Luận văn thạc sĩ lưu trữ học xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ đại học thái nguyên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ HOÀI GIANG

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Ngành: Lƣu trữ học

Hà Nội – 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ HOÀI GIANG

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 60 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Đào Đức Thuận

Hà Nội - 2015


MỤC LỤC

MỤC LỤC.............................................................................................................................................. 1
PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................................... 1
1 Đ tv
2

................................................................................................................................. 1

t uv

3 Đố t
4

ệm v nghiên c u

v

v

u ........................................................................................... 4

s nghiên c u v

....................................................................................................... 4

5. Ph ơ
6

t .......................................................................... 3

u ......................................................................................................... 7

u

t

7 Đ

ệu t

.................................................................................................. 8

t .................................................................................................................. 9

8. Bố c c c

tài....................................................................................................................... 9

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI
NGUYÊN ............................................................................................................................................ 12
ục đíc ý g ĩa của cô g t c x c định nguồn và thành phần tài li u . 12

1

1.1.1. Một số khái niệm ..................................................................................................... 12
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của cơng tác xác định nguồn và thành phần tài liệu ................... 13
1.2. Cơ s ý u

đ x c đị

guồ v t

ầ t

u

ƣu v

c c

ƣu tr .... 14

1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu ......................................... 14
1.2.2. Các nguyên tắc mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin để lựa
chọn tài liệu có ý nghĩa nộp vào lưu trữ .......................................................................... 15
1 2 2 1 Ngu ên tắc ................................................................................... 15
1.2.2.2. Phương pháp ............................................................................... 18
1.2.2.3. Nhóm tiêu chuẩn nội dung, xuất xứ, đặc điểm bên ngoài của tài liệu ..... 25
1.3. Cơ sở pháp lý và thực tiễn

c ịnh nguồn và thành ph n tài iệu nộp ƣu vào

c c ho ƣu trữ .......................................................................................................................... 27
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ................................................................................................................... 33
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI
HỌC THÁI NGUYÊN ...................................................................................................................... 34
2.1. Tổ chức và hoạt ộng của Đại học Thái Nguyên ......................................................... 34
2.2. Thực trạng công tác n p lƣu tài li u của lƣu tr Đại học Thái Nguyên .................. 37
2.2.1. Giới hạn phông lưu trữ ........................................................................................... 37
2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu của Đại học Thái Nguyên ..................................... 38

2.2.2.1. Khối tài liệu của Văn phòng Đại học ........................................... 38
2.2.2.2. Khối tài liệu của các đơn vị trực thuộc......................................... 53
2.2.3. Giá trị của tài liệu ................................................................................................... 59
2.2.3.1. Giá trị thực tiễn ........................................................................... 60
2.2.3.2. Giá trị lịch sử .............................................................................. 63
2.2.4. Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu vào trữ tại Đại học Thái Nguyên .............. 64
2.2.4.1. Ưu điểm ......................................................................................... 65
2.2.4.2. Tồn tại ......................................................................................... 66
2.2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................ 67
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ................................................................................................................... 73
CHƢƠNG 3. NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN
TÀI LIỆU CẦN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ....................... 74
3.1. Căn cứ lập danh mục tài liệu hình thành trong hoạt ộng của c c ơn vị thuộc
nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ Đại học Thái Nguyên ............................................................... 74
3.2. Xây dựng anh

ục c c ơn vị và thành ph n tài iệu của c c ơn vị à nguồn nộp

lƣu vào ƣu trữ Đại học Th i Nguyên ................................................................................... 75
3.2.1. Danh mục các đơn vị là nguồn nộp lưu vào lưu trư Đại học Thái Nguyên ....... 75
3 2 2 Danh mục thành phần tài liệu của các đơn vị là nguồn nộp lưu vào lưu trữ Đại
học Thái Nguyên ................................................................................................................ 79
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ................................................................................................................... 99
KẾT LUẬN........................................................................................................................................ 100
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 101
PHỤ LỤC ........................................................................................................................................... 107


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Đ t v n
Tr ờ

ọ

ột t ết

tế tr t
ớ

ơ b

t

ớ

trị v s

truy

t

ơ

tr t

quy
ớ,

d

Đ

â t ;

ậ quố tế”; “Đ
, ỹ ă

d

ọ v
sá

t

ệt ơ

v tr

ậ , dù

ô

yt ,

u

ữv

ơ

ế t

v

tr t
â

v

trị

ệ

v

,
,

ơ
ơ

s

ế t , xây dự
t

“Đ

t

â
ệt

t

í

ệ

ộ

,s

ị

v

tr ,

;

u v

t tr ể

vớ

ẩ

,

t ;

ệ ,t í

ộ
dân

r tr t

ự

vớ trì

Quố

ự , â

quố

ẩ

xã

ớ

ọ ( uật số 08/2012/QH13)

x

y

qu

ệ , ă
ô

u

t ô

ọ

t ự

ớ

t

ọ , ô

ờ

ột

s v xã ộ

tế - xã ộ , b

t

xã

ô

ệ

u

ữ

ọ t ự sự ếu

ọ

t tr ể

ọ

ột tr ờ

t ầ

d

v y u ầu

ă

ểt ự

s

ỳ vọ

tr

y vừ t

ọ

t

t u

d ỡ

ă

tr ờ

uật G

ế
u ầu v

tr t
,

:

xây dự

ệ :

v

ờ

Đ u5

d , ể tì
t

bố

ọ tr ớ
tr ờ

ỳ vọ

y,

tr ờ

âu Á, dù ì

t ự
ĩ

ữ

trí, b

ữ

xã ộ v tr

v v trị v s

tră

ệ

d s

ệ

t ể

u

ờ Vớ ý
ộ

y

s

ọ

trọ

,

âu Âu

ít

t

t

è , dù ã

ột tr ờ

ộ

s

ọ t ự sự
ộ rễ từ

qu

ầu, tr

ờ ết N ậ t

í

ộ Dù

v

t

ể

tr ờ

ế vơ ù

s

ế
ẻ;

ơ tr ờ

việc; có ý th c ph c v nhân dân”. [22;02]
Vớ
tr tr
Tr

s

ệ

tổ

t ộ

qu trì

t ộ

sinh ra một
tr v
tr ờ

ữ

ố

t
u

ọ tr

trên, tr ờ

ọ

t ,

u

vớ

ệu ớ ,

t K ố t
ơ

ă

t

ơ
í

úv

ệu

y

d

1

u trữ

ữ

t

ệu

ọ v

uyể

ơ

ở tr ,

tr ờ

ọ

ì

t

,

d

v

v

h

ọ

t ộ

t ,

u

ọ

ộ du

ệ
ãs
v

Đây còn là


ă

, bằ

ýx

ọ ,v

v
Hệ

ị

u ầu
ơ

t

ớ

ỉ

ố vớ

ế t

ý

ơ qu
sở

s

d

t

vệ t ự

ế T

ệu t

,

u trữ nào nếu khơng qu

ệ

ị

t

u trữ D

u

,vệ x

ớ v

t ệ

tr

t

ệu

ệu

u trữ

â

Hệ

y, t

ớ r t qu

tâ

u trữ tr

v

v qu

ộ

uv

u ă

qu ,

từ

t ộ

ý Tr

c a việ

ầ
ô

T ô

Đ i họ vù

ệ

t

ệ

v
ột số ơ

t e quy

,

B t kỳ kho

ờng xuyên thu thập,

v

t

u trữ V ệ
ì

Đ

ữv

v N

t uy
ớ

t u t ậ , bổ su

qu

ọ vù
qu

Tuy

t

t
ý,

ệu b

v

v

tr ờ

t uy

tr

, số

u trữ, b
ô

ớ t
t

t

Để t
ệu v

u trữ
t

t

ệu

u Từ t ự tế
t ự sự

qu

Tr ờ

tâ , t ì t
ô

â t
ut

ọ

tr ờ

qu

bệ

qu n lý, nhi u bộ phậ

u giữ tài liệu, nên việc nộ

Đ u2c
ộng c

,b

ố,

ú

ớ

c các khâu nghiệp v khác c a

t ì ơ

ế v ệ t u t ậ , bổ su
ệu ầ

ột

u trữ t
ù

trọ

t

ý,

t

ệ

ầu c a mỗ

ọ –

t

ớ

trọ

qu

t y, tr
tru

qu

t

v

u trữ N

t

ơ

ĩ vơ

trị

v

qu

tài liệu,

qu

trị

tr ờ

ơ
t

ệu ì

tr ơ

vô ù

ý

ớ v

ệu

u trữ ể t ự

u trữ
v

tr

nh ngu n và thành phần tài liệu thuộc diện nộp

t

t uy

u trữ

d

ơ

qu

ơ

t ự tế t ì ơ

ột trong những cơng việc quan trọ

ổ

v

tr

ầy

v

v

ệ

u trữ ể b

ý

,s
ò

u trữ

bổ sung tài liệu vào kho thì khơng thực hiện tốt
ơ

v

quố dâ

ơ qu

ệu N

tr ờ

u trữ ể b

d

u trữ

u

ý

d

ơ qu

r t

ò

tr v

ệt ố

v
ệu

qu

vớ

quy

s

tậ tru

ệu
ĩ r

tr t

t uộ t ẩ

t ộ
bộ,

dâ tộ Bở

Vệ t ut ậ t
V ệt N

v

í

y, v ệ t u t ậ t

,

ù

t ự

t y

tậ

ểt ut ậ

c tầm quan trọng

ệu còn chậm trễ.

t số 08/TT-BGDĐT ban hành quy chế tổ ch c và ho t
v

ơ sở giáo d

2

Đ i họ t

v

quy

: “Đ i


họ vù
t

ơ sở giáo d

v

,

,

ĩ

ơ v trực thuộ
vự

trì

ộ c a giáo d

ớ

ng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội

Đ i học vùng trực thuộc Bộ Giáo d

chung là Ủy ban nhân dân c p tỉ ) ơ
â

ô

và tài kho

r

t e quy

v Đ

quy

Xu t

i họ vù

ô

c thể t
t từ

ầ v

t

nh c a c a pháp luật;

ữ

t

u trữ ở Đ

ệu

u trữ s

ọ T

ơ

( ọi

ĩ

vực

â ,

d u

N uy

ộ v

ý d tr , chúng tô ự

ọ

c
ọ

t tr sở tr

t o và

” [43;1]

T ự tr

b

t

i học và thực hiện công tác nghiên

ch u sự qu n lý c a Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộ tru

c

i học

i học vùng, tổ ch c theo hai c ,

c u khoa học, chuyển giao công nghệ
c a vùng, mi n và c

ơ sở giáo d

i học công lập bao g m c

u trữ ọ
vệ

ì

t ệ

ơ

. Mục tiêu và nhiệ

T ự
t

ệ

ột vă

ơ qu

qu

t

c

ýN

ớ

t

uậ vă

N
t

u trữ ở Đ

y, chúng tô
ọ T

vụ nghiên cứu của

uố

N uy .

tài

 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
tài chúng tô

Thực hiệ
-K

qu t

ớ

ến hai m c tiêu chính:

c thực tr ng công tác nộ

ut

ệu v

u trữ Đ i học

Thái Nguyên.
- Đ xu t danh m c ngu n và thành phần tài liệu nộ

uv

u trữ Đ i học

Thái Nguyên.

 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Đ t

c triển khai bằng việc thực hiện các nhiệm v

- Phân tích cơ sở lý luận và thực tiễ
liệu nộ

uv
-N uv

ểx

ơb

s u ây:

nh ngu n và thành phần tài

u trữ Đ i học Thái Nguyên.

thực tr ng công tác nộ

ut

ệu v

u trữ c

Đ i

học Thái Nguyên.
- Nghiên c u xây dựng danh m c ngu n và thành phần tài liệu cần giao nộp
v

u trữ Đ i học Thái Nguyên.

3


3. Đối tƣ ng và phạ

vi nghiên cứu

 Đối tư ng nghiên cứu
Đố t

ng nghiên c u c

liệu cần giao nộ v

x

tài là v

nh ngu n và thành phần tài

u trữ Đ i học Thái Nguyên.

 hạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Khối tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật hình thành từ khi
ơ v trực thuộc Đ i học Thái Nguyên ến nay (Từ ă

thành lập

1965 – 2014).

- Khơng gian: Tài liệu s n sinh trong q trình họ t ộng c a ơ qu

Đ i

ơ v trực thuộ Đ i học Thái Nguyên.

học Thái Nguyên và

4. Lịch s nghiên cứu v n
Trên t ế
t ậ , bổ su

t

ớ,

r t

í

trì

ớ

Xơ, Tru

Quố ,

,

ằ

t ệ

ệt ố

t

ể

ệu bổ í

uv

ữ

u

u trữ Từ

u ý uậ v t ự t ễ
y

ô

ệu v

ọ
u

u

ă

50 - 60

ầu ết

t ệ

ô

t

ọ v v
t ế

ỹ

t u

tr ớ ,

ãtế

u

ý uậ v

u trữ N ữ

ớ t

,

v

u trữ

Theo nghiên c u c a tác gi Nguyễn Lệ N u

tr

tài “Xác định nguồn

và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho
lưu trữ Trung ương Đảng” thì từ ă
B R rơ

v G Z te

r qu

ữ

x

ă

50 - 60 c a thế k tr ớc, một số vă b n chỉ

ph i giao nộ v

ơ quan là ngu n thu thập. [30]
u

tr

Nă

v

1973, ể b

t

x

uv

Xô ã

ơ qu ,
u trữ N

nh các tài liệu thuộc diện

uv

ã

c xây dựng. Từ
t

u trữ N

ơ , b ng kê
ớ

B ng kê này không chỉ bao g m những tài liệu tiêu biểu chung c

4

trở

ổi, bổ sung các b n danh m c nói
u

Vệ

t ể, xí nghiệp mà tài liệu có
ớ

ỉ dẫn việc s

m cho việc nộ

những tài liệu thuộc diện nộ

o công

u trữ Xô Viết quan tâm nghiên

1960, b n danh m c (mẫu)
u trữ

ô

u trữ ã

ho c không thuộc diện nộ
, Tổng c

ờ Tây Đ c

ể : tr ớc khi lựa chọn tài liệu ể b o qu n, cần

tác thu thậ , s u tầm tài liệu
c u Nă

u trữ

í

ph i tiến hành lựa chọ
v

1957,

c ban hành.
ơ qu


c thù ph n ánh tính ch t ho t ộng theo từng ngành c a các

còn nhi u lo i tài liệu
ơ qu

uy

ô

B

ă

1973

ă

ô

x

nh

ngu n và thành phần tài liệu cịn là cơng c tr giúp cho cơng tác bổ sung, thu thập
u trữ N

tài liệu c a các việ

ớc. Bên c

, tr

ơ

trì

2 tập v “Lý

luận và thực tiễn cơng tác đánh giá giá trị tài liệu và công tác bổ sung trong các
Viện lưu trữ Nhà nước Liên Xô” do Viện nghiên c u khoa học v vă
ă

trữ
BG

1974,

t

tv ,

F I Đô

ô ,B

e,

ệ v

u

.V.Elnachepxki, A.P.Kurantôp,

ô v K I Ru e sơ

ã trì

b yt ơ

ối chi tiết v lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, tr
chuẩ ý

cậ

ĩ

ế

ơ qu

ơ v

ì

t

ơ

v ý

ĩ

t u

ội dung tài liệu

ững tiêu chuẩn c a công tác bổ sung tài liệu vào các Việ

N

u trữ

ớc.
u trữ Anh l

qu

ểm riêng trong v

b o qu n. Họ cho rằng, giá tr tr ớc hết ph thuộ v
t

ô ,

ững thông tin v

ơ

ý

u tổ ch c, ch

lựa chọn tài liệu ể
ĩ

ơ qu , ơ v hình
ă

,

t ộng c

ơ

quan s n sinh ra tài liệu và giá tr tài liệu ph n ánh những cơng việc hồn thành.
u trữ P
các việ

t ì

r qu

u trữ từ các ngu n nộ

kiện có giá tr mà cịn ph x

u

ểm: lựa chọn tài liệu ể nộ

ô

ỉ qu

tâ

nh những tài liệu hết giá tr
ô

Càng v sau, cùng với sự phát triển c

t

uv

ến các nhóm tài liệu vă
ể lo i hu .
u trữ nói chung, càng có

nhi u cơng trình nghiên c u v công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Ngày nay,
nhi u

ớc trên Thế giớ

ỹ, Anh, Nga, Trung Quố , Oxtr y

ã bổ sung thêm vào hệ thống lý luận ô

t

qu

nhi u nhà nghiên c u
nghiên c u

ểm v lựa chọn tài liệu ể
r t i các hội ngh

ữ

t

chính tr , hệ thống qu

ý

ys

u trữ bằng những cơng trình

nghiên c u ối với việc thu thập tài liệu nói chung, và tài liệu
riêng. Ngồi ra, nhữ

,

v

u trữ

ện t nói

u trữ ò

c

u trữ quốc tế và khu vực. Những

ệu bổ ích, tuy nhiên, t i mỗi quốc gia l i có chế ộ
ớ

u

riêng cho phù h p với thực tiễn.

5

ần có những nghiên c u


Ở Việt Nam, nhi u xu t b n phẩ ,
vă t
s

sĩ,

v

uận tốt nghiệ
cậ

ến v

tài nghiên c u khoa học, bài viết, luận

i học, báo cáo khoa học c a cán bộ, gi ng viên,

này.

 V xu t b n phẩm, có cuốn sách “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ”
(1990, Nxb Đ i học và Giáo d c chuyên nghiệp) do nhóm tác gi Nguyễ Vă
H

,Đ

Xuâ

ú , N uyễ Vă T â , V ơ

Đì

Quy n biên so n.

 Đ tài nghiên c u khoa học có một số cơng trình: “Nghiên cứu cơ sở khoa
học để xây dựng nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện” (Tác
gi Nguyễ N ĩ Vă

biên, mã số 95-98-011); “Nghiên cứu xác định thành

phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của
các cơ quan quản lý Nhà nước Trung ương” (Nguyễn Th Tâm (ch biên), Nguyễn
T

 ,H

ờ ,V ơ

Thái, Triệu Vă

T

N m, Nguyễn Th Thuầ , D ơ

T

ờng, mã số 99-98-030);

 Các bài viết ă

tr

t p chí: “Xác định giá trị tài liệu – nhiệm vụ khó

khăn nhất trong các lưu trữ hiện na ” (Tác gi Nguyễ

H ơ

“Bàn về nguyên tắc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác gi Vă

, ă

2011);

u, ă

1975);

“Các ngu ên tắc phương pháp luận và phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu
trữ” (Tác gi Nguyễ Vă T â , ă

1985); “Vận dụng các tiêu chuẩn đánh giá

qua chỉnh lý tài liêu văn kiện” (Tác gi Bù Qu

chuẩn đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ” (Tác gi

H

, ă

1971); “Bàn về tiêu

Vă I , ă

1975); “Sự nhất

quán giữa giá trị và thời hạn bảo quản của tài liệu” (Tác gi T

H , ă

“Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” (Tác gi D ơ
Kh

, ă

Vă

2005)

 V luậ vă th
v

1992);

ut iT

sĩ,

ệu Khoa

uận tốt nghiệp c a học viên cao học và sinh
u trữ học và Qu n tr vă

ò

– Tr ờ

Đ i

học Khoa học xã hộ v N â vă : “Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan Tập đoàn Bưu chính Viễn thơng” (Ký hiệu: LV.255 – Lã Th Thanh);
“Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ Thành phố Đà Nẵng (Ký hiệu: LV.93 – Hoàng
Vă T

); “Bổ sung tài liệu vào các trung tâm Lưu trữ tỉnh – Thực trạng và giải

6


pháp” (Ký hiệu: LV.10 – Trần Quang H ng); “Cơ sở khoa học xác định các loại
tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ” (Ký hiệu: LV.15 –
Nguyễn Trọng Biên); “Xác định thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong
hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III” (Ký hiệu:

LV.37 – Nguyễn Th Kim Chi); “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủ ” (Ký hiệu: LV.56 –
Nguyễn Ngọc Quý); “Tổ chức và quản lý tài liệu khoa học tại Đại học Quốc gia Hà
Nội” (Ký hiệu: KL.409 – S ơ

Sy X t); “Nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ

quan là nguồn nộp lưu tài liệu của lưu trữ tỉnh Thanh Hoá. Chứng minh lý luận qua
việc xây dựng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu của tỉnh” (Ký hiệu
KL.159 – Hoàng Th Tuyết); “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành
phần tài liệu nộp vào lưu trữ Tổng cơng t Bưu chính Việt Nam” (Ký hiệu:
KL.316 – Nguyễn Th Hiệp); “Nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào trung
tâm lưu trữ tỉnh Ninh Bình – thực trạng và giải pháp” (KL.165 – Nguyễn Th
Hằng); “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” (KL.54 – Đ

Đ c Thuận);

“Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào kho lưu
trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thuỷ Nguyên – Hải hòng” (KL.250 – Thân Th S )
Các cơng trình nghiên c u ở tr

u ã

ngu n và thành phần tài liệu cần giao nộ v

ến v

cậ

nh

u trữ, tổ ch c khoa học tài liệu

ơ qu , ơ v , tổ ch c. Nội dung c a các nghiên c u ở tr

t

x

ã tập trung

vào việc kh o sát, nghiên c u thành phần, nội dung tài liệu s n sinh trong ho t ộng
ì

c a một số lo
ơ
v

trì

N

tr

ững tài liệu mà chúng tơ tì

uv x

u trữ c a

lựa chọ

ơ qu

c thì

nh ngu n và thành phần tài liệu nộ

i học vùng. Kế thừa các kết qu

ã

tài nghiên c u c a mình trong ph m vi một

u

u ở trên, chúng tôi
i học vùng.

5. Phƣơng ph p nghiên cứu
Để t ự

ệ

t

ĩ duy vật biện ch ng, ch

y, chúng tôi s d ng một số

ĩ duy vật l ch s và một số

7

ơ
ơ

uận c a ch
,

thể:


- hương pháp hệ thống:
chúng tô

ã

ể

t tài liệu trong hệ thố

chúng tơ

liệu ì

ơb

c s d ng trong khi

tài. Khi nghiên c u tài liệu hình thành trong ho t ộng c

thực hiệ

Nhờ

ơ

t

ối liên hệ, vai trò c a chúng.
ơ

c cái nhìn tổng quát v

tr

t ộ

u tổ ch c, v thành phần tài

ơ qu , ơ v

- hương pháp phân tích chức năng: P

ơ

y

Đ i học Thái Nguyên trong hệ thố

nh vai trò c

Đ i học Thái Nguyên.

ă

i học vùng thực hiện ch

ú chúng tôi xác

ơ v giáo d c và tầm

quan trọng c a khối tài liệu hình thành trong ho t ộng c
Là một trong số ít các

ơ qu ,

ng d y,

t o, nghiên

c u khoa họ , Đ i học Thái Ngun ln có v trí quan trọng trong sự nghiệp phát
ớc nhà. Ngồi ra, chúng tơi cịn vận d

triển giáo d
,x

việ

ể

nh những tài liệu có giá tr

Nguyên. Tài liệu hình thành trong ho t ộng c
N

ơ

i tồn bộ tài liệu

có giá tr âu d

v

v

y tr

u trữ Đ i học Thái

Đ i học Thái Ngun có vai trị

u hành, ho t ộng c

quan trọng trong tổ ch

ơ

ơ v sự nghiệp giáo d c.

u, d

u có giá tr

ựa chọn tài liệu

u trữ là một việc làm hết s c quan trọng.

- hương pháp điều tra, phỏng vấn: Chúng tôi lựa chọ
nhằm tìm hiểu những ý kiế , qu

ểm c

ã

bộ qu n lý t

ơ v , các cán bộ trực tiế

qu

ĩ

ể , suy

v
quyết

N uy

ú
ỉ

ị s d

ơ

t

Để t ự
x

ơ

t

u trữ ể th y

c

ổi mới công tác

ô

t

ệ

t

phương pháp khảo sát, thống kê

u trữ t

ơ v t

t u t ậ , bổ su

t

v

ệu v

v
u trữ Đ

r

ằ
ữ

ọ T

ơ

6. C c nguồn tài iệu tha

-

Đ i học Thái Nguyên, các cán

a các cán bộ trong việc nghiên c u nhằ

r , chúng tơ

-N
ớ

y

ơ qu

hành chính t
ậ

ơ

hảo

y, chúng tô t

t

vă b n quy ph m pháp luật – Đây

ệu ở
ă

u

u

u

pháp lý cho việc thực hiện

nh ngu n và thành phần tài liệu: Luật Giáo d

Đ i học (Luật số

08/2012/QH13 c a Quốc hội); Luật L u trữ (Luật số 01/2011/QH13 c a Quốc hội);

8


u trữ Quố

Pháp lệ

ă

2001 (U b

ớng dẫn thành phần h sơ, t
ơ

t uộc diện nộ

ệu c a

u v

Tru

t

ờng v Quốc hộ );

ơ qu

í

tâ

u trữ N

hành quy chế tổ ch c và ho t ộng c
thành viên (Số 08/TT-BGDĐT
vă t

–

u trữ c

161/QĐ-ĐHTN
-

a Bộ Giáo d

v

v Đ

( ô

ớ ); T ô
ơ sở giáo d

t ); Quy

vă
t b

Đ i học

nh v công tác

Đ i học Thái Nguyên (Ban hành kèm theo Quyết

y 24 tháng 02 ă
trì , b i g

v

trì

u,

ơ

Đ i họ vù

vă

ớc Trung

u trữ Quố

262/LTNN-NVTW (ngày 12/6/2001) c a C

ô

- Các luậ vă ,

2012
ơ

t

G

ố Đ i học Thái Ngun);

u trữ;

b b

có liên quan in trên t

uận tốt nghiệp, báo cáo khoa học t

trữ học và Qu n tr vă

ị

– Tr ờ

nh số

í;

t

ệu Khoa L u

Đ i học Khoa học xã hội và Nhân vă –

Đ i học Quốc gia Hà Nội;
- Các h sơ, t

ệu

u t i L u trữ Đ i học Thái Nguyên;

-T

ệu phỏng v n từ thực tế;

-

webs te

qu

7. Đ ng g p của
Nếu

t

tài

c thực hiện tốt, chúng tôi hy vọ

- Xây dựng

c danh m

tài s :

ơ v là ngu n nộ

ut

ệu v

ệu ầ

ọ T

u trữ

Đ i học Thái Nguyên.
- Xây dự

T

d

ơ v t

v

- Từ

, ết qu

N uy
-Đ

t

u
t ệ

t

t u t ậ , bổ su

t

t

8. Bố cục của

ệu

ú

Đ
ô

t

N uy

u trữ t

Đ

u

v

ọ

ơ

ý uậ v t ự t ễ v
t

ộ v

ô

t

u trữ

ô

r

tài

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH
NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ ĐẠI
HỌC THÁI NGUYÊN

9


 Nội dung chương 1: Chúng tơi trình bày lý luậ
và thành phần tài liệu, ơ sở lý luậ , ơ sở

ý, ă

ơb nv x
thực tiễ

nh ngu n
ểx

nh

ngu n và thành phần tài liệu.
CHƢƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO
LƢU TRỮ CỦA ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
 Nội dung chương 2: Chúng tôi kh
ut

ệu v

s tv

r t ực tr ng công tác nộp

u trữ Đ i học Thái Nguyên.

CHƢƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ ĐẠI HỌC
THÁI NGUYÊN
 Nội dung chương 3: Chúng tôi
phần tài liệu c

ơ v là ngu n nộ

xu t b ng danh m c ngu n và thành
uv

10

u trữ Đ i học Thái Nguyên.


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên c u luậ vă
ú

ỡ, g i ý, chỉ b o c a các gi

– Tr ờ

Đ c Thuận – n

thực hiện luậ vă

y Chúng tơ

b

Đ i họ T

ú

K

ì

, tơ

ã

ậ

c sự

u trữ học & Qu n tr vă

ò

Đ i học khoa học xã hộ v N â vă – Đ i học Quốc gia Hà Nộ ,

biệt là TS. Đ
tr

v

ọc c

vă

ị

ờ

ã tận tình
x

ớng dẫn tơi trong suốt quá trình

ơ tớ ã

i lờ

N uy

c

v

ơ v t

ỡ chúng tơi. Do nội dung nghiên c u cịn r t mớ

o, các phịng
v

ã

ệt tình

ối với nhi u nhà nghiên

c u nói chung và b n thân tác gi nói riêng, kinh nghiệm và sự hiểu biết c a tác gi
này cịn h n chế. Vì vậy, luậ vă

v v

sót, r t mong nhậ
nghiệ

ể luậ vă

Xin chân thành c

c sự
c hồn thiệ

ý tr

ơ

ơ

tr

ỏi những thiếu

ổi c a các thầy cơ giáo, các b

ng

ơ

ơ !
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

NGƢỜI THỰC HIỆN

Lê Hoài Giang

11


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN
VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
1.1.

h i niệ

ục ích ý nghĩa của công t c

c ịnh nguồn và thành

ph n tài liệu
1.1.1. M t số khái ni m
Để nghiên c u, tìm hiểu v
uv

cần nộ

ơ

vật

,

â

trì

t
T

t uật; sổ ơ

t ,

ì

t

ọ ,

b

í ; tr

tr

qu trì

;â

ệu

,b

t ộ
v t ết ế, b

b ,d ơ

ệ t ;b

ý, bút tí , t

t

ơ

b

t

ẩ

ệu v ết t y; tr

,

,
vă

,v

ọ ,

v

ệ
;

[23;1]

s

t

ệu

ự

ọ

tr ờ

s

t

vă b , dự

;t

ật ý,

- Tài liệu lưu trữ:
b

nh ngu n và thành phần tài liệu

, b ểu t ố

â ,

v vật

u

x

ì

ệu b

u, sổ s

; bă , ĩ
ẩ

t

u trữ, chúng tơi xin trình bày một số khái niệm có liên quan:

- Tài liệu:
qu , tổ

ơ

ơ

tr
ể

v

t ộ

u trữ T

ệu

ố ,b

í

ị b

t ự tễ ,

u trữ b
t ì

b

ố ,

t y t ế bằ

[23;1]
- Lưu trữ cơ quan:

trữ

ơ qu , tổ

tổ

tr b

qu

ệ

t ộ

u trữ ố vớ t

ệu

u

t ự

ệ

t ộ

u trữ ố vớ t

ệu

u

[23;1]

- Lưu trữ lịch sử:
trữ

t ự

vĩ

ơ qu
vễ

tế

ậ từ

u trữ ơ qu

u trữ

ì

v từ

u

[23;2]
- hơng lưu trữ:
t ộ

t

ệu

ệu

ơ qu , tổ

- Thu thập tài liệu:
t

bộ t

tr

ể

uyể v

â
qu trì

x

u trữ ơ qu ,

12

t

tr

qu trì

[23;2]
u

t

u trữ

ệu, ự
s

ọ ,

[23;2]

ậ

- Xác định giá trị tài liệu:
t ,

ơ

ữ

t

,t u
ệu

vệ

tr t

uẩ t e quy

tr

ệu t e

ơ qu

u trữ, t ờ

b

- Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ:

qu

t ẩ

v t

c thu thập, bổ su

Những cách hiểu tr

ây t e

v

uy
ểx

tr . [23;2].

ơ qu , tổ ch c có tài liệu

u trữ trong

u trữ l ch s . [18;264].
u trữ ơ qu , tổ ch c

- Thành phần tài liệu bổ sung: Các nhóm tài liệu c
u ầ

quy

ệu ết

danh m c thuộc thẩm quy n thu thập, bổ sung c a một

là ngu n nộ

ữ

u trữ l ch s . [18;354].

ớng tiếp cận c a Luật

u trữ và các tài

liệu có liên quan hồn tồn khơng mâu thuẫn với các cách tiếp cậ d ớ
u trữ. Trong ph m vi luậ vă

khoa họ

y,

ĩ tr

ộ

ây s

cs

d ng thống nh t.
1.1.2. Mục íc , ý

u trữ

u trữ là công việc

t

ờng xuyên, là một trong những nhiệm v quan trọng c a công tác

t

u biết rằng, tài liệu hình thành ra trong b t kỳ một ơ qu , tổ

ú

ch ,

c x c nh ngu n và thành ph n tài li u

nh rằng việc bổ sung tài liệu v

Có thể khẳ
c tiế

ĩa của cơ

â

dù
b

khối tài liệu
ộng c

ơ qu

ớn hay nhỏ, một cá nhân tiêu biểu hay khơng thì

ờ

ầy

, trung thực, chính xác l ch s ho t

ơ qu , tổ ch c, cá nhân. Do vậy, việ x
uv

ngu n và thành phần tài liệu thuộc diện nộ

c chính xác
u trữ s b

m cho sự
u trữ

hồn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phơng nói riêng và c a Phơn

Quốc gia Việt Nam nói chung. Việ x
u v

diện nộ

u trữ càng thực hiệ

nhiêu thì nó càng nâng cao ch t
P ô

nh ngu n và thành phần tài liệu thuộc
tú , ầy
ng cho p ô

ng, số

u trữ Quốc gia Việt Nam b y nhiêu. Đi u
ô

b n thân sự phát triển c
tr

ĩ

vực khác c

t

ần nộ

ò

,b

u trữ ơ qu
ỉ

u trữ mà còn mang nhi u ý

ời sống xã hội. Sở dĩ

ngu n và thành phần tài liệu cần nộ
ơ qu ,

ơ

uv

t uộc ngu n nộ

ut

u

13

, chính xác bao
ý

v

ĩ

ối với

ĩ qu

trọng

vậy vì việ x

nh

u trữ chính là việ x

nh

ệu, và nội dung c a khối tài liệu


í

M

a việ x

u trữ nhằm tránh việc thu thiếu tài liệu t i các ơ qu ,
u,

ngu n nộ

ệu cần giao nộ v
,

c b ng danh m

bộ vă t

ì

ể từ
v

c hồn chỉ

liệu có giá tr
N

u n nộp

ệu s n sinh ra trong quá trình
ằm b

m h sơ

vậy thì khi giao nộp tài liệu v
ô

t o thuận l i cho các cán bộ làm các khâu nghiệp v c
x

phần tài liệu

ơ sở xây dựng

ơ qu

t ến hành tốt công tác lập h sơ,

ầy

ể nộ v

í

nh

x , ầy

u trữ s

t

u trữ. Thành

thì càng thu thậ

c nhi u tài

u trữ l ch s .

vậy có thể

x

nh ngu n và thành phần tài liệu là hai nội dung

chính và quan trọng c a cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu. Nếu công tác
làm tốt thì s t o ti
ơ

t

t uộc

u trữ và các cán bộ, công ch c khác

c nội dung c a h sơ t

u có thể n m ch

làm việc c

u trữ Tr

–

,b

ội dung ch

ến công văn, gi y tờ c a từ

làm việc có liên quan trực tiế
u

ị

ng thời cho ta biết rõ v lo i hình tài liệu

yếu c a những h sơ, t

uv

nh ngu n và thành phần tài liệu cần nộ

y

c

ể thực hiện tốt các khâu nghiệp v khác tiếp theo

thuận l

ỉnh lý, thống kê, b o qu n, tổ ch c khai thác s d ng tài liệu

Ngồi ra cơng tác giao nộp tài liệu

c tiến hành tốt s góp phần b o vệ bí mật thơng

tin trong tài liệu, góp phần thực hiện cơng tác qu n lý thống nh t ô
1. . Cơ sở ý uận

t

u trữ.

c ịnh nguồn và thành ph n tài iệu nộp ƣu vào

c c ho ƣu trữ
ơ sở ý uậ
u trữ

u

v ệ vậ d

vậ d
v

ểx

ý uậ

uy

ú

u trữ

1.2.1. Chức ă

,

ơ qu
c a nó, tài liệu
trong bộ
tr tài liệu;

yN

ì

t
u trữ

ầ t

t ,t u

qu trì

u trữ ơ qu ,

v t
uẩ ,

x

u

s
ữ

uv

ơ
t

u trữ ọ V ệ
ầ t

tế

,

m vụ của cơ q a
ô

ệu ộ

ơ qu

ì

ệu
í

x

u
tr

qu trì

c hình thành. V trí, tầm quan trọng c

ớc, trong xã hội có vai trị quan trọng trong việ x
ởng quyết

ộ

t ộng
ơ qu
nh giá

ến giá tr tài liệu và công tác thu thập tài liệu vào

u trữ l ch s . Tài liệu c a nhữ

ơ qu

14

v trí quan trọ

ầu trong


yN

bộ

ớc là ngu n bổ sung quan trọng nh t
ơ qu

Tài liệu c a nhữ

ơ qu

Tài liệu c

c b o qu n ở

t ộ

u trữ l ch s c

t

y

P ô

ý

ơ

Tru

ĩ ở

y

ơ qu

ô

ể tham kh o.

ớc ở tru

ể lập b ng kê nhữ

s v x

ơ qu

ể lựa ch n tài li

có ý

c b o qu n

ơ

v trị v trí

ơ

ơ

tiêu chuẩn ý
ơ qu

í

t ì

ơ v hình thành phơng c a
ĩ

ơ qu

t uộc ngu n nộp tài liệu v

nh thành phần tài liệu từ

1.2.2. Các nguyên tắc ma
L

ă

u trữ quốc gia.
s

ơ qu

c lựa chọn giữ l i ch yếu ể nghiên c u l ch s
í

tâ

ơ

Tài liệu c

quan trọng trong ho t ộng c a bộ

u trữ Quốc gia.

ần giao nộ v
ơ

ì

t

u trữ l ch
u trữ l ch s .

ận của Chủ

ĩa M c –

ĩa

1.2.2.1. Ngu ên tắc
Có thể
x

,

ểm nổi bật c a sự phát triển lý luận và thực tiễn công tác

nh giá tr tài liệu trong nhữ

d ng thực tiễn

ơ

ă

qu

uận c

uô

n li n việc nghiên c u và vận

u trữ họ ,

: nguyên t

tí

ng,

ỉ rõ rằng, khi áp

nguyên t c l ch s , nguyên t c toàn diện tổng h p. Thực tế

d ng một cách sáng t o những nguyên t c này vào thực tế mới có thể hiểu rõ

c

nội dung c a tài liệu, các thuộc tính c a chúng, mối quan hệ giữa chúng vớ

ời

ối với từng tài liệu c thể.

sống hiện thực, các yêu cầu v m t xã hội và l ch s

Những lý luận chung này cùng với những nghiên c u v nghiệp v x
u trữ c

tài liệu

u trữ học s quyết

ến số phận c a tài liệu, mà kết

qu c a nó là việc lựa chọn ra những tài liệu có giá tr
tru

tâ

u trữ, nhằm ph c v

những tài liệu ã ết giá tr

âu d

nh giá tr

ể

ộc gi

v
t

b o qu n t i các
,

ng thờ ,

r

ể lo i h y.

- Ngu ên tắc chính trị: Nghiên c u các tài liệu hình thành trong ho t ộng
c

ơ qu , ơ v , chúng ta dễ nhận th y rằng, những tài liệu

ph

qu

ểm c a một giai c p nh t

Tr

qu trì

xe



xét ể quyết

nh b o qu n hay tiêu h y một tài liệu này hay một tài liệu khác, mỗi giai c
qu

ểm riêng c a mình. V

ơ

d ện tổ ch

ơ

t



u

u trữ, số phận c a

các tài liệu trên thực tế lệ thuộc vào nhu cầu s d ng chúng cho quy n l i và m c

15


í

t ộng c a giai c p n m trong tay quy n thống tr và qu n lý xã hội. Thực
tí

ch t c a nguyên t

ng chính là ở chỗ giá tr c a tài liệu

ểm nào. Nói cách khác tài liệu
u trữ
xe

ể ph c v cho l i ích c

xét tr

qu

â dâ t

tí

thành từ các ho t ộng c
từ tr ớ

v
D

,

,

ơ qu , ơ v ,
bộ làm công tác x

xe

ể l i vẫn r t cần thiết

qu , tr

ô

d ng nguyên t

tr

nh giá tr tài liệu

t

ng vào trong x

ỏi hỏi bác bỏ nhữ

qu

y,

ĩ

c gi i quyết theo

quan c a b n thân. Việc áp
u trữ nhằm g t bỏ

nh giá tr tài liệu

x

ng

ớc.

u

ểm sai lầm làm tổn h

Vận d ng nguyên t

u trữ ph

u trữ chúng ta ph i hết s c khách

ể ghép cho tài liệu những ý
tí

u

tr tài liệu

ể nhằm ph c v cho cơng cuộc xây

c b o qu

những cái nhìn sai lệch có tính phiến diệ ,

v

c

vậy, c những tài liệu do chế

ĩ xã ội và b o vệ ch quy n c

Khi tiến hành x

xét

nh giá tr tài liệu

ớng có l i cho giai c p vô s n. Theo quan niệ

dựng ch

tr c a tài liệu

ng, trong quá trình lựa chọn tài liệu hình

trên lậ tr ờng c a giai c p vô s n. Mọi nhiệm v
ộ

b o qu n trong các kho

ểm c a giai c p vô s n.

Xu t phát từ nguyên t
ã

c lựa chọ v

c xét theo quan

tí

Nguyên t

ến l i ích giai c p.

nh ngu n và thành phần tài liệu giao nộp

u trữ Đ i học Thái Nguyên, cần xem xét giá tr c a tài liệu theo từng giai
n l ch s , giá tr c a mỗi nhóm tài liệu ến nhu cầu khai thác thông tin. Khi tiến
x

họ T

nh giá tr tài liệu, cần nghiên c u vai trò, ch
N uy

v

ă

,

ơ v thành viên trong từ

c a tài liệu trong ho t ộng c

ệm v c

ể th y rõ vai trò

ơ qu

- Ngu ên tắc lịch sử: Một trong nhữ

ể

dễ dàng nhận ra khi

nghiên c u các lo i tài liệu là chúng luôn luôn mang d u n c a thờ
cs

s

r K

xe

xét ý

ĩ

t

i mà chúng

ú ý ến hoàn c nh

a từng lo i tài liệu ph

l ch s cùng thời kỳ ể chúng ta nhìn nhận tài liệu một
Nguyên t c l ch s

Đ i

qu , ầy

.

c biệt có vai trị thiết yếu trong việ

ện

ng l ch s và xem xét các bài học quá kh . Vận d ng nguyên t c này trong xác
nh giá tr tài liệu

u trữ chúng ta cầ

ú ý ến nhữ

16

u kiện c thể ã ì


tr ờng h p nếu xét t e qu

thành nên tài liệu

không cần thiết ph i b o qu ,

xét tr

ểm hiện nay thì tài liệu
ã xu t hiện thì nó

u kiệ

l i là tài liệu có giá tr cao.
Qu

ểm l ch s

chúng v m t vă b

ò

ỏ

x

nh giá tr tài liệu cần ph i phân tích

ể phát hiện ra những sai lệch do quá trình s d ng tài liệu

gây nên và lựa chọn những tài liệu phù h p vớ

u kiện l ch s c a thời kỳ mà nó

ã xu t hiện. Trong một số tr ờng h p, tính l ch s c a tài liệu thể hiện qua nội
du

,

tr

u tài liệu l

c thể hiện trong hình th c biểu hiện,

trong vật liệu chế tác tài liệu. N m vữ

c nguyên t c l ch s , chúng ta s n m

c bí quyết ể gi i quyết những v
liệu ở

ph c t p trong quá trình hình thành tài

ớc ta.
Đối với các tài liệu s n sinh trong ho t ộng c

ơ v thành viên, khi tiế
ú

x

với thời kỳ l ch s

ú

liệu trong ho t ộng c a
t

v
ĩ r

r

Đ i học Thái Nguyên và các
ú

nh thành phần tài liệu, cầ
ờ,

t ế mới th y rõ

ơ v . Tài liệu c

Đ i họ T

c giá tr c a tài

N uy

v

ơ v

c hình thành trong một thời gian dài, và những tài liệu
ối vớ

ơ qu

ì

t

x

tài liệu, do vậy,

c giá tr l ch s . N

u có ý

nh thành phần tài

liệu cần giao nộp vào L u trữ Đ i học Thái Nguyên, cần xem xét kỹ
c a chúng mớ

v

ỡng giá tr

ã t y, tài liệu

ơ v

thuộ Đ i học Thái Nguyên s n sinh ra liên quan nhi u ến giáo d c, nghiên c u
khoa học và chuyển giao công nghệ, giá tr c a chúng có thể khơng cịn với hiện t i
ý
liệu vẫn cịn giá tr

ĩ với thờ

ể

ến thờ

ú
ểm hiện t
ú

tr một tài liệu b t kỳ, cầ
hiện t

v t ơ

r

ời. Không những thế, có những tài
v t ơ

tr

. Vì vậy,

qu

(thờ

ể

ú

r

t ế mới khơng bỏ sót những tài liệu có giá tr v

ời),
u

giữ những tài liệu hết giá tr .
- Ngu ên tắc toàn diện và tổng h p Giá tr c a tài liệu không bao giờ thể
hiện chỉ trong một m t này hay m t

,

liệu xét v m t kinh tế thì khơng có giá tr
thì l i là tài liệu có giá tr r t

ể D

t
,
, tr

17

ờng thể hiện r t
xét tr
qu trì

ơ
xá

d ng. Có tài

d ện chính tr

nh giá tr tài liệu


u trữ cần ph i nghiên c u tài liệu một cách tồn diệ
ầy

tr c a tài liệu một

ể có thể nhìn nhậ

c giá

nh t.
ị

Ngun t c này khơng nhữ

ỏi ph

uô

ú ý ến các m t giá tr

khác nhau c a tài liệu mà còn ph i so sánh chúng trong mối quan hệ với nhau. Thực
tế cho th y, giá tr c a tài liệu chỉ

ầy

c bộc lộ một

Đối với những tài liệu

mối liên hệ với các tài liệu

qu

nh giá tr c a chúng, chúng ta cần ph i

t trong
vậy, khi tiến hành xác

ểm tổng h p. Cần ph i chú ý

ến mối quan hệ giữa cái chung và cái riêng, có sự nhận th c sâu s
lo i tài liệu Đ

ối với từng

ối quan hệ có tính biện ch ng mà muốn nhận th c sâu s c ph i

có sự phân tích c thể ối với từng lo i tài liệu c thể.
Có r t nhi u tài liệu s n sinh trong ho t ộng c
ơ v thành viên khơng chỉ có giá tr vớ

Đ i học Thái Nguyên và

ơ v s n sinh mà còn có giá tr

với c Đ i học Thái Nguyên. Khi xem xét giá tr c a tài liệu, cầ
tổng thể ho t ộng c

Đ i họ T

N uy

Đ ng thời, cần xem xét giá tr c

ú

v

v

ối với nhi u ĩ

t

theo nguyên t c này, cầ
th y

t

vực. N

tr ờ

i học.

ối với nhi u m t: giáo d , vă

liệu, ối với một ĩnh vực c thể,
qu

t chúng trong

tr

ững tài liệu chỉ có giá tr quan trọ

chính tr

ối

vậy,

ệu v

xe

ối vớ ơ qu
ệu có giá tr

ì

t

ối với nhi u ơ

xét v
u

t

,

tr tài liệu

ối với nhi u tài liệu

ể

c giá tr c a chúng.
1.2.2.2. hương pháp
Trong công tác x

ơ

nh giá tr tài liệu

u trữ ở

ớc ta từ tr ớ

c áp d ng phổ biến là nghiên c u trực tiế

Đ

ơ

ể

x
t ơ

ố

nh giá tr mang tính truy n thố
ơ

n, dễ vận d ng và m

ến nay,

ối với từng tài liệu.
P

ơ

này có

ộ chính xác cao. Tuy nhiên

n chế là không cho phép nghiên c u và lựa chọn tài liệu theo một tổng
thể chung, không mở
v
Tr ớ
tác x

ĩ

vự

ờng cho việc áp d ng những tiến bộ c a khoa học kỹ thuật

u trữ ể gi i quyết v
r quyết

nh giá tr tài liệu

lựa chọn tài liệu một cách nhanh chóng.

nh d t khốt việc lựa chọn tài liệu, các cán bộ làm công
u trữ cần ph i kiểm tra c thể từng lo i tài liệu N

18


u

ô

ĩ

ọi tài liệu

r x

xét c thể từng tờ một Hơ

ữa, khi tiến hành x

nghiên c u và áp d

ơ

u cần ph i xem

nh giá tr cần ph i tiến hành

ọ

ể có thể x

m các yêu cầu c a x

c nhanh chóng, chính xác, b
trữ

nh giá tr

nh giá tr tài liệu
u

nh giá tr tài liệu

t ra.
ô

Thông qua thực tiễn và nghiên c u những lý luận v

u trữ họ

ã

khi tiến hành x
ơ
tr

r

t bố

ơ

ơ

nh giá tr tài liệu

ă

ơ
ì

tài c

x

ơ qu , ơ v khác nhau. Chúng tô x

c u

cậ

ơ

x

ơ

t ô

t

r

nh giá tr tài liệu

u trữ,

nh giá tr tài liệu

, ã s d ng các lý luậ tr

vào từ

ế

,

:

s liệu học.
ơ

Dựa trên những lý luận trên v
các tác gi khi thực hiệ

ơ qu , tổ ch ,

â tí
u trữ,

u trữ, các

ơ b n nh t có thể áp d ng

u trữ tr

nh giá tr tài liệu

ệ thống, p
x

ú

t

ể áp d ng

ột số công trình nghiên

u trữ: Lã Th H ng, “ Xác

định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các Công ty 100%
vốn Nhà nước”, Luậ vă T c sỹ khoa

u trữ học và Qu n tr vă

ò

; Trần

Th Loan, “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường
Trung học chuyên nghiệp”, Luậ vă T c sỹ khoa

u trữ học và Qu n tr vă

phòng; Nguyễ Vă T â , “Các ngu ên tắc phương pháp luận và phương pháp
xác định giá trị tài liệu lưu trữ”, T p chí Vă t

u trữ số 3,4/1985; D ơ

Vă

Kh m, “ hương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan”, Trung tâm
Khoa học công nghệ – C c Vă t
Vă T â

v

u trữ N

d ch), “Mấy vấn đề phương pháp đánh giá giá trị văn kiện trong lưu trữ

học Xô Viết hiện đại”. T p chí Vă t

u trữ số 3,4/1980

- hương pháp hệ thống Trong nhữ
y

c chú ý vận d

ời sống tự nhiên và xã hội. Kết qu
trọng c

ớc; N.A Orlova ( Nguyễn

ă

ầ

ể nghiên c u
t

ây

ơ

ệ thống

ố t

ng khác nhau c a

c ngày càng khẳ

nh vai trò quan

ơng pháp này trong nhận th c khoa họ Xét t e qu

ểm triết học

thì cách tiếp cận hệ thống chính là sự phát triển có tính lơ gích các ngun t c
ơ

uận chung c a lý luận nhận th c mác-xít,

19

c biệt là nguyên t c tổng


Đ u này lý gi vì s

h p và tồn diệ

y ể nghiên c u các v
có thể tiến hành x

u trữ học có thể s d

v x

nh giá tr tài liệu nếu không n m vững nguyên t c tồn diện
tr

chúng theo hệ thố
qu

ch
u

nh giá tr tài liệu ị

ú

trọ

ầu tiên c a quá trình x

ă , nhiệm v c

d

ơ qu

c v trí c

Tr

ơ sở các hệ thố

tr

t ộng tài liệu

tr

ã

t
x

t

ệu

, ần ph i dựa vào

nh giới h n c a hệ thố

ơ qu

in

nh giá tr tài liệu theo con

nh giới h n c a hệ thố

ởng lẫn nhau. Muố x

ỏi ph i phân tích

ã xu t hiện và t n t i.

ờng tiếp cận hệ thống là việ x
có

u trữ. Chúng ta khó

nh giá tr tài liệu

và tổng h p. Hay nói cách khác, việc x
B ớ

ơ

bộ hệ thố

s

cs

r ,

ơ qu

ớc nói

nh giới h n c thể, nhiệm v tiếp

theo mà chúng ta cần làm là nghiên c u thành phần các tài liệu thuộc hệ thống, làm
ởng qua l i giữ

sáng tỏ các mối liên hệ và

ú

N

r

ần ph i

xem xét mối liên hệ giữa tài liệu c a hệ thống này với các hệ thống khác trong ho t
ộng c

ơ qu , tổ ch c.
Khi nghiên c u tài liệu c a một hệ thống nh t

ă

â

t

trong một hệ thố
sự bổ su ,
ể b o qu

t

bậ tr

gi i quyết v

tâ

ến kh

Kết qu kh o sát thực tế cho th y, tài liệu

ờng có nhi u th bậc khác nhau, giữa các th bậc có thể có
u D

u hịa lẫ
ò

nh, cầ qu

ểm này mà khi tiến hành lựa chọn tài liệu

ỏi cần tiến hành ở mọi th bậ Đ u

y

ý

ĩ t ết thự

ể

lựa chọn tài liệu có thơng tin l p l i hình thành r t nhi u trong

ho t ộng qu n lý ở

ơ qu

ệ

y Tr

ơ sở những kết qu

ã

t

c

trong quá trình kh o sát mang l , ối chiếu với những tài liệu c a một hệ thống và
giữa các hệ thống với nhau, cần xây dựng một

ơ ì

u

ể thực hiện việc lựa

chọn tài liệu có hệ thống. Biểu hiện c thể c a mơ hình này là việc lập các b ng kê

tài liệu cần nộ v

ị

,

u trữ. Nếu b ng kê lập có ch t

ng t c là

lập mơ hình tốt.
Trong Luậ vă T c sỹ c a tác gi Trần Th Loan vớ

tài “Xác định giá

trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường Trung học chuyên nghiệp” có
viết: “

Áp d

ơ

ệ thống cho ta th y vai trò c

20

tr ờng trung


học chuyên nghiệp trong hệ thống giáo d c c a quố dâ

tr ờng trung học chuyên nghiệ

c
u

v

N

ối với ngành giáo d
vậy, khi áp d

Đ i họ T

trữ c

t

N uy

v

” [21;62]

ể th y

c vai trò và giá tr c a tài liệu. Khi tiến

ần ph i tiến hành ở t t c các cơ qu

N uy

ơ

u

nh giá tr tài liệu

ơ v thành viên, chúng ta cần phân tích và
ì

19 ơ v thành viên nên việc tiến hành xác
ểm là việc không dễ dàng. Tuy

nh thành phần và giá tr tài liệu cùng một thờ
nhiên, chỉ

u trữ Quốc gia Việt Nam

ệ thống ể x

nh giá tr tài liệu,

thành tài liệu, Đ i họ T

ô
r

ơ

xem xét tài liệu trong hệ thố
x

ối vớ

tr tài liệu

ớ

c giá tr c a tài liệu trong hệ thống

mà nó hình thành. Tài liệu là s n phẩm c a các ho t ộng, do vậy, khơng có tài liệu
nào sinh ra mà khơng có giá tr , giá tr c a chúng có thể liên quan tới nhi u m t
D

khác trong cùng hệ thố
ể

pháp hệ thố

,

t

x

ệu.

- hương pháp phân tích chức năng Đây
ú

c a tài liệu và lựa chọ
ă

lo i ch

,d

,t

t

y

ớc, mỗ

ơ qu

p Bộ,

các ho t ộng c
ởng hẹ

ph m vi
u

t

ờ

ý

ơ
ĩ tr

y

sự

o và thống nh t

, ối vớ

ĩ tr

ội bộ ơ qu

t

thể thì tài liệu có

ơ qu

y s n sinh ra nhìn

ỉ

ữ
ơ qu

ơ qu

, vừa có ch c
tr ờng h p này, tài

ĩ t

(ph m vi hẹ ) K

21

ơ qu

ă

i quyết các công việc c thể có tính ch t sự v , tr
ý

u Đối

d ện, có vai trị chỉ

ột ph m vi nh t

ý

a riêng
Đ ng thì tài

N ững tài liệu d

ă

ă

ơ qu

Tr

liệu s n sinh có hai lo i rõ rệt: một lo
lo i chỉ

c a mỗi lo i tài

u có ch

ơ , t ực hiện một ch

thuộc các ngành khác nhau vừa có ch
ă

ơ qu

ơ

ơ qu , tổ ch

ộng trong những ph m vi hẹ

ơ qu

t uộc Chính ph ,

liệu có giá tr quan trọng trong nhi u

ă

nh.

ệu hình thành trong mỗ

ơ qu

vớ

u giá tr

ớc b o qu n dựa vào kết qu c a sự phân

ơ qu

Trong hệ thống bộ
ì

ể

ơ

ơ qu , ết h p với việc xem xét ch

liệu trong ph m vi từng lo

ơ

nh giá tr tài liệu cần áp d

(
x

m vi rộng), một
nh giá tr tài liệu