Các bước lập kế hoạch……………………………………………..
3. Phương pháp lập kế hoạch…………………………………………
III. Lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân…………………...

1. Mục tiêu trong 3 năm tới…………………………………………..
2. Lý do chọn mục tiêu……………………………………………….
3. Điều kiện để trở thành nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Dịch vụ hàng hóa hàng khơng Việt Nam………………………….
4. Mục tiêu cần đạt……………………………………………………
5. Lên kế hoạch cụ thể cho từng mục tiêu……………………………
6. Đánh giá kế hoạch…………………………………………………
7. Các kế hoạch khác…………………………………………………
8. Ước tính chi phí cần có…………………………………………….
C. KẾT LUẬN………………………………………………………..
TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………

2
3
3
3
4
4
6
8
8
8
10
14
17
17
18
18
19
19

21
22
22
23
24

A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hay nhiều người. Họ phối hợp
với nhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu
chung. Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong q trình thực hiện hóa
các mục tiêu và giảm thiểu các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt
việc lập kế hoạch. Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quan
2


trọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từ
nhiều bộ phận.
Trước sự vận động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội và ngay cả sự thay đổi trong chính bản thân của tổ chức đã
đặt tổ chức trong các mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước
để thích nghi với các biến đổi ấy. Khi đó, cơng tác lập kế hoạch càng bộc lộ
rõ nét vai trị của mình. Do đó, việc nghiên cứu phân tích kỹ năng lập kế
hoạch trở nên vơ cùng quan trọng. Qua đó áp dụng lập kế hoạch trong 3
năm tới cho bản thân.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích của tiểu luận là phân tích quy trình lập kế hoạch. Từ đó
đưa ra kế hoạch cho bản thân trong 3 năm tới.
3. Phương pháp nghiên cứu
Qua việc tìm hiểu những tài liệu có sẵn, tơi sử dụng phương pháp

phân tích để làm rõ những vấn đề cần tìm hiểu, sau đó dùng phương pháp
so sánh để thấy được phương pháp lập kế hoạch nào tốt nhất.
4. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài
Từ việc tìm hiểu quy trình lập kế hoạch, ta thấy lập kế hoạch là việc
vô cùng quan trọng đối với bản thân cũng như tổ chức. Từ đó ta có thể tự
lập kế hoạch cho bản thân để có thể tự phấn đấu dẫn đến thành công nhanh
nhất.
B. NỘI DUNG
I. Tổng quan về kỹ năng lập kế hoạch
1. Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch
Kế hoạch là một văn bản hay một ý tưởng thể hiện mục tiêu chung
của tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp, với những nguồn lực,
phương án và thời gian đạt mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là việc xác định trước một chương trình hành động
trong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cở sở xác định các
mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được mục tiêu đó.

3


Lập kế hoạch là tổng thế các hoạt động liên quan đến đánh giá, dự
đoán – dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng hành động tương lai
cho tổ chức.
Lập kế hoạch có thể được xem là một q trình lựa chọn các mơ
hình hoạt động khác nhau, sau đó sắp xếp ưu tiên các bước cần được thực
hiện để làm thay đổi một vấn đề cụ thể trở nên tốt hơn.
Kỹ năng (Skill): là khả năng, năng lực để thực hiện một nhiệm vụ
với kết quả được xác định thường xuyên trong một khoảng thời gian nhất
định.
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng xây dựng các mục tiêu, lựa chọn và

tiến hành các chương trình hành động trong tương lai của một tổ chức và
xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu
đã đề ra.
Lập kế hoạch là để tìm câu trả lời cho 5 câu hỏi:
- What? (làm cái gì): xác định mục tiêu.
- Who? (ai thực hiện): xây dựng nội dung kết hợp với phân công công
việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc.
- When? (khi nào làm): xác định thời gian thực hiện.
- Where? (làm ở đâu): xác định địa điểm thực hiện.
- How? (làm như thế nào): lựa chọn phương thức.
2. Tầm quan trọng của lập kế hoạch
Trang bị kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp ta dễ thành công
trong mọi công việc. Thông qua quá trình lập kế hoạch để xác định rõ
những cơng việc cần phải làm và phân bổ thời gian thực hiện sao cho hợp
lý, ta có thể rút ngắn thời gian làm việc và hồn tồn chủ động xử lý các
tình huống bất ngờ xảy ra. Ngoài ra lập kế hoạch cịn giúp ta:
- Sắp xếp cơng việc hợp lý theo thời gian biểu khoa học, giúp công
việc không bị chồng chéo.
- Tập trung mọi nguồn lực vào mục tiêu chính để hồn thành nó.
- Phát triển tư duy một cách có hệ thống để chủ động xử lý các tình
huống bất ngờ có thể xảy ra.
- Hợp tác với những nguồn lực khác để đẩy nhanh q trình hồn
thành mục tiêu đặt ra.
4


- Nắm rõ những nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu hiệu
quả trong thời gian ngắn nhất.
- Hình thành các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá cơng việc đã đạt u
cầu hay chưa. Qua đó ta có thể đề xuất những giải pháp để điều chỉnh

và khắc phục những sai sót đó.
3. Vai trị của lập kế hoạch
- Trước hết lập kế hoạch là hoạch định những gì tổ chức phải làm và
cách thức tiến hành các hoạt động đó nhằm đạt được mục tiêu của tổ
chức. Đó khơng chỉ là chức năng riêng lẻ mà còn là nền tảng để tiến
hành các chức năng khác.
- Lập kế hoạch giúp cho tổ chức biết vị trí của mình hiện tại cũng như
tương lai và phương hướng hoạt động trong tương lai. Thông qua lập
kế hoạch, tổ chức sẽ biết được mình đã đạt được những gì và thiếu sót
những gì, mối quan hệ của tổ chức với bên ngoài, với các tổ chức
khác như thế nào, từ đó tổ chức sẽ đặt ra con đường, hướng đi mới
cho mình, biết cách phát triển tổ chức mình một cách hợp lý nhất.
- Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi mơi
trường bên ngồi, do đó có thể định hướng được số phận của nó.
Trong q trình lập kế hoạch, nhà quản lý sẽ thu thập được các thông
tin liên quan đến tổ chức mình, xem xét các cơ hội cũng như là môi
trường xung quanh tổ chức, các tổ chức cạnh tranh… Do đó xây dựng
hế hoạch cũng chính là làm cho tổ chức tiên liệu được những gì sẽ xảy
ra trong tương lai để có thể lựa chọn những biện pháp ứng phó, làm
giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường giúp nhà quản lý
chủ động hơn với những thay đổi trong tương lai.
- Lập kế hoạch giúp định hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các
mục tiêu, nghĩa là định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên
vào việc tập trung hoàn thành các mụ tiêu. Để đạt được mục tiêu đó
thì cần phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, mà mỗi bộ phận, mỗi
cá nhân này phải đảm nhận các chức năng khác nhau. Khi nhân viên
biết được tổ chức mình sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm gì để đóng góp
5

vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối cơng việc của
mình, hợp tác với nhau và thực hiện những công việc cần thiết để đi
đến mục tiêu đó của tổ chức.
- Lập kế hoạch giúp tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực, giảm
thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức. Khi các hoạt động
cơng việc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết
và sự trùng lặp giữa các bộ phận được giảm tối đa. Hơn nữa khi các
phương thức thực hiện và kết quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những
bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ.
- Lập kế hoạch hướng dẫn các nhà quản lý làm cách nào để đạt được
mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Nhờ có kế hoạch, nhà quản
lý có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng
điểm trong những khoảng thời gian khác nhau, để đạt được mục đích
cuối cùng mà tổ chức đặt ra.
- Các kế hoạch là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát. Hệ thống các
mục tiêu cụ thể chính là tiêu chuẩn để người quản lý có thể kiểm tra,
đánh giá và điều chỉnh được các hoạt động của các bộ phận trong tổ
chức. Sau đó khi kiểm tra, chúng ta có thể so sánh những kết quả thực
tế với những mục đích, xác định những sai lệch quan trọng và thực
hiện những hành động khắc phục cần thiết.
4. Phân loại kế hoạch
Kế hoạch trong một tổ chức được thể hiện dưới nhiều cách thức đa
dạng khác nhau. Ở mỗi góc độ tiếp cận và cách phân loại khác nhau, kế
hoạch của tổ chức được chia thành các loại cụ thể:
- Theo phạm vi:
+ Kế hoạch chiến lược: là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể,
dài hạn, phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích mơi
trường và vị trí của tổ chức trong mơi trường đó. Các kế hoạch này sẽ do
các nhà quản lý cấp cao thiết kế nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho
tổ chức.

6


+ Kế hoạch thực thi: là kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ thể hóa
của kế hoạch chiến lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thể
đạt được các chiến lược đó.
- Theo mức độ cụ thể của kế hoạch:
+ Chiến lược: là một hệ thống các quan niệm cơ bản, các mục tiêu
dài hạn và các giải pháp chủ yếu được lựa chọn một cách có căn cứ khoa
học trên cơ sở huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực và lợi thế của hệ
thống để đạt được mục tiêu đã đề ra.
+ Quy hoạch: thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian,
khơng gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ
động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững.
+ Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung định
hướng cho việc ra quyết định trong tổ chức. Chính sách đưa ra những phạm
vi hay những giới hạn cho phép mà các quyết định có thể dao động trong
đó.
+ Thủ tục: là kế hoạch sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một
cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực
hiện. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo
cấp bậc quản trị.
+ Quy tắc: giải thích rõ những hành động nào được làm, những hành
động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất.
+ Chương trình: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục,
quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực có
thể huy động và các yếu tố khác.
+ Dự án: là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên
quan đến nhau thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một

thời gian nhất định.
+ Ngân sách: là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu
thị bằng các con số.
- Theo thời gian thực hiện kế hoạch:
+ Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch cho thời kì từ 5 năm trở lên. Kế
hoạch dài hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, phương hướng phát triển của tổ
7


chức. Nó sẽ xác định những tiêu chí cơ bản, những lĩnh vực cần thiết phải
ưu tiên hoạt động, những chính sách cụ thể của tổ chức.
+ Kế hoạch trung hạn: cho thời kì từ 1 đến 5 năm. Kế hoạch trung
hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, chính sách, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch
trung hạn có tính chất thực hành, duy trì tính chất cân đối giữa các yếu tố,
các nguồn lực hoạt động trong tổ chức.
+ Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kì dưới 1 năm. Kế hoạch ngắn hạn
bảo đảm sự thực hiện tuần tự các nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trung
hạn, bởi vậy nó có tính chất pháp luật và được phân công cụ thể như kế
hoạch 5 năm, đồng thời nó cịn là cơng cụ để điều chỉnh các nhiệm vụ hàng
năm của kế hoạch 5 năm.
5. Nguyên tắc lập kế hoạch
- Phải chủ động với việc lập kế hoạch tạo ra mơi trường làm việc có kế
hoạch trong tổ chức.
- Phải có sự tham gia của các nhà quản trị các cấp từ thấp đến cao, như
vậy kế hoạch sẽ bám sát thực tế và khi triển khai các nhà quản trị cấp
dưới có thể thuận lợi hơn, nắm được ý đồ của cấp trên tốt hơn.
- Các mục tiêu kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết tạo thành một
mạng lưới các mục tiêu: bọ phận và tổng thể, ngắn hạn và dài hạn.
- Kế hoạch phải có tính linh hoạt, có khả năng thay đổi phù hợp với sự
thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.

- Các hoạt động triển khai kế hoạch phải rõ ràng nguồn lực cho việc
thực hiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận tránh sự nhầm lẫn
giữa tiền đề kế hoạch và kế hoạch.
- Phải có cơ chế để có thể kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên thực tế
có thể phát hiện sớm các sai lệch và đề ra biện pháp điều chỉnh kịp
thời.
II.
Quy trình lập kế hoạch
1. Cơng cụ của lập kế hoạch
• Phân tích các bên liên quan: để đánh giá vấn đề, các mối quan tâm và
tiềm năng của các nhóm đối tượng khác nhau có liên quan đến kết
luận của đánh giá ban đầu.
Các bước phân tích đối tượng liên quan:
8


- Bước 1: Xác định các bên liên quan
+ Những người bị tác động bởi công việc của bạn, những người có
ảnh hưởng, có quyền hành đối với nó, hoặc những người có mối quan tâm
tới sự thành cơng hoặc thất bại của nó.
- Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên
+ Cần phải sắp xếp xem đối tượng nào là quan trọng nhất, đem lại
lợi ích lớn nhất cho tổ chức, sau đó là các đối tượng quan trọng tiếp theo để
đảm bảo tổ chức đi đúng hướng và có kết quả tốt nhất.
- Bước 3: Hiểu các đối tượng chính
+ Cần phải tìm hiểu sâu hơn về các đối tượng chính. Cần phải biết
họ cảm thấy như thế nào và phản ứng ra sao về dự án, kế hoạch đang xây
dựng. Cách để liên hệ và cách giao tiếp nào là tốt nhất.
• Phân tích cây vấn đề: để giúp hiểu được các vấn đề chính và nguyên
nhân, tập trung phân tích mối quan hệ nhân – quả. Phương pháp trực

quan này sử dụng hình tượng giống như cái cây để hỗ trợ phân tích
vấn đề. Cơng cụ này sẽ cho chúng ta một bức tranh tóm tắt về tình
trạng tiêu cực hiện tại, ví dụ như vấn đề chính tượng trưng cho thân
cây, nguyên nhân của vấn đề là rễ cây, kết quả của vấn đề là các nhánh
cây.
Các bước thực hiện cây vấn đề:
- Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi
+ Bước đầu tiên trong việc xây dựng cây vấn đề là xác định vấn đề
mà chúng ta cần tìm cách vượt qua. Vấn đề cốt lõi được viết vào giữa tờ
giấy hoặc trên tờ ghi chú được dán vào giữa bức tường.
- Bước 2: Xác định các nguyên nhân
+ Những nguời tham gia phải xem xét đâu là những nguyên nhân
của vấn đề.
+ Cách thực hiện: Những người tham gia có thể cùng nhau suy nghĩ
và thảo luận các phát biểu tiêu cực về vấn đề và người hỗ trợ sẽ ghi các câu
tiêu cực này lên một mảnh giấy. Các câu này sau đó sẽ được dán lên một
bức tường để những người tham gia phân tích và sắp xếp.
9


+ Những người tham gia cần tiếp tục lặp lại quá trình trên các đường
ngang tiếp theo cho tới khi họ khơng thể tiếp tục xác định được bất kì
ngun nhân sâu xa nào nữa.
- Bước 3: Xác định hệ quả
+ Những người tham gia phải xem xét đâu là những hệ quả của vấn
đề. Từ mỗi nguyên nhân dẫn tới hệ quả như thế nào?
+ Cần phải xem xét lại trình tự của nguyên nhân, hệ quả để đảm bảo
tính rõ ràng và có logic hợp lý. Đảm bảo sự đồng thuận của những người
tham gia cũng rất quan trọng. Nếu như có nhiều hơn một nguyên nhân dẫn
tới một ảnh hưởng thì có thể đặt chúng cạnh nhau.

