Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại lưu trữ Bộ Kế hoạch và đầu tư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _




LÊ THỊ HẰNG



TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA
CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN
TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ




LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học






Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _




LÊ THỊ HẰNG



TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA
CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN
TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ


Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 62320301



Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Dương Văn Khảm





Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tư
liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014


Tác giả luận văn




Lê Thị Hằng

\


LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đại học Quốc gia Hà Nội cùng các
thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời
gian học tập.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Phòng Lưu
trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng các đồng nghiệp trong
phòng cũng như các cán bộ, công chức của cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đặc
biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS.TS
Dương Văn Khảm đã giúp tôi hoàn thành luận văn này.
Đề tài này tôi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn có
sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Nhưng do tính chất
phức tạp của đề tài, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh
khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn
để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014

Học viên

Lê Thị Hằng



1

MỤC LỤC

Mục NỘI DUNG Trang

LỜI MỞ ĐẦU 4
CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI
LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO
QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
15
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước
ngoài.
15
1.1.1.

Chức năng
15
1.1.2.

Nhiệm vụ
15
1.1.3.

Cơ cấu tổ chức
17
1.2. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của Cục Đầu tư nước
ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
18
1.2.1.

Thành phần tài liệu
18
1.2.2.

Nội dung tài liệu
20
1.2.3.

Khối lượng tài liệu
22
1.3. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản
tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
23
1.3.1.

Đặc điểm tài liệu
23
1.3.2

Ý nghĩa tài liệu
25
Tiểu kết chương 1
28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC
NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ
HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
29
2.1. Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục 29
2

Đầu tư nước ngoài phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài
liệu.
2.1.1.

Tổ chức khoa học tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài
29
2.1.2.

Tổ chức bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài
40
2.2. Nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước
ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ
54
2.3. Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư
nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ
41
2.3.1.

Văn bản hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu
trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư và của Cục Đầu tư nước ngoài.
41

2.3.2.

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khối tài liệu
45
2.3.3.

Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu
46
2.3.4

Đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu.
49
2.3.5

Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu
51
2.3.6.

Số lượng hồ sơ giấy phép được mang ra khai thác, sử dụng.
52
2.3.7.

Đánh giá hiệu quả khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu
tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ.
53

Tiểu kết chương 2
57
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA

CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI
LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ.
58
3.1. Nhận xét chung về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của Cục
Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ
58
3.1.1.

Những ưu điểm đạt được
58
3.1.2.

Những điểm còn tồn tại, hạn chế
59
3.1.3.

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
62
3

3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản
tại Lưu trữ Bộ
64
3.2.1.

Về phía cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ.
64
3.2.2.

Về phía Về phía Cục Đầu tư nước ngoài.
68
3.2.3.

Về phía Lưu trữ Bộ.
72

Tiểu kết chương 3
78
KẾT LUẬN 79
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82
PHỤ LỤC 85

















4

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:
Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ chỉ phát
huy giá trị khi tài liệu đó được mang ra sử dụng, phục vụ cho các mục đích chính
đáng của cá nhân, tổ chức, cơ quan. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là
một nghiệp vụ đặc biệt quan trọng và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.
Vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng,
cấp thiết được đặt ra tại các lưu trữ cơ quan hay các trung tâm lưu trữ hiện nay.
Lưu trữ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng không nằm ngoài phạm vi đó.
Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan trực thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng
Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực kế hoạch, đầu tư
phát triển và thống kê. Chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp
nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài là một
trong những chức năng chính, đặc thù của cơ quan Bộ. Chức năng này được giao
cho Cục Đầu tư nước ngoài - đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Để thực
hiện chức năng này, Cục phải giải quyết tốt các nhiệm vụ được Bộ giao phó.
Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ đó, Cục đã sản sinh ra một khối lượng
lớn tài liệu chuyên môn, có ý nghĩa quốc gia và có giá trị trên nhiều mặt đó là
các hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài. Đây là khối hồ sơ tài
liệu chiếm đa số trong tổng số khối lượng tài liệu của Cục. Mặt khác, do Cục
Đầu tư nước ngoài là đơn vị có vị trí, vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của
Bộ nên hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục có giá trị về
nhiều mặt như trong quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài;
trong phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, ngoại giao.
Tuy Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có tư cách pháp nhân, được thành
lập kho lưu trữ riêng nhưng do các điều kiện khách quan tác động vào nên Cục
5

