Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông bộ giáo dục tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

PHẠM THỊ HỒNG NHUNG

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG
BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 11 năm 2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

PHẠM THỊ HỒNG NHUNG

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG
BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. ĐỒN THỊ HỊA

Hà Nội, tháng 11 năm 2019

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn các các thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ
cùng các Giáo sư, Tiến sĩ đã giảng dạy, truyền đạt cho tôi kiến thức về lưu trữ
học trong suốt thời gian học cao học tại Đại học Nội vụ Hà Nội.
Với tình cảm chân thành nhất tơi xin trân trọng cảm ơn người hướng dẫn
khoa học Ts. Đồn Thị Hịa đã giảng dạy, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong
suốt thời gian tôi viết Luận văn này.
Tôi xin cảm ơn Ban Giám đốc, lãnh đạo Phòng đọc cùng các đồng nghiệp
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tạo điều kiện giúp tơi về tư liệu và góp ý
cho tôi rất nhiều trong thời gian viết Luận văn.
Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2019

Phạm Thị Hồng Nhung


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong Luận văn là trung thực và rõ ràng. Đề tài nghiên cứu một cách độc
lập, khơng có sự sao chép kết quả của bất cứ đề tài đã có nào trong lĩnh vực này.
Lời cam đoan này của tôi là đúng sự thật và tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHDC

Cộng hòa dân chủ

CHXHCN

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa

CVTLTNN

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

DCCH

Dân chủ cộng hịa

GDPT

Giáo dục phổ thơng

BTVH

Bổ túc văn hóa

BDHV

Bình dân học vụ

TTNMC

Thanh toán nạn mù chữ

TTLTQGIII

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................. 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................. 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 4
5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 5
6. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5
7. Bố cục của luận văn .................................................................................... 6
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ............................................................................. 7
1.1. Cơ sở lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................. 7
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................... 7
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ ................................................................................... 7
1.1.1.2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ..................................................... 8
1.1.1.3. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ........................................ 8
1.1.2. Vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ ..................................................... 8
1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ................... 12
1.1.4. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................. 13
1.2. Cơ sơ pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .............................. 15
1.2.1. Các quy định của Nhà nước về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .... 15
1.2.2. Các quy định của Ngành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ......... 17
Tiểu kết chương 1 ......................................................................................... 19
Chương 2. THỰC TRẠNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

PHÔNG BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III . 20
2.1. Tổng quan về Bộ Giáo dục và Phông Bộ Giáo dục 1945-1980 ........... 20


2.1.1. Sơ lược lịch sử hoạt động của Bộ Giáo dục 1945-1980 ..................... 20
2.1.2. Phông lưu trữ Bộ Giáo dục 1945-1980 .............................................. 21
2.1.2.1. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và đặc điểm Phông Bộ Giáo dục 21
2.1.2.2. Thành phần, nội dung thông tin tài liệu Phông Bộ Giáo dục ......... 25
2.2. Giá trị của tài liệu Phông Bộ Giáo dục .................................................. 35
2.2.1. Là nguồn sử liệu quý giá nghiên cứu lịch sử giáo dục phổ thông ...... 35
2.2.2. Giúp các nhà quản lý, lãnh đạo đúc rút kinh nghiệm đề ra chủ trương,
biện pháp đúng đắn trong công tác phát triển giáo dục ................................ 37
2.2.3. Là nguồn tư liệu có giá trị giúp nghiên cứu về giới trí thức Việt Nam..... 39
2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................................................... 41
2.3.1. Đối tượng khai thác và sử dụng tài liệu .............................................. 41
2.3.2. Số lượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu ................................... 42
2.3.3. Số lượng hồ sơ được sử dụng khai thác .............................................. 43
2.3.4. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục ....... 44
Tiểu kết chương 2 ......................................................................................... 45
Chương 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ
GIÁO DỤC......................................................................................................... 46
3.1. Một số nhận xét ...................................................................................... 46
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 46
3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 47
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................ 49
3.2. Các giải pháp chung ............................................................................... 50
3.2.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo liên quan đến
hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. .................................. 50

3.2.2. Quy định mức thu phí và chế độ khuyến khích những đối tượng độc
giả nghiên cứu tài liệu thường xuyên và có khối lượng lớn ......................... 52
3.3. Các giải pháp cụ thể ............................................................................... 53