2. Các bước lập kế hoạch
• Bước 1: Phân tích mơi trường
Một tổ chức ln phải nhìn nhận rõ những tác động của môi trường
vĩ mô và môi trường vi mô tới hoạt động của nó trong q trình lập kế
hoạch. Mơi trường có thể tạo ra các cơ hội cho tổ chức nhưng đồng thời, nó
cũng tạo ra các thách thức hay nguy cơ ảnh hưởng tới việc đạt được mục
tiêu của tổ chức.
Thường để phân tích các ảnh hưởng của mơi tường bên ngồi đến
hoạt động của tổ chức, người ta hay sử dụng phương pháp phân tích SWOT
(Strengths – điểm mạnh, Weaknesses – điểm yếu, Opportunities – cơ hội,
Threats – thách thức).
- Điểm mạnh là những tác nhân bên trong tổ chức mang tính tích cực
hoặc có lợi giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Đó là lợi thế riêng, nổi bật
và có thể so sánh với những đối thủ cạnh tranh khác.
- Điểm yếu là những tác nhân bên trong tổ chức mang tính tiêu cực
hoặc gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu.
Sự phân tích, đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu bao trùm lên tồn
bộ các lĩnh vực của tổ chức: tài chính, sản xuất và công nghệ, nhân sự,
marketing…
- Cơ hội là những yếu tổ của mơi trường bên ngồi tác động tích cực
đến hoạt động của tổ chức.
- Thách thức là những yếu tố của mơi trường bên ngồi tác động tiêu
cực đến hoạt động của tổ chức.
10


Lưu ý rằng ở mỗi thời điểm khác nhau, doanh nghiệp có thể đứng
trước nhiều cơ hội khác nhau, nhưng do bị hạn chế nguồn lực nên họ chỉ có
thể biến một vài cơ hội thành hiện thực. Vì vậy q trình nhận thức cơ hội
cũng địi hỏi nhà quản trị phải phân tích sàng lọc để chọn ra những cơ hội

đáng giá nhất. Phương pháp đánh giá cơ hội có thể là kinh nghiệm, phân
tích logic hoặc phương pháp chuyên gia.
• Bước 2: Xác định mục tiêu
Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế
hoạch tổ chức sẽ đi đến đâu, đạt đến trình độ phát triển nào với những tiêu
chí đặc trưng cho trình độ phát triển ấy. Đối với tổ chức, các mục tiêu kế
hoạch lập thành một mạng lưới mục tiêu bao gồm có mục tiêu tổng thể và
mục tiêu cụ thể mà tổ chức cũng như các bộ phận trong tổ chức phải đạt
được. Khi xác định các mục tiêu, kế hoạch cần phải đạt được sự hợp nhất
giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa các mục tiêu dài hạn và
mục tiêu ngắn hạn.
Các tiêu chí đo lường mục tiêu theo mơ hình SMART:
- S (Specific): mục tiêu phải cụ thể, chi tiết và dễ hiểu. Mục tiêu đặt ra
phải cụ thể, càng cụ thể bao nhiêu thì khả năng đạt được mục tiêu đó
càng cao bấy nhiêu. Ngược lại, nếu tổ chức chỉ đặt ra những mục tiêu
chung chung, sẽ rất khó để biết được đâu là vị trí đích đến chính xác
của mục tiêu đó. Một trong những phương pháp hay nhất để mục tiêu
có tính cụ thể cao chính là trả lời cho 5 câu hỏi (5W):
+ What: làm cái gì?
+ Why: tại sao làm, tại sao mục tiêu này lại quan trọng?
+ Who: ai sẽ tham gia thực hiện mục tiêu này?
+ Where: thực hiện mục tiêu này ở đâu?
+ Which: ta có thể sử dụng nguồn lực, tài nguyên hay công cụ hỗ trợ
nào để thực hiện mục tiêu?
- M (Measurable): có thể đo lường được. Nội dung mục tiêu, chỉ tiêu
có thể đo lường được, chính xác hoặc tương đối, thông qua một hay
nhiều phương pháp đo lường khác nhau. Tính đo lường của mục tiêu

11

sẽ giúp người thực hiện mục tiêu xác định được chính xác mục tiêu đã
hồn thành chưa, hồn thành bao nhiêu phần trăm.
- A (Achievable): tính khả thi của mục tiêu. Mục tiêu đề ra phải nằm
trong khả năng của người thực hiện, nghĩa là có thể đạt được trong
khoảng thời gian mà mục tiêu cho phép.
- R (Relevant): thực tế và cần thiết. Có những mục tiêu đề ra dù có khả
thi, có thể đo lường được, hay rất cụ thể nhưng nếu khơng mang tính
thực tế cao cũng sẽ gây lãng phí nguồn lực của cá nhân, của đội nhóm,
tổ chức hay doanh nghiệp. Tính thực tế ở đây thể hiện qua kết quả
mục tiêu mang lại tại thời điểm và bối cảnh xác định.
- T (Time-Bound): thời hạn để đạt được mục tiêu đã đề ra. Chắc chắn
rằng một mục tiêu đề ra phải có thời hạn cụ thể. Thời hạn ấy sẽ đóng
vai trị vừa là cột mốc thời gian cho những mục tiêu, hoạt động khác,
vừa là động lực để thúc đẩy người thực hiện hồn thành nó. Một thời
hạn q xa so với mức cần thiết sẽ khiến người thực hiện trở nên ỳ
ạch, chậm chạp, nhưng một thời hạn quá gần so với khả năng có thể
gây giảm tính hiệu quả của q trình thực hiện mục tiêu.
Khi đã xác định được các mục tiêu, các nhà quản trị phải tiến hành
xác định thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu. Cần xác định rõ công việc nào
cần thực hiện trước, công việc nào có thể thực hiện sau để đảm bảo phân
bổ thời gian hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Các mục tiêu phải được
xác định thứ tự ưu tiên theo tiêu chí sau:
- Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh của tổ chức.
- Tính cấp bách về mặt thời gian.
- Mức độ phụ thuộc của các hoạt động tiếp theo vào việc đạt mục tiêu
của hoạt động trước.
• Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án
Thường để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong tương lai cũng có
nhiều phương án khác nhau. Mỗi tình huống dự kiến có thể địi hỏi một

phương án giải quyết thích hợp. Chính vì vậy đối với những vấn đề và tình
huống phức tạp, quan trọng hay gay cấn ở mỗi tổ chức đòi hỏi nhà quản trị
12


phải có nhiều phương án kế hoạch để từ đó có thể lựa chọn được phương
án tối ưu.
Sau khi đã xây dựng được các phương án thực hiện mục tiêu, ta tiến
hành đánh giá các phương án trên cơ sở các tiền đề, cơ sở khách quan và
mục tiêu phải thực hiện. Việc đánh giá phương án giúp ta biết được điểm
mạnh và điểm yếu của phương án. Khi các phương án được đưa ra xem xét
và đánh giá nên dựa trên một số căn cứ sau:
- Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất
tới mục tiêu.
- Phương án nào sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
- Phương án nào có chi phí thấp.
- Phương án nào được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực
hiện.
- Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.
Sau quá trình đánh giá các phương án, một vài phương án thích hợp
có thể được các nhà quản trị quyết định thực hiện chứ không chỉ dùng một
phương án tối ưu. Để lựa chọn phương án thực hiện mục tiêu phù hợp, các
nhà quản trị thường phải dựa vào các căn cứ và cơ sở sau:
- Căn cứ: mục tiêu, nguồn lực, điều kiện cơ sở vật chất-kĩ thuật, môi
trường, thời gian…
- Cơ sở: kinh nghiệm, trực giác, thực nghiệm, nghiên cứu-phân tích.
• Bước 4: Quyết định kế hoạch
Lựa chọn phương án hành động chính là thời điểm thực sự ra quyết
định. Lúc này cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực
khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Tại thời điểm mà quyết định

được thực hiện, việc lập kế hoạch chưa thể kế thúc mà còn các kế hoạch
phụ để bổ trợ.
• Bước 5: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ và ngân quỹ hóa kế hoạch
Một kế hoạch chính thường đòi hỏi các kế hoạch phụ trợ mà nhiều
khi bản thân kế hoạch phụ trợ lại quyết định thành công khi thực hiện kế
hoạch chính. Khi kế hoạch đã được lựa chọn, nó phải được triển khai hoặc
kết hợp vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức, nhằm đem lại lợi ích và
hiệu quả tối đa cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
13


Sau khi quyết định đã công bố, kế hoạch đã được xây dựng xong,
bước cuối cùng làm cho kế hoạch có ý nghĩa như đã nêu khi thảo luận về
các kế hoạch đó là lượng hõa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng
ngân quỹ. Dựa vào đó người quản lý có thể biết được cần phải đầu tư bao
nhiêu tiền vào những thời điểm nào, hoặc có bao nhiêu thời gian để thực
hiện, từ đó xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư cho phù hợp cũng như các
nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đề ra.
3. Phương pháp lập kế hoạch
Phương pháp lập kế hoạch là việc tổ chức sẽ lựa chọn cách thức để
thực hiện việc lập kế hoạch, qua đó tổ chức xác định các nguồn lực quyết
định một cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
• Phương pháp dự báo hỗ trợ quá trình lập kế hoạch
- Dự báo theo kịch bản: đưa ra các kịch bản về viễn cảnh tương lai trái
ngược nhau (kịch bản khả thi, kịch bản lạc quan, kịch bản bi quan…).
Từ đó thiết lập các phương án khác nhau để đối phó với các tình
huống có thể xảy ra.
Các bước làm kịch bản:
+ Bước 1: Suy nghĩ về tầm nhìn tương lai
+ Bước 2: Điều tra xu hướng

+ Bước 3: Xác định động lực
+ Bước 4: Tạo một mẫu kịch bản
+ Bước 5: Phát triển các kịch bản khác nhau
+ Bước 6: Trình bày các kịch bản
+ Bước 7: Đánh giá các kịch bản
- Kỹ thuật dự báo Delphi: là công cụ kỹ thuật dự báo dựa trên sự nhất
trí của một tập thể các chuyên gia. Đây được xem như một công cụ
quan trọng trong quá trình lập kế hoạch chiến lược.
Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Xác định mục tiêu dự báo
+ Bước 2: Lựa chọn nhóm chuyên gia
+ Bước 3: Thiết lập bảng câu hỏi trưng cầu ý kiến của các chuyên
gia về các dự báo
+ Bước 4: Tập hợp ý kiến của các chuyên gia thành báo cáo tóm tắt
+ Bước 5: Các chuyên gia được yêu cầu, điều chỉnh, bổ sung hoặc
giữ nguyên ý kiến
14


+ Bước 6: Tổng hợp các ý kiến đánh giá lần thứ hai
• Phương pháp phân tích PEST
Phân tích PEST là một cơng cụ quản lý hữu ích trong việc tìm hiểu
vì sao thị trường tăng trưởng hoặc suy thối, chẳng hạn như xác định được
vị thế, tiềm năng và phương hướng của tổ chức trên thị trường.
- Ưu điểm của phương pháp:
+ Là nền tảng để xây dựng kế hoạch chi tiết để khai thác các cơ hội.
+ Là cong cụ hữu dụng để hiểu được bức tranh tổng thể về môi
trường mà tổ chức đang hoạt động.
+ Hiểu được mơi trường đang hoạt động để có thể tận dụng, nắm bắt
các cơ hội và giảm thiểu các mối nguy.

+ Là công cụ hỗ trợ tư duy và ra quyết định.
- Nhược điểm của phương pháp:
+ Không dùng tư duy phản biện.
+ Rủi ro thiếu các dữ liệu định tính quan trọng.
+ Các yếu tố bên ngồi có thể thay đổi nhanh chóng, do đó quan sát
một lần có thể khơng lấy được thơng tin chính xác.
+ Mất thời gian để tiếp cận được nguồn thông tin và lượng dữ liệu
thơng tin lớn, khó phân tích.
• Phương pháp phân tích SWOT
Phương pháp phân tích SWOT là kỹ thuật chiến lược được sử dụng
để giúp cá nhân hay tổ chức xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và
thách thức trong cạnh tranh thương trường cũng như trong quá trình xây
dựng nội dung kế hoạch cho dự án.
- Các bước tiến hành phân tích SWOT:
+ Giới thiệu mục đích của phân tích SWOT
+ Nhóm trưởng tạo hứng thú thảo luận
+ Lần lượt phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức
+ Phân tích tương quan
+ Thống nhất kết quả phân tích giữa các thành viên
- Ưu điểm: SWOT giúp gắn kết đội nhóm và khuyến khích nhân viên
tham gia lên chiến lược cho tổ chức. Phân tích SWOT tập hợp nhiều
góc nhìn khác nhau và là phương pháp công cụ dễ dàng hỗ trợ tư duy
về đối tượng đồng thời tạo ra nhiều ý tưởng mới.
15


- Nhược điểm: Phương pháp này mang tính phán đốn nhiều hơn định
tính. Thu thập và phân tích dữ liệu SWOT dễ mang tính chủ quan của
những cá nhân tiến hành phân tích. Dữ liệu đầu vào trong phân tích
SWOT cũng có thể trở nên lỗi thời khá nhanh.

• Sơ đồ Gantt
Đây là sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian.
Sơ đồ gồm: trục tung thể hiện tên các cơng việc, trục hồnh thể hiện các
mốc thời gian cho những công việc.
- Cách thức tiến hành:
+ Xác định các hoạt động
+ Tính tốn thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc cho mỗi hoạt
động
+ Xác định mối quan hệ giữa các hoạt động
+ Vẽ lịch thực hiện đề tài
+ Điều chỉnh thời gian tất cả các cơng việc cho đến khi hồn thành
lịch trình
- Ưu điểm: phương pháp này sẽ giúp ta quản lý chung một lúc nhiều
thông tin, nâng cao năng suất và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả.
- Nhược điểm: Các mối quan hệ của công việc không thể hiện được
một cách rõ ràng, khơng nhìn ra được cơng việc nào là quan trọng và
cần đặc biệt chú ý. Đối với những dự án phức tạp lên đến hàng trăm
đầu việc thì việc điều chỉnh thời gian trong quá trình triển khai dự án
là rất khó khăn đồng thời khó nhận biết cần phải ưu tiên thực hiện
công việc nào nếu sơ đồ có q nhiều cơng việc đan xen, liên tiếp
nhau.
- Ngun tắc:
+ Nhiệm vụ có kì hạn phải hoàn thành gần nhất.
+ Nhiệm vụ đặt trước phải hoàn thành gần nhất.
+ Nhiệm vụ có độ dài thời gian phải hồn thành gần nhất.
+ Nhiệm vụ có thời gian dự trữ nhỏ nhất
- Cho phép xác định và điều hành theo:
+ Thời gian thực hiện nhiệm vụ.
+ Thời gian dự trữ của từng cơng việc.
+ Theo dõi tiến trình thực hiện nhiệm vụ.

III. Lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân
1. Mục tiêu trong 3 năm tới
16


Trở thành nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Dịch vụ hàng
hóa hàng khơng Việt Nam. Để đạt được mục tiêu này thì các mục tiêu trước
mắt cần phải đạt được là:
- Tốt nghiệp đúng hạn
- Có bằng Tiếng anh chứng chỉ B1
- Có bằng chứng chỉ tin học văn phòng
2. Lý do lựa chọn mục tiêu
Hiện nay, Ngành Quản trị Văn phòng đang được mọi người chú
trọng và phát triển. Do đó bản thân muốn theo đuổi và gắn bó với ngành
nghề này. Hơn nữa, hiện tại tôi đang là sinh viên năm 2 theo học Ngành
Quản trị Văn phòng tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nên cơ hội để mình
làm cơng việc đó sẽ thuận lợi hơn.
3. Điều kiện để trở thành nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Dịch vụ hàng hóa hàng khơng Việt Nam
- Có bằng tốt nghiệp đại học đạt loại khá trở lên.
- Có bằng IELTS (tối thiểu 4.5)
- Có chứng chỉ tin học văn phịng
• Đánh giá khả năng và mục tiêu cần phấn đấu cho bản thân
- Bằng tốt nghiệp đại học loại khá trở lên:
Để có bằng tốt nghiệp loại khá trở lên thì điểm trung bình trung tích
lũy phải đạt từ 2.5 trở lên. Tuy nhiên để có thể cạnh tranh với những người
khác cần đạt loại giỏi trở lên tức là từ 3.2 trở lên.
Hiện tại điểm trung bình chung tích lũy của mình là 2.5 và cịn 4 kì
học là tốt nghiệp. Nếu học đúng tiến độ và điểm kết thúc học phần các mơn
đạt từ B trở lên thì sẽ có thể tốt nghiệp đúng hạn với bằng loại giỏi. Ngoài

ra cịn phải hồn thành các điều kiện tốt nghiệp khác.
- Bằng IELTS (tối thiểu 4.5):
Hiện nay để được làm nhân viên văn phịng thì phải có bằng IELTS
tối thiểu 4.5. Nhưng đến khi mình tốt nghiệp có khả năng điều kiện về
IELTS sẽ nâng lên, do đó để có thể cạnh tranh với những sinh viên khác,
IELTS phải đạt từ 6.0 trở lên.
- Chứng chỉ tin học văn phòng:
Chứng chỉ tin học văn phòng là chứng chỉ của Bộ Giáo dục dùng để
quy định đánh giá năng lực sử dụng Công nghệ thông tin của người học và
17


cấp chứng chỉ. Để có được chứng chỉ này cần phải thành tạo những kĩ
năng, kiến thức về Word, Excel, Power Point.
4. Mục tiêu cần đạt
Thơng qua những phân tích ở trên, để làm nhân viên văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa hàng khơng Việt Nam với cơ hội cao
thì bản thân phải đạt được các mục tiêu sau:
- Tốt nghiệp đúng hạn với bằng loại giỏi
- Có bằng IELTS 6.0 trở lên
- Có chứng chỉ tin học văn phịng
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu:
- Thi chứng chỉ tin học văn phòng
- Thi IELTS
- Tốt nghiệp
5. Lên kế hoạch cụ thể cho từng mục tiêu
• Tốt nghiệp bằng loại giỏi trở lên
- Từ giờ cho tới lúc tốt nghiệp còn 4 kì học, tổng cộng cịn 65 tín chỉ.
Trung bình chung tích lũy hiện tại là 2.5, để tốt nghiệp được bằng loại
giỏi trở lên, các học phần còn lại phải đạt từ B+ (8.0) trở lên, không

học phần nào bị trượt. Đối với các học phần trong kì hiện tại cũng
phải đạt mục tiêu như trên.
- Mục tiêu cho từng học phần (kì 5,6,7,8)
STT

Tên học phần

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Giáo dục quốc phịng an ninh
Tổ chức học
Công tác văn thư
Thống kê cho khoa học xã hội
Nghiệp vụ thư kí văn phịng
Nhập mơn quản trị văn phịng
Văn hóa cơng sở
Tổ chức sự kiện
Ngun lý kế toán
Nghi thức nhà nước

Luật lao động
Kỹ năng hoạch định trong quản
trị văn phịng
Kiến tập ngành nghề
Cơng tác lưu trữ

13.
14.

18

Số tín
chỉ
8
3
2
2
3
2
2
3
3
2
2
2

Thang
điểm 10
8.5 - 9
7-8

8
7-8
8 - 8.5
8
8.3
8.5
7-8
7.5
7
7.8

Thang
điểm chữ
A
B/B+
B+
B/B+
B+
B+
B+
B+
B/B+
B
B
B

2
3

8.5

8

B+
B+


15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.

Kỹ năng đàm phán
Quản trị thiết bị
Pháp luật về doanh nghiệp
Kế toán doanh nghiệp thương
mại
Kỹ năng tổ chức và kiểm tra
trong quản trị văn phịng
Khóa luận tốt nghiệp
Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 trong cơng tác văn phịng
Quản trị văn phòng doanh
nghiệp

Năng lực ngoại ngữ bậc 3/6
khung năng lực ngoại ngữ Việt
Nam
Chuẩn kỹ năng sử dụng công
nghệ thông tin cơ bản
Thực tập tốt nghiệp

2
2
2
2

8
7.7
7
7.5

B+
B
B
B

3

8

B+

5
2

8.5
8

B+
B+

3

8

B+

3

7.5

B

3

8

B+

5

8.5

B+

- Các điều kiện khác để xét tốt nghiệp:
+ Chứng chỉ Giáo dục thể chất: đã hoàn thành
+ Chứng chỉ Giáo dục quốc phòng an ninh: phải đạt
+ IELTS (4.0 – 5.0): phải đạt
+ Chứng chỉ tin học văn phịng: phải đạt
• Bằng IELTS:
- Để ra được trường thì IELTS tối thiểu phải là 4.5. Nhưng để được
vào làm tại Công ty và cạnh tranh với nhiều người khác thì IELTS tối
thiểu phải là 6.0.
- Kì học sắp tới có nhiều mơn chun ngành nên khơng thể học IELTS,
do đó kì 1 năm thứ 4 sẽ bắt đầu học IELTS (bằng có giá trị 2 năm do
vậy học xong thi ln để bằng có hiệu lực và đủ điều kiện đi làm).
Thời gian học là khoảng 6 tháng thì đến kì 2 năm thứ 4 sẽ thi.
• Chứng chỉ tin học văn phòng:
Do chứng chỉ tin học văn phịng có hiệu lực vơ thời hạn nên đến kì 2
năm thứ 3 sẽ ơn và thi ln. Thời gian ôn tập khoảng 2 tháng (bắt đầu ôn từ
tháng 3/2022) sau đó sẽ đăng kí thi (đăng kí thi tháng 5/2022). Phải ôn
luyện những kiến thức cơ bản về Word, Excel, Power Point và thực hiện
19


thành thạo nó để có thể dễ dàng hơn trong việc thực tập cũng như việc thi
chứng chỉ.
6. Đánh giá kế hoạch
- Ưu điểm:
Phù hợp với khả năng và mong muốn của bản thân, môi trường làm
việc phù hợp, chuyên nghiệp, có nhiều cơ hội thăng tiến.
Có thể sắp xếp thời gian làm thêm công việc khác tùy vào năng lực.
Được học hỏi thêm về các kiến thức chuyên môn khá cũng như kĩ

năng làm việc tốt hơn.
- Hạn chế:
Phải cân đối căn chỉnh thời gian, công việc cho hợp lý để tốt nghiệp
đúng thời hạn.
Có thể gây áp lực vì cơng việc đan xen nhau.
7. Các kế hoạch khác
- Tham gia đầy đủ và tích cực các hoạt động của Khoa, của Trường để
mang lại nhiều kiến thức và kinh nghiệm hơn cho bản thân mình.
- Lịch học trong các kì cịn lại đăng kí vào buổi sáng, buổi chiều đi
làm thêm. Ứng tuyển vào vị trí trợ giảng tại các trung tâm Tiếng Anh
để có thêm kinh nghiệm và ôn luyện kỹ năng tiếng anh phục vụ việc
học IELTS sắp tới.
8. Ước tính chi phí cần có
- Chi phí cho 4 kì học cịn lại với 1 tín chỉ theo hiện tại là 324.000
VND
 65 x 324.000= 21.060.000 VND.
- Chi phí học IELTS: 6.000.000 VND.
- Chi phí thi IELTS: 4.750.000 VND.
- Chi phí thi chứng chỉ tin học văn phịng: 1.000.000 VND.
- Chi phí ăn ở, đi lại, nhu cầu cá nhân phục vụ việc học: 2.600.000
VND/ tháng.
- Ngồi ra cịn có tiền làm các chương trình sự kiện, photo, mua tài
liệu… trong việc học.
 Tổng chi phí ước tính cần có là: 120.000.000 VND.

20


C. KẾT LUẬN
Trong tình hình kinh tế ngày càng phát triển như hiện nay, cùng với

mục tiêu tăng trưởng cao của các tổ chức và để đạt được những mục tiêu
đó tổ chức phải lên một kế hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng và có thể thực
hiện được. Qua việc lập kế hoạch như vậy sẽ giúp tổ chức có hướng đi rõ
ràng, tránh đi sai đường dẫn đến hậu quả khơng lường cho tổ chức đồng
thời nó cũng giúp tổ chức thành cơng nhanh chóng.
Để lập được kế hoạch như vậy, tổ chức cần nắm rõ những kiến thức
cơ bản về kỹ năng lập kế hoạch, quy trình thực hiện của nó, phương pháp
thực hiện nó ra sao và công cụ để lập kế hoạch như thế nào. Qua những
kiến thức đó, tổ chức có thể dễ dàng lập cho mình một bản kế hoạch đầy
đủ, chi tiết và cùng nhau thực hiện kế hoạch đó.
Như vậy, sau khi tìm hiểu những kiến thức cơ bản về kỹ năng lập kế
hoạch, tơi cũng đã lập cho mình một kế hoạch cụ thể trong 3 năm tới để
phấn đấu, thực hiện nó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất từ đó đem lại cho
mình một cơng việc mà mình mong muốn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Quách Đại Dương, Bài giảng quản trị học,
21


2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

23/3/2014.
Diệu Nhi, Lập kế hoạch (Planning) là gì? Vai trị và quy trình lập kế
hoạch, 01/10/2019.
Diệu Nhi, Kế hoạch (Plan) là gì? Nội dung và phân loại,
01/10/2019.
Nguyễn Thị Minh Thu, Bài 3 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức,
/>ke_hoach_va_to_chuc.pdf, 20/8/2017.
Minh Tú, SMART là gì? Các tiêu chí SMART-Xây dựng mục tiêu
SMART, 01/3/2021.
Lucio_Nguyen, Tiểu luận chức năng lập kế hoạch trong tổ chức,
29/4/2016.
MAIHUE.USSH, Kỹ năng lập kế hoạch-Ý nghĩa và phương pháp
mang lại hiệu quả nhất, 29/10/2018.
Tailieu.vn, Bài 4: Chức năng lập kế hoạch,
file:///C:/Users/Administrator/Downloads/06_qth_bai_4_tr_47_68_75
99.pdf, 25/3/2010.
Got it, Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả
nhất, 7/02/2021.

22


23