BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA KẾ TOÁN CHI PHÍ- DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT KHOA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI
kenh THƯƠNG CƠ SỞ 2
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
MỤC LỤC

--------***--------

LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
THIẾT BỊ VẬT TƯ KỸ THUẬT VIỆT KHOA...............................................2
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.

Tổng quan về công ty và ngành kinh doanh...................................2
Quá trình hình thành và phát triển........................................................2
Triết lý kinh doanh...............................................................................2
Sản phẩm kinh doanh...........................................................................3
Nhà cung cấp........................................................................................3
Khách hàng..........................................................................................3
Cơ cấu tổ chức hành chính và quy trình kinh doanh.....................4
Cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự....................................4
Quy trình kinh doanh............................................................................6

1.3. Tổng quan hệ thống kế tốn của cơng ty Việt Khoa.......................7

BÁO
CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHĨA
1.3.1. Chuẩn mực kế tốn và các chính sách tại Cơng ty Việt Khoa...............7
1.3.2.
1.3.3.
1.3.4.
1.3.5.
1.4.

Cơng việc kế tốn tại cơng ty Việt Khoa..............................................7
Đặc điểm tổ chức của sổ kế toán..........................................................8
Đặc điểm tổ chức của chứng từ kế tốn................................................9
Chun
ngành:
chính quốc tế
Q trình
ln chuyển
chứng Tài
từ...........................................................9
Mơ tả vị trí thực tập..........................................................................9

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ KẾ TỐN CHI PHÍ – DOANH THU TẠI CƠNG TY

KẾ
TỐN
CHI
PHÍ HỌC
– DOANH
THU TẠI CƠNG TY
TNHH

THIẾT
BỊ KHOA
VIỆT KHOA...............................................10
2.1. Kế toán doanh thu
bán hàng................................................................10
TNHH
VIỆT KHOA
2.1.1. Phương pháp ghi các giao dịch liên quan đến doanh thu bán hàng ....11
2.1.2. Một số bút tốn ghi sổ điển hình liên quan đến doanh thu bán hàng. .12
2.1.3. Ưu nhược điểm...................................................................................12
2.2. Kế toán giá vốn hàng bán.....................................................................13
Họ và tên sinh viên
: Lê Minh Đạo
2.2.1. Phương pháp ghi các giao
liên quan
hàng bán........14
Mãdịch
số sinh
viên đến giá vốn
: 1101036033
2.2.2. Một sơ bút tốn ghi sổ điển hình liên quan đến giá vốn hàng bán......15
Lớp
: N1B
2.2.3. Ưu nhược điểm...................................................................................19
2.3. Kế tốn chi phí bán hàngKhóa
và chi phí quản lý......................................20
: K50B
2.3.1. Kế tốn chi phí bán hàng....................................................................20
Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thu Hằng
2.3.2. Kế toán chi phí quản lý.......................................................................20

2.3.3. Ưu nhược điểm...................................................................................21

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH KẾ
TỐN CHIThành
PHÍ DOANH
TẠI CƠNG
VIỆT2015
KHOA....................23
phố HồTHU
Chí Minh,
thángTY
7 năm
KẾT LUẬN.......................................................................................................25


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, hoạt động xuất nhập khẩu đang diễn ra ngày càng sôi động, đặc biệt ở các
nước đang phát triển. Cụ thể các ngành nghề yêu cầu kỹ thuật cao như nghiên cứu, thí
nghiệm, bệnh viện, hoạt động xuất nhập khẩu càng đóng vai trị quan trong trọng trong
việc đưa các cơng nghệ cao từ nước ngồi về phục vụ cho công tác nghiên cứu tại Việt
Nam.
Với mong muốn tìm hiểu thêm quy trình kế tốn chuẩn mực tại một công ty chuyên về
xuất nhập khẩu, từ ngày 1/6/2015 em đã xin thực tập 3 tuần tại Cơng ty TNHH Việt Khoa
với đề tài “Kế Tốn Doanh Thu – Chi Phí Tại Cơng Ty TNHH Thương Mại Thiết Bị
Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Việt Khoa”. Kết cấu của bài báo cáo này gồm 3 phần
•

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công Ty TNHH Thương Mại Thiết Bị Vật Tư Kỹ

•

•

Thuật Việt Khoa
Chương 2: Thực tế kế tốn chi phí- doanh thu tại cơng ty Việt Khoa
Chương 3: Một số giải phát nhằm hoàn thiện quy trình kế tốn chi phí – doanh thu tại
Cơng Ty Việt Khoa

Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cám ơn Ban Giám Đốc và anh chị tại Công
ty TNHH Việt Khoa đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập tại công ty trong thời gian
qua. Đặc biệt em xin cám ơn tới các cô Đồn Thị Ngọc Phương đã nhiệt tình hướng dẫn,
đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ và chỉ dạy những kinh nghiệm quý báu trong
quá trình em thực tập tại công ty. Em xin chân thành cám ơn tới ThS. Nguyễn Thu Hằng
– người đã hết lòng hướng dẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong
quá trình viết đề tài.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng với sự hiểu
biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập này không tránh khỏi những sai sót. Rất mong
q thầy cơ đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
TP.Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 07 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Lê Minh Đạo
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI THIẾT BỊ VẬT TƯ KỸ THUẬT VIỆT KHOA

2


1.1

TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY VÀ NGÀNH KINH DOANH
1.1.1

Q trình hình thành và phát triển

Cơng ty TNHH Thương Mại Thiết Bị Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Việt Khoa được thành
lập theo giấy phép kinh doanh số 699/GB-UB, ngày 24/05/1994 do Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
Cơng ty Việt Khoa là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp các
thiết bị khoa học và thí nghiệm kỹ thuật cho các bệnh viện, trường học, viện nghiên cứu,
công ty thực phẩm, dược phẩm, thủy hải sản, thức ăn gia súc, nông nghiệp, v.v...
Thông tin chính thức của cơng ty như sau:
+ Tên chính thức: Công ty TNHH Thương Mại Thiết Bị Vật Tư Khoa Học Kỹ Thuật Việt
Khoa
+ Tên đối ngoại: Công ty Thiết Bị Khoa Học Kỹ Thuật Việt Khoa
+ Tên viết tắt: Việt Khoa
+ Trụ sở chính: 6 Bis Trần Thiện Chánh, Phường 12, Quận 10, TP.HCM
+ Điện thoại: 38625215 – 38626938
+ Fax: 38627563
+ Email:
+ Website: />+ Mã số thuế: 0301187062-1
+ Tài khoản ngân hàng: 042.100.374.4130 at Vietcombank - Phu Tho Branch
+ Vốn điều lệ: 6.000.000.000 VND
1.1.2

Triết lý kinh doanh

Việt Khoa đã có kinh nghiệm cung cấp những vật liệu, thiết bị phịng thí nghiệm trong
vịng 20 năm. Với phương châm: “Nhanh chóng, Chất lượng, Trách nghiệm”, cơng ty
Việt Khoa đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng về các thiết bị kỹ
thuật phục vụ cho nghiên cứu, thử nghiệm, sản xuất và giảng dạy.
Đối với nhà cung cấp, Việt Khoa có khả năng tài chính lớn trong việc thực hiện hợp

đồng, trong nhiều trường hợp, công ty sẵn sàng ứng trước 70% đến 100% giá trị hợp đầu
để nhập khẩu hàng và sẽ nhận thanh toán sau khi khách hàng đã nhận được sản phẩm.
Đây là một lợi thế cạnh tranh của công ty.
Đối với khách hàng, phương pháp bán hàng của Việt Khoa là:
3


•
•

Kí hợp đồng trực tiếp với người mua khơng qua trung gian
Trực tiếp chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, cung cấp dịch vụ vận chuyển,

•

cài đặt, huấn luyện và bảo dưỡng
Sử dụng các hóa đơn chứng từ chuẩn của Bộ Tài Chính
1.1.3 Sản phẩm kinh doanh

Bên dưới là vài sản phẩm điển hình cơng ty hiện đang kinh doanh
Tủ chứa y tế - dược y sinh (Thiết bị y sinh)
Kính hiển vi sinh học
Sản phẩm bệnh học (pathology equipment)
Thiết bị phân tích nước
Thiết bị phịng thí nghiệm
1.1.4 Nhà cung cấp
Công ty chuyên nhập khẩu các công cụ, thiết bị được sử dụng cho nghiên cứu khoa học
•
•
•

•
•

từ những thương hiệu nước ngồi uy tín như.
• Sanyo – Nhật Bản
• Olympus – Nhật Bản
• Sakura – Nhật Bản
• Bibby Scientific – Anh
• Thermo Scientific (Finnzymes) – Phần Lan
1.1.5 Khách hàng
Trong suốt 20 năm xây dựng niềm tin, công ty đã cung cấp cơ sở vật chất cho rất nhiều
khách hàng ở nhiều lĩnh vực khác nhau:
•

Lĩnh vực giáo dục: Đại học Bách Khoa, Đại học Cần Thơ, Đại học Nơng Lâm

•
•

TP.HCM, Đại học Sư Phạm, Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM.
Lĩnh vực dầu khí: Petro Vietnam, Castrol, Shell, Caltex.
Lĩnh vực doanh nghiệp: VEDAN, AJINOMOTO, P&G, Mitsui Vina, Colgate

•

Pamolive, Lever Viso, Lever Haso.
Lĩnh vực y tế: Bệnh viện Từ Dũ, Hùng Vương, Chợ Rẫy, Nguyễn Tri Phương, Nhi

•

Đồng 1, Nhi Đồng 2.
Lĩnh vực nghiên cứu: Viện Hải Dương học, Viện Nghiên cứu Hạt nhân Đà Lạt,
Viện Lúa Đồng Bằng Sông Cửu Long, Dự án Tôm Trà Vinh.

1.2

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH KINH DOANH
1.2.1

4

Cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự


Ban điều hành

Phịng hành chính- nhân
sự

Phịng kế tốn

Phịng kinh doanh

Phịng kỹ thuật và bảo
hành

Phịng xuất nhập khẩu

Hình 4: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Việt Khoa
Ban điều hành

Giám đốc công ty được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị. Giám đốc là người đại diện theo
pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, nhà nước và pháp luật
về quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh. Ngồi ra cịn có các vị trí:
•
•
•

Phó Giám đốc hành chính - kế tốn
Phó Giám đốc kinh doanh
Phó Giám đốc kỹ thuật

Phịng Hành chính- Nhân sự
Như một quy luật, nhiều cơng ty đa quốc gia thường có các phịng ban tách biệt về hành
chính và nhân sự. Nhưng tại Việt Khoa - một doanh nghiệp quy mô trung bình chỉ có một
bộ phận đảm nhiệm về cả hai. Sau đây là những mô tả công việc của bộ phận này.
- Thiết lập và lưu trữ tất cả chứng từ, hồ sơ và giấy tờ đối ngoại - nội bộ. Đặc biệt hỗ trợ
giám đốc trong các giấy tờ- cơng văn.
- Thực hiện các chính sách về tiền lương, phúc lợi, chăm sóc sức khỏe, an tồn và làm
theo hướng dẫn tiêu chuẩn của công ty và pháp luật Việt Nam
- Tham mưu cho Giám đốc và các phịng ban có liên quan trong việc tuyển dụng và đào
tạo cán bộ, phù hợp với mục đích và yêu cầu của chính sách nguồn nhân lực của cơng ty.
- Tư vấn, tham gia giải quyết bất kỳ vấn đề về hoạt động kinh doanh liên quan đến hệ
thống pháp luật hiện hành.
Phịng Kế tốn
- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kế hoạch tài chính, kế tốn, kiểm tốn
và tài chính.

5

- Tư vấn trực tiếp với Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính của tồn
cơng ty.
- Tham gia với các bộ phận liên quan trong việc thiết lập giá bán cho khách hàng và xem
xét giá mua từ các nhà cung cấp...
Phòng kinh doanh
- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giao dịch, xây dựng báo giá, đấu thầu.
Nhận yêu cầu thông tin của khách hàng và triển khai thực hiện kế hoạch cho khách hàng
và thực hiện hợp đồng đặt hàng.
- Tổ chức và phối hợp với các phòng ban có liên quan để thực hiện các dịch vụ cho
khách hàng.
- Phụ trách kế hoạch chăm sóc khách hàng theo hướng dẫn của cơng ty.
Phịng Bảo hành - kỹ thuật
- Cung cấp - Bảo trì - Bảo hành thiết bị và phương tiện cần thiết cho các văn phòng và
nhu cầu kinh doanh của công ty
- Thực hiện hướng dẫn cho khách hàng về máy móc kinh doanh của công ty
- Tổ chức, cài đặt, giám sát và bảo trì máy móc thiết bị bán cho khách hàng.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
Phòng xuất - nhập khẩu
- Tổ chức các nhiệm vụ liên quan đến giao dịch với các nhà cung cấp nước ngồi như tìm
nguồn cung ứng, đặt hàng, thanh toán
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa nhập khẩu như thủ tục hải
quan và các dịch vụ hậu cần liên quan đến hàng hố nhập khẩu (bảo hiểm, chi phí vận
chuyển ...)
1.2.2

Quy trình kinh doanh

Bước

Quy trình

1

Nghiên cứu nhu cầu sử dụng thiết bị (trong
danh mục kinh doanh của công ty) của
khách hàng

6

Ghi chú


2

Xây dựng chiến lược truyền thông, quảng bá Ca-ta-lô kèm hình ảnh và
thiết bị dựa trên nhu cầu khách hàng

mơ tả sản phẩm

3

Thương lượng, kí hợp đồng với khách hàng

Xây dựng hợp đồng

5

Tùy điều khoản thanh toán, người mua ứng - Theo dõi hợp đồng
- Phát hành biên lai và theo
trước 20-30% giá trị hợp đồng

dõi chuyển khoản

6

Tùy điều khoản giao hàng, Việt Khoa giao - Phát hành hóa đơn VAT
- Theo dõi quy trình
sản phẩm cho khách hàng
- Phát hành vận đơn kho

7

Tùy điều khoản thanh toán, người mua - Theo dõi tiến trình HĐ
- Phát hành biên lai và theo
thanh tốn phần cịn lại của hợp đồng ( sau
dõi chuyển khoản
khi trừ 5-10% giá trị hợp đồng cho khoản
mục đảm bảo bảo hành)

8

1.3

Giá trị còn lại của hợp đồng, người mua trả - Theo dõi tiến trình HĐ
- Phát hành biên lai, theo
cho Việt Khoa khi thời hạn bảo hành kết
dõi chuyển khoản
thúc
TỔNG QUAN HỆ THỐNG KẾ TOÁN CƠNG TY VIỆT KHOA
1.3.1 Chuẩn mực kế tốn và các chính sách áp dụng tại Cơng ty Việt Khoa

Là một công ty với các giao dịch kinh doanh phát sinh thường xun, do đó các ghi chép
kế tốn của Việt Khoa là tương đối đơn giản. Tuy nhiên, nền tảng là vẫn tuân thủ các tiêu
chuẩn kế toán Việt Nam và các quy định của Bộ Tài chính.
- Cơng ty năm áp dụng tài chính bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 mỗi năm,
khoảng thời gian ghi nhận là theo chu kỳ hàng tháng.
- Các loại tiền tệ mà công ty sử dụng trong ghi chép và báo cáo là đồng nội tệ, Việt Nam
Đồng (VND).
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên
- Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính khấu hao tài sản cố định.
- Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Công ty TNHH Thiết bị khoa học Việt Khoa áp dụng chế độ kế toán trên máy vi tính,
phần mềm ứng dụng Microsoft Excel.
1.3.2 Cơng việc kế tốn tại Cơng ty Việt Khoa
7


Dựa trên tình hình thực tế, Cơng ty TNHH Thiết bị khoa học Việt Khoa tổ chức bộ máy
kế toán phù hợp với yêu cầu của Bộ Tài chính. Việt Khoa đã phát triển bộ máy kế tốn
với mơ hình tập trung để thực hiện tất cả các kế toán từ việc mua lại, vận chuyển, xử lý
thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính của mình.
Trong mơ hình này, Kế toán trưởng trực tiếp điều hành và quản lý kế toán trên cơ sở giao
việc cho kế toán. Cùng với quy định cụ thể trách nhiệm của từng kế tốn, ln ln có sự
phối hợp chặt chẽ với nhau để hồn thành cơng việc được giao.
Tổng số cán bộ trong Phịng Kế tốn là bốn, trong đó có một Kế toán trưởng và 3 kế toán
viên.

1 Kế toán trưởng

1 kế toán viên phụ trách khoản phải thu

1 kế tốn viên phụ trách theo dõi hàng

và phải trả

hóa và trả lương

1 kế tốn viên phụ trách tổng hợp

Hình 5: Cấu trúc kế tốn cơng ty TNHH Việt Khoa
Phịng Kế toán đang hoạt động với mục tiêu thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm thực hiện quy luật kế tốn tại cơng ty. Kế toán trưởng
cũng giúp các kế toán viên khác đảm bảo rằng các hoạt động kế toán đang diễn ra hiệu
quả dưới sự quản lý của mình.
Cơ chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và các cơ quan Nhà nước về cơng việc của
mình cũng như các thơng tin cơ cung cấp. Kế tốn trưởng cũng là bộ điều khiển tài chính
của cơng ty. Kế tốn trưởng do đó đóng một vai trị quan trọng trong quản lý của phịng
Kế tốn nói riêng và của tồn bộ kinh doanh của Việt Khoa nói chung. Để giúp đỡ cơ
một cách hiệu quả, có một vài kế tốn viên như sau.
- 1 kế tốn viên có trách nhiệm theo dõi hàng hóa và lương, bảo hiểm xã hội.
- 1 kế tốn viên chịu trách nhiệm về chi tiêu nội bộ, theo dõi tài khoản phải thu và phải
trả và đảm bảo đủ vốn để điều hành kinh doanh.

8


- 1 kế toán viên chịu trách nhiệm cho việc tích hợp các hướng dẫn kế tốn chun
nghiệp, thiết lập tài khoản và kê khai thuế định kỳ, củng cố kế tốn tổng hợp cho cơng ty.
1.3.3

Đặc điểm tổ chức của sổ kế tốn

Cơng ty TNHH Thiết bị khoa học Việt Khoa sử dụng các chứng từ mới nhất, quyết định,
chỉ thị của Bộ Tài chính trên cơ sở tình hình thực tế tại các cơng ty sử dụng hệ thống sổ
sách một cách thích hợp theo quy định của chế độ kế tốn tài chính hiện nay. Đăng ký
của cơng ty sử dụng hình thức kế tốn chứng từ hành trình.
1.3.4

Đặc điểm tổ chức của chứng từ kế tốn

Sắp xếp chứng từ là giai đoạn đầu tiên trong quá trình báo cáo nhằm mục đích giúp các
nhà quản lý nắm được thơng tin một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, sau đó đưa ra
quyết định kinh doanh. Bên cạnh đó, nó tạo điều kiện cho việc mã hóa và tin học hóa
thơng tin và giúp xác minh giao dịch, kiểm toán và cơ sở để giải quyết tranh chấp kinh tế.
Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ quy định thống
nhất của Bộ Tài chính, chẳng hạn như hóa đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, biên lai, hóa
đơn thanh tốn, chi phiếu, phiếu xuất kho ... Ngồi các văn bản của Bộ Tài chính, cơng ty
sử dụng một số chứng từ mẫu được thiết kế bởi công ty riêng của mình (đề nghị thanh
tốn, so sánh nợ, hợp đồng kinh tế).
1.3.5

Quá trình luân chuyển chứng từ

Khi giao dịch kinh tế phát sinh trong cơng ty, hồ sơ kế tốn phản ánh điều đó trên hệ
thống nhập liệu. Q trình tổ chức sổ kế toán bao gồm
- Phân loại chứng từ kế toán theo đối tượng
- Ghi nhận giao dịch
- Ghi vào sổ sách chứng từ theo hình thức nhật ký.
Trong năm tài chính, các chứng từ được lưu giữ trong bộ phận kế toán. Sau khi báo cáo
được chấp thuận, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Việc loại bỏ chứng từ được cho
phép sau một thời gian quy định cho từng loại.

1.4

Mơ tả vị trí thực tập

Em có vinh dự được thực tập trong bộ phận Kế tốn trong hơn 3 tuần. Với em, bộ phận
Tài chính Kế tốn đóng vai trị cực kì quan trọng trong kinh doanh. Nó đảm bảo dịng
chảy của thơng tin và tiền trong và ngồi cơng ty, do đó khối lượng công việc ở đây là
khá thử thách.

9


Cơng việc chủ yếu là quan sát các quy trình kế tốn của cơng ty, cũng như phụ giúp các
anh chị kế tốn viên trong các cơng tác hành chính: photo giấy tờ, chuyển các chứng từ
giữa các phòng ban, sắp xếp chứng từ trước một cuộc họp báo cáo. Đôi khi em được thao
tác thực hành trực tiếp trên các dữ liệu kế tốn thực tế của cơng ty trên Excel để làm quen
với công việc này.
CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ KẾ TỐN CHI PHÍ – DOANH THU TẠI CƠNG TY
TNHH THIẾT BỊ KHOA HỌC VIỆT KHOA

2.1

KẾ TOÁN DOANH THU HÀNG BÁN

Tại Công ty Việt Khoa, các khoản thu đến từ 2 nguồn, một là doanh thu bán hàng và thứ
hai là thu nhập hoạt động tài chính, nhưng chủ yếu là từ hoạt động đầu tiên.
Trong doanh thu bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu xảy ra dựa trên giá bán bao gồm
thuế giá trị gia tăng. Mặt hàng kinh doanh của cơng ty rất nhiều máy móc chuyên về thiết
bị y tế, được sử dụng trong bệnh viện, trường học, viện nghiên cứu và phịng thí nghiệm,
doanh thu của cơng ty được ghi nhận theo q trình sau đây.

Bước 1

Bước 2

• 20- 30% giá
trị HĐ

• 60- 70% giá
trị HĐ

Bước 3

• 5- 10% giá trị
HĐ

Hình 6: Q trình chuyển giao giá trị nhập khẩu
•

Bước 1: Ngay sau khi ký kết hợp đồng bán hàng, người mua đưa trước cho cơng ty

•

khoảng 20% đến 30% giá trị tổng số hợp đồng.
Bước 2: Khi cơng ty cung cấp hàng hóa cho khách hàng, kế toán chuẩn bị hoá đơn
bán hàng với thuế giá trị gia tăng – Hóa đơn tài chính, và phiếu xuất kho, tại giai đoạn

•

2 người mua tiếp tục trả 60% - 70% giá trị hợp đồng.
Bước 3: Để đảm bảo, khách hàng giữ khoảng 5-10% giá trị hợp đồng, về sau sẽ được

thanh toán cho đến khi hết thời hạn bảo hành.

10


Để ghi lại doanh thu bán hàng, công ty sử dụng số tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng"
phản ánh tiền nhận được từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán.
Cùng với tài khoản doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các chứng từ khác liên quan đến
quá trình bán hàng, theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng
(Mã số MS01-GTKT3LL), phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, bảo hành, biên nhận, xác
nhận ngân hàng.
2.1.1
•

Phương pháp để ghi lại các giao dịch liên quan đến doanh thu bán

hàng
Bước 1: Sau khi nhận được hợp đồng bán hàng hoặc đơn đặt hàng từ bộ phận kinh
doanh, kế tốn viên nhập vào máy tính để theo dõi hợp đồng mua bán, đặt hàng.
Trong vài trường hợp, theo thời hạn thanh toán của một số hợp đồng, khách hàng phải
tạm ứng một tỷ lệ phần trăm của giá trị doanh số bán hàng cho cơng ty ngay sau khi

•

ký hợp đồng mua bán.
Bước 2: Sau khi nhận được lệnh giao hàng từ bộ phận kinh doanh, kế toán chuẩn bị
hố đơn, phiếu xuất kho bằng cách điền thơng tin chính xác như tên khách hàng, địa
chỉ, mã số thuế, ngày ghi hóa đơn, điều khoản thanh tốn và chi tiết hàng bán như loại
hàng hóa, số lượng, giá bán, tổng số tiền, thuế suất và giá trị của hóa đơn ... theo quy

•

định.
Bước 3: Sau khi kiểm tra thơng tin trên hóa đơn một lần nữa, nếu có sai hoặc thiếu
sót, kế tốn xóa sạch các hóa đơn, chuyển bản sao thứ hai và thứ ba cho bộ phận bán
hàng. Và đồng thời, kế toán viên chuẩn bị phiếu xuất kho làm cơ sở cho nhân viên
bán hàng đưa hàng hoá từ kho. Nhân viên bán hàng sẽ làm các chứng từ khác như
biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, sau đó chuyển tất cả cho khách

•

hàng khi giao.
Bước 4: Khi Bộ phận kinh doanh kết thúc giao hàng, Kế toán nhận được bản sao thứ
ba của hóa đơn, kiểm tra xem hóa đơn cùng với biên bản giao hàng, thời gian chấp

•

nhận có chữ ký đầy đủ của khách hàng hay khơng.
Bước 5: Kế tốn lưu trữ các chứng từ trên và sử dụng chúng làm cơ sở để ghi sổ kế
toán các khoản thu, các tài khoản phải thu, theo dõi thuế GTGT và danh sách hàng

•

bán để giữ hàng tồn kho theo dõi.
Bước 6: Khi nhận thanh toán của khách hàng, dựa trên danh sách chuyển nhượng của
thủ quỹ hoặc ghi chú được gửi bởi ngân hàng, kế toán làm biên nhận, sau đó ghi lại
bằng tiền mặt hoặc tiền trong sổ kế toán ngân hàng và tài khoản phải thu sổ kế toán

11

•

Bước 7: Vào cuối kỳ kế toán, kế toán viên doanh thu sẽ kiểm tra, so sánh doanh thu
bán hàng và chuyển giao tài khoản cho kế toán viên tổng hợp.
2.1.2 Một số bút tốn ghi sổ điển hình liên quan đến doanh thu bán hàng

Theo hợp đồng 175/VIETKHOA-TRA/2015, ngày 16/06/2015, Công ty Kỹ Thuật Khoa
Học đã ký hợp đồng mua bán với Công ty Thiết bị khoa học Việt Khoa. Giá trị của hợp
đồng là 132.000.000 VND, đã bao gồm VAT.
Ngày 25/06/2015, Công ty Việt Khoa đã áp dụng thuế GTGT hóa đơn số 0000285 và
hàng hóa giao cho Công ty Kỹ thuật khoa học

2.1.3

TK 131

132.000.000

TK 511

120.000.000

TK 33311

12.000.000

Ưu nhược điểm

Ưu điểm: Do tính chất giao dịch là đơn giản, khơng có q nhiều vấn đề diễn ra trong

quy trình kế tốn doanh thu tại cơng ty. Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn tập trung, phù
hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ. Thơng qua một số hướng dẫn đơn
giản, tơi cũng có thể dễ dàng nhập liệu, xuất ra các báo cáo số cho tháng 6. Cơng ty có
các nhân sự làm việc lâu năm, thơng thạo quy trình và các file mẫu điển hình, nên diễn ra
khá nhanh chóng. Phịng Kế tốn thực hiện báo cáo doanh thu, báo cáo chi phí và đánh
giá kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý trong kỳ kế tốn ngồi báo cáo tài chính
vào cuối một thời gian. Điều này mang lại một số lợi ích cho Cơng ty vì dựa trên các báo
cáo này, Hội đồng quản trị có thơng tin tài chính kịp thời trong ngắn hạn, để họ có thể
đưa ra quyết định phải vào kinh doanh của họ. Hơn nữa, kế tốn cung cấp bất kỳ thơng
tin bất cứ khi nào có u cầu khơng thường xun từ Ban Giám đốc nếu cần thiết.
Nhược điểm: Tuy nhiên, giữa hệ thống kế tốn và bán hàng vẫn cịn có sự tách biệt,
chưa thống nhất, chưa thể kiểm tra tình trạng đơn hàng theo thời gian thực. Công việc
chủ yếu được chạy bằng kinh nghiệm hơn một quy trình chuẩn hóa. Tơi cũng khơng thể
tìm một tài liệu chuẩn hóa mà phải hỏi quy trình từ khá nhiều người.
Trong một trường hợp bán hàng điển hình như trên, cơng ty có 2 hệ thống ghi nhận tình
trạng lơ hàng/ tình hình đối tác khác biệt nhau. File “Danh sách bán hàng” được chia sẻ
và đồng bộ chỉ trong bộ phận bán hàng, ghi nhận tên khách hàng, thông tin liên lạc,
người liên hệ, số lượng, giá trị đặt hàng, ngày giao hàng, ngày thanh toán, và các lưu ý
12


khác về giao nhận và dịch vụ. File “Kế toán doanh thu” được chia sẻ trong bộ phận kế
toán, và báo cáo thường xuyên, ghi nhận tên khách hàng, giá trị ứng trước và thanh toán,
số các chứng từ và tình trạng đơn hàng. Hình thức ghi nhận và theo dõi các đơn hàng như
vậy cịn khá thủ cơng, chưa mang tính đồng bộ cao, khó cho các bộ phận liên quan kiểm
tra tình trạng đơn hàng lẫn nhau. Khi có thay đổi nhân viên thường tốn rất nhiều thời gian
để theo dõi các đơn hàng cũ.
Ngồi ra, cơng ty cũng thường xuyên phải theo dõi các khoản phải thu tồn đọng trong
thời gian lâu. Một số thời điểm “chạy doanh số” khiến cho việc đẩy hàng cho các đối tác
với điều kiện thanh toán ưu đãi (trả chậm) đã khiến việc theo dõi, quản lý và địi nợ vơ

cùng tốn thời gian và tốn kém. Trong thời điểm tháng 6, có đến 5 khoản mục “nợ khó
địi” thuộc về các tổ chức vừa và nhỏ vẫn còn đang tồn đọng chờ giải quyết.

2.2

KẾ TỐN GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Vì là đơn vị kinh doanh chun ngành máy móc cho phịng thí nghiệm, nghiên cứu khoa
học và kỹ thuật y tế, hầu hết các yếu tố đầu vào Việt Công ty của Khoa được nhập khẩu
từ Nhật Bản, Singapore, Đài Loan, Vương quốc Anh ... Việt Khoa chỉ mua nguồn cung
trong nước và hỗ trợ phụ tùng như cáp để cho phép hoạt động của nhập khẩu máy móc.
Sau đó, bán lại cho các khách hàng muốn sử dụng hoặc bán cho những khách hàng muốn
bán lại.
Kế toán sử dụng tài khoản Giá vốn hàng bán (632) để phản ánh giá vốn hàng bán cho
khách hàng. Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên và chi phí giá trị hàng hóa nhập khẩu theo phương pháp bình qn vào cuối tháng.
Tình trạng hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu, hàng tồn kho trong tháng được lưu giữ và
theo dõi trên sổ chi tiết, hạch toán vào tài khoản giá vốn hàng bán (tài khoản 156 và 632)
để phản ánh giá trị vốn của việc bán hàng. Vào cuối tháng, dựa trên sổ chi tiết các tài
khoản hàng hóa, phiếu xuất kho vận chuyển trong tháng và sổ chi tiết của tài khoản giá
vốn hàng bán, kế toán lập bảng tổng hợp các mặt hàng bán ra trong tháng theo giá gốc.
2.2.1
•

Phương pháp ghi lại các giao dịch liên quan đến chi phí giá vốn hàng

bán
Bước 1: Khi hàng hóa nhập khẩu được hồn tất thủ tục để chuyển giao và nhập vào
kho của công ty. Dựa trên tập hợp các chứng từ nhập khẩu, kế tốn tính tốn giá nhập
khẩu để xác định giá trị của mỗi mặt hàng. Nếu hàng hóa được mua từ trong nước, kế

13


toán ghi phiếu nhập kho và xác định giá trị hàng hóa dựa trên hóa đơn GTGT, biên
•

bản giao hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp.
Bước 2: Kế toán theo dõi việc mua hàng trong Sổ Mua hàng. Do mua từ nhiều nguồn
khác nhau, và một mặt hàng có nhiều giá mua khác nhau cũng như chi phí hậu cần và
các chi phí liên quan đến việc mua hoặc quá trình nhập khẩu khác nhau, dẫn đến giá
trị của hàng hóa tương tự là khác nhau. Vì vậy, để tính tốn giá vốn hàng xuất kho
chính xác, kế tốn chi tiết mở sổ theo dõi, nhằm mục đích cung cấp dữ liệu theo dõi

•

giá trị nhập khẩu.
Bước 3: Khi Bộ phận kinh doanh kết thúc thủ tục giao cho khách hàng, doanh thu ghi
nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán trên doanh thu bán hàng dựa trên hóa
đơn GTGT, phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, chữ

•

ký của khách hàng.
Bước 4: Tất cả các chứng từ liên quan đến hoạt động mua, nhập khẩu hàng hố bao
gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn, kho bãi, ghi nhận tín dụng ngân hàng, hóa đơn thanh
tốn cho nhà cung cấp, lưu ý ngân hàng ghi nợ từ thanh tốn của khách hàng cho
Cơng ty. Những chứng từ phát sinh trong tháng được tập hợp và giao cho kế toán tổng
hợp để ghi nhận doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp và tài khoản phải thu, lưu
kho, xuất kho và giá vốn hàng bán trong kỳ. Sau đó, kế tốn ghi sổ kế tốn vào tài

•

khoản số 111, 112, 131, 156, 33311, 511, 632
Bước 5: Khi kết thúc một tháng, kế toán chi tiết sẽ tổng hợp và so sánh với kế toán
tổng hợp để đảm bảo đủ các ghi nhận giao dịch phát sinh trong tháng. Sau đó, dựa
trên số dư đầu kỳ, xuất nhập khẩu trong kỳ, sử dụng công thức trong Microsoft Excel.
Sau đó, nhân với số lượng hàng hóa xuất kho trong các giai đoạn của từng loại hàng
hóa. Cơng ty sẽ có chi phí của mỗi loại hàng hóa và tổng hợp tất cả hàng hóa xuất kho

•

để bán trong một tháng, ta sẽ có giá vốn hàng bán.
Bước 6: Sau khi tính tốn chi phí hàng bán, kế tốn tổng hợp sẽ chuyển chi phí này
đến tài khoản 911 để đánh giá kết quả kinh doanh trong kỳ kế tốn.
2.2.2 Ghi sổ điển hình liên quan đến giá vốn hàng bán Chi phí

Trước khi bán hàng cho khách hàng, Công ty Việt Khoa nhập khẩu thiết bị hoặc cơng cụ
từ các đơn vị nước ngồi và trong nước. Kế tốn có trách nhiệm tính tốn giá của hàng
hóa nhập khẩu để xác định giá nhập kho.

14


Quyết định nhập khẩu số 2079 ngày 25/05/2015 và hợp đồng mua bán mã số TMF
04/83/15, giá trị hàng hóa nhập khẩu 3.786,90 EUR tương đương với 110.740.317 đồng.
Tỷ giá hối đối dựa trên quyết định nhập khẩu

•

•
•

•
•

TK 156

110.740.317

TK 331

110.740.317

Phải trả thuế GTGT được ghi nhận như sau
TK133

11.417.826

TK 3312

11.417.826

Những chi phí liên quan khác đến hoạt động nhập khẩu được trả bằng tiền mặt tức thì.
Chi phí hải quan, hóa đơn số HD 0519032 với giá trị 20.000 VND
TK 156

20.000

TK 111

20.000

Chi phí hải quan, hóa đơn số HD 0519032 với giá trị 20.000 VND
Chi phí lưu kho, hóa đơn số HD 0212957 với giá trị 330.000 VND, đã bao gồm 10%
VAT

•

•

•

TK 156

300.000

TK 133

30.000

TK 111

330.000

Chi phí hóa đơn số HD 0074628 giá trị 363.000, bao gồm 10% VAT
TK 156

330.000

TK 133

33.000

TK 111

363.000

Chi phí xếp dỡ, vệ sinh giá trị 4.62.000, đã bao gồm 10% VAT
TK 156

4.220.000

TK 133

422.000

TK 111

4.642.000

Dựa trên những tính tốn nhập khẩu trên, kế toán ghi nhận các giao dịch, lưu chứng
từ và ghi nhận như sau
TK 156

115.610.317
(110.740.317+20.000+300.000+330.000+4.220.000)

TK 133

15

115.610.317


(11.417.826 +30.000+33.000+422.000)
TK 331

110.740.317

TK 111

5.355.000
(20.000 + 330.000+ 363.000+4.642.000)

TK 33312

11.417.826

Trước khi bán hàng cho khách hàng, Công ty Việt Khoa nhập khẩu thiết bị hoặc cơng cụ
từ các đơn vị nước ngồi và trong nước. Kế tốn có trách nhiệm tính tốn giá của hàng
hóa nhập khẩu để xác định giá nhập kho.
Quyết định nhập khẩu số 2079 ngày 25/05/2015 và hợp đồng mua bán mã số TMF
04/83/15, giá trị hàng hóa nhập khẩu 3.786,90 EUR tương đương với 110.740.317 đồng.
Tỷ giá hối đối dựa trên quyết định nhập khẩu

•

•
•

•
•

TK 156

110.740.317

TK 331

110.740.317

Phải trả thuế GTGT được ghi nhận như sau
TK133

11.417.826

TK 3312

11.417.826

Những chi phí liên quan khác đến hoạt động nhập khẩu được trả bằng tiền mặt tức thì.
Chi phí hải quan, hóa đơn số HD 0519032 với giá trị 20.000 VND
TK 156

20.000

TK 111

20.000

Chi phí hải quan, hóa đơn số HD 0519032 với giá trị 20.000 VND
Chi phí lưu kho, hóa đơn số HD 0212957 với giá trị 330.000 VND, đã bao gồm 10%
VAT

•

•

16

TK 156

300.000

TK 133

30.000

TK 111

330.000

Chi phí chứng từ hóa đơn số HD 0074628 có giá trị 363.000, đã bao gồm 10% VAT
TK 156

330.000

TK 133

33.000

TK 111

363.000

Chi phí xếp dỡ, vệ sinh giá trị 4.62.000, đã bao gồm 10% VAT


•

TK 156

4.220.000

TK 133

422.000

TK 111

4.642.000

Dựa trên những tính tốn nhập khẩu trên, kế toán ghi nhận các giao dịch, lưu chứng
từ và ghi nhận như sau
TK 156

115.610.317
(110.740.317+20.000+300.000+330.000+4.220.000)

TK 133

115.610.317
(11.417.826 +30.000+33.000+422.000)

TK 331

110.740.317

TK 111

5.355.000
(20.000 + 330.000+ 363.000+4.642.000)

TK 33312

11.417.826

Trước khi bán hàng cho khách hàng, Công ty Việt Khoa nhập khẩu thiết bị hoặc công cụ
từ các đơn vị nước ngoài và trong nước. Kế tốn có trách nhiệm tính tốn giá của hàng
hóa nhập khẩu để xác định giá nhập kho.
Quyết định nhập khẩu số 2079 ngày 25/05/2015 và hợp đồng mua bán mã số TMF
04/83/15, giá trị hàng hóa nhập khẩu 3.786,90 EUR tương đương với 110.740.317 đồng.
Tỷ giá hối đoái dựa trên quyết định nhập khẩu

•

•
•

•
•

110.740.317

TK 331

110.740.317

Phải trả thuế GTGT được ghi nhận như sau
TK133

11.417.826

TK 3312

11.417.826

Những chi phí khác về hoạt động nhập khẩu được trả bằng tiền mặt ngay
Chi phí hải quan, hóa đơn số HD 0519032 với giá trị 20.000 VND
TK 156

20.000

TK 111

20.000

Chi phí hải quan, hóa đơn số HD 0519032 với giá trị 20.000 VND
Chi phí lưu kho, hóa đơn số HD 0212957 với giá trị 330.000 VND, đã bao gồm 10%

VAT

17

TK 156


•

•

•

TK 156

300.000

TK 133

30.000

TK 111

330.000

Chi phí hóa đơn số HD 0074628 giá trị 363.000, đã bao gồm 10% VAT
TK 156

330.000

TK 133

33.000

TK 111

363.000

Chi phí xếp dỡ, vệ sinh giá trị 4.62.000, đã bao gồm 10% VAT
TK 156

4.220.000

TK 133

422.000

TK 111

4.642.000

Dựa trên những tính toán nhập khẩu trên, kế toán ghi nhận các giao dịch, lưu chứng
từ và ghi nhận như sau
TK 156

115.610.317
(110.740.317+20.000+300.000+330.000+4.220.000)

TK 133

115.610.317
(11.417.826 +30.000+33.000+422.000)

TK 331

110.740.317

TK 111

5.355.000
(20.000 + 330.000+ 363.000+4.642.000)

TK 33312
2.2.3

11.417.826

Ưu nhược điểm

Ưu điểm: Ưu điểm của công ty là biểu đồ của các tài khoản chi phí được xây dựng rất
chi tiết. Khi làm việc với kế tốn viên về chi phí, tơi được chị chỉ dẫn cho rất nhiều văn
bản quy định của nhà nước về việc hạch tốn các chi phí điển hình, đặc biệt về sản phẩm
nhập khẩu bao gồm quy trình hải quan. Các hạch tốn tn thủ các hệ thống kế toán ban
hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
đảm bảo việc cập nhật các quy định mới nhất của bảng xếp hạng của các tài khoản. Hình
thức sổ sách bao gồm sổ cái chung, sổ kế toán, sổ sách khác. Áp dụng các mục khác nhau
trong Microsoft Excel, người dùng có thể điều chỉnh thông tin trong theo với nhu cầu sử
dụng từ Hội đồng quản trị.
18

Liên quan đến việc ghi nhận ban đầu, công ty sử dụng hình thức chứng từ ban đầu phù
hợp với các giao dịch phát sinh, phản ánh nội dung nhanh chóng và tồn vẹn của thơng
tin. Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đảm bảo độ chính xác cao tốt. Kết quả là,
nó đã tạo ra điều kiện thuận lợi cho kế toán khi cần thiết để theo dõi dữ liệu và so sánh.
Nhược điểm: Tuy nhiên, loại hình kế tốn chi phí có rất nhiểu khoản mục, chi li về hóa
đơn. Tại Việt Khoa, quản lý hóa đơn vẫn chưa tốt. Được nhận nhiệm vụ kiểm tra hóa đơn
các đơn hàng trong việc mua hàng tháng 6, tôi tốn khá nhiều thời gian để thu thập hóa
đơn từ người thu mua, người phụ trách hải quan, dịch vụ kho và xếp dỡ. Chúng không
được phân loại từ đầu theo từng đơn hàng (phân loại hàng dọc) nên dễ bị sót khi có kiểm
trả định kì, đơi khi nhầm lẫn và khơng được quản lý khi hóa đơn đã bị hủy. Chứng từ kế
toán phải tuân theo quy định luân chuyển và đã được xác định rõ ràng trách nhiệm.
Nhưng trong Phịng Kế tốn, tất cả các chứng từ được thu thập ngẫu nhiên. Chúng không
được phân loại theo nội dung. Bộ chứng từ cho các giao dịch bán hàng phát sinh bao
gồm hóa đơn bán hàng, biên lai, hóa đơn thanh tốn ...
KẾ TỐN CHI PHÍ BÁN

2.3

HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
2.3.1 Kế tốn chi phí bán hàng
Như bình thường, kế tốn sử dụng tài khoản chi phí bán hàng (TK 641) để phản ánh các
chi phí liên quan đến q trình bán trong tháng. Tuy nhiên, Cơng ty TNHH Việt Khoa
thuộc loại hình doanh nghiệp trung bình, do đó việc ghi nhận chi phí bán hàng được kết
hợp vào tài khoản chi phí hành chính (tài khoản 642). Chi phí bán hàng tại Cơng ty Việt
Khoa bao gồm Danh mục in ấn, quảng cáo trên báo chí, trang web, chi phí bảo hành, chi
phí giao hàng và chi phí hậu cần khác.
2.3.2

Kế tốn chi phí quản lý

Bên cạnh giá vốn hàng bán, chi phí quản lý chiếm phần lớn tệ tiền mặt tại Việt Khoa, một
trong những lý do là nó kết hợp chi phí bán hàng đã nói ở trên. Và như bình thường, nó
có chi phí tiền lương (tiền lương, tiền lương, phụ cấp cho cán bộ của công ty ...), bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn; chi phí vật liệu văn phịng, các cơng cụ,
khấu hao tài sản cố định được sử dụng để quản lý kinh doanh, thuế mơn bài, tiền th
văn phịng, tiện ích (điện, nước, điện thoại, fax ...) và chi phí bằng tiền khác (hội nghị
khách hàng, đối tác ưu đãi ...).
Một số bút tốn ghi sổ điển hình liên quan đến chi phí hành chính
19


•

Chi phí nước được trả 10/06/2015, số hóa đơn HD0942351 với giá trị 466,785
VND

•

TK 642

466,785

TK 111

466,785

Chi phí điện được thanh tốn vào 30/06/2015, số hóa đơn HD0135198 với giá trị
820,564 VND

•

TK 642

820,564

TK 111

820,564

Văn phịng cho th được trả 27/06/2015, số hóa đơn HD0010663 với giá trị
91.350.000 đồng

•

TK 642

91.350.000

TK 111

91.350.000

Vé máy bay cho những chuyến đi công tác của Giám đốc được trả vào
19/06/2015, hóa đơn số HD0004608 có giá trị 6.820.000 đồng, bao gồm cả số
thuế GTGT 580.000 đồng

•

TK 642

6.240.000

TK 133

580.000

TK 111

6.820.000

Chi phí dịch vụ khách hàng được trả 04/06/2015, số giá trị HD 0069283 với giá trị
525.000 VND

•

TK 642

525.000

TK 111

525.000

Kế toán tổng hợp chứng từ kế toán và ghi lại các chi phí trên tài khoản sổ cái 642
TK 642

102.402.349

TK 133

580.000

TK 111

102.982.349

Vào cuối tháng, kế toán chi tiết và tổng hợp so sánh dữ liệu phát sinh kế toán chi phí
quản lý. Sau đó, kế tốn chuyển tất cả số tiền phát sinh để hạch toán 911 - đánh giá kết
quả kinh doanh. Tài khoản 642 khơng có số dư cuối kỳ

20

TK 642

1.953.170.653

TK 111

1.953.170.653


2.3.3

Ưu nhược điểm

Ưu điểm: Tính chất lặp lại của các khoản tiền lương, bảo hiểm, vận hành văn phòng cho
phép việc tính tốn chi phí quản lý và bán hàng tương đối đơn giản. Trong suốt thời gian
tôi thực tập tại đây, phần lớn các chi phí là cố định. Tuy nhiên, chính sách trả thưởng cho
nhân viên bán hàng và khuyến khích các đại lý trong thời gian tháng 6 cũng có làm thay

đổi khá nhiều cách thức hạch toán tại đây.
Nhược điểm: Điều này cũng dẫn tới nhược điểm, người hạch toán các khoản thưởng và
thúc đẩy kinh doanh, cần được nắm rất rõ những định hướng mới của cơng ty để hạch
tốn chính xác. Một lần nữa lại đặt việc vận hành chính xác của hệ thống kế tốn vào
việc “nhớ”, “thủ cơng” của con người.

21


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH KẾ TỐN CHI
PHÍ- DOANH THU TẠI CƠNG TY VIỆT KHOA
Mặc dù hệ thống kế tốn là khá tốt, cơng ty không thể tránh được một số rủi ro tiềm ẩn.
Theo kiến thức và kinh nghiệm hạn chế của tôi, tôi sẽ đề nghị một vài ý kiến như sau.
Đề nghị quản lý liên quan đến doanh thu bán hàng
Đối với hệ thống bán hàng, tôi nghĩ rằng công ty nên thiết lập một hệ thống quản lý tiên
tiến hơn cho phép người dùng thống kê, phân loại và lọc khách hàng; đồng thời cũng
giúp nhân viên bán hàng hiểu hồ sơ của khách hàng, địa điểm, kinh doanh của mình cũng
như định hướng phát triển của họ, nhằm hỗ trợ khách hàng và nhận được sự thấu hiểu sâu
sắc từ phía khách hàng. Cơng ty nên có kế hoạch tìm kiếm đầu vào hàng hoá, kịp thời
giới thiệu và cung cấp nhiều sản phẩm mới cho khách hàng hơn nữa. Nếu làm thế, doanh
thu bán hàng của Việt Khoa sẽ ổn định và tăng trong thời gian tới.
Tuy nhiên, quan trọng hơn, rất cần một hệ thống trung tâm kết nối tình trạng bán hàng và
hệ thống kế tốn, để có thể theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực, có những dữ
liệu quan trọng để đưa ra những chương trình đẩy doanh số, giữ khách hàng kịp thời theo
từng thời điểm.

22


Đề nghị để quản lý các khoản phải thu

Cần cân bằng áp lực “doanh số” với chi phí cần bỏ ra cho các khoản phải thu. Tôi đề
nghị công ty cần có một chuẩn chung áp dụng cho những cơng ty đạt được những tiêu
chuẩn nhất định mới được thanh toán chậm. Đặc biệt nên hạn chế cho các khách hàng
mới, quy mơ nhỏ, uy tín chưa được kiểm chứng.
Cung cấp cho khách hàng một khoảng thời gian thanh toán là điều tốt để giữ mối quan hệ
tốt cho kinh doanh lâu dài. Tuy nhiên, công ty cần xem xét hiệu quả của các phương thức
thu hồi nợ của khách hàng. Ví dụ, ta nên đánh giá khả năng tài chính của khách hàng
trước khi đưa ra quyết định có chấp nhận bán hàng cấp tín dụng cho họ, như thế cơng ty
có thể tránh được nợ khó địi mà ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu bán hàng của mình.
Đối với những khách hàng mà hạn trả nợ đến ngày đáo hạn, cơng ty có thể gửi thơng báo
nhắc nhở khách hàng để trả nợ. Công ty phải định kỳ gửi nợ hòa giải đến từng khách
hàng, đặc biệt là những khách hàng mà nợ quá hạn quá nhiều. Trong trường hợp này,
cơng ty phải có biện pháp cứng rắn như lãi suất cho các khoản vay quá hạn. Ngược lại,
cần có biện pháp khuyến khích cho những khách hàng thanh toán kịp thời.
Đề nghị cho kế toán chi phí
Kế tốn chi phí tại Cơng ty Việt Khoa là khá tốt. Tuy nhiên, kế toán nên kiểm soát, quản
lý thơng tin về chi phí của cơng ty. Kế tốn nên vẽ đồ họa hoặc biểu đồ dựa trên số liệu
kế tốn để so sánh chi phí giữa tháng hiện tại và tháng trước, tháng hiện tại và cùng kỳ kế
tốn năm trước. Cuối cùng kế tốn viên sẽ trình bày cho Hội đồng quản trị, chỉ rõ các lý
do tại sao gây ra sự gia tăng đột ngột và đề xuất giải pháp để giảm lãng phí mà ảnh
hưởng đến kết quả kinh doanh.
Đề nghị để quản lý chứng từ kế toán
Chứng từ ban đầu thu thập được trong Phịng Kế tốn cần phải được phân loại, sắp xếp
theo loại giao dịch, bao gồm đầu vào như các giao dịch liên quan đến doanh thu bán
hàng, đầu ra như các giao dịch liên quan đến chi phí. Ví dụ, mỗi loại chi phí hành chính
cần phải được ghi vào sổ khác nhau. Nếu chúng ta làm như vậy, tách biệt rõ ràng trong số
rất nhiều loại chi phí sẽ giúp chúng tôi quản lý để tiết kiệm và theo dõi chứng từ dễ dàng
hơn.
Đề nghị cho hệ thống kế toán

23


Trong Cơng ty Việt Khoa, kế tốn sử dụng Microsoft Excel để thiết kế hình thức kế tốn.
Mặc dù nó là ổn định, đáp ứng yêu cầu của việc sử dụng các nhu cầu của cơng ty, đặc
điểm của nó vẫn cịn thiếu nhiều tính năng khi so sánh với phần mềm kế toán chuyên
dụng. Sử dụng Microsoft Excel yêu cầu kế tốn viên hoặc người dùng có kiến thức và
kinh nghiệm trong các hoạt động máy tính và phải mất thời gian để làm quen với hình
thức này.
Hơn nữa, kế tốn tại Cơng ty Việt Khoa khơng thiết lập mật khẩu cho máy tính của họ và
các tập tin làm việc của họ. Nó dễ làm cho một người nào đó vơ tình hoặc cố ý làm sai
lệch số liệu kế tốn, dẫn đến nhiều hậu quả khó lường, thậm chí gây ra thiệt hại nghiêm
trọng cho tình hình tài chính cơng ty.

24


KẾT LUẬN
Tơi đã hồn thành thực tập tốt nghiệp này khá tốt, theo sự tự nhân xét bản thân. Sau khi
tập, tôi đã học được rất nhiều điều cũng như phát triển các kỹ năng cần thiết cho bản thân
mình. Mặc dù khó khăn ban đầu và nhiều sai sót, nhờ sự hỗ trợ tận tâm của những người
có kinh nghiệm trong công ty Việt Khoa, tôi đã vượt qua khó khăn và trở nên quen thuộc
với mơi trường kinh doanh. Nhìn lại những mục tiêu mà tơi đã đặt ra ngay từ đầu, tơi
cảm thấy mình đã đạt được gần ba mục tiêu:
 Mục tiêu 1: Có kinh nghiệm làm việc thực tế
 Mục tiêu 2: Nâng cao kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề thông qua phân tích và giải
quyết vấn đề cơng việc thực tế liên quan đến chủ đề đã chọn
 Mục tiêu 3: Học các kiến thức chuyên môn đặc biệt là trong thực hành kế tốn
Đây là lần đầu tiên tơi trải qua một kinh nghiệm nghề nghiệp kế toán và thực sự có rất
nhiều bài học quý giá. Nhờ thực tập giữa khóa này tơi đã tìm ra điểm mạnh và điểm yếu

của tơi để tơi có thể thực hiện một kế hoạch phát triển cá nhân hiệu quả để chuẩn bị tốt
cho tương lai. Hơn nữa, tơi nhận ra kế tốn là khơng chỉ có giá trị cho những người muốn
trở thành kế tốn viên mà cịn cho những người muốn làm kinh doanh nói chung. Vì mục
đích chính của kinh doanh là nhận được lợi nhuận cao. Và có lợi nhuận cao, các doanh
nhân cần phải biết làm thế nào để thúc đẩy doanh thu của họ và kiểm soát chi phí.
Tơi tin rằng Cơng ty Việt Khoa là một cơng ty có những con người tài giỏi, những sản
phẩm tốt và một năng lực cạnh tranh cao trên thị trường. Tuy chỉ quan sát trong một thời
gian ngắn nhưng tơi tin tưởng Việt Khoa sẽ cịn tiếp tục phát triển cơng việc kinh doanh
của mình trong tương lai, để tiếp tục hồn thành sứ mệnh của mình mang đến những
trang thiết bị hiện đại nhất phục vụ cho công tác hiện đai hóa cơng cuộc nghiên cứu của
nước nhà.

25