3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ............................................. 53
3.3.1.1.Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu tài khoa
học liệu lưu trữ Phơng Bộ Giáo dục ............................................................. 53
3.3.1.2. Đa dạng hóa, hiện đại hóa các hình thức khai thác, sử dụng và công
bố tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục .......................................................... 54
3.3.1.3. Xây dựng mục lục hồ sơ chuyên đề các vấn đề về giáo dục trong
Phông Bộ Giáo dục kết hợp với các phông lưu trữ liên quan....................... 56
3.3.2. Một số khuyến nghị đối với độc giả ................................................... 57
Tiểu kết chương 3 ......................................................................................... 58
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 60
TÀI LIỆU THẠM KHẢO ................................................................................ 61
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 67


1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thời đại nào cũng vậy, giáo dục ln có vị trí quan trọng và là nhân tố để
thúc đẩy sự phát triển của mỗi quốc gia. Trong lịch sử dựng nước và giữ nước
của dân tộc Việt Nam, ơng cha ta sớm có ý thức về vai trò của giáo dục - đào tạo
và quan niệm rằng muốn xây dựng đất nước, mở mang kinh tế thì phải đào tạo và
bồi dưỡng người tài, bởi “hiền tài là nguyên khí của quốc gia”. Kế thừa, phát huy
truyền thống trọng giáo dục, trọng nhân tài của ông cha, ngay từ khi Nhà nước
Việt Nam Dân chủ cộng hoà ra đời vào tháng 9 năm 1945 cho đến nay, chúng ta
luôn quan tâm chăm lo phát triển sự nghiệp giáo dục, đầu tư cho giáo dục - đào

tạo, coi giáo dục là quốc sách trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
Nền giáo dục Việt Nam đã từng bước có những điều chỉnh phù hợp để đáp ứng
nhu cầu ngày càng phát triển của xã hội. Để có được những thành cơng trong
cơng tác giáo dục như ngày hôm nay phải kể đến vai trò của tài liệu lưu trữ.
Nhận thức rõ việc tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia có ý
nghĩa chính trị, xã hội và nhân văn hết sức sâu sắc, trong những năm qua, Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQGIII) đã thực hiện nhiều hình thức phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với
công chúng, phục vụ hiệu quả hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
trong đời sống xã hội. Khối tài liệu Phông Bộ Giáo dục đang được bảo quản
vĩnh viễn tại TTLTQGIII là một trong số những phông tài liệu cần được phát
huy giá trị. Tuy nhiên, qua tìm hiểu, chúng tơi nhận thấy Phơng lưu trữ này
trong thời gian qua chưa được khai thác nhiều và chưa triệt để, mới chỉ dừng lại
ở việc nghiên cứu mục lục hồ sơ hoặc tìm hiểu, nghiên cứu sâu vào một vài vấn
đề trong các hồ sơ. Mặc dù, đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu khác nhau về
các lĩnh vực như: văn hóa, xã hội, giáo dục…, song hầu như rất ít các cơng trình
nghiên cứu đó sử dụng đến tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ trong
Phông Bộ Giáo dục 1945-1980. Ý thức được việc sử dụng những thông tin của
tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục là hết sức quan trọng trong sự nghiệp phát


2
triển xã hội cộng với những nhận định thực tế trên, chúng tôi đã quyết định lựa
chọn đề tài “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III’’ làm đề tài luận văn cao học.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau trong
xã hội hiện đang là một vấn đề thu hút giới nghiên cứu cũng như rất nhiều người
quan tâm. Bởi vì, tiếp cận giá trị của tài liệu lưu trữ bằng hình thức tổ chức khai
thác, sử dụng giúp xã hội nhận thức đúng đắn về vai trò và giá trị của tài liệu lưu

trữ trong xã hội; giúp những người làm công tác lưu trữ hiểu rõ hơn tầm quan
trọng và trách nhiệm của mình và bổ khuyết những kiến thức về lưu trữ học.
Tính đến nay, đã có một số đề tài nghiên cứu được chia thành các nhóm sau đây:
Các giáo trình mang tính lý luận chung về cơng tác lưu trữ, tiêu biểu là
cuốn: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do các tác giả: Đào Xuân Chúc,
Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, NXB Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 2006; Cuốn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ
căn bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006; cuốn
giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do TS. Chu Thị Hậu chủ
biên, NXB Lao động, năm 2016. Trong các cuốn giáo trình trên các tác giả đều
có một phần hoặc một chương nói về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Các bài tham luận tại Hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” do Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước tổ chức tháng 4 năm 2008, gồm: “Giá trị của tài liệu lưu trữ và
trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Phụng;
“Những điều chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Hà Văn Huề; Hội thảo
nghiệp vụ:“Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 6/2017, gồm:“Những thuận lợi và thách
thức đối với công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong công cuộc cải cách


3
hành chính nhà nước ở Việt Nam” của tác giả Đỗ Văn Học - Lê Thị Vị; “Cải
cách thủ tục hành chính tại các lưu trữ lịch sử hướng tới sự hài lòng của người
sử dụng” của tác giả Trần Phương Hoa;
Các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam: “Tài liệu lưu trữ
ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III với tiềm năng phục vụ các nhu cầu của xã
hội”; “Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III”; “Triển vọng tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”
đây là loạt bài của tác giả Hà Quảng và bài tham gia Hội thảo của tác giả Vũ
Xuân Hưởng “Một số hoạt động nhằm tăng cường việc phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”. Nội dung các bài viết này cho thấy
các tác giả đã nêu bật ưu điểm và giá trị của các tài liệu lưu trữ, tuy nhiên,
những vấn đề liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như quy định;
hình thức khai thác, sử dụng… vẫn chưa được phân tích, nghiên cứu cụ thể.
- Các cơng trình khoa học nghiên cứu, đánh giá giá trị của tài liệu lưu trữ
trên phương diện sử liệu học: Các luận văn: “Tài liệu phông lưu trữ Quốc hội
(giai đoạn 1976 - 1992) - nguồn sử liệu giá trị cần được công bố, giới thiệu
phục vụ nghiên cứu lịch sử” của tác giả Đào Đức Thuận; “Phông lưu trữ Ủy ban
Kháng chiến Hành chính Nam Bộ - Một nguồn sử liệu về Nam Bộ thời kháng
chiến chống Pháp (1945 - 1954)” của tác giả Lê Tuyết Mai năm 2011. Các
Khóa luận: “Phơng lưu trữ Đồn Thanh niên xung phong - Nguồn sử liệu để
nghiên cứu lực lượng thanh niên xung phong thời kỳ kháng chiến chống Pháp
1952 - 1954” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Mai; “Phông lưu trữ Uỷ ban thống
nhất Chính phủ - Nguồn sử liệu về cơng tác viện trợ cho miền Nam trong kháng
chiến chống Mỹ” của tác giả Vũ Thị Thu Hương.
Trong các cơng trình trên, các tác giả đã thống kê, tổng hợp và khái quát
được toàn bộ hoạt động tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ các
phông thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài. Qua quá trình khảo sát và tìm
kiếm tư liệu, chúng tơi nhận thấy số lượng các cơng trình nghiên cứu về tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã chiếm một tỷ lệ khá lớn. Song, kể cả luận


4
văn thạc sĩ và khoá luận tốt nghiệp, cho đến nay chưa có một đề tài nào nghiên
cứu sâu về hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Bộ Giáo dục tại
TTLTQGIII. Do vậy, đề tài mà chúng tôi lựa chọn không trùng lặp với bất cứ đề
tài nghiên cứu nào trước đây.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Phân tích giá trị của tài liệu Phông lưu trữ Bộ Giáo dục và tình hình khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong Phông, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phông lưu trữ Bộ Giáo dục.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục đích nêu trên đề tài cần tập trung giải quyết những
nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa và phân tích một số vấn đề lý luận về tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ; Giới thiệu nội dung, khối lượng, thành phần và giá trị tài
liệu lưu trữ phơng Bộ Giáo dục;
- Tìm hiểu thực trạng việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ
Giáo dục tại TTLTQGIII; Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong thời gian tới tại
TTLTQGIII.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thông tin, giá trị của tài liệu lưu trữ có
trong phơng và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Thời gian nghiên cứu: Tác giả tập trung khảo sát, đánh giá tình hình khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII từ năm 1996
đến nay. Sở dĩ, chúng tôi lấy mốc thời gian năm 1996 là do Trung tâm được
thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 10 tháng 6 năm 1995. Chúng tôi chỉ tập
trung khảo sát hệ thống sổ sách tại Trung tâm từ năm 2012-2018 bởi lẽ hệ thống


5
sổ sách những năm trước chỉ ghi chung chung không rõ phơng tài liệu nên
khơng thể thống kê được chính xác.

Khơng gian nghiên cứu: tồn bộ tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục
(1945-1980) tại TTLTQGIII. Do khối tài liệu này chiếm số lượng tương đối
nhiều, nội dung đa dạng, phong phú nên chúng tôi chỉ giới thiệu một cách khái
quát và điển hình.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa
Mác-Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sẽ vận dụng các phương pháp:
Phương pháp khảo sát thực tế, mô tả và phỏng vấn được sử dụng trong
việc tìm hiểu về tình hình và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông
Bộ Giáo dục. Phương pháp này cũng được thực hiện trong việc mô tả hiện trạng
khả năng đáp ứng của TTLTQGIII đối với nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong thời gian qua.
Phương pháp phân tích và suy luận logic được sử dụng trong việc đánh
giá về vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ và lý giải mối quan hệ giữa tài liệu lưu
trữ đối với một cơng trình nghiên cứu. Ngồi ra, phương pháp này cịn được sử
dụng để dự đốn nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng
tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong thời gian tới.
Phương pháp sử liệu học: Phương pháp sử liệu học được vận dụng khi
xem xét, xác định giá trị, độ tin cậy của tài liệu.
Phương pháp hệ thống: Phương pháp hệ thống được dùng để khái quát về
các nhóm tài liệu lưu trữ cần sử dụng trong việc nghiên cứu.
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài giúp làm rõ thêm vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên
cứu giáo dục, giúp người nghiên cứu nắm được khái quát nội dung và giá trị
tiềm năng của phơng Bộ Giáo dục. Ngồi ra, đề tài cịn góp phần nâng cao ý
thức của các nhà nghiên cứu trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Bên
cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp TTLTQGIII quan tâm, chú ý hơn


6

trong việc tổ chức khoa học tốt tài liệu lưu trữ cũng như ln đổi mới các hình
thức khai thác, sử dụng nhằm cung cấp tài liệu lưu trữ phục vụ hiệu quả cho các
mục đích khác nhau của xã hội.
7. Bố cục của luận văn
Đề tài nghiên cứu ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham
khảo, được kết cấu gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong chương này, chúng tôi hệ thống hóa và phân tích một số vấn đề cơ
sở lý luận và pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ
Giáo dục.
Đây là một trong hai chương chính của luận văn, trong chương này, chúng
tôi giới thiệu nội dung thông tin tài liệu lưu trữ; phân tích, đánh giá giá trị của tài
liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. Đồng thời khảo sát tình hình tổ chức khai thác,
sử dụng phơng lưu trữ này.
Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII.
Trong chương này, chúng tôi đã nêu ra những ưu điểm và những mặt còn
hạn chế trong việc tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông
Bộ Giáo dục, và nguyên nhân của những hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra những
giải pháp nhằm khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phơng Bộ Giáo
dục và một vài khuyến nghị đối với độc giả.
Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do nhận thức của bản thân còn hạn chế
nên chắc chắn trong luận văn cịn những hạn chế, thiếu sót. Rất mong nhận được
sự góp ý của thầy cơ và các đồng nghiệp để luận văn của tơi được hồn thiện hơn.


7
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ
Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền
đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm khi cần
thiết…Chúng trở thành công cụ để quản lý, điều hành cũng như duy trì hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vai trị đó khơng thể chối bỏ, vì vậy con
người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để phục vụ cho nhu cầu
sử dụng, coi đó như một loại tài sản quý giá và cần được bảo vệ. Cũng từ đó các
thuật ngữ như: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ” xuất hiện.
Tại Khoản 2 Điều 1 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài
liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân”. Và để cụ thể hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “Tài liệu bao gồm
văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài
liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi
ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011
nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó, tạo cơ
sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ của các
ngành, lĩnh vực; thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” cũng được hiểu một cách chính xác.
Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thơng qua có rất nhiều quan điểm
khác nhau khi đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ. Theo cách hiểu thông thường
tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu
cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Như vậy, tài liệu lưu
trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về
tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển
của xã hội con người. Theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa
như sau: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được

8
lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai
thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…
của toàn xã hội.
Như vậy, định nghĩa tài liệu lưu trữ được nêu tại Khoản 3, Điều 2 Luật
Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong luận văn này:
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,
bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế
bằng bản sao hợp pháp”.
1.1.1.2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của tác giả
Dương Văn Khảm thì khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được định
nghĩa như sau: “Quá trình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ
cho các yêu cầu nghiên cứu”.
Việc khai thác, sử dụng tài liệu trong trường hợp này được hiểu là hoạt
động sử dụng tài liệu của người nghiên cứu hoặc các đối tượng có nhu cầu sử
dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của cơng việc.
1.1.1.3. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của
các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ
chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết
từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và
các lợi ích chính đáng của công dân. Như vậy, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ có thể được hiểu theo định nghĩa sau: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ là q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu
cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện
hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [4.Tr.239]

1.1.2. Vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ
Trong lĩnh vực chính trị: Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở
bất kỳ quốc gia nào giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như


9
một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng
cố địa vị của mình. Tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng chứng để chứng
minh chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của quốc gia; giải quyết các
vấn đề tranh chấp, xung đột về biên giới, lãnh thổ, cơ sở thờ tự của các tơn
giáo…Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn là nguồn thơng tin đáng tin cậy, hỗ trợ đắc
lực cho công tác bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội cũng như phục
vụ cơng tác phịng, chống và điều tra truy tìm tội phạm. Việc nghiên cứu hồ sơ
của nhiều vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của
các băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử lý [5. tr.25].
Khi viết lịch sử địa phương, lịch sử cơ quan người biên soạn phải sưu tầm
và thu thập nhiều nguồn thơng tin khác nhau, trong đó phải kể đến nguồn tài liệu
lưu trữ. Như chúng ta đã biết, cuốn sách Trắng của Bộ Ngoại giao - Nước
CHXHCN Việt Nam về chủ quyền Quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa đã sử
dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ. Điều này chứng tỏ, thơng tin trong tài liệu lưu trữ
có giá trị hết sức quan trọng trong lĩnh vực chính trị.
Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có giá trị rất lớn đối với việc khôi
phục và phát triển kinh tế của đất nước, quá trình phát triển đất nước gắn liền
với sự phát triển kinh tế, khi xây dựng kinh tế nó thể hiện qua các cơng trình
kiến trúc của đất nước. Có rất nhiều cơng trình xây dựng từ thời pháp thuộc,
những cơng trình có tuổi thọ hàng trăm năm và không thể tồn tại vĩnh cửu được
do nhiều tác động khác nhau. Sau thời gian sử dụng chúng ngày càng xuống cấp,
chính vì thế mà tài liệu lưu trữ có vai trị và giá trị quan trọng trong việc cung
cấp những thông tin cần thiết giúp thiết kế lại cơng trình mới dựa trên bản thiết
kế có sẵn hoặc tu sửa để phục hồi những cấu trúc và nét cổ xưa của nó, từ đó

góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế và giữ lại được những cơng trình mang dấu
ấn của từng giai đoạn lịch sử.
Đối với lĩnh vực kinh tế, thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên
được khai thác sử dụng để phục vụ xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp
với điều kiện của từng địa phương, từng vùng kinh tế trọng điểm như vùng kinh
tế miền Trung – Tây Nguyên, vùng đồng bằng Sông Hồng, đồng bằng Sông Cửu
Long; phục vụ quy hoạch phát triển khu kinh tế, các cụm công nghiệp [5,tr.16].


10
Việc khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp tiết
kiệm được nhiều thời gian, cơng sức, tiền của trong việc thăm dị và tìm kiếm
các nguồn tài nguyên. Tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cịn là bí
quyết sản xuất kinh doanh, kinh nghiệm. Tài liệu lưu trữ giúp các cơ quan tổ
chức tham khảo và áp dụng những công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản
lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh.
Đối với nghiên cứu khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư
liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự
nhiên, xã hội và tư duy. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, quốc gia cần
phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau. Vì vậy, các nhà sử học đã sử dụng
tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử,
khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiểu đúng lịch sử.
Tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học rất quan trọng, khi tiến hành
nghiên cứu một vấn đề gì đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả
nghiên cứu của người đi trước. Trong các lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ đặc
biệt có giá trị đối với khoa học lịch sử. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không
chỉ giúp các nhà sử học tái hiện lại lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong việc
xác minh tính chân thực, chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông
tin đáng tin cậy để các cơ quan, địa phương tổng kết thành tựu, kinh nghiệm
trong quá trình hoạt động và phát triển…[5, tr.17].

Giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thông tin
trong tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu các
vấn đề liên quan đến văn hóa dân tộc, văn hóa vùng miền. Những nghiên cứu về
văn hóa dựa trên cơ sở các thơng tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu
những nét bản sắc độc đáo truyền thống của các dân tộc, vùng miền ở Việt Nam
với bạn bè thế giới…
Tài liệu lưu trữ cịn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội vì nó
cung cấp thơng tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tơn giáo,
dân tộc. Ngồi ra tài liệu lưu trữ cịn cung cấp những thơng tin cậy để Đảng,
Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có cơng, những đối
tượng xã hội như hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B…


11
Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn ln là nguồn thơng tin có
nhiều giá trị. Cũng như trong lĩnh vực kinh tế, để xây dựng chiến lược và kế
hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, các nhà quản lý giáo dục không thể không
khai thác số liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả đào tạo. Những
nhà quản lý giáo dục cần khai thác những nguồn thông tin tài liệu về chất lượng
trường lớp, cơ sở giáo dục các vùng, địa phương để căn cứ vào đó đưa ra những
điều chỉnh hợp lý cho sự phát triển giáo dục.
Giá trị của tài liệu lưu trữ trong công tác giáo dục truyền thống cho các
thế hệ trẻ: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc giáo dục truyền thống
cho các thế hệ khác nhau. Mỗi một dân tộc mang một truyền thống, bản sắc
riêng, và được xây dựng, bảo tồn từ thế hệ này sang thế hệ khác do được sự
quan tâm giáo dục thường xuyên liên tục. Chúng ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ
để giáo dục cho thế hệ trẻ nối tiếp truyền thống đó qua các cuộc trưng bày triển
lãm, thông tin đại chúng nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn của dân tộc…
Trong hoạt động quản lý: tài liệu lưu trữ là công cụ, phương tiện phục vụ
cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, bất

cứ một lĩnh vực hoạt động nào đều cần đến tài liệu lưu trữ, bởi vì tài liệu lưu trữ
chứa đựng những thông tin quan trọng về kết quả lao động và sáng tạo của lãnh
đạo cũng như của cán bộ, công chức, viên chức trong mỗi cơ quan, hay nói cách
khác tài liệu lưu trữ là những văn bản quy phạm pháp luật. Vì vậy, người ta sử
dụng những thông tin này làm căn cứ để giải quyết các cơng việc phục vụ cho
việc nghiên cứu tình hình, tổng kết cơng tác, vạch ra chủ trương chính sách, ra
các quyết định quản lý, giúp cho người lãnh đạo quản lý rút ra những bài học
kinh nghiệm.
Tài liệu lưu trữ có vai trị và giá trị đối với cá nhân: Tài liệu lưu trữ cịn
là nguồn thơng tin q giá phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân.
Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết mọi người ai cũng đã hơn một lần cần khai
thác sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản
thân như: xác minh lý lịch, thời gian cơng tác, trình độ học vấn, hình thức khen
thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân, để giải
quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản…


12
1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là
biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ thành những tư
liệu bổ ích phục vụ cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa
học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu
cuối cùng của công tác lưu trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công
dân. Đối với một cơ quan, tổ chức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu quả khi
thông tin trong tài liệu được khai thác để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành như hoạch định kế hoạch, phương án đầu tư, bổ nhiệm nhân sự hay tổ chức
bộ máy rất cần phải tham khảo các thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực tế đã có
nhiều thiệt hại nghiêm trọng về kinh tế, bởi những kế hoạch đầu tư không hiệu

quả, bổ nhiệm nhân sự thiếu năng lực…mà nguyên nhân một phần là do không
biết sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò
của các lưu trữ trong xã hội. Thông qua việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ các
cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của tài liêu lưu
trữ cũng như công tác lưu trữ từ đó xây dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học…sẽ mang lại những lợi ích
thiết thực cho người khai thác sử dụng.
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan lưu trữ là
kết quả của quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Công tác phân loại,
xác định giá trị, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ có được tiến hành một cách chính
xác, khoa học hay khơng sẽ thể hiện rõ trong việc đưa tài liệu lưu trữ ra khai thác
sử dụng. Các nghiệp vụ như thu thập, phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra
cứu tài liệu lưu trữ … được đẩy mạnh thì mới đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ ngày càng phong phú và đa dạng. Vì vậy, khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội,
cho các kho lưu trữ, vì vậy tạo nên nguồn động viên cho cán bộ cả về vật chất


13
lẫn tinh thần. Khả năng tiếp cận khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ liên
quan trực tiếp đến hai vấn đề. Trước hết là đối với cơ quan quản lý và bảo quản
tài liệu lưu trữ của quốc gia, thứ hai là ý thức trách nhiệm của người khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ đó. Hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mà cụ thể
là cơng tác phục vụ độc giả sẽ góp phần vào việc tun truyền về vai trị, ý nghĩa
của cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với xã hội.
1.1.4. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong các lưu trữ hiện nay

áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống. Mỗi hình
thức đều có những ưu điểm, nhược điểm và phương pháp tổ chức riêng, do đó
các lưu trữ căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ phù hợp và đem lại hiệu quả. Cụ thể:
- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc:
Phục vụ độc giả là một hoạt động đưa tài liệu lưu trữ đến người đọc theo
cách thụ động nhưng là hình thức mang tính truyền thống đã được các Trung
tâm Lưu trữ quốc gia tiến hành thường xuyên, phổ biến nhất. Hình thức này
mang lại nhiều lợi ích cả cho phía độc giả cũng như cơ quan lưu trữ bởi lẽ độc
giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu một lúc; được bổ sung kịp thời những
tài liệu mà trong quá trình nghiên cứu thấy phát sinh; có thể gặp gỡ, tư vấn và
được giải đáp trực tiếp các thắc mắc, hướng dẫn các nguồn tư liệu nghiên cứu
với cán bộ lưu trữ đồng thời có thể gặp gỡ giao lưu và trao đổi kinh nghiệm sử
dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại cơng cụ
tham khảo, tra cứu khác nhau và có thể sao chụp tài liệu cần thiết; cán bộ lưu trữ
dễ theo dõi, dễ nắm bắt được nhu cầu của độc giả; tài liệu được bảo vệ và bảo
quản, hạn chế sự mất mát và hư hại...
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ:
Đây cũng là một hình thức hoạt động quan trọng trong công tác tổ chức,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ, hướng đến mục tiêu càng nhiều đối tượng
được tiếp cận tài liệu lưu trữ càng tốt. Hoạt động này được thực hiện dưới nhiều
hình thức nhằm đa dạng hoá cách tiếp cận tài liệu theo nhu cầu của độc giả.
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:


14
Một trong những hình thức sử dụng tài liệu có tính chất tuyên truyền, giáo
dục cao trong quảng đại quần chúng, du khách nước ngồi đó là tổ chức triển
lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. Lợi ích của hình thức này thể hiện ở chỗ có thể
giới thiệu được cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau với nhiều

đối tượng cơng chúng, qua đó cơng chúng có thể tận mắt nhìn thấy những tài
liệu lưu trữ quý, hiếm được hình thành trong những thời điểm lịch sử quan trọng
và là những chứng cứ bổ sung và minh hoạ cho các loại hình sử liệu khác.
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thơng tin đại chúng,
trang thơng tin điện tử:
Là một hình thức hoạt động quan trọng trong công tác tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn hoặc những sự
kiện lịch sử trọng đại của đất nước tài liệu lưu trữ thường được lựa chọn, xác
minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thơng tin đại chúng.
Hình thức này đã giúp cho những người làm công tác nghiên cứu, nhất là giới
nghiên cứu sử học dễ tiếp cận hơn với nguồn sử liệu gốc là tài liệu lưu trữ; làm
cho tài liệu lưu trữ trở nên gần gũi hơn với rộng rãi các tầng lớp công chúng trong
xã hội.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ:
Cũng là một việc làm thường xuyên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Chứng thực là một loại văn bản có hiệu lực pháp lý do phịng, kho lưu trữ cấp
theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự
việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình
thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh những vấn đề đã xảy ra
trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm
bằng chứng. Ngồi ra, cịn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu cho
nhiều độc giả.
Việc chủ động thông báo về tài liệu của các lưu trữ đang bảo quản, quản
lý cũng là một hình thức. Ví dụ, chủ động gửi công văn thông báo cho các cơ
quan, tổ chức trong phạm vi cả nước về tài liệu lưu trữ có liên quan đến lịch sử
của các bộ ngành và địa phương; ngồi ra cịn thơng báo đến các cá nhân thuộc
diện chính sách về hồ sơ nhân sự của họ...Hoặc hoạt động khác là xây dựng


15

phim về tài liệu lưu trữ, đây cũng là một hoạt động có tính chất tun truyền
rộng rãi. Hoặc tổ chức các buổi gặp gỡ, hội thảo, nói chuyện với nhiều đại diện
của nhiều cơ quan và cá nhân hoạt động ở các lĩnh vực xã hội khác nhau, đồng
thời đón tiếp nhiều đồn trong và ngồi nước đến từ các cơ quan, tổ chức và các
địa phương đến thăm quan cũng là những hình thức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ có hiệu quả.
1.2. Cơ sơ pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2.1. Các quy định của Nhà nước về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Cho đến nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Những văn bản này do các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền ở Trung ương ban hành như: Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ và
một số Bộ khác. Các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ được đề cập đến trong các văn bản sau:
- Luật Lưu trữ năm 2011 đã dành 1 chương quy định về sử dụng tài liệu
lưu trữ với những nội dụng cụ thể như: quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu
trữ lịch sử; sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan; các hình thức sử dụng tài
tài liệu lưu trữ; sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ; mang tài liệu lưu trữ ra
khỏi lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử (Điều 29, 30, 31, 32, 33, 34 Chương IV);
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011, đưa ra những quy định chi tiết
về một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân
(Điều 16,17 Chương IV);
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định
về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; đưa ra các quy
định cụ thể về thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan và
cá nhân trong việc phục vụ sử dụng và sử dụng tài liệu tại các Phòng đọc của
các lưu trữ lịch sử.
- Quyết định số 744/QĐ –BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về việc
công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ,

quy định cụ thể các thủ tục: thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại


16
phòng đọc, thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.
- Thông tư số 275/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về quy
định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhìn chung, những quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật kể
trên là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát triển của công tác tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ hiện nay. Trong đó, việc công khai thủ tục tiếp cận tài liệu lưu trữ
trong các quy định này sẽ tác động tích cực đến nhận thức của xã hội về vai trị
cơng tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, khẳng định tài liệu lưu trữ không
chỉ được bảo vệ trong kho, mà mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân đều có quyền được
sử dụng với thủ tục rất đơn giản và thuận tiện. Những cơ sở pháp lý ngày càng
hồn thiện, thủ tục hành chính thơng thống, tạo điều kiện cho độc giả, nhất là
độc giả nước ngoài dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ.
Những văn bản pháp quy quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu đã
giúp khái quát được những vấn đề sau: Hệ thống các quy định và hướng dẫn
nghiệp vụ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã đề cập và điều chỉnh những vấn đề
cơ bản của việc quản lý nhà nước về lưu trữ. Đặc biệt, hệ thống này tương đối
đầy đủ để giải quyết các vấn đề bất cập liên quan đến tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ tại phòng đọc hiện nay. Các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ đã đánh
dấu thủ tục hành chính tại các lưu trữ lịch sử theo hướng thuận lợi cho độc giả
như: số lượng giấy tờ cần xuất trình giảm bớt; thời gian phê duyệt, cung cấp tài
liệu được rút ngắn; thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu được phân
cấp rõ ràng…
Tuy nhiên, hệ thống các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ mới chỉ tập trung quy định, hướng dẫn đến sử dụng tài liệu
lưu trữ tại phòng đọc của các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và cấp bản sao tài
liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ (quy trình, thủ tục, trách nhiệm, thời hạn giải

quyết…) mà chưa nghiên cứu, xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn đến
các hình thức khác (xuất bản ấn phẩm lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ; công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin…).
Thiếu các quy định mang tính đồng bộ về tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Có những vấn đề được quy định chi tiết nhưng có những vấn đề quy định khá
chung chung. Ví dụ như chưa có quy định về thời hạn giải quyết việc sao chụp


17
hoặc chứng thực tài liệu lưu trữ; chưa quy định phí khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ đối với độc giả từ xa…Điều này đã gây khó khăn không nhỏ cho công
tác quản lý tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và người sử dụng khó trong việc xác
định thời gian nhận kết quả.
Các thủ tục hành chính tại lưu trữ lịch sử cịn hạn chế về trình tự thực hiện
trong quy trình, thời hạn giải quyết thủ tục, phí sử dụng tài liệu lưu trữ…ví dụ
thời hạn giải quyết hồ sơ là 1 ngày đối với tài liệu sử dụng rộng rãi và 4 ngày
đối với tài liệu hạn chế sử dụng hoặc quý, hiếm. Trong thực tế, thời hạn này đôi
khi cũng không thể ký phê duyệt vì người có thẩm quyền vắng mặt vì lý do cá
nhân. Hoặc việc sao chụp hoặc chứng thực tài liệu thì chưa quy định về thời hạn
giải quyết khiến độc giả và người phục vụ khó xác định thời gian nhận và trả kết
quả như quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
1.2.2. Các quy định của Ngành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Yêu cầu đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phải
giúp độc giả tiếp cận với tài liệu nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả mà vẫn đảm
bảo bảo mật đối với những thông tin quan trọng. Là một đơn vị sự nghiệp trực
thuộc CVTLTNN, TTLTQGIII đã thực hiện công tác tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu theo đúng những quy định chung của nhà nước. Ngồi ra, Trung tâm cịn
thực hiện theo những văn bản hướng dẫn, quy định của ngành, cụ thể:
Quyết định số 22-QĐ/LTNN ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình lập Danh mục tài liệu hạn

chế sử dụng của một phông lưu trữ.
Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 4 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình phục vụ độc giả tại phịng
đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Quyết định số 111/QĐ-VTLTNN ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình giải mật tài liệu lưu trữ.
Công văn số 218/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc xét duyệt cho người nước ngoài khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Bên cạnh những quy định trên, TTLTQG III đã xây dựng và ban hành
thêm Nội quy phòng đọc (dựa theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV) để công tác