chưa xây dựng được kho lưu trữ mà hầu hết tất cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của Cục đều được lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Kế hoạch và
Đầu tư. Đây cũng chính là một thực trạng tồn tại cần giải quyết của Cục, nhưng
vấn đề lưu trữ tài liệu của Cục không phải được giải quyết trong ngày một ngày
hai mà vẫn tồn tại một thực tế là tài liệu hồ sư dự án của Cục vẫn được thường
xuyên nộp lưu và bảo quản tại Lưu trữ Bộ. Trực tiếp quản lý khối tài liệu này
chính là Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư hay còn
gọi là Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Để tài liệu lưu trữ của Cục là các hồ sơ,
dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài được mang ra khai thác, sử
dụng cho việc quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài vào
Việt Nam hay Việt Nam ra nước ngoài, hay xử lý các công việc chuyên môn
hoặc phục vụ các hoạt động khác thì vấn đề bức thiết được đặt ra là Lưu trữ Bộ
Kế hoạch và Đầu tư phải thực hiện tốt công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu này. Đây chính là một nhiệm vụ chính của Lưu trữ Bộ cần thực hiện.
Xuất phát từ thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Bộ
nói chung cũng như công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu
tư nói riêng và đứng trên góc độ một cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ tại Bộ,
một người nghiên cứu về khoa học lưu trữ, chúng tôi nhận thấy công tác tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài
của Cục Đầu tư nước ngoài được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư
vẫn còn nhiều vấn đề phải suy ngẫm, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu vẫn
còn nhiều điểm hạn chế, dẫn đến hiệu quả của công tác này đạt được chưa cao.
Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu hồ sơ
dự án đầu tư của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ, chúng tôi đã chọn đề tài
“Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang
bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa
học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
6

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là:
- Nghiên cứu, giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa khối
tài liệu hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư
nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ. Từ đó khẳng định giá trị tài
liệu trong hoạt động quản lý nhà nước, giải quyết công việc chuyên môn, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu sử dụng khác.
- Thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án đầu
tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài tại Lưu trữ Bộ.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác
và sử dụng khối tài liệu hồ sơ dự án này tại Lưu trữ Bộ.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu:
- Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài
hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
-

Tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư
nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Phạm vi nghiên cứu:
Tài liệu nghiên cứu: Chúng tôi tập trung nghiên cứu khối tài liệu dự án hồ
sơ đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài hiện
đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Các hồ sơ, tài liệu khác
thuộc Lưu trữ Bộ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Không gian nghiên cứu: Tuy Cục là đơn vị được tổ chức lưu trữ riêng
nhưng vì điều kiện khách quan tác động vào, Cục chưa xây dựng được kho lưu
trữ riêng nên tài liệu của Cục là các hồ sơ dự án vẫn thường xuyên được nộp lưu
và hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ, vì thế không gian nghiên cứu chúng
tôi khảo sát ở đây là công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở Lưu trữ Bộ
nhưng trong phạm vi tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư

nước ngoài.
7


4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải
thực hiện tốt các nhiệm vụ như:
- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Đầu tư nước ngoài để thấy được thành phần, đặc điểm, nội dung, giá trị tài liệu
của Cục hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ.
- Khảo sát tình hình công tác tổ chức khoa học tài liệu và bảo quản tài liệu
của Cục Đầu tư nước ngoài để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng
khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ.
- Khảo sát tình hình công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu của Cục
Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ trên các mặt như các quy định về khai thác, sử
dụng tài liệu; nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; các hình thức khai thác, đối
tượng khai thác, số lượng độc giả khai thác, số lượng hồ sơ được khai thác.
- Nghiên cứu, xác định giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản
tại Lưu trữ Bộ.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng kết hợp nhiều phương
pháp nghiên cứu khác nhau, nền tảng là phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê
Nin. Đó là:
- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê Nin;
- Phương pháp phân tích chức năng;
- Phương pháp khảo sát thực tế;
- Phương pháp phân tích;
- Phương pháp hệ thống;
- Phương pháp phỏng vấn,

Cụ thể các phương pháp được chúng tôi vận dụng như sau:
8

Một là phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê Nin là phương pháp nghiên
cứu khoa học của mọi ngành khoa học khác nhau, là hệ thống các phương pháp
về nghiên cứu khoa học, phương pháp này cho chúng ta cái nhìn rõ ràng và đúng
đắn về bản chất của vấn đề cần nghiên cứu. Để thực hiện luận văn này, chúng tôi
đứng trên lập trường tư tưởng và sử dụng phương pháp luận Chủ nghĩa Mác - Lê
Nin để giải quyết các vấn đề, nhiệm vụ đặt ra.
Hai là phương pháp phân tích chức năng, phương pháp này được chúng tôi
vận dụng trong việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu
tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Từ việc phân tích chức năng, nhiệm
vụ Cục, chúng ta thấy được các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Cục
và ý nghĩa, giá trị của nó đối với hoạt động của các đơn vị nói riêng và của cơ
quan nói chung.
Ba là phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp này được chúng tôi vận
dụng để tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng khối tài liệu và tình hình thực hiện
nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này hiện đang được bảo quản
tại Lưu trữ Bộ. Từ thực trạng đó đưa ra một vài nhận xét về những điểm đã làm
được cũng như những tồn tại, hạn chế cần khắc phục, để từ đây đưa ra một số
giải pháp góp phần giúp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng
khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ.
Bốn là phương pháp phân tích, phương pháp này được sử dụng trong việc
phân tích, đánh giá giá trị tài liệu, phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ cũng như ưu, nhược điểm
trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu để đưa ra những giái pháp hợp
lý.
Năm là phương pháp hệ thống được sử dụng trong việc hệ thống các nhóm
tài liệu, hệ thống nhu cầu khai thác tài liệu, hệ thống các nhóm hồ sơ được khai
thác.

9

Sáu là phương pháp phỏng vấn được sử dụng trong việc phỏng vấn các đối
tượng độc giả là cán bộ, chuyên viên của Cục Đầu tư nước ngoài đến Lưu trữ Bộ
khai thác, sử dụng khối tài liệu.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Trước hết chúng ta nhận thấy đã có rất nhiều các công trình nghiên cứu về
vấn đề công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Sau đây chúng tôi
xin điểm qua về lịch sử nghiên cứu vấn đề này như sau:
Trước hết là sách, giáo trình về công tác lưu trữ. Nói đến lý luận về khoa
học lưu trữ chúng ta không thể không nhắc tới cuốn sách “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ” của nhóm các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,
Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm. Trong cuốn sách này có đề cập đến
lý luận, thực tiễn công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thứ hai là các luận văn thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng liên quan đến công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Hầu hết các luận văn
này đi vào nghiên cứu ở 2 hướng chính là công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ nhằm các mục đích khác nhau như: Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng năm 2010 của Nguyễn Anh Thư “Khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong giai đoạn mới và hội nhập
quốc tế”; Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lưu trữ năm 2007 của Trần
Phương Hoa “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia
III phục vụ cho biên soạn lịch sử cơ quan cấp Bộ”; Luận văn thạc sĩ khoa học
ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Hà Thị Tú Anh năm 2002 là “Tổ chức lưu
trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của
phóng viên tại một số tòa soạn báo ở Hà Nội”…và hướng nghiên cứu về thực
trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu và đưa ra giải pháp như: Luận
văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng năm 2009 của Phạm Thị
Chung “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và
Đào tạo”; Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Hà

10

Văn Huề năm 2002 về “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương”; Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Đinh Văn
Mạnh năm 2009 về “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các
công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải và những giải pháp”;
Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học của Trần
Việt Hà năm 2008 về “Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt
động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”…
Thứ ba là các khóa luận, báo cáo khoa học, niên luận liên quan đến công
tác khai thác và sử dụng tài liệu. Các đề tài thuộc nhóm này cũng có nhiều loại
nhưng đa phần vẫn là tìm hiểu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan
cụ thể, tại trung tâm lưu trữ như Khóa luận tốt nghiệp năm 2004 của Đào Thị
Thu Hiền là “Tìm hiểu về tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Quốc
gia III”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2007 của Bùi Thị Ngọc Thủy về “Công tác tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội: Thực
trạng và giải pháp”; Khóa luận tốt ngiệp năm 2008 của Nguyễn Thị Vân “Tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp”; và
nhóm các đề tài đi nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho
việc gì như Khóa luận tốt nghiệp năm 2002 của Trịnh Thị Hà “Tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc quản lý nhà nước về đất đai ở thành
phố Hà Nội”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2002 của Đặng Thị Hồng “Tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự phát triển kinh tế thủ đô Hà Nội
trong thời kỳ đổi mới”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2009 của Lương Thị Tuyền
“Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận tại cơ quan
Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam”…
Thứ tư là các bài viết trên báo, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam. Có rất
nhiều các nghiên cứu được đăng tải trên các báo, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam như bài viết “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc biên soạn lịch sử địa

11

phương” của Lâm Bá Nam và Vũ Thị Phụng tại tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3
năm 1991; bài viết “Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm lưu trữ quốc gia III” được đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1
năm 1998; bài viết “Một số vấn đề về sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của Vũ
Thị Phụng được đăng trên tạp chí lưu trữ số 2 năm 1994…
Tóm lại, trong các đề tài nghiên cứu hay các bài viết trên thường mang
tính lý luận chung hoặc đi vào tìm hiểu một khía cạnh về khai thác, sử dụng tài
liệu như sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích gì hoặc về công tác tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu ở một cơ quan cụ thể. Nhưng chúng ta có thể thấy rằng,
chưa có bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào tìm hiểu về tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mà cụ thể là hồ sơ dự án đầu tư
nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế
hoạch và Đầu tư. Đây chính là điểm khác biệt quan trọng trong đề tài của chúng
tôi với các đề tài khác. Vì vậy, tôi có thể khẳng định đề tài luận văn “Tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại
Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” của chúng tôi không trùng với bất cứ đề tài
nào đã được nghiên cứu trước đây.
7. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo:
Để nghiên cứu luận văn này, chúng tôi sử dụng một số loại tài liệu tham
khảo như:
Một là: Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Kế hoạch
và Đầu tư về công tác lưu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ.`
- Luật Lưu trữ được thông qua tại kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII ngày
11 tháng 11 năm 2011;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về hướng dẫn chi tiết một số điều trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
12

- Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12 tháng 5 năm 2004 của Bộ trưởng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ
quan, trong đó có các quy định về công tác lưu trữ;
- Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Chánh Văn
phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000.
Hai là: Một số sách, giáo trình về công tác lưu trữ.
- Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm.
- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương
Đình Quyền.
- Giáo trình Công tác văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm.
Ba là: Các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận tốt nghiệp, các luận
văn thạc sĩ viết về đề tài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và các bài báo, bài
viết nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
Bốn là: Kỷ yếu hội nghị khoa học về khai thác, sử dụng và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ, hồ sơ tài liệu và báo cáo tổng kết công tác lưu trữ các năm.
8. Đóng góp của luận văn:
Luận văn của chúng tôi được bảo vệ thành công sẽ góp phần:
- Bổ sung thêm lý luận chung về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Kết quả của luận văn là đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công
tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước
ngoài của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ. Từ đó giúp cho Lưu trữ Bộ chú
trọng hơn tới công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này và có cơ sở
trong việc đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,
sử dụng khối tài liệu đặc thù này.
13

- Ngoài ra, luận văn còn giúp nâng cao nhận thức của cán bộ lưu trữ, các

độc giả trong và ngoài cơ quan về giá trị tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài, từ
đó khẳng định giá trị, ý nghĩa chuyên môn to lớn của khối tài liệu đặc biệt này.
9. Bố cục của luận văn:
Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được chia
làm 3 chương như sau:
Chương 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa khối tài liệu của Cục Đầu tư
nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đây là chương đầu tiên
của luận văn, trong chương này chúng tôi sẽ giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài. Từ đó giới thiệu về thành phần, nội
dung, đặc điểm, ý nghĩa khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại
Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác và sử dụng khối tài liệu
của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Tại
chương này, chúng tôi đi vào khảo sát tình hình công tác tổ chức khai thác, sử
dụng khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ trên các mặt như khảo sát thực trạng công
tác tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu để phục vụ cho công tác
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; khảo sát thực trạng công tác khai thác, sử
dụng tài liệu. Từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác khai thác, sử dụng
khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ.
Chương 3: Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử
dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch
và Đầu tư. Đây là chương cuối cùng của luận văn, tại chương này chúng tôi đưa
ra một vài nhận xét về những ưu điểm đặt được, những tồn tại, hạn chế cần khắc
phục trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu. Từ đó nghiên cứu,
trình bày về một số giải pháp mà chúng tôi cho là khả thi để nâng cao hiệu quả
hoạt động của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ.
14

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, chúng tôi đã nhận
được sự giúp đỡ, gợi ý, chỉ bảo của các thầy cô trên khoa và đặc biệt là Phó giáo

sư, tiến sĩ Dương Văn Khảm - người đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực
hiện luận văn này. Do trình độ bản thân còn hạn chế cũng như thời gian nghiên
cứu còn ít nên luận văn vẫn còn nhiều điều thiếu sót, hạn chế cần được chỉnh
sửa, bổ sung. Với tinh thần cầu thị, tôi rất mong nhận được sự góp ý, chia sẻ của
các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn chỉnh hơn, có khả năng được thực
hiện và được áp dụng có hiệu quả đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước
ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.



















15

CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI LIỆU
CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO QUẢN

TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài.
1.1.1. Chức năng:
Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài
vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài.
1.1.2. Nhiệm vụ:
Cục Đầu tư nước ngoài có các nhiệm vụ như sau:
Thứ nhất là làm đầu mối giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động đầu tư nước
ngoài và đầu tư ra nước ngoài; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Bộ và các
Bộ, ngành, địa phương soạn thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, danh mục các
dự án kêu gọi vốn đầu tư 3ực tiếp từ nước ngoài trong từng thời ký phù hợp với
quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung của cả nước để trình cấp có thẩm
quyền quyết định, kiến nghị việc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết.
Thứ hai là về tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư: Làm đầu mối tổng hợp
kết quả về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài phục vụ công tác tổng hợp
kế hoạch kinh tế quốc dân; tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề liên quan đến
chủ trương chung về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; theo dõi, tổng
kết, đánh giá kết quả và hiệu quả kinh tế xã hội của hoạt động đầu tư nước ngoài
và đầu tư ra nước ngoài gắn với đánh giá hiệu quả đầu tư chung; xây dựng hệ
thống cơ sở dữ liệu về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo quy chế
của Bộ; thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánh giá về
tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài.
Thứ ba là về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách:
Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về đầu tư nước ngoài và
16

đầu tư ra nước ngoài; phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan xây
dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư nước ngoài và

đầu tư ra nước ngoài; chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều ước quốc tế liên
quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; tham gia các chương trình
hợp tác liên Chính phủ, các nhóm công tác với các nước, các tổ chức quốc tế
trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách liên quan đến đầu tư;
làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật liên quan
đến đầu tư.
Thứ tư là về quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước
ngoài: Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, thanh
tra việc thực hiện các quy định về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
kiến nghị và xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tư; chủ trì hoặc phối
hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn thực hiện thủ tục về đầu tư, quy định
thống nhất chế độ báo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước
ngoài; đối với dự án BOT; BTO, BT thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tham gia
thẩm tra, chủ trì thực hiện thủ tục điều chỉnh các dự án BOT; BTO, BT; trình Bộ
trưởng cấp giấy chứng nhận đầu tư khi dự án được chấp nhận, thông báo với chủ
đầu tư khi dự án không được chấp nhận; tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì
thực hiện thủ tục đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án
đầu tư ra nước ngoài.
Thứ năm là về xúc tiến đầu tư: làm đầu mối thực hiện công tác quản lý
nhà nước về hoạt động xúc tiến đầu tư, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây
dựng chiến lược, kế hoạch, chính sách, định hướng đầu tư; tổng hợp, xây dựng,
điều chỉnh chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư; tổng hợp, tổ chức thẩm tra,
xây dựng, hướng dẫn việc xây dựng, làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp đề án, theo
dõi, kiểm tra, giám sát và tổng hợp tình hình thực hiện chương trình xúc tiến đầu
tư quốc gia; tổ chức hoạt động xúc tiến đầu tư, tổ chức gặp gỡ, tiếp xúc nhà đầu
17

tư, hỗ trợ nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội, vận động xúc tiến đầu tư theo chương trình
trọng điểm.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức:

Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ
trên, cơ cấu tổ chức của Cục bao gồm các phòng và trung tâm sau:
- Phòng Tổng hợp và Thông tin;
- Phòng Chính sách;
- Phòng Đầu tư nước ngoài;
- Phòng Đầu tư ra nước ngoài;
- Phòng Xúc tiến đầu tư;
- Văn phòng Cục;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam;
Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, vì vậy tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài được lập thành Phông
Lưu trữ riêng gọi là Phông Lưu trữ Cục Đầu tư nước ngoài. Về cơ bản, Cục được
xây dựng kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt
động của Cục. Nhưng do tác động của điều kiện khách quan nên Cục Đầu tư
nước ngoài chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng, vì vậy hầu hết hồ sơ, tài liệu
của Cục hiện tại vẫn đang được thu nộp và bảo quản tại kho lưu trữ Bộ Kế hoạch
và Đầu tư. Sỡ dĩ Cục Đầu tư nước ngoài chưa xây dựng được kho lưu trữ là do
điều kiện trụ sở chật chội, cơ sở hạ tầng và nguồn kinh phí cho chi ngân sách còn
hạn chế. Hiện nay, trong kho lưu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hồ sơ tài liệu
của Cục Đầu tư nước ngoài chiếm một phần khá lớn, chiếm khoảng 1/3 tổng số
lượng tài liệu có trong kho. Mặt khác, xét trên khía cạnh thực tế thì đây là một
khối tài liệu đặc biệt có ý nghĩa, được khai thác nhiều nhưng công tác tổ chức
18

khai thác, sử dụng khối tài liệu này còn nhiều bất cập, vì thế nên hiệu quả khai
thác, sử dụng khối tài liệu này còn chưa cao. Cũng xuất phát từ thực tế này nên
luận văn của chúng tôi đi sâu vào việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu

của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu
tư. Từ tình hình thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục
Đầu tư nước ngoài, trên các mặt ưu nhược điểm, chúng tôi sẽ đưa ra các giải
pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này.
1.2. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của Cục Đầu tư nước
ngoài bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
1.2.1. Thành phần tài liệu:
Qua khảo sát của tôi, hiện tại trong kho lưu trữ của Bộ đang bảo quản các
loại hồ sơ dự án theo hệ thống số giấy phép. Có nhiều loại hệ thống số giấy phép
khác nhau như hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài, hệ thống số giấy phép
đầu tư ra nước ngoài, hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho các địa phương
được lấy số theo địa phương có dự án được cấp phép. Thành phần khối tài liệu
của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu
tư bao gồm 3 nhóm cơ bản đó là:
Thứ nhất là các hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các
công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam. Đây là khối lượng hồ sơ chủ
yếu của Cục Đầu tư nước ngoài. Các hồ sơ, tài liệu dự án thuộc nhóm này sau
khi được chuyển vào nộp lưu tại Lưu trữ Bộ bao gồm có 3 loại cơ bản: một là
các hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép; hai là các hồ sơ trả lời chủ
trương không có số giấy phép; ba là các hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không
được cấp phép nên không có số giấy phép. Trong ba loại hình hồ sơ này thì loại
hồ sơ dự án được cấp phép có số giấy phép chiếm số lượng chủ yếu, được bảo
quản vĩnh viễn, góp phần hình thành lên khối lượng hồ sơ chính của Cục Đầu tư
nước ngoài. Còn các hồ sơ trả lời chủ trương và các hồ sơ dự án xin cấp phép
nhưng không được cấp phép chiếm một lượng nhỏ, khối tài liệu này hiện vẫn
19

đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ nhưng chưa được xác định thời hạn bảo quản
để có thể loại hủy tài liệu theo quy định.
Thứ hai là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty có vốn đầu tư từ Việt

Nam ra nước ngoài. Đây là nhóm thành phần tài liệu chiếm số lượng ít trong
kho. Hệ thống số giấy phép đầu tư ra nước ngoài bao gồm các số giấy phép mà
Bộ cấp phép thành lập các công ty có vốn đầu tư ra nước ngoài. Hệ thống số giấy
phép này được đánh số liên tục theo số từng giấy phép đầu tư nước ngoài, mỗi số
giấy phép là một hồ sơ, hàng năm tiếp tục thu, bổ sung tài liệu vào các hồ sơ
theo số giấy phép nhưng hiện tại loại hình đầu tư này khi cấp phép được lấy số
giấy phép riêng, không theo thứ tự hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài nữa.
Ngoài những hồ sơ, dự án đầu tư ra nước ngoài được đánh số riêng thì hiện tại
trong kho Lưu trữ Bộ đang bảo quản 15 hồ sơ, giấy phép đầu tư ra nước ngoài
được đánh số riêng như vậy.
Thứ ba là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa
phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp phép và quản lý. Hệ thống số giấy phép
đầu tư cấp phép cho các địa phương bao gồm các giấy phép cấp cho các địa
phương. Mỗi địa phương hay mỗi đơn vị hành chính tỉnh sẽ có một hệ thống số
giấy phép được đánh số từ 01 cho đến hết. Hiện nay Lưu trữ Bộ tiến hành đóng
hồ sơ, không bổ sung tài liệu vào hồ sơ, các tài liệu sản sinh ra lưu trữ tại hồ sơ
cấp phép của tỉnh đó, trừ một số trường hợp đặc biệt do Bộ quản lý.
Mặt khác nếu phân chia theo số giấy phép thì có nhiều hệ thống số giấy
phép nhưng có hai hệ thống số giấy phép chính là hệ thống số giấy phép đầu tư
nước ngoài và hệ thống số giấy phép đầu tư ra nước ngoài. Đây là hai hệ thống
số giấy phép chính của Cục, hai hệ thống số giấy phép này đang hoạt động và
sản sinh ra tài liệu nộp về Lưu trữ Bộ. Đó là:
Hệ thống số giấy phép đầu tư nước ngoài bao gồm các số giấy phép mà Bộ
cấp phép thành lập các công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Hệ thống số giấy phép
này được đánh số từ số giấy phép số 01 cho đến hết theo số thứ tự tăng dần, hệ
20

thống số giấy phép này được đánh số liên tục, mỗi số giấy phép là một hồ sơ dự
án cấp phép. Hiện tại, Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã tiến hành phân chia số
giấy phép này theo 3 loại bao gồm hồ sơ cấp phép cho các công ty đã giải thể, hồ

