Tài liệu QUẢN TRỊ CUNG ỨNG TRONG DOANH NGHIỆP pdf

CHƯƠNG 6
QUẢN TRỊ CUNG ỨNG TRONG
DOANH NGHIỆP

I.
KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN CUNG
ỨNG.
1. Khái niệm.
2.
Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng.
II.
QUẢN LÝ MUA SẮM.
1. Dự đoán nhu cầu
2.
Phân tích nhu cầu.
3.
Soạn thảo một kế hoạch mua sắm.
III. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1. Các quan điểm đối lập về tồn kho
2.
Bản chất của tồn kho:
3.
Quản trị hiện vật của dự trữ.
4.
Quản trị kế toán dự trữ.
5.
Quản trị kinh tế của dự trữ.
IV.
HỆ THỐNG LƯỢNG ĐẶT HÀNG CỐ ĐỊNH:

1. Xác định lượng đặt hàng:
2.
Xác định điểm đặt hàng:
BÀI TẬP TỰ GIẢI
CÂU HỎI ÔN TẬP


Sau khi đọc chương này, người đọc có thể
- Nắm được khái niệm về cung ứng, các nguyên tắc lựa chọn cung ứng.
- Xây dựng chính sách mua, các yếu tố ảnh hưởng đến việc mua, quy trình
mua.
- Sự cần thiết và bản chất của dự trữ.
- Quản trị về hiện vật, kế toán và quản trị về mặt kinh tế của dự trữ,
- Các mô hình quản trị cung ứng cho nhu cầu độc lập về vật tư, hàng hóa
trong doanh nghiệp.
I. KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN
CUNG ỨNG.
1. Khái niệm.
TOP
Cung ứng bao gồm hai chức năng bộ phận: mua và quản lý dự trữ (tồn
kho):
1.1 Mua: tức là hành động thương mại xuất phát từ biểu hiện của một nhu
cầu và được thể hiện qua việc đặt hàng với nhà cung ứng đã lựa chọn.
Để hoạt động, mọi doanh nghiệp sử dụng những tư liệu sản xuất (máy
móc, vật tư và các thiết bị khác), hơn nữa:
- Doanh nghiệp công nghiệp phải được cung cấp năng lượng, nguyên vật
liệu mà chúng được biến đổi thành sản phẩm cuối cùng.
- Doanh nghiệp thương mại phải mua hàng hóa và nó sẽ bán lại.
1.2 Quản lý dự trữ (tồn kho):
Mua chưa đủ, mà sản xuất hoặc bán hàng cũng không được ngưng trệ

(không thực hiện được do không có hoặc thiếu dự trữ). Dự trữ là toàn bộ hàng hóa
hoặc những mặt hàng được tích lũy lại chờ đợi để sử dụng về sau, và nó cho phép
cung cấp cho người sử dụng dần dần theo những nhu cầu của họ, không áp đặt cho
họ những thời hạn và sự trục trặc.
Khái niệm dự trữ có liên quan đến khái niệm dự phòng và cũng như dự
đoán. Có thể nói rằng, một doanh nghiệp đứt chân hàng khi nó không có nguyên
liệu, thành phẩm hoặc là hàng hóa với số lượng cần thiết vào lúc thích hợp.
1.2.1 Chức năng của tồn kho:
1.2.1.1 Chức năng liên kết:
Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Tồn
kho là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục vào những lúc cao điểm,
nhất là khi cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định.
1.2.1.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát:
Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi
nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát. Trong trường
hợp này tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng
các chi phí và rủi ro có thể xảy ra.
1.2.1.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng:
Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có khối
lượng lớn. Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhưng sẽ
dẫn đến làm tăng chi phí tồn kho. Nhà quản trị cần phải xác định lượng hàng tối
ưu để có thể hưởng được chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.
1.2.2 Vai trò của chức năng cung ứng là cung cấp cho khách hàng :
- Vào thời điểm mong muốn (hàng hóa cần phải sẵn sàng khi người ta có
nhu cầu)
- Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít).
- Với chất lượng mong muốn (có khả năng đáp ứng đúng nhu cầu).
- Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách
hàng phải chịu).
Bằng việc quản lý tốt cung ứng đã tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh

nghiệp.

2. Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng.
TOP
Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều
có cùng một tầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh
nghiệp; một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo,
giao hàng, số lượng người cung ứng hạn chế).
Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn. Doanh nghiệp cần
phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt
hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất.
2.1 Phân tích 20/80: Nguyên tắc:
Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80% doanh
số chỉ với 20% lượng khách hàng của mình và ngược lại 80% số lượng khách
hàng chỉ góp phần vào 20% doanh số. Trong vấn đề dự trữ, người ta kiểm tra và
nhận thấy rằng 20% số lượng các mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu tư cho dự trữ,
hoặc là 80% tiêu dùng về giá trị hoặc còn là 80% giá trị mua. Tất nhiên, những số
liệu này là số trung bình, số liệu tỷ lệ này có thể là 15/85 hoặc là 25/75.
2.2 Phương pháp A.B.C. Nguyên tắc
Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích
20/80, chia các loại vật tư hàng hóa thành 3 nhóm:
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70%
so với tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% lượng
hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức
trung bình từ 20-30% ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5-15%
nhưng số lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số lượng hàng tồn kho.

Ví dụ 6-1: Phân loại vật liệu tồn kho theo ABC.

Loại vật liệu Nhu cầu hàng
năm
Giá đơn
vị
Tổng giá trị hàng
năm
Loại
1 1.000 4.300 4.300.000 A
2 5.000 720 3.600.000 A
3 1.900 500 950.000 B
4 1.000 710 710.000 B
5 2.500 250 625.000 B
6 2.500 192 480.000 B
7 400 200 80.000 C
8 500 100 50.000 C
9 200 210 42.000 C
10 1.000 35 35.000 C
11 3.000 10 30.000 C
12 9.000 3 27.000 C

Phương pháp phân tích A.B.C cho phép ra những quyết định quan trọng:
+ Có liên quan đến dự trữ:
Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được đầu tư lập kế hoạch thận
trọng, nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê
liên tục, còn các sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ. Tất cả mọi
sự can thiệp nhằm hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A.
+ Có liên quan đến việc mua hàng:
Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa:
* Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng
những người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa.

* Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn
mặt hàng nhóm C giao cho những người mới vào nghề.
* Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng mua tập
trung, mua các loại khác là phi tập trung.
* Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ
thị trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ.
+ Có liên quan đến nhà cung ứng:
Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:
* Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình
hình tài chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật
* Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho
phép DN có các thông tin có ích về mối quan hệ tương tác.
Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:
Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều
phải dựa trên các dữ liệu tồn kho. Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì
càng đảm bảo việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu. Chỉ khi nào
xác định những gì thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những
quyết định chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển.
Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính
xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A,B,C. Chu kỳ này thay
đổi tùy theo nhóm hàng: nhóm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/quí;
nhóm hàng C: 1 lần/năm. Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh
nghiệp giảm bớt thời gian ngừng và gián đoạn sản xuất, phát hiện những thiếu sót
và nguyên nhân gây ra để có những hoạt động điều chỉnh kịp thời.
2.3 Cung ứng đúng thời điểm (just in time: J.I.T)
Để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số DN đã thành công trong
việc sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng
giảm đến không.
Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản
trị sản xuất. Quan điểm này được thể hiện như sau:

* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng
được đem bán đúng thời điểm trên thị trường.
* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều
phải cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:
- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản
phẩm hoàn chỉnh.
- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi
tiết.
- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.
Trong hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là "hệ thống sản
xuất không dự trữ", lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có
xu hướng tiến sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh
nghiệp, nhất là giảm đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm
cũng như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Những ưu điểm của J.I.T:
+ Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên
với khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ.
+ Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm
nhà cung ứng mới.
Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị
sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và
bên ngoài quá trình điều hành sản xuất.
Nhược điểm:
+ Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp.
+ Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn.
II. QUẢN LÝ MUA SẮM.
TOP
Hiệu quả của các hoạt động mua sắm tùy thuộc vào các nguyên tắc quản
trị cơ bản trong lĩnh vực: dự báo - tổ chức - điều phối - thực hiện - giám sát.
1. Dự đoán nhu cầu

TOP
1.1 Các yếu tố xác định nhu cầu của một doanh nghiệp.
- Các nhu cầu của thị trường tiêu thụ đã được thiết lập và chọn lọc (dự báo
bán hàng).
- Các mục tiêu marketing thường bị khống chế bởi các vấn đề về phân phối
và quản lý bán hàng.
- Các đòi hỏi về giá cả có thể chấp nhận được có tính chất xã hội đi cùng
với sức mua giới hạn của người tiêu dùng. Điều này bó hẹp phạm vi của những
người cung cấp và hạn chế chất lượng được xem xét.
- Việc phân phối trên phạm vi rất rộng cần phải tính đến các phương tiện
hậu cần (kho vận) như vận chuyển và bốc dỡ.
- Các khả năng của doanh nghiệp về sản xuất theo lý thuyết và thực tế,
năng lực về kỹ thuật, thương mại và quản trị của cán bộ, tình trạng tài chính, khả
năng vay vốn.
1.2 Các yếu tố ngẫu nhiên.
Trong việc xác định nhu cầu của một doanh nghiệp cần phải đưa ra ảnh
hưởng của các yếu tố bên ngoài không liên quan trực tiếp đến hoạt động nhưng có
thể tác động đến việc chỉ đạo và quản trị thông thường như: các yếu tố kinh tế
quốc gia và hành chính; các yếu tố kỹ thuật; các yếu tố xã hội, các yếu tố địa lý;
các yếu tố kinh tế quốc tế. (Xem lại các yếu tố môi trường – chương I)
2. Phân tích nhu cầu.
TOP
2.1 Giải thích sơ bộ: Các nghiên cứu về yêu cầu và tính khả thi phải được
thực hiện trước khi bắt đầu bất kỳ một hoạt động đầu tư hoặc mua sắm nào.
2.2 Phân tích về giá trị chức năng.
- Đánh giá ảnh hưởng dài hạn của việc mua sắm thiết bị hoặc hàng tiêu
dùng về phương diện kinh tế, môi trường và xã hội, thay đổi lối sống và kiểu cách
tiêu dùng mà tạo ra sự phụ thuộc mới.
- Phân tích có phê phán về hiệu quả chi phí
- Mặt hàng cần nên mua hay tự sản xuất, khả năng về tài chính và kỹ thuật

đã sẵn sàng hay chưa? Điểm hòa vốn của một nhà máy như vậy đã được tính toán
chưa?
- Đánh giá các chi phí có liên quan.
- Phương pháp chế tạo, trình độ kỹ thuật chế tạo, các hạn chế kinh tế - kỹ
thuật trong sử dụng.
- Uy tín về chất lượng và độ tin cậy dài hạn.
- Chi phí và sự dễ dàng trong bảo dưỡng.
- Khả năng thay thế bằng mặt hàng khác.
- Đánh giá thông tin về các nguồn cung cấp cạnh tranh, những nguồn cung
cấp thay thế đã được khai thác hết hay chưa.
3. Soạn thảo một kế hoạch mua sắm.
TOP
Kế hoạch mua sắm thường dựa trên cơ sở các nhu cầu đã được xác định và
chọn lựa trước như:
- Thiết lập các mục tiêu cung cấp từ các nguồn trong nước và ngoài nước.
- Lập lịch biểu cho các đơn hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử
dụng, lưu ý thời gian cần thiết để thu thập các số liệu quá khứ và các dự tính về
đầu vào sản xuất và lượng bán.
- Xác định nguồn vốn hiện có và ước tính nguồn vốn cần có.
- Tổ chức hợp lý việc tiếp nhận và quản lý hàng khi nhận hàng.
Chìa khóa của công việc này là sự khôn ngoan của nhà quản trị, một kế
hoạch mua sắm thông thường là kế hoạch hàng năm, nó đưa ra các chi tiết của
mục tiêu mua sắm hiện tại như giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán,
bảo hiểm và dịch vụ sau khi bán.
III QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1. Các quan điểm đối lập về
tồn kho
TOP
Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất,
quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự

thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân
bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và
tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Mục này sẽ giải quyết các quan
điểm đối chọi nhau để thiết lập chính sách tồn kho. Chúng ta khảo sát về bản chất
của tồn kho và các công việc bên trong hệ thống tồn kho, xây dựng những vấn đề
cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân tích một số vấn đề tồn kho.
Có nhiều lý do để giải thích tại sao muốn tồn kho và tại sao lại không muốn
tồn kho?
1.1 Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho?
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho
được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh
của đơn vị.
Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp:
Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng
thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học
cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều
chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.
Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất
nhưng cũng có nhiều lý do đối với việc tại sao ta không giữ hàng tồn kho.
Bảng 6 -2: Bảng tóm tắt lý do tồn kho.
Thành phẩm - Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng.
- Năng lực sản xuất có hạn.
- Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng.
Bán thành phẩm - Vì khâu quản lý, không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại
- Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho
nhiều hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận
chuyển nguyên vật liệu.
Vật liệu thô - Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật
liệu thô theo lô.
- Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể

được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua
hàng.







1.2 Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho?
Một số lý do sau đây làm cho chi phí gia tăng khi lượng tồn kho cao.
1.2.1 Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn
trữ như trong bảng 6-2 dưới đây.
1.2.2 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm
tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất,
phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay
đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.
1.2.3 Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản
trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn,
giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
1.2.4 Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng
có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng
và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng
nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.
Bảng 6-: Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ.
Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao.
- Thuế nhà đất.
- Bảo hiểm nhà kho.
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.
- Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động.
- Chi phí vận hành thiết bị.
Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:
- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản.
- Chi phí quản lý điều hành kho hàng.
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
- Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay.
- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Chi phí khác phát sinh:
- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu.













- Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó.
- Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng.