Tài liệu Bài giảng: Tin học quản lý pptx

HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG
- - - - - - - ( - - - - - - -




BÀI GING
TIN HC QUN LÝ
Biên son : Ths. DNG TRN C
Ks. PHM HÙNG TH












Lu hành ni b


HÀ NI - 2006


LI NÓI U

Ngày nay, tin hc đang đc ng dng vào hu ht các lnh vc ca cuc sng, trong
đó công tác qun lý là mt trong nhng lnh vc đc tha hng thành qu ca s phát
trin CNTT nhiu nht. Hu ht các công vic trc đây đc thc hin bng tay, thc hin
trên giy, đc tính toán th công, thì nay đã có th đc thc hin d dàng, tin li và
chính xác hn nh các ng dng tin hc. i vi các h thng qun lý phc tp thì cn phi
có các chng trình ng dng riêng bit, đc xây dng dành riêng cho các h thng này,
ví d nh các chng trình k toán, h thng qun lý đào to ca 1 trng đi hc, qun lý
ngân hàng, kho bc v.v. i vi các h thng không quá phc tp (ví d bng lng, chm
công .v.v), ngi ta thng s dng các chng trình ng dng đc xây dng sn đ qun
lý, nh Word, Excel, Foxpro, Access, v.v.
Cun giáo trình “Tin hc qun lý” gii thiu vi bn đc các chc nng nâng cao ca
hai ng dng tin hc đc dùng ph bin và hiu qu nht hin nay cho công tác qun lý,
đó là ng dng bng tính Microsoft Excel và h qun tr c s d liu Microsoft Access.
ây là hai ng dng ct lõi và đc u chung ca b chng trình ng dng tin hc vn
phòng (Office) do Microsoft phát trin. Tri quan nhiu phiên bn (hin nay là phiên bn
chy trên Windows XP), Excel và Access đã có rt nhiu ci tin, đc tng cng thêm
các chc nng, và ngày càng tin li, hiu qu, đc cài đt trên hu ht các máy s dng
h điu hành Windows.
Phn 1 trình bày v Excel nâng cao, bao gm vic s dng các chc nng nâng cao,
các hàm nâng cao, các công c phân tích d liu v.v. Excel tng đi d s dng, các ng
dng ca Excel cng rt rng rãi, t đn gin đn phc tp, tuy nhiên không đáp ng đc
đi vi các bài toán cn phi qun lý nhiu d liu và cn các tính toán linh hot.
Trong khi lp các ng dng ca Excel rng và không qun lý nhiu d liu thì Access
có tm ng dng hp hn, nhng có th đáp ng cho các ng dng phc tp hn, qun lý d
liu nhiu hn và tính toán linh hot hn. Thc cht, Access là mt h qun tr CSDL quy
mô va, vì vy vic s dng Access thiên v lp trình và yêu cu ngi s dng phi có
mt s k nng c bn cng nh các khái nim v lp trình và CSDL. Phn 2 nhc li các
khái nim c bn ca Access và trình bày v phng pháp xây dng mt s ng đin hình
trên Access. Cui mi phn là các bài tp và gi ý hoc hng dn gii.
Mc dù đã rt c gng trong quá trình biên son, song không tránh khi các thiu sót,

nhóm tác gi rt mong nhn đc ý kin đóng góp ca bn đc đ tài liu đc hoàn thin
hn. Cui cùng xin gi li cm n ti các đng nghip đã giúp đ nhóm biên son hoàn
thành cun tài liu này.

Nhóm tác gi
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

PHN 1
S DNG EXCEL TRONG QUN LÝ


GII THIU
Nh đã bit, Excel là ng dng bng tính rt thông dng chy trên môi trng Windows.
Rt nhiu ngi đang s dng Excel, nhng hu ht ch s dng các tính nng c bn nh to các
bng tính đn gin có trình bày theo hàng, ct, vi các phép tính c s nh cng tng, tính tr,
nhân, chia, trung bình v.v. Tuy nhiên, Excel là mt ng dng rt đa nng, không nhng d dàng
cho phép ngi dùng th hin các bài toán đn gin 1 cách nhanh chóng mà còn cho phép ngi
dùng s dng các chc nng tính toán và phân tích rt mnh nhm qun lý các h thng tính toán
tng đi phc tp.
Phn này gii thiu cho bn đc nhng chc nng nâng cao ca Excel nh to tp mu,
macro, bo mt v.v., các hàm nâng cao dùng trong các bài toán phc tp nh hàm if, hàm countif,
lookup v.v., các hàm lng nhau, và cách s dng các công c phân tích d liu trong Excel nh
Goal seek, Solver v.v. Vic s dng các hàm nâng cao cho phép thc hin các phép tính phc tp,
to các lnh điu kin, r nhánh, tham chiu d liu v.v., to ra các kt qu di các đnh dng
mong mun. c bit, vic cho phép s dng các hàm lng nhau (kt qu ca hàm này là tham s
cho hàm kia) to cho Excel mt kh nng lp trình khá mnh và tin li. Tuy nhiên, dù đc h
tr kh nng lp trình và các hàm khá mnh, Excel vn ch là 1 chng trình ng dng, do vy
kh nng qun lý d liu rt hn ch, không qun lý đc các h thng có lng d liu ln và
cn đn kh nng lp trình mnh. Phn 2 s gii thiu vi bn đc 1 công c qun tr d liu mnh
hn nhiu, chuyên s dng cho các ng dng qun lý d liu, đó là Microsoft Access.

Mc tiêu
Kt thúc phn này, sinh viên cn:
- Nm đc cách s dng các chc nng nâng cao ca Excel nh to tp mu, to và s
dng macro, to chú thích, bo mt v.v. Áp dng các chc nng này trong các công vic
thích hp.
- Hiu và s dng đc các hàm nâng cao trong Excel, s dng đc các hàm thao tác trên
các kiu d liu đc bit, có nhiu tham s, các kiu tham s đc bit, các hàm lng nhau
v.v. đ gii quyt các bài toán qun lý phc tp.
- Có th s dng các công c phân tích d liu nh Data tables, Solver, Pivot tables v.v. đ
phc v cho các công vic nh la chn phng án, rút trích d liu có ích t các d liu
ban đu v.v.
Cách trình bày
Phn này đc trình bày theo dng phân tích cú pháp, cách s dng các chc nng, các hàm,
các công c, kèm theo là các ví d đc trng đc din gii c th. Cách trình bày này giúp cho

5
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
bn đc có th nhanh chóng nm bt đc các kin thc trong phn này và có th áp dng cho các
bài tp tng t.
Cui phn có các bài tp tng hp cùng hng dn gii, nhm h thng li các kin thc
trong phn, và to các ví d minh ha cho phn trình bày  trên. Các bài tp đc chn lc sát vi
ni dung kin thc ca phn, đng thi cng giúp sinh viên m rng thêm kin thc.
Phn cui là tóm tt ni dung và các bài tp ôn tp di dng câu hi trc nghim hoc bài
tp t gii.
Phng pháp hc
 hc phn này mt cách hiu qu, sinh viên nên hc theo cách sau:
- c k và hiu cách gii thích ca phn lý thuyt hoc hng dn. Tìm hiu ý ngha ca
phn gii thích lý thuyt này. C gng nm đc các ví d minh ha.
- Suy ngh, tìm cách m rng các ví d minh ha. Ngh ra các ví d tng t đ thc hin.
- i vi các bài tp tng hp, đc k yêu cu bài toán, hiu đc yêu cu, c gng t tìm

ra cách gii tt nht. c hng dn gii, so sánh vi cách làm ca mình (nu t ngh ra).
- c phn tóm tt đ tng hp kin thc. Làm các bài tp ôn tp, đc li, nghiên cu li
nhng phn kin thc cha nm vng.
Yêu cu kin thc trc khi hc phn này
 hiu đc các kin thc trong phn này, bn đc cn có các kin thc c s v tin hc,
nm đc cách s dng Excel và các hàm c bn trong Excel. Ngoài ra, cn có các kin thc c
s v lp trình và qun lý d liu, có k nng phân tích bài toán.










6
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

CHNG 1: S DNG CÁC CHC NNG NÂNG CAO


1.1 TO VÀ S DNG CÁC TP MU (TEMPLATE)
Trong công vic hàng ngày, nhiu khi ngi dùng có nhu cu s dng mt đnh dng file
Excel theo mt “mu” nào đó có đnh dng và các cách trình bày d liu bit trc, ví d nh các
hóa đn gi khách hàng, các báo cáo tài chính v.v. Nu mi ln ngi dùng to mt bng tính mi,
h li phi làm li mi thao tác đnh dng và trình bày li d liu thì s mt rt nhiu thi gian và
cha chc đnh dng đó đã ging nh đnh dng mà h mong mun hoc đnh dng ca file đã
làm ln trc. Chính vì vy, đ tit kim thi gian và công sc cho ngi s dng, Microsoft đã

cung cp cho ngi dùng Excel mt công c gi là “tp mu”.
Tp mu trong Excel là mt file có phn m rng là “.xlt”. ây là mt file cha các thông
tin v đnh dng, các cách trình bày, b trí d liu trong mt bng tính theo mt khuôn dng mà
ngi s dng mong mun. Các thông tin trên thng bao gm, kiu ch, c ch, màu ch, các
header, footer, các công thc v.v. và các tham s đnh dng khác.
1.1.1 To 1 tp mu
 to mt tp mu, thc hin các bc nh sau:
- To mt file Excel mi. Thc hin các thao tác đnh dng và trình bày d liu mà ta mong
mun tp mu s lu gi.
- Sau khi đã thc hin xong toàn b các thao tác đnh dng, ghi li tp mu này bng cách
chn Menu File > Save As.
- Trong hp thoi Save As, đt tên cho tp mu vào ô “File Name”. Trong ô “Save as type”,
click chut vào hp chn và chn kiu file mun ghi là “Template”.
Ví d: To mt tp mu đn gin vi các đnh dng mong mun nh sau:
- Kiu ch: Font ch là Arial, c ch là 13.
- Kiu s: Có 2 ch s phn thp phân, ngn cách hàng nghìn là du phy “,”. S âm s có
dng du tr “– “ đng trc s.
Các bc to tp mu trên nh sau:
- Khi đng Excel. Khi đó Excel s t đng to ra cho ta mt bng tính mi ngm đnh là
Book1.
- T menu ca chng trình, chn Format > Style.
- Khi đó Excel s m ra mt ca s, cho phép đnh ngha li đnh dng cho tng kiu d
liu mà Excel h tr:

7
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

- Click chut vào nút lnh Modify đ sa đi đnh dng cho kiu d liu mong mun:

-  ví d này, chúng ta mong mun thit lp đnh dng cho Font ch và kiu s. Vì vy 
hp chn “Category”, la chn ln lt các mc là General và Number đ thit lp các
đnh dng mong mun cho tng mc này. Sau khi đã thc hin xong mi thao tác, bm
nút lnh OK đ ghi li các thit lp và thoát khi hp thoi này.
-  ca s style, bm OK đ kt thúc vic thit lp đnh dng cho tp mu.
Nh vy, đn đây chúng ta đã to đc các đnh dng mong mun. Vic cui cùng và rt
quan trng là phi “nh” Excel ghi li các đnh dng đó thành 1 tp mu đ ln sau có th s dng
li chúng.  làm đc vic này, t menu File, chn Save As. Khi đó, Excel s m mt ca s
“Save as” đ chúng ta đt tên và ghi li tp mu va to.
- Trong mc “File name”, đt tên tùy ý cho tp mu. Trong mc “Save as type”, click chut
vào hp chn đ chn kiu file mun ghi li là Template. Sau đó, click chut vào nút lnh
“Save” đ ghi li tp mu.

8
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

Lu ý: Mt cách ngm đnh, Excel s ghi tp mu vào th mc “Templates” trong th mc
mà Excel đc khi đng. Ta có th tùy ý la chn th mc mong mun lu bng cách click
chut vào mc “Save in”  phía trên cùng ca ca s “Save as”. Sau đó có th chn th mc
mong mun thay vì th mc ngm đnh ca Excel.
Nh vy ta đã có mt tp mu cha tt c các đnh dng và cách trình bày, b trí d liu
v.v., và có th s dng tp này cho ln sau.
1.1.2 S dng tp mu
Bây gi chúng ta s tìm hiu cách to mt file Excel mi áp dng mu đã đnh ngha trc.
 làm đc điu này, sau khi đã khi đng Excel, t menu chính ca chng trình, chn File >
New hoc bm vào biu tng “New” phía di menu “File”. Khi đó, Excel s m mt ca s có
tên “New workbook” nh sau:

Ca s “New workbook” có hai vùng cho ta la chn. Vùng th nht là “New”. Vùng này
cho phép ta có th to mt trang tính mi hoàn toàn vi la chn “Blank workbook” hoc có th

la chn “From existing workbook” đ to bng tính mi t mt file Excel đã có trc.

9
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
Vùng la chn th 2 chính là vùng mà chúng ta đang mun s dng, đó là “Templates”. Nh
đã nói  trên, chúng ta đã có sn mt mu đc đnh ngha và đc lu tr đâu đó trong máy tính
ca mình và chúng ta mun áp dng nhng gì đã làm trong tp mu vào tp mi mà chúng ta đang
mun to ra. Do đó, chn la chn “On my computer” đ Excel giúp ta tìm đn tp mu đã có sn.
Nu ta s dng la chn này, Excel s m ca s “Templates” đ ta tìm đn tp mu đã to:

Nh đã trình bày  trên, khi lu tr tp mu thì Excel ngm đnh s lu tr nó trong th
mc “Templates” mà b MS Office đc cài đt. Do đó, khi ca s “Templates” hin ra, ta có th
d dàng chn đc mu mun áp dng cho bng tính mi ca mình.
Sau khi chn xong tp mu bng cách click chut lên tên tp ca mình (gi s chúng ta có
tp mu tên “My Template”), bm OK đ Excel m ra mt trang làm vic mi. Khi đó trang làm
vic này s đc áp dng các đnh ngha v d liu, cách trình bày d liu cng nh khuôn dng
d liu đã đc thc hin trên tp mu “My Template”. Khi hoàn thành vic xây dng tp mi và
ghi li tp này lên  đa ca máy tính, Excel s t đng bt ch đ “Save as” cho phép ghi ra mt
file mi đ mi thay đi không nh hng ti tp mu ban đu.

La chn tên mong mun cho tp va đc to ra và chn Save đ ghi li.
1.2 MACRO
1.2.1 Khái nim macro
Mt Macro trong Excel là mt tp hp các lnh cho phép ngi dùng yêu cu Excel thc
hin mt s lnh hay mt s hành đng theo nhu cu. Macro thc s là mt công c hu ích cho

10
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
ngi dùng mi khi phi thc hin lp đi lp li mt vài thao tác phc tp nh kh nng ghi li
các thao tác và ln sau, mi khi cn làm li nhng thao tác đó ch cn gi đn Macro. Xây dng

Macro có nhiu mc, t đn gin đn phc tp. Các Macro phc tp cho phép thc hin các tác
v khó, yêu cu ngi dùng phi có kin thc lp trình nht đnh (Visual Basic Macro). Các
Macro đn gin có th đc thit lp khá d dàng nh công c đc Excel cung cp, và không
cn đn kin thc v lp trình. Vi các Macro loi này, có mt cách đn gin nht đ to mt
Macro mi là yêu cu Excel ghi li nhng hành đng mà ngi dùng thc hin và lu tr nó di
dng mt Macro. Nhng hành đng mà ngi dùng cn ghi li có th là 1 hoc nhiu lnh hoc là
s kt hp ca các lnh mà Excel có th thc thi đc.
Ngoài tính nng có th tái s dng, Macro còn t ra rt mm do trong s dng vì chúng ta
hoàn toàn có th sa đi mi khi cn s dng mt vài thao tác mi mà ln s dng trc cha có.
1.2.2 To macro
Có nhiu cách đ to mt Macro trong MS Excel, tuy nhiên mc tiêu ca môn hc ch gii
thiu cách to và s dng Macro mt cách cn bn. Do vy, phn này ch gii thiu mt cách đn
gin nht đ ngi dùng  mi trình đ đu có th làm vic đc vi Macro.
Nh đã nói  trên, cách đn gin nht đ to mt Macro trong MS Excel đó là yêu cu
Excel ghi li các thao tác mà ngi dùng có nhu cu s dng nhiu ln di dng mt Macro. Các
bc đ thc hin công vic này nh sau:
- Chn menu Tools > Macro > Record New Macro đ hin th hp thoi to Macro nh sau:

- Trên vùng “Macro name”, đt tên cho Macro mong mun to ra.
- Trong vùng “Description”, Excel cung cp mt mô t ngm đnh cho mi Macro. Nu
mun thay đi, ta có th thay đi mô t cho Macro ca mình.
-  bt đu ghi, click chut vào nút lnh OK và bt đu thc hin các lnh mong mun
(Ví d thc hin thay đi đnh dng d liu, ghi file, m file mi v.v.). Excel s t đng
ghi li các lnh đó cho đn khi kt thúc ghi bng cách chn menu Tools > Macro > Stop
Recording hoc click chut vào “Stop Recording” trên thanh công c “Stop Recording”


11
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
1.2.3 S dng macro

Nh vy, mt Macro đã đc to ra và lu gi toàn b nhng thao tác va thc hin. Mi
khi cn lp li nhng thao tác này, thay vì phi thc hin li toàn b các thao tác đó, ta ch vic
gi Macro trên.  gi Macro, đu tiên chn menu Tools > Macro > Macros đ m hp chn các
Macro đc lu tr bi Excel.

La chn Macro mong mun s dng và click chut vào nút lnh “Run” đ thc thi Macro.
Ngoài cách thc thi Macro t menu, Excel còn h tr mt phng pháp gi Macro “nhanh”
bng cách gán cho mi Macro mt “phím nóng” (shortcut key) hay to mt nút lnh đ mi khi
cn thc thi Macro, ngi dùng ch vic bm vào nút lnh đó.
1.2.3.1 Thc thi Macro vi phím nóng
Các bc đ gán 1 phím nóng cho mt Macro đc thc hin nh sau:
- Chn menu Tools > Macro > Macros.
- Trên hp thoi Macro, la chn Macro mong mun gán phím nóng và click chut vào
nút lnh “Options”. Khi đó ca s tùy chn ca Macro s xut hin.
- La chn phím mun s dng đ gi nhanh Macro ca mình. Gi s ta chn phím “m”.
Khi đó trong bng tính Excel đang s dng, mi khi ta cn gi Macro thì thay vì chn t
Menu, ta ch cn bm t hp phím “Ctrl + m”.

- Click OK đ xác nhn s thay đi và đóng ca s tùy chn ca Macro.

12
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
1.2.3.2 Thc thi Macro vi nút lnh
 thc thi mt Macro bng cách bm mt nút lnh, trc ht chúng ta cn phi to ra mt
nút lnh và gn cho nó vi Macro. Các bc đ thc hin công vic này nh sau:
- T menu chính ca Excel, chn menu View > Toolbars > Forms đ hin th thanh công c
Forms.

- Click chut vào biu tng ca nút lnh “Button” sau đó click tip chut vào ni mun
đt nút lnh trên trang Excel.

- Khi nh chut ra, hp thoi “Assign Macro” s xut hin cho phép gn nút lnh va to
vi mt Macro đc to ra t trc.

- Click chut đ chn Macro mun gi (ví d Macro1) khi nút lnh đc bm ri chn
“OK” đ kt thúc.
Lu ý:
Ta cng có th to mi 1 Macro và gn cho nút lnh thay vì chn mt Macro có sn
bng cách chn nút “Record” đ Excel ghi to mt Macro mi. Vic thc hin to mi mt Macro
đã trình bày  trên.
Nh vy, mi khi cn gi Macro, ta ch vic click chut vào nút lnh va to ra và Macro s
đc gi thc thi.
 giúp ngi dùng to ra mt nút lnh thân thin, Excel cho phép ngi dùng thay đi tên
ca nút lnh. iu này đc bit hu ích vì mi khi nhìn vào tên ca nút lnh chúng ta có th bit
ni dung mà nó s thc hin. Các bc tin hành thay đi tên ca nút lnh nh sau:
- Click chut phi lên nút lnh mun đi tên, chn “Text Edit” t menu đy xung.

13
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
- Thay đi tên nút lnh thành tên mong mun.
- Click chut ra khi phm vi ca nút lnh đ thoát khi ch đ thay đi tên cho nút lnh.
Ngoài ra, Excel còn cho phép chúng ta thit lp đnh dng cho nút lnh.  thit lp đnh
dng cho nút lnh, tin hành các bc sau:
- Click chut phi lên nút lnh mun thit lp đnh dng, chn menu “Format Control” t
menu đy xung đ m hp thoi “Format Control”:
- La chn tab tng ng vi mong mun thit lp đnh dng và thit lp các giá tr mong
mun ri bm OK đ ghi li các thay đi (ví d có th thit lp phông ch, kích thc,
màu, v.v. cho nút lnh).

1.3 CÁC CHC NNG BO MT VÀ KIM SOÁT
1.3.1 S dng chú thích cho d liu trong Excel

Chc nng to chú thích (comments) ca Excel cho phép ngi dùng đa vào các chú thích
cho d liu trong bng tính. Các chú thích đc s dng khi ngi dùng mun đa vào nhng gii
thích thêm cho 1 ô d liu mà không mun đa trc tip vào bng tính di dng d liu. Vic s
dng chú thích cng làm cho bng d liu “gn gh” hn, vì thông thng các chú thích này s
đc n đi và ch khi ngi dùng chn thì các chú thích mi hin ra.
Các chú thích này rt hu ích trong trng hp bng tính có nhiu ngi s dng. Khi đó,
ngi to d liu có th thêm các chú thích đ gii thích thêm cho nhng ngi đc khác. Chú
thích cng rt cn thit khi ngi dùng mun t mình lu li các gii thích cho các d liu ca
mình tránh trng hp b quên khi làm vic vi quá nhiu d liu.
1.3.1.1 To các chú thích
 to chú thích cho 1 ô d liu, thc hin các bc sau:
- Chn ô cn thêm chú thích sau đó click chut phi đ hin ra menu đy xung. Chn
Insert Comment t menu đy xung (hoc chn menu Insert > Comments).

14
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
- Ca s thêm chú thích hin ra, cho phép ngi dùng đa vào chú thích bng cách gõ trc
tip t bàn phím.

- Sau khi gõ xong chú thích, click chut vào ch bt k bên ngoài vùng chú thích, ca s
chú thích s n đi, ch hin ra 1 du hiu là 1 tam giác màu đ  góc trên phi ca ô, cho
bit ô d liu đó có chú thích.

1.3.1.2 Xem chú thích
 xem chú thích, di chut vào vùng tam giác màu đ  góc trên phi ca ô. Dng chut 
đó vài giây, chú thích s hin ra.

1.3.1.3 Xóa hoc sa chú thích
 xóa hoc sa chú thích ca 1 ô d liu, chn ô d liu đó và click chut phi đ hin ra
menu đy xung và chn Edit Comments hoc Delete Comments.

1.3.2 Thm đnh d liu nhp
Chc nng thm đnh d liu nhp (data validation) ca Excel cho phép ngi dùng đa
vào các phép kim tra d liu nhp xem có tha mãn ràng buc mong mun không, ví d kim tra
xem d liu có thuc loi d liu đnh trc không, hoc kim tra xem d liu s có nm trong
khong quy đnh không, hoc đ dài ca d liu xâu ký t có vt quá đ dài cho phép không v.v.
Chc nng thm đnh d liu nhp rt hu ích trong trng hp ngi dùng phi làm vic
vi s lng nhiu d liu, khó có th kim tra d liu mt cách th công bng mt thng, hoc
vi d liu quan trng, cn có đ chính xác cao, mà s nhm ln có th gây ra nhng hu qu
đáng tic, ví d nh bng d liu bán hàng, bng lng, bng chm công v.v.
1.3.2.1 Thit lp các phép thm đnh d liu cho 1 ô
 thit lp quy tc thm đnh d liu cho 1 ô, click chn ô đó, sau đó chn menu Data >
Validation. Ca s Data Validation hin ra cho phép ngi dùng đa vào các quy tc thm đnh
d liu.

15
Phn 1: S dng Excel trong qun lý


Trong ca s này, trên tab Settings, hp chn th xung Allow cho phép ta thit lp loi
quy tc thm đnh. Có các loi quy tc sau:
- Any value: Là giá tr mc đnh ca ô, cho phép đa vào giá tr bt k
- Whole number và Decimal: Ch cho phép nhp các giá tr s. Khi chn la chn này,
Excel hin thêm các ràng buc cho giá tr s nh sau:

Hp la chn th xung Data cho phép ta la chn ràng buc cho d liu. Ví d ta có th la
chn các toán t between (nm gia 2 giá tr max và min), not between (không nm gia), equal to
(bng), not equal to (không bng), greater than (ln hn), less than (nh hn), greater than or equal
to (ln hn hoc bng), less than or equal to (nh hn hoc bng).  đa vào các ràng buc mong
mun, chn toán t tng ng và đa tham s tng ng vào các ô trên ca s này.
- List: D liu nhp phi nm trong mt danh sách các d liu cho trc nào đó. Khi chn la

chn này, Excel hin thêm ra ô vn bn cho phép ngi dùng đa vào danh sách d liu.

16
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

- Date: D liu nhp phi là kiu ngày. Khi chn la chn này, Excel hin thêm các ràng
buc tng t nh vi giá tr s.
- Time: D liu nhp phi là kiu thi gian. Khi chn la chn này, Excel hin thêm các
ràng buc tng t nh vi giá tr s.
- Text length: Kim tra đ dài ca xâu ký t nhp. Khi chn la chn này, Excel hin thêm
các ràng buc tng t nh vi giá tr s.
- Custom: Do ngi dùng t đnh ngha. Có th đnh ngha ràng buc bng 1 công thc nào đó.
Sau khi thit lp xong các quy tc thm đnh d liu, chn OK đ quay v trang bng tính.
Khi đó, nu ngi dùng nhp d liu sai vi các quy tc đã thit lp, Excel s báo li và hin ra
thông báo nhc nh.
1.3.2.2 Thit lp thông báo gii hn d liu nhp
Thông báo gii hn nhp d liu là thông báo s đc hin th khi ngi dùng click chn
vào ô có thit lp gii hn nhp. Mc đích ca vic thit lp thông báo này là giúp cho ngi dùng
có th bit đc các quy tc thm đnh d liu đã đc thit lp cho Excel, giúp cho ngi dùng
có th nhp d liu chính xác ngay t đu.
 thit lp thông báo này, chn tab Input Message trên ca s Data Validation. Trong ô
Title đa vào tiêu đ ca thông báo và trong ô Input Message đa vào ni dung thông báo.


17
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
Sau khi thit lp xong, click OK. Nh vy, khi ngi dùng click chn ô, thông báo nh sau
s đc hin th:

1.3.2.3 T đnh ngha thông báo li khi nhp sai d liu

Thông thng, khi ngi dùng nhp d liu sai so vi các quy tc đã đc thit lp, Excel
s hin th thông báo li mc đnh. Tuy nhiên, ngi dùng có th t đnh ngha thông báo li
nhm hin th rõ hn thông tin v li cho ngi nhp d liu, hoc thay các thông báo li bng
ting Vit thay vì ting Anh nh mc đnh.

 làm vic này, trên ca s Data Validation, chn tab Error Alert. Trong ô Title đa vào tiêu
đ ca thông báo và trong ô Error Message đa vào ni dung thông báo li. Ngoài ra, Excel còn cho
phép thit lp phng án x lý tình hung khi xy ra li trong hp chn Style. Có 3 cách x lý, đó là
Stop (dng), Warning (cnh báo), và Information (thông tin). Chn cách x lý thích hp.
Sau khi thit lp xong, click OK. Nh vy, khi ngi dùng nhp sai d liu, thông báo li
có ni dung nh sau s đc hin th:

1.3.3 Bo mt trong Excel
Chc nng bo mt trong Excel cho phép bo v các d liu trong bng tính, chng các truy
nhp trái phép, đng thi cho phép ngi dùng truy cp d liu theo các mc bo mt khác nhau.

18
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
Ngoài ra các chc nng bo mt đa dng ca Excel còn cho phép bo v các phn khác nhau ca
bng tính vi các mc đ khác nhau. Ví d, các vùng d liu quan trng có th đc bo v cn
mt, trong khi các vùng d liu khác có th không cn phi bo v.
Các lu ý v bo mt d liu trong Excel
- Bo v các d liu công thc và các d liu quan trng, không đc thay đi
- Bo v hoc n đi các d liu nhy cm trong bng tính
- Thêm vào các chú thích cho các d liu tng hp
Các mc bo mt trong Excel
- Bo v bng mt khu
- Bo v bng tính
- Bo v các sheet
- Bo v ô d liu hoc đ th

1.3.3.1 Bo v bng mt khu
 bo v bng tính khi các truy cp trái phép, ta có th đt mt khu cho bng tính Excel.
Có 2 mc bo v bng mt khu cho bng tính: Mt khu đc bng tính và mt khu sa bng tính.
Mt khu đc bng tính là mt khu đc yêu cu khi ngi dùng m 1 bng tính hoc
tham chiu đn 1 ô d liu trong bng tính. Nu ngi dùng không có mt khu này s không m
đc bng tính. Mt khu sa bng tính là mt khu s đc yêu cu khi ngi dùng sa d liu
trong bng tính và ghi li bng tính. Khác vi mt khu m bng tính, nu không có mt khu này,
ngi dùng vn có th m bng tính, xem d liu, tuy nhiên không đc chnh sa và ghi li d
liu (ngi dùng có th chnh sa và ghi li vi 1 tên khác).
Các bc thit lp mt khu cho file Excel:
- Chn menu File > Save As. Ca s Save As hin ra cho phép ghi li file vi 1 tên khác.


19
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
- Trên ca s này, click vào biu tng Tools  góc trên bên phi. Trong menu th xung,
chn General Options. Ca s thit lp mt khu hin ra.

- Trong ô Password to open, đa vào mt khu đc bng tính. Ô Password to modify là ô
cha mt khu sa bng tính.
- Click OK sau khi đa vào mt khu. Excel s yêu cu xác nhn mt khu thêm 1 ln trc
khi kt thúc.
1.3.3.2 Bo v bng tính
Chc nng bo v bng tính cho phép thit lp các bo v v cu trúc (Structure) và kích
thc ca s (Window). Bo v v cu trúc s ngn cm vic thay đi cu trúc bng tính nh
thêm, xóa, sa các sheet. Bo v ca s s ngn cm vic thay đi kích thc, phóng to, thu nh
v.v. ca s Excel.
 thit lp chc nng này, chn menu Tools > Protection > Protect Workbook. Ca s bo
v bng tính hin ra.

 bo v cu trúc hoc ca s, click chn la chn Structure hoc Windows tng ng.
a vào mt khu  ô Password, sau đó bm OK. Excel s yêu cu gõ xác nhn mt khu.
 b chc nng bo v bng tính, chn menu Tools > Protection > Unprotect Workbook.
Excel s yêu cu cung cp mt khu đã thit lp trc đó. Nu mt khu đc cung cp là đúng,
Excel s m khóa bo mt bng tính.
1.3.3.3 Bo v các sheet
Chc nng bo v sheet cho phép thit lp các bo v cho tng sheet trong bng tính cùng
vi ni dung ca tt c các ô trong sheet này.  thit lp chc nng này, chn menu Tools >
Protection > Protect Sheet. Ca s bo v sheet hin ra.

20
Phn 1: S dng Excel trong qun lý


Trên ca s này, Excel cho phép ngi dùng đa vào mt khu đ m khóa bo v sheet.
Tip theo, ngi dùng có th chn các ni dung cn bo v  danh sách la chn bên di. Mc
đnh Excel ch cho phép chn (bôi đen) ô d liu, ngoài ra các chc nng khác nh đnh dng ô d
liu, đnh dng hàng, ct, thêm ct, hàng v.v. đu b cm.  cho phép các chc nng này, click
chn các la chn tng ng.
1.3.3.4 Bo v các ô d liu
Chc nng bo v ô d liu cho phép khóa các ô d liu hoc n đi, không cho phép hin
th trên bng tính.  thc hin bo v ô d liu, click chut phi vào ô d liu tng ng và chn
Format cells … Tip theo, trên ca s hin ra chn Protection.


21
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
La chn Locked cho phép khóa ni dung ca ô d liu, trong khi la chn Hidden s cho
n ni dung ca ô. Chú ý rng các la chn này ch có tác dng khi ta thc hin vic bo v Sheet
(nh đã trình bày  trên). Do vy, ta thy các ô d liu ca Excel đu có la chn mc đnh là

Locked, tuy nhiên ni dung ca ô vn có th thay đi vì các sheet cha đc bo v.
n mt hàng, mt ct, hoc 1 sheet trong bng tính
 n 1 hàng, 1 ct, hoc 1 sheet trong bng tính, la chn hàng, ct, hoc sheet tng ng
ri chn menu Format > Row (Column, hoc Sheet) ri chn Hide.  cho hin ra các hàng, ct,
hoc sheet đã n trc đó, chn Unhide t menu tng ng.












22
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

CHNG 2: S DNG CÁC HÀM NÂNG CAO

2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ THNG KÊ THÔNG DNG
2.1.1 S dng hàm IF
Trong thc t, khi tính toán s liu cng nh x lý các bài toán trong công vic, ngi dùng
cn gii quyt mt vn đ có dng: “Nu d liu đu vào nh th này, thì tôi mun đu ra nh th
kia. Ngc li, tôi mun có mt đu ra khác.”
Vi nhng bài toán có dng nh trên, Excel cung cp mt hàm rt hu ích giúp ngi dùng
x lý mt cách chính xác và hiu qu. ó là hàm IF mà chúng ta s xem xét ngay sau đây.
 tin cho bn đc nm đc cách s dng hàm, chúng ta xem xét mt ví d nh sau:

Ví d: Ta có mt bng d liu cuc gi (đin thoi) ca khách hàng. Công vic cn thc
hin là tính cc cho các cuc gi da vào đ dài (tính theo giây) và đn giá cc ca cuc gi
(tính theo hng gi). Yêu cu nghip v ca bài toán là: nhng cuc gi đc coi là bình thng
nu nó dài hn 6 giây, khi đó cc s là đ dài cuc gi nhân vi giá. Ngc li, nu cuc gi nh
hn 6 giây thì đc coi là cuc gi “li” và khách hàng ch b tính cc bng ½ cc bình thng.
Khi đó ta có mt bng tính nh sau:

Vi bài toán nh trên, có th s dng hàm IF ca Excel đ tính toán giá tr ca ct “Thành
tin”. Cú pháp ca hàm IF nh sau:
IF(<Biu thc logic>, <Giá tr tr v nu đúng>, <Giá tr tr v nu sai>).
Lu ý: Khi áp dng vào Excel, không s dng các du >, <.  đây chúng tôi đa vào đ
bn đc có th d dàng nhn ra s cách bit gia các tham s ca hàm.
Trong đó, ý ngha ca các biu thc (tham s) trong hàm IF nh sau:
- Biu thc logic: Thng là các phép toán so sánh và kt qu ca nó cho ta 1 trong 2 kh
nng: đúng hoc sai. Biu thc này thng s dng các toán t so sánh nh =, > , <, >=
(ln hn hoc bng), <= (nh hn hoc bng).
- Giá tr tr v nu đúng: Là giá tr mà ngi lp biu thc mun hàm IF tính toán và tr v
nu biu thc logic  trên là đúng.
- Giá tr tr v nu sai: Là giá tr mà hàm IF s tr v nu biu thc logic  trên cho kt qu sai.

23
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
Quay tr li vi bài toán trên. Tin hành áp dng hàm IF theo cú pháp trên cho tng ô trong ct
“Thành tin”, ta s có cách tính nh sau:
IF Thi gian liên lc >= 6, Thành tin = Thi gian liên lc * Giá cc , Thành tin = Thi
gian liên lc * Giá cc/2
iu này đc hiu nh sau: Nu thi gian liên lc ln hn hay bng 6s thì “Thành tin”
đc tính bng thi gian liên lc nhân vi giá cc. Ngc li, ngha là thi gian liên lc nh hn
6s, thì “Thành tin” đc tính bng thi gian liên lc nhân vi cc và chia đôi.
T đó, ta có công thc cho các ô  ct “Thành tin” s dng hàm IF nh sau:

Sau khi vit hàm IF cho ô đu tiên ca ct thành tin ( đây là ô F:2), áp dng công thc
tng t cho toàn b các ô khác t F:3 đn F:6 bng cách sau:
- Chn ô F:2 (click chut vào ô này) và di chuyn chut đn góc di bên phi ca ô F:2
cho đn khi con tr chut chuyn thành du hình ch thp thì nhp đúp chut. Khi đó toàn
b các ô trong ct “Thành tin” s đc áp dng công thc ging nh ô đu tiên:

Nh vy, Excel đã giúp chúng ta tính toán mt cách chính xác theo đúng yêu cu nghip v
ca bài toán đc đt ra. Nhìn vào bng trên, ta có th thy,  cuc gi đn Vinaphone (cuc gi
th 2), mc dù giá cc cho mi giây là 50 và thi gian là 4s nhng thành tin ch có 100 vì
cuc gi này ch b tính mt na so vi giá bình thng.
2.1.2 Hàm IF lng nhau.
Nh đã nói  trên, hàm IF là mt công c rt hu ích khi phi x lý các bài toán mà d liu
đu vào đc “r nhánh” làm 2 nhánh (ngha là d liu ch có th  mt trong hai trng thái, c
th  ví d trên là ln hn 6s hay nh hn 6s). Tuy nhiên, trong thc t nhiu khi chúng ta li gp
phi các bài toán mà d liu đu vào có th đc “r nhánh” làm nhiu nhánh khác nhau. Mt ví
d đn gin và ph thông nht là bài toán v xp hng hc sinh. Gi s có các mc xp hng hc
sinh da vào đim trung bình chung các môn hc nh sau:
- Nu đim trung bình nh hn 4 thì hc sinh b xp hng Yu.
- Nu đim trung trình t 4.0 đn 5.0 thì xp hng Kém.
- Nu đim trung bình t 5.0 đn nh hn 6.5 thì xp hng Trung bình.

24
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
- T 6.5 đn nh hn 8.0 thì xp hng Khá.
- T 8.0 đn nh hn 9.0 thì xp hng Gii
- T 9.0 thì xp hng Xut sc.
Vi bài toán nh vy, vic s dng hàm IF theo cách  trên là không th thc hin đc.
Tuy nhiên, Excel cung cp cho chúng ta mt cách dùng các hàm IF lng nhau đ có th thc hin
đc bài toán này. C th, Excel cho phép chúng ta s dng mt hay nhiu hàm IF khác trong mt

hàm IF ban đu.
 đn gin nhng không mt tính tng quát, chúng ta tr li vi ví d v tính cc cho
khách hàng s dng đin thoi  trên. Vi nghip v yêu cu tng t nh c, nhng ta thêm vào
mt chính sách khuyn mãi. Theo đó, nhng khách hàng gi nhiu (cuc gi có đ dài ln hn 30
phút = 1800s) s đc gim 5% giá cc trên tng s cc h phi tr tính theo thi gian gi và
đn giá cc theo s b gi. Khi đó có th áp dng vic s dng hàm IF lng nhau nh sau:
“Nu thi gian liên lc nh hn 6s, cc s là Thi gian liên lc*Giá cc/2. Ngc li, nu
thi gian liên lc nh hn 1800s (và tt nhiên ln hn hoc bng 6s) thì cc s là Thi gian liên
lc * giá cc. Cui cùng, nu thi gian liên lc ln hn 1800s thì cc s là Thi gian liên lc *
giá cc * 95% (Gim giá 5%).”
Nh vy công thc đ tính cc s nh sau:
IF(Thi gian liên lc <6, Thành tin = Thi gian liên lc * Cc/2, IF(Thi gian liên lc
<1800,Thành tin = Thi gian liên lc* Giá cc,Thành tin = Thi gian liên lc* Giá cc *
95%) )
Áp dng vào bng d liu nh sau:

Công thc cho ô đu tiên ca ct thành tin s là:

 đây, chúng ta đ ý đn cú pháp ca câu lnh IF. Thay vì đa vào mt công thc tính c
th khi giá tr kim tra là sai (đi s th 3 ca hàm IF), chúng ta đa thêm vào mt hàm IF na.
Hàm này s kim tra giá tr ca ô thi gian liên lc đ quyt đnh s áp dung cách tính nào (tính
bình thng cho cuc ln hn 6s và nh hn 1800s hay tính theo cách khuyn mi cho cuc dài
hn 1800s).

25
Phn 1: S dng Excel trong qun lý
Excel cho phép chúng ta có th đa vào s lng tùy ý các lnh IF lng nhau. Nh là mt
bài tp, các bn hãy lp mt bng xp hng hc sinh theo qui c v xp hng da trên đim trung
bình nh đã trình bày  trên.
2.1.3 Hàm COUNTIF

Trong thc t công vic, ngi dùng rt hay gp phi nhng bài toán cn s thng kê đn
gin kiu nh: Có bao nhiêu b d liu trong bng tính phù hp vi mt yêu cu đt ra?.  gii
bài toán này, Excel cung cp cho ngi dùng mt hàm gi là hàm COUNTIF. Hàm này có cú
pháp nh sau:
COUNTIF(<Vùng tìm kim>,<iu kin>)
Ý ngha ca hàm COUNTIF có th đc din t nh sau: Hãy đm s lng các ô trong
“Vùng tìm kim” mà có giá tr ging vi “iu kin” đc đa ra.
 đây, “Vùng tìm kim” có th là mt dòng, mt ct, mt vùng d liu gm nhiu dòng,
nhiu ct hay mt vùng d liu đc đt tên.
“iu kin” có th là giá tr s, ch hay bt k mt kiu giá tr nào mà Excel hiu đc.
Ví d: Gi s có mt bng đim ca mt lp nh hình di đây.

- Yêu cu 1: Tìm s lng ngi đt đim 10 môn Toán, Lý và Hóa hc.
- Yêu cu 2: Tìm tng s đim 9 trong c 3 môn hc mà các hc sinh đt đc.
 gii đc bài toán này, chúng ta thêm vào các dòng d liu nh sau:
- Dòng s đim 10 môn Toán
- Dòng s đim 10 môn Vt lý
- Dòng s đim 10 môn Hóa hc
- Dòng s đim 9 ca c 3 môn hc.
Khi đó ta s có bng d liu mi nh sau:

26
Phn 1: S dng Excel trong qun lý

Nh đã trình bày  trên, ta có th s dng hàm COUNTIF đ tính toán các giá tr nh sau:
- Vi s đim 10 môn Toán, hàm s thc hin tìm kim trên ct “Toán” (tc là các ô t C2
đn C9). iu kin so sánh là đim 10 tc là giá tr 10. Khi đó hàm COUNTIF đ tính s
đim 10 môn toán s nh sau: COUNTIF(C2:C9,10). a hàm này vào ô C11 ca bng
tính đ tính s đim 10 cho môn Toán.
- Tng t nh vy, vi môn Vt lý và Hóa hc, chúng ta ch vic thay giá tr vùng tìm

kim vào (T D2 đn D9 và t E2 đn E9). Giá tr điu kin vn gi nh c là 10 (đim).
- Vi phép tính tng s đim 9, vùng tìm kim s là c 3 ct Toán, Vt lý và Hóa hc. Do
đó vùng tìm kim s là các ô t C2 đn E9.
Sau khi áp dng các công thc, Excel s tính cho chúng ta kt qu nh sau:

2.1.4 Hàm MAX
Trong Excel, hàm MAX là mt hàm khá đn gin. Hàm MAX đc s dng khi ngi
dùng cn tính mt giá tr có kiu s ln nht trong mt vùng d liu cn tìm kim. Kt qu tr v
ca hàm MAX là chính giá tr ln nht trong vùng d liu đó. Cú pháp ca hàm MAX nh sau:
MAX(Number_1, Number_2, … ,Number_n)

27