sơ cấp phép cho các công ty đang hoạt động và hồ sơ cấp phép cho các công ty
đã được phân cấp về địa phương. Hồ sơ cấp phép dự án các công ty đã giải thể
không hình thành ra tài liệu thì đóng hồ sơ lại, hồ sơ cấp phép dự án các công ty
đang hoạt động, vẫn sản sinh ra tài liệu thì Lưu trữ Bộ vấn tiếp tục thu tài liệu để
bổ sung vào từng hồ sơ theo số giấy phép. Hồ sơ cấp phép dự án các công ty đã
phân cấp về từng địa phương thì do địa phương quản lý, tiến hành đóng hồ sơ,
không bổ sung tài liệu vào hồ sơ. Còn đối với hệ thống số giấy phép đầu tư ra
nước ngoài thì trước kia cũng được đánh số liên tục theo hệ thống số giấy phép
của đầu tư nước ngoài nhưng hiện nay do số lượng các doanh nghiệp hình thành
nhiều, có nhiều hình thức đầu tư khác nhau nên đã lấy số riêng cho các giấy phép
này.
1.2.2. Nội dung tài liệu:
Nội dung khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Đầu
tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư phản
ánh rõ nét quá trình thành lập, cấp phép đầu tư thành lập, hoạt động cho các công
ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam và các công ty có vốn đầu tư từ
Việt Nam ra nước ngoài. Tài liệu lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang
bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư là một khối tài liệu chuyên môn, đó
chính là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty nên khối tài liệu này có những
đặc điểm riêng biệt mà những đặc điểm này chỉ có khối tài liệu này mới có,
những tài liệu hành chính khác không có được.
Thứ nhất: Khối tài liệu này có nội dung phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm
vụ của Cục Đầu tư nước ngoài nói riêng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Bộ
Kế hoạch và Đầu tư nói chung. Do chức năng, nhiệm vụ của Cục Đầu tư nước
ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong lĩnh vực quản lý nhà nước đối với đầu tư
21

nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài có nội dung là trình Bộ trưởng cấp giấy
chứng nhận đầu tư khi dự án được chấp nhận, thông báo với chủ đầu tư khi dự án
không được chấp nhận, tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra dự án, chủ trì thực hiện thủ tục

đăng ký, điều chỉnh, cấp giấy chứng nhận đầu tư đối với dự án đầu tư ra nước
ngoài nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ này, Cục Đầu tư nước ngoài sẽ sản
sinh ra một khối tài liệu cấp giấy chứng nhận đầu tư rất lớn, từ đó hình thành ra
hồ sơ hoạt động của các công ty, doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đầu tư,
khối tài liệu này chiếm khối lượng lớn, chủ yếu của tài liệu Cục Đầu tư nước
ngoài. Từ đó dẫn đến việc tổ chức phân loại, tổ chức bảo quản và tổ chức khai
thác, sử dụng khối tài liệu này theo giấy chứng nhận đầu tư hay là số giấy phép.
Số giấy phép chính là đặc trưng chủ yếu của khối tài liệu này. Trong 3 loại
hình hồ sơ cấp phép đầu tư cho các dự án được nói đến ở trên là hồ sơ cấp phép
cho các công ty đã giải thể, hồ sơ cấp phép cho các công ty đang hoạt động và hồ
sơ cấp phép cho các công ty đã được phân cấp về địa phương thì Lưu trữ Bộ Kế
hoạch và Đầu tư còn lưu trữ các hồ sơ tài liệu hồ sơ cấp phép dự án các công ty
vẫn đang hoạt động, hàng ngày sản sinh ra tài liệu nộp về Lưu trữ Bộ còn đối với
2 loại hồ sơ cấp phép cho dự án đã giải thể và các dự án đã phân cấp thì Lưu trữ
Bộ tiến hành đóng hồ sơ, thực hiện nghiệp vụ giao nộp khối tài liệu này vào
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Thứ hai: Khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại
Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có nội dung phản ánh quy trình, thủ tục cấp giấy
chứng nhận đầu tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Mỗi một hồ sơ cấp phép đầu tư
đều phải có các tài liệu phản ánh sự hoạt động của doanh nghiệp như là hồ sơ
năng lực công ty, vốn điều lệ của công ty, các dự án đã triển khai, báo cáo tài
chính một số năm… và phải trải qua các giai đoạn thẩm định nhất định được quy
định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật vì thế nên khối tài liệu này phản
ánh rõ ràng điều